november 2015 Drejebog for åbent hus 1
Forord Denne drejebog er udarbejdet CLEAN Grøn erhvervsvækst på bestilling af Region Syddanmark. Drejebogen er udarbejdet med baggrund i opdrag fra Region Syddanmark og som led i at styrke EPSD-projektets unikke vinkel med en samtidig indsats for at fremme energiinvesteringer i den private boligmasse Formålet med drejebogen er, at lette arbejdet i forbindelse med afholdelse af åbent hus arrangementer mindre energi events ved at bygge videre på erfaringer allerede opnået i Grøn erhvervsvækst projektet. Drejebogen er en rediger bar. Idéen med denne udgave er at læser skal have mulighed for nemt, at tilføje sine egne noter samt klippe indholdet ud som er relevant for læseren. Drejebogen indeholder tjek og huske lister som skal hjælpe læseren med, at gennemføre en energimesse så nemt og smertefri som muligt. Forfatteren på denne drejebog er projektleder Casper Mikkelsen, CLEAN Grøn erhvervsvækst. Kommunikations og presseplanen er udarbejdet af kommunikationskonsulent Rikke Schak Toustrup-Jensen, CLEAN Grøn erhvervsvækst. 2
Indholdsfortegnelse Forord... 2 Indholdsfortegnelse... 3 Indledning... 4 Forberedelse... 5 Planlægning af event... 9 Eksempel på program... 10 Kommunikation og PR... 10 Eksempel på annonce... 11 Gennemførsel af eventen og praktiske forhold... 11 Opfølgning på eventen... 13 Bilag 1... 15 Bilag 2... 18 Bilag 3... 19 Bilag 4... 19 Bilag 5... 21 3
Indledning Mindre energi-events er kendetegnet ved, at de er geografisk mere lokale end større energievents og afholdelsen er lokal forankret. Eventen kan enten afholdes på neutral grund i et forsamlingshus eller som et åbent hus arrangement hvor en eller flere lokale borgere åbner deres boliger for, at vise hvilke muligheder der er for at energirenovere et privat hjem. For at denne model har den størst mulige effekt er det vigtigt, at der er lokale kræfter, der bakker op omkring eventen og sørger for, at brede budskabet omkring energieventen i lokalområdet. 4
Forberedelse Som forberedelse af denne type af arrangement bør kommunen have tæt kontakt med en lokal borgerforening. For at sikre at eventen har opbakning lokale skal en lokal borgerforening eller grundejerforening involveres i planlægningen af arrangementet. Foreningens vigtigste opgave er, at sikre at der kommer deltagere til arrangementet samt pege på eventuelle boliger, der skal gennemgås af en energikonsulent eller BedreBolig rådgiver på dagen. En illustration af modellen for et åbent hus arrangement kan illustreres ved hjælp af nedenstående model som også viser fordele og ulemper ved typen af arrangementet. Modellen skitserer samarbejdet mellem en kommune og en uafhængig institution som kan være fx CLEAN Grøn erhvervsvækst (CGE), et erhvervskontor eller en sammenslutning af håndværksvirksomheder. 5
6
I forbindelse med udvælgelse af, hvor arrangementet skal afholdes forslås det, at kommunen kontakter relevante lokale foreninger og beder dem udfylde en skabelon til en kort motiveret ansøgning. Se længere nede. Ansøgningen skal sikre, at foreningen har gjort sig tanker omkring, hvordan arrangementet skal kommunikeres ud i lokalområdet og sikre opbakning. Hermed sikres der større commitment til arrangementet. Nedenstående findes et eksempel på en sådan template. 7
En overskrift på en mail til lokalgrupper om afholdelse af event kunne være: Vil I sætte fokus på energirenovering og nedbringelse af energiforbruget i jeres lokalområde? CLEAN Grøn Erhvervsvækst afholder i efteråret 2015 og vinteren 2016 en række arrangementer, som sætter energirenovering på dagsordenen. Til CLEAN Grøn erhvervsvækst energiaften har borgerne i jeres lokalområde mulighed for, at komme og høre om hvad man kan gøre for, at energirenovere sin bolig, hvordan man kan søge tilskud, hvordan man finansierer en energirenovering samt hvad det koster og hvad der kan spares. Arrangementet afholdes en hverdagsaften fra kl. 19-21, hvor CLEAN Grøn erhvervsvæksts energikonsulent vil fortælle om mulighederne. Inden da har op til 6 boliger i lokalområdet mulighed for, at få en gratis energivejledning. Gennemgangen af boligerne vil blive brugt som eksempler til aftenen som inspiration til hvordan man kan gribe en energirenovering af sin bolig an. En skabelon til en motiveret ansøgning, som lokalforeningen skal udfylde findes som bilag 1: 8
Planlægning af event Når åbent-hus eventen skal arrangeres er det vigtigt, at der indgås en dialog med de engagerede lokalforeninger omkring indhold på dagen. Det er vigtigt, at forholdene for området undersøges grundigt inden programmet planlægges. Herunder følgende emner. - Hvilke typer af boliger findes der primært i området? - Hvilken/hvilke opvarmningsform(er) bruges der primært i området? - Er der planer etablering af eksempelvis fjernvarme i området? Hvis ja hvornår og hvilke områder? - Hvad er den gennemsnitlige indkomst i området? - Er der mulighed for at få realkreditinstitut finansiering i området? Hvor høje er friværdierne? - Hvor attraktivt er området for tilflytning? - Hvad er den typiske sammensætning af beboerne i området? - Har indbyggerne særlige ønsker til området? Fx anlæg af kollektiv forsyning Baseret ud fra ovenstående spørgsmål kan programmet tilrettes, så det er skræddersyet til området. Det nytter ikke noget, at oplægsholder snakker om fjernvarme som opvarmningsform hvis det ikke er i området og der ikke er planer om fremtidige anlæg. Desuden spiller muligheden for at få realkreditinstitut finansiering en stor rolle i forhold til hvor store investeringer beboerne i området har mulighed for at foretage i deres boliger. I forbindelse med planlægningen er det også vigtigt at undersøge om beboerne har særlige ønsker til området. Det kunne være, at de ønsker at undersøge mulighederne for anlæg af en form for kollektiv forsyning. Ved at tilrette programmet til det enkelte området er der større chance for, at indbyggerne finder det relevant, deltager i eventen og efterfølgende tager aktion i retning af gennemførelse af energirenovering og energieffektivisering i hjemmet. I dialogen med borgerforeningen skal det også vælges, om eventen skal holdes på neutral grund som fx et forsamlingshus, et idrætsanlæg eller lignende eller om arrangementet skal holdes som et åbent hus arrangement hos en lokal beboer. Holdes arrangementet som et åbent hus arrangement er det vigtigt, at der bliver lavet klare aftaler med vedkommende, der lægger hus til. Hvor mange kan maksimalt deltage i arrangementet, hvilke dele af huset de besøgende er velkomne til at besøge, og hvilke dele af huset de ikke ønsker besøgende i. Det anbefales også at honorere de boligejere som lægger hus til med et par flasker god rødvin eller tilbud om en gratis energirapport. Kan der vælges en bolig, som har gennemgået en større energirenovering for nylig vil dette være at foretrække til et åbent hus, da de besøgende herved har mulighed for, at komme og se hvad en energirenovering helt konkret kan betyde for en bolig i form af mere komfort og minimering af trækgener, udvidelse af den anvendelige areal i boligen etc. Det anbefales også, at boligejeren holder et oplæg omkring deres erfaringer med den energirenoverede bolig samt deler ud af deres erfaringer omkring energirenoveringsprocessen. Det er CLEAN Grøn erhvervsvæksts bedste erfaring at holde arrangementet en tirsdag, onsdag eller torsdag i tidsrummet kl. 19-21. For arrangementer planlagt i weekenden kan det være meget svært at tiltrække det ønskede besøgsantal. Det er også vigtigt at tjekke, om der den valgte dag foregår en større lokale eller 9
national begivenhed. Eksempelvis kan en landskamp i foldbold, håndbold eller lignende betyde, at mange potentielle boligejere bliver væk fra arrangementet. En anbefaling er også at engagere lokale kræfter til at bage kage og lave kaffe og the, således at der kan tilbydes forfriskninger undervejs i programmet. Har kommunen eller de lokale håndværkere tilknyttet en fagperson, der kan lave energitjek af boliger kan det betyde en større udbredelse af arrangementet, såfremt der bliver foretaget energitjek i lokale boliger på dagen for arrangementet. Disse tjek skal være mindre energitjek, hvor energikonsulenten gennemgår en bolig på 30-45 minutter og blot giver boligejeren en mundtlig overlevering af relevante problemstillinger. Boligerne kan senere anvendes som de konkrete cases på aftenen. Hermed opstår der et vist genkendelseselement på aftenen og de fremmødte kan bedre relatere sig til det fremlagte. Såfremt det er muligt anbefales det at der gennemgås en række forskellige boligtyper på dagen, således at casene på aftenen dækker over de, for området, repræsentative boligtyper. Eksempel på program Neden for findes et eksempel på et program for et mini-event, der er afholdt i et forsamlingshus i en landsby ved Kolding. Inden afholdelse af arrangementet modtog 6 lokale boliger et energitjek og 3 boliger blev udvalgt til at blive brugt som cases til aftenens arrangement. Arrangementet blev holdt i et lokalt forsamlingshus, men kunne lige så godt være afholdt som et åbent-hus arrangement hos en lokal borger. Ved arrangementet havde Kolding kommune interesse i, at informere omkring et andet energiprojekt som vil blive rullet ud i området. Et mindre energievent er desuden en god platform for kommunen, at kommunikere ud til beboerne omkring lokale forhold. Det kan også være sig forhold i lokalplanen. Eksempel på program findes som bilag 2 Kommunikation og PR Eksempel på simpel kommunikationsplan ved mindre events: Event: Tovholder: Tidshorisont: Baggrund: Overordnede budskab: Titel på event Navn og kontaktoplysninger på tovholder og evt. medansvarlige Eventets start og slut. Her menes fasen fra arbejdsgruppe/markedsføring går i gang og til markedsføring/evaluering er afsluttet. Angiv også dato for afholdelse, hvis eventet er datosat. Beskrivelse af baggrund for eventet. Hvad er projektets overordnede budskab? (er der tale om holdninger, imagebærende budskaber, faglig viden, 10
Formål/mål for kommunikationen: Arbejdsopgaver: Analyse og prioritering af interessenterne: Valg af målgrupper: Kommunikationskanaler: Succeskriterier: Budget: Feedback/tjekliste: Andet: beskrivelse af koncept/værktøj/metode?) Hvad vil vi opnå med eventet? (f.eks. en bestemt kendskabsgrad til arrangøren? holdnings/adfærdsændring i målgruppen, en bestemt ageren (køb/beslutning el. lign.) er sigtet synlighed/medlemsrekruttering/kunder/strategisk branding eller andet? Generel beskrivelse af arbejdsopgaver. Specifikke kommunikationsopgaver, f.eks. pressemeddelelse og pressekontakt. Hvilke interessenter er der til eventet? og hvad er deres interesse i det? Hvilke interessenter skal involveres direkte i eventet? Er der interessenter, der skal have en fremhævet rolle? Hvem er den primære målgruppe for eventet? Hvem er den sekundære målgruppe? Hvor stor betydning har de? Hvilke kommunikationskanaler er det relevant at bruge til dette event? Enten som form af medieomtale (presse) eller tilkøbt annoncering. - Medier (dagblade/fagblade/andre) - Sociale medier - Web (hjemmeside, interessenters hjemmesider) Skal kunne evalueres og/eller måles. Skal være realistiske og afspejle målene. Hvad vil vi gerne at en bestemt kendskabsgrad/adfærdændring o.lign konkret skal munde ud i? - Tid - Pris - Ressourcer. Beskriv forventet budget på f.eks. markedsføringsmateriale/annoncering/rejseudgifter/ekstern konsulenthjælp. Hvilke ressourcer forventer vi at bruge? (mandetimer) Hvordan vil vi indsamle/modtage feedback på selve eventet og på kommunikationsindsatsen omkring eventet? Hvem sørger for at indsamle og bearbejde feedback til brug i tjeklisten til et evt. næste event? Skal der beskrives en plan B for kommunikationen, f.eks. ved afbud hos oplægsholdere, dårligt vejr, få tilmeldinger, andre benspænd? Eksempel på annonce Eksempel på en annonce bragt i lokal medier og Jyllands Posten for en mindre arrangement afholdt på Byggecentrum i marts 2013 findes som bilag 3. Gennemførsel af eventen og praktiske forhold Til deltagelse på mini-eventen eller til det åbne hus arrangement er det CLEAN Grøn erhvervsvæksts erfaring, at det giver god mening at invitere en eller to lokale håndværkere. Hermed kan boligejerne 11
allerede på dagen få konkrete råd og vejledning fra an fagmand og allerede på dagen indgå aftaler. Såfremt håndværkeren har mod på det giver det også god effekt, hvis vedkommende holder et kort oplæg om en bolig i området, som er renoveret for nylig. På dagen er det vigtigt at de forskellige roller er klar og ansvarsområderne er fordelt. Dette kan med fordel ske ud fra en tjekliste. Eksempel på en tjekliste findes som bilag 4. 12
Opfølgning på eventen Efter eventen er det vigtigt at følge op på deltagerne. Erfaringen fra CLEAN Grøn erhvervsvækst viser, at der opnås den største effekt, når der følges op efter arrangementet. Dette skyldes, at flere boligejere efter et event kan sidde med enkelte spørgsmål om, hvordan man kommer i gang og opfølgning kan være det sidste skub i retning af at de igangsætter en energirenovering af deres bolig. Opfølgning er også vigtig for at måle effekten af eventen. Ved at måle på hvor mange der boligejere der igangsætter en energirenovering samt hvilken type af renovering er det muligt, at vurdere om eventen har haft den forventede effekt, og det gør det muligt at justere indholdet på næste event, såfremt svarene viser at det er påkrævet. For at kunne foretage opfølgningen er det vigtigt, at alle deltagernes kontakt oplysninger bliver noteret i løbet af eventen. CLEAN Grøn erhvervsvækst har erfaring med at foretage opfølgning ud fra følgende metoder. Opfølgning gennem personligt telefonopkald Opfølgningen med den største effekt er gennem personlig teleopkald. Dette er dog også den mest ressource krævende opfølgningsmetode og kræver, at kommunen eller en anden uafhængig instans har mulighed for at foretage opkaldene. Det er vigtigt at opkaldene foretages af en energifaglig person, som kan svare på eventuelle spørgsmål i løbet af samtalen. Det anbefales, at opkaldene fortages indenfor 1-2 uger efter afholdelse af arrangementet. Man kunne også spørge om, det vil iorden at følge op på samtale om et halvt år, hvor boligejeren så i mellemtiden har mulighed for at få gennemført energirenovering. Opfølgning gennem -e-mail Opfølgningen gennem masse e-mail foretages ved, at der udarbejdes et elektronisk spørgeskema, som rundsendes til alle de besøgende. Spørgeskemaet har til formål at belyse deltagernes villighed til at igangsætte energirenoveringer, måle på om deltagerne fandt arrangementet relevant samt den samlede effekt af arrangementet. Det anbefales, at opkaldene fortages indenfor 1-2 uger efter afholdelse af arrangementet. Et eksempel, der kan bruges som paradigme til opfølgning gennem e-mail findes som bilag 5. 13
Man kunne også i et sådant spørgeskema spørge om, det vil i orden at følge op på samtale om et halvt år, hvor boligejeren så i mellemtiden har mulighed for at få gennemført energirenovering. Det anbefales at udsende spørgeskemaet ved hjælp af eksempelvis relationwise.com eller surveymonkey.com, som gør det nemt og smart at udsende spørgeskemaer og lave den efterfølgende opfølgning. Herudover er det vigtigt at følge op på deltagere der har konkrete spørgsmål før de kan komme i gang. Har arrangøren ikke den rette person med den energifaglige viden kan denne opfølgning med fordel gennemføres af en lokal energihåndværker, energikonsulent eller BedreBolig rådgiver. CLEAN Grøn Erhvervsvækst erfaring med opfølgning er, at opfølgningen er mindst lige så vigtig som et velafholdt program da det ofte er det sidste puf boligejerne skal have for, at igangsætte en renovering af deres bolig. Herudover oplever boligejerne det som en god service at der bliver fulgt op over for dem og de dermed får mulighed for, at få svar på eventuelle spørgsmål. 14
Bilag 1 Beskriv boligområdet / landsbyen hvor I ønsker arrangementet afholdt. Hvilke typer boliger findes der i områder? Hvor mange mennesker bor der i området? Hvilke renoveringsønsker har indbyggerne typisk? etc. Beskriv hvordan I vil sikre fremmøde til arrangementet: 15
Kontaktinformationer til boligejere der har interesse i at få en gratis energivejledning i tidsrummet 14-18 på dagen. Skal også indeholde en kort beskrivelse af hustype, opvarmningsform og byggeår 16
Kontaktinformationer til lokalforening: 17
Bilag 2 18
Bilag 3 Bilag 4 Opgave: Ansvarlig: Deadline: 19
Planlægning af energitjek hos lokale boliger Booking af forsamlingshus / idrætsanlæg / indgå aftale med boligejer omkring åbent hus arrangement Formidling af budskabet omkring eventen i lokalområdet Omtale af arrangementet på relevante kommunale websider Aftale med lokal / lokale håndværkere om oplæg på dagen Aftale med oplægsholdere Eventuelle vingaver til oplægsholdere Kaffe, the og kage til aftenen Tjek at IT-udstyr virker, dobbelttjek altid at projektoren virker samen med computeren Opstilling og nedtagning af stole og borde før og efter arrangementet Aftale om hvem der byder velkommen på eventen Evt. print af fakta ark og andet materiale der er relevant at dele ud på dagen Omtale og pressemeddelelse før og efter arrangementet 20
Evt. invitation til lokale journalister Indsamling af kontakt oplysninger for deltagerne til opfølgning Opfølgning på arrangementet Bilag 5 Kære boligejer, Tak for din deltagelse på arrangementet xxx d. 16/9 2015 Som opfølgning på din deltagelse vil vi gerne have lov til at stille dig 6 spørgsmål. Det tager kun 5 min og er en stor hjælp for os. XXX 1) Hvad er den generelle vurdering af arrangementet? (1-5 hvor 5 er bedst) 2) Hvor stort et udbytte fik du af arrangementet? (1-5 hvor 5 er bedst) 3) Hvad var særlig godt på dagen? 4) Hvad var mindre godt på dagen? 5) Påtænker du at igangsætte en renovering af din bolig? a. Hvis ja -> hvilken renovering af din bolig påtænker du at igangsætte? Hvornår påtænker du at igangsætte renoveringen? b. Hvis nej -> Hvad skal der til for at du vil overveje at igangsætte en renovering af din bolig? Har du konkrete spørgsmål som afholder dig fra at igangsætte en renovering af din bolig? 6) Har du nogle spørgsmål som du ikke fik svar på som vi kan hjælpe dig med? Tak for hjælpen. Med venlig hilsen 21