Referat af bestyrelsesmøde nr. 257 i E/F Søllerød Park, onsdag den 19. november 2014 kl. 19.30 Til stede: Tom Bosarp, Bent Rasmussen, Kirsten Rud, Thomas Worm, Warny Munch, Beate Warberg (referent) Afbud: Karin Clausen (sygemeldt) 1) Godkendelse af sidste mødereferat 2) Valg af referent 3) Balance for perioden 1.1-31.10 v/tom 4) Orientering fra Tom (ikke omfattet af udvalgsområderne) 5) Orientering fra udvalgene: a. Beboerkontakt b. Økonomiudvalg c. Bygningsudvalg I. Ny ejendomsforsikring status v. Thomas og Bent II. Varmeforsyning status v. Bent og Tom d. Grønne områder e. Aktivitetsudvalg f. IT/hjemmeside I. Strategi for information til SP beboere, herunder meddelelser fra inspektørerne og hvordan omdelingen skal være fremover. II. Logo og skrifttype g. Ejendomsfunktionærer 6) Orientering fra midlertidige udvalg a. Vaskeri v/bent og Kirsten oplæg sendes ud inden 7) Administrationsaftale vi aftaler det videre forløb 8) Orientering fra bestyrelsesmedlemmer/suppleanter om øvrige opgaver se dropbox Udvalg og opgaver i øvrigt opgaver fordelt mellem bestyrelsesmedlemmer I. Input til bestyrelsens årshjul som aftalt på sidste møde v/alle 9) Forberedelse til GF 2015 I. Vi fordeler opgaver og aftaler deadlines for afslutning II. Udvalg overvejer budget 2015 og 2016 vi aftaler deadline for indstilling 10) Næste møde er aftalt til onsdag d. 17. december kl. 19.30 11) Eventuelt 1
Ad 1. Referat fra sidste møde blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg af referent Beate blev valgt som referent. Ad 3. Balance Tom gennemgik balancen og div. posteringer inkl. forventede udgifter den resterende del af året. Budgettet for 2014 forventes overholdt ved udgangen af 2014. Ad 4. Orientering fra Tom En sælger fra Telenor har kontaktet Tom en del gange med tilbud på en mobilpakkeløsning, som skal gå over ejerforeningen. Sælgeren har dog ikke været i stand til at begrunde, hvorfor ejerforeningen skulle påtage sig en sådan løsning på beboernes vegne. Tom har meddelt Telenor, at man ikke ønsker noget samarbejde. Pulterrum under taget er af brandsikkerhedsmæssige årsager ikke tilladt. I forbindelse med understrygning af et tag, har det vist sig, at en 1. sal-lejlighed har et pulterrum, som en tidligere ejer har bygget. Bestyrelsen diskuterede, hvorvidt der kunne gives dispensation i den konkrete situation og i øvrigt hvis en ejer har købt en lejlighed, hvor der uautoriseret er lavet pulterrum. Der var bred enighed om, at det ville åbne for muligheden for mange andre pulterrum-dispensationer og brandsikkerheden vil umuligt kunne overholdes. Den pågældende beboer er derfor blevet bedt om at tømme og rive væggene i pulterrummet ned. Hvis andre 1. sal-lejligheder har et pulterrum på loftet, skal disse også tages ned. Ad 5. a) Beboerkontakt En beboer har klaget over sin nabos hunds gøen. Bestyrelsen har bedt hundeejeren om at sørge for, at hunden ikke er til gene for andre. Andre naboer har dog tilkendegivet, at de ikke er generet af samme hund. En ældre beboer er under en tur med sin hund blevet verbalt overfaldet af en anden hundelufter med en sort labrador uden snor. Den ældre herre gjorde opmærksom på, at hunde skal i snor i Parken, hvilket fik labrador-ejeren til at eksplodere af raseri og opføre sig meget truende. Bestyrelsen mener, at en sådan opførsel er uacceptabel og skulle i princippet politianmeldes, hvilket dog ikke er sket i dette tilfælde. b) Økonomiudvalg Ikke noget at berette. 2
c) Bygningsudvalg I. Ejendomsforsikring: Byggeudvalget har modtaget et alternativt tilbud fra TopDanmark på bygningsforsikring, som er gældende til den 1. december 2014. Det umiddelbare indtryk er, at denne forsikring vil kunne forsikre ejerforeningen i højere grad end den nuværende. Byggeudvalget fik fuldmagt af resten af bestyrelsen til at vurdere tilbuddet og i givet fald acceptere det. II. Varmeforsyning status: Udkast til aftaler med henholdsvis nuværende leverandør samt Holte Varmeforsyning er sendt til et rådgivende firma, der skal bistå bestyrelsen med at vælge det rigtige tilbud. Bent meddelte, at han ikke har fået nogen aftale i stand med Majbyg vedr. tilbud på nedtagning og istandsættelse af gelænder på de franske altaner, som under besigtigelsen i august blev forlangt istandsat. Bent lovede, at han ville få talt med Majbyg snarest. En lejlighed i blok 15 er generet af varmt vand i koldtvandshanen. Iflg. vores inspektør, Thomas Ottesen, skyldes det en defekt ventil i et blandingsbatteri et sted i blokken, som gør, at varmt vand presses over i koldtvandshanen. Thomas Ottesen vil lokalisere lejligheden med det defekte blandingsbatteri, og udgifterne til udbedring vil blive pålagt den pågældende beboer. Byggeudvalget er ikke tilfreds med kvaliteten af flisearbejdet, der for nylig er lagt ved passagen ved Mette Lykken og mellem blok 1 og 6. Bent er i dialog med firmaet. Der er lavet en dårlig fugning af tagsten på taget i blok 8. Bent tager kontakt til firmaet, der har udført fugningen. Møbelforretningen har kun skiftet et par trælister ud, men har ikke istandsat vinduesrammerne som lovet. Nu er det for sent at udføre arbejdet pga. vejret, og ejeren vil blive kontaktet i løbet af vinteren med krav om at renovere til foråret. d) Grønne områder Kirsten fortalte, at udvalget har haft et konstruktivt møde med Johnny Sivertsen. Udvalget vil fremover have 4 faste møder om året med Johnny. De 4 møder samt andre opgaver blev tilføjet udvalgets og inspektørernes årshjul. Udvalget har sammen med Johnny besluttet, at der skal sættes en stor vintersandkasse op ved den store legeplads. Således vil de mindre, små lokale sandkasser som altid blive lukket hen over vinteren, og kun den store sandkasse være tilgængelig hele året rundt. Der var enighed om, at stråhytten skal gøres mere anvendelig til Børneklubbens arrangementer, dvs. der skal bænke uden for, og der skal hænges et kraftigt sejl op indvendig, 3
som kan tætne hytten i vinterhalvåret i forbindelse med, at der afholdes f.eks. halloween, julefest og fastelavn. Det blev også besluttet at få ført strøm til hytten fra kælderen blok 15 med henblik på, at Børneklubben får bedre faciliteter til arrangementerne. Beate gjorde opmærksom på, at en beboer har efterlyst bedre oplyste stier, f.eks. på stien der går fra blok 6 og ned imod blok 10. Udvalget vil se på belysning af stier og overveje, hvor der er behov for en udbygning af belysningen. Warny orienterede om, at han sammen med inspektørerne har gennemgået administrationen af kælderrum. Det viser sig, at prisen for et rum er meget vilkårlig og tilsyneladende uden hensyntagen til kælderrummenes størrelse. Bent og Warny vil, når de har fået det fulde overblik over, hvad der betales for kælderrummene, lave et oplæg til en enkel prisstruktur, således at alle beboere betaler det samme for en bestemt størrelse kælderrum. e) Aktivitetsudvalg Børneklubbens første arrangement, halloween den 26. oktober, var en stor succes, så klubben har allerede kastet sig over næste arrangement, nemlig julefest ved stråhytten den 14. december kl. 13. Prisen bliver 20 kr. pr. deltager til indkøb af julegodter til børnene. Aktivitetsudvalget bakker arrangementet op og vil afsætte penge til Børneklubbens arrangementer i 2015-budgettet. Kirsten koordinerer snitfladen mellem aktivitetsudvalget og det grønne udvalg. f) IT/Hjemmeside Beate orienterede om, at forslag til logo er blevet forsinket, men det er undervejs hos en grafisk designer, som Beate kender. Logoet tager udgangspunkt i de karakteristiske gavle og parkens træer. Beate håber at kunne præsentere forslag på mødet den 17. december. Beate fortalte, at 210 beboere nu er på mailinglisten, og der komme drypvis flere til. Til trods for en efterhånden stor dækning, foreslog hun, at bestyrelsen og inspektørerne fortsætter med at husstandsomdele vigtige beskeder. Spam-filter samt løbende flytninger gør, at mailinglisten aldrig vil blive den sikreste måde at informere på. Mails er til gengæld meget nyttige til den tættere kontakt til beboerne, som har vist sig at være meget værdsat af rigtig mange. Bestyrelsens opslagstavle i vaskeriet vil fortsat tjene som supplement til mails. Byggeudvalget vil snarest se på, hvordan man kan sætte navneskabene i stand, sådan at de kan bruges til opslag beboerne imellem. Bogstaverne i navnetavlen produceres ikke mere, og desuden kan man nu se beboernes navne på postkasserne. g) Ejendomsfunktionærer Tom har holdt møde med inspektørerne om løst og fast. 4
Ad 6. Orientering fra midlertidige udvalg a) Vaskeriet: Vaskeriudvalget havde omdelt materiale inden mødet vedr. tilbud på vaskemaskiner. Der blev stillet spørgsmål til materialet, og på baggrund af disse spørgsmål udarbejder vaskeriudvalget et mere gennemarbejdet forslag, som kan danne grundlag for bestyrelsens beslutning. b) Badeværelsesvindue Bent kunne fortælle, at testvinduet er blevet monteret i hans badeværelse, og at den støbte ramme ikke passer helt på indersiden af vinduet. Bent har derfor kontaktet fabrikken, som kommer onsdag d. 26. nov. for at undersøge, hvorfor den ikke passer. Tom kunne i øvrigt berette om beboermødet den 11. november i vaskeriet, at ca. 60 interesserede beboere mødte op og stillede mange relevante spørgsmål vedr. materialevalg, kuldebroer, lukkemekanisme mv. Tom anbefalede på baggrund af mødet, at jernrammeløsningen foreløbig sættes i bero, imedens et udvalg undersøger og opstiller alternative løsninger. I første omgang drøfter byggeudvalget sagen på næste møde onsdag den 26. november. Ad 7. Administrationsaftale Punktet blev udsat pga. tidsmangel. Ad 8 Punktet blev udsat pga. tidsmangel. Ad 9. Tom gennemgik en to-do-liste til generalforsamlingen 28. april 2015: Tom taler med Kjeld Jørgensen vedr. mødeledelse Tom/Beate leder efter en mødereferent, som ikke bor i Parken. Beate booker den store gymnastiksal på Vangeboskolen hos kommunen Beate lejer højttaler/mikrofoner. Der er ingen planer om, at bestyrelsen skal bruge projektor på mødet. Bent finder 2-3 personer til at holde mikrofoner og indsamle stemmesedler Bent finder 3-4 stemmetællere Tom undersøger hos administrator om evt. automatiseret registrering ved ankomst til mødet Registrering ved ankomst i foyeren: evt. laptops og hjælpere til registrering af medlemmer, hvilket system registrerer man i? Servering til pausen er sodavand og vand, evt. snacks (ingen alkohol) 5
Tom laver forslag til ændring af ordlyd i vedtægter vedr. valg af medlemmer til bestyrelsen (bestyrelsesmedlemmer skal vælges ad to år ad gangen og forskudt af hinanden for at sikre kontinuitet den nuværende formulering er ved en fejl ikke blevet rettet trods vedtagelse på sidste GF) Formulering af paragraf 14, Bent arbejder på nyt forslag i løbet af vinteren Ad 10. Næste møde aftalt til onsdag den 17. december kl. 19.30. Ad 11. Beate udskyder mail til efter nytår, hvor bestyrelsen efterlyser ressourcepersoner til specifikke projekter. Bent gjorde opmærksom på, at der hos inspektørerne står 3 cykler, som er stjålet fra kælderrum, men hvor ejeren ikke har henvendt sig endnu. Johnny vil blive bedt om at kontakte politiet, så de kan afhente de stjålne cykler. 6
Udvalg Beskrivelse Forventes udført Afsluttet Bygninger Tilbud fra Majbyg på nedtagning, transport og opsætning fransk altan-gelændere 01-10-2014 Nej Bygninger Murerarbejde i bl.a. blok 16-18 01-11-2014 Ja Bygninger Reparation af tagrender på de runde garager 01-11-2014 Ja Bygninger Tapetsering og nye møbler til "læsehjørnet" i vaskeriet 01-11-2014 Ja Bygninger Istandsættelse af kantestene på vejen ned til de lange garager 01-11-2014 Ja Bygninger Røde Kors tøj-container opstilles på containerpladsen 01-11-2014 Nej Bygninger Istandsættelse af møbelforretningens facade (pålagt lejer af ejerforeningen) 03-11-2014 Nej Bygninger Omlægning af flisebelægning mellem blok 1 og 6 samt ved Mette Lykken-passagen 20-11-2014 Ja Bygninger Indkøb og opsætning af sofa/stole i læsehjørnet 23-11-2014 Nej Bygninger Asfaltering langs kantestene på vejen ned til de lange garager 01-12-2014 Ja Bygninger Undersøgelse af fugtskader i endegavle i tre boligblokke, afventer rapport 01-12-2014 Ja Bygninger Gennemgang af tilbud fra forsikringsselskab vedr. forsikring af bygninger 01-12-2014 Nej Aktivitet Børneklubben arrangerer julefest ved stråhytten 14-12-2014 Nej Bygninger Understrygning af tag i blok 5 og 6 når nye, reviderede tilbud er modtaget 15-12-2014 Nej IT Logo til brevpapir 17-12-2014 Nej Bygninger Vurdering af tilbud på nye vaskemaskiner 17-12-2014 Nej IT Oprydning i og arkivering af ringbind på inspektørkontoret 01-01-2015 Nej Bestyrelse Velkomstskrivelse til nye beboere 01-01-2015 Nej Grønne omr. Vintersandkasse ved den store legeplads 01-01-2015 Nej Bestyrelse Årsplan for bestyrelsen 01-01-2015 Nej Bygninger Ny 3-cifret nummerering af parkeringspladser 01-01-2015 Nej Bygninger Pergola uden for Mette Lykken-forretningen rives ned 01-01-2015 Nej Grønne omr. Istandsættelse af stråhytten, deriblandt strømforsyning fra blok 15 01-02-2015 Nej Byggeri Nyt udvalg vedr. badeværelsesvindue ser på mulige alternative løsninger 01-02-2015 Nej Bygninger Priser på kælderrum strømlines 01-02-2015 Nej Bygninger Maling af resterende garageporte (lange garager) - udsat til 2015 01-04-2015 Nej Bygninger Navneskab ved trapper laves om til informationstavler 01-04-2015 Nej 7