Guide til en god introduktion www.randers.dk Oktober 2013 - til alle arbejdspladser i Randers Kommune A5_8s_tryk_farve.indd 1 26-09-2013 13:35:52
Man skal føle sig velkommen i Randers Kommune. Derfor bestræber vi os på, at alle arbejdspladser tager godt i mod alle nye medarbejdere og ledere. Det er vigtigt, at den nyansatte får en god og professionel modtagelse på sin nye arbejdsplads og af sine nye kolleger. Det er vigtigt, fordi det skaber de bedste betingelser, for at den nyansatte falder godt til og får et tilhørsforhold til sin nye arbejdsplads og kolleger og samtidig kommer hurtigst muligt i gang med sine kerneopgaver. En god og professionel modtagelse sætter flere aktører i spil på arbejdspladsen blandt andet lederen, mentoren, tillidsrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten. Denne guide indeholder forslag og ideer til de nævnte aktørers funktioner og opgaver. Ydermere hvad I kan gøre på arbejdspladsen for at tage imod en ny kollega. Guiden suppleres med inspirerende links og idekataloger, som findes på Broen under Personale/Ansættelse/Nyansættelse/Introduktion. Personale og HR understøtter processen omkring introduktion og instruktion med følgende tiltag: Sparring og rådgivning til lokale introduktioner Udarbejder inspirationsmateriale som er tilgængeligt på Broen Forestår centrale introduktioner for nyansatte og ledere Udbyder mentorkursus Har du brug for at høre mere om ovenstående tiltag, kontakt leder af HR og Center for Kompetenceudvikling og Jobrotation Helle Bonde på telefon 5156 2727. A5_8s_tryk_farve.indd 2 26-09-2013 13:35:52
Randers Kommune udbyder to typer af centrale introduktioner: Introduktionsmøder for alle nyansatte Ni gange om året inviterer Randers Kommune nyansatte til introduktionsmøde på Laksetorvet, hvor kommunaldirektør Hans Nikolaisen fortæller om kommunes værdier og ledelsesgrundlag. Formålet er at få indsigt i, at man som ansat i Randers Kommune, er en del af noget større en politisk styret organisation. Tilmelding til introduktionsmøder sker via KompetenceBroen. Lederintro En gang om året inviterer Randers Kommune nye ledere til en overordnet lederintro. Formålet er, at lederne opnår viden om Randers Kommunes samlede mål og strategier, og at de får den viden omsat refleksivt til egen praksis. Ydermere at der skabes mulighed for netværksdannelse på tværs af organisationen. Yderligere information om lederintro, kontakt HR-konsulent Christina Willumsen telefon 8915 1711. A5_8s_tryk_farve.indd 3 26-09-2013 13:35:54
Lederen Synlig og nærværende ledelse er essentielt for en ordentlig modtagelse det gælder både, når der ansættes medarbejdere og ledere. Den gode introduktion starter allerede ved ansættelsessamtalen, hvor afstemning af arbejdsopgaver og forventninger til hinanden er væsentlige emner. Når den nye medarbejder er valgt, er det en god ide at sende et velkomstbrev med indhold om første mødedag, hvad der skal ske den første uge, kort om arbejdsopgaver og gerne en kort intro til arbejdspladsen. Lederen laver ansættelsesbrev i SD løn, opretter nødvendige autorisationer og følger generelt ansættelsesproceduren. Herefter tilmelder lederen den nye medarbejder til central introduktion via Kompetence- Broen. I de første måneder er det en god ide at have en løbende dialog med den nye medarbejder fx efter en uge og igen efter tre måneder. Metoden til dialogen kan være en forundringssamtale, hvor der spørges ind til den nyansattes oplevelser og forhold som: hvad undrer mest? er de sjoveste oplevelser? har været mest lærerige? er vanskelige? På Broen under Personale/Ansættelse/Nyansættelse/Introduktion finder du materiale til en forundringssamtale, som du kan benytte. Mentoren En mentorordning for nyansatte giver tryghed og betyder ofte, at den nye medarbejder hurtigere finder sig til rette både socialt og fagligt. Især nyuddannede medarbejdere og førstegangsledere kan have glæde af en mentor. A5_8s_tryk_farve.indd 4 26-09-2013 13:35:54
En mentors opgave er blandt andet at: modtage den nyansatte første dag forestå rundvisning på arbejdspladsen og fortælle om praktiske forhold som adgangsforhold, toilet, spisepause mm. give information om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen koordinere sidemandsoplæring følge den nyansatte og svare på spørgsmål de første 100 dage Mentoren er en udvalgt medarbejder med særlige personlige kompetencer: empatisk, nysgerrig, inviterende, rummelig, initiativrig og kulturbærer for institutionen/afdelingen. Derudover er det væsentligt at mentoren laver aftaler med den nyansatte og generelt er tilgængelig. En mentor kan have flere nye medarbejdere på én gang og modtager anerkendelse for sin funktion. Tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten At få hilst og sat ansigt på sin tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant er vigtigt for den nyansatte. Det giver en god og hurtig indsigt A5_8s_tryk_farve.indd 5 26-09-2013 13:35:58
i arbejdspladsen og dens organisering. Tillidsrepræsentanten er som udgangspunkt med ved ansættelsessamtalen og har underskrevet lønskema/aftale for den nyansatte. I løbet af de første par uger er det en god ide, at tillidsrepræsentanten kommer forbi og fortæller om sin funktion, og hvordan man kommer i kontakt med vedkommende. Der kan også være behov for at gennemgå den første lønseddel. Der ligger en vejledning på Broen. Arbejdsmiljørepræsentanten inviterer den nyansatte til en snak om arbejdspladsens håndtering og initiativer i forhold til det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, og sikrer samtidig at der sker en instruktion til arbejdets udførelse (afstemt med arbejdslederen). En sikker og rigtig instruktion til arbejdet er væsentligt i forhold til at undgå arbejdsulykker i den nyansattes første år på arbejdspladsen. Tag højde for hvilke risici der er for arbejdsulykker på jeres arbejdsplads. Lav en introduktionsplan En introduktionsplan er alfa og omega i en god og professionel modtagelse, både for den nyansatte og for arbejdspladsen. Det giver tryghed og sikkerhed for et godt forløb. Introduktionsplanen tager udgangspunkt i arbejdet/kerneopgaven, arbejdspladsen og den nyansatte. Den justeres således efter modtager. Planen skal være realistisk med en erkendelse af at ting tager tid. Følgende emner kan være relevante i planen: velkomstbrev med mødedag og sted program for første dag gerne første uge passende arbejdsopgaver mentor instruktion ex i brug af hjælpemidler information om arbejdspladsen; retningslinjer, personalehåndbog, medarbejderbrochure følordning - sidemandsoplæring A5_8s_tryk_farve.indd 6 26-09-2013 13:35:58
rundvisning og hilse på info om Randers Kommune og introduktion til Broen arbejdspladsens kompetencer/forskellige faggrupper arbejdspladsens kerneopgaver dato på forundringssamtale med nærmeste leder Førstehåndsindtrykket sidder fast. Derfor er første dag essentiel. Sørg for at være klar og have de nødvendige arbejdsredskaber parat, så arbejdspladsen er fuldt indrettet og brugbar. Gør noget ekstra ud af det, så velkomsten bliver pæn og ekstraordinær - et velkomstkort, en blomst, fælles morgenmad eller noget helt andet som signalerer velkomst på jeres arbejdsplads. Den lokale arbejdsplads Alle vil gerne gøre deres bedste. Det gælder også for vores arbejdsplads. Vi ønsker at gøre et godt indtryk særligt når der kommer nye medarbejdere. Et godt indtryk giver man blandt andet ved at være forberedt, at være imødekommende og åben over for den nye kollega fra dag 1. Et godt indtryk giver man også ved at inddrage den nye kollega i arbejdspladsens hverdag og derigennem få sat ord på arbejdspladsens værdier, regler og kultur. Overvej hvilke historier I vil fortælle om jeres arbejdsplads hvad er I kendte for hvad er jeres drømme? Kendskab og indsigt i arbejdspladsens kultur er en væsentlig del af introduktionsperioden. Når man kender den, bliver man en del af arbejdspladsen. På Broen er der inspirationsmateriale til at kortlægge jeres arbejdspladskultur. A5_8s_tryk_farve.indd 7 26-09-2013 13:35:58
www.randers.dk Oktober 2013 Randers Kommune Personale og HR Laksetorvet 8900 Randers A5_8s_tryk_farve.indd 8 26-09-2013 13:36:05