Indkøb ansvarlig leverandørstyring

I:\CSR\Koncern dokumenter\, 2011.02.14.doc - 27-04-11 15:59 Der arbejdes aktivt for at skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø for medarbejderne i og samtidig er det intentionen at minimere belastningen af miljøet mest muligt. En del af s arbejde dokumenteres gennem denne redegørelse for CSR, der indgår som en integreret del af forretningsaktiviteterne i og prioriteres højt. Vi har til stadighed fokus på at forbedre vores bæredygtighedsprincipper og arbejder løbende på, at videreudvikle og implementere nye politikker i, til gavn for både medarbejdere, interessenter og det omgivende miljø. Vi tilstræber derfor en åben dialog og kommunikation i hele organisationen og i særdeleshed med vores samarbejdspartnere, for kun i fællesskab kan vi opnå det bedste resultat. Der er gennem årene arbejdet ambitiøst med vores samfundsansvar, men dog stadig med realistiske mål, således at vi fremstår troværdige og hele tiden bevæger os i den rigtige retning. Vi ser på arbejdet med social ansvarlighed, som en løbende proces, hvor vi hele tiden har mulighed for at flytte grænserne og blive bedre til at værne om samfundet. CSR redegørelsen er en af vores muligheder for at kommunikere vores holdninger og belyse vores indsats, samtidig er det med til at styrke vores forretningsaktiviteter ved at tiltrække og fastholde interessenter. I 2010 har vi haft fokus på at forbedre nedennævnte områder, uden dog at være begrænset til disse. Disse fokusområder er blot fællesnævnere på koncernniveau, ud over hvad der er arbejdet med i de respektive selskaber sideløbende hermed. Indkøb ansvarlig leverandørstyring Det er vigtigt for os, at vi selv gør en positiv forskel i relation til at skabe en bæredygtig udvikling, men uden hensyntagen til den belastning af miljøet som ligger i forsyningskæden, har det kun begrænset effekt. Vi vil derfor gøre vores til at sikre, at de produkter vi anvender fremstilles under de rigtige forhold i relation til vores samfundsansvar. Vi har derfor i 2010 arbejdet målrettet på, at sikre grundlaget for en ansvarlig leverandørstyring gennem planlægning af leverandørforholdene og struktureret styring af disse, bl.a. ved revurdering af vores dokumentation for leverandørerklæring til væsentlige og kritiske leverandører og underentreprenører. Indkøb til anlægsopgaver og serviceforpligtelser følger selskabernes respektive indkøbsguides og vi forlanger dokumentation fra leverandører og underentreprenører for deres stillingtagen til bl.a. etiske retningslinjer og socialt ansvar. Såfremt der er leverandører, som ikke lever op til s ambitionsniveau, vil vi arbejde mod at sikre acceptable forhold, disse forhold vil blive stipuleret i tæt samarbejde med leverandøren. En afvikling af samarbejdet kan, som sidste udvej, blive konsekvensen, såfremt leverandøren ikke ønsker at indfri vores krav og forventninger til social ansvarlighed. Side 1 af 9

Sygefravær Introduktion af MedHelp Direktionen besluttede i 2010, at implementere MedHelp i. MedHelp er nordens største leverandør af sygdoms- og sundhedsrådgivning og leverer sundhedsfaglig rådgivning i Sverige, Finland og Danmark. I tilfælde af sygdom eller barn syg skal virksomhedernes medarbejdere kontakte MedHelp s døgnåbne rådgivningscenter for at sygemelde sig. Efter endt sygdomsforløb skal medarbejderen tilsvarende raskmelde sig til MedHelp. Relevante informationer sendes efterfølgende fra MedHelp til udvalgte personer i respektive virksomhed via mail og/eller SMS. Samtlige medarbejdere i MedHelp s rådgivningscenter er erfarne sygeplejersker, som er kompetente til at gå i dialog med medarbejderen om symptomer, sygdom og effektiv behandling. Fordelene for virksomhederne er, gennem forebyggende dialog og effektiv personlig opfølgning, at der skabes et mere trygt og positivt arbejdsmiljø og at få nedbragt sygefraværet. Desuden spares værdifuld tid for ledere og administrativt personale til registrering af sygemeldinger og sygefraværsstatistikker kan genereres øjeblikkeligt i systemet. Muligheden for planlægning forbedres desuden væsentligt gennem en tidlig advisering via mail eller SMS. For medarbejderen er fordelene, at der er mulighed for at sygemelde sig telefonisk døgnet rundt, 365 dage om året, til en erfaren sygeplejerske og samtidig modtage kvalificeret råd og vejledning om behandling, hvis det ønskes. Ordningen tilgodeser ikke alene medarbejderen, men også dennes nærmeste familie i tilfælde af, at der er behov for råd og vejledning om sygdom og symptomer. Dialogen mellem MedHelp og medarbejder er selvfølgelig fortrolig. Samtlige fraværsmeldinger registreres i MedHelp portalen, hvor K&L genererer statistikker over fraværsårsager, som f.eks. muskel- og skeletbesvær, stress, psykiske sygdomme eller fortroligt, hvis medarbejderen ikke ønsker at oplyse om fraværsårsagen. Oplysninger i forhold til medarbejdere behandles fortroligt. Fraværsstatistikken for de seneste tre år fordeler sig som følger: Kemp & Lauritzen A/S: Sygefravær 2008 2009 2010 4,55 3,67 3,16 1,31 1,37 1,28 731 745 729 239 249 227 *) Produktion omfatter alle time- og månedslønnede, herunder faguddannede, specialarbejdere samt smede og lærlinge. Fraværet i perioden har for den samlede personalegruppe i Kemp & Lauritzen A/S været konstant faldende, efter to år med uændret fravær. Udviklingen kan i en vis udstrækning tilskrives konjunkturer, men en betydelig andel skyldes implementeringen af MedHelp. Den øgede fokus på fravær kombineret med faglig og personlig rådgivning til den enkelte medarbejder, har haft en positiv effekt ud over hvad der almindeligvis kunne forventes. Side 2 af 9

L&H-Rørbyg A/S: Sygefravær 2008 2009 2010 4,90 4,20 4,00 1,40 2,30 1,30 224 251 268 74 74 90 *) Produktion omfatter alle time- og månedslønnede, herunder faguddannede, specialarbejdere samt smede og lærlinge. At arbejdsmiljøet har indflydelse på L&H-Rørbyg s sygefravær, ses oftest afspejlet ved ulykkeshændelser. Det har imidlertid vist sig, ved en nærmere undersøgelse, at dette kun er toppen af isbjerget. Således kan det konstateres, at 97% af sygefraværet kan tilskrives egen sygdom. Qua resultatet af undersøgelsen besluttede L&H-Rørbyg i 2009, at skærpe indsatsen overfor arbejdsrelateret sygefravær. L&H-Rørbyg har således planlagt et handlingsforløb og fastlagt en målsætning som skal sikre, at alle selskabets medarbejdere til enhver tid arbejder under forhold, der ikke tilskynder til sygefravær, men fremmer sikkerhed og sundhed. Med fokus på effektiv planlægning og systematisk forebyggelse, er således iværksat en række tiltag, som skal sikre medarbejdernes sundhedstilstand: Personlig sundhedsprofil, som belyser medarbejdernes sundhedsmæssige tilstand, og som samtidig fungerer som et værktøj i relation til sundhedsfremmende tiltag. Øget fokus på det psykiske arbejdsmiljø ved arbejdspladsvurdering Sygefraværssamtaler Kulturmåling Medarbejdersamtaler Løbende uddannelse MedHelp ordning Indsatsen i 2011 bygger på ovenstående tiltag, med en forventet reduktion af arbejdsrelateret sygefravær svarende til 5% årligt. Side 3 af 9

Klimodan A/S: Sygefravær 2008 2009 2010 3,73 3,29 3,41 1,61 2,52 0,38 29 28 24 30 28 20 *) Produktion omfatter alle time- og månedslønnede, herunder faguddannede, specialarbejdere samt smede og lærlinge. I 2010 har Klimodan s opmærksomhed været henledt på, at sikre det psykiske arbejdsmiljø og den fysiske arbejdsproces på en måde, så det ikke belaster medarbejderne unødvendigt med dertil hørende sygefravær. For at sikre at medarbejderne har den bedst mulige rådgivning har vi i 2010 valgt at tilmelde os Medhelp ordningen, dette sikre at alle medarbejder med det samme kan få professionel rådgivning når de melder sig syge. Samtidig sikrer vi, at de får en opfølgning med vejledning i hvorledes sygdommen evt. kan behandles. Dette sker via en opringning fra en sygeplejerske på 3., 8. og 20. dagen, som er en opfølgning for fraværet. Klimodan A/S har i 2010 i samarbejde med arbejdsmiljøkonsulenter udført APV for alle arbejdsgrupper i virksomheden med efterfølgende opfølgning på de kommentarer, som der er indkommet fra medarbejderne. Der er planlagt opfølgning i første kvartal 2011. Ydermere er der i 2010 udført en kulturmåling i Klimodan, hvor alle medarbejdere deltog. Denne måling er gennemført, da Klimodan har sat stort fokus på det psykiske arbejdsmiljø, på tværs af jobfunktionerne. Side 4 af 9

Arbejdsmiljø - Ulykkesfrekvens og fraværsgrad For at sikre sunde og velordnede forhold involveres medarbejderne i udarbejdelse af arbejdspladsvurderinger, hvor arbejdet risikovurderes, prioriteres og behandles på forsvarlig vis. Arbejdet er i alle led planlagt og risikovurderet, således at det kan udføres arbejdsmiljø- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Det er essentielt for os, at medarbejderne forlader arbejdspladsen i samme fysiske og psykiske tilstand, som da de mødte. Vi arbejder løbende og målrettet på at udvikle medarbejdernes kompetencer også når det gælder arbejdsmiljø og sikkerhed. Derfor sikrer vi at medarbejderne, udover lovpligtige uddannelser, overordnet set får en tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion samt den fornødne efteruddannelse, således at de besidder den nødvendige viden og erfaring, der skal til for at udføre den givne arbejdsopgave. Ulykkesstatistikken for de seneste tre år fordeler sig således: Kemp & Lauritzen A/S: Arbejdsmiljø 2008 2009 2010 Antal ulykker 1) 29 30 28 Ulykkesfrekvens 2) 26,7 24,5 24,2 Fraværsgrad 3) 3,1 1,7 2,3 i alt 970 994 956 1) Antal ulykker med fravær udover tilskadekomstdagen 2) Ulykker pr. 1 million arbejdstimer 3) Fraværstimer pr. 1.000 arbejdstimer I Kemp & Lauritzen A/S er det i 2010, som led i handlingsplanen med baggrund i ledelsens evaluering, besluttet at afvikle intern audit i selskabets 28 udførende afdelinger. Disse interne audits omfatter, udover virksomhedens sikkerhedskvalitetsstyringssystem (SKS), også arbejdsmiljø og vil fremadrettet tilsvarende blive efterprøvet i afdelingerne min. en gang årligt. Resultatet vil indgå i ledelsens evaluering, som ligeledes gennemføres min. en gang årligt. Virksomheden sikrer løbende kompetenceudvikling af medarbejdere i hele organisationen, senest har samtlige arbejdsmiljøgrupper bestående af ca. 65 medarbejdere, samt en stor del øvrige medarbejdere deltaget i et kursus i sikker adfærd. Kurset var udformet specielt til virksomheden med afsæt i ulykkesfrekvens, arbejdsmiljørundering, risikovurderinger og registrering af tilløb til arbejdsulykker, hvor der var særlig fokus på sikker adfærd og at få indarbejdet en holdningsændring omkring arbejdsmiljø. Kemp & Lauritzen A/S har valgt at indgå kontrakt med en arbejdsmiljørådgiver, som vi har haft et mangeårigt og tæt samarbejde med. Virksomhedens arbejdsmiljørådgiver deltager blandt andet i arbejdsmiljøudvalgets møder, som udbyder af kurser, herunder førstehjælp og L-AUS (lavspændingsarbejde under spænding). Desuden har vi i forbindelse med større entrepriser på parkeringsanlæg i København, vedligeholdelseskontrakt på storebæltsforbindelsen, Motorring 3 og senest Industriens Hus benyttet os af vores rådgivers ekspertise, i tæt samarbejde med projektledelsen, at gennemføre arbejdsmiljørunderinger. Ovennævnte tiltag er iværksat for at sikre en sikker og sund arbejdsplads for medarbejderne og for at minimere antallet af arbejdsulykker i virksomheden. Kemp & Lauritzen A/S mål om, at reducere antallet af arbejdsskader til under DA s branchegennemsnit er nået for opgørelsen i 2010. Ulykkesstatistikken fra DA angiver, at vi med en ulykkesfrekvens på 24,5 ligger Side 5 af 9

væsentligt under branchegennemsnittet på 29, samt en fraværsgrad på 1,7 mod 8,0 for delbranchen Bygningsinstallation. L&H-Rørbyg A/S: Arbejdsmiljø 2008 2009 2010 Antal ulykker 1) 25 17 12 Ulykkesfrekvens 2) 75,8 45,0 41,0 Fraværsgrad 3) 5,9 3,0 2,5 i alt 298 325 358 1) Antal ulykker med fravær udover tilskadekomstdagen 2) Ulykker pr. 1 million arbejdstimer 3) Fraværstimer pr. 1.000 arbejdstimer L&H Rørbyg s indsats for at sikre vore medarbejders sikkerhed og sundhed har gennem årene altid været højt prioriteret og dybt forankret hos hver enkelt medarbejder. En egenskab som kræver lederskab og vilje til at nå og sætte sig nye mål. Det er derfor helt naturligt at vi i vores virksomhed stiller krav og har forventninger til fortsat forbedringer af arbejdsmiljøet. I L&H Rørbyg er arbejdet med løbende forbedringer, nøglen til sikre arbejdspladser og tryghed for familien. Således igangsatte vi i 2009 projekt Sikker Adfærd, som over en 3-årig periode skal bringe os på højde med de bedste i branchen. Projekt Sikker Adfærd tager udgangspunkt i den enkelte medarbejder og dennes adfærd til forebyggelse af utilsigtet hændelser. Alle medarbejde har således positivt - gennemført denne uddannelse og har efterfølgende givet udtryk for, at være godt rustet til opgaverne. I 2010 blev projekt Sikker Adfærd tilført yderlige et sæt byggestene i form af, koncept for løbende uddannelse, kriseberedskab og krav til leverandørers arbejdsmiljø. Implementering forventes påbegyndt 2. kvartal 2011. L&H Rørbyg accepterer ikke ulykker, hvilket vores målsætning og vilje til forbedringer også afspejler. Fra 2008-2010 har vi således formået, at reducere ulykkesfrekvensen med 46% og fraværsgraden med 57%. For yderlig at sætte fokus på arbejdsmiljøet, har vi styrket vores organisation og oprettet en stilling som arbejdsmiljøkoordinator. Koordinatorens rolle er, at koordinere den samlede indsats for et forbedret arbejdsmiljø i L&H Rørbyg. Indsatsen i 2011 bygger på følgende målsætningen: At reducerer ulykkesfrekvensen og fraværsgraden til under Dansk Arbejdsgiverforenings ulykkesstatistik. At recertificere vores afdeling i Fredericia iht. OHSAS 18001. At implementere OHSAS 18001 i vores Odense afdeling med henblik på certificering. Side 6 af 9

Klimodan A/S: Arbejdsmiljø 2008 2009 2010 Antal ulykker 1) 0 1 1 Ulykkesfrekvens 2) 0 26,0 33,7 Fraværsgrad 3) 0 3,1 2,2 i alt 59 56 44 1) Antal ulykker med fravær udover tilskadekomstdagen 2) Ulykker pr. 1 million arbejdstimer 3) Fraværstimer pr. 1.000 arbejdstimer Klimodan A/S har i 2010 for at prioritere arbejdsmiljø højt, valgt at samle arbejdsmiljøgrupper i en overordnet gruppe på landsplan, som skal sikre at vi opnår den højst mulige standard af arbejdsmiljø i Klimodan. Samtidig sikre vi at der sker størst mulig opsamling af erfaringer på tværs af afdelinger samt at man kan udnytte og ensrette de kompetencer som der oparbejdes i de forskellige afdelinger. Klimodan A/S har sideløbende med de aktiviteter der sker i arbejdsmiljøgruppen haft fokus på nogle specifikke områder bl.a. klassificering af værktøj og sikkerhedsudstyr. Løbende arbejdsmiljøkurser for vores medarbejder som er relaterede til de specifikke arbejdsområder. Da arbejdsmiljø er os meget magtpåliggende, har vi grundet at vi samarbejder med mange underleverandør på vores entrepriser valgt at ligge stor vægt på at de lever op til de samme høje krav til arbejdsmiljø, som vi selv stiler efter. Dette har givet udslag i at man ved indgåelse af kontrakter på arbejdsopgaver har en gennemgang med underleverandør med stor opmærksomhed på vores forventninger ang. arbejdsmiljø og sikkerhed. Ligesom den øvrige koncern er vores mål selvfølgelig at reducere antallet af arbejdsskader og sikre en sund og velfungerende arbejdsplads for medarbejderne. Side 7 af 9

Code of Conduct (CoC) Koncernen har i 2010 introduceret medarbejderne for de etiske retningslinjer, som ledelsen forventer at der ageres efter. Således at vi som koncern fremstår som en troværdig og ansvarsbevidst samarbejdspartner, i relation til vores samfundsansvar. Det er vigtigt for os at sikre, at s Code of Conduct når ud til medarbejderne, da det er de værdier og standarder som direktionen gerne vil have at medarbejderne lever op til, når de repræsenterer. Koncernens CoC bygger på hensyn til menneskerettigheder, miljø, diskrimination, arbejdsmiljø, forretningsprincipper og interessekonflikter. Koncernen overholder til hver en tid gældende love, regler, internationale konventioner og relevante anbefalinger fra internationale organisationer, men et af formålene med s Code og Conduct er, at vi alle bidrager med mere end loven foreskriver. Side 8 af 9

CSR redegørelse 2012 Koncernen vil i 2011 fokusere på, at gennemgå og tydeliggøre personalepolitikker og ajourføre disse og i nødvendigt omfang udarbejde nye. Desuden vil der fortsat være opmærksomhed på, at minimere sygefraværet og ulykkesfrekvensen. Statistikker for både sygefravær, ulykkesfrekvens og fraværsgrad vil blive udarbejdet for 2011. Selskaberne vil hver især fokusere på de typer af arbejdsulykker som udgør en øget risiko eller som er højest repræsenteret og forsøge at minimere disse til det ønskede niveau. Procedurer for affaldshåndtering vil blive revideret, således at vi forhåbentligt kan reducere mængden af affald, sikre en bedre kildesortering og sørge for at farligt affald bortskaffes på forsvarlig vis. Ydermere vil vi undersøge om s udtjente elektronik, som f.eks. mobiltelefoner, pc ere, skærme mv. kan finde genanvendelse evt. gennem institutioner eller hjælpeorganisationer, således at disse doneres til velgørenhed. Desuden vil vi have fokus på miljøhensyn ved indkøb af produkter, som f.eks. kontormaskiner, materiel mv. Det er i - helt i tråd med den lagte strategi og de øvrige igangsatte tiltag besluttet, fortsat at have fokus på uddannelse af nøglemedarbejdere, denne gang - ligesom i 2009/2010 - med et kursus for afdelingschefer/-ledere samt projekt- og entrepriseledere. Derudover afvikles en kursusrække for administrative medarbejdere, omhandlende personlig udvikling. Kurserne vil sætte fokus på følgende områder: Personlig udvikling: Hvordan motiverer du dig selv og dine medarbejdere, lederens rolle og adfærd m.m. Salg og salgstræning: Vision, strategi, afdækning af behov m.m. Budskabsformidling: Formidling, holdninger, effektiv kommunikation m.m. Kurserne afvikles i tæt samarbejde med en ekstern samarbejdspartner, der besidder den nødvendige knowhow. Side 9 af 9