BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

VEJLEDNING Kravspecifikationen af de udbudte løn-, personale og økonomisystemer udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Således at den samlede kravspecifikation for løn-, personale- samt vagtplanssystem udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) og således at den samlede kravspecifikation af økonomisystem mv. udgøres af Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er fælles for de to udbudte systemer. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

INDHOLD 1. Indledning 1 1.1 Generelt 1 1.2 Procescases 1 2. Kunden 2 3. Generelle krav til løsningen 3 3.1 Greve Kommunes it-arkitektur 3 3.2 Systemoversigt/Integration 3 3.3 Målsætning for udbuddet 4 4. Leverandørens bistand til realisering af effektiviseringspotentiale (option) 7 Appendiks Appendiks 1: Kort beskrivelse af Greve Kommunes netværk. Appendiks 2: Greve Kommunes økonomiregulativ, med bilag. Appendiks 3: Greve Kommunes It-sikkerhedspolitik

1. INDLEDNING 1.1 Generelt Dette udbud omfatter udbud af Greve Kommunes: Økonomisystem, herunder debitor, e-handel, boliglån og ressourcestyring. Løn-, personale- samt vagtplanssystem. Bilag 1-dokumenterne udgør tilsammen kravspecifikationen for udbuddet. Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordnede krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescasene er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION - A (FÆLLES) 10.09.2014 SIDE 1

2. KUNDEN Greve Kommune har eksisteret siden 1970. Greve Kommunes areal er på 60,2 km2. Boligmassen er domineret af ejerboliger (villaer og rækkehuse), som udgør ca. 65 %. Resten af boligerne er lejerboliger, hovedsageligt etageboliger, men også en del rækkehuse. Befolkningstallet er ca. 49.000 indbyggere. Der henvises til kommunens hjemmeside www.greve.dk. Greve Kommunes organisation har fire niveauer med Byrådet som det øverste. Den administrative organisation består af en tværgående Direktion, seks underliggende fagcentre og et fællescenter samt en række institutioner, som organisatorisk er knyttet til et fagcenter. Den administrative organisation understøtter kommunens hovedopgave, som er at levere service til borgerne. Det er målet at organiseringen understøtter, at borgere, brugere, ledere og medarbejdere oplever helhedsorienteret service, entydig ansvarsfordeling og størst mulig kompetence og sammenhæng i opgaveløsningen. Direktionen har tre medlemmer: en kommunaldirektør og to direktører. Fagcentrene løser driftsopgaverne i kommunen i selvstændige faglige områder, og fagcentrene ledes af en centerchef. Centercheferne refererer til Direktionen, men har kontakten til den områdeansvarlige direktør. Opdelingen i de 6 fagcentre tager udgangspunkt i naturligt sammenhængende opgaver, samt hensynet til særlige politiske fokusområder. Den faglige udvikling forankres i fagcentrene i tæt tilknytning til driftsopgaverne. I fagcentrene har centerchefen det faglige, økonomiske og personalemæssige ansvar for sit område, og centrenes opgave er at sikre, at ydelserne lever op til de politiske mål indenfor de givne økonomiske rammer. Institutionerne udfører konkrete opgaver og leverer mest mulig service for de afsatte ressourcer. Institutionerne er organisatorisk knyttet til et center. De har stort råderum til, i dialog med deres brugere, selv at tilrettelægge den daglige drift inden for rammerne af de aftaler, som er indgået med deres center. Ansvar og kompetence er placeret decentralt og tæt på borgerne og brugerne, og arbejdspladserne skal have attraktive faglige miljøer og udviklingsmuligheder. Institutionerne fastlægger, hvordan ydelsen konkret udføres ud fra lovkrav og i samarbejde med institutionens bestyrelse og eventuelle brugerråd. De skal kunne dokumentere, hvad de leverer, så det kan sammenlignes med andre private eller offentlige leverandører. Opgaverne omfattet af kravspecifikationen løses således både i centrale og decentrale organisatoriske enheder. Krav 1. Krav 2. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende organisering (mindstekrav). Det er et krav, at systemerne skal kunne anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske udvikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til andre enheder (mindstekrav). BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) -10.09.2014 SIDE 2

3. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 3.1 Greve Kommunes it-arkitektur Kunden har en række krav til de it-systemer, der skal indgå i kundens it-miljø. Den eksisterende it-arkitektur fremgår af Appendiks 1: Greve Kommunes it-arkitektur og Appendiks 3: Greve Kommunes It-sikkerhedspolitik Tilbud 1. Tilbud 2. Tilbud 3. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 generelt redegøre for løsningens evne til at indgå i den i appendiks A1 beskrevne infrastruktur, herunder forholde sig til eventuelle afvigelser eller andre forhold, som må forventes at kræve særlig opmærksomhed i implementeringsforløbet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for løsningens krav til infrastrukturen, så Kunden får en tilfredsstillende løsning. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for om den tilbudte løsning kræver 3. parts produkter for at kunne afvikle det nye system; f.eks. en 3270 emulator. 3.2 Systemoversigt/Integration Kunden anvender et stort antal systemer og interessenter i løsningen af sine opgaver. De nuværende systemer ift. løn og økonomi er beskrevet i efterfølgende skema. Skemaet viser samtidig integrationen systemerne og interessenterne i mellem. Systemer Økonomisystem Løn-, personale- samt vagtplanssystem Active Directory (AD) KMD-sag-edh KMD BPO PDC Vagtplan Lønservice Doc2Archive E-boks Digital postkasse SKAT E-indkomst x PenSab FLD-data DK-statistik Virk.dk Nemrefusion Fujitsu Prisme LOS/sikkerhed Tidsadministration Buanco Kantine KMD Opus KMD Care TRIO NemKonto KMD-løn KMD-børnetilskud KMD-boligstøtte KMD-debitor BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) -10.09.2014 SIDE 3

Systemer ESR KMD-boliglån KMD-daginstitution Lån til betaling af ejendomsskat KMD-aktiv Sociale Pensioner Tandplejesystem Huslejesystem Institutionssystem FAS Pensionssystemet Dagpengesystemet Danske Bank business online Frontius P-data CVR PBS CSC sygesikring OIO-faktura Workbase medialogic CFR UHB ESR EFI Boliglån Forskud Teknik & Miljø erhvervsaffald SpeedAdmin BorgerWeb KMD S&A BuboBubo EG begravelseshjælp BIZIsland NETS Økonomisystem Løn-, personale- samt vagtplanssystem Der refereres til oversigten i de øvrige dele af kravspecifikationerne. 3.3 Målsætning for udbuddet Med udbuddet ønsker Greve Kommune: At indgå kontakt med en enkelt leverandør om en samlet systemløsning på de områder som er omfattet af udbuddet. At der er ét point of contact, som tager ansvaret for den samlede løsning og videreudvikling af funktionalitet og sammenhæng i systemet. At have en systemunderstøttelse, som tager udgangspunkt i de enkelte brugergruppers opgave og processer indenfor økonomi og løn. Det betyder, at brugerne skal opleve det som let, overskueligt og intuitivt at anvende systemet At få en løsning med indbyggede, forebyggende kontroller mod fejl og svig. Vi ønsker at have effektive arbejdsgange, som kræver så lidt hands on som muligt og at kontrollerne placeres der, hvor de er mest effektive. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) -10.09.2014 SIDE 4

At systemets processer fungerer automatisk og at manuelle processer er holdt på et absolut minimum. Sammenhængen mellem delsystemer og/eller moduler skal være så enkel og automatisk som mulig. At få en fremtidssikret løsning, som giver kommunen et godt og effektivt afsæt for at implementere nye systemmæssige løsninger med optimal integration til økonomisystemet. F.eks. til håndtering af betalinger (skolekort, betaling med mobiltelefon osv.) og nye fagsystemer, som anvendes til udbetaling af ydelser til borgerne, eller administration og styring af konkrete områder. At systemet kan understøtte den økonomiske styring som fastsat i kommunens økonomiregulativ Byrådets overordnede økonomiske styring og prioritering tager udgangspunkt i formuleringen af en økonomisk politik, hvor der fastsættes pejlemærker for den økonomiske udvikling. Den økonomiske politik understøtter det flerårige sigte med budgetlægningen. Kunden anvender rammestyring som styringsprincip for den økonomiske styring på det politiske niveau. Hvert udvalg har ansvar for at overholde den tildelte økonomiske ramme. Byrådet har med de Økonomiske Styringsregler delegeret økonomisk dispositionskompetence til de forskellige niveauer i den administrative organisation. I den økonomiske styring anvendes styringsprincippet Én pose penge, som betyder, at løn og øvrige driftsudgifter udgør en samlet ramme. Der kan frit omfordeles midler indenfor rammen, såfremt kerneydelser, politiske beslutninger, overenskomster m.v. bliver overholdt. For Kundens institutioner må det tildelte budget i hovedreglen styres efter principperne om Én pose penge. For centrene gælder det, at en række konti ikke ligger inden for rammerne af Én pose penge, de såkaldte formålsbestemte konti. Hvis flere formål er tæt beslægtede, kan de betragtes som en ramme, hvor de enkelte mindre- og merforbrug kan gå op mod hinanden. Hvis formålene ikke er beslægtede, skal eventuelle tillægsbevillinger/kompenserende tiltag søges ved budgetopfølgning. Hvert budgetområdes inddeling i rammer, som styres efter princippet om Én pose penge eller som formålsbestemt, godkendes af det enkelte fagudvalg. Det er muligt at overføre ubrugte budgetbeløb til næste år som beskrevet i kommunens regler for overførsel. Centre og institutioner har mulighed for at drive indtægtsdækket virksomhed med det formål at skaffe indtægter ud over det budgetterede niveau og skabe mulighed for ekstraordinære eller forbedrede aktiviteter for borgerne eller udvikle kompetencer og arbejdsmetoder af hensyn til forbedrede opgaveløsninger. Centerchefer og Institutionsledere er budgetansvarlige og skal foretage budgetopfølgning hver måned. Der foretages som hovedregel ikke anvisning af det enkelte regnskabsbilag. Anvisningen foregår som en integreret del af budgetopfølgningen suppleret af bilagskontrol på minimum 2 % af bilagene. Økonomiregulativ er vedlagt som appendiks 2. Tilbud 4. Tilbud 5. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes det den tilbudte løsning lever op til kundens målsætning. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvorledes det sikres, at løsningen fremstår som ét samlet system. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) -10.09.2014 SIDE 5

Tilbud 6. Tilbud 7. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for løn-, personale- samt vagtplanssystemets dataintegration til økonomisystemet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for økonomisystemets dataintegration til løn-, personale- og vagtplansystemet. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) -10.09.2014 SIDE 6

4. LEVERANDØRENS BISTAND TIL REALISERING AF EFFEK- TIVISERINGSPOTENTIALE (OPTION) Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen. Kunden har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af et nyt tidssvarende system. Derfor ønsker kunden effektiviseringsperspektivet medtaget i udbuddet af kommunens løn- og økonomisystem. Det er kundens erfaring, at det er lettere at realisere en effektivisering, hvis effektiviseringspotentialet på forhånd er belyst af relevant viden f.eks. præcist beskrevet af en ekstern part i form af optimale arbejdsprocesser. Kunden ønsker, at leverandøren som option angiver, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet. Det indebærer, at leverandøren i tilbuddet skal anføre prisen for at udarbejde en konkret handlingsplan for at igangsætte effektiviseringer hos kunden. Kunden er interesseret i effektiviseringer, der kan give en direkte økonomisk effekt for kunden. Leverandøren skal ligeledes angive det forventede effektiviseringspotentiale. Kunden er interesseret i, at arbejdet med realisering af gevinster igangsættes allerede i år 2016 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i, at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen. Tilbud 8. Tilbud 9. Leverandøren skal i bilag 2 beskrive hvilke af de beskrevne processer, der forventes at kunne realisere et effektiviseringspotentiale. Leverandøren skal angive det forventede effektiviseringspotentiale for hver enkelt proces, der foreslås effektiviseret. Det forventede effektiviseringspotentiale skal alene medtage de omkostninger, som vil kunne realiseres i kommunens budget. Effekten angives for det første hele år efter implementeringen af effektiviseringsforslagene. Effekten skal tillige angives i forhold til, om effekten kan realiseres centralt, i afdelinger/stabe eller decentrale institutioner. Leverandøren skal beskrive hvilken metode, der vil blive anvendt til identifikation af effektiviseringspotentialet. Leverandøren skal beskrive, hvorledes effektiviseringspotentialet kan realiseres, og hvorledes effektiviseringspotentialet kan dokumenteres. Leverandøren skal som option i bilag 13 medtage bistand til realisering af effektiviseringspotentiale. Prisen angives pr. proces, som leverandøren foreslår effektiviseret. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) -10.09.2014 SIDE 7