Administration Version 5.4 revideret august 2010 www.conventus.dk Stamdata opsætning Personlige indstillinger Brugere Rettigheder Adressebog Nye medlemmer Kalender Arkiv Hjemmeside
Indholdsfortegnelse 1. Overblik...4 1.1 Kalender... 4 1.2 Booking... 4 1.3 Arkiv... 4 1.4 Adressebog... 4 1.5 Kommunikation... 4 1.6 Finans... 5 2. Opret organisation...5 2.1 Ny Bruger / Kontaktperson... 6 2.2 Eksisterende bruger (lilla oval)... 6 2.3 Ny Bruger / Kontaktperson... 6 3. Sådan logger du på Conventus og ændrer adgangskode...7 4. Skift af adgangskode og ændring af profiloplysninger...7 5. Support...8 5.1 Tlf. hotline Fjernsupport... 10 5.2 Andre support-muligheder:... 10 6. Stamdata opsætning...11 7. Personlige indstillinger...14 7.1 Generel... 14 7.2 Adressebog... 15 8. Begreber kontakt/profil/ medlem og bruger...16 9. Adressebogen...18 9.1 Opret afdeling... 18 9.2 Opret gruppe/hold... 19 9.3 Gruppe - formularen... 21 9.4 Nyt medlem... 22 9.5 Tilføj / Fjern grupper til / på en profil... 23 9.6 Kort beskrivelse af de øvrige faneblade i Adressebog... 24 10. Brugere...25 10.1 Opret brugere... 25 10.2 Rettigheder... 26 11. Kalender...27 11.1 Kun egne aftaler... 27 11.2 Alle foreninger... 27 11.3 Kun egne aftale i alle foreninger... 27 11.4 Aktiviteter - opret... 27 11.5 Aktiviteter - find... 27 11.6 Aktiviteter - rediger... 27 11.7 Aktiviteter - opret... 27 11.8 Møder... 27 2
11.9 Kampe... 27 12. Arkiv...28 12.1 Dokumenter... 28 12.2 Filer... 28 12.3 Møder... 28 12.4 Nyheder... 28 13. Visning på hjemmesider...28 13.1 Holdoversigt:... 28 Brugervejledning link: https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=379... 28 13.2 Medlemslogin... 29 13.3 Kalender... 29 13.4 Nyheder... 29 13.5 Kontaktside:... 29 13.6 Krav til hjemmesiden og den webansvarlige:... 29 14. Quick guide...29 14.1 Send SMS til hele holdet... 29 14.2 Send mail... 29 14.3 Opret et møde... 29 14.4 Ret oplysninger på et medlem... 29 14.5 Ny deltager på mit hold... 29 3
1. Overblik En grafisk oversigt og en kort beskrivelse af de enkelte moduler, Conventus består af. 1.1 Kalender Fælles kalender for hele organisationen, med mange forskellige visninger og søgemuligheder. Import og eksport til og fra andre systemer, som gør det nemt at hente hele kampprogrammer ind. Visning på hjemmeside, så offentligheden kan følge med i, hvad der sker. Opgavestyring med ansvarsfordeling og deadlines. 1.2 Booking Booking af lokaler, baner m.m. Kan lave deleaftaler der giver mulighed for at flere kan have adgang til de samme lokaler. Pro: Ubegrænset antal resurser, delresurser og banebooking. Visning af belægning på egen hjemmeside. 1.3 Arkiv Online dokumenter giver hurtig og let deling af information. Værdifulde erfaringer, som ofte går tabt, da de kan være svære at holde styr på, bliver nu samlet i en fælles videnbase. Mødeindkaldelser og referater med vedhæftede dokumenter findes også i arkivet. Nyheder og nyhedsarkiv der kan integreres med hjemmeside og emails. 1.4 Adressebog Det centrale register, der indeholder oplysninger om alle medlemmer og brugere. Foreningens medlemmer kan organiseres i afdelinger, udvalg og hold m.m. Statistikudtræk af medlemstal til bl.a. DGI og DIF 1.5 Kommunikation Alle steder er det muligt at sende e-mail og sms er, ligesom der er integreret brug af Skype. 4
1.6 Finans Et enkelt regnskabsprogram, som kan det nødvendige for at lave et foreningsregnskab. Kontoplan med afdelinger til brug i flerstrengede foreninger. Integration af medlemsdelen med automatisk bogføring af opkrævninger og indbetalinger fra Betalingsservice og Dankort betalinger. Budget-modul med mulighed for at opstille budget for kommende regnskabsår 2. Opret organisation Kort beskrivelse af, hvordan an opretter en organisation, opretter første bruger og udfylder foreningsoplysninger. Taste-vejledning: www.conventus.dk > Opret organisation Her udfyldes data om din organisation, og du kommer videre til billedet for brugeroprettelse. 5
2.1 Ny Bruger / Kontaktperson Her skal du registrere oplysninger om organisationens kontaktperson, der samtidigt bliver den første Conventus-bruger i din nyoprettede organisation. 2.2 Eksisterende bruger (lilla oval) Hvis du allerede er bruger i en anden organisation i Conventus, kan du anvende denne bruger- og adgangskode, og så kender du sikkert allerede en del til Conventus. 2.3 Ny Bruger / Kontaktperson Her skal du registrere oplysninger om organisationens kontaktperson, der samtidigt bliver organisationens første bruger i Conventus. Bruger navn (blå oval) er et entydigt ID i Conventus altså skal du finde et, der ikke har været brugt før. Brug f. eks foreningens forkortelse efterfulgt af dine initialer (eks: Hanne Jensen, Bording Gymnastikforening = bgfhj) - der kommer et lille ikon med en tommelfinger op / ned op betyder at brugernavn er OK, ned betyder at brugernavn ikke er OK. Så skal du prøve med andre bogstav/tal-kombinationer indtil tommelfingeren vender opad. E-mail er også vigtigt, da det er der adgangskoden bliver sendt til. Så hvis vi er i gang med en workshop, og du skal bruge den nye organisation der, så skal du have adgang LIGE HER OG NU til den angivne email!!!! Ved oprettelse af Dankortaftale er det ligeledes denne emailadresse, der modtager mails fra PBS og fra Conventus. Mobil er også vigtigt at få korrekt, da det er mobilnr. eller e-mail der skal bruges, hvis man glemmer sin adgangskode og skal have tilsendt ny. De andre felter skulle der ikke være problem med. 6
3. Sådan logger du på Conventus og ændrer adgangskode Åben hjemmesiden www.conventus.dk Brug det brugerlogin og adgangskode, du har fået tilsendt pr. mail 4. Skift af adgangskode og ændring af profiloplysninger Det er en rigtig god ide at ændre adgangskoden til noget man kan huske. Det gøres her: Adgangskode og profiloplysninger ændres her: 7
Adgangskoden skal have mindst 6 tegn og indeholde både tal og bogstaver.. 5. Support Kort beskrivelse af mulighederne for support gennem onlinevejledning, emailsupport, tlf. hotline og Fjernsupport. Tryk på i øverste menu. Her kan søges i Brugervejledning, der kan stilles spørgsmål i Forum, men den væsentlige er nok Kontakt. Det er her der kan registreres en support-sag og at man kan kontakte support telefonisk. 8
Klik på Kontakt. Det er her man kan udfylde Kontakt formular og sende til support. Hvis din forening er medlem af DGI, kan I kontakte DGI-support, klik på den store knap (billede) DGI support. Organisationer, som ikke er medlem af DGI kan kontakte supporten på tlf 70701309. 9
5.1 Tlf. hotline Fjernsupport Ved opkald til tlf. hotline bruger supporterne ofte værktøjet Fjernsupport for at hjælpe brugerne. Supporteren kan logge sig på brugerens konto og se det samme som brugeren. Der er ikke tale om, at supporteren overtager styringen af brugerens pc. Vælg ikonet øverst til venstre Tryk på knappen Accepter for at supporteren kan logge på med dit login. 5.2 Andre support-muligheder: Conventus organisationen Demo Sportsforeningen 10
Demo Sportsforeningens hjemmeside: www.conventus.dk/demo 6. Stamdata opsætning Kort beskrivelse af Conventus maskinrum, hvor man finder oplysninger om opsætningen af Conventus i den enkelte organisation. Taste-vejledning: Administration > Organisation > Generelt > Stamdata 11
Nyt skærmdump indsættes, som det ser ud i dag m Ledelse m.m Forklaring: Status knapper: grøn = i drift, gul = under behandling, rød = ikke i drift. Stamdata Foreningens stamdata, navn og id kan ikke ændres. Ønskes ændringer i navnet, skal Conventus kontaktes. De øvrige felter kan ændres. Tip: Email og tlf.nr: Udfyld med en foreningsemail og evt tlfnr til klubhuset. Undlad at udfylde med privat emailadresse og mobilnr på her. De vil komme til at stå nederst på emailkvitteringer, med risiko for rigtig mange henvendelser Kontaktperson Kontaktpersonen er den ansvarlige for brugen af Conventus, det er også denne kontakt, der modtager alt vigtig information bl.a emails fra PBS i forbindelse med Dankort-aftaler. Supplerende indstillinger Links til hjemmeside, hvor medlemslogin, samt Nyheder og Nyhedsarkiv er placeret Regnskabsprogram Status for regnskabsprogram. Dankort Status for Dankort. E-mail opkrævning Status og redigering af e-mail opkrævning. System Status for systemet. Licens Status for licens. Betalingsservice Oprettelse af Betalingsservice aftale for afregning med Conventus. NB: Moduler Viser, hvilke moduler der er aktiveret. Status knapper: grøn = aktiv, gul = under behandling, rød = ikke aktiv. Hvis f. eks knappen ud for Betalingsservice er rød, betyder det, at medlemmerne ikke kan betale over Betalingsservice. 12
Taste-vejledning: Administration > Organisation > Idv.felter Individuelle felter Feltet bruges i tilmeldingsformularen. Man kan tilføje ekstra individuelle felter, som kommer til at stå nederst på formularen. NB: Feltet bruges af alle medlemmer uanset, hvilken afdeling de tilmelder sig et hold i, så det skal være generelle overskrifter som Andet eller Kommentar. Et feltnavn som f. eks Træningssæt fodbold, størrelse vil altså kun give mening, hvis foreningen kun tilbyder fodbold. Der er mulighed for at definere op til 5 individuelle(ekstra) felter i Adressebog (medlemmer) Husk at sætte flueben og gemme. 13
7. Personlige indstillinger Taste-vejledning: Topikoner > Indstillinger - kort beskrivelse af indholdet i de 2 faneblade Generel og Adressebog. (Fanebladet Booking bruges ikke i øjeblikket.) 7.1 Generel Tryk på ikonet "Indstillinger", som er tandhjulet oppe til venstre. Nu kommer der er en ny side, som er delt op med 4 overskrifter. De er hver især beskrevet herunder. 14
Startside Her kan du vælge, hvilken side Conventus skal starte op på, når du logger ind. Personlig computer Dette er en funktion, der gør, at du ikke bliver logget af systemet efter 20 min inaktivitet. Funktionen bør kun aktiveres på din egen maskine, og det frarådes kraftigt at aktivere det på en offentlig maskine. Conventus som startside Denne funktion vil genere en URL, som vil logge dig direkte på Conventus. Den kan du så sætte som startside eller lægge i dine foretrukne - så bliver det lidt nemmere at starte Conventus. For at genere URL'en, skal du indtaste din adgangskode i feltet og derefter trykke på Enter. Nu står URL'en i den grå boks. Standard forening Hvis du er medlem af flere foreninger, som bruger Conventus, står de listet op her. Du skal vælge hvilken forening, der er din standard forening. Det er fra denne forening, at dine data vil blive hentet som standard. [Avanceret] Som eksempel på et sted, at dette bruges, er når der skal oprettes ny bruger. Så bliver der søgt blandt andre brugere på systemet, for at se om vedkommende allerede er bruger. Den liste, som kommer frem der, henter brugerens navn fra dennes standard forening. Taste-vejledning: Topikoner > Indstillinger 7.2 Adressebog Her kan vælges hvilke afdelinger man ønsker vist i adressebog. 15
8. Begreber kontakt/profil/ medlem og bruger Den kontaktperson, vi lige har oprettet i forbindelse med oprettelse af organisation, er blevet oprettet 3 steder: - som kontaktperson på organisationen, - som en profil i medlemsregistret, - som bruger i Conventus. Samtidigt med oprettelse af organisationen er der oprettet en afdeling (Administration) og en gruppe (Ledelsen), og det er her profilen er lagt ind. Prøv at slå op på Adressebog (afd) > Ledelsen (gruppe) og klik på den profil, der lige er blevet oprettet (hvis I har arbejdet i Conventus, og der er oprettet flere afdelinger/grupper, så bare vælg én af dem). Her kan vi se, at kontaktpersonen er blevet oprettet som person. Du er også blevet oprettet som bruger i Conventus det ser vi på om et øjeblik. Først lige en forklaring. En profil (person/medlem) er entydigt for personen i én organisation. Man kan godt være med på flere hold, bestyrelse mm, men profilens data ligger kun eet sted, og skal altså kun vedligeholdes eet sted. Forskellen på person/medlem er, at der på et medlem skal være registreret fødselsdato, køn, kommune for, at der kan laves statistik. Det behøves ikke for en person, der ikke tæller med i statistikker. En profil har adgang til de blå sider i Conventus dvs egne hold og egen profil. 16
En bruger kan godt få adgang til flere organisationer med samme brugernavn/adgangskode. For hver organisation er der oprettet en tilhørende profil (person/medlem), således at en bruger faktisk godt kan hedde noget forskelligt i de forskellige organisationer. Et brugerlogin giver adgang til de orange sider i Conventus dvs adressebog, kalender, kommunikation m.m afhængig af bruger-rettigheder. 17
9. Adressebogen Taste-vejledning: Adressebog Det centrale register, der indeholder oplysninger om alle medlemmer og brugere. Foreningens medlemmer kan organiseres i afdelinger, udvalg eller hold m.m. Mulighed for statistikudtræk af medlemstal til bl.a. DGI og DIF. Strukturen i adressebogen er Organisation > Afdeling > Gruppe > Profil Afdeling: Kan være en idrætsgren i en forening el. en gruppering af udvalg der arbejder sammen. Gruppe: Det kan være et udvalg el. et hold i idræt. Profil: I en forening er dette for medlemmer med angivelse af bl.a. fødselsdata, kan også være andre kontaktpersoner eller virksomheder. En person har kun én profil pr. organisation vedkommende er med i, det betyder at data som f.eks. mobil nr. kun skal ændres et sted og ikke på hvert hold vedkommende er med på. 9.1 Opret afdeling Taste-vejledning: Adressebog >Medlemmer > Opret en afdeling 1. Tryk på menupunktet "Adressebog" 2. Tryk på fanebladet "Medlemmer". 3. Tryk på knappen "Ny", som ligger foroven. 4. Udfyld med afdelingsnavn. 5. Tryk "Gem" når du er færdig. 18
9.2 Opret gruppe/hold Taste-vejledning: Adressebog >Medlemmer > Opret gruppe 1. Tryk på menupunktet "Adressebog". 2. Tryk på fanebladet "Medlemmer". 3. Tryk på ikonet ud for den afdeling, du ønsker gruppen skal ligge i. 4. Tryk på Ny gruppe 5. Skriv et navn for gruppen. 19
6. 20
9.3 Gruppe - formularen Titel: Aktiv: Afdeling: Kontaktside: Sportsgren: Ledere: Angiv en identificerende titel, der beskriver gruppens medlemmer. Angiv om gruppen er aktiv eller ej, ved at tilføje eller fjerne fluebenet i boksen. Angiv hvilken afdeling gruppen skal ligge under, ved at vælge fra dropdownmenuen. Angiv sportsgren for gruppen, ved at vælge en sportsgren fra dropdownmenuen. Angiv en for gruppen. For at aktivere denne funktion skal du trykke på "CTRL +S", trykke "Tilføj/fjern" og vælge en træner ud fra listen. Er der ingen trænere tilføjet listen, kan du finde en via. søg funktionen i toppen af vinduet eller tilføje en ny træner via knappen "Ny". Tid og sted: Angiv evt. adressen på hallen eller stedet, hvor gruppen træner. Angiv hvor lang tid hvilke dage og tidspunkter, gruppen skal mødes. Periode: Angiv den perioden, gruppen skal mødes. Aldersgruppe: Angiv evt. min/maks alder på gruppens medlemmer. Max. deltagere : Angiv det maximale antal deltagere i gruppen. Venteliste : Angiv om der skal tilmeldes på venteliste. Om holdet: Angiv en grundig og gennemarbejdet beskrivelse af holdet. Økonomi Pris: Offentlig: Pris for deltagelse Se vejledningen på? (support) 3 muligheder: Ja=offentlig og søgbar fra f. eks Træn lokalt, Intern = siden findes kun, hvis man har det direkte link., Nej= Siden er skjult. Tip: Lad den for det meste være offentlig så kan medlemmerne læse om de hold, man kan tilmelde sig Vis medlemsliste Afkrydsning for, at en medlemsliste og evt venteliste bliver synlig på hjemmeside Online - tilmelding: Afkrydsning for at knappen Tilmeld bliver aktiv og synlig på hjemmeside. TIP: God ide at bruge dette punkt til at styre, hvilke hold man kan tilmelde sig. Betaling: Afkryds her hvis betaling skal ske med Dankort. Betaling for: Tekst, der kommer med på opkrævning, hvis der benyttes BetalingsService eller e-mail. E-mail tekst: Slut tekst der bruges ved opkrævning pr. mail. Oplysninger om ledere: Her vælger man, hvilke informationer om holdets ledere, der skal være synlige på tilmeldingssiden. Det er dog altid de grønne og grå globusser i medlemmest profil, der bestemmer, hvilke oplysninger, der kan være synlige. 21
9.4 Nyt medlem Taste-vejledning: Adressebog >Medlemmer > Nyt medlem Denne mulighed skal kun bruges, hvis der IKKE er online tilmelding via foreningens hjemmeside, eller hvis administrator ønsker at oprette f. eks trænere. Hvis et medlem ved en fejl er kommet på et forkert hold, anbefales det at tilbageføre beløb i Finans (så slettes medlemmet fra holdet) og bede medlemmet tilmelde sig det rigtige hold. 1. Tryk på menupunktet "Adressebog". 2. Tryk på fanebladet "Medlemmer". 3. Tryk på ikonet ud for den gruppe, du ønsker at tilføje et medlem til. 4. Tryk på det 3. punkt "Nyt medlem". 5. Søg efter det medlem du vil tilføje. 6. Hvis medlemmet findes, vælger du ved at trykke på knappen udfor personens navn. 7. Hvis medlemmet ikke findes, trykker du på knappen "Opret ny kontakt" nederst på siden 22
8. Tryk "Ok" for at gå videre til formularen for oprettelse af profil. 9. Udfyld formular og Tryk "Gem" når du er færdig. 9.5 Tilføj / Fjern grupper til / på en profil Taste-vejledning: Adressebog > Faneblad: Medlemmer Vælg en Afdeling / Gruppe / Profil. Under grupper (lilla oval) er der 2 ikoner + og (grøn oval). De betyder at man kan plusse profilen til en gruppe eller man kan minusse profilen fra en gruppe. 23
9.6 Kort beskrivelse af de øvrige faneblade i Adressebog Holdarkiv: Et hold kommer i holdarkiv, når feltet Aktiv deaktiveres. Der kan ikke sendes emails og sms til hold i arkiv. Medlemmer, der er i holdarkiv er ikke slettet og kan stadig bruge deres medlemslogin Holdarkiv bruges sammen med menupunktet Dupliker. Udskrift: Her kan brugeren lave udskrifter til 3 medier: skærm, printer og eksport. Man finder Udskrift 2 steder: Fanebladet Udskrift eller menupunktet Rediger gruppe > Udskrift Udskrift har 2 valgmuligheder i visning: Simpel og Avanceret. Statistik: Brugervejledning link: https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=232 Papirkurv: Når et medlem slettes, bliver det lagt i papirkurven. Bemærk, for at et medlem kan slettes, må personen ikke være bruger samtidig. Det er muligt at slette medlemmet permanent fra papirkurven. Det betyder at referencer til personen andre stedet i systemet vil blive brudt. Dog vil navnet altid blive husket. Bemærk, hvis der er referencer fra regnskabsprogrammet, kan medlemmet ikke slettes permanent. Når en bruger slettes sker det permanent og handlingen kan ikke fortrydes. Referencer til brugeren vil blive brudt. Dog vil navnet altid blive husket. Vedligehold: Dubletter: Er medlemmer, som har tilmeldt sig som nyt medlem flere gange. Administrator kan rydde op i dubletter ved at bruge funktionen Sammenkæd: Det er de data, som er markeret med grå baggrund, som bliver indholdet af den sammenkædede profil. Alle profilerne, som er markeret med en afkrydsning ude til venstre, vil blive sammenkædet. Alt. Id: Her vises Alternativ ID, som er et felt, der kan være udfyldt i forbindelse med import af medlemmer, f.eks gammelt medlems-id. Indmeldelse: Her er det muligt at se og registrere indmeldelsesdato. Formater: Her kan der automatisk laves formatering af f.eks. første bogstav i navne skal være med stort. Her bliver vist eksempel på ny formatering, som så evt. kan vælges at opdatere til. 24
10. Brugere Taste-vejledning: Administration > Brugere > Brugere 10.1 Opret brugere Alle der skal have adgang til de orange sider i Conventus, skal oprettes med et brugernavn. Sådan opretter man en bruger: 1. Tryk på knappen "Ny bruger" øverst på siden. 2. Læs beskrivelse og tryk på "Næste" 3. Indtast en del af vedkommendes navn i søgefeltet og tryk på knappen "Søg". 4. Findes medlemmet, trykkes på knappen "Vælg" udfor vedkommende fortsæt med pkt 10. 5. Tryk på knappen "Opret ny kontakt", hvis medlemmet ikke findes. 6. Tryk "Ok" for at acceptere. 7. Tryk "Annuller" for at fortryde. 8. Indtast oplysningerne på kontakten. 9. Tryk "Gem" når du er færdig. 10. Søg om personen allerede findes som bruger i en anden forening. 11. Findes vedkommende, trykkes på "Vælg" udfor personen, hvorefter der kommer flere oplysninger. Her skal du bekræfte eller annullere sammenkædningen. Tryk "Opret bruger" 12. Udfyld brugernavn, type og hvilken gruppe af rettigheder vedkommende skal have. 13. Tryk "Gem" og der bliver sendt en mail med login oplysninger til personen. 25
10.2 Rettigheder Taste-vejledning: Administration > Brugere >Rettigheder Tip: Conventus har fra start dannet 3 rettighedstyper; Bruger, Super bruger, Administrator. Det anbefales, at man ikke ændrer på rettighederne for disse 3 rettighedsprofiler. Ønsker man at ændre rettigheder, opretter man blot en ny rettighed og giver den et nyt navn. Det gør man sådan: 1. Tryk på knappen "Ny rettighed" øverst på siden. 2. Angiv rettighedens tittel. 3. Tryk "Gem". 4. Tryk på rediger ikonet udfor den rettighed, der skal redigeres 5. Afkryds udfor de punkter, der skal gives rettighed til og fjern afkrydsning udfor de punkter, der ikke skal være adgang til. 6. Tryk på "Gem" 26
11. Kalender Taste-vejledning: Kalender Fælles kalender for hele organisationen, med mange forskellige visninger og søgemuligheder. Import og eksport til og fra andre systemer, som gør det nemt at hente hele kampprogrammer ind. Visning på hjemmeside, så offentligheden kan følge med i, hvad der sker. 11.1 Kun egne aftaler Markering her (grøn oval) betyder at der kun vises kalender for den aktuelle bruger i den aktuelle forening. 11.2 Alle foreninger Markering her (blå oval) betyder at der vises kalender for de organisationer, som brugeren tilhører. 11.3 Kun egne aftale i alle foreninger Markering i begge betyder at der vises brugerens kalender for de organisationer, som brugeren tilhører. 11.4 Aktiviteter - opret Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=164 11.5 Aktiviteter - find Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=163 11.6 Aktiviteter - rediger Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=165 11.7 Aktiviteter - opret Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=164 11.8 Møder Tilsvarende Aktiviteter, så kan også Møder registreres i kalenderen Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=169 11.9 Kampe Tilsvarende Aktiviteter, så kan også Kampe registreres i kalenderen Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=174 27
12. Arkiv Online dokumenter giver hurtig og let deling af information. Værdifulde erfaringer, som ofte går tabt, da de kan være svære at holde styr på, bliver nu samlet i en fælles videnbase. Mødeindkaldelser og referater med vedhæftede dokumenter findes også i arkivet. Man har forskellige muligheder i arkivet. De er beskrevet i forskellige, som man kan linke direkte til herfra 12.1 Dokumenter Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=192 12.2 Filer Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=208 12.3 Møder Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=206 12.4 Nyheder Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=2990 13. Visning på hjemmesider Taste-vejledning: Administration > Hjemmesiden Her kan vælges de funktioner hvor der understøttes integration til foreningens hjemmeside. Det kræver noget web-viden selv at kunne udføre integrationen, men foreningen har sikkert også en web-ansvarlig. Det er denne person, der kan lave integrationen. Der skal kopieres noget kode kaldet Javascript eller Iframe over på hjemmesiden, for at vise indholdet i menupunkterne ovenfor. De funktioner de fleste organisationer typisk først får brug for er 13.1 Holdoversigt: Brugervejledning link: https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=379 28
13.2 Medlemslogin Brugervejledning link: https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=1217 13.3 Kalender Brugervejledning link: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=381 13.4 Nyheder Brugervejledning link: https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=2998 13.5 Kontaktside: Brugervejledning link: https://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=4287 13.6 Krav til hjemmesiden og den webansvarlige: Conventus kan stort set integreres med alle webside-systemer. Den webansvarlige skal blot kunne oprette en ny webside, der kan modtage links og indsætte html-kode direkte. Det er derfor en god ide, at webmasteren er en del af foreningens Conventus-udvalg og er oprettet som bruger med administrator-rettighed i Conventus. 14. Quick guide Nedenfor er der en række punkter hvor der er lavet en quick-guide til 14.1 Send SMS til hele holdet Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=148 14.2 Send mail Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=149 14.3 Opret et møde Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=150 14.4 Ret oplysninger på et medlem Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=152 14.5 Ny deltager på mit hold Link til brugervejledning: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=153 29