6 Vedrørende tilbudsskema 5 og 6 Dette er en fejl. Der vil ikke på dette Side 1 af 22

Transkript

1 ID Reference Spørgsmål Svar 1 Det fremgår af side 5/48 under Svar. Tallene er baseret på statistikker punkt 1.3 Udbuddets omfang, at og indmeldinger fra de tilmeldte der forventes at skulle anskaffes 250 kommuner og estimaterne, som er stk. el-køretøj med stor inkluderet optionen. Se ID 34 for nye kørestrækning og 250 stk. el-køretøj tal. med lille kørestrækning. Det virker af meget er det korrekt?. 2 Det fremgår af side 8/48 under punkt 2.7 Tilbudsfrist, hvorledes tilbuddet skal fremsendes. Er det korrekt forstået, at der skal fremsendes ét og kun ét eksemplar i udskrift, og ét og kun ét eksemplar på USB-stick. 3 Det fremgår af side 11/48 flere følgende, under punkt 2.16 Tildelingskriterier, at pris kun vægter 35 % og funktionalitet 50%. Hvad er baggrunden for dette? Svar. Det er korrekt, der sendes ét eksemplar i udskrift og ét eksemplar på USB-stick. Svar. Baggrunden for at vægte pris med 35 % og funktionalitet med 50 % er vore erfaringer for, at vi herved opnår de økonomisk mest fordelagtige tilbud Vedrørende tilbudsskema 5 og 6 delaftale 39 og 40. Det fremgår, at køretøjet kan leveres med minimum 2 bredde sæder. Skal det? 2.Det fremgår også, at køretøjet skal kunne leveres med sæde 53 cm +/- 3 cm efter behov. Hvorfra måles disse 3 cm? 3. Hvad med sikkerhedsbælte skal det være en del af prisen? 1. Det skal tilbydes i to bredder. 2. Imellem armlænene. Hvis armlænene trækkes ud over sædepuden, er det sædepudens bredde. 3. Skal ikke være en del af stolen/prisen 5 Vedrørende tilbudsskemaerne generelt. Det fremgår af tilbudsskemaernes punkt 3.1 Design/Farve, at produkterne vil blive tillagt positiv vægt ved tilbudsevalueringen, hvis produkterne leveres i et tidløst/neutralt design. Kan man det? Hvad er neutrale farver. Krav til farver udgår 6 Vedrørende tilbudsskema 5 og 6 Dette er en fejl. Der vil ikke på dette Side 1 af 22

2 delaftale 39 og 40. Der gives point jo flere km/t, der kan køres. Er det forsvarligt? Det fremgår, at elkøretøjet skal leveres med en hastighed på minimum 15 km/t. Lovens max. er 15 km/t. punkt blive tillagt positiv vægt, at køretøjet kan køre hurtigere end 15 km/t. 7 Vedrørende tilbudsskema 5 og 6 delaftale 39 og 40. For delaftale 39 stor kørestrækning fremgår det, at køretøjet skal kunne køre minimum 40 km. på en opladning. For delaftale 40 lille kørestrækning fremgår det, at køretøjet skal kunne køre minimum 35 km. på en opladning. Er det en fejl? Det er et meget lille interval, når det henses til bakker, højde, temperaturer kan spille ind. 8 Det fremgår af side 11/48 under punkt 2.15 Udvælgelseskriterier, at der skal medsendes referencelister. Leverandører har typisk fortrolighed, så leverandører kan ikke nævne volumen, pris, afsætning etc. 9 Udbudsbetingelserne 2.15 Udvælgelseskriterier Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste, leveringer til det offentlige, der er udført i løbet af det seneste år forud for tilbudsafgivelsen, aftalens volumen og angivelse af kontaktperson. Nej det er ikke en fejl. Svar. Afsnittet øverst på side 11, Referenceliste over betydeligste leveringer. og angivelse af kontaktperson frafaldes Se ID 8 Side 2 af 22 Sum samt indkøbsvolumen vedr. en gældende licitationsaftale anses for specielt konkurrencefølsomme oplysninger og normal kutyme er, at sådanne oplysninger er underlagt tavshedspligt jf. kontrakten mellem udbyder og tilbudsgivere. Jf. endvidere også dette udbuds rammeaftale side Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten.

3 Fastholder udbyder kravet om volumen oplyst op referencelisten? Udkast til rammeaftale - 22 Mangler, reklamation og garanti Garantiperioden for alle leverede hjælpemidler med tilhørende funktionaliteter/komponenter er minimum 3 år fra levering har fundet sted. Kontrakthaver garanterer, at de leverede hjælpemidler er fuldt funktionsdygtige ved leveringen. Udbyders ønske om en 3 års garanti afviger fra købelovens anbefalinger. Købelovens udgangspunkt, er at skabe rimelighed for såvel sælger som køber og det er jævnfør Købelovens normal kutyme, at sælger sikrer 2 års garanti på selve produktet der ikke indbefatter sliddele. a)vil udbyder, med udgangspunkt i Købelovens anbefalinger, ændre til 2 års garanti og reklamationsret på de tilbudte produkter? b) Kan udbyder bekræfte at garantien ikke skal dække sliddele? Udkast til rammeaftale - 33 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres... Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for Medlemskommunernes medarbejdere i Medlemskommunernes indkøbssystem(er). Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Svar a: Udbyder fastholder 3 års garanti Svar b: Garantien dækker ikke sliddelene dæk, slanger og batterier. Komudbud vil præcisere overfor tredjepart at de aftale priser ikke må videregives. Side 3 af 22

4 Hvorledes sørger udbyder for, at overholde tavshedspligten overfor tredjepart, når der i enkelte kommuner i KomUdbud er valgt ekstern håndteringspartner, som også køber ind på kommunernes vegne? 12 Tilbudsskema 1 - Delaftale 35 - Rollator almindelig - De tilbudte produkter skal opfylde følgende tekniske minimumskrav: Det kan accepteres, at tilbuddet kan dækkes af maksimalt to produkter fra samme produktserie og til samme pris. Vil det for at kunne leve op til kravet om skubbehøjde, kunne accepteres, at der løsnes op for kravet om to produkter fra samme produktserie - til flere produkter i flere størrelser fra samme produktserie med samme produktnavn? 13 Tilbudsskema 1 - Delaftale 35 - Rollator almindelig 1. Funktionalitet og brugervenlighed 1. 8 Rollatorens udvendige bredde Mindstekrav: - Maksimal udvendig bredde mindre end eller lig med 62 cm. For at sikre en stor understøttelsesflade og dermed en stabil rollator kan det dermed accepteres, at rollatoren med højeste skubbehøjde til høje personer har en max bredde på 65 cm? 14 Tilbudsskema 5 - Delaftale 39 Elkøretøj med manuel styring, stor kørestrækning De tilbudte produkter skal opfylde følgende tekniske minimumskrav: El-køretøjet længde må maksimalt være 140 cm. Udbyder fastholder max to produkter fra samme serie. Nej. Udbyder fastholder kravet. Udbyder fastholder kravet. Side 4 af 22

5 Med en maks. hastighed på 15 km/t er det vigtig at el-scooteren er stabil og sikker at køre på, hvilket bl.a. opnås ved at placere hjulene relativt lang fra hinanden. Udbyder efterspørger en relativ kort, men temmelig bred model. En smallere og lidt længere model, vil gøre det muligt/lettere for brugeren at komme gennem døre og smalle passager. Vil udbyder, for at øge antallet af tilbudsgivere, acceptere at ændre længden til ca. mål og lade gennemgang, afprøvning og funktionalitetsvurdering stå til grund for, hvilket el-køretøj der er det bedst egnede? Udvælgelseskriterier Under økonomisk og finansiel kapacitet beder I om tilbudsgivers samlede omsætning samt omsætning for aktivitetsområdet. Men i bilag 3 er der et felt til omsætning. Hvilket omsætningstal ønskes der? Udvælgelseskriterier I beder om en reference liste med angivelse af volumen. Som det fremgår af Jeres eget udbudsmateriale i kontrakt udkastet til rammeaftalen, skal vi som tilbudsgiver bevare absolut tavshed om kontraktens indhold. Hvordan hænger det sammen med at man forlanger oplysninger om volumen fra andre aftaler? Fakturering Der forbeholdes ret til at udskyde betaling hvid faktura ikke overholder de nævnte oplysninger. Det er langtfra alle kommuner der benytter ordre-/rekvisitionsnummer, og hvis det er lagerordrer til depotet, vil der ikke være et navn på bruger. Vil I ændre formuleringen? Prisregulering I forlanger faste priser i 18 måneder, men man må kun regulere i forhold Side 5 af 22 Bilag 3 skal udfyldes. Se ID8 Hvor de deltagende kommuner, i den enkelte ordre, ønsker de anførte oplysninger indeholdt i fakturaen skal dette oplyses. I det første halve år er prisen fast. Derfor kan der ikke reguleres for denne periode.

6 til prisudviklingen for 12 måneder. Det må vel være udviklingen for de seneste 18 måneder der ligger til grund for en eventuel prisjustering? 19 Delaftale 35, 37 & 38 Punkt 1.1 Skubbehåndtag Højden skal være højdeindstillelig mellem cm Kommentar: Det virker til at være en meget lav starthøjde som kun de allerfærreste personer kan brug. Er det et ca. mål med plads til tolerancer? 20 Delaftale 36 Punkt 1.1 Skubbehåndtag Højden skal være højdeindstillelig mellem cm Kommentar: Da terrængående rollatorer ofte har lidt større hjul vil håndtagshøjden også være højere. Er det et ca. mål med plads til tolerancer? 21 Kan hjulene i den terrængående rollator være luftfyldte? rammekontrakt: I ønsker reservedels- og komponentkatalog skal være tilgængeligt som e-katalog. Vores reservedels- og komponentkatalog for vores produkter omfatter langt over 1000 varenumre og er dækkende for både skruer, bolte, armlæn osv. Vi forslår, at I enten ophæver kravet om e-katalog eller, at kravet ændres til at omfatte de mest gængse reservedele og komponenter via e- katalog. Det kunne være diverse sliddele og tilbehørsdele. 23 Delaftale : Ønskes der monteret 2 sidespejle på el-køretøjerne eller som de fleste produkter leveres med kun ét stk.? 24 Delaftale : Hvad er grunden til at man ønsker monteret sikkerhedsbælte på elkøretøjet? I dag bliver dette brugt i ca. 1 ud af hver 30 el-køretøjer der Side 6 af 22 Udbyder ændrer kravet til cm på delaftale 35. Der må bydes med op 3 rollatorer på denne delaftale Delaftale 37 ændres til cm Delaftale 38 ændres til cm For den terrængående rollator skal målene være cm, målt fra gulv til overkant skubbehåndtag. Den terrængående rollator kan være luftfyldte, hvorfor tilbudsskema 2, pkt. 1.9 ændres i forhold hertil Med et e-katalog mener udbyder et katalog, hvor depoterne har adgang til reservedels- og komponentkataloget. Med et e-handelskatalog mener udbyder et katalog, hvorfra der kan elektronisk handles. Udbyder accepterer et venstre sidespejl. Kravet om sikkerhedsbælte er frafaldet

7 bliver solgt Formkrav og garantistillelse Tilbuddet skal fremsendes i papirformat og på USB-stik a)hvor mange stk. hhv. papireksemplarer og USB-stiks ønskes? Formkrav og garantistillelse Pkt. 3. Produktoplysninger Emballageudpakningsanvisning. a)det fremgår af emballagen, hvordan den skal åbnes, vil udbyder overveje at frafalde krav om yderligere beskrivelse af emballageudpakning? Udvælgelseskriterier Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal som minimum kunne henvise til 3 offentlige referencer med en årlig omsætning på minimum DKK 0,5 mio. eller mere for det produktområder der afgives tilbud på. a)det opfattes som konkurrenceforvridende, at stille krav om at en reference skal aftage for et bestemt beløb af det produktområde, der gives tilbud på. Ligesom omsætning på en given aftale anses fortroligt mellem kunde og kontrakthaver. Vil udbyder frafalde dette krav? 28 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale 9 Fejlbestilling/Fejllevering a)i afsnittet fremgår det, at ved returnering bestræber Medlemskommunen sig på at varerne returneres i original emballage. Ved returnering uden eller i beskadiget original emballage, påføres kontrakthaver en ekstra omkostning, det foreslås derfor, at kreditering betinges af returnering i original og ubeskadiget emballage. Alternativt at der i sådanne tilfælde Side 7 af 22 Der ønskes fremsendt 1 sæt i papirformat og 1 tilbud på USB-stik Udbydere accepterer den foreslåede løsning. Se ID8 Mangler emballagen så ok. Hvis emballagen åbnes kan det ikke undgås at beskadige papkasser m.v. hvorfor kravet opretholdes i disse tilfælde.

8 kan ske et fradrag i krediteringen, da kontrakthaver ikke vil kunne gensælge produktet til fuld pris. Vil udbyder acceptere dette? 29 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale 10 Rabat reservedele a)i afsnittet pålægges tilbudsgiver en fast rabatsats på 30 % på alle reservedele og alt tilbehør. Denne indgriben i tilbudsgivers mulighed for at sammensætte det økonomisk mest fordelagtige tilbud er problematisk. Ved at diktere hvilken rabatsats der skal være, tvinges tilbudsgiverne til at ændre på deres almindelige kalkulationer, hvilket kan få stor betydning for priserne på selve hjælpemidlerne. Langt de fleste virksomheder har krav til indtjeningsmargin og kan derfor blive nødsaget til at sætte priserne op på hjælpemidlerne, når deres kommercielle frihed i forhold til rabat på reservedele og tilbehør indskrænkes. Samtidig vil vi gøre opmærksom på, at priserne på bruttoprislisterne ikke vil være ens, hvorfor det ikke vil være muligt at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på reservedelene på denne måde. Vil udbyder frafalde dette krav? 30 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale 22 Mangler, reklamation og garanti a)vi vil foreslå, at bestemmelsen ændres til 2 år i lighed med Købelovens bestemmelser og almindelig praksis. Vil udbyder acceptere dette? Udbyder fastholder det stillede krav. Udbyder fastholder det stillede krav. 31 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale 26 Prisregulering Da KLs udmeldte løn og prisindeks beror på skøn, som løbende ændres og da indekset tidligere er set med Side 8 af 22 Udbyder fastholder det stillede krav.

9 relativt store minus, står KLs indeks i skærende kontrast til den udvikling i priserne, vi som leverandør oplever fra vore leverandører. Vi forslår derfor, at begrænsningen ved KLs indeks fjernes fra bestemmelsen om prisregulering, der så alene vil følge nettoprisindekset som beskrevet. Vil udbyder acceptere dette? 32 TILBUDSSKEMA 1 Delaftale 35 Rollator almindelig Heraf fremgår det at der til evalueringen skal være monteret slæbebremse på rollatoren. Der kan ikke leveres separat slæbebremse til Troja rollator. Slæbeeffekt kan opnås ved enkel justering af de eksisterende bremser vil det være konditionsmæssigt? 33 TILBUDSSKEMA 2 Delaftale 36 Rollator Terrængående Afsnit 1.8 Rollatorens udvendige bredde Vi undrer os over, at udbyder ønsker en standard rollator til indendørs brug med en maksimal bredde på 62 cm, mens en rollator til terrængående kørsel på meget forskelligt underlag skal være Så tæt på 60 cm s bredde som muligt. Efter vores faktuelle kendskab forringer stabiliteten væsentligt, når mindstekravet samtidigt oplyses til mellem 60 og 80 cm, får det os til at spørge; er dette en tastfejl, så det f.eks. skulle have været Så tæt på 70 cm s bredde som muligt? 34 Odense Kommune deltager ikke som tidligere meddelt i denne udbudsforretning. Udmeldte omsætningstal ændres derfor. Der kræves ikke slæbebremse på sideværts rollatorer. Udbyder fastholder kravet. Nye omsætningstal: Delaftale 35, almindeligerollatorer: 1500 stk Delaftale 36, terrængående rollatorer, 300 stk Delaftale 37, smal rollator 750 stk Side 9 af 22 Delaftale 38, sideværts rollator, 350

10 stk Delaftale 39, el-køretøj med stor kørestrækning, 150 stk Delaftale 40, el-køretøj med lille kørestrækning, 150 stk Delaftale 41, Arbejdsstol med gasfjeder, 1100 stk Delaftale 42, Arbejdsstol med elbetjent for højderegulering af sæde, 375 stk 35 Udbudsbetingelser Sprog: "Prøvningsrapporter accepteres på dansk og." Vil ordregiver, jævnføre punkt 2.4, bekræfte at alle bilag herunder prøvningsrapporter acceteres på både dansk og engelsk? 36 I bekendtgørelsen står der delaftaler 1,2,3 osv. men i Udbudsmaterialet står der delaftale 35, 36, 37 osv. Hvilke delaftale nr. skal vi referere til i vores tilbud? I udbudsmaterialet kalder i Udbudet , men I bekendtgørelsen står der 2013/S Hvilket udbudsnr. Skal vi referere til i vores tilbud? Vi nærmer os med hastige skridt tidsfristen for at stille spørgsmål. Da vi erfaringsmæssigt ved at der ofte er uddybende spørgsmål til nogle af svarene, er det vigtigt at spørgsmålene besvares løbende. Det bekræftes, at prøvningsrapporter indgår som bilagsmateriale. Se pkt. 2.4 i udbudsmaterialet Der skal refereres til delaftale 35, 36, 37 osv. Der ønskes refereret til Ja, hvis muligt. 37 Side 10 af 22 Vil spørgsmålene blive besvaret løbende? Tilbudslister og tilbudsskemaer. Mange leverandører kan tilbyde mere end 1 produkt som lever op til kravspecifikationerne i den enkelte delaftale. Der vil så være forskel på Der må tilbydes 2 produkter på hver delaftale. Se dog ID 19

11 funktionalitet og naturligvis pris. I Jeres materiale lægges der op til at man kun kan tilbyde ét produkt inden for hver delaftale. Da det er umuligt for os leverandører at vurdere hvilket produkt der vil være det økonomisk mest fordelagtige for Jer, beder vi om at man må tilbyde flere produkter inden for samme delaftale. Ellers vil man som ordregiver risikere at man slet ikke bliver tilbudt det økonomisk mest fordelagtige produkt som findes på markedet. Må vi kopiere tilbudslister samt tilbudsskemaer og tilbyde flere produkter inden for samme delaftale? 38 I henhold til tilbudskema 7 og 8; arbejdsstole: Der efterspørges en fodstøtte på såvel stolene, der skal sendes til evalueringen som i krav til funktionalitet og brugervenlighed. Tilbudsgiver ønsker specificeret hvad tilbudsgiver forstår ved en fodstøtte, er en opklappelig fodbøjle acceptabel? En opklappelig fodbøjle er acceptabel Til evalueringen skal der medsendes de forskellige typer sæder og rygge som kan tilkøbes. Side 11 af 22 Tilbudsgiver har mange typer af såvel sæder som rygge der kan tilkøbes. Hvor mange ønsker ordregiver medleveret? Hvordan indgår antallet/funktionen af disse typer i evalueringen? Tilbudgiver ønsker præciseret hvad ordregiver mener med: Det kan accepteres, at tilbuddet kan dækkes af maksimalt to produkter fra samme produktserie og til samme pris, som er noteret nederst i afsnittet vedrørende de tekniske minimumskrav. Der ønskes medleveret 3 rygge og 3 sæder I evalueringen indgår disse typer med 1/3 hver. Der kan bydes med en eller max. 2 stole.

12 Tibudsskema 7: I første linie i afsnittet vedrørende funktionalitet og brugervenlighed er noteret at Beskrivelsen i dette skema vil sammen med afprøvning af rollatoren indgå i evalueringen af underpunktet Funktionalitet og brugervenlighed. Menes her ikke arbejdsstolen? Tilbudsliste delaftale 42: I kolonne 2 er noteret 1 stk. arbejdsstol med gasfjeder for højderegulering, men i det øvrige udbudsmateriale defineres delaftale 42 som indeholdende en arbejdsstol med el-betjent højderegulering. Tildelingskriteriet for delaftale 41: Vægtningen af de tre forhold giver 115% totalt. Er dette ikke en fejl at det ikke? Jo, der menes arbejdsstolen. Det skal være en el-betjent. Funktionalitet og brugervenlighed skal være 50%, pris 35 og design og materialevalg 15%, i alt 100% 39 Spørgsmål vedr. delaftale 39 og 40 Side 12 af 22 Hvem er kunde på de angivne kvantiteter, kommunen eller slutbrugeren? Er den angivne volumen udelukkende produkter købt efter Servicelovens 12 eller er det også produkter der er dækket af Servicelovens 13? 40 Delaftale 35 Almindelig rollator Der stilles krav om en bredde på maksimalt 62 cm. kan en rollator med en bredde på 63 cm. accepteres for at gøre antallet af tilbudsgivere større? 41 Side 11 punkt 2.16 Tildelingskriterier - Underkriterium, Pris Er det prisen på det enkelte produkt, som multipliceres med det estimerede køb? - eller er det totalprisen for produkt og tilbehør? Såfremt det er totalprisen, vil tilbehøret komme til at vægte Det er kommunerne som er kunder. Produkterne bevilges efter servicelovens 112 og 113 stk 5 Den høje model cm må max være 65 cm bred. Øvrige må max være 62 cm bredde Det er den samlede tilbudte nettopris på det samlede produkt der multipliceres med det estimerede antal. Rollatorer: I den totale nettopris oplyst i kolonne 3 - indregnes et køb på 5% slæbebremser af det estimerede

13 forholdsvis meget i forhold til selve produktet. Og specielt vedr. delaftale 39, 40, 41 og 42, hvor tilbehøret både skal være indregnet i produktets pris og prisangives separat, vil tilbehøret vægte dobbelt, såfremt det er totalprisen, der evalueres på. Vil udbyder specificere, hvorledes prisen udregnes? 42 Spørgsmål/svar udsendt af udbyder 7. februar 2013 Vil udbyder uploade nyt Tilbudsskema 2 og Tilbudsliste opdateret i henhold til de ændringer, som spørgsmål/svar medfører? 43 Spørgsmål/svar udsendt af udbyder 7. februar 2013 Spørgsmål/svar nr. 8 Betyder dette at hele afsnittet omkring referenceliste udgår - altså at referenceliste ikke skal vedlægges ved afgivelse af tilbud? 44 Spørgsmål/svar udsendt af udbyder 7. februar 2013 Spørgsmål/svar nr. 18 Betyder dette at priserne er faste i 6 måneder og herefter kan reguleres? 45 Spørgsmål/svar 20 For den terrængående rollator skal målene være cm, målt fra gulv til overkant skubbehåndtag Kan det for at øge antallet af tilbudsgivere og hermed konkurrencen på delaftalen accepteres en skubbehøjde på cm? 46 Spørgsmål/svar 32 Vil udbyder bekræfte at svar 32 vedrører delaftale 38 Rollator Sideværts sammenklappelig? Side 13 af 22 forbrug. Øvrige produkter med 100% I delområderne vægtes på den tilbudspris som tilbudsgiver oplyses som den totale nettopris i kolonne 3 Der uploades ikke nye skemaer eller tilbudslister, udover tilbudslisterne der er uploaded den 12.2, hvor der er tilrettet i formlerne. Se 2. afsnit øverst på side 11, punkt 2.15 i udbudsmaterialet, som ændres til: Mindstekrav til aftalte referencer: Tilbudsgiver skal som minimum kunne henvise til 3 offentlige referencer med en årlig omsætning på minimum DKK 0,5 mio. Altså udgår: eller mere for det produktområde der afgives tilbud på Se ID 54 Udbyder fastholder kravet Svaret vedrører delaftale 38 og ikke som anført delaftale Hvornår er der tilbudsfrist? OBS: Tilbudsfristen er den 28. februar kl Udbudsbetingelser: Afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier, økonomisk og finansiel formåen Enhver professionel virksomhed, der ønsker at afgive tilbud på en opgave, der udbydes af det offentlige må være I afsnittet kræves, at tilbudsgiverne skal angive deres samlede forberedt på, at skulle oplyse sin

14 Side 14 af 22 omsætning de tre sidste regnskabsår. En hel del danske virksomheder er ikke forpligtet til at medtage deres omsætningstal i deres årsregnskaber jf. Årsregnskabsloven 64c stk.4. Disse virksomheder vil derfor ikke uden en ekstra indsats kunne angive omsætningstal som er sammenlignelige med omsætningstal fra virksomheder som er forpligtet til at medtage disse tal i deres årsregnskaber. Vil det være konditionsmæssigt og acceptabelt hvis de virksomheder som ikke er forpligtet til at medtage omsætningstal i deres årsregnskaber jf. Årsregnskabslovens 64c stk. 4, ikke oplyser omsætning med henvisning til Årsregnskabsloven? 49 Afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier, økonomisk og finansiel formåen I samme afsnit som nævnt ovenfor kræves også, at omsætningen skal specificeres i forhold til det udbudte område Det udbudte område dækker kun over en del af de forretningsområder som vores medlemsvirksomheder handler med, og er typisk ikke opdelt på den måde som de udbydes. Samtidig opdeles udbuddene på hjælpemiddelområdet forskelligt af de offentlige indkøbere i Danmark Det er derfor vanskeligt og omkostningskrævende for vores medlemmer, at opdele deres omsætningstal på den ønskede måde. Er det muligt at ændre på dette krav? 50 Afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier, teknisk kapacitet, personalets faglige kvalifikationer og produktkendskab I afsnittet kræves, at tilbudsgiverne skal anføre personalets faglige kvalifikationer og produktkendskab. Vores medlemsvirksomheder har mange forskellige medarbejdere med forskellige funktioner, omsætning inden for en vis rimelig periode forud for udbuddet samt eventuelt oplysninger om omsætningen indenfor det aktivitetsområde, som udbydes for derved at demonstrere, at virksomheden har fornøden økonomisk og finansiel formåen til at kunne varetage den udbudte opgave, hvis virksomheden måtte få tildelt kontrakten. Det krav der fremgår af pkt ovennævnte og samt bilag 3 til udbudsbetingelserne om, at de virksomheder, der ønsker at kvalificere sig til at byde på opgaven skal oplyse deres omsætning fastholdes derfor som rimeligt og proportionalt. Virksomheder, der ønsker at byde på offentlige kontrakter må være forberedt på, at der er et stort arbejde forbundet med afgivelse af tilbud Se ID 8 og ID 43 Afsnit 2.15 omhandler de kriterier en udbyder har for at kunne vurdere den enkelte virksomheds muligheder for at kunne løfte opgaven. Omtalte afsnit er indskrevet for at udbyder kan vurdere, om tilbudsgiver har ansat relevante kompetencer. Det er tilfredsstillende, at virksomhedsbeskrivelsen omfatter oplysninger om relevante personers erfaringer og produktkendskab i forhold

15 Side 15 af 22 kompetencer og faglige kvalifikationer. Kan det specificeres nærmere hvilke medarbejdergrupper dette punkt omfatter, således at egnethedsvurderingen foretages på et ensartet og relevant grundlag? 51 Afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier, teknisk kapacitet, referencelister I forbindelse med angivelse af referencerne kræves volumen angivet. Dette er både vanskeligt og omkostningskrævende jf. ovenstående, men kan også være problematisk for tilbudsgiverne pga. kontraktkrav om fortrolighed. Flere og flere offentlige indkøbere kræver, i lighed med kontraktudkastets 33 i dette udbud, fortrolighed omkring kontrakten. Det gør det vanskeligt at oplyse konkrete omsætningstal og kan i sidste ende blive genstand for en tvist, såfremt tilbudsgiverne oplyser tal som en anden offentlig myndighed anser for omfattet af fortrolighedsklausulen. Er det muligt at ændre på dette krav? 52 Afsnit Konsulentydelser Det fremgår af punktet at konsulentydelser ikke er med i udbuddet. Dette forekommer i modstrid med afsnit 2.3. Formkrav og garantistillelse, hvor det i 1. pkt., 2. til den udbudte opgave. Det er herefter op til tilbudsgiver, at vurdere hvilke kvalifikationer, det er relevante at fremhæve i forhold til den udbudte opgave. Sædvanligvis gives i overordnede vendinger en beskrivelse af selve organisationen, hvilke medarbejdergrupper, antal ansatte indenfor hver medarbejder gruppe samt hvilke generelle overordnede kvalifikationer, de enkelte medarbejdergrupper har for at ordregiver kan få et indtryk af virksomheden, dens kompetencer og størrelse. Det er op til tilbudsgiver særligt at fremhæve eller uddybe beskrivelsen for de medarbejder grupper, der er relevante for den udbudte opgave. Det bemærkes, at der ikke er stillet knyttet mindstekrav til dette punkt Kravet fastholdes, se ID 8, ID 43 og ID 48 Konsulentydelser er ikke med som enkeltstående tilbudslinje, men med teksten menes, at eventuelle konsulentydelser i forbindelse med aflevering af produktet skal være inkluderet i tilbudsprisen. I andre udbud er konsulentydelser en

16 afsnit fremgår at Samtlige ydelser som efterspørges i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, herunder eventuelle konsulentydelser, som kan være en del af leverancen. Det bedes afklaret hvorvidt konsulentydelser er omfattet af udbuddet eller ej. 53 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale Det oplyses i afsnittet med parentes og kursiveret skrift, at tilbudsgiver kan anføre sine forbehold til kontraktudkastet i sit tilbud. Dette forekommer i modstrid med afsnit 2.14, hvoraf det fremgår at der ikke kan tages forbehold vedrørende kontraktudkastet. Det bedes afklaret hvorvidt der kan tages forbehold overfor kontraktudkastet eller ej. del af de ydelser, der skal leveres, dette er blot ikke tilfældet i udbuddet vedr. rollatorer m.v, hvilket er baggrunden for standard formuleringen.." herunder eventuelle konsulentydelser". Det betyder, at uanset om der skal leveres konsulentydelser med det udbudte og der stilles krav til disse, så skal konsulentydelser aldrig særskilt prissættes, men være omfattet af priserne på de tilbudte hjælpemidler, som det konkrete udbud omfatter" Som det tydeligt fremgår af pkt så skal eventuelle forbehold udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Det fremgår tillige, at ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget/og eller forpligtet til at se bort fra tilbuddet, idet forbehold over for grundlæggende elementer medfører en pligt for ordregiver til at bortse fra et tilbud." De fleste forbehold overfor kontraktbestemmelser må forventes at blive anset for grundlæggende, så ordregiver anbefaler tilbudsgiverne at undlade at tage forbehold over for kontraktudkastet for ikke at risikere, at forbeholdet anses for grundlæggende og i stedet søge uklarheder afklaret under spørgsmål/svar runden, jf. pkt 2.14, i udbudsbetingelserne hvortil henvises. Hvis tilbudsgiver ikke ønsker at afgive et tilbud uden forbehold overfor kontrakten, så følger det af ovenstående formulering, at tilbudsgiver udtrykkeligt skal fremhæve på hvilke punkter det sker. Det må herefter være op til ordregiver at vurdere om forbeholdet er grundlæggende eller ej 54 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 10, priser Det fremgår af i det 1. afsnit at priserne skal være faste i hele aftaleperioden, som jf. 4 er 2 år regnet fra 1. april Aftalen kan yderligere forlænges med op til 2 år. Et krav om faste priser i 2 år tvinger tilbudsgiverne til at tage højde for forhold som pt. er ukendte, hvilket Side 16 af 22 Det er ikke korrekt, at priserne er faste i hele aftaleperioden. I 10 i kontraktudkastet vedrørende rollatorer etc. henvises udtrykkeligt i 1. linje til 26, hvoraf fremgår at priserne reguleres med udviklingen i nettoprisindekset. Det er ikke lovligt ifølge udbudsreglerne at forhandle priser i kontraktperioden. Priserne skal være faste eller også skal det fremgå klart og tydeligt af

17 betyder at priserne fra dag 1 må pålægges en risikopræmie. En risikopræmie som måske ender med at være højere end de prisstigninger der reelt er i den 2-årige periode, men som tilbudsgiver af gode grunde ikke kender nu. Vi mener det vil være mest hensigtsmæssigt for alle parter, hvis priserne er faste i 1 år i stedet for. 55 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 10, rabat reservedele I afsnittet pålægges tilbudsgiver en fast rabatsats på 30 % på alle reservedele og alt tilbehør. Denne indgriben i tilbudsgivers mulighed for at sammensætte det økonomisk mest fordelagtige tilbud er problematisk. Ved at diktere hvilken rabatsats der skal være, tvinges tilbudsgiverne til at ændre på deres almindelige kalkulationer, hvilket kan få stor betydning for priserne på selve hjælpemidlerne. Langt de fleste virksomheder har krav til indtjeningsmargin og kan derfor blive nødsaget til at sætte priserne op på hjælpemidlerne, når deres kommercielle frihed i forhold til rabat på reservedele og tilbehør indskrænkes. Samtidig vil vi gøre opmærksom på, at priserne på bruttoprislisterne ikke vil være ens, hvorfor det ikke vil være muligt at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på reservedelene på denne måde. Vi vil opfordre til at denne bestemmelse udgår. kontrakten, hvorledes de tilbudte priser reguleres i kontraktperioden, hvilket er tilfældet i kontraktudkastet jf. pkt 10 sammenholdt med pkt. 26. Såfremt tilbudsgiverne kunne ændre priserne efter forgodtbefindende undervejs, kunne det jo reelt føre til, at den tilbudsgiver, der bliver valgt som leverandør i år 2, ikke længere havde det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket vil være i strid med ligebehandlingsprincippet og EU- Domstolens praksis, hvorefter der ikke må ske væsentlige ændringer i den udbudte kontrakt i aftaleperioden uden at det kræver afholdelse af nyt udbud Kravet fastholdes. Den krævede rabatsats er ens for alle og udgør et kontraktvilkår, som er ens for alle tilbudsgivere. Indgår ikke i tilbudsevalueringen identificeringen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. pkt. 2.16, der udtømmende angiver, hvilke forhold, der indgår i evalueringen af tilbuddene. 56 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 10, reservedele Det fremgår ikke klart hvorvidt priser på reservedele (og teknikerydelser jf. næste punkt) indgår i tilbudsvurderingen og hvor Side 17 af 22 Som det fremgår af svaret på ID 55, ovenfor og af pkt 2.16 i udbudsbetingelserne så indgår rabatsatsen på reservedele ikke i tilbudsevalueringen. Årsagen til at der

18 Side 18 af 22 det i givet fald skal anføres i tilbuddet? 57 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 10, rabat teknikerydelser I afsnittet anføres krav om rabat på 25 % på teknikerydelser. Da tekniker ydelser ellers ikke er nævnt i udbudsbetingelserne, bedes kravene til disse ydelser beskrevet samt hvorledes de vil indgå tilbudsvurderingen. Vi vil også opfordre til at kravet om fast rabat på 25 % udgår jf. ovenstående om rabat på reservedele. 58 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 11, reservedelsforpligtelse I afsnittet pålægges en forpligtelse til at levere reservedele til hvert enkelt hjælpemiddel i 5 år, regnet fra levering. Det gælder også efter kontraktens udløb, dog max 3 år. En reservedelforpligtelse som har en længere varighed end selve kontraktens løbetid kan skabe problemer i forhold til den naturlig udskiftning i sortimentet som vores medlemsvirksomheder har. Forpligtelsen kan gøre det nødvendigt at fastholde reservedelslager til en enkelt kunde, hvilket hverken vil være rentabelt for virksomhed eller kunde. Vi mener det vil være mest hensigtsmæssigt som det også er kutyme de fleste steder at reservedelsforpligtelsen maksimalt gælder 1 år efter kontraktens udløb. 59 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 11 skal medsendes en reservedelsprisliste, er for at ordregiver i kontraktperioden kan beregne udgangspunktet for den krævede rabat. Tilbudsgiver behøver ikke sammen med tilbuddet at fremsende denne reservedelsprisliste, men den valgte leverandør skal fremsende den når kontrakten indgås og oplyse ordregiver og de tilsluttende kommuner løbende i kontraktperioden om ændringer heri: Det er også derfor, at det fremgår af pkt. 10 i kontraktudkastet, at denne liste på forlangende skal dokumenteres. Disse ydelser indgår ikke i tilbudsvurderingen. Se i øvrigt svaret på ID 55 ovenfor. Reservedelsforpligtelsen fastholdes. En komponent i dette udbudsmateriale skal forstås som et synonym for enhver

19 I det sidste afsnit i dette punkt fremgår at: Kontrakthaver skal dog til enhver tid i kontraktperioden tilbyde den samme rabatsats for en komponent, som fremgår af tilbuddet i tilfælde af udskiftning af en komponent eller anskaffelse af tilsvarende funktionaliteter/komponenter i andre mål/udformninger/farver end de funktionaliteter/komponenter, som er specifikt omfattet af tilbuddet. af de enkelte dele, som er omfattet af det enkelte produkt. Kan det beskrives nærmere hvad der menes med komponent i denne sammenhæng, da dette i det øvrige materiale bruges i forbindelse med funktionalitet? 60 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 22 Mangler, reklamationer og garanti Det fremgår af teksten at garantiperioden for hjælpemidlerne skal være minimum 3 år. Denne stramning i forhold til hvad anvendes i andre sammenhænge, herunder den danske Købelov, kan meget vel resultere i højere priser på hjælpemidlerne. Vi vil forslå, at bestemmelsen ændres til 2 år i lighed med Købelovens bestemmelser og almindelig praksis og at muligheden for at give en længere garantiperiode gøres til et konkurrenceparameter i stedet for et krav. 61 Afsnit 4 Udkast til rammeaftale, 26 Prisregulering I afsnittet er det anført at priserne først må reguleres efter 18 måneder. Det er i modstrid med kravet i 10 om faste priser i 2 år. Det bør afklares hvor længe priserne skal være faste og i øvrigt henvises til vores kommentarer i forbindelse med 10. Side 19 af 22 Kravet fastholdes. Priserne skal være faste fra kontraktens start og frem til Priser kan reguleres én gang årligt med virkning pr.1.juni. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra maj til maj i det pågældende år. Dog højest udviklingen i Kommunernes Landsforenings udmeldte løn- og prisindeks for øvrige varer og anskaffelser. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering,

20 der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Priser kan ikke reguleres bagud kun fremadrettet. 62 Bilag 2 Tilbudsbrev I skabelonen til tilbudsbrev fremgår det at der ikke kan tages forbehold. Dette forekommer i strid med afsnit 2.14, hvor det fremgår at der i begrænset omfang kan tages forbehold. Det bør afklares i hvilket omfang der kan tages forbehold. 63 Bilag 7 Kommunespecifikke krav, Esbjerg Kommune Det oplyses at Fanø Kommune muligvis kan anvende aftalen. Det ønskes oplyst hvorvidt dette vil være tilfældet? Det ønskes også oplyst hvilket E- Handelssystem der henvises? 64 Tilbudslister Tilbudslisternes opbygning indikere, at der kun kan tilbydes et produkt pr. delaftale. Er dette hensigten? Alle vores medlemsvirksomheder har mere end 1 produkt at tilbyde pr. delaftale og hvis kravet fastholdes, skal vores medlemmer i gang med at gætte på hvilket ene hjælpemiddel der passer bedst til borgerne i 14 forskellige kommuner. Det forekommer ikke hensigtsmæssigt og vil ikke give aftalens brugere og borgere fleksibilitet, ligesom det bliver svært at tilgodese ønsket om innovation og udvikling på området. Se ID 53 Med udgangspunkt i Folketingets Ø- aftale som blev aftalt i forbindelse med kommunalreformen 2007 har Fanø kommune indgået aftale med Esbjerg Kommune om, at de hvis det måtte ønskes - kan indgå i Esbjergs aftaler. Det gælder således også i disse rammeaftaler. Kravet fastholdes for at sikre overholdelse af ligebehandlingsprincippet i enhver fase af udbuddet, da en fravigelse af kravet vil give tilbudsgivere, der har mange forskellige produkter, der kan opfylde kravene en fordel frem for dem, der har færre, men måske kvalitetsmæssige gode produkter. Opmærksomheden henledes på, at pris vægter 35% i dette udbud. Tilbudsgiverne opfordres til at byde med det produkt indenfor hver kategori, der bedst opfylder ordregivers behov, herunder forholdet mellem pris og kvalitet 65 Delaftale 40: El-køretøj med manuel styring, lille kørestrækning Kravet ændres til 2 sæder med bredde 47 cm +/- 3 cm Side 20 af 22 Som beskrevet i ID 4 fastholder I kravet om, at el-køretøj til lille kørestrækning fortsat skal have 2

21 forskellige sæder i forskellige sædebredder 53 cm +/- 3 cm. For et el-køretøj i dette segment vil totalbredden være tæt på sædebredden og man kunne forestille sig vægtmæssigt en større person. Dette kan medføre forringet stabilitet af køretøjet, ringe stigningsgrad samt meget lille mulighed for forcering af forhindringer når der monteres et så stort sæde på så lille et køretøj. Vi tvivler på, at der er mange leverandører i Danmark der kan dokumentere brugen af et så stort sæde og samtidig stå inde for sikkerheden for brugeren. Vi beder om, at kravet slettes eller ændres Skubbehåndtag Jf. spørgsmål/svar offentliggjort d.7.feb. har KomUdbud jf. ID 19 ændret mindstekravet til højdeindstillingen fra cm til cm. Sammenholdt med KomUdbuds mindstekrav til rollatorens udvendige bredde på "mindre end eller lig med 56 cm" er det vores vurdering, at dimensionerne er modstridende. En rollator med så smal en bredde vil oftest have en væsentligt lavere højdeindstilling, da det ellers vil have negativ indvirkning på rollatorens stabilitet. Kravet fastholdes 1. Vi vil således foreslå, at KomUdbud ændre mindstekravet til højdeindstillingen til cm. 2. eller at KomUdbud ændre mindstekravet til rollatorens udvendige bredde til "mindre end eller lig med 60 cm" for derved at skabe overensstemmelse mellem højde og bredde på rollatoren. 67 Når henses til udbyders ønsker om innovation i udbudsforretningen, Side 21 af 22 Udbyder accepterer det stillede spørgsmål

22 anmodes udbyder om endnu engang at overveje besvarelsen i ID 14 Den maximale længde må dog max. være 150 cm Tilbudsskema 5 - Delaftale 39 Elkøretøj med manuel styring, stor kørestrækning De tilbudte produkter skal opfylde følgende tekniske minimumskrav: El-køretøjet længde må maksimalt være 140 cm. Med en maks. hastighed på 15 km/t er det vigtig at el-scooteren er stabil og sikker at køre på, hvilket bl.a. opnås ved at placere hjulene relativt lang fra hinanden. Udbyder efterspørger en relativ kort, men temmelig bred model. En smallere og lidt længere model, vil gøre det muligt/lettere for brugeren at komme gennem døre og smalle passager. Vil udbyder, for at øge antallet af tilbudsgivere, acceptere at ændre længden til ca. mål og lade gennemgang, afprøvning og funktionalitetsvurdering stå til grund for, hvilket el-køretøj der er det bedst egnede 68 Der ønskes en præcisering af spørgsmålet stillet i ID 37. Der kan kun tilbydes et produkt pr. delområde, dog undtaget de i ID 19 omtalte områder. Se endvidere ID 64 Side 22 af 22