Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 29. oktober 2014. Kl. 17.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Bent K. Andersen havde forud for mødet givet besked om, at han kommer senere mellem kl. 18 og 18.30. Deltog fra kl. 18.10 under behandlingen af dagsordenens punkt 3. Lars-Peter Melchiorsen deltog fra kl. 18.20 under behandlingen af det første dagsordenspunkt. Der var afbud fra Ulla Toft. 2 Haderslev provsti, revision 2013 Sag: Årsregnskab kirkelige kasser 2013 (1298) Haderslev provsti, revision 2013 SV: revisionsprotokolat - Hammelev SV: Godkendelsesproces - regnskab 2013 - Gram Fole Højrup SV: Dispensation for behandling af revisionsprotokol Vojens kirkekasse Svar til Vedsted MR - behandling af revisors bemærkninger - regnskab 2013 Formanden bød velkommen til revisor Henrik Junker Andersen fra PwC, som deltog i mødet under behandlingen af punkt 2 og 3. Revisor Henrik Junker Andersen gennemgik menighedsrådenes revisionsprotokollater for kirkekassernes årsregnskab 2013. Thyra Bohsen havde også forud for mødet gennemgået det foreliggende materiale og udarbejdet en oversigt over revisionsprotokollaterne, som blev udleveret på mødet. Provstiudvalget godkendte årsregnskaberne med følgende påtegninger: Bevtoft sogns kirkekasse: Vilstrup MR: Ansøgning om udsættelse af frist for behandling af revisors bemærkninger til regnskab 2013 Starup anmoder om udsættelse af aflevering Svar: Revisionsprotokol - Aastrup- udsættelse vedr. aflevering godkendt sv: Nustrup MR ansøger omudsættelse på indsendelse af revisionen af regnskabet for 2013 Fjelstrup sogns kirkekasse Supplerende bemærkning: PU ønsker en nærmere redegørelse fra MR for det forhold, at kirkekassens frie midler er negative med en saldo på kr. 355.922. Dette med henblik på en afklaring af, hvad der skal til, for at kirkekassens frie midler kan blive kr. 0. Fole sogns kirkekasse: Godkendes under forudsætning af, at tingene bringes i orden. Supplerende bemærkning: Det er afgørende vigtigt, at det skal være tydeligt, at tildelte - men ikke forbrugte anlægsmidler - Else Marie Birk svarer at sagen nu er oplyst til forbliver på anlægssiden som midler til ikke Referat,29-10-2014 Side: 1
orientering for mr. og pu Svar fra revisor: revisionprotokolat for Hammelev kirkekasse Else Marie Birk gør indsigelse mod revisionsbemærkning punkt 7 - lån til sognehus udførte anlægsarbejder. Endvidere skal åbningsbalancen rettes op. Gl. Haderslev sogns kirkekasse: Supplerende bemærkning: PU ønsker en nærmere redegørelse fra MR for det forhold, at kirkekassens frie midler er negative med en saldo på kr. 193.029. Dette med henblik på en afklaring af, hvad der skal til, for at kirkekassens frie midler kan blive kr. 0. Gram sogns kirkekasse: Haderslev vor Frue domsogns kirkekasse: Halk-Grarup sogns kirkekasse: Hammelev sogns kirkekasse: Hjerndrup sogns kirkekasse: Supplerende bemærkning: Det er afgørende vigtigt, at det skal være tydeligt, at tildelte - men ikke forbrugte anlægsmidler - forbliver på anlægssiden som midler til ikke udførte anlægsarbejder. Hoptrup sogns kirkekasse: Godkendes under forudsætning af, at tingene bringes i orden. Supplerende bemærkninger: Det er utilfredsstillende, at revisionen ikke har modtaget lønafstemning pr. 31. december 2013, så der ikke foreligger en revideret bekræftelse på kirkekassens lønudgifter. Det er endvidere afgørende vigtigt, at det skal være tydeligt, at tildelte - men ikke forbrugte anlægsmidler - forbliver på anlægssiden som midler til ikke udførte anlægsarbejder. Der er kommet ny regnskabsfører i Hoptrup. PU noterer sig, at regnskabet 2013 er udarbejdet af den tidligere regnskabsfører. Højrup sogns kirkekasse: Supplerende bemærkning: PU har noteret sig, at kirkekassen råder over frie midler på kr. 744.230. PU er opmærksom på de opgaver, som kirkekassen aktuelt skal finansiere, Referat,29-10-2014 Side: 2
men ønsker en drøftelse af størrelsen af det årligt tildelte ligningsbeløb. Jegerup sogns kirkekasse: Maugstrup sogns kirkekasse: Moltrup-Bjerning sogns kirkekasse: Nustrup sogns kirkekasse: Oksenvad sogns kirkekasse: Godkendes med betænkelighed, idet PU finder det problematisk, at revisor ikke har modtaget det ønskede materiale. Hvad angår den manglende dokumentation for beregningen af momsfradragsprocenten, er der endvidere tale om en gentagelse fra 2012. PU henstiller til, at MR snarest får bragt regnskabet i orden - eventuelt ved hjælp fra revisor. Der sendes et brev til menighedsrådet med formandens og domprovstens underskrift. Skrydstrup sogns kirkekasse: Supplerende bemærkning: PU ønsker en nærmere redegørelse fra MR for det forhold, at kirkekassens frie midler er negative med en saldo på kr. 255.316. Dette med henblik på en afklaring af, hvad der skal til, for at kirkekassens frie midler kan blive kr. 0. Sommersted sogns kirkekasse: Sdr. Starup sogns kirkekasse: Vedsted sogns kirkekasse: Vilstrup sogns kirkekasse: Vojens sogns kirkekasse: Vonsbæk sogns kirkekasse: Referat,29-10-2014 Side: 3
Øsby - Årø sogns kirkekasse: Åstrup kirkekasse: Godkendes under forudsætning af, at tingene bringes i orden. 3 Revisionsprotokollat til PUK årsregnskab 2013 til behandling i PU Sag: PUK 2013 (1026) Revisionsprotokollat til PUK årsregnskab 2013 til behandling i PU Revisionsprotokollat til PUK årsregnskab 2013 blev gennemgået og efterfølgende godkendt af provstiudvalget. Revisor havde konstateret, at det i alle tilfælde, hvor der er udbetalt af 5% midlerne, er sket på baggrund af en ansøgning fra MR og en godkendelse af PU. Revisor bekræftede, at PUs praksis, omkring forvaltningen af 5% midlerne som økonomisk buffer i forlængelse af en stram budgetlægning for kirkekasserne, er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser for anvendelse af 5% midler. På spørgsmål fra Erik Høgh havde PU en principiel drøftelse af PUs anvendelse af midler på egen repræsentationskonto og tilsvarende kirkekassernes engagement i forbindelse med f.eks. præsters runde fødselsdage. Formanden tilkendegav, fødselsdag er en privat sag i offentlig sammenhæng og bør give en kritisk revisionsbemærkning. Med den supplerende bemærkning, at det ikke ødelægger noget, hvis det, der serveres, er kaffe og kringle. 4 Godkendelse af dagsorden Provstiudvalget besluttede at behandle følgende ekstrapunker på mødet: Sag nr. 1404 - Begravelse af ubemidlede behandlet som punkt 17. Sag nr. 1239 - Vedsted sogn vedr. konfirmandlokaler - behandlet som punkt 22. Sag 1311 - Ansøgning fra Vojens MR om 5% midler vedr. ekstraregning for etablering af forplads ved kølerum. Behandlingen af denne sag blev udskudt til næste møde. Herefter blev dagsordenen godkendt. 5 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet. 6 PUK Kvartalsrapport 3-2014 til behandling Sag: PUK 2014 (1324) Gennemgået og godkendt. Referat,29-10-2014 Side: 4
PUK Kvartalsrapport 3-2014 til behandling 7 Oksenvad MR - ansøgning 5%-midler Sag: 5 % midler - ansøgning i 2014 (1311) Oksenvad MR - ansøgning 5%-midler Rensning af orgel 17.500 kr. inkl. moms Ozonlampe kr. 5.640 kr. I alt ansøges om 23.140 kr. 8 Vojens MR ansøger om 5% midler til skitseprojekt Sag: 5 % midler - ansøgning i 2014 (1311) PU bevilgede kr. 23.140 af 5 % midlerne under forudsætning af, at der i kirkekassen ikke er midler til mere end 3 måneders drift. Pengene vil blive overført, når dette er afklaret, og når der til provstikontoret er oplyst, til hvilken konto pengene vil kunne overføres. PU bevilgede kr. 50.000 af 5 % midlerne som ansøgt. Pengene vil blive overført, når det til provstikontoret er oplyst, til hvilken konto pengene vil kunne overføres. Vojens MR ansøger om 5% midler til skitseprojekt Ansøgning om 50.000 kr. til nærmere udarbejdelse af skitseprojekt til den ny parkeringsplads ved kirkegården. 9 Tegninger vedr. ny lagerplads ved Fole kirkegård Sag: Fole kirkegård - ny lagerplads (1218) - Fole Sogn Domprovsten gav en orientering om status i sagen. PU tog orienteringen til efterretning. Tegninger vedr. ny lagerplads ved Fole kirkegård VS: Depot plads ved Fole kirke Fole kirkegård - tegninger sendt til kgl. bygningsinspektør og kirkegårdskonsulent 10 Fjelstrup kirke - renovering af blytag på tårn - varmeanlæg - historisk inventar Sag: Fjelstrup Kirke - renovering (1099) - Fjelstrup Sogn Domprovsten gav en orientering om status i sagen. PU tog orienteringen til efterretning. Fjelstrup kirke - renovering af blytag på tårn - varmeanlæg - historisk inventar Fjelstrup kirke - PU anbefaler godkendelse på baggrund af overslag og beskrivelse af konservatorarbejde 11 Ansøgning til udviklingspuljen fra Fjelstrup MR PU kunne ikke imødekomme ansøgningen, da der er tale om tiltag, der er finansieret over driften af Referat,29-10-2014 Side: 5
MR Sag: Udviklingspuljen 2014 (1262) Ansøgning til udviklingspuljen fra Fjelstrup MR er tale om tiltag, der er finansieret over driften af andre kirkekasser. PU vil dog samtidig gerne tilkendegive, at man finder tiltaget rigtig godt. Såfremt kirkekassen ikke har midler til rådighed, vil PU gerne drøfte dette forhold med MR for om muligt at finde en løsning. 12 VS: Church Explorer - Evaluering og ansøgning Sag: Udviklingspuljen 2014 (1262) VS: Church Explorer - Evaluering og ansøgning Lars-Peter Melchiorsen og domprovsten erklærede sig inhabile i behandlingen af denne sag og forlod mødet under behandlingen. Formanden anbefalede, at ansøgningen imødekommes. Det er nytænkning og det er involverende, og det går på tværs af sognene. Med henvisning til en forventning om at budgettet holder, bevilgede PU kr. 43.000 til formålet. Pengene vil bliver overført, når det til provstikontoret er oplyst til hvilken konto, dette vil kunne ske. 13 Gram og Fole ansøger om tilskud til udvikling af ny stilling med religionspædagogisk indhold m.m. Sag: Udviklingspuljen 2014 (1262) Gram og Fole ansøger om tilskud til udvikling af ny stilling med religionspædagogisk indhold m.m. Erik Høgh erklærede sig inhabil i behandlingen af dette punkt og forlod mødet under behandlingen. PU fandt ikke umiddelbart, at sagen hørte hjemme under udviklingspuljen og valgte at behandle den som en ansøgning om 5 % midler. PU bevilgede kr. 42.500 af 5 % midlerne. PU tager dog det forbehold, at der i de to kirkekasser ikke er driftsmidler til mere end 3 måneders udgifter. Bevillingen er begrundet med, at der ikke på lang sigt er tale om en personaleudvidelse. Pengene vil bliver overført, når det til provstikontoret er oplyst, til hvilken konto dette vil kunne ske. 14 Provstiudvalget anmoder mr. kommer med nærmere begrundelse for fravalg af offentligt udbud Sag: Hammelv kirkekasse (1374) - Hammelev Sogn PU afventer skrivelsen fra MR til KM. Formanden og domprovsten vil behandle sagen, når skrivelsen foreligger fra MR. Provstiudvalget anmoder mr. kommer med nærmere begrundelse for fravalg af offentligt udbud Stiftet præciserer krav til godkendelse af salg uden offentligt udbud 15 Formanden svarer Bevtoft at projektet for PU vurderede, at materialet ikke var fyldestgørende Referat,29-10-2014 Side: 6
urnegravsteder kommer til behandling i oktober Sag: Anlæg af urnegravsteder på Bevtoft kirkegård (1383) - Bevtoft Sogn Formanden svarer Bevtoft at projektet for urnegravsteder kommer til behandling i oktober nok til en behandling. PU vil anmode MR om et afklarende møde om, hvordan man bedst kommer videre i denne sag. Formanden og Arne Rudbeck deltager på PU s vegne. Bevtoft MR anmoder om PU godkendelse til at anlægge nye urnegravsteder 16 Information fra KAG - GIAS pristalsregulering af takster på gravstedsaftaler 2015 Sag: Kirkegårdstakster 2015 - GIAS (1397) PU tog pristalsreguleringen af kirkegårdstaksterne med 0,5% til indeks 130,4 pr. 1. oktober 2014 til efterretning og vil ikke foretage yderligere pristalsregulering. Information fra KAG - GIAS pristalsregulering af takster på gravstedsaftaler 2015 17 Begravelse af ubemidlede - notat fra KM Sag: Begravelse af ubemidlede (1404) - Kirkeministeriet Begravelse af ubemidlede - notat fra KM PU tog skrivelsen fra KM til efterretning og noterede sig, at et gravsted skal stilles gratis til rådighed for ubemidlede, uanset at der i øvrigt måtte blive opkrævet betaling for erhvervelse på kirkegården. Dette gælder også, hvor det er kommunen, der har overtaget boet. 18 VS: Forpagtningskontrakter fra Maugstrup MR Sag: Forpagtningskontrakter fra Maugstrup MR (1398) - Maugstrup Sogn PU godkendte forpagtningskontrakterne. VS: Forpagtningskontrakter fra Maugstrup MR 19 MR formand om, hvad sagen konkret drejer sig om Sag: Kitning af gamle støbejernsvinduer (1396) - Hjerndrup Sogn Domprovsten orienterer om sagen, hvor provstiets bygningskyndige var anmodet om en enkel vejledning. Denne forventes at være givet uden beregning. MR formand om, hvad sagen konkret drejer sig om Anker Ravn Knudsen vil gerne ringes op for råd Kitning Referat,29-10-2014 Side: 7
20 Ansøgning fra domsognet om 5% midlerne - genhusning m.m. vedrørende Klostervænget 1 Sag: 5 % midler - ansøgning i 2014 (1311) Ansøgning fra domsognet om 5% midlerne - genhusning m.m. vedrørende Klostervænget 1 Ingrid Vilslev og domprovsten erklærede sig inhabile i behandlingen af denne sag og forlod mødet under dette punkt. PU bevilgede kr. 176.243,39 af 5 % midlerne som ansøgt. 21 Invitation. Energioptimering i Folkekirken - Temadag i Odense den 27. janauar 2015 Sag: Energioptimering i Folkekirken (1403) Formanden og Bent K. Andersen forventes at deltage. Endelig tilmelding sker med hjælp fra provstikontoret. Invitation. Energioptimering i Folkekirken - Temadag i Odense den 27. janauar 2015 22 VS: Vedsted sogn - rådgivning Sag: Konfirmandlokaler Vedsted - Fælleshuset (Vedsted skole) (1239) - Vedsted Sogn VS: Vedsted sogn - rådgivning Vedsted - konfirmandlokaler i Fælleshuset - fra ST Bent K. Andersen erklærede sig inhabil i behandlingen af denne sag og forlod mødet under dette punkt. PU anmodede dog forinden Bent K. Andersen om nærmere redegørelse vedrørende de enkelte punkter, som bygningskonsulenten havde forholdt sig til i sin redegørelse. Omkring loftshøjden og ventilation vurderes der ikke at være nogen problemer. At MR ønsker at bibeholde foldevæggen, tager PU til efterretning. Før PU kan godkende projektet, skal MR dog forholde sig til bygningskonsulentens bemærkninger om rampen og indgangspartiet. PU ønsker her og nu at tilkendegive, at man ikke vil kunne godkende et indgangsparti med de til bygningen lidet passende søjler. 23 Eventuelt Intet noteret. Referat,29-10-2014 Side: 8
Orientering 24 Godkendt budget 2015 Sag: Budget 2015 - kirkekasser (1295) Godkendt budget 2015 25 Fælles personalekonsulent juli - september 14. Sag: Personalekonsulent - fælles (1111) - Haderslev Stift Fælles personalekonsulent juli - september 14. 26 DKM Faktura 11431 Sag: Provstiets hjemmeside (1204) Bent K. Andersen spurgte ind til afregningen for 2 ekstra mail adresser, der ikke aktivt er i brug. Provstisekretæren oplyste, at der arbejdes på sagen. DKM Faktura 11431 27 Ny arkitekt til Moltrup-Bjerning Sag: Moltrup kirke - varmeanlæg (1209) - Moltrup Sogn Ny arkitekt til Moltrup-Bjerning 28 Moltrup kirke - udskiftning af varmeanlæg/kirkevarme - skimmelsvamp Sag: Kontrol af skimmelsvamp (1395) - Moltrup Sogn Moltrup kirke - udskiftning af varmeanlæg/kirkevarme - skimmelsvamp Mr. spørger hvad der ligger i rammeaftale PU henviser til Dansk bygningsanalyse i Kolding Moltrup kirke - mr. ønsker rådgivning om skimmelsvamp 29 Anfordringsgaranti vedr. forpagtningskontrakt Hans Otto Pedersen - Moltrup Bjerning MR til orientering Sag: To forpagtningskontrakter Moltrup - Bjerning sogn (1382) - Moltrup Sogn Referat,29-10-2014 Side: 9
Orientering Bjerning sogn (1382) - Moltrup Sogn Anfordringsgaranti vedr. forpagtningskontrakt Hans Otto Pedersen - Moltrup Bjerning MR til orientering SV: SV MR omkring to forpagtningskontrakter 30 Vedsted kirkes omgivelser - konfirmandlokaler i Fælleshuset (Vedsted skole) Sag: Konfirmandlokaler Vedsted - Fælleshuset (Vedsted skole) (1239) - Vedsted Sogn Vedsted kirkes omgivelser - konfirmandlokaler i Fælleshuset (Vedsted skole) 31 Bjerning kirkegård - renovering af østdige - stiftet afslutter sagen Sag: Bjerning kirkedige (1304) - Bjerning Sogn Bjerning kirkegård - renovering af østdige - stiftet afslutter sagen 32 Mr. orienterer om kommunens tilladelse Sag: Alternativ varmekilde i Maugstrup præstegård (1355) - Maugstrup Sogn Mr. orienterer om kommunens tilladelse 33 Forpagtningskontrakt - Haderslev Sag: Generelt - forpagtningskontrakter (1362) Forpagtningskontrakt - Haderslev 34 Mr spørger og formanden svarer vedrørende forpagtningskontrakter Sag: Forpagtningskontrakter Højrup sogn (1380) - Højrup Sogn Mr spørger og formanden svarer vedrørende forpagtningskontrakter Referat,29-10-2014 Side: 10
Orientering 35 Bjerning kirkegård - restaurering af kirkegårdslåge Sag: Bjerning kirkegårdslåge restaurering (1385) - Bjerning Sogn Bjerning kirkegård - restaurering af kirkegårdslåge 36 Biskoppen meddeler Kirkeministeriet om sammenlægning af pastorater Sag: Halk - Grarup - Vilstrup pastorat (1386) Biskoppen meddeler Kirkeministeriet om sammenlægning af pastorater Omdannelse af stillingen til en tjenestemandsstilling 37 Kvartalsrapport 1. og 2. kvt. Sag: Kvartalsrapport kirkekasser 2014-2 (1359) Kvartalsrapport 1. og 2. kvt. 38 Kvartalsrapport 2014-3 for hhv. Vonsbæk og Åstrup kirkekasse Sag: Kvartalsrapport kirkekasser 2014-3 (1399) Kvartalsrapport 2014-3 for hhv. Vonsbæk og Åstrup kirkekasse Nustrup og Skrydstrup - kvartalsrapport 2014-3 Hoptrup MR - Kvartalsrapport for 3. kvartal 2014 Fjelstrup - Kvartalsrapport 3-2014 Bevtoft - Kvartalsrapport 3 2014 Referat,29-10-2014 Side: 11
Referat,29-10-2014 Side: 12