INDLEDNING 2 Design og layout 3 Skyd genvej... 3 Omdøb skabelonsamling 4 Omdøb brevskabelon 5 Layout 6 Indsæt/Redigér logo 6 Indsæt/Redigér tekst 8 Redigér kolonner 11 Ved vejs ende... 14 Tips & Tricks... 15 Billedarkiv 15 Brevpapir 15 Dynamiske felter 15 Elementer 15 Farver 15 Kolonner 15 Kopiér fra en skabelon til en anden 15 Opret element 15 Skabelonsamlinger 16 Skabelonsamling fra bunden 16 Skift skrifttype 16
Indledning Design og layout er et tillæg til vejledningen Faneblad Faktura og er en introduktion til, hvordan du bruger funktionen til at ændre layoutet for dine fakturaer, tilbud og ordrer mv. Med udgangspunkt i standardskabelonerne i e-conomic vil du blive introduceret til, hvordan du indsætter og tilretter logo, tekst og kolonner i en fakturaskabelon. Vi anbefaler, at du følger vejledningen trin for trin. Bagest i vejledningen finder du afsnittet Tips & Tricks. Afsnittet indeholder ikke kun nyttige overordnede råd, men er også tænkt som en kort ordforklaring til nogle af de begreber og funktioner, som Design og layout indeholder. Inden du går i gang, bør du først læse guiden Faktura, som giver dig et hurtigt overblik over, hvordan du skriver og bogfører fakturaer i e-conomic. God fornøjelse! 2
Design og layout Med funktionen Design og layout kan du designe og ændre layout for tilbud, ordrer, fakturaer, kreditnotaer, rentenotaer, debitorkontoudtog, rykkere mv. Funktionen giver dig mulighed for at indsætte f.eks. firmalogo og standardtekster, at tilrette kolonner og angive baggrundsfarver for kolonner og tekster, at vælge forskellige skrifttyper mv. Funktionen finder du under fanebladet, hvor du vælger menupunktet Design og layout under Øvrig opsætning. Skyd genvej... Den hurtigste genvej til at tilrette layoutet for et tilbud, en ordre eller en faktura er at tage udgangspunkt i en af e-conomic s skabelonsamlinger, som du finder i listeområdet under Skabelonsamlinger. Som standard indeholder e-conomic to skabelonsamlinger, nemlig Std. m. girokort (Standard med girokort), som består af skabeloner med girokort, og Std. m. bankoplys. 1 (Standard med bankoplysninger), som består af skabeloner uden girokort, men med bankoplysninger. Hver skabelonsamling består af 7 skabeloner, nemlig en for faktura, kontoudtog, kreditnota, ordrebekræftelse, rentenota, rykker og tilbud. Fig. 1.1 Skærmbilledet Skabelonsamlinger Til hver skabelonsamling er tilknyttet et stykke brevpapir (en brevskabelon), som fungerer som basis for den enkelte skabelonsamling. Til skabelonsamlingen Std. m. bankoplys. hører således Brevskabelon 1 og til Std. m. girokort hører Brevskabelon 1 (FI-kort). 1 Du finder også de to skabelonsamlinger under Standard-skabelonsamlinger, (se fig. 1.1 på denne side). 3
Fig. 1.2 Brevpapiret er basis for din skabelonsamling. I det følgende viser vi dig, hvordan du ved hjælp af skabelonsamlingerne i e-conomic kan indsætte dit firmalogo og tilrette tekst og kolonner i en fakturaskabelon. Omdøb skabelonsamling Først finder du af, hvilken af de to skabelonsamlinger du vil bruge. For at se layoutet for skabelonsamlingerne klikker du på Vis til højre for den relevante skabelonsamling. Fakturaskabelonens layout vises som eksempel. Herefter omdøber du skabelonsamlingen. Det gør du på følgende måde: Fig. 1.3 Omdøb skabelonsamling. 4
1. Klik på Indstillinger til højre for den skabelonsamling, som du vil bruge. 2. Omdøb skabelonsamlingen ved at indtaste et navn i feltet Navn. 3. Angiv eventuelt skrifttype og skriftstørrelse for skabelonsamlingen i felterne Skrifttype og Skriftstr. Du kan også vælge en anden skriftfarve end sort (farvekode 0,0,0). Det gør du ved hjælp af farvekoder 2, som du indtaster i feltet Farve. 4. Klik på OK. Du kan nu se din skabelonsamling med det nye navn i listeområdet. Omdøb brevskabelon Brevskabelonerne, som er tilknyttet skabelonsamlingerne, indeholder allerede alle relevante firmaoplysninger og et logo, som du kan udskifte med din virksomheds logo. Den enkelte brevskabelon fungerer som basis for hele skabelonsamlingen. Det betyder, at du i tilfælde af ændringer i f.eks. firmaoplysningerne kun skal foretage rettelser ét sted, nemlig i brevskabelonen, og ikke i den enkelte skabelon i skabelonsamlingen. Ligesom med skabelonsamlingen omdøber du brevskabelonen. Det gør du på følgende måde: Fig. 1.4 Du finder brevskabelonerne under Brevpapir. 1. Klik på Brevpapir. 2. Klik på Indstillinger til højre for den brevskabelon, som du vil omdøbe. Har du valgt skabelonsamlingen Std. m. bankoplys., klikker du på Indstillinger til højre for Brevskabelon 1. Har du valgt Std. m. girokort, klikker du på Indstillinger til højre for Brevskabelon 1 (FI-kort). 3. Omdøb skabelonen ved at indtaste et navn i feltet Navn. 4. Klik på OK. Du kan nu se den omdøbte brevskabelon med det nye navn i listeområdet. 2 Farvekoderne finder du ved at klikke på Farver i listeområdet for skærmbilledet Layout, som du kommer ind på ved at klikke på Layout i listeområdet. 5
Layout Når du har omdøbt brevskabelonen, klikker du på listeområdet. Layout til højre for skabelonen i Under Layout har du mulighed for at indsætte firmalogo og standardtekster i skabelonen, at farvelægge og angive baggrundsfarver for tekster, at vælge forskellige skrifttyper mv. (NB: Det er ikke muligt at indsætte kolonner i en brevskabelon). Fig. 1.5 Skærmbilledet Layout Indsæt/Redigér logo I e-conomic er der et billedarkiv, hvor du skal gemme dit firmalogo, inden du kan indsætte det i en skabelon. Billedarkivet er placeret under Skabelonsamlinger (se fig. 1.1, side 3), som du kommer tilbage til ved at klikke på Design og layout i undermenuen i venstre side af skærmbilledet. Herefter gør du som følger: 1. Klik på Billedarkiv foroven i listeområdet. 2. Klik på Opret billede. 3. Klik på Gennemse og vælg filen med dit firmalogo. (Logoet skal være gemt i et af følgende filformater: JPG, GIF eller PDF). 4. Tildel logoet et navn, og klik på OK. Nu er logoet gemt i billedarkivet. For at vende tilbage til Layout og at indsætte det i din skabelon gør du som følger: 1. Klik på Tilbage til skabelonsamlinger. 2. Klik på Brevpapir 3. Klik på Layout til højre for din brevskabelon. 4. Klik på standardlogoet i den visuelle gengivelse af brevpapiret i listeområdet. Indtastningsområdet aktiveres. 6
Fig. 1.6 Indtastningsområdet for Element 5. Vælg dit logo i rullelisten for feltet Billede. Standardlogoet udskiftes herefter automatisk med dit logo. Vil du placere logoet et andet sted end den forudindstillede placering og/eller ændre dets størrelse, gør du som følger: 6. Angiv, hvor på siden logoet skal placeres. Det gør du ved hjælp af felterne X-pos (mm) og Y-pos (mm). En normal A4-side er 210 mm bred og 297 mm høj. Derfor angiver du i X-pos (i mm), hvor langt inde på siden logoet skal placeres, mens du i Y-pos (i mm) angiver, hvor langt nede på siden det skal placeres. 7. Angiv herefter logoets størrelse i mm. Det gør du ved hjælp af felterne Bredde og Højde. Angiver du en bredde, vil højden automatisk blive beregnet ud fra det størrelsesforhold, som logoet har, og omvendt. 8. Afslut med OK. Bemærk, at du i listeområdet kan se en linie med oplysninger om indstillingerne for logoet. Logoets placering. Logoet er placeret på alle sider. Logoets placering på siden Logoets størrelse Fig. 1.7 Eksempel på linie i listeområdet med oplysninger om indstillingerne for et logo. For en tydeligere gengivelse af logoet kan du klikke på Vis med demotal. Vil du efterfølgende redigere indstillingerne for logoet, kan du enten klikke på - Redigér til højre i linien med oplysninger om indstillingerne for logoet eller direkte på logoet på den visuelle gengivelse af brevpapiret i listeområdet. 7
Indsæt/Redigér tekst Brevskabelonen indeholder allerede standardfirmaoplysninger. Teksten, som du kan se i skabelonen, er såkaldte Dynamiske felter, som kan sammenlignes med brevfletfunktionen i Word. De dynamiske felter er datafelter med oplysninger, som allerede er lagret i e-conomic, og som derfor hentes fra programmet. Det kan f.eks. være dine firmaoplysninger, betalingsbetingelser, navn og adresse på kunder og leverandører mv. Redigér tekst Vil du slette nogle af standardoplysningerne, ændre deres placering, lave rammer, streger, vælge farver og skrifttype for teksten mv. gør du som følger: 1. Klik på den tekst (f.eks. teksten i sidefoden), som du vil redigere, i den visuelle gengivelse af brevpapiret i listeområdet. Indtastningsområdet aktiveres. 2. I feltet Placering angiver du, på hvilke(n) side(r) teksten skal stå. 3. Ved hjælp af felterne X-pos (mm) og Y-pos (mm) angiver du, hvor på siden teksten skal stå. En normal A4-side er 210 mm bred og 297 mm høj. Derfor angiver du i X-pos (i mm), hvor langt inde på siden teksten skal placeres, mens du i Y-pos (i mm) angiver, hvor langt nede på siden den skal placeres. 4. For at slette nogle af standardoplysningerne markerer du de relevante dynamiske felter og trykker på Delete på tastaturet. 5. Vil du give teksten en baggrundsfarve, lave rammer om den, skifte skrifttype, format mv., gør du som følger: Rammer: For at tegne en ramme 3 om din tekst skal du angive en rammefarve. Det gøres ved hjælp af farvekoder, som du finder ved at klikke på Farver i listeområdet. Find koden på den farve, som du vil bruge, og indtast den i feltet Rammefarve. Tykkelsen på rammen angives i mm med to decimaler. Den angives særskilt for rammens Top, Bund, Venstre og Højre side. Baggrundsfarve: Du kan give rammen/teksten en baggrundsfarve. Det gøres på samme måde som ved valg af rammefarve. Farvekoden indtastes i feltet Bg.farve. Linieafstand: Her angiver du afstanden mellem tekstlinierne. Skrifttype, skriftstørrelse, formatering og skriftfarve: Skrifttypen vælges i rullelisten for feltet Skrifttype, mens størrelsen angives i feltet Str. Vil du formatere teksten som Fed, Kursiv eller Understreget, klikker du på feltet F, K eller U. Er det kun enkelte dynamiske felter i teksten, som skal formateres, markerer du det pågældende felt og klikker på F, K eller U. Skal skriften have en anden farve end sort (farvekode 0,0,0), finder du den relevante farvekode som beskrevet under Rammer og angiver koden i feltet Farve. Justering: Du kan centrere, højre- eller venstrestille teksten ved at vælge det relevante i rullelisten for feltet Justering. 6. Afslut med OK. 3 Rammen har automatisk den størrelse, som er angivet i felterne Bredde og Højde i indtastningsområdet. 8
Indsæt tekst Vil du indsætte en egen standardtekst i brevskabelonen, f.eks. God jul & godt nytår i forbindelse med årsskiftet eller f.eks. virksomhedens girokontonummer, gør du som følger: 1. Klik på Opret element foroven i listeområdet. Indtastningsområdet aktiveres. 2. Vælg Tekst i rullelisten for feltet Type. 3. Angiv, på hvilke(n) side(r) teksten skal placeres i feltet Placering. 4. Angiv, hvor på siden teksten skal placeres. Det gør du ved hjælp af felterne X-pos (mm) og Y-pos (mm). En normal A4-side er 210 mm bred og 297 mm høj. Derfor angiver du i X-pos (i mm), hvor langt inde på siden teksten skal placeres, mens du i Y-pos (i mm) angiver, hvor langt nede på siden den skal placeres. 5. Angiv herefter størrelsen på det område, som teksten skal fylde på siden. Det angiver du i mm i felterne Bredde og Højde. Angiver du en bredde, vil højden automatisk blive beregnet ud fra det størrelsesforhold, som teksten har, og omvendt. 6. Når du skal skrive en tekst, har du herefter 2 muligheder. Du kan enten bare taste teksten ind i feltet Tekst - det vil man typisk gøre i forbindelse med tekst som God jul & godt nytår - eller du kan gøre brug af Dynamiske felter. Ved at klikke på Dynamiske felter i listeområdet kan du se en liste over alle de dynamiske felter, der er tilgængelige. For at kopiere et felt, f.eks. feltet for girokontonummer, over i feltet Tekst i indtastningsområdet markerer du [FirmaGiroNr] i listen, trykker Ctrl + C (Mac: æble + C) på tastaturet og indsætter det i Tekst ved at trykke Ctrl + V (Mac: æble + V). 7. Herefter kan du vælge baggrundsfarve, rammer, skrifttype, format mv. for din tekst. Det gør du på følgende måde: Rammer: For at tegne en ramme 4 om din tekst skal du angive en rammefarve. Det gøres ved hjælp af farvekoder, som du finder ved at klikke på Farver i listeområdet. Find koden på den farve, som du vil bruge, og indtast den i feltet Rammefarve. Tykkelsen på rammen angives i mm med to decimaler. Den angives særskilt for rammens Top, Bund, Venstre og Højre side. Baggrundsfarve: Du kan give rammen/teksten en baggrundsfarve. Det gøres på samme måde som ved valg af rammefarve. Farvekoden indtastes i feltet Bg.farve. Linieafstand: Her angiver du afstanden mellem tekstlinierne. Skrifttype, skriftstørrelse, formatering og skriftfarve: Skrifttypen vælges i rullelisten for feltet Skrifttype, mens størrelsen angives i feltet Str. Vil du formatere teksten som Fed, Kursiv eller Understreget, klikker du på feltet F, K eller U. Er det kun enkelte ord/dynamiske felter i teksten, som skal formateres, markerer du det pågældende ord/felt og klikker på F, K eller U. Skal skriften have en anden farve end sort (farvekode 0,0,0), finder du den relevante farvekode som beskrevet under Rammer og angiver koden i feltet Farve. Justering: Du kan centrere, højre- eller venstrestille teksten ved at vælge det relevante i rullelisten for feltet Justering. Ombryd tekst: Skal en for lang tekst deles over flere linier, klikker du på feltet Ombryd tekst. Er feltet ikke markeret, vil en for lang tekst på en linie blive klippet og vil derfor ikke blive vist. 8. Afslut med OK. 4 Rammen har automatisk den størrelse, som du angav under pkt. 5. 9
Fig. 1.8 Eksempel på brevpapir med egen tekst. For en tydeligere gengivelse af skabelonen med den indtastede tekst kan du klikke på Vis med demotal. 10
Redigér kolonner Du kan ikke bruge kolonne-funktionen i en brevskabelon, men kun i de enkelte skabeloner for ordre, tilbud, faktura mv., som allerede indeholder kolonner. Når du skal redigere kolonnerne i fakturaskabelonen i din skabelonsamling, skal du derfor i listeområdet for Skabelonsamlinger (se fig. 1.1 side 3) klikke på Skabeloner til højre for din skabelonsamling. Fig. 1.9 Skærmbilledet Skabeloner Ligesom ved brevskabelonen er det også under Layout, at du ændrer skabelonerne i din skabelonsamling. For at redigere kolonnerne i din fakturaskabelon klikker du derfor nu på højre for skabelonen Faktura. Layout til Du kan både bruge tal- og tekstkolonner i en skabelon. For at redigere kolonnerne og/eller slå en kolonne fra/til (dvs. skjule eller vise en kolonne i skabelonen) gør du som følger: 1. Klik på Kolonner foroven i listeområdet. I listeområdet kan du herefter se en liste over de forskellige kolonner. 2. Vælg herefter de kolonner, som skabelonen skal indeholde. Ved at klikke på i linien for en kolonne, slår du kolonnen til. Når feltet er markeret, kan du se et grønt flueben i feltet. Er feltet ikke markeret, er den pågældende kolonne slået fra. 3. For at formatere de enkelte kolonner klikker du på Redigér i kolonnelinien for den kolonne, du vil ændre. Indtastningsområdet aktiveres. 11
4. Nu har du følgende muligheder: Overskrift: Skal kolonnen have et andet navn end standardnavnet i e-conomic, indtaster du et nyt navn i feltet Overskrift. Du kan herefter vælge skrifttype, skriftstørrelse, formatering, skriftfarve, justering og luft til de enkelte linier for overskriften. Skrifttypen vælges i rullelisten for feltet Skrifttype, mens størrelsen angives i feltet Str. Vil du formatere overskriften som Fed, Kursiv eller Understreget klikker på feltet F, K eller U. Skal skriften have en anden farve end sort (farvekode 0,0,0), indtaster du den relevante farvekode 5 i feltet Farve. Overskriften centreres, højre- eller venstrestilles ved at vælge det relevante i rullelisten for feltet Justering. Vil du ændre afstanden mellem overskriften og de enkelte linier over og under overskriften, indtaster du den i mm i felterne LuftO (Luft Over) og LuftU (Luft Under). Kolonnen: Kolonnens bredde indtaster du i mm i feltet Bredde. Bemærk, at du nederst i indtastningsområdet kan se den samlede bredde, der er til rådighed på siden, hvor meget plads du har brugt, og hvor meget plads der er til rådighed. Skal kolonnen have en anden rammefarve end sort, indtaster du den relevante farvekode i feltet Rammefarve. Tykkelsen på rammen angives i mm med to decimaler (blank betyder ingen ramme). Den angives særskilt for rammens Venstre og Højre side. I felterne Luft ved siden af Venstre og Højre kan du angive en margin inden for den pågældende kolonne. Den angives i mm. Du kan give kolonnen en baggrundsfarve. Det gøres på samme måde som ved valg af rammefarve. Farvekoden indtastes i feltet Baggrundsfarve. Kolonneindhold: Du kan også vælge skrifttype, skriftstørrelse, formatering, skriftfarve, justering for indholdet, dvs. tekst og tal, i kolonnerne. Skrifttypen vælges i rullelisten for feltet Skrifttype, mens størrelsen angives i feltet Str. Vil du formatere indholdet som Fed, Kursiv eller Understreget klikker på feltet F, K eller U. Er det kun enkelte ord/dynamiske felter i teksten, som skal formateres, markerer du det pågældende ord/felt og klikker på F, K eller U. Skal skriften have en anden farve end sort (farvekode 0,0,0), indtaster du den relevante farvekode i feltet Farve. Indholdet centreres, højre- eller venstrestilles ved at vælge det relevante i rullelisten for feltet Justering. Skal en for lang tekst deles over flere linier, klikker du på feltet Ombryd tekst. Er feltet ikke markeret, vil en for lang tekst på en linie blive klippet og vil derfor ikke blive vist. 5. Afslut med OK. 5 Farvekoderne finder du ved at klikke på Farver i listeområdet. 12
Fig. 1.10 Eksempel på brevpapir og fakturaskabelon med kolonner. Du har naturligvis mulighed for at flytte placeringen af kolonnerne. Det gør du på følgende måde. 1. Klik på i listeområdet i kolonnelinen for den kolonne, som du vil flytte. Dialogboksen Flyt kolonne... åbnes. 2. Indtast nummeret for den linie, som kolonnen skal flyttes til. 3. Afslut med OK. For en tydeligere gengivelse af skabelonen med de valgte kolonner kan du klikke på Vis layout med demotal. 13
Ved vejs ende... Næste gang du skal oprette eller fakturere en kunde, vælger du den nye skabelonsamling som layout. Programmet bruger herefter automatisk fakturaskabelonen i skabelonsamlingen som layout for din fakturaer, som vil blive udskrevet på den brevskabelon, der er tilknyttet samlingen. Fig. 1.11 Her vælger du den skabelonsamling, som du vil bruge som layout for din faktura. 14
Tips & Tricks... Billedarkiv I listeområdet for Skabelonsamlinger (se fig. 1.1, side 3) finder du funktionen Billedarkiv. Her kan du gemme billeder som firmalogo, vandmærke, indbetalingskort mv. Vil du indsætte et billede i en skabelon, skal det først gemmes i billedarkivet. Brevpapir I stedet for at skrive ordrer, tilbud, fakturaer mv., som du har oprettet i e-conomic, ud på et stykke brevpapir, som du har lagt i din printer, kan du også oprette brevpapiret i e-conomic. Layoutet for brevpapiret kan designes og tilrettes på samme måde som skabelonerne. Det vil sige, at du også kan indsætte billeder og tekst (ikke kolonner) og arbejde med farver, rammer mv. Funktionen Brevpapir finder du i listeområdet for Skabelonsamlinger (se fig. 1.1, side 3). Dynamiske felter Når du skal skrive en tekst i en skabelon, kan du enten bare skrive teksten ind i et tekstfelt eller gøre brug af såkaldte dynamiske felter. De dynamiske felter er datafelter med oplysninger, som allerede er lagret i e-conomic. Det kan f.eks. være dine firmaoplysninger, betalingsbetingelser, navn og adresse på kunder og leverandører mv. Dynamiske felter kan sammenlignes med brevflet-funktionen i Word. For hver skabelon er der en liste over alle de dynamiske felter, der er tilgængelige. De dynamiske felter finder du ved at klikke på Dynamiske felter under Layout (se fig. 1.5, side 6). Elementer En skabelon bygges op af elementer. Du kan vælge mellem 3 forskellige elementer, nemlig Billede, Kolonner og Tekst. Farver I e-conomic angives farver for tekst, rammer og baggrunde ved hjælp af farvekoder. Farvekoderne finder du ved at klikke på Farver under Layout (se fig. 1.5, side 6). Kolonner Når du skal vælge, hvilke kolonner din skabelon skal indeholde, klikker du under Layout (se fig. 1.5, side 6). Kolonner Kopiér fra en skabelon til en anden Ligner layoutet for f.eks. dine tilbud og fakturaer hinanden, kan du kopiere indholdet fra tilbudsskabelonen til fakturaskabelonen. Det gør du under Skabeloner (se fig. 1.9, side 11) ved i listeområdet at klikke på Kopiér elementer fra anden skabelon til højre for den skabelon, der skal kopieres til. Bemærk, at det eksisterende layout for den skabelon, som du kopierer til, vil blive slettet ved kopieringen. Opret element Opret element under Layout (se fig. 1.5, side 6) klikker du på, når du skal indsætte f.eks. et logo eller indsætte/redigere tekst og kolonner i en skabelon. Du kan også klikke direkte på det pågældende element i den visuelle gengivelse af skabelonen under Layout. 15
Skabelonsamlinger Under Standard-skabelonsamlinger i listeområdet for Skabelonsamlinger (se fig. 1.1, side 3) finder du skabelonsamlingerne Std. m. girokort (skabeloner med girokort)/ Std. m. bankoplys (skabeloner med bankoplysninger), som du kan kopiere og tilrette til dine behov. En skabelonsamling består af 7 skabeloner, nemlig en for faktura, kontoudtog, kreditnota, ordrebekræftelse, rentenota, rykker og tilbud. Er der både indenlandske og udenlandske kunder i din virksomhed, kan du f.eks. oprette en skabelonsamling for de danske kunder og en for de udenlandske på f.eks. engelsk. Skabelonsamling fra bunden Vil du ikke tage udgangspunkt i de skabelonsamlinger, der er i e-conomic, men oprette din egen, har du også mulighed for det. Det gør du under Skabelonsamlinger (se fig. 1.1 side 3) ved at klikke på Opret skabelonsamling. Skift skrifttype Du kan skifte skrifttypen for alle elementerne i en skabelon på én gang. Det gør du under Layout (se fig. 1.5, side 6) ved at klikke på Skift skrifttype. 16