Rebild Kommune - Udbud af vask og leje af beklædning spørgsmål, svar og ændringer 23. november 2015 Udbudsmaterialet Spørgsmål Svar Ændring af udbudsmaterialet 1. Udkast til rammeaftale Rebild Kommune skriver, at rammeaftalen er Ja, rammeaftalens pkt. 3 ændres Rammeaftalens punkt 3, 1. og 2. 3. Aftaleperiode gældende fra d. 1.9.2016 til 31.8.2020, men at således, at kontrakten også er uopsigelig afsnit formuleres således: uopsigelighedsperioden kun er gældende indtil for ordregiver indtil 31.8.2020. 31.8.2019 for ordregiver. Er det muligt at ændre Rammeaftalen er gældende fra den uopsigelighedsperioden for begge parter til 48 01.09.2016 til den 31.08.2020 og er måneder, da dette er kutyme for offentlige uopsigelig for begge parter i denne kontrakter på beklædning? Det giver os mulighed periode. for at tilbyde en bedre økonomisk løsning. Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioderne. 2. Udkast til rammeaftale Rebild Kommune skriver, at prisregulering skal ske Ja, prisregulering kan i stedet ske efter Rammeaftalens pkt. 8.2 formuleres 8. Priser og prisregulering efter Nettoprisindekset. Nettoprisindekset er ikke Teknologisk Instituts beregning af således: tilpasset vaskeribranchens omkostningsstruktur. vaskeribranchens omkostningsstruktur. Teknologisk Instituts indeks for beregnede Dog således, at det alene er 85 % af Priserne er faste de første omkostningsstigninger for industrielle vaskerier i prisen, der reguleres. 12 måneder regnet fra Danmark er tilpasset vaskeriydelser. Såfremt et rammeaftalens start. Herefter kan andet index end TI vælges, vil tilbudsgiver være der nødsaget til at indregne den risiko, der ligger i, at de ske dokumenterede prisreguleringer to index udvikler sig forskelligt. Er det muligt at årligt. Første prisregulering kan ske ændre prisreguleringsindeks til TI s index? med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt 1
svare til udviklingen i Teknologisk Instituts indeks for beregnede omkostninger for industrielle vaskerier fra 01.06.2016 til 01.06.2017. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Der tilføjes et nyt afsnit 2. til pkt. 8.2 med følgende ordlyd: Det er dog alene 85% af leverandørens priser, der reguleres efter 1. afsnit. 3. Udkast til rammeaftale Rebild Kommune skriver, at fakturaen skal Alle oplysninger, på nær oplysninger om 11. Fakturering indeholde en række punkter. Skal fakturaen antal personer tilmeldt i perioden, skal indeholde alle de specificerede oplysninger eller fremgå af den elektroniske faktura. Antal kan/skal oplysningerne findes på et bilag til personer tilmeldt i perioden (med fakturaen? leverandørens eller ordregivers Vil det være tilstrækkeligt, hvis alle de specificerede medarbejdernummer) kan fremgå af et oplysninger findes på et elektronisk webbaseret bilag til den elektroniske faktura, hvis bestillingssystem? oplysningerne ikke fremgår af faktura. 4. Bilag 2 Kravspecifikation Rebild Kommune skriver, at vi skal tilpasse bukse- Ja, kravet om oplægning af Bilag 2 kravspecifikationen, pkt. 3. 6. Størrelser og ærmelængde. Vi tilbyder ikke den ydelse at ærmelængden bortfalder. afsnit formuleres således: lægge ærmer op, da ærmegabet derved skal flyttes og det kræver en ny konstruktion af modellen. Vil I Beklædning skal tilpasses den fravige dette krav? enkelte medarbejders mål mht. bukselængde uden beregning. Ved oplægning skal bukserne kunne 2
reduceres med eksempelvis 2 cm ad gangen, hvis busken efterfølgende har den rette længde. 5. Bilag 3 Tilbudsliste Kan Rebild Kommune acceptere, at vi tilbyder en Ja, tilbudslisten ændres på dette punkt Position 1 og 2 dame t-shirt med ½ ærme i 50 % polyester/50 % således, at kravet til alle t-shirts ændres bomuld i stedet for min. 60 % bomuld, da vores (tilbudslistens pos. nr. 1 4) til min 50% standard t-shirt indeholder 50% polyester/50% bomuld. bomuld? Unisex t-shirts findes ikke som standardvare med ½ Ja, kravet om ½ ærme ved unisex t-shirt ærme. Vil Rebild Kommune frafalde krav om ½ frafalder. æmer på unisex t-shirts? Vil Rebild Kommune åbne op for muligheden for, at Nej, der ønskes ikke t-shirts i 100% vi som alternativ kan tilbyde t-shirts i 100 % bomuld. bomuld? Kommunen kan f.eks. indsætte positionslinje 1A og 2A? 6. Bilag 3 Tilbudsliste De efterspurgte piratbukser er ikke længere så Rebild Kommune ønsker fortsat tilbud på Position 18, 19, 20 og 21 populære beklædningsmodeller blandt piratbukser (position 18, 19, 20 og 21). I medarbejderne. De er erstattet af bukser med position 22 og 23 ønskes tilbud på buks justerbar benlængde i form af fold-op funktion. Vil med justerbar benlængde. Rebild Kommune acceptere, at vi ikke tilbyder piratbukser (altså ikke udfylder position 18, 19, 20 og 21) og i stedet tilbyder bukser med justerbar benlængde på linje 14, 15, 16 og 17? 7. Bilag 3 Tilbudsliste Vi tilbyder buksemodeller ud for position 22 og 23 i Der kan ikke tilbydes andre produkter, Position 22 og 23 forhold til Rebild Kommunes krav, men vi ønsker end de produkter, der fremgår af 3
også at tilbyde Rebild Kommune nogle alternative buksemodeller, som er meget populære og som vi har særdeles god erfaring med. tilbudslisten. Disse modeller opfylder krav til beskrivelse og farver, men har en anden kvalitet end 50 % bomuld/50 % polyester, da de indeholder strækstof, hvilket gør dem meget funktionelle og særdeles velegnede til plejepersonale. Vil Rebild Kommune åbne op for muligheden for, at vi som alternativ kan tilbyde bukser med strækstof? Kommunen kan f.eks. indsætte positionslinje 22A og 23A? 8. Bilag 3 Tilbudsliste Det fremgår at kokkejakken skal have manchet OG Ja, den kortærmede kokkejakke kan Position 27 korte ærmer. Der er ikke manchet på en kortærmet leveres uden manchet. kokkejakke. Kan Rebild Kommune acceptere, at der tilbydes kortærmet kokkejakke uden manchet? 9. Bilag 3 Tilbudsliste Farverne lime og azur i kvalitet 60%B 40%P findes Ja, t-shirt i farverne azur og lime kan Position 37 som standard ikke ½ ærme. tilbydes med rund hals og ¼ ærme. (Standardvaren er med rund hals og kort ærme). Set i lyset af den meget begrænsede mængde vil det ikke være muligt at få leverandøren til at producere T-shirts med ½ ærme i lime og azur. Kan Rebild Kommune acceptere, at farverne azur og lime udelukkende tilbydes med rund hals og ¼ 4
ærme? 10. Bilag 3 Tilbudsliste Sum feltet J76 er et udtryk for uge prisen. J76 skal Tilbudslisten er rettet til. Sumfelt J76 ganges med 52 for at vise udgiften pr. år. 11. Udkast til rammeaftale I skriver, at prisreguleringen skal ske efter Se svaret på spørgsmål 2. Punkt 8.2 Prisregulering nettoprisindekset. Nettoprisindekset er ikke tilpasset vaskeri branchens omkostningsstruktur. Teknologisk Instituts indeks for beregnede omkostningsstigninger for industrielle vaskerier i Danmark er tilpasset vaskeri ydelser. Såfremt et andet index end TI vælges, vil tilbudsgiver være nødsaget til at indregne den risiko, der ligger i, at de to index udvikler sig forskelligt. Er det muligt at ændre prisreguleringsindeks til TI`s index? 12. Udkast til rammeaftale Rebild kommune ønsker en kontraktperiode på 4 år Se svaret på spørgsmål 1. Punkt 3 Aftaleperiode med op til 2x12 måneders forlængelse. Er det muligt at ændre kontraktperioden til 5 år + 1 x 12 måneders forlængelser eller 6 år uden mulighed for forlængelse? Dette benyttes i dag af de fleste kommuner, da de har en positiv effekt på den tilbudte økonomi og ligeledes på miljøet. 13. Tilbudslisten Der efterspørges på tilbudslisten pos 1, 2, 28, 37 og Rebild Kommune ønsker ikke t-shirt med Position 1, 2, 28, 37 og 38 38 en v-halset t-shirt polyester/bomuld med min 60 V-hals. % bomuld. Der findes på markedet ikke som standard en t-shirt med v-hals der lever op til dette. 5
Vil Rebild kommune ændre dette krav så der kun skal tilbydes t-shirt med rund hals? 14. Tilbudslisten Der efterspørges på pos 3, 4, 39 og 40 en polo t- Ja, tilbudslisten ændres på dette punkt Position 3, 4, 39 og 40 shirt polyester/bomuld med min 60 % Bomuld. De således, at kravet til alle polo T-shirts polo t-shirt der findes som standard på markedet ændres (tilbudslistens pos. nr. 3,4, 39 og har 50 % bomuld i metervaren. Vil Rebild kommune 40) til min 50 % bomuld. ændre kravet til min. 50 % bomuld? 15. Punkt 10, side 7 Der skal medsendes vareprøver af alle tilbudte Rebild Kommune ønsker ikke at holde en Vareprøver produkter i størrelse Large. Der anbefales, at der i tøjpræsentation og er indforstået med, at stedet afholdes en tøjpræsentation for den nedsatte se næsten samme sortiment fra alle, der beklædningsgruppe, hvor tilbudsgiver har mulighed byder på opgaven. for at præsenterer hvorfor lige præcis det tilbudte sortiment er valgt. I skal ligeledes være opmærksomhed på, at i forhold til de krav der er stillet i Kravspecifikation og på tilbudslisten vil I se næsten det samme beklædning for alle der byder på denne opgave. Hvordan forholder Rebild kommune sig til dette? 16. Punkt 2, side 31 Hvis det forudsættes. at medarbejderne skifter tøj Rebild Kommune vil opdatere Beholdning hver dag, bliver alene 34 % af den mængde tøj, der beklædningspolitikken og i langt højere burde blive vasket, vasket d.d. Rebild kommune grad håndhæve, at medarbejderne arbejder dog på, at denne vaskeprocent højnes og sender deres tøj til vask. på sigt nærmer sig 100 % Ovenstående tekst er indføjet nederst side 31. Hvilke initiativer er det Rebild kommune har iværksat for at imødekomme dette? 6
Alle priser der udarbejdes til det kommunale marked i dag udregnes efter det gennemsnitlige forbrug i markedet og tilbudsgivers forventninger til hvor meget tøj der indsendes til vask. Såfremt der indsendes tøj til vask i det omfang der er ca. 200 % højere end i dag, vil det betyde en markant højere stykpris på beklædningen. 17. Udkast i rammeaftale 3. Aftaleperiode Der står at rammeaftalen er gældende i perioden 01.09.2016 til d. 31.08.2020. Den kan af ordregiver opsiges med 3 måneders varsel fra d. 31. 08.2019. Er det korrekt opfattet? I så fald har det betydning for de priser, som vi afgiver, da vi som leverandør kun kan være sikker på 36 måneder af rammeaftalen. Implementering og indkøb af beklædning på aftalen er forbundet med store omkostninger, og det har stor betydning om disse kan afskrives over 36 måneder eller 48 måneder. Se svaret på spørgsmål 1. 18. Bilag 2 Kravspecifikation 6. Størrelse 19. Bilag 2 Kravspecifikation 6. Størrelse Det forventes, at det tilbudte sortiment dækker størrelserne XS til 4XL. Der kan være enkelte beklædningsdele i damemodeller, hvor standardsortimentet starter ved størrelse S (disse modeller er i forvejen små i størrelserne). Vil I overveje at ændre jeres krav, så de matcher producenternes standardstørrelser? Beklædningen skal tilpasses den enkelte medarbejders mål, herunder også ærmlængde. I Ved enkelte beklædningsdele, hvor standardsortimentet starter ved størrelse S kan Rebild Kommune acceptere en undtagelse fra kravet. Tilbudsgiver skal angive i tilbuddet, hvilket beklædningsdele det drejer sig om. Se svaret på spørgsmål 4. 7
hvilket omfang forventes et krav om tilpasning af ærmlængde? Det kræver ofte en specialproduktion af det enkelte stykke tøj og er ikke blot en dagligsdags oplægning, hvis der skal ændres på ærmets længde. 20. Tilbudsfristen er angivet i materialet til 1. december 2016, kl. 12.00, hvilket er en fejl. Den korrekte tilbudsfrist er 1. december 2015, kl. 10.00. Udbudsbetingelserne pkt. 3, tidsplan ændres således at der i 3. række, højre kolonne står: 1. december 2015. 21. Bilag 3 Tilbudsliste Position 1, 2, 28, 37 og 38 22. Bilag 3 Tilbudsliste Position 1 og 2 23. Bilag 3 Tilbudsliste Position 37 T-shirt med V-hals (uanset ærmelængden) kan ikke skaffes i den ønskede stofsammensætning og T- shirt med V-hals kan ikke skaffes som standardvare med halvt ærme (heller ikke i en anden stofsammensætning). Vi anbefaler, at I frafalder kravet om V-hals på posistion nr. 1. og 2. Unisex T-shirts kan ikke skaffes som standardvare i den ønskede stofsammensætning med V-hals. Unisex T-shirt leveres som standard ikke med halv ærmelængde. Vi anbefaler, at I frafalder kravet om halvt ærme på position nr. 1. og 2. Træningen ønsker en lime 1/2 ærmet t-shirt. Den findes ikke som standard i 1/2 ærmet, men kan den tilbydes med kort ærmer i lime eller en 1/2 ærmet i kiwi grøn eller anden standard farve. Vil Rebild Kommune acceptere en kort ærmet lime t-shirt eller en 1/2 ærmet kiwi grøn t-shirt eller anden standard farve i stedet? Se svaret på spørgsmål 13. Se svaret på spørgsmål 13 og på spørgsmål 5. Se svaret på spørgsmål 9. Der skal stadig tilbud på de farver, der er oplyst i tilbusskemaet. 8
24. Bilag 3 Tilbudsliste Position 27 Køkkenet ønsker en kokkejakke med korte ærmer (trykknapper og manchetter) i farven Petrol? Denne farve findes ikke som standard, kan det accepteres, at der tilbydes en standard kokkejakke med kort ærmer i en standard farve? Se svaret på spørgsmål 8. Kokkejakken skal dog fortsat have farven petrol. 9