Håndbogen vil løbende blive ajourført og ligger på TRYK under Løn- og personale. Ikke alle de beskrevne funktionaliteter tages i brug fra opstart. Indholdsfortegnelse Generelt - herunder logon til systemet... 2 Forsiden... 3 Mit Personale... 4 Mine medarbejdere... 6 Fravær/nærvær... 7 Løbende indberetninger - engangsydelser... 12 Ledelsesinfo & rapporter... 13 Personaleudvikling... 14 Løn- og ansættelsesvilkår... 15 Mine rapporter... 18 Stedfortræder... 19 Assistent... 20 Egne oplysninger... 22 Egne data... 23 Fravær/nærvær... 23 Personlig/faglig udvikling... 25 Løn & ansættelsesvilkår... 25 Rejser og kørsel... 26 1
Generelt Rammer for projektet - KMD Opus Rollebaseret Indgang er valgt som værktøj til de decentrale brugere i for at I på lang sigt kun har én indgang til informationer og kommunens systemer - De primære opgaver omkring indberetning af Fravær og Engangsydelser har størst fokus her i opstarten, men vi vil løbende udbygge løsningen og gøre flere data tilgængelige Logon For at logge på, skal du åbne din Brower via ikonet Skriv følgende i vinduet http://portal.kmd.dk Indtast din Bruger-ID og udfyld Adgangskode med din oplyste éngangskode. Koden modtages fra IT-afdelingen. Du bliver nu bedt om at ændre adgangskoden. Din kode skal bestå af minimum 1 stort bogstav og en kombination af bogstaver og tal. Sikkerhedspolitikken kræver, at du ændrer din adgangskode med 3 måneders mellemrum 2
Forsiden Når du logger på KMD Opus Rollebaseret Indgang bliver du præsenteret for en forside. Her finder du faneblade, som guider dig til de funktioner, du som bruger har adgang til F.eks. Mit Personale. Under Mine Genveje kan du løbende oprette genveje til de funktioner, som du anvender mest. I boksen Opgaver finder du opgaver, som skal behandles. Klik på opgavelinjen, og du bliver guidet direkte til yderligere behandling af opgaven. I boksen information kan der udsendes nyhedsbreve og anden relevant information til dig som bruger. Information til medarbejdere vil dog fortsat blive offentliggjort på vores intranet, men der kan blive tale om målrettet information til ledere og assistenter. 3
Mit Personale Som personaleleder (eller stedfortræder) har du adgang til fanen Mit Personale. Herunder findes følgende funktioner, som forklares yderligere i de efterfølgende afsnit. Indgangen til Mit Personale fungerer også som en form for forside. Du præsenteres for en oversigt over dine direkte relaterede medarbejdere og deres arbejds-telefonnummer, hvis dette er registreret. OBS! Hvis der vises medarbejdere, der ikke hører under din organisatoriske enhed, eller hvis du mangler nogle af dine medarbejdere, så skal du rette kontakt til Løn & Personale. Tilretning vil ske snarest muligt herefter. Under Påmindelser vises jubilæer og fødselsdage for dine medarbejdere, samt evt. terminer oprettet i systemet. Lige under Mit Personale findes nogle undermenuer, og for hver af dem findes yderligere funktioner i boksen Indhold til venstre. Teamoversigten Når du klikker ned i funktionerne i boksen Indhold vil du få vist en Teamoversigt, hvor du kan udsøge og udvælge en konkret medarbejder se nedenfor, hvor vi har valgt funktionen Medarbejderprofil. 4
Hjælp Under Mit Personale findes elektronisk vejledninger til stort set alle funktioner i løsningen. Her på forsiden af Mit Personale kan du tilgå hele vejledningskataloget til alle løsninger i KMD Opus Rollebaseret Indgang både løn og økonomi m.m. Det kan du også altid via ikonet øverst i højre hjørne. Derudover kan du få specifikt hjælp til de enkelte funktioner i løsningen via ikonet. Klikker du her linkes du direkte til det emne, som du har valgt i løsningen. 5
Mine medarbejdere MEDARBEJDERPROFIL Her præsenteres følgende: Medarbejderens organisatoriske tilhørsforhold navn på afdeling/instition, som den er oprettet i LinieOrganisationsSystemet (LOS) Medarbejderens personlige data, f.eks. adresse, cpr. nr., Derudover er det muligt at opretter terminer (under Terminopfølging). Du kan vælge i listen Andet og Medarb.Udv.samtale. Udover egne oprettede terminer vil du også få vist terminer (påmindelser) oprettet af Løn & Personale. Hvis der er taget et billede af medarbejderen, vises det også her. Det er pt. kun aktuelt for de områder, som anvender Mobility. LØNPROFIL Her præsenteres følgende: Medarbejderens lønsammensætning og øvrige ansættelsesvilkår, f.eks. timetal, pensionsordning m.m. Du kan under overskriften Kontraktinformation finde den officielle dato for beregning af medarbejderens jubilæum (Tiltrædelse koncern). Det er denne dato, som danner de jubilæer, som automatisk vises under Påmindelser. KOMMUNIKATION Under Kontaktoplysninger finder du: Medarbejderes private telefonnumre Medarbejderes private e-mail adresser Relevante lokalnumre Medarbejderens private kontaktpersoner ved nødstilfælde Vi anbefaler at du vedligeholder disse stamdata her så de er tilgængelige for alle, hvis der er behov. Hvis medarbejderne selv har adgang til egne oplysninger, kan du også aftale med dem, at de skal forestå vedligeholdelse heraf. Korrespondance - anvendes pt. ikke. 6
ØVRIGE OPLYSNINGER Her har du mulighed for at registrere følgende og se indberetninger foretaget af Løn & Personale Udlån anvendes p.t. ikke. Alle udlån kan registreres her. Tillidshverv. Tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og HovedMED registreres centralt af løn- og personalekontoret, da underretning fra faglige organisationer tilgår kommunen centralt. Det er dit ansvar som leder at registrere oplysninger om medarbejderen er medlem at et LokalMED. Dette for at sikre at vi alle kender til, hvilke medarbejdere, som er beskyttet, samt at kunne udsende relevant information via mail direkte til målgruppen. Instrukser - anvendes p.t. ikke. INDLÅNTE MEDARBEJDERE - anvendes p.t. ikke. Indlånte medarbejdere er en funktion, hvor du kan låne medarbejdere fra en anden organisationsenhed end din egen. F.eks. hvis I har en Vikarenhed på jeres område. Hvis du har adgang til denne vikarenhed, kan du låne medarbejdere. Du finder efterfølgende dine indlånte medarbejdere i Teamoversigten, og du kan indberette oplysninger på disse medarbejdere ligesom du gør med egne medarbejdere. Fravær/nærvær Hvis du i dag indberetter ferie og fravær til f.eks. KMD Vagtplan, Trio, Lara skal du fortsætter med det. GODKENDELSE/MEDDELELSER Sygdom, som overskrider de regler, som er sat op for kommunen, vil blive vist som en meddelelse herunder. Fanen Godkendelse rummer workflow til godkendelse, hvis dine medarbejdere selv kan indberetter Fravær (kun for personalet på Rådhuset i Aabybro fra 01.05.13). Godkendelser vises også på forsiden, hvor du løbende bliver påmindet herom. Det er vigtigt løbende at tjekke meddelelser for at et sygdomsforløb ikke forsvinder i den travle hverdag. 7
INDBERET FRAVÆR/NÆRVÆR Her indberettes fravær på dine medarbejdere enten én ad gangen (Pr. medarbejder) eller for flere (Masseindberetning). OBS! Inden for kort tid starter vi stille og roligt op på at nogle medarbejdere selv kan indberette deres fravær. Se nærmere under punktet Regler. Du vil dog altid kunne tilgå denne funktion og indberette fravær på medarbejderens vegne. En godkendt 56 aftale skal fortsat sendes til løn- og personalekontoret. Ved indberetning af ferietimer, er afholdelsesrækkefølgen: - Overført ferie - Ferie med løn - Ferie uden løn Husk at 6. ferieuge skal angives særskilt. Rækkefølgen kan styre individuelt på den enkelte medarbejder ved at vælge fraværskode f.eks. ferietimer uden løn. Du kan indberette alle fraværsårsager på dine medarbejdere, men specielt ved barsel, skal du være opmærksom på nedenstående. Du skal IKKE indberette følgende: Barsel med delvis genoptagelse af arbejde. Besked vedrørende disse fraværstyper sendes til løn- og personalekontoret. Ved delvis genoptagelse af arbejdet efter sygdom tilrådes, at indberetning sker for en uge ad gangen f.eks. om fredagen for ugen, der er gået (aldrig forud). For at sikre rettidigt refusion i forbindelse med fravær er det vigtigt, at indberetningen foretages dagligt, da løn- og personalekontoret søger refusionen hjem ud fra indberetningerne. TIDSSALDI Her findes saldooplysninger om medarbejderens ferie, 6. ferieuge, omsorgsdage, seniordage og evt. afspadsering. Vælg saldi for at se aktuelle saldi på den enkelte medarbejder 8
Vær opmærksom på, at indberettet fravær (f.eks. sygdom, ferie og afspadsering m.m.) ajourføres med det samme, så det er muligt at se saldi for fravær. MØDETIDSPLANER Her skal du oprette en mødetidsplan pr. medarbejder eller bruge en skabelon. Når du opretter mødetidsplan, vil du modtage korrekt refusion ud fra denne. Fraværsrapporten vil også blive korrekt med undtagelse af nedsat tid jfr. ovenstående. Hvis ikke du indberetter mødetidsplan, anvender systemet automatisk gennemsnitlig arbejdstid pr. dag. Kan dog afviges, hvis ikke du indberetter det. Mødetidsplan udløser IKKE arbejdstidsbestemte tillæg. Der kan/bør indberettes mødetidsplaner for dine medarbejdere så systemet automatisk trækker det nøjagtige timetal ved registrering af fravær. Derved bliver fraværsstatistikkerne korrekte. Gælder dog ikke for medarbejdere i Vagtplan og Trio. Sådan gør du: - Den medarbejder, der skal oprettes med en mødetidsplan, markeres - Hvis flere medarbejdere skal have samme plan, kan de oprettes samtidig - Der kan vælges en tidligere anvendt skabelon eller der kan oprettes en ny skabelon til oprettelse af mødetidsplanen - Planen oprettes med start- og sluttidspunkter og det antal uger, som planen skal gælde for - I feltet navn på skabelon tastes blot et mellemrum, og planen vil herefter få et nummer - Når planen er oprettet, skal det kontrolleres, at det gennemsnitlige timetal stemmer med det timetal medarbejderen er ansat til - Start altid med en mandag og tidligst mandag den 06.05.13. OVERFØR OG UDBETAL TID Fremover sker overførsel eller udbetaling af ferie samt 6. ferieuge efter gældende regler via KMD Opus Rollebaseret Indgang. Se gældende regler på Intranettet. 9
REGLER For fraværsmeddelelser Her ser du regler for fraværsmeddelelser på organisatorisk niveau. Det er ud fra disse regler, at du modtager meddelelser under fanen Meddelelser. Det er i løsningen muligt at afvige for din egen afdeling, men det anbefales ikke. Kun i særtilfælde, hvor du vil stramme op. For godkendelse Hvor medarbejderne selv kan foretage indberetning (Personale på Rådhuset i Aabybro fra 01.05.13), har vi som standard angivet, at visse fraværstyper skal godkendes af leder. Du kan selv anvende andre regler som f.eks. Meddeles (se e-learning heromkring). Det vil sige at medarbejderne med adgang til KMD Opus Rollebaseret Indgang kan indberette følgende fraværstyper, hvoraf du efterfølgende skal godkende visse fraværsårsager. - Ferie - Ferie uden løn - 6. Ferieuge - Sygdom med 56-aftale - Barsel (godkendelse) - Graviditetsgener (godkendelse) - Hjemmeboende barn syg (godkendelse) - Alvorlig syg barn (godkendelse) - Omsorgsdage - Tjenestefri med løn (godkendelse) - Organisationsmøde - Fritvalgstimer - Seniorordning - Sygdom (godkendelse) - Tillidsmandskursus - Udøvelse af hverv - Arbejdsskade (godkendelse) Omkring medarbejderregistrering af sygdom, så er den overordnede regel stadig at medarbejderen skal ringe til nærmeste leder (eller som aftale i nogle afdelinger nærmeste kollega) og melde sig syg. Det er ikke et krav at medarbejderen selv logger på løsningen og registrerer sin sygemelding. Det aftales nærmere i hvert tilfælde eller generelt i afdelingen. 10
RAPPORTER Her kan du hente diverse rapporter f.eks. saldoliste, opgørelser på fravær m.m. Der udskrives ikke feriesedler mere. Ønsker du en oversigt over afholdt ferie, skal du benytte rapporten Fravær pr. periode flere medarbejdere. Alt sammenhængende ferie/6. ferieuge, som er indberettet inden ny lønberegner (01.04.13), er overført med samme første og sidste fraværsdato. Timerne er overført med samlet antal for hele perioden. Fravær indberettet via Vagtplan, Trio og Brugerdata fremgår tidligst næste dag (for feries vedkommende efter ca. 1 uge) BARSEL Her skal du oprette barselssagen. OBS! Du skal have oprettet en barselssag før du kan indberette fravær i forbindelse med barsel. DAGPENGEREFUSION Anmeldelser af fravær og anmodninger om sygedagpengerefusion sker på baggrund af de indberetninger som du foretager i f.eks. Opus Fravær. En gang i døgnet gennemsøges alle fraværsdata, og hvis betingelserne for anmeldelse eller anmodning er opfyldte, vil der automatisk blive dannet overførsler til Dagpengekontoret via NemRefusion. ARBEJDSTIDSOPGØRELSE Her kan du hente dokumenter fra KMD Tidsadministration tidsopgørelse, saldoopgørelse og arbejdstidsopgørelse. Hvis din medarbejder har adgang til løsningen via sin egen adgang til løsningen, kan vedkommende selv hente disse oplysninger. 11
Løbende indberetninger - engangsydelser Institutioner/afdelinger skal selv indberette følgende engangsydelser hver måned dog undtaget indberetninger, der sker via KMD Vagtplan, TRIO m.fl.: Normaltimer (timelønnede) Ekstratimer (månedslønnede) Overarbejde (månedslønnede) Arbejdstidsbestemte tillæg (time- og månedslønnede) Befordrings- og fraværsgodtgørelse (time- og månedslønnede) Indberetninger, der ikke findes skabeloner til, skal fortsat indsendes til Løn & Personale (herunder f.eks. indberetninger vedr. praktikvejledning). HUSK! Indberetninger foretages i 100-dele (se evt. omregningstabel på TRYK). Hvis en medarbejder er fratrådt, og der efterfølgende skal ske en udbetaling, er det vigtigt, at datoen for indberetningen ligger indenfor ansættelsesforholdet. Der foretages ikke kontrol af indberettet materiale. Det er således institutionens/afdelingens eget ansvar at indberette og kontrollere korrekt, samt at opbevare dokumentation i 5 år. Husk derfor altid at tjekke forbrugsrapporterne. Tidsfrister for engangsindberetning oplyses for et år ad gangen og ligger på TRYK. Datoen vil typisk være omkring den 15. i måneden. OBS! Tillæg indberettet efter disse datoer kan ikke påregnes at blive udbetalt i den aktuelle måneds lønkørsel. INDBERETNING MEDARBEJDER Denne funktion kan du med fordel benytte, hvis den organisatoriske enhed du indberetter for, er meget stor og du kun har få indberetninger. INDBERETNING ORGANISATION Hvis du har en mindre afdeling/organisation, hvor du skal indberette for flere medarbejdere, kan du med fordel anvende denne funktion. 12
OBS! Vi anbefaler, at du indberetter dine Engangsydelser her. Du har overblikket over alle dine medarbejdere samtidig pr. organisationsenhed. OVERBLIK Via overblik får du en oversigt over, hvad der er indberettet pr. medarbejder. Det er også her du foretager rettelser/ændringer. Engangsydelser registreres i KMD Vagtplan og centralt via KMD Opus, kan efterfølgende ses her i Oversigten, men der kan ikke foretages ændringer hertil. GODKENDELSE For medarbejdere, som selv indberetter kørsel skal du foretage godkendelse via denne indbakke-oversigt. Ligesom ved medarbejdernes fraværsregistrering, vil du dog se eventuelle medarbejderanmodninger som en Opgave på Forsiden. Ledelsesinfo & rapporter Rapporterne anvendes for dig som leder til at danne et samlet overblik over dine medarbejdere. Rapporterne er opdelt i 2 vidensområder: løn og personale samt fravær. Disse rapporter giver dig et overblik og kan danne baggrund for forskellige statistikudtræk. Udover et overblik er det muligt i samtlige rapporter at gå dybere ind i rapporterne og berige eller filtrere på yderligere oplysninger. PERSONALE & LØN Vi anbefaler at du anvender rapporter Lønsammensætning, der giver information om, hvad medarbejderen får i løn og hvilke tillæg. Den svarer til lønspecifikationens bagsideoplysninger. FRAVÆR De decentrale rapporter er udarbejdet til brug for institutioner/afdelinger, og vi anbefaler, at det er disse rapporter, der bliver brugt i hverdagen. 13
Der findes i de enkelte rapporter et felt, der hedder information, og her kan du få nærmere beskrivelse af indholdet i rapporten. KMD DECENTRAL LØNSTYRING Der er ikke etableret link til KMD Decentral Lønstyring, da løsningen udgår med overgang til Lønfornyelsen. Se under lønsagsrapporterne. DIVERSE LISTER Her har du mulighed for at danne forskellige lister: fødselsdage, jubilæum, udlån, senior-/fritvalgsordninger, tillidshverv, kontaktpersoner mv. Listerne indeholder alene de direkte tilhørende medarbejdere altså medarbejdere ansat på samme organisationsenhed som dig ikke underliggende enheder. Dette er for at gøre listerne overskuelige. Personaleudvikling UDDANNELSE OG KURSER Her kan du opdatere medarbejdernes CV omkring uddannelse og kurser. Det er helt frivilligt, om denne indberetning foretages. Der bør dog indberettes kursusoplysninger for Arbejdsmiljørepræsentanternes gennemførsel af den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. MEDARBEJDERRAPPORT Denne rapport kan give et godt overblik over, hvilke oplysninger, som er registreret omkring medarbejderen. Det anbefales at printe den ud til næste medarbejdersamtale og få oplysningerne verificeret hos medarbejderen. Den kan også anvendes hvis du vil printe en oversigt over registrerede udlån på medarbejderen med henblik på tilbagelevering. VEDLIGEHOLD STILLING (INKL. KRAV) Det er her muligt at vedligeholde stillingsbeskrivelse og kvalifikationskrav til stilling. 14
KURSUSKATALOG OG TILMELDING anvendes p.t. ikke. Her tilmelder du kurser på vegne af medarbejderne. Vi har lagt op til at det er medarbejderne selv, som skal foretage tilmelding til kurser via Egne oplysninger, men hvis ikke alle medarbejdere har adgang til KMD Opus Rollebaseret Indgang, kan du foretage tilmeldingen. UDVIKLINGSSAMTALE anvendes p.t. ikke. Skema. Medarbejderdokumenter indeholder de dokumenter, som anvendes i forbindelse med forberedelse og opfølgning på MUS-samtalen Løn- og ansættelsesvilkår Startes snarest op. Det er besluttet at alle ansættelser, vedligeholde samt fratrædelse og forlængelse af ansættelse skal foregå via denne funktionalitet også kaldet Decentral Ansættelse. STATUS PÅ INDBERETNINGER Du kan følge hvor langt dine medarbejder er i processen uanset om det er en ansættelse, vedligehold eller fratrædelse og du kan se dine tidligere indberetninger. ANSÆT MEDARBEJDER Du skal fremover foretage nyansættelse af en medarbejder, genansætte en tidligere medarbejder eller foretage overflytning af en medarbejder, der er ansæt et andet sted 15
i kommunen. Når du overflytter en medarbejder, skal du have en klar aftale med medarbejderen, at vedkommende har opsagt sin stilling i den tidligere stilling. Ved en ansættelse, der er et vikariat, er det vigtig at du ligeledes indsætter fratrædelsesdatoen. I forbindelse med Decentral Ansættelse får du et medarbejdernummer, og kan derfor umiddelbart bagefter tilslutte medarbejderen i vagtplan. Du ansætter en medarbejder med angivelse af stilling, løn- og arbejdsforhold. Det sker gennem 8 trin. Øverst i skærmbilledet kan du se, hvor langt du er kommet i processen. I midten af skærmbilledet angiver du oplysninger angående ansættelsen. Til hvert felt er der en forklarende tekst i højre side. Navigationen mellem de 8 trin foregår med knapperne 'Forrige' og 'Næste'. Knappen 'Fortryd' tømmer felterne på alle trin og går tilbage til trin 1. Felterne der har en rød stjerne skal udfyldes. Under trin 3 lønforhold skal du sætte lønklasse (ikke nødvendigt), aftaler og individuelle lønelementer ind. Du har altid mulighed for at skrive en kommentar til ansættelsen hvis der er noget du ønsker der skal undersøges nærmere eller du har tvivl spørgsmål i forbindelse med ansættelsen. Hvis medarbejderen har nogle faste til/fradrag skal disse skrives i kommentarfeltet. Du skal også skrive det 10-cifrede kontonummer fra kontoplanen, så vi har mulighed for evt. at tjekke, at vi får stillingen oprettet det det korrekte omkostningssted. Husk i trinnet tilslutninger er det vigtig hvis din medarbejder skal tilsluttes vagtplan, så skal der også være en tilslutning i feltet tidsadministration. VEDLIGEHOLD MEDARBEJDER Under vedligehold medarbejder vedligeholder du stamoplysninger på de medarbejdere, der er aktive. Du kan ændre nogle oplysninger og enkelte oplysninger kan kun vises, men der er mulighed for at skrive en bemærkning nederst til samtlige oplysningerne inden du sender til godkendelse. 16
FRATRÆDELSE/FORLÆNGELSE Her kan du fratræde eller forlænge en allerede fratrådt medarbejder. Vær opmærksom på, at hvis du vælger årsagskoderne dødsfald, alder/pensionering, efterløn, emigration, uansøgt afsked-pension åbnes et felt med feriekort, hvor du skal tage stilling til, hvad der skal ske med medarbejderens feriekort. Se muligheder i rullemenuen. Er du i tvivl, om du har valgt korrekt, skriv en bemærkning til lønkontoret med at de skal kontrollere dit valg. Fratrædelse eller forlængelse skal aldrig godkendes centralt, der bliver blot sendt en bemærkning til løn- og personalekontoret, og er derfor opdateret øjeblikkeligt efter du har trykket gem. OBS: virksomhedsoverdragelse kan kun ske centralt. MØDETIDSPLANER, TERMINER, LØNPROFIL Disse menupunkter er gengangere fra den øvrige del af løsningen, og er af KMD placeret her som en hjælp til at tilgå disse funktioner som en del af en ansættelse. LØNSPECIFIKATIONER, FERIEKORT OG DOKUMENTATION FOR ANSÆTELSE Fremover kan du her tilgå både lønspecifikationer, feriekort og dokumentation for ansættelse. Det svarer til de dokumenter medarbejderen får i eboks, som du også får mulighed for at se. Hvis dine medarbejdere har adgang til medarbejderdelen kan de selv tilgå disse oplysninger via deres egen indgang. 17
Mine rapporter Det er muligt at danne dine egne personlige rapporter som du kan danne i forbindelse med udtræk, som du ofte anvender. Dette gøres via standardrapporterne, hvor du vælger rapporten under fanen Min portefølje. og efterfølgende gemmer De gemte rapporter finder du efterfølgende her under Mine rapporter. Uanset om din rapport er oprettet under fanen Mit personale eller Min økonomi vil du have adgang til dem her. 18
Stedfortræder Som stedfortræder har du adgang til samme funktioner og menuer som lederen se under Mit Personale. Forskellen ligger i udsøgning af medarbejderen i Teamoversigten. - Stedfortræderen kan ikke se den leder, som vedkommende er stedfortræder for. - Stedfortræderen kan ikke se hele hierarkiet. Stedfortræderen kan se ned til næste leder (hat) i hierarkiet. Det betyder at vi har været nødt til at give stedfortræderen flere stedfortræderrelationer ikke kun til øverste leder, men også til de ledere, som er placeret på niveauet under. I nedenstående eksempel er brugeren både stedfortræder for lederen af Børnehaven Solvangen og lederen af Rød stue. Disse vil derfor blive vist på niveau med hinanden, selvom de egentlig er underordnede. 19
Assistent Som assistent har du som regel ikke adgang til alle personoplysninger som lederen. En assistent kan få tildelt flere roller, som hver indeholder specifikke funktioner f.eks. Engangsydelser, Fravær/nærvær, Udlån, Lønprofil, Personaleoplysninger, Doc2Archive m.m. Disse roller grupperes i KMD Opus Rollebaseret Indgang under forskellige faner: Personaleoplysninger Personaleudvikling Tid og Tillæg De fleste assistenter hos os er alene tildelt funktionerne omkring Engangsydelser og Fravær/nærvær og disse findes under fanen Tid og Tillæg. Når du klikker ind under f.eks. Engangsydelser finder du de samme funktioner og dialoger, som lederen anvender. 20
Medarbejderudsøgning Da du som assistent typisk har adgang til flere medarbejdere end en leder, er dialogen til udsøgning af medarbejdere anderledes. Du indtaster et søgekriterie og klikker Søg. Du kan også søge uden at angive søgekriterier. Dette kan tage tid, hvis du har adgang til mange medarbejdere, og resultatet kan være lidt uoverskueligt. Via ikonet Personalisering af kolonner Du kan bl.a. få vist cpr. nr., kan du fra-/tilvælge kolonner i søgeboksen. 21
Egne oplysninger Egne oplysninger er medarbejderens indgang til KMD Opus Rollebaseret Indgang. Den kaldes også i daglig tale medarbejderportalen. Selvom du i forvejen har en rolle, som leder eller assistent, skal du via denne fane se og vedligeholde oplysninger omkring dig selv. Som medarbejder skal du fremover selv til at foretage indberetning af forskellige oplysninger i KMD Opus via ovenstående. Det vil sige, at forskellige elektroniske blanketter vil udgå og blive erstattet af medarbejderportalen. Implementeringen foregår i forskellige trin en proces ad gangen. Foreløbig skal du fremover indberette Kørsel og Fravær. Derudover bedes du også vedligeholde Kontaktperson for dig selv, så alle kan tilgå disse oplysninger i tilfælde af uheld. I ovenstående skærmprint er disse funktioner markeret med en rød firkant. Du kan med fordel oprette en genvej til disse 3 funktioner så du kan tilgå dem fra Forsiden. Dette sker ved at anvende ikonet på skærmbilledet med den konkrete funktion. 22
Egne data MEDARBEJDERPROFIL Du finder her forskellige stamdata f.eks. din stillingsbetegnelse, omkostningssted m.m. TELEFON OG E-MAIL Det er frivilligt om du vil vedligeholde dit private telefonnummer og e-mail via løsningen. KONTAKTPERSONER Af hensyn til sikkerheden hos kommunen, bedes du sikre at oplysninger omkring din private kontaktperson er opdateret. Når disse registreres elektronisk, kan centrale medarbejdere altid fremfinde korrekte oplysninger, hvis du er ude for et uheld eller andet på arbejdspladsen. MEDARBEJDERRAPPORT Medarbejderrapporten giver et samlet overblik over de oplysninger, som er registreret om dig i løsningen. Den kan med fordel dannes en gang om året for at sikre at dine oplysninger altid er ajourførte. Fravær/nærvær ARBEJDSTID OG MASKINFORBRUG Denne funktionalitet anvendes alene af Teknik og miljø i forbindelse med ressource- /projektstyring. 23
INDBERET FRAVÆR/NÆRVÆR Du skal selv indberette følgende fraværstyper undtagen hvis disse indberettes via Vagtplan eller Trio: - Ferie - Ferie uden løn - 6. Ferieuge - Sygdom med 56-aftale - Barsel (godkendelse) - Graviditetsgener (godkendelse) - Hjemmeboende barn syg (godkendelse) - Alvorlig syg barn (godkendelse) - Omsorgsdage - Tjenestefri med løn (godkendelse) - Organisationsmøde - Fritvalgstimer - Seniorordning - Sygdom (godkendelse) - Tillidsmandskursus - Udøvelse af hverv - Arbejdsskade (godkendelse) Visse at disse fraværsårsager skal godkendes af din leder. Vær opmærksom på, at det er dit eget ansvar at holde styr på, hvornår du holder ferie med og uden løn. I forbindelse med kalenderen er det muligt at få vist en liste over dit fravær et år tilbage. TIDSALDI Tidssaldi kan tilgås via menupunktet, men findes også som funktion under Indberet fravær/nærvær. Vær opmærksom på at tidssaldi først korrigeres, når din leder har godkendt dit fravær. ARBEJDSTIDSOPGØRELSER Dokumenter fra KMD Tidsadministration tidsopgørelse, saldoopgørelse og arbejdstidsopgørelse kan du nu tilgå her. 24
Personlig/faglig udvikling KURSER Du kan her registrere erhvervsrelevante kurser, som du deltager i. Løn & ansættelsesvilkår LØNSAMMENSÆTNING Du ser her det løntrin og de tillæg, som er basis for din lønseddel. Derudover kan du her finde omkostningssted. KONTRAKTINFORMATION Din officielle jubilæumsdato findes her i feltet Tiltrædelse koncern. Vær opmærksom på, at den er reguleret for barsel, orlov m.m. GODTGØRELSER Oversigten er en total oversigt over kørsel, tillæg mv., som er godkendt/afventer godkendelse af leder. ANMOD OM GODTGØRELSE Der er pt. ikke nogle skabeloner (diverse tillæg) tilgængelig under dette punkt. LØNSPECIFIKATIONER, FERIEKORT OG DOKUMENTATION FOR ANSÆTTELSE Du kan nu selv hente ovenstående dokumenter via løsningen. 25
Rejser og kørsel ANMOD OM GODTGØRELSE Vi har udarbejdet 1 skabelon til registrering af kørsel, hvorved vi sikrer at de lovpligtige oplysninger til SKAT registreres elektronisk. Skabelonen hedder Befordring. Herudover har vi udarbejdet og 1 skabelon til godtgørelse i forbindelse med time- og dagpenge (Rejsegodtgørelse). Når du har udfyldt skabelonen skal din leder godkende din indberetning, inden det udbetales i din løn. Revideret 01.04.13 26