Udbud af rådgivning i forbindelse med bygningssyn og byggeri samt bygherrerådgivning Delaftale 1 Kontraktbilag 1 inkl. underbilag 1a-1e Kravspecifikation vedrørende Asien og Australien, New Zealand samt Nord-, Mellemog Sydamerika
Vejledning til Rådgiver : Bilaget skal ikke udfyldes eller på anden måde besvares af Rådgiver. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 2 af 9
1 INDLEDNING Delaftale 1, som denne kravspecifikation vedrører, omfatter bygningssyn og anden teknisk rådgivning og bistand samt bygherrerådgivning vedrørende Udenrigsministeriets (herefter Klientens) statsejede ejendomme i Asien, Australien og New Zealand samt i Nord-, Mellem- og Sydamerika. De projekter, der er genstand for rådgivningsydelserne omfattet af dette udbud, kan variere meget i omfang og kan bl.a. vedrøre bygningssyn, drift og vedligehold af bygninger, små eller større reparationer samt rådgivning vedrørende dele af eller alle byggeriets faser. Rammekontrakten omhandler bl.a. følgende ydelser: Bygningssyn og vedligeholdelsesplan Indledende rådgivning herunder idéoplæg og byggeprogram Rådgivning i forbindelse med projekteringsledelse og projektering Rådgivning i forbindelse med udførelse, byggeledelse og tilsyn Bygherrerådgivning Anden teknisk rådgivning og bistand Det er forventningen, at Rammekontrakten hovedsageligt vil blive anvendt på rådgiverydelser vedrørende projekter op til 15 mio. kr. Rammekontrakten kan dog også finde anvendelse på projekter over dette beløb. Kravene til ydelserne fremgår af ydelsesbeskrivelsen nedenfor i pkt. 2 og af Ydelsesbeskrivelser 2012 om Byggeri og Planlægning (herefter YB 2012) og Ydelsesbeskrivelser 2013 om Bygherrerådgivning (herefter YB 2013). Begge ydelsesbeskrivelser er udarbejdet af Foreningen af Rådgivende Ingeniører (FRI) og Danske Arkitekt Virksomheder (DANSKE ARK). For nærværende har Klienten statsejede ejendomme i følgende hovedstæder: a. Bangkok, Thailand b. Canberra, Australien c. New Delhi, Indien d. Seoul, Sydkorea e. Buenos Aires, Argentina f. Mexico, Mexico g. New York, USA De enkelte ejendomme er beskrevet nedenfor i pkt. 3. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 3 af 9
2 YDELSESBESKRIVELSE Rammekontrakten finder anvendelse på teknisk rådgivning og bistand inden for bygge- og anlægsområdet samt andre projekter, hvor der er brug for teknisk rådgivning og bistand. Ydelserne i Rammekontrakten relaterer sig således blandt andet til : Bygningssyn og vedligeholdelsesplaner (YB2012) Indledende rådgivning, idéoplæg og byggeprogram (YB2012) Rådgivning i forbindelse med projekteringsledelse og projektering (YB2012) Rådgivning i forbindelse med udførelse, byggeledelse og tilsyn (YB2012) Bygherrerådgivning (YB2013) Anden teknisk rådgivning og bistand Rådgiverydelserne kan bl.a. vedrøre Klientens nye byggerier, til- og ombygninger, ændring i en ejendoms funktionalitet, gennemgribende vedligeholdelsesarbejder og moderniseringer. Rådgiver kan blive inddraget i gennemførelse af lokale udbud så vel som forhandling, valg af lokale rådgivere, aftaleindgåelse og kvalitetssikring. Opgaverne vil typisk skulle udføres i et samarbejde mellem Rådgiveren og Klienten samt Klientens lokale rådgivere og eventuelt lokale entreprenører. Ofte vil Rådgiver i samme bygge- og anlægsprojekt skulle fungere som bygherrerådgiver (typisk i forhold til Klientens lokale rådgiver og/eller entreprenør) og som rådgiver på en eller flere ydelser, som beskrevet i YB2012. Rådgiveren/bygherrerådgiveren skal kunne levere dansk rådgivning i den forstand, at Rådgiveren skal kunne sikre overholdelse af danske myndighedskrav og dansk lovgivning, samt normer og god rådgivningskik i Danmark, således som reglerne, mv. foreligger ved Leveringskontraktens underskrivelse og senere. Rådgiver kan også få til opgave at påse, at lokale rådgivere som udgangspunkt overholder danske myndighedskrav. Et projekt kan indeholde både danske og udenlandske myndighedskrav. I disse tilfælde skal Rådgiveren tillige være forberedt på at arbejde med de pågældende udenlandske krav og lovgivning. Rådgiveren skal kunne operere inden for en bred arkitektonisk spændvidde og skal blandt andet kunne påse, at de projekterende lokale rådgivere og eventuelt udførende lokale entreprenører udfører de udbedte ydelser i henhold til deres rådgiveraftaler. Ansvarsfordelingen mellem Rådgiveren og de lokale rådgivere fastlægges af Klienten i forbindelse med den konkrete opgave. Klienten tager ved indgåelse af den konkrete Leveringskontrakt stilling til, hvilke ydelser i ydelsesbeskrivelserne, der skal være omfattet af Leveringskontrakten. Klienten har indgået rammekontrakter om teknisk bistand vedrørende sikkerhedstekniske projekter og om IT-konsulentydelser, som finder anvendelse på disse områder. 2.1.Bygningssyn Bygningssyn og vedligeholdelsesplan har til formål at sikre, at bygningernes arkitektoniske, brugsmæssige og tekniske tilstand opretholdes på den økonomisk mest fordelagtige måde. I henhold til Klientens retningslinjer for forvaltning af ejendommene, skal der som udgangspunkt hvert tredje til femte Bilag 1 - Kravspecifikation Side 4 af 9
år gennemføres bygningssyn, samt fastlægges en 3-årig vedligeholdelsesplan. Rådgiveren skal stå for at prissætte den foreslåede vedligeholdelse i samarbejde med lokale rådgivere. Et bygningssyn er naturligt defineret ved behovet for regelmæssig identificering af mangler/skader og for en prisfastsættelse af reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Som udgangspunkt indebærer et regelmæssigt bygningssyn ikke de umiddelbart utilgængelige bygningsdele og heller ikke destruktive undersøgelsesteknikker det regelmæssige syn vil imidlertid kunne indikere behov for en opfølgende og mere dybtgående undersøgelse. Omfanget og dybden af synet vil i øvrigt skulle stå i proportion med bl.a. ejendommens størrelse, værdi og anvendelse. Vedligeholdelsesplanen skal indeholde en prioriteret rækkefølge af de vedligeholdelsesarbejder, der bør iværksættes inden for en treårig periode. Rådgiveren skal gennemføre bygningssyn af statsejede ejendomme i henhold til Klientens Vejledning for Bygningssyn (vedlagt som underbilag 1a) samt Klientens til enhver tid gældende paradigmer på området. De aktuelt gældende paradigmer består af tre standardskemaer, som udfyldes af Rådgiveren i samråd mellem repræsentationen og en lokal rådgiver/håndværker. De tre standardskemaer, der foreligger i dansk og engelsk version er følgende: 1. Oversigtsark for hver statsejendom (vedlagt som underbilag 1b) udfyldes af Rådgiveren på baggrund af ejendomsdata udleveret af Klienten, med en række grundoplysninger og sammenfattende udgiftsoplysninger fra Rådgiverens rapporteringsark. 2. Rapporteringsark for udvendigt bygningssyn (vedlagt som underbilag 1.c) - udfyldes af Rådgiveren for hver større fritstående bygning på grunden. 3. Rapporteringsark for indvendigt bygningssyn (vedlagt som underbilag 1.d) udfyldes af Rådgiveren for hver større fritstående bygning på grunden. Eventuelt udfyldes flere ark for én bygning, hvor bygningen arealmæssigt er opdelt i flere funktioner, som må antages at have forskellige vedligeholdelsesmæssige implikationer for bygningen. Bygningssynet omfatter terrænforhold, bygningsmæssige forhold og installationsmæssige forhold, herunder også integreret kunstnerisk udsmykning. Med terrænforhold menes indgangs- og udgangspartier samt forhold vedrørende have, terrasse og atriumgårde i det omfang, disse udgør en integreret del af de statsejede ejendomme. Landskabsplanlægning samt ydelser relateret til større udearealer er ikke omfattet af rammekontrakten. Rådgiverens ydelser omfatter forberedende arbejder til bygningssynet, gennemførelse af bygningssyn, samt efterfølgende udarbejdelse af synsrapport med prisoverslag, der afspejler det lokale niveau, hvorfor overslag skal udarbejdes ved inddragelse af lokale rådgivere/håndværkere. Rapporten skal desuden indeholde opsummerende notat og relevant billeddokumentation samt tegningsmateriale i form af oversigtstegninger. Rådgiveren skal efterfølgende være til rådighed for en gennemgang af rapporterne med Klienten. 2.2. Rådgivning i forbindelse med byggeri og bygherrerådgivning Bilag 1 - Kravspecifikation Side 5 af 9
Med rådgivning i forbindelse med byggeri og bygherrerådgivning forudses Klienten at have behov for bl.a. indledende rådgivning i form af idéoplæg og byggeprogram, projekteringsledelse og projektering, rådgivning i forbindelse med udførelse, byggeledelse og tilsyn samt for bygherrerådgivning. YB 2012 og YB 2013 finder anvendelse ved indgåelse af Leveringskontrakter. Klienten tager ved indgåelse af Leveringskontrakt stilling til, hvilke ydelser i ydelsesbeskrivelserne, der skal være omfattet af Leveringskontrakten. Alt tegningsmateriale, herunder bl.a. skitseforslag skal leveres som pdf og som dwg/autocad 2013. I relation til kancellier skal Rådgiveren sikre og påse, at der arbejdes inden for rammerne af Klientens kravspecifikation for indretning af kancelli, Programme of Requirements (PoR) fra 2015. Samtlige opgaver skal kunne udføres i tæt samarbejde med Klienten, repræsentationerne samt lokale rådgivere og evt. lokale entreprenører. 2.3. Rådgivning i forbindelse med projekter relateret til Klientens lejede ejendomme (Option) Som option skal Klienten kunne købe teknisk rådgivning og bistand samt bygherrerådgivning i forbindelse med projekter relateret til Klientens lejede ejendomme i regionerne dækket af denne delaftale. Der er for indeværende i alt 55 lejede ejendomme i regionerne omfattet af nærværende, kontraktbilag 1. 2.4 Klientens ydelser I forbindelse med bygningssyn vil Klienten udlevere al relevant materiale, herunder blandt andet: - Skabelon for oversigtsark, se underbilag 1b. - Paradigmer for udvendigt og indvendigt bygningssyn, vedlagt som underbilag 1c og 1d. - Oplysninger om indberettede synselemener fra den pågældende repræsentation. - Forrige bygningssynsrapport. - Evt. tegnings- og fotomateriale over bygninger. - Repræsentationsspecifikke sikkerhedsinstrukser. I forbindelse med Rådgivning i forbindelse med byggeri samt bygherrerådgivning vil Klienten udlevere relevant materiale, herunder blandt andet: - Skriftligt materiale med oplæg til opgaven, om påtænkte overvejelser/baggrund. - Oplæg til funktionalitetskrav. - Evt. tegnings- og fotomateriale over bygninger. - Kravspecifikation for indretning af kancelli jf. Programme of Requirements (PoR) fra 2015. - Paradigme for byggesags rapport (budget-og regnskabsdokumentation), vedlagt som underbilag 1.e. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 6 af 9
Klienten forbeholder sig ret til at ændre de nævnte skabeloner og paradigmer. 3 BESKRIVELSE AF DE ENKELTSTÅENDE BYGNINGER OG KOMPOUNDS 3.1.Bangkok 3.1.1 Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Kompounden omfatter 2 bygninger - kancelli og chefbolig. Bygningsår: 1900 og erhvervet af den danske stat i 1955. Kvm: Grunden er på i alt 11.997 m2. Kancelliet er 997 m2 og chefboligen er 450 m2. 3.1.2 Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn af bygningskomplekset fandt sted i oktober 2015. Næste bygningssyn er tentativt fastsat til 2020. 3.2. Canberra 3.2.1 Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Bygningsår: Kancelliet er en fritliggende bygning. Bygningen ligger på samme grund som det norske kancelli. Grunden er leaset af den australske stat. Eventuelle opgaver omfatter kun det danske kancelli. 1985 - bygningen opført af den danske stat. Kvm.: Grunden er på 2.413 m2. og kancelliet 276 m2. 3.2.2 Forventet bygningssyn Et lokalt bygningssyn fandt sted i 2006/2007. Næste bygningssyn er tentativt fastsat til 2017. 3.3 New Delhi 3.3.1 Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Chefboligen er en 2 etagers villa Bygningsår: 1940 - erhvervet af den danske stat i 1992 Kvm: Grunden er 3.689 m2, og boligen 1.067 m2. Øvrig bebyggelse inkl. garage er 285 m2. 3.3.2 Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i august 2015. Næste bygningssyn er tentativt fastsat til 2019. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 7 af 9
3.3.3 Øvrige oplysninger Et nyt statsejet kancelli med tilhørende medarbejderboliger er under opførelse. 3.4 Seoul 3.4.1 Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Chefboligen er en villa. Bygnings år: 2006, erhvervet af den danske stat i 2009. Kvm: Grunden 1.012 m2 og boligen 625 m2. 3.4.2 Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i september 2014. Næste bygningssyn er tentativt fastsat til 2018. 3.5 Buenos Aires 3.5.1 Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Kancelliet er beliggende på 9. etage i en kontorejendom Bygningsår: 1962, erhvervet af den danske stat i 1962. Kvm: 289 m2. 3.5.2 Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i oktober 2011. Næste bygningssyn er tentativt fastsat til 2017. 3.6 Mexico 3.6.1 Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Kancelliet er en ejendom på to etager. Chefboligen er en 3 etagers villa. Bygningsår: Kancelliet er bygget i 1960, erhvervet af den danske stat i 1982. Chefboligen er bygget i 1953, erhvervet af den danske stat i 1966. Kvm: Kancelliet: 304 m2. Grund 300 m2 Chefboligen: 740 m2. Grund 1425 m2, 3.6.2 Forventet bygningssyn Seneste bygningssyn fandt sted i juni 2015. Næste bygningssyn er tentativt fastsat til 2020. Bilag 1 - Kravspecifikation Side 8 af 9
3.7 New York 3.7.1 Beskrivelse af bygning Beskrivelse: Chefboligen er en lejlighed på 9. etage Bygningsår: Ejendommen er fra 1900, og lejligheden er erhvervet af den danske stat i 1968. Kvm: 300 m2 3.7.2 Forventet bygningssyn Næste bygningssyn er tentativt fastsat til 2018. 4 SPROG Medarbejdere i medarbejderkategori A og B (jf. Kontraktbilag 2) skal kunne kommunikere ubesværet på dansk og engelsk, inklusiv fagengelsk i skrift og tale om opgaven med Klienten og med de tilknyttede lokale rådgivere/entreprenører. Bygningssynene gennemføres på engelsk og al skriftlig tilbagemelding til Klienten vil som udgangspunkt skulle ske på engelsk. -0- Bilag 1 - Kravspecifikation Side 9 af 9