Vedrørende: MED arrangementer for AKUT midler Sagsnavn: Hovedudvalget 2014-16 Sagsnummer: 81.00.00-A00-18-14 Skrevet af: Thomas Holm E-mail: Thomas.Holm@randers.dk Forvaltning: HR team Dato: 01-10-2014 Sendes til: Indledning og baggrund I marts 2014 trådte ny MED aftale for Randers Kommune i kraft. Der pågår nu et arbejde i organisationen med at implementere den nye MED aftale ude på arbejdspladserne. For at sikre det gode MED samarbejde, og at der skabes ejerskab ude på arbejdspladserne er det vigtigt, at der arbejdes med MED aftalen og at den bliver italesat. Det er derfor besluttet i hovedudvalget, at der skal afholdes en arrangement-række og dermed workshops i 2015 med det formål at skabe fokus på det gode MED samarbejde samt hvorledes MED understøtter udviklingen på arbejdspladserne mv. En nedsat arbejdsgruppe under hovedudvalget har udarbejdet et forslag til program og proces. Det fremgår i nedenstående. Ligeledes er der lavet et afsnit der forholder sig til mulige aktiviteter for resten af MED organisationen som ikke deltager i de forslåede workshops. Overordnet tidsplan for MED workshops Det forslås, at der afholdes 3 workshops fordelt over 1-2 kvartal 2015. I perioden mellem de forskellige workshops er det oplagt og nødvendigt, at deltagerne arbejder lokalt med emner fra workshops for at skabe forankringen på arbejdspladsen. Planlægning 1. workshop Lokalt MED arbejde 2. workshop Lokalt MED arbejde 3. workshop Okt.-dec. Jan/Feb. Februar April April/maj Juni 2014 2015 2015 2015 2015 2015 Deltagelse, finansiering og logistik Alle tillidsrepræsentanter og ledere i Randers kommune inviteres med. Jf. MED databasen er der tale om ca. 250 tillidsrepræsentanter. Ligeledes er der ca. 320 ledere i alt.
De nævnte workshops finansieres overvejende af midler fra AKUT fonden som er målrettet kommunens tillidsrepræsentanter. Midlerne forløber sig til ca. 300.000.kr i alt. AKUT midler skal enten være forbrugt pr. 1.april 2015, eller de skal være planlagt forbrugt. Oplægsholdere, materialer mv. samt forplejning til tillidsrepræsentanterne finansieres af AKUTmidlerne. Finasiering af forplejning til ledere afholdes i et andet budget. AutoC Park Randers FC Loungen bruges som kursussted, da Randers Kommune kan benytte stedet som følge af aftale. Udgifter til kursusstedet vil derfor forholdsvis være til forplejning. Workshops Temaerne i de forskellige workshops skal ses i en kronologisk sammenhæng, og dermed som et udviklingsforløb. Temaerne spænder derfor fra introduktion af MED henimod revitalisering og nytænkning i MED.
Der er tale om 3 ½ dags workshops af ca. 3-4 timers varighed, med udgangspunkt i tidsrummet fra kl. 8-12. Dog forslås det, at workshop 1, i og med at workshoppen introducerer og sætter rammen for MED arbejdet berammes til ca. 5 timer fra kl. 8-13. Det giver mindre forstyrrelser for arbejdspladsen at deltagerne kun er væk en halv dag. De forskellige workshops vil i høj grad være aktivitetsbaseret, og der vil veksles mellem korte oplæg og efterfølgende gruppeøvelser. Oplæg Oplæg og indslag vil variere i udstrækning og form. Der er tale om: - Længere oplæg ved relevante oplægsholdere op til ca. 35 min., - Korte oplæg på ca. 5-10 min. fremlagt af en tillidsrepræsentant eller leder individuelt eller i fællesskab med udgangspunkt i en MED case fra Randers Kommune. Det kan også være et interview med en person fra Randers kommune, der ikke sidder med i MED, og som har en udfordrende og provokerende tilgang til MED. - Videoklip på ca. 2-3 min. der fortæller om MED Gruppeøvelser Ind imellem oplæg arbejdes der med forskellig cases i grupper af ca. 6-10 personer. Øvelserne kan foregå ved borde. Alternativt kan der laves et antal forskellige workshops på dagen (forskellige lokaliteter i Loungen), hvor deltagerne på forhånd har tilmeldt sig, og hvor der laves øvelser efter hvert oplæg. Perioden mellem de forskellige workshops Der er lagt op til, at tiden mellem de forskellige workshops kan bruges til at arbejde med en konkret opgave eller udfordring, med henblik på at sikre en udvikling i MED samarbejdet på arbejdspladsen. Deltagerne får en opgave med hjem fra workshoppen som der følges op på, på næstkommende workshop. Der lægges vægt på deltagernes rolle som en vigtig kulturbærer på arbejdspladsen i forbindelse med at forankre MED på arbejdspladsen. Efter hver workshop får deltagerne lov at evaluere på dagen, hvilket giver mulighed for at lave evt. tilpasninger mv. Værktøjer til MED workshops og det generelle MED arbejde på arbejdspladserne Nem udgave af MED aftale (elektronisk) Det forslås, at der udarbejdes en kort lettere og illustrativ elektronisk udgave til Broen af MED aftalen i Randers kommune. En udgave der klart, overskueligt og konkret fortæller om MED. Dette ud fra at man med få klik kan finde sit MED udvalg og finde viden der er relevant for den enkelte at vide. Ligeledes skal den forklare hvad der er nyt i den nye MED aftale i Randers Kommune. Den er tænkt som dels en guide til deltagerne samt ligeledes et kommunikationsredskab til brug i forbindelse med at italesætte MED på arbejdspladserne. Ligeledes som generel information til resten
af organisationen. Udgaven udarbejdes af Personale og HR i samarbejde med Kommunikationsafdelingen. Udgaven kan præsenteres på den første workshop. MED film til workshops Det forslås, at der laves film af ca. 1-3 min. varighed. Filmene skal fortælle historier om hvordan MED bruges i forskellige situationer på arbejdspladsen i Randers kommune. Det kan både være eksempel hvor et problem er løst, eller hvor man står med en udfordring. Filmene skal fungere som intro og appetizer til forskellige øvelser under de forskellige workshops. Filmene udarbejdes af Kommunikationsafdelingen i samarbejde med Personale og HR. Der er allerede lavet 2 film i forbindelse med MED nyvalget som også kan bruges. Ved de forskellige workshops kan der laves små interviews med nogle af deltagerne undervejs, hvor man kan tale til et kamera. Ligeledes til slut. Hvad tager du med hjem fra workshoppen, og hvad vil du gøre når du kommer hjem? Mulige facilitatorer og oplægsholdere Der er i nedenstående givet forslag til mulige oplægsholdere og facilitatorer. Det er ikke en udtømmelig liste. Oplægsholdere: - Sanne Nikolaisen (OAO) - Introduktion til MED - Bente Hammer (KL) Introduktion til MED - Annemette Digmann (MidtLap Region Midt) - Revitalisering af MED - Kirsten Engholm og Susanne Hylborg (MidtLap Region Midt) - Revitalisering af MED - Tage Sønderskov Christensen Arbejdsmiljø - Privat virksomhed Anderledes samarbejdsformer - Formandskab i hovedudvalget Vision for MED i Randers kommune - TR, AMR og ledere i Randers Kommune MED historier Facilitatorer - Midtlap i Region Midt v. Kirsten Engholm og Susanne Hylborg samarbejder med kommuner og regioner i forhold til at udarbejde MED prototyper til revitalisering af MED systemet. - Sanne Nikolaisen (OAO) - Jakob Høj (Bruges til at facilitere innovative processer i Randers Kommune) Implementering af MED i hele organisationen Sideløbende med de forslåede MED workshops for kommunens tillidsrepræsentanter og ledere er det hensigtsmæssigt, at der også sikres en fokus på MED i resten af organisationen og dermed i MED
udvalgene. Som følge af den årlige arbejdsmiljødrøftelse i juni måned i hovedudvalget blev der nedsat en arbejdsgruppe med det formål at konkretisere forslåede arbejdsmiljøindsatsområder i perioden 2014-17. Fokus på en velfungerende MED organisation er et af de forslåede indsatsområder (Behandles i hovedudvalget d. 24. oktober). Fokus på MED sikres naturligt igennem den obligatoriske MED uddannelse ( 2 dags grundmodul)samt tilbud om 1 årlig dag (klippekortsmodul) hvor tema målrettes efter behov. Herudover kan der udbydes mindre workshops med fokus på relevante emner. Det forslås, at sektor MED udvalgene arbejder med at sikre forankring af MED på fagområderne og de underliggende områder. Det kan bl.a. være i form af teamdrøftelser, temadage mv. hvor udvalgene kan lade sig inspirere af indhold og proces ved MED workshops for tillidsrepræsentanter. Det forslås også, at der laves en kommunikationsindsats i forhold til MED. Dette i form af flere historier på kommunens intranet Broen samt i Personalebladet omkring hvordan der arbejdes med MED på arbejdspladserne. Personale og HR vil i perioden udarbejde støttemateriale, herunder give sparring mv.