1
2 Dette kompendie omhandler simpel brug af Excel til brug for simpel beregning, såsom mængde og pris beregning sammentælling mellem flere ark. Excel tilhører gruppen af programmer som samlet kaldes Microsoft Office. Dette kompendie er beregnet til at indføre elever på grundforløb i de grundlæggende funktioner i Excel. Start af program: 1. Programmet kan startes på flere måder a. I nederste venstre hjørne klik på start og alle programmer b. Så kommer der en lang række af forskellige programmer frem, find Microsoft Office, der vil komme endnu en menu frem. Når du holder musen over den. Vælges så Excel c. Alternativt kan der være en ikon på skrivebordet som du bare klikker på så er du i gang Brugerfladen Når du kommer ind i Excel vil brugerfladen se ud som vist nedenfor Office hurtig menu Faneblade Arbejds ikoner Celle navn Formel linje Celle række nr. Celle Kolonne bogstaver arbejdes område
3 2. Hurtigmenuen i øverste venstre hjørne, her er der 2 væsentlige muligheder. a. Du kan få flere ikoner frem ved at klikke på den lille udvidelses pil b. Så kommer der en tillægsboks frem hvor du kan til vælge hvilke ikoner du ønsker skal være tilgængelige i hurtigmenuen c. Den anden mulighed, er den store Office knap øverst i venstre hjørne, når du klikker på denne knap, kommer denne hjælpememu frem, her er flere muligheder nogle af den er også tilgængelige i hurtigmenuen. d. Der kommer ligeledes en række af de seneste åbnede dokumenter, så det er nemt at arbejde videre med et dokument, som du er i gang med at lave. Den indeholder de sidste 9 dokumenter du har haft åbnet. e. Helt ude til højre, er der en række tegnestifter, en for hvert dokument, hvis du ønsker at en af dine dokumenter ikke skal forsvinde når det er et stykke tid siden, du har arbejdet med dokumentet, kan du bare klikke på denne så forsvinder den ikke fra listen. 3. Der er 7 faneblade med forskellige funktioner, når du gør et nyt faneblad aktivt vil alle ikonerne neden under skifte til at omhandle noget omkring fanebladets navn. Der kan være funktioner som ikke kan aktiveres, når man står i en bestemt celle med en bestemt funktion, så vil ikonen / teksten være grå. Men den bedste måde at lære dette program er at bruge det så, vi vil gennemgå en øvelse, hvor oplysningerne til løsning, er indsat i de relevante afsnit.
4 Opgave Opgaven er delt i 5 forskellige øvelser: Startende med udgifter til materialer Derefter udgifter til svende løn Så er det udgifter i firmaet en faktura op færdiggørelse af ark, til udprintning Udgifter til materialer Vi ser herunder de oplysninger der skal bruges til opgave 1 Udgifter til materialer: (regneark 1) Blokhusbrædder 712,9 lbm pris pr lbm. 12,35 kr. 39 x 56 lægter 231,5 lbm pris pr lbm. 4,75 kr. 45 x 95 regler 122,8 lbm pris pr lbm. 9,95 kr. 15 mm OSB krydsfiner 28,9 m 2 pris pr plade (1,22 x 2,44) 97,80 kr. 2,8 x 65 mm gal. Søm 2380 stk. pris pr pakke med 144 stk. 32,18 kr. 5,0 x 120 skruer 425 stk. pris pr pakke med 100 stk. 82,40 kr. Tagpap 28,9 m 2 pris pr rulle med 8 m 2. 741,91 kr. Spild er variabelt men sættes til 8 % 4. Vi skal lave et regneark som kan regne mængder styk/meter priser sammen og ligge 8 % til i spild det gøres således. a. Vi skal være på ark 1 dette ses nederst i venstre hjørne, vi ønsker at omdøbe det til Materialer eller bare MAT. Det gøres ved at der dobbelt klikkes på fanen Ark 1 så bliver teksten sort, og den kan overskrives, alternativt kan der højreklikkes hvorefter der kommer en pop-op menu med flere muligheder, vælg omdøb b. Vi skal have lavet nogle overskrifter, til de forskellige kategorier. Dvs. at vi i A kolonnen gerne vil skrive materiale størrelsen, og i B kolonnen skrive selve betegnelsen, men da både A og B indeholder materiale, skal de have en fælles overskrift dvs. at vi gerne vi have cellerne A1 og B1 lagt sammen (flettet). Marker Cellerne A1 og B1 ved at starte i en af cellerne, klik og hold musetasten ned træk så over på den anden celle så begge celler er markeret, derefter skal vi have dem flette, klik på denne ikon under fanebladet start, og justering
5 c. I de 2 sammensatte celler skrives så Materiale med fed skrift, størrelsen på cellerne kan vi alt tid lave om på. d. Det næste er mængde angivelsen, her skal vi lige holde tungen lige i munden, fordi excel kan ikke regne med en celle, som både indeholder tal og tekst. Det betyder at vi skal bruge 2 celler til mængderne, et til tal, og et til betegnelsen (stk. lbm. mm) så vi skal have flettet og lavet en overskrift til celle C1 og D1 skriv Antal. e. Vi skal også en kolonne til at fortælle hvad prisen er pr. enhed, her skal vi bare skrive pris i celle E1. f. Prisen er baseret på stk. m 2, rulle, eller noget helt andet så i celle F1 skrives Type. g. I kolonne F skal vi så have prisen for den enkelte varemængde så i F! skrives Sum. h. Nu er vi klar til at fylde tekst ind i arket lad og bruge blokhusbrædderne som eksempel. disse brædder er 16 x 100 mm. (skriv altid tykkelsen først) før dette tal så ind i celle A2. I celle B2, skrives Blokhusbrædder, I celle C2 skrives 712,9 (husk at bruge komma, ellers kan Excel ikke regne det som et tal) i Celle D2 skrives så lbm (løbende meter) i E2 skal prisen 12,35 stå, og i F2 skal der stå pris pr. lbm. Der er nu 2 celler som er for korte, det rettes ved at placerer musen lige over skellet mellem B og C helt oppe ved bogstaverne, så kommer der en ny markering en lodret streg med pile mod højre og venstre, når du har den, så dobbelt klikker, så vil celle kolonne B få den brede, der er nødvendig for at indeholde hele cellens tekst, gør det samme med celle kolonne F. i. Nu skal vi have en sum regnet ud i G2, de tal vi skal bruge, befinder sig i celle C2 og E2 og de skal ganges med hinanden, og resultatet skal stå i G2. Stil dig i G2 og lav et lighedstegn, dette indikerer overfor Excel at nu vil du regne, klik nu på celle C2, du vil nu se at der oppe i formellinjen står =C2 ligeledes vil C2 være omgivet af en stiplet streg som flimrer, da vi ønsker at de to celler skal ganges indsættes et gangetegn, hvorefter celle E2 udpeges og du taster enter. j. Nu har vi en sum, vi vil dog gerne have lavet den om til kr. og kun 2 decimaler. Marker cellen G2 og klik på valuta ikonen.
6 k. Vi mangler så de 8 % spild derfor laver vi en kolonne med spild (H) samt en kolonne med en samlet (I) Excel kan godt regne med procenter, så vi vil gerne have en ekstra række mellem spild og samlet. Indsætning af en kolonne eller en række er nemt, du aktiveret celle bogstavet eller nummeret, derefter højreklikker du og i pop-op menuen er der en mulighed der heder indsæt Nu har vi fået den ekstra række, læg mærke til at kolonne I der før var sum nu er blevet til kolonne J indsæt nu i celle I1 et 8 tal for procenten Ikonet for procent findes ved siden af valuta. l. Vi skal nu have cellerne H2 og I2 flettet, når dette er gjort skal vi have regnet værdien af spildet for de enkelte materialer, når vi nu kun et sted skal indskrive spild er det nemt at rette hvis det skulle vise sig at 8 % ikke er nok. selve udregningen af spild er nemt da det er celle værdierne I1 og G2 som skal ganges dvs. celleværdien i HI2 er =G2*I2 m. Så mangler vi baret at få lagt spild og sum sammen i Celle J2 dvs. værdien i G2 og HI2 skal lægges sammen n. Indtast nu de resterende materialer, når du kommer til kolonne G, som har en funktion kan du markerer celle G2, når den bliver markeret med en kraftig optrukket streg i nederste højre hjørne er der en prik træk ned i den, ned over kolonne G og de vil få samme funktion. Denne funktion kan dog ikke benyttes i kolonne H, da den ene celle er stationær og den anden flytter med ned, så skal der laves en absolut reference, det gøres således: vi laver formlen i celle HI2 om, aktiver cellen så formlen står i formellinjen, det er celle værdien for I2 vi vil lave til en absolut reference. Det gøres ved at vi går op i formellinjen, og indføre et dollars tegn (hold tasten alt gr nede samtidig med tasten 4) foran både kolonne navnet og række navnet sådan nu kan du også bare trække i den, så vil den også regne for dig.
7 Udgifter til svende løn 5. Nu skal vi se på hvor meget svendene skal have for lave ombygningen. Her er de oplysninger du skal bruge til det: Udgifter til løn til svende (regneark 2) Blokhusbrædder pris pr lbm. 4,28 kr. lægter pris pr lbm. 1,89 kr. 45 x 95 regler pris pr lbm. 11,71 kr. OSB krydsfiner pris pr m 2 9,11 kr. Tagpap pris pr m 2. 41,91 kr. Timeløn er 138 kr. pr time (hvor mange timer) a. Vi starter med at gå til ark 2 og omdøbe det til løn b. Vi skal som i det tidligere afsnit, lave overskrifter, og indsætte oplysninger som vi ønsker, men det er da meget nemmere, at bruge de oplysninger, vi allerede har tastet ind på materiale arket, dvs. at vi skal gøre sådan at teksten automatisk bliver overført, fra vores materiale ark til løn ark, ved at gøre denne overførsel automatisk, vil evt. ændringer i mængderne også blive rettet på svende siden, og hvis vi skruer den rigtigt sammen vil det også resulterer i en anden løn til svendene. c. Stil dig i løn arket i celle A1, så indtaster du et =, den reference celle som vi ønsker at afspejle her er materiale arkets A1 celle, så skift nu til materiale arket og klik på cellen, afslut så med at taste enter. Du vil nu se at du igen står på løn arket og at celle A1 er magen til materiale arkets celle A1, vær opmærksom på at cellen ikke er kopieret, men skriver det samme som der skår i reference cellen, så hvis du ændre den, vil ændringen automatisk slå igennem til løn arket. d. Nu kunne vi så gøre det samme med alle de andre celler, men der findes en meget nemmere metode, vi kan nemlig bare trække for at kopiere formlen, aktiver celle A1 på løn arket, træk derefter i prikken, i nederste højre hjørne, og træk mod højre så bliver cellens funktion kopieret videre træk til og med celle J, nu har vi så alle overskrifterne, marker nu celle række 1 fra A til og med J, og træk 8 rækker ned. Nu har du alle de oplysninger du kan trække ud af materialeregnearket, og måske for mange men det ser vi på under næste punkt. Ret nu kolonne bredden så vi kan se alt teksten.
8 e. De oplysninger vi kan bruge, er navnet på materialet, mængden, resten skal vi ikke bruge lige nu, så den skjuler vi, det gøres ved at gå op i kolonne bogstaverne, og markerer de kolonner (e J) som vi ikke skal bruge, derefter højreklikker du på en af de markerede felter, og vælger skjul Nu vil bogstaverne være skjult, men kan findes frem ved at markere bogstavet før og efter hvorefter der vælges vis. f. Nu skal vi selv have lavet nogle overskrifter, der skal en pris ind, samt en benævnelse på samme, ligeledes en sum. g. Vi skal nu til at indtaste formler, og det vi skal have regnet er mængden gange med prisen altså C * K, lav nu dem, og regn en samlet pris ud til tømrerne. h. Nu skal vi så have regnet ud, hvor mange timer svendene skal bruge, det gør vi et par rækker under det ellers færdige regneark. Den skal indeholde timelønsprisen på 138. Kr./timen samt summen for svendenes arbejde, når timelønnen, divideres op i summen får vi et samlet timeforbrug for en svend. Da vi sender mere end en svend derud skal vi have et felt hvor vi kan skrive hvor mange svende vi sender derud, så hvis vi dividerer antallet af timer med antallet af svende kan vi se hvor mange timer de skal være om jobbet. da en arbejdsdag i gennemsnit er 7,4 time kan vi ved at dividere antal timer for flere svende med 7,4 se hvor mange dage arbejdet bør tage. i. Nu er vi så færdige med det ark, vi kommer tilbage for at gøre det printervenligt til sidst.
9 Udgifter i firmaet Nu skal vi se på firmaets udgifter for at finde, hvad svende time bør koste 6. Her er de oplysninger der skal bruges til udgifterne i firmaet: Udgifter i firma. (regneark 3) Firmaet har 1½ fastansat (mester og en ½ bogholder), derudover 7 svende på fuld tid Faste udgifter: - leje af kontorlokaler og værksted 17.400 kr. pr. måned - lejer af printer og plotter 4.100 kr. pr. måned - løn til kontorpersonale 38.000 kr. pr. måned - leje af biler 4.345 kr. pr. måned - Maskiner på værksted 9.300 kr. pr. måned Gennemsnitlig timer pr måned er (1680/12) = 140 timer pr. måned Variable udgifter: - alm. Håndværktøj (håndsav, tommestok, blandt mm) 6 kr. pr time - Rundsav (anskaffelse 1295 holder 1.500 timer) - klinge til rundsav (anskaffelse 298 holder 400 timer) - Kabel tromle 2 kr. pr time - Stiksav (anskaffelse 2385 holder 3000 timer) - Klinger til stiksav (anskaffelse 251 kr. for 100 stk. holder 17 timer) -sociale udgifter 19 kr. pr time Hvad er timelønsprisen for en svend hvis fortjenesten er 19 % af samlede udgifter? Hvad koster ombygningen? a. Skift nu til Ark 3 og omdøb det til Firma b. Dette ark vil komme til at indeholde flere små udregninger, som er baseret på hinandens resultat, lidt ligesom vi gjorde med tømrertimerne. Oppe for oven skal vi lave et regneark som omhandler de faste udgifter i firmaet, derefter skal vi lave en beregning hvad den enkelte svend skal dække af de faste udgifter, en på de variable udgifter, og derefter skal vi udregne hvad svende timer kan sælges til. c. Vi starter med faste udgifter i firmaet, her skal vi bruge 3 koloner, en for teksten, en for udgiften pr måned og en for udgiften pr time, når vi regner en arbejdsmåned til at bestå af 140 timer. Sidst skal vi så have den samlede udgift pr måned, og pr time. d. Så skal vi lave en beregning på hvor meget en svend skal dække pr time af de faste udgifter. Her skal vi naturligvis bruge de faste udgifter pr time, som vi lige har fundet, der skal være et felt hvor vi kan indtaste antal af svende, da det kan variere.
10 e. Nu skal vi så til at beregne de variable udgifter, her skal vi bruge følgende kolonner: en til beskrivelse, en til anskaffelsesprisen, en til holdbarheden, og en hvor vi får prisen pr time. Når du har lavet disse overskrifter, skal vi indtaste de kendte data. f. Nu skal vi til at regne, vi kender anskaffelses prisen og levetiden hvis vi dividere anskaffelses summen med holdbarheden får vi en pris pr time. Når alle timepriserne er fundet skal vi have en samlet sum for de variable ydelser. g. Nu har vi så alle tallene, og vi skal bare have lagt dem sammen dvs. svende løn, de faste udgifter, de variable udgifter. h. Til sidst skal vi have lagt fortjeneste til, og vi har den pris vi skal have for 1 svende time. Udfakturering Nu er det tid til udfakturering til kunden. 7. Vi skal nu lave en faktura til kunden, den er baseret på alle de tal som vi har på alle de 3 foregående ark. a. Vi skal have et nyt ark. Ved siden af de allerede eksisterende ark, findes et ark med en stjerne på, hvis man klikker på den kommer der et nyt tomt regneark, men det ark vi vil have må gerne have lidt mere farve og smart layout. Excel indeholder en lang række skabeloner til en lang række formål, så vi ser om der ikke er en der passer os. b. Klik på Office knappen i øverste venstre hjørne, og vælg så ny. så kommer denne pop-op frem med skabeloner til et hvert formål, vi skal ned i faktura og finde en der passer til vores formål, når du klikker en enkelt gang kommer der et billede ude i højre side af hvordan regnearket ser ud. Vi kunne jo vælge enkelt faktura.
11 c. Når vi nu har fået dette nye ark, er det startet op i en helt ny fil, så det skal vi have flyttet over til de andre. Bliv i den nye fil og gå så ned i ark fanerne nederst til venstre, vælg her den fane som fakturaen er på, her højreklikker, og vælger flyt eller kopier. Så kommer denne pop-op frem her skal først vælges navnet på hvilken fil den skal flyttes til dernæst hvor den skal stå i rækken, Klik Ok og den er flyttet, og den anden fil er lukket. d. Nu skal vi så have tekst og tal flyttet fra de enkelte sider til fakturaen, vi skulle måske også have lavet 20 % fortjeneste på materialerne. Udskrivning Vi er nu færdig med at lave alle beregninger, men arkene må gerne se ordentlige ud, så vi ser lidt på layout 8. Vi starter med at gå til arket med materialerne, og lave gitterlinjer a. Vi vil gerne have at man kan se cellerne i det område som vi bruger, så derfor marker hele området, derefter skal du have fat i ikonet ang. Rammer det findes i fanebladet startside, klik på pilen ved siden af Vælg nu den ramme der hedder alle kanter, Så vil alle kanter blive synlige når du skriver ud, men det vil være flot hvis den yderste kant er tyk, så nu vælg, tyk yderkant, Hvis det var sket i omvendt rækkefølge, ville alle kanter kommandoen overskrive den tykke kant.
12 b. Ligeledes er det muligt at lave forskellige farver på cellerne. Det vi nu gør, er at farve hver anden linje i en farve så det er nemmere at følge. marker alle cellerne omhandlende Blokhusbrædder, derefter skal du klikke på, pilen ved ikonet udfyldningsfarve, Nu kommer dette pop-op farveskema, her er en mængde farve at vælge imellem, det man skal tænke på, når man vælger farve, er om er der en farveprinter til rådighed, er der ikke det, og det skal printes ud, skal man holde sig til de grå/sorte farver, en anden ting som der skal tænkes på, er hvilken farve er bogstaverne, altså hvor let er det at læse / tyde regnearket hvis man F.eks. bruger røde bogstaver og en næsten tilsvarende rød fyldfarve. Når fyldfarven er valgt og man er tilfreds kan man nu udfylde de resterende linjer, dvs. at du udpeger de resterende celler, ved at markere den første linje, derefter holdes Ctrl. tasten nede mens du udpeger resten af cellerne der skal farves, til sidst gentager du udfyldnings kommandoen og dokumentet ser måske således ud. Færdiggør nu de andre ark og print den ud God fornøjelse.