REGION SJÆLLAND OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT ADRESSE COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kongens Lyngby TLF +45 56 40 00 00 FA +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk FORSLAG TIL OPGAVEBESKRIVELSE 1 Baggrund Region Sjælland (RS) har i marts 2013 besluttet at forberede et projekt om Parkér og Rejs i Region Sjælland. RS har indtil videre kun ganske kortfattet skitseret formål og mulige aktiviteter. RS har derfor bedt COWI assistere med at uddybe og konkretisere projektet med et forslag til en projektbeskrivelse. Dette notat udgør COWIs resultat af opgaven, der er udarbejdet i tæt samarbejde og dialog med regionen. 2 Indledning Parkér og Rejs anlæg indgår i Trængselskommissionens idékatalog, som er offentliggjort i februar 2013. Trængselskommissionen peger på, at sådanne anlæg er specielt relevante i forhold til Region Sjælland og peger samtidig på, at ansvaret for sådanne anlæg ikke er præcist organisatorisk placeret. Parkér og Rejs er anlæg og faciliteter, som er indrettet og forbeholdt til parkering af bil eller cykel i tilknytning til en rejse med kollektiv trafik. I Danmark findes ganske vist mange p-pladser ved især stationer, men Parkér og Rejs endnu ikke udnyttet systematisk som en sammenhængende, planlagt og integreret del af den kollektive trafik og dermed findes heller ikke samlet videns opsamling om erfaringer. Imidlertid er det et af de virkemidler, som kan øge tilgængeligheden til den kollektive trafik. Herved øges mobiliteten for regionens borgere, og samtidig fremmes mere miljøvenlige og trængselsdæmpende transportformer. Parkér og Rejs er særligt relevant for borgerne i Region Sjælland, hvor mange ikke bor i umiddelbar nærhed til en station, allerede har mindst en bil, og hvor pendlingsafstandene er de længste i Danmark. Samtidig pendler en del til hovedstadsområdet, hvor der er trængselsproblemer for biltrafikken. PROJEKTNR. A-040922 DOKUMENTNR. A-040922-02 VERSION 4 UDGIVELSESDATO 3. juni 2013 UDARBEJDET hgr KONTROLLERET jach GODKENDT hgr
2/11 OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT 3 Det overordnede formål er, at Projektet skal danne grundlag for, at der etableres Parkér og Rejs faciliteter i Region Sjælland og, at disse udnyttes optimalt. Projektets formål kan konkretiseres i følgende delmål: Relevante aktører for realisering af Parker og Rejs faciliteter skal inddrages aktivt i projektet Koncept for organisering, finansiering og markedsføring af Parkér og Rejs faciliteter efter projektets afslutning skal sikres Koncept for Parkér og Rejs afprøves på to konkrete lokaliteter. 4 Overordnet projekttilgang Projektet behandles som et samlet program i tre dele: Del 1: Koncept for Parker og Rejs (indhentede erfaringer, organiserings- og finansieringsformer, behovsvurderinger, potentialer, mulige koncepter, udpegning af forslag til konkrete lokaliseringer mv.) Del 2: Konkrete projekter (re konkrete projekter med principforslag til funktioner, udformning, potentialevurdering mv.) Del 3: Forslag til strategi for Parkér og Rejs i Region Sjælland (koncept, lokaliseringsstrategi, udformningsstrategi, potentialevurderinger, nytte- og omkostningsvurderinger, organisering, finansiering mv.). Programmet tænkes organiseret med en styregruppe, hvor Region Sjælland kan tage formandskabet og en programledelse ligeledes med Region Sjælland som ansvarlig. Programledelsen vil få ansvaret for at gennemføre projekterne i Del 1 og Del 3, mens ledelsen af de konkrete projekter i Del 2 aftales med de involverede kommuner. Programledelsen vil stå for opsamling af erfaringer på tværs af de to konkrete projekter i Del 2. Flere parter har allerede udtrykt interesse for at deltage (DSB, Vejdirektoratet, Trafikstyrelsen, Movia samt Roskilde, Køge og Vordingborg kommuner). Flere parter vil kunne inddrages). Parterne vil som led i en igangsætning drøfte og aftale en endelig projektbeskrivelse. Desuden er det vigtigt at inddrage øvrige interessenter, der kan bidrage med faglig viden, interesse i fremtidige samarbejder om Parker og Rejs anlæg, lovgivningsmæssige aspekter mv. (f.eks. alle kommuner i RS, developere for større byudviklingsprojekter ved stationer, private p-plads operatører, læreanstalter, pendlerklubber, cyklistforbund mv.) Det samlede program skal munde ud i konkrete resultater, som RS og de relevante parter kan benytte som grundlag for at drøfte, og måske efterfølgende nå til enig-
OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT 3/11 hed om, en samlet strategi og for at drøfte igangsætning af konkrete Parker og Rejs anlæg. Hver af de tre dele forventes at omfatte en række aktiviteter, der beskrives i det følgende. 4.1 Del 1, Koncept for Parkér og Rejs Del 1 vil rumme følgende hovedaktiviteter: Opsamling af erfaringer om Parkér og Rejs Undersøgelse af behov og potentialer for Parkér og Rejs i Region Sjælland Forslag til koncept for Parkér og Rejs i Region Sjælland. 4.1.1 Opsamling af erfaringer om Parkér og Rejs Systematisk brug af Parkér og Rejs i sammenhæng med det kollektive trafiksystem kendes fra en række udvalgte regioner i udlandet, mens der i Danmark kun er enkelte forsøg og derfor ingen systematiske opsamlinger af viden (fra Hovedstadsområdet findes enkelte evalueringer, men af relativ gammel dato). et med denne aktivitet er at få et overblik over muligheder og begrænsninger til inspiration for at foreslå koncepter for Parker og Rejs i Region Sjælland. Der indsamles erfaringer fra Danmark og andre lande med brug af følgende kilder: Dialog med danske nøglepersoner, herunder interessenter i projektet Internettet Opfølgning på udvalgte eksempler (forventet minimum 5 regioner) med telefonsamtaler, e-mails mv. Evt. besøg i 1-3 regioner sammen med partnerne i projektet (kan evt. gennemføres som en særlig efterfølgende aktivitet). Indsamlingen vil omfatte nøgleparametre, som vurderes vigtige for især at drøfte opstilling af koncepter i de næste aktiviteter: Omfang og karakter (antal p-pladser til hhv. cykler og biler, kollektiv trafikruter, oplandsstørrelse, integration med kollektiv trafik udbud mv.) Lokalisering (opland, sammenhæng med kollektivt net og byfunktioner) Udformning (indhold af servicefunktioner, kvalitetsniveauer mv.) Vejvisning og anden brug af ITS Organisering (nødvendige / vigtige deltagere) Budgetter og finansiering (anlæg og drift) Markedsføring, herunder integration med andre transporttilbud Metoder for og erfaringer med potentiale- og behovsvurderinger Særlige pointer ved planlægning og start (faldgruber, succeshistorier mv.). De indhentede erfaringer drøftes mellem potentielle interessenter og på baggrund heraf opsummeres vigtige nøgleparametre, kriterier for succes, sammenhæng mel-
4/11 OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT lem typer / størrelser af anlæg og deres funktioner / serviceudbud mv., som kan benyttes i de følgende aktiviteter. erne fra denne aktivitet afrapporteres i et særskilt notat. Konsulenten og den daglige programledelse varetager aktiviteten i dialog med øvrige aktører, som forventes allerede at have viden. Ved opstart drøftes oplæg til indhold med en nedsat styregruppe. I sidste del af aktiviteten afholdes seminar / workshop med relevante interessenter. Det kan som en option indgå at arrangere studiebesøg for projektets partnere til 1 3 relevante regioner i Europa. Arbejdsdelingen for arrangement af studiebesøg aftales særskilt. 4.1.2 Undersøgelse af behov og potentialer for Parkér og Rejs i Region Sjælland Etablering af Parkér og Rejs anlæg kan potentielt erstatte nogle bilrejser med kollektiv rejser. Imidlertid er der ingen systematiske danske erfaringer med eller viden om, hvor stort potentialet er. et med denne aktivitet er at skabe en viden om behov og potentialer for Parkér og Rejs anlæg i Region Sjælland. Aktiviteten gennemføres med udgangspunkt i de indhentede erfaringer fra den foregående aktivitet samt ud fra indsamling af viden om transport og øvrige relevante forhold i Region Sjælland. Følgende forventes at indgå i aktiviteten: Opstilling af metode for vurdering af behov og potentiale, hvor erfaringer fra tidligere projekter anvendes, hvor det vurderes hensigtsmæssigt. Indsamling af data om nuværende og fremtidige forhold i Region Sjælland. Følgende forventes at skulle indgå, men afklaring sker som led i projektet: Statistik om transportvaner for bosatte i og pendlere til Region Sjælland Statistik om antal passagerer til og fra stationer og vigtige regionale busstoppesteder i Region Sjælland Foreløbig udpegning af lokaliteter med potentialer (nu eller i fremtiden med påtænkt byudvikling, vejudbygninger mv.) for Parkér og Rejs faciliteter (f.eks. knudepunkter mellem vej / bane, ved stationer, ved større busstoppesteder mv.) Prognoser for fremtidige transportmønstre i regionen også under hensyn til større byudviklingsprojekter Særskilt vidensindsamling om nuværende Parkér og Rejs brugere
OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT 5/11 Særskilt vidensindsamling om holdninger til Parkér og Rejs ved gennemførelse af en borgerundersøgelse i de relevante områder i Region Sjælland. Interviews eller workshop med interessenter om forventninger, barrierer, forretningspotentialer mv. Vurdering af behov og potentialer ud fra opstillet metode og dataindsamling. Vurderingen af behov og potentialer forventes at skulle omfatte følgende: Skøn over potentielt maksimalt antal brugere (potentiel maksimal efterspørgsel) til Parkér og Rejs anlæg baseret på transportmønstre og fordelt på geografiske oplande, lokaliteter samt transportformer (cykel / bil og tog / bus) Skøn over realistisk omfang af brugere i 3 4 udbygnings scenarier, der adskiller sig væsentligt i f.eks. antal p-pladser, lokalisering og satsning på bil / cykel og tog / bus). Dvs. en mere pragmatisk samlet vurdering af efterspørgsel og udbud. Vurdering af aktørers interesse og villighed til at indgå i partnerskaber om Parkér og Rejs faciliteter. erne fra denne aktivitet afrapporteres i et særskilt notat. Konsulenten og den daglige programledelse varetager aktiviteten i dialog med øvrige aktører. Ved opstart drøftes oplæg til indhold med en nedsat styregruppe. I løbet af aktiviteten afholdes seminar / workshop med relevante interessenter. Det forventes, at parterne kan stille en stor del af de relevante data og statistik til rådighed. 4.1.3 Forslag til koncept for Parkér og Rejs i Region Sjælland Flere steder i udlandet findes Parkér og Rejs anlæg, som er planlagt, organiseret og drevet ud fra en fælles strategi. et med denne aktivitet er for Region Sjælland at foreslå et Parkér og Rejs koncept, som kan blive en fælles ramme for relevante aktører og partnere for fremtidige initiativer på området. Et væsentligt element i denne aktivitet er at få skabt en fælles forståelse for Parkér og Rejs blandt alle potentielle interessenter og et mere fast funderet enighed blandt de potentielle partnere, som skal bidrage aktivt til at planlægge, igangsætte og drive anlæg.
6/11 OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT Følgende forventes at indgå: Udarbejdelse af oplæg om koncept til drøftelse på seminarer / workshops Invitation til samt oplæg på workshop / seminar for en bred vifte af interessenter om Parkér og Rejs baseret på resultaterne fra de foregående aktiviteter Efterfølgende mindre workshop blandt potentielle partnere, der skal inddrages aktivt i realiseringen Udarbejdelse af samlet forslag til koncept. Konceptforslaget forventes at skulle tage stilling til i hvert fald følgende emner: Organisering og finansiering af regionalt samarbejde om Parkér og Rejs Mulige typer af Parkér og Rejs anlæg (biler / cykler samt bus / tog) Omfang af fremtidigt udbud (stillingtagen til optimal udnyttelse med mindst mulig konkurrence mellem nye faciliteter for at tiltrække potentielle brugere) Kriterier for lokalisering af mulige anlæg (f.eks. regionale afvejninger og samlokalisering med andre byfunktioner) Kriterier for servicefunktioner ved anlæg afhængig af andre parametre som f.eks. størrelse, placering i byområde, kollektivt trafikudbud, type af anlæg osv. Markedsføring integreret med andre transporttilbud. For det første foreligger en bredt forankret viden om Parkér og Rejs hos en vifte af interessenter. For det andet foreligger et forslag til koncept, som der blandt en mindre gruppe af potentielle partnere er enighed om at arbejde videre med. Konsulenten har sammen med den daglige programledelse ansvaret for at varetage interessentinddragelsen og udarbejde beslutningsoplæg for de potentielle partnere. 4.2 Del 2, Konkrete projekter Del 2 vil rumme følgende hovedaktiviteter: Projekt i kommune A Projekt i kommune B Projekt for et mindre anlæg. et af hvert projekt skal aftales med de involverede kommuner for at afspejle hvert områdes særlige forhold. Det forventes, at projekterne skal udføres som treselvstændige sideløbende aktiviteter. I det samlede projekts interesse skal der aftales fælles rammer jf. drøftelser af
OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT 7/11 koncept. Det forventes desuden, at hvert projekt får egen styregruppe, projektgruppe mv., hvor repræsentanter for det samlede program deltager i styregrupper. Hvert projekt skal selv opstille et mere præcist arbejdsprogram og projektbeskrivelse, som man kan forestille sig kommenteret og godkendt i styregruppe for det overordnede projekt. I projekterne indbygges krav om rapportering mv. til det overordnede projekt - både løbende rapportering og koordinering, men også en afrapportering ved afslutningen af projektet. Neden for beskrives forventet indhold for de tre projekter. Foreløbig forventes samme indhold, og derfor er der kun én beskrivelse. 4.2.1 Projektparadigme for hvert af de konkrete projekter En række afklaringer og problemstillinger i udvikling af et koncept opstår først, når tingene skal afprøves i praksis. Ligeledes er det vigtigt at opnå konkrete resultater så hurtigt som muligt for at fastholde interessen fra relevante aktører. et med denne aktivitet er derfor både at afprøve konceptet og at starte med at realisere Parkér og Rejs tilbud. Projektet for hver lokalitet vil omfatte følgende: Opstilling af projektorganisation med relevante parter Konkretisering af behov og potentiale fundet i Del 1 ud fra mere detaljerede data, hvis dette vurderes muligt eller nødvendigt for den konkrete lokalitet Beskrivelse af relevant indhold (omfang og elementer) i Parkér og Rejs anlægget i interaktion med tanker fra det overordnede koncept Udarbejdelse af 2-3 principforslag inkl. skitser for anlægget samt budgetoverslag. Som udgangspunkt forventes, at det kun bliver på principforslagsniveau, men det kan afhængigt af den konkrete situation evt. videreføres til mere præcise dispositionsforslag, der så kan danne udgangspunkt for projektering og udbud af anlæg). Drøftelse om organisering og eventuel finansiering af anlægget og dets drift Potentialevurdering sat i forhold til omkostninger Forslag til implementeringsplan (f.eks. udbudsdokumenter, forretningsplan, gensidige aftaler, tidsplan mv.). Aktiviteten munder ud i et samlet forslag, der beskriver anlæggets omfang, elementer, principskitser, budget, forslag til finansiering og implementeringsplan.
8/11 OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT De involverede kommuner skal have en fremtrædende rolle i projektet for at sikre en kommunal opbakning og forankring. Den konkrete organisering og udmøntning aftales med kommunen. Det forventes, at der engageres konsulent(er) til hvert projekt, og at disse bistår de involverede parter med at gennemføre projektet. 4.2.2 Opsamling af erfaringer fra konkrete projekter Erfaringerne fra de to projekter vil kunne gavne formuleringen af strategiforslag samt være til nytte for kommende forslag til etablering af faciliteter. et med denne aktivitet er at sikre og formidle en erfaringsopsamling. Erfaringsopsamlingen gennemføres med følgende elementer: Interviews af involverede parter i hvert projekt Evt. fokusgruppeinterviews med de involverede parter og øvrige potentielle interessenter Gennemgang af materiale udarbejdet i projektet. Fokus i erfaringsopsamlingen vil være på positive, negative og interessante forhold, der kan benyttes i det fortsatte arbejde inden for i hvert fald følgende emner: Arbejdsproces Organisering Budgetter, finansiering og forretningsmodeller Behov og potentialer Funktioner og indretning Der udarbejdes en rapport med erfaringsopsamlingen. Aktiviteten gennemføres af konsulent og den daglige programledelse med aktiv involvering af parterne. 4.3 Del 3, Forslag til Parkér og Rejs strategi i Region Sjælland Programmet forberedes blandt andet for at parterne mod afslutningen kan drøfte og måske nå til enighed om en fælles strategi for Parker og Rejs. Den følgende aktivitet beskriver, hvordan sådanne drøftelser kan gennemføres. Projektet vil slutte efter ca. et års indsats. For at sikre en fortsættelse af initiativer om Parkér og Rejs er det vigtigt at afslutte projektet med aktiviteter, der sikrer fort-
OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT 9/11 sættelse og forankring hos de relevante parter. et med denne aktivitet er at udarbejde et forslag til en Parkér og Rejs strategi, der kan bringes til beslutning hos relevante parter. På baggrund af erfaringerne fra blandt andet de to tre kommuneprojekter samt arbejdet med konceptforslag udarbejdes forslag til en samlet strategi, der forventes at samle op på emner som: Baggrund og formål Vigtige aktører Potentiale for Parkér og Rejs faciliteter Organisering af samarbejde Finansiering / forretningsmodel Etapeplan Nytte- og omkostningsvurdering. Der udarbejdes et samlet forslag, der efterfølgende kan benyttes af hver af de potentielt involverede parter som oplæg til beslutning for direktion / politisk udvalg. Konsulent og den daglige programledelse udarbejder oplæg og drøfter med styregruppen. 5 Tidsplan I figuren nedenfor er vist en foreløbig tidsplan for gennemførelse af projektet baseret på, at projektet er skitseret til at forløbe over 12 måneder. Det er forudsat, at Region Sjælland har godkendt projektbeskrivelse og udbudt konsulentydelserne inden den viste tidsplan starter.
10/11 OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Del 1 Opsamling af erfaringer Behov og potentialer i Region Sjælland Forslag til koncept Del 2 Projekt i kommune A Projekt i kommune B Projekt for et mindre anlæg Opsamling fra projekter Del 3 Forslag til Parkér og Rejs strategi Milepæle Kontrakt med konsulent(er) Aftale om projekter i kommuner Seminar / workshop om erfaringer, behov og potentialer Seminar om koncept Vedtaget konceptforslag i styregruppe Implementeringsplan for de to projekter Vedtaget strategiforslag i styregruppe 6 Organisering, projektdeltagere og interessenter Programmet tænkes organiseret med en styregruppe, hvor Region Sjælland har formandskabet, og hvor et udvalg af kommunerne samt nøgleaktører (f.eks. DSB, Trafikstyrelsen, Vejdirektoratet og Movia) har sæde. Region Sjælland har den daglige programledelse, hvortil der forventes tilknyttet en konsulent. Den endelige organisering aftales som led i aftaler om den endelige projektbeskrivelse. Projekterne i de tre kommuner forventes ligeledes gennemført med en styregruppe, hvor hver kommune og Region Sjælland deltager i styregruppen. Øvrige deltagere drøftes afhængig af projektets konkrete karakter. Hver kommune har den daglige projektledelse, hvortil der forventes tilknyttet konsulenter. Der afholdes månedlige koordineringsmøder mellem programledelsen og hvert af de to projekter. Tidligt i processen foreslås inviteret en bred kreds af interessenter, der inddrages som beskrevet under de enkelte aktiviteter.
OPGAVEBESKRIVELSE FOR PARKÉR & REJS PROJEKT 11/11 7 Budget og finansiering Budget Programmet er skitseret med delprojekter, som kun er foreløbig defineret. Det er derfor kun muligt at skitsere et foreløbigt budget. For de konkrete projekter i Del 2 vil budgettet afhænge af de enkelte områders type og størrelse, eksisterende forhold samt det projektniveau, der aftales. I nedenstående bud er det forventet, at der udarbejdes 2-3 principforslag med tilhørende overslagspriser. I det følgende er illustreret en budgetskitse, der kan benyttes som udgangspunkt for drøftelser mellem parterne. Ressourceforbruget for parterne er et skøn over minimumsindsats. Som forudsætning gælder, at programmet varer et kalenderår. Manduger Ekstern konsulent Region Sjælland Øvrige parter Programledelse 22 11 - Del 1 - Opsamling af erfaringer 5 1 2 - Behov og potentialer 6 1 4 - Forslag til koncept 2 1 2 Del 2 - Projekt A 15 1 12 - Projekt B 15 1 12 - Projekt C 15 1 12 - Opsamling 5 1 2 Del 3 -Forslag til strategi 2 1 2 De beskrevne manduger til eksterne konsulenter vil sandsynligvis svare til et budget på ca. 2,9 mio. kr. ekskl. moms. Hertil skal lægges budget til workshops, arrangementer, trykning og andre løbende projektudgifter, som Region Sjælland skønner til ca. 300.000 kr. De interne manduger fra Region Sjælland og parterne er ikke indeholdt i ovenstående budgetoverslag. Finansiering Finansieringen af programmet og eventuel efterfølgende realisering af anlæg er stadig til drøftelse. Den interne medfinansiering fra deltagende parter skal drøftes ligesom der kan afsøges mulig medfinansiering fra andre eksterne kilder (fonde, puljer mv.). Som udgangspunkt forventes det, at alle deltagende parter i programmet bidrager med arbejdskraft og levering af egne data mv.