Guide: Start- & Slutbreve og modtagelse af breve Udgave mar 2009 Bemærk det sidste kapitel Modtagelse af et brev, som bl.a.. bruges når du skal modtage og indlæse en henvisning. Indholdsfortegnelse Hvorledes laves et start/slut (epikrise) brev?...1 Hvorledes rettes skabelonen?...2 Ændring af andre skabeloner (breve)...3 Hvordan kan man finde de breve man har sendt?...3 Hvordan laver man andre breve?...4 Modtagelse af et brev (henvisning/korrespondancebrev)...5 Formålet med brevet er at kunne sende noter til den elektroniske patientjournal der findes hos klientens egen læge. Typisk vil det være lægens sekretær der ved modtagelse af breve overfører dem til lægens journal lægen læser derfor først brevet når journalen åbnes i forbindelse med konsultation. Derfor skal man ikke opfatte brevene som korrespondance med læge, men blot notater til lægens journal. Hvorledes laves et start/slut (epikrise) brev? Klik på Klient Søg i hovedmenuen. Indtaste fødselsdato eller første del af navnet og tryk på ENTER. (nu vises en liste med fundne klienter) Brug PilOp/PilNed til at markere den ønskede klient og tryk på ENTER (nu åbnes klient billedet). Åben klientens henvisning (dobbelt-klik på ønsket henvisning midt i klient billedet) Der findes i henvisningsbilledet en Start Brev og Slut Brev -knap (sidstnævnte er epikrisen). Umiddelbart til højre herfor er der afkrydset om du ønsker, at sende start/slut-brevene. Hvis du f.eks. har afkrydset Start Brev så vil systemet efter 3-4 uger automatisk påminde dig om, at du skal lave startbrev hvis du er gået i gang med konsultationerne. VIGTIGT: Før du laver start/slut-breve så er det en fordel, at Henviser er angivet øverst i billedet. Brug? -knappen til at søge lægen frem. Hvis du bruger magnetkortlæser ved opretttelsen vil lægen automatisk stå som henviser. Klik på Start Brev -knappen for at lave et startbrev. (Hvis du allerede har lavet brevet vil systemet blot åbne det brev du har lavet). Nu vises et billedet hvor du skal vælge modtager af brevet. Systemet vil foreslå Henviseren men du kan ved klik på Søg -knappen fremsøge en anden læge. VIGTIGT: 95% af alle læger har et edb-system så de kan modtage de elektroniske breve dvs. at feltet Lokations/EANnummer er udfyldt. Hvis feltet er tomt har lægen pt ingen edb-system og der vil jævnfør overenskomsten ikke være noget krav om at du sender start/slut-breve.. Du kan evt. kontakte lægen telefonisk og høre om de alligevel skulle have et lokationsnummer. I såfald indtastet det i feltet her. Klik på Gem/Luk. Systemet viser nu et forslag til brev, som du kan rette i. Du kan lave understregning/fed skrift etc. men denne formattering er ikke synlig i lægens edb-system. Klik på Udskriv hvis du vil have en papirkopi af brevet. Hvis du klikker på Send vises endnu en gang modtageren og du skal klikke på Send igen for at lægge brevet i udbakken. Brevet bliver først sendt når du har klikket på Send/Modtag -knappen på startsiden. Hvis du har lagt et brev i udbakken, som du ikke vil sende, så kan du nederst på startsiden vælge Udbakke (i stedet for Indbakke ). Det vil give dig en liste med de breve der ligger klar til at blive sendt. Højreklik på det brev du vil fjerne og vælg Slet i den viste menu.
Den første gang du sender elektroniske breve vil der gå nogle dage før brevet er modtaget hos den anden part. Derefter skal du regne med at det brevene er fremme samme dag. Der er eksempler på at lægen siger, at de ikke har modtaget breve. Det kan skyldes at deres lægesystem lægger brevet i en speciel mappe eller på en anden dato end brevets dato. Hvorledes rettes skabelonen? Slutbrevet/epikrisen er et fast aftalt format, hvor man ikke må lave andre felter. Vigtigt: Hvis du ikke tidligere har anvendt breve så anbefaler vi, at du henter nyeste udgaver af skabelonerne. For at installere nyeste layout af faktura gør følgende: På startsiden klikkes på Hjælp -knappen og derefter Skabelon. Klik derefter på Select what to Reset og afkryds de skabeloner du vil have installeret. Hvis du ikke allerede har fået lavet et brevhovedet i forbindelse med dine breve så vælg også et af brevhovederne Brevhovedet bund/øverst, I henvisningsbilledet kan du højre-klikke på Start brev -knappen. Det vil åbne indstillingerne for brevet: Kontroller indholdet i følgende felter: Type: Der skal stå Document MENU: Dokument skal som det eneste være afkrydset. Modtager: Der skal stå Henviser Papirformat: Vælg A4 Letter Margener: Her angiver du margener i millimeter - som anvendes ved udskriften. Typisk kan du have brug for at ændre Margener som anvendes når brevet udskrives på papir. Det har altså ingen betydning for det elektroniske brev. Hvis du f.eks. angiver 15 i Venstre betyder det at udskriften er flyttet 15 millimeter til højre på papiret. Adresse placering venstre/top: Angiv hvor modtager adressen skal være placeret. Første tal angiver hvor mange millimeter adressen skal være flyttet ind på papiret. (venstre margin lægges til). Andet tal angiver hvor langt adressen skal være fra toppen af papiret (top margin lægges til). Vigtigt: De indstillinger du laver på margener og adresse placering gemmes på opsætningen af selve papiret. Dvs. at tallene i disse felter anvendes på de andre breve, hvor der står A4 Letter i feltet papirformat. Klik på Design -knappen for at ændre layoutet af skabelonen. Systemet vil da vise skabelonen som du kan tilrette:
Anbefalinger: Startbreve er bare notater til lægens journal dvs. teksten skal være uden unødvendig information: - Skriv ikke klientens adresse/telefon i brevet (lægen ved godt hvilken klient der er tale om, idet CPRnummeret bliver med sendt af systemet når brevet sendes) - Nøjes med at skrive dit navn og telefonnummer og ikke din fulde klinikadresse. Systemet med sender din adresse sammen med brevet. - Lav så få tomme linier som mulig. Eksemplet vist i figuren ovenfor er et eksempel herpå. Når du har tilrettet skabelonen kan du klikke på Gem/Luk herefter vender du tilbage til forrige billedet, hvor du også skal klikke på Gem/luk. Hvis du ikke vil gemme dine ændringer så tryk på Esc-tasten nogle gange. VIGTIGT: I nogle tidligere versioner af ClinicCare var der indsat flettefelter i toppen af brevet (der står noget med [111...]) slet disse felter så det øverste du har i brevet svarer til ovenstående. Det samme gør sig gældende for start-brevet, som skal tilrettes. Ændring af andre skabeloner (breve) Klik på Udskrifter og klik derefter på fanebladet Alle. Du ser nu alle udskrifter i systemet. (Der vil være en del du ikke har brug for). Enkelt-klik på den udskrift du vil ændre. Klik derefter på Indstillinger. Nu vises et billedet hvor du blandt andet kan ændre margin (nederst til venstre). Klik på Design -knappen. Nu vises skabelonen, hvor du kan ændre teksten. (Ctrl+ENTER laver tvunget linieskift). Klik Gem/Luk og Gem/Luk -igen for at gemme ændringerne. Hvordan kan man finde de breve man har sendt? Her nogle muligheder a) Liste med de sidst oprettede Vælg Værktøj/Datalister Klik på "+" ved dokument Klik på "14 dage" viser dem du har lavet de sidste 14 dage. Hvis du "bare" vil se dem du har sendt -.så klik på "+" udfor "Kommunikation" og vælg "Sent" b) Du kan også se hvilke breve du har sendt til en bestemt læge. Fra startsiden: Vælg "Fil/Andre adresser". Søg lægen frem. Klik på "Dokumenter"-knappen nederst til højre.
c) De breve du har sendt vedrørende en bestemt klient: Søg klienten frem og klik på Dokument i klientbilledet. Hvordan laver man andre breve? Hent klienten frem. Klik derefter på Dokument -knappen i klient billedet. Systemet viser nu en liste med alle de dokumenter der er arkiveret på klienten. Klik på Ny. Systemet viser nu en liste over alle de dokumenter/skabeloner, som du har fået installeret. F.eks PSYK 115 Når du har valgt brevtypen skal du vælge modtageren. Systemet vil enten vise dig søgebilledet eller fører dig direkte til følgende billedet: Klik på Gem/Luk for at gå videre nu vises skabelon/brevet, hvor du kan indskrive dit brev.
Modtagelse af et brev (henvisning/korrespondancebrev) På startsiden kan du klikke på Send/Modtag det vil udveksle eventuelle breve. De breve du modtager vil stå i indbakken - nederst på startsiden: For at indlæse brevet skal du dobbelt-klikker på brevet, hvorefter brevet åbnes: Til venstre vises brevet. Systemet vil prøve at matche afsenderen og klienten i brevet med de oplysninger du har i din database. Dvs. hvis systemet finder en klient med samme cprnummer er der lavet et match. Øverst til højre findes nogle felter: Overskrift : Her kan du indtaste din egen valgfrie overskrift for brevet. Henvisning : Dette felt bruges hvis du allerede har oprettet klienten og en henvisning i dit system. Du skal da her vælge den henvisning som brevet hører til. Hvis du vælger <Ny> vil systemet oprette en ny henvisning.
Ansvarlig : Dette felt er kun synlig, hvis i er flere behandlerer der bruges samme system. Angiv her hvem der skal tages sig af henvisningen/klienten/brevet. Note : Her kan du evt. skrive en valgfri note. I det grønne felt til højre vil systemet vise en vejledning. Nederst til venstre kan du klikke på nogle knapper: Gem/Luk : Gemmer brevet i indbakken. Annuller : Lukker brevet uden at gemme evenetuelle ændringer du har foretaget. Print : Udskriver brevet til skærmen, hvorefter du kan udskrive til en printer. Overfør til ClinicCare : Hvis systemet ikke har fundet match på klient/afsender vil systemet oprette disse. Hvis der er fundet match vil systemet tilføje oplysninger f.eks. hvis afsender har skrevet et telefonnummer på klienten og du ikke selv har skrevet et telefonnummer, vil systemet tilføje telefonnummer på klientens stamkort. Hvis brevet er en henvisning vil systemet åbne et billedet, der viser henvisningen: BEMÆRK: At der øverst i titellinien står MODTAGET ELEKTRONISK. Du kan tilføje dine egne oplysninger i dette billedet. Når du har indlæst en henvisning elektronisk så skal du ikke indsende henvisningen på papir. Systemet vil automatisk markere på regningerne til amtet, at du har indlæst en elektronisk henvisning og derfor ikke behøver at indsende på papir. Brevet du har overført bliver fjernet fra indbakken og lægges i Slettet -bakken. * * * SLUT * * *