Kursus-arbejdsgruppe møde den 8. september 2011 på sekretariatet. REFERAT Godkendt Deltagere: Inge, Jens, John, Dorthe, Lone og Mette (referent) Indledning Ina deltog i dette ene punkt med det budskab, at det med etableringen af konference-grupperingen nu er medlemmerne af gruppen, der bestemmer over budgetter og aktiviteter og at arbejdsgruppen/den kommende styregruppe, derfor i højre grad vil stå for skud overfor medlemmerne. John bad indtrængende om at arbejdet med materialer og markedsføring af moedelokaler.dk kommer op i gear. Gruppen besluttede at tid og ressourcer skal benyttes på at skabe værdi for de, der er tilmeldt og ikke på at skaffe nye medlemmer til gruppen. Budgetstatus 2011 De konference-certificeredes egenbetalingen er på kr. 122.500 og det giver et samlet budget i 2011 på kr. 245.000. Dette budget blev fremlagt på ERFA mødet den 3.maj 2011 og her fremkom (jfr. referatet) følgende ønsker til disponering af de midler, der fortsat var frie: Højeste prioritet: Færdiggørelse af websiden www.moedelokaler.dk Markedsføring af websiden, herunder SEO af websiden Opfølgning overfor de 185 mødekøbere, som vi har email på fra MØDEDAGEN Aftale med fotograf, herunder liste med krav til billederne Erfamøde i efteråret Andet Opfølgning overfor de øvrige 800 mødekøbere, som deltog på Mødedagen Fælles print materiale og som pdf., som kan benyttes til at sælge hinanden og til messerne Deltagelse på kursusmesse i efteråret 2011 På baggrund af disse ønsker har Kursus-arbejdsgruppen disponeret budgettet for 2011 således: Aktiviteter konference-gruppen 2011 Budget Erfamøde 3. oktober 2011 14.000 Mødedagen + materialer marts 2011 42.000 Udvikling microsite: moedelokaler.dk 50.000 Nyt printmateriale til messerne 45.000 Mette/Danhostel 19.09.11 1
Adwords 10.000 Fotograf ud til alle 84.000 Mødeomkostninger SUM 245.000 Opfølgning overfor deltagerne på MØDEDAGEN er prioriteret, men kræver ikke noget budget. Mødelokaler.dk (2011) Status pr. 8. sep.11 360 grader video / fotograf (2011) Printmaterialer (2011) Status på moedelokaler.dk viser at 7 hostels mangler at få opdateret priser og informationer på trods af tre påmindelser pr. e-mail. Sekretariatet tager nu fat i disse 7 pr. telefon for at få websiden bragt i orden. Gruppen understregede at alle i forbindelse med tilmeldingen til certificeringen har forpligtet sig til at deltage AKTIVT i samarbejdet og dette skal tages alvorligt. Hvis ikke der indenfor et døgn efter opringningen finder en opdatering sted, så fjernes dette hostel. Action: Opringning og opdatering ellers fjernes hostel Gruppen drøftede oplægget omkring 360 grader video. Behovet er i høj grad still billeder, som kan benyttes i print materialet og på websider. Gruppen var derfor stemt for at hyre en fotograf, som kunne tage rundt til alle de certificerede og tage en række forud definerede billeder. Det blev besluttet at sekretariatet indgår en aftale med en fotograf og tilrettelægger fotografens tur rundt. Forslaget om 360 graders video blev således afvist. Konsekvens: Der afsættes 84.000 kr. i budgettet (2011), svarende til ca. 3000 kr. pr. medlem af konference-gruppen. Action: Aftale med fotograf og gennemførelse i efterår 2011 Omslag/katalog Dette skal bruges i forbindelse med messen i foråret 2012 og skal samle de A4 sider, som hvert medlem bidrager med. Der tages tilbud på hhv. 500 og 1000 stk. Skabelon Der udarbejdes en skabelon med plads til billeder og tekst, som skal udfyldes af hvert hostel. Denne lægges som PDF på moedelokaler.dk, og kan desuden printes af hvert hostel til eget brug. Disse PDF sider printes først samlet i forbindelse med messen i foråret 2012. Visitkort/postkort For at gøre eksisterende gæster på medlemmernes hostels opmærksom på moedelokaler.dk udarbejdes et postkort (M65 eller lign.), hvor en del kan fungere som postkort. Budskabet er moedelokaler.dk og de fordele, der er i at vælge et hostel, der er medlem her. Evt. inkl. RQ kode til deltagelse i en konkurrence under forudsætning af sign-up. Der tages tilbud på 5.000 og 10.000 stk. postkort. Grafiker Disse printprodukter skal have et ensartet grafiske udtryk og det blev besluttet at løse opgaven hos en ekstern grafiker. Mette/Danhostel 19.09.11 2
Konsekvens: Der afsættes i budget 2011 kr. 45.000 til layout og produktion. Action: Find grafiker og brief på opgaverne overfor. Mail til kunder (2011) Fra MØDEDAGEN Adwords og SEO (2011) ERFA møde 3. oktober 2011 E-mail med link til moedelokaler.dk sendes i to versioner, én til de mødekøbere der besøgte standen på messen i foråret og én til alle de mødekøbere, der deltog på messen. Action: Når websiden er opdateret sendes mail. Der oprettes en adwords-kampagne med to annoncetekster: én med et priseksempel og én uden et priseksempel. Dette vises tilfældigt. Sekretariatet varetager SEO af siden og skal have fokus på dette. Konsekvens: Det afsættes i budget 2011 kr. 10.000 til køb af adwords. Action: Opsæt adwordskampagne Tidspunktet blev fastlagt til kl. 10.00 16.00. Da mange punkter skal drøftes, vil der ikke være en ekstern oplægsholder. Punkter til dagsordenen: 1. Indledning: - status på 2011 aktiviteter - budgetramme 2012 /drøftelse af egenbetaling - aktiviteter 2012 2. Workshop omkring tre emner: A. Kontrakt og dialog med mødekøber, herunder mersalg B. Afbestillingsregler C. Krav til catering og de bløde værdier som værtskab 3. Valg af styregruppe 4. Skiltning af rum og værelser drøftelse af oplæg 5. De kommende ERFA møder, antal, sted og form 6. Ideer og forslag (herunder Hvordan kan vi øge salget af hinandens produkter? ) Konsekvens: Der er afsat kr. 14.000 i budget 2011 til afholdes af ERFA mødet. Action: Mail til alle med dagsorden Budget (2012) Kursus-arbejdsgruppen drøftede på mødet det forventede budgetniveau for 2012. Niveauet afhænger af deltagernes egenbetaling, idet Danhostel supplerer med et tilsvarende beløb. Det endelige budgetniveau besluttes på mødet den 3. oktober 2011 i Kolding. Gruppen tog udgangspunkt i samme egenbetaling som i 2011 og en forventet tilgang af fem nye hostels, hvilket giver et samlet budget på kr. 300.000. Aktiviteter Konference-gruppen 2012 Budget 2xErfamøde 25.000 Mette/Danhostel 19.09.11 3
Mødemesse + materialer 45.000 Microsite, hosting mm 10.000 Skilte vedr. certificering 10.000 Adwords 50.000 Annoncering on- og offline 60.000 Lokal annoncering 60.000 Andet 30.000 Mødeomkostninger 10.000 SUM 300.000 De angivne aktiviteter til 2012 er nærmere beskrevet i det følgende. Disse drøftet og besluttes endeligt på mødet den 5. oktober i Kolding. ERFA møder (2012) Messe (2012) MØDEDAGEN 2012 Skilte (2012) Vedr. certificering Viden-deling blandt gruppens medlemmer er en hjørnesten i samarbejdet og derfor anbefaler kursus-arbejdsgruppen, at der er to ERFA møder i 2012. Det ene møde kunne lægges i forlængelse af MØDEDAGEN. Kursus-arbejdsgruppen anbefaler, at der er deltagelse på messen MØDEDAGEN, som finder sted den 1. marts 2012 i København. Ud fra erfaringerne fra deltagelsen i 2011 bør det besluttes at: - standarealet skal være mindre end i 2011 (end 24 m2) - standpersonale der er AKTIVT opsøgende - fælles salgsmaterialet for alle certificerede - flere engageret i opbygning og nedtagning Kursus-arbejdsgruppen slog fast at certificeringen er lavet for at vejlede kursuskøberne. Der påligger derfor medlemmerne af Konference-grupperingen et oplysningsarbejde, der sikre at mødekøber og mødeleder ved, hvilke lokaler og værelser, der er certificerede. Det anbefales at fremme denne oplysning således: Skilte udenfor hvert lokale Følgende ordlyd skal fremgå ved indgangen til alle mødelokaler: Dette lokale er certificeret til konference brug eller Dette lokale er ikke certificeret til konference brug. Det betyder at ALLE lokaler skal forsynes med en tekst. Skilte vedr. værelser For så vidt angår værelserne, så er det kun de certificerede værelser som skal bære ordlyden: Dette værelser er certificeret til konference brug. Denne tekst skal være opsat inde i værelset. For skiltning til lokaler og værelser tilbyder Danhostel et standard skilt, men egne skilte er helt i orden. Skiltning i receptionen Der udarbejdes et officielt udseende diplom, som placeres synligt i receptionen og som angiver hvor mange lokaler og hvor mange værelser, der er certificerede på dette hostel. Diplomet printes i farver i en god kvalitet til at sætte i en skifteramme og Mette/Danhostel 19.09.11 4
sendes fra sekretariatet til det enkelte hostel. Annoncering (2012) Lokalannoncering (2012) Andet Mødedatoer For at nå ud med budskabet om www.moedelokaler.dk til en bredere kreds af mødekøbere anbefales det at afsætte midler til annoncering on-og offline overfor mødekøberne. Særligt dagsmøder har en vigtigt lokal/regional målgruppe. For at fremme markedsføringen overfor denne gruppe anbefales det at afsætte et beløb til tilskud til lokalannoncering. Det tilbydes en skabelon for disse annoncer, som kan anvendes lokalt. Action: Sekretariatet igangsætter indsamling af antallet af dagskursister. Næste - og sidste - møde i kursus-arbejdsgruppen er søndag den 2. oktober 2011 kl. 18.00 i Kolding. ERFA gruppemøde mandag den 3. oktober 2011 kl. 10.00 16.00 på Danhostel Kolding. Mette/Danhostel 19.09.11 5