Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Tilmeldingsinterface på website... 4 Holdoversigt... 4 Data i holdvisning... 4 Søgefunktion... 4 Login funktion til medlemmer... 5 Validering og håndtering af login... 5 Validering af medlemsdata... 5 Tilmeldingsformularer... 5 Pre sæson tilmelding uddybet... 6 Medlemsstamdata ved formularer... 6 Betaling... 7 Bekræftelse... 7 Statusside... 7 Ventelister... 7 Administrationssystem... 8 Systemstatus/forside... 8 Holdadministration... 8 Holdoversigt... 9 Holdtyper... 9 Hold... 9 Sæson... 9 Lokationer... 9 SMS notifikationer... 9 Medlemsadministration... 10 Søgning... 10 Medlemsoversigt... 10 Bekræftelse af tilmeldinger... 10 Medlemsstamdata... 10 Datasynkronisering og eksport... 11 Importer fra Foreningspakken... 11 Eksporter til Foreningspakken... 11 Eksport til brevfletning... 11 Logbog... 11 Dataeksportlogbog... 11 Medlemshåndteringslogbog... 11 Brugerstyring... 11 Overbygning ift. andre foreninger... 12 GI40Hermes Medlemssystem 3
Udvidelsesmuligheder... 12 Integration med website... 12 Opsætning i website... 12 Drift... 12 Tilmeldingsinterface på website Her beskrives hvorledes medlemstilmelding og medlemsservices integreres i websitet Holdoversigt Den primære forskel er mellem den skitserede version og den eksisterende er, at alle holdtyper og de enkelte hold herunder altid vises. Man skal således ikke klikke frem og tilbage mellem holdliste og hold for at se beskrivelse og informationer om de enkelte hold. Listen over generelle hold på websitet vil indeholde følgende funktionalitet: Oversigt over alle hold i alfabetisk rækkefølge med ikon for hvert hold. Fold ud beskrivelse af holdet. Meningen er at man skal blive på samme side og ikke klikke frem og tilbage som i den eksisterende løsning Beskrivelsen af holdtyper vil indeholde: Hvad lære jeg, forudsætninger, aldersgruppe, trænernavn. Ved hvert hold vises link til Info og tilmelding Data i holdvisning Følgende data vises: Holdnummer. Holdnavn Dag Fra tidspunkt Til tidspunkt Bassin (hvor foregår det) Pris Ledige pladser Tilmeld/andre muligheder Noter til holdvisning De hold der ingen ledige pladser har vil være fadet ud. Skal dog være med på listen så de besøgende kan se at holdet eksistere. Sorteringsmuligheder: Vis alle hold og Vis ledige hold I stedet for andre muligheder, skal venteliste benævnes som Venteliste På bassin vil der være et link til adresseinformation samt et kort(googlemap). Søgefunktion I toppen af holdlister og holdvisning findes der en samlet søgefunktion, som de besøgende kan benytte til at finde de hold der passer deres behov. GI40Hermes Medlemssystem 4
Søgefunktionen vil indeholde følgende søgemuligheder: Børn/voksne (evt. barnets alder/aldersgrupper) (Trænings niveau. Nybegynder/øvet) Lokation/bassin Holdgruppe (ex.blæksprutter) Holdnummer. Login funktion til medlemmer For at identificere eksisterende medlemmer implementeres der en medlemsloginfunktion. Via denne, kan de enkelte medlemmer logge ind og benytte følgende funktioner. Redigering/validering af stamdata Tilmelding til hold Afmelding fra hold Oversigt over hold og ventelistetilknytninger Validering og håndtering af login Til login benytter medlemmer deres medlemsnummer samt en af følgende yderligere oplysninger e mailadresse, telefonnummer eller fødselsdato. Medlemmet vil have følgende muligheder for at fremskaffe medlemsnummer, hvis de har mistet nummeret: Se medlemsnummer på indbetalingskort Det illustreres hvor på seneste indbetalingskort medlemmet kan finde sit medlemsnummer. Send medlemsnummer via SMS Hvis medlemmet har registreret mobiltelefonnummer vil de kunne modtage medlemsnummeret ved at indtaste deres mobiltelefonnummer. Hvis der er tilknuyttet flere medlemsnumre til samme telefonnummer sendes alle de tilknyttede numre i SMS beskeden. Send medlemsnummer via E mail Hvis medlemmet har registreret e mail adresse vil de kunne modtage medlemsnummeret ved at indtaste deres e mail adresse. Hvis der er tilknuyttet flere medlemsnumre til samme e mail adresse sendes alle de tilknyttede numre i e mailen Henvendelse til kontoret Hvis alt andet fejler, kan medlemmet kontakte kontoret og herefter då hjælp til at fremskaffe medlemsnummer. Validering af medlemsdata For hver gang et medlem tilmelder sig et hold, vil medlemmet blive bedt om at validere deres egne stamdata. Herved sikres det, at medlemmets oplysninger så vidt muligt er opdaterede. Tilmeldingsformularer Tilmelding foregår via en samlet funktion. Denne indeholder følgende tre varianter af medlemsregistrering: GI40Hermes Medlemssystem 5
1. Pre sæson tilmelding, eksisterende Tilmeldingsformular for personer der var medlem foregående sæson og dermed er berettiget til første runde af tilmelding. (se yderligere herom under Pre sæson tilmelding uddybet ) 2. Nyoprettelse Tilmeldingsformular for personer der ikke tidligere har været registreret som medlem. Denne registreringsform åbner først efter en angiven skæringsdato og vil være aktiv hele sæsonen. 3. Mid sæson registrering Tilmeldingsformular for eksisterende medlemmer, der ønsker at tilmelde sig til flere hold i løbet af sæsonen. Pre sæson tilmelding uddybet Før sæsonstart kommunikeres det i juni måned via et sæsonopstartsbrev til alle tidligere medlemmer, at tilmelding for den kommende sæson er åben. Sæsonopstartsbrevet sendes via e mail, hvis e mail adresse er registreret under det enkelte medlem. Hvis e mail adresse ikke er registreres, sendes sæsonopstartsbrevet via normal post. Brevet informerer medlemmet om at registrering til den kommende sæson er åben, og at registrering kan ske via www.gi40hermes.dk. I sæsonopstartsbrevet angives medlemsnummer tydeligt, så medlemmer let kan forlænge deres medlemskab/tilmelding(er). Til brevudsendelser angives både medlemsnummer og det telefonnummer der er registreret under det enkelte medlem, så medlemmet har tilstrækkelige oplysninger til at kunne gennemføre første login, hvor de efterfølgende kan indtaste korrekte oplysninger. Medlemsstamdata ved formularer Medlemsdata ved medlemsformularer: (Data markeret med * vil være obligatoriske) Medlemsnummer*(for eksisterende medlemmer) Navn * Forældres navn Adresse * Postnummer * By * E mail * Telefon * Mobiltelefon Køn* Fødselsdato* (Vælge dato via dropdown i formatet DDMMYYYY) Hold (Holdnr + holdnavn udfyldes autimatisk alt efter hvilket hold der er klikket tilmeld ud for) Nyhedsbrev Navigation: (Send forespørgsel/afbryd tilmelding) Info ang. Tilmeldingsgebyr på 50, GI40Hermes Medlemssystem 6
Betaling Efter registrering sendes medlemmet til en betalingsside. Her kan medlemmet vælge at betale via kreditkort eller indbetalingskort. Hvis kreditkort vælges sendes medlemmet videre til kreditkortbetaling, som håndteres via QuickPay betalingsgatewayen. Ved gennemført betaling registreres betaling på medlemmets profil. Her skal det afklares hvorledes info om gennemført betaling rapporteres/registreres fra medlemssystemet til foreningspakken. Bekræftelse Efter endt tilmelding vises bekræftelse for det potentielle medlem. Tilmed sendes der en bekræftelses email til den indtastede adresse. Statusside Her vises tilmeldingsliste for alle hold. Statussiden vil erstatte de nuværende lister med PDF filer. Listerne vil således indeholde alle hold med fold ind/ud på deltagere, så det er let at tjekke om tilmeldinger er bekræftet. Ventelister Under de enkelte hold i statuslisten vil personer der står på venteliste være at finde. GI40Hermes Medlemssystem 7
Administrationssystem Til let daglig administration af hold, medlemmer, ventelister og datasynkronisering opbygges der et selvstændigt administrationssystem for GI40Hermes. De enkelte elementer af administrationssystemet er beskrevet i det følgende. Systemstatus/forside Efter login i medlemssystemet bliver man som administrator/burger præsenteret for en forside indeholdende aktuel samlet systemstatus. Denne status indeholder følgende informationer: Antal ubehandlede tilmeldinger Antal ubehandlede venteliste forespørgsler Manuel tilmelding(til håndtering af indkomne tilmeldinger via telefon) Filer til synkronisering med Foreningspakken o Hvis der ikke er nye filer til synkronisering, vil tidspunkt for seneste synkronisering blot blive vist. Logbog over seneste fem handlinger i medlemssystemet Holdadministration Hold og tilmeldinger er indekseret efter holdtyper med følgende struktur Holdoversigt o Holdtype Eksempel Søanemonerne Hold Eksempel: Fredag kl. 15:00 Tilmeldte liste over medlemmer Venteliste liste over medlemmer GI40Hermes Medlemssystem 8
Holdoversigt Her vises en samlet liste/oversigt samt status over alle hold. Følgende informationer vises i listen: Holdtype(Vises med typenavn) Holdnummer Lokation(bassin) Afviklingstidspunkt Antal tilmeldte(vises med pladser/tilmeldte. Eksempel: 15/13) Antal på venteliste Status, viser om holdet er åbent for tilmeldinger eller om det er skjult. Navigation ved hvert hold o Ret hold o Deltagerliste o Luk for tilmelding Navigation: Funktion til oprettelse af hold findes i forbindelse med holdlisten. Sortering: I holdlisten er der mulighed for at sortere på holdnummer, holdnavn, lokation, antal tilmeldte og antal på venteliste. Holdtyper Under dette område styres de informationer om det enkelte hold, der præsenteres på websitet: Typenavn, beskrivelse, foto osv. Hold Under det enkelte hold kan holdtype, tidspunkt samt yderligere holdinformationer ændres/angives. Baseret på holdnummer vises antal tilmeldte i foreningspakken samt antal tilmeldte i medlemssystemet. Under hvert hold vises liste over medlemmer der er tilmeldt holdet, samt liste over medlemmer der er på venteliste. Disse lister vises baseret på den aktive sæson samt seneste dataopdatering fra Foreningspakken. Ud for hvert medlem findes link medlemsdata. Sæson Alle tilmeldinger tilknyttes en sæson. Dette benyttes til at håndtere hvornår den enkelte brugers tilmelding er gældende, samt til eventuel senere implementering af historik over tilmeldinger. Til sæsoner er der tilknyttet en titel samt et datointerval for den enkelte sæson. Lokationer Til håndtering af adresseinfo, åbningstider og kort for de forskellige bassiner implementeres der en administrations sektion hvori dette kan indtastes. Herunder med placering af lokationer på kort. SMS notifikationer Til udsending af notifikationer om diverse ændringer under hvert enkelt hold, tilføjes der SMS notifikation. Det vil her være muligt at indtaste besked på 160 tegn, samt at vælge et eller flere hold der skal modtage SMS beskeden. GI40Hermes Medlemssystem 9
Medlemsadministration Forsiden af medlemsadministrationen består af liste over nye tilmeldinger, manuel tilmelding samt søgefunktion. Søgning Det vil være muligt at søge på følgende medlemsoplysninger: Navn Medlemsnummer E mail adresse Telefonnummer/mobil Fødselsdato Medlemsoversigt Samlet medlemsliste med bladrefunktion. Viser alle medlemmer baseret på tilmeldinger via websitet. Bekræftelse af tilmeldinger Når der synkroniseres mellem Foreningspakken og Medlemssystemet vil synkroniserings håndteringen automatisk sende tilmeldingsbekræftelser ud til de personer der er tilmeldt. Der sendes en bekræftelses email pr. hold medlemmet er tilmeldt. Medlemsstamdata Følgende data registreres om hvert medlem i medlemssystemet: Medlemsnummer for medlemmer der er synkroniserede med Foreningspakken Navn Adresse Postnummer By E mail Fastnettelefon Mobiltelefon Køn Fødselsdato Nyhedsbrevsstatus angivelse af om personen er tilmeldt nyhedsbrev Holdtilknytninger liste over hold medlemmet er tilmeldt Ventelister liste over hold medlemmet er på venteliste til Sæsoner angivelse af hvilke sæsoner medlemmet har været betalende/aktivt Opdateringsdato Dato for seneste opdatering af data fra Foreningspakken GI40Hermes Medlemssystem 10
Datasynkronisering og eksport Importer fra Foreningspakken Til opdatering af medlemmers data og holdtilmeldinger eksporteres der(en gang om dage) en samlet fil med holdtilknytninger. Denne hentes via Foreningspakken via følgende funktion: Standardudtræk Medlemsrapporter Deltagerlister. Marker her Hold og Excel. Tryk herefter print og hent tekstfilen til efterfølgende upload i systemet. Eksporter til Foreningspakken Til eksport til Foreningspakken benyttes samme format som i dag fungerer under www.gi40.dk Eksportliste For hver tilmelding der foretages via websitet genereres der en post til eksportlisten. Eksportlisten består af en eller flere filer, der repræsenterer de enkelte hold, hvor der findes tilmeldinger på. Filerne hentes fra eksportlisten, hvorefter de indlæses i Foreningspakken. Filer fra listen vil blive navngivet på følgende vis: åååå mm dd_tt mm_holdnummer.txt Her er eksempel med Blæksprutte hold der hentes ud den 22 juni om eftermiddagen: 2009 06 22_14 55_4122.txt Holdtilknytning til print For let at kunne se hvilke medlemmer der er tilknyttet de enkelte hold, genereres der en holdtilknytningsliste. Denne kan printes og viser holdnummer samt personnavn, så match let kan laves. Eksport til brevfletning Til at eksportere en samlet medlemsliste implementeres der en generel eksportfunktion. Denne vil eksportere alle stamdata på medlemmer. Tilmed kan følgende filtreringsmuligheder benyttes: Sæson angivelse af hvilken sæson man ønsker at eksportere medlemmer fra. Status ja/nej i forhold til om medlemmet er aktivt(har betalt indenfor den valgte sæson) Eksportformatet vil være tab separeret plaintext, der kan importeres direkte i Excel. Logbog Dataeksportlogbog For at sikre at al historik for dataudtræk og import bibeholdes vil alle filer fra import og eksport i medlemssystemet blive arkiveret i systemet. Filerne kan således altid tilgås når det ønskes. Medlemshåndteringslogbog Til sikring af tilmeldingshistorik oprettes der en tilmeldingslogbog. Denne indeholder information om tilmeldinger samt redigering af brugeroplysninger der foretages i Medlemssystemet. Brugerstyring Til håndtering af adgang til systemet oprettes der et ønsket antal brugere. Disse vil kunne logge ind med et personligt login bestående af e mail adresse og kodeord. Der vil i første omgang ikke blive implementeret GI40Hermes Medlemssystem 11
et decideret brugerhåndteringsmodul, da dette først vil være aktuelt når/hvis systemet skal benyttes til andre foreninger. Overbygning ift. andre foreninger Under opbygningen af systemet vil systemarkitekturen blive udformet, så systemet på sigt kan benyttes af flere foreninger med samme behov. Den egentlige overbygning til administration og integration af flere foreninger vil således være forberedt i strukturen, men den vil først blive udviklet når behovet opstår. Udvidelsesmuligheder Følgende er forslag til senere udvidelsesmuligheder Integration med website Medlemssystemet vil fungere som et selvstændigt system, med egen systemadresse. Systemet vil derfor ikke være afhængigt af selve websitet og Content Management systemet bag websitet. Opsætning i website Medlemssystemets holdlister, tilmelding og statussider vil blive integreret og vist inde i selve websitet, men vil fysisk være placeret under medlemssystemet. Drift Systemet vil blive driftet på et selvstændigt webhotel, hvor både medlemsdel og administrationsdel placeres i drift. GI40Hermes Medlemssystem 12
Bilag 1 struktur for brugerflade på website GI40Hermes Medlemssystem 13