Tilbudsmateriale: Drupal CMS-løsning til syddjurs.dk 22. november 2011

Tilbudsmateriale: Drupal CMS-løsning til syddjurs.dk 22. november 2011 1. Introduktion Dette tilbudsmateriale er annonceret på Syddjurs Kommunes hjemmeside i hht. Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, nr. 1410 af 07/12/2007. Tilbudsmaterialet skal opfattes som et oplæg til dialog om de ønsker, Syddjurs Kommune har til et kommende CMS (Content Management System). Syddjurs Kommune ønsker at erstatte den eksisterende hjemmeside syddjurs.dk, siderne jobcentersyddjurs.dk, handicap- og psykiatriportalen samt Daginstitutionsportalen med en ny fælles platform. Syddjurs Kommune har valgt Drupal som teknologi for den nye fælles løsning. Løsningen skal styrke informationerne til og kommunikation med borgere, erhvervsliv og andre interessenter, så kommunens hjemmeside bliver den centrale indgang til kommunen. Det skal bl.a. ske ved mere målgruppeorienteret information, nem adgang til den digitale borgerservice og en højere grad af interaktionsmuligheder med brugerne, som f.eks. digitale skærmmøder mellem borgeren og sagsbehandlerne, hvor borgeren befinder sig i eget hjem. Leverandører af Drupal-udviklingskompetencer inviteres derfor til at byde på opgaverne i forbindelse med projektet. Der er i udbudsmaterialet valgt en form, hvor en række indledende afsnit gør rede for rammerne og målsætningerne for den ønskede løsning. Efterfølgende gennemgås en række udvælgelses- og tildelingskriterier, som er vores overordnede krav for vores valg af leverandør og løsning. Leverandørerne bedes i besvarelserne forholde sig til opfyldelsen af disse kriterier. Dokumentet indeholder ligeledes formalia om vores forventninger til svarmateriale og den videre dialog med jer som leverandører samt tidsfrister og kontaktoplysninger. 1.1. Tidsfrister Svarmateriale til prækvalifikationen skal være Syddjurs Kommune i hænde senest torsdag 1. december 2011 kl. 12:00 for at komme i betragtning. Den detaljerede tidsplan er beskrevet i afsnit 5. Side 1 af 16 Hovedgaden 77 8410 Rønde Tlf.: 87 53 50 00 syddjurs@syddjurs.dk www.syddjurs.dk

De prækvalificerede leverandørers løsningsforslag og tilbud skal være Syddjurs Kommune i hænde senest fredag 16. december 2011 kl. 12:00 for at komme i betragtning. Den detaljerede tidsplan er beskrevet i afsnit 5. 1.2. Kontaktoplysninger Svarmateriale og løsningsforslag sendes pr. mail til: Projektleder Jon Badstue Pedersen jbp@syddjurs.dk Bemærk, at det er muligt at fremsende spørgsmål til tilbudsmaterialet. Spørgsmål kan fremsendes til Jon Badstue Pedersen (jbp@syddjurs.dk) løbende, dog senest d. 14. december 2011 kl. 12:00. Anonymiserede spørgsmål og svar vil løbende blive publiceret på Syddjurs kommunes hjemmeside: http://www.syddjurs.dk/cms, dog senest 14. december 2011 kl. 15:00. 2. Om Syddjurs.dk Syddjurs Kommunes nuværende hjemmeside indeholder en stor del information og dokumentfiler. Der er flere hundrede billeder og nogle videoer. Indholdet på Syddjurs.dk er delt op i 3 emneindgange med over 3.000 sider (objekter). Hjemmesiden består af hovedsite Syddjurs.dk og ca. 3 subsites; daginstitutionsområdet, det psykiatriske område og jobcenteret. Desuden en række kampagnesites af mere midlertidig karakter. Syddjurs.dk har en database bestående af sider, dokumentfiler og multimedia filer. Der er mulighed for debat og interaktiv kommunikation, men disse funktioner anvendes ikke meget pga. manglende brugervenlighed og kvalitet. Til gengæld er der en del eksterne interaktive løsninger og selvbetjeningsløsninger, der er integreret visuelt på Syddjurs.dk. I øjeblikket er der ca. 20 webredaktører på systemet, som er fordelt i de 4 administrationsbygninger og på decentrale enheder. Spørgsmål om strukturen kan skriftligt rettes til kommunikationskonsulent Ole Bjarke Nielsen på obn@syddjurs.dk løbende, dog senest d. 14. december 2011 kl. 12:00. Anonymiserede spørgsmål og svar vil løbende blive publiceret på Syddjurs kommunes hjemmeside: http://www.syddjurs.dk/cms, dog senest 14. december 2011 kl. 15:00. Side 2 af 16

3. Målsætning Syddjurs Kommune ønsker at modernisere webløsningen bag Syddjurs.dk ved at skifte til et nyt CMS og derved opnå følgende: Effektivisering af webredaktions arbejde med en mere brugervenlig backend, At spare borgerne tid via en højere performance og stabilitet på front-end At tilbyde borgerne flere funktionaliteter af højere kvalitet. Mere intuitiv navigation og søgning for borgerne At spare nogle af kommunens udgifter til vedligeholdelse, udvikling og drift af hjemmesiden, At indgå i og understøtte et offentlige open source og open content fællesskab indenfor CMS-området. At implementere SOA og eje kildekoden. At følge Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi og Kommunernes Digitaliseringsstrategi samt vælge fællesoffentlige initiativer frem for lokale løsninger. Ballerup Kommune, København Kommune og en stor del af landets biblioteker (TING-samarbejdet) har valgt Drupal som teknologisk platform for deres CMS er. Blandt andet på baggrund af ovenstående har Syddjurs Kommune valgt at implementere et nyt CMS med Drupal som teknologisk platform. 4. Givne rammer Syddjurs Kommune ønsker på hele projektet, som består af 1. version, som går i luften 1. juni 2012 og 2. version, som implementeres 3Q 2012 samt udvikling og support i 2013, 2014, 2015 og 1. halvdel af 2016. Tilbudspriser, som ligger højere end EU-udbudsgrænsen, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Løsningen skal være baseret på Drupal 7 Hvis der udvikles specialmoduler eller udføres tilpasninger og udvidelser skal GPL-licensen respekteres og Syddjurs Kommune skal have udleveret en kopi af kildekode samt dokumentation. Den udvalgte leverandør udarbejder oplæg til kontrakt, som efterfølgende gennemgås af Syddjurs Kommunes juridiske afdeling, Indkøbsafdelingen og IT-afdelingen. Syddjurs Kommune vil være projektleder på projektet og vil træffe de endelige valg om udvikling af CMS-funktionaliteter. Side 3 af 16

5. Formalia og tidsplan Syddjurs Kommune er ikke ansvarlig for omkostninger, som leverandøren måtte have i forbindelse med udarbejdelsen af svarmateriale eller demonstrationer. Ved at afgive svar accepterer leverandøren at medvirke ved en leverandørpræsentation og dialog. Syddjurs Kommune forbeholder sig retten til at gå videre med dele af de foreslåede løsninger, medmindre det modsatte er stipuleret i svarmaterialet. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Syddjurs Kommune. Det skal af tilbuddet fremgår, med hvilken leverandør Syddjurs Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige leverandører(er). Ved sammenslutninger af leverandører (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 6.1 og afsnit 6.2 gives for hver deltager i konsortiet. 5.1. Aflysning Indtil tilbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil Syddjurs Kommune kunne aflyse tilbuddet eller dele heraf hvis Syddjurs Kommune har saglig grund hertil. 5.2. Projektets overordnede tidsplan År Uge Dato Klokken Aktivitet 2011 47 22. nov. 12.00 Annoncering 2011 48 1. dec. 12.00 Deadline for aflevering af svarmateriale (prækval) 2011 48 2. dec. Leverandører får svar og de prækvalificerede bedes udarbejde et løsningsforslag der afleveres den 16. dec. kl. 12.00 og præsenteres i uge 51 2011. 2011 49 6. dec. 9.00 Spørgemøde for leverandører. Hvis det ønskes vil vi streame sceancen live og give mulighed for at stille spørgsmål online. 2011 50 14. dec. 12.00 Deadline for aflevering af spørgsmål 2011 50 14. dec. 15.00 Seneste publicering af svar på spørgsmål på Syddjurs.dk 2011 50 16. dec. 12.00 Deadline for aflevering af løsningsforslag inkl. økonomi fra leverandører 2011 51 19. dec. 20. dec. Demonstration af løsningen/ tilbudspræsentation. Her vil de udvalgte leverandører blive bedt om at vise hvorledes udvalgte funktionaliteter, anvendel- Side 4 af 16

21. dec. sesmuligheder løses i den foreslåede løsning. (ca. 3 timer pr. leverandør) 2011 51 21. dec. Dialog med leverandører og valg af leverandør 2012 1 & 2 Indgåelse af kontrakt med leverandør 2012 3 Forventet opstart af projekt 2012 22 1. juni Forventet idriftsættelse af Syddjurs.dk på nyt Drupal CMS. 6. Prækvalifikation Vi forventer at jeres svarmateriale til prækvalifikationen indeholder en forretningspræsentation af leverandøren og forholder sig til mindstekravene afsnit 6.1. Evt. med konkrete eksempler på hvordan samme krav er opfyldt andre steder. 6.1. Prækvalifikation: Mindstekrav Erklæring om forfalden gæld til det offentlige og artikel 45: Leverandøren skal udfylde og underskrive Erklæring om forfalden gæld til det offentlige og artikel 45. Det er et ufravigeligt krav og manglende udfyldelse og underskrift vil medføre, at leverandøren fravælges i prækvalifikationen. Samarbejde med andre leverandører: Leverandøren skal, hvis Syddjurs Kommune beslutter det, kunne acceptere at samarbejde med andre leverandører på projektet. Agil projektform: Leverandøren skal kunne arbejde agilt og dele samarbejdsværktøjer og taskhåndteringssystem med Syddjurs Kommune og eventuelt andre leverandører. Support: Leverandøren skal kunne yde support i løbet af få timer i krisesituationer. Udviklingskompetencer: Leverandøren skal have egne udviklere ansat, som har adgang og kompetencer til at ændre i løsningens kildekode. Faste kontaktpersoner: Leverandøren skal kunne udpege faste kontaktpersoner for Syddjurs Kommune, som kan indgå i et tæt samarbejde med Syddjurs Kommunes projektleder om implementeringen af løsningen. 6.2. Prækvalifikation: Skriftlig redegørelse for leverandøren Leverandøren skal være en implementeringspartner for Syddjurs Kommune. Leverandøren skal kunne dokumentere en rimelig økonomisk soliditet og udbredelse i markedet. At ovenstående krav er opfyldt skal dokumenteres gennem en skriftlig redegørelse med følgende indhold: Side 5 af 16

Kort redegørelse for leverandørens historie, herunder baggrund, antal ansatte, udviklingskompetencer etc. Hvis der er en underleverandør eller samarbejdspartner, så ønskes også en kort redegørelse for dennes historie, herunder baggrund, antal ansatte etc. Hvilke versioner af Drupal arbejder leverandøren med og hvilke moduler? Hvilke typer service- og supportaftaler tilbyder leverandøren? Referencer til andre danske institutioner eller virksomheder, som leverandøren, og eventuelle samarbejdspartnere, har leveret en løsning til. Evt. med en kort beskrivelse. Oplysninger om jeres samarbejdsværktøjer og produktdokumentationsform, da vi sammen med løsningen ønsker en udførlig dokumentation. Oplysninger om jeres forretningskoncept, f.eks. om der er tale om et out of the box -koncept eller et modulært koncept med en lille kerne og mange tillægsmoduler. Oplysning om evt. fast samarbejde med øvrige leverandører af Drupalkompetencer. Oplysninger om jeres koncept for kvalitetssikring af det færdige produkt. 6.3 Prækvalifikation: Evalueringskriterier Svarmaterialet består af bilag 1 (underskrevet), bilag 2 (udfyldt) og en skriftlig redegørelse for virksomheden som beskrevet ovenfor. Efter deadline for aflevering af svarmateriale (1. december 2011) vurderer Syddjurs Kommune, hvilke leverandører, der bedst opfylder krav og kriterier under afsnit 6. Der udvælges på denne baggrund et antal leverandører, som indbydes til at give et tilbud samt en præsentation hos Syddjurs Kommune. Kommunen vil prækvalificere mellem 3 og 5 leverandører baseret på samlet set mest attraktive samarbejdspartnere. Følgende parametre indgår i denne vurdering: 1. Leverandørens dokumenterede erfaringer og referencer 2. Leverandørens interne udviklingsressourcer 3. Service- og supportaftale 4. Kvalitetssikring og dokumentation De prækvalificerede leverandører får besked senest d. 2. december 2011 med henblik på udarbejdelse af en detaljeret tilbudsgivning samt klargøring af målrettet præsentation og demonstration af foreslået løsning den 19., 20. eller 21. december 2011. Det skriftlige materiale vedr. tilbuddet skal afleveres senest den 16. dec. 2011 kl. 12.00. Side 6 af 16

7. Projektets omfang og CMS-løsningen Det understreges, at det i sidste ende ikke er mængden af funktionaliteter, der er afgørende for valg af løsningen, men derimod Syddjurs Kommunes vurdering af kvaliteten af disse. 7.1. Projektets omfang Umiddelbart efter udvælgelse af leverandøren mødes denne med Syddjurs Kommune, hvor man i samarbejde specificerer de forskellige ønsker i detaljer. Det afklares, hvad der skal med i 1. version, som går i luften 1. juni 2012 og i 2. version, som implementeres 3Q 2012. Specificeringsfasen bruges til at afstemme, planlægge og specificere, således at projektet kan holdes inden for økonmiske ramme, og at der kan udarbejdes en mere velunderbygget projektplan. Projektet har følgende delelementer: Design, informationsarkitektur og wireframes Prototype og web-design Teknisk implementering af standardmoduler Integration til systemer (eks. til ESDH) Specialudvikling af moduler (eks. Borger.dk-integration, KMD Kontaktcenter-integratiob og FORM) Test, kvalitetssikring, idriftsættelse og optimering Kurser: 30 medarbejdere på "Begynder" Drupalkursus og 10 medarbejdere på "Avanceret" Drupalkursus Dokumentation: Udarbejdelse af dokumentation/manual for brug og udvikling af løsningen. Support og vedligehold Mindstekrav: Leverandøren skal levere en beskrivelse af, hvordan hvert af de ovenstående delelementer løses samt overslag over antal timer og omkostninger. 7.2. Lokal udvikling og kompetenceudvikling Syddjurs Kommune kræver en proces hvor vores egne tekniker-, web- og udviklerkompetencer inddrages i udviklings- og implementeringsopgaverne på Drupals tekniske platform og herigennem løftet kompetencemæssigt af leverandøren Vi har et krav om der bliver arbejdet og udviklet lokalt, altså på Syddjurs Kommunes fysiske lokaliteter. Det forventer vi at lære mest af og så kan Syddjurs Kommune og leverandøren også undgå detaljerede kravspecifikationer, da vi kan specificerer og udvikler sammen. Det kan eks. være to gange om ugen eller mere intense iterationer. Der ønskes mulighed for at løsningen kan spejles på webservere, således at nedetid minimeres. Mindstekrav: Løsningen hostes internt og Syddjurs Kommune skal selv have adgang til at udvikle på CMS-løsningen. Side 7 af 16

Mindstekrav: Der skal til dels arbejdes og udvikles lokalt, altså på Syddjurs Kommunes fysiske lokaliteter. 7.3. Brugervenlighed Det skal være let for alle brugergrupper at anvende kommunens hjemmeside. Siden skal opbygges efter princippet fra borgeren-og-ind, så brugerne kan finde den ønskede information på en let og intuitiv måde. Dette opnås blandt andet ved at sikre, at der er flere indgange til indholdet på siden, og ved at sørge for, at information, selvbetjeningsløsninger og dialogmuligheder præsenteres i samme kontekst (layout og design). Alle oplysninger på hjemmesiden skal så vidt muligt kunne findes via de væsentligste søgemaskiner. Syddjurs Kommune vil evt. afholde brugertests og evt. inddrage eksterne konsulenter for at få andre øjne på opbygning af navigation og søgning. Mindstekrav: Der skal afholdes workshops om navigation og tilgængelighed med leverandørens deltagelse. 7.4. Standarder og tilgængelighed Syddjurs Kommunes hjemmeside skal kunne bruges af alle, herunder også handicappede og brugere, der benytter andre browsere end de gængse. Dette sikres bedst ved at sørge for, at hjemmesiden så vidt muligt lever op til de generelle tilgængelighedskrav. Foruden den mere tekniske tilgængelighed er det også vigtigt, at der arbejdes bevidst med den sproglige og grafiske formidling af indholdet. Løsningen skal leve op til de valideringskrav, som bliver stillet af validator.w3.org og IT- og Telestyrelsen. Desuden ønskes løsningen på front-end og back-end optimeres til alle operativsystemer f.eks. Windows, Mac og alle kendte browse f.eks. Internet Explorer, Safari, Firefox og Google Chrome. Det skal påpeges hvis dette ikke er tilfældet. Konkrete mindstekrav: Hjemmesiden skal som minimum leve op til de obligatoriske standarder for tilgængelighed for offentlige hjemmesider. Det vil sige, at hjemmesiden skal leve op til WCAG 2.0 på niveau AA. Bedst på nettets screeningsgrundlag til vurdering af offentlige hjemmesider skal opfyldes. Mulighed for oplæsning af tekst og billeder samt forstørrelse af skrift Mulighed for at bruge video 7.6. Brugerinddragelse Der lægges vægt på muligheden for at anvende interaktive kommunikationsværktøjer, f.eks. debat, communities, kommentar, weblog og wikis. Derudover skal de globale funktioner fungere optimalt f.eks. nyhedsformidling, RSS feeds, nyhedsbrev, abonnementsservice, aktivitetskalender, statistik, linkvalidering og intelligent søgning Side 8 af 16

7.7. Design og funktionalitet Syddjurs Kommune skal have et nyt design til hjemmesiden. Leverandøren bedes inkludere følgende i sit tilbud: Beskrive proces for udvikling af design og IA, samt dokumentere deres erfaring med design via referencer og tidligere projekter. Beskrivelse af hvordan en modtagerorienteret informationsarkitektur kan udarbejdes i samarbejde med Syddjurs Kommune og vores målgrupper. CMS-løsningen skal have mulighed for fleksibel brug af iframing (f.es. KMD selvbetjeningsløsninger) og integration af xml fra 3. part (stillingsopslag fra OFIR). Leverandørens oplæg bliver en del af vurderingen af tilbuddet og ses som et udtryk for jeres generelle forståelse for vores strategi og mål. Mindstekrav: Leverandøren skal lave konkrete visuelle oplæg til forside inkl. navigationsstruktur. 7.8. Udvikling af kampagnesites og subsites Det skal være let at udvikle nye kampagnesites af både midlertidig og mere blivende karakter i løsningen. Disse sites kan have anderledes design, indhold, funktionalitet og domæne end selve Syddjurs.dk De skal dog nemt kunne tilgås af redaktører af syddjurs.dk Der opstår løbende behov for nye faste sider, det kunne være en ny fælles kommunal erhvervsportal, en nyt site til et fælles kommunalt udviklingsråd eller andet. Det vil være en stor fordel hvis indhold kunne deles med hovedsitet. Nye portaler eller subsites skal kunne tilføjes moduler med funktionaliteter efter behov. Det kunne være et ungdomssite eller kulturudviklingssite med fokus på et community som en integreret del af den samlede webløsning. Her skal man kunne kommentere nyheder, oprette jobbeskrivelser, arrangementer og lign. Af mere midlertidige tilbud med fokus på flot grafisk flade er sider med kultur eller fritidsindhold for børn og unge såsom børnekulturnat, uge 42 aktiviteter, sommerferieaktiviteter. Mindstekrav: Kampagnesites skal kunne udvikles på egen hånd ud fra 3-4 forudviklede grafiske designs som nemt kan tilpasses med billeder og farvevalg. Side 9 af 16

7.9. Driftsomkostninger Syddjurs Kommunes nuværende løsning driftes på en Microsoft platform. Krav til drift af løsningen skal fremgå af tilbuddet. Det er dog på ingen måde et krav at løsningen driftes på en Microsoft platform. Det er vigtigt for valg af løsning at driftsomkostningerne (herunder licensudgifter både til servere og lign.) er så lave som muligt. 7.10. Sikkerhed Mindstekrav: Leverandøren skal beskrive en model for tilgang til data ii den sikre del af Syddjurs-kommunens it-platform. Mindstekrav: Man skal kunne logge på back-end via Medarbejdercerfikat/NemID Erhverv og Active Directory. 7.11. Administration Der ønskes et system, som er nemt at vedligeholde og administrere for administratorer og redaktører. Så vidt muligt ønskes et testmiljø, hvor administrator kan teste nye templates og previewe deres muligheder med forskelligt tilføjet indhold, uden at det publiceres eller påvirker den egentlige hjemmeside. Administratorer skal have adgang til hele sitet. Løsningen skal være nem at bruge til webredaktion, både af høj- og lavfrekvente redaktører. Løsningen skal have en overskuelig skabelon / modul struktur og redaktørerne skal nemt kunne kombinere og opsætte layout på siderne og lige så nemt oprette og bruge eksisterende moduler og funktioner Løsningen skal indeholde de nødvendige moduler, der skal til for at kommunen kan drive et stort kommunalt site med mange redaktører via et moderne CMSløsning. 7.12. Måling og opfølgning Der skal være adgang til en besøgsstatistik enten via CMS eller tredjepartsprodukt som leverandøren assisterer med implementering af. Syddjurs Kommune anvender pt. SiteImprove. 7.13 Relateret projekt: Virtuelle servere og Tynde Klienter Syddjurs Kommune har siden 2007 kørt servervirtualisering af en stor del af server parken. I 2012 gennemfører vi total virtualisering på serversiden samt virtualiseret SAN. Det vil derfor være et krav at serveren til CMS-delen skal være virtuel. På klient-siden kører vi Citrix og har udskiftet stort set alle stationære pcinstallationer med tynde klienter. Det vil derfor være et krav, at redigering af sider i CMS et sker ved brug af en browser, uden installation af klient-software. Mindstekrav: Serverne til CMS-løsningen skal være virtuelle. Mindstekrav: Redigering af sider i CMS et sker ved brug af en browser, uden installation af klient-software. Side 10 af 16

8. Teknisk arkitektur, standarder og integrationer 8.1. Teknisk arkitektur og standarder Løsningen skal være så åben og tilgængelig, at det bliver muligt at udvikle øvrige af Syddjurs Kommunes webløsninger i CMS ets kerne. Løsningen skal have en åben it-arkitektur, således at det sikres at komponenter fra løsningen kan genbruges i andre af kommunens webløsninger, f.eks. kunne der være tale om indberetningsmoduler, kalender m.m. Løsningen skal understøtte de it-arkitekturprincipper og standarder, der er defineret af ITST (IT- og Telestyrelsen). Der må kun bruges proprietære standarder, såfremt dette er forhåndsgodkendt af Syddjurs Kommune. Integrationer til 3. parts produkter skal foregå via åbne internationale standarder og ske via understøttelse af åbne OIO standarder. Det skal være let at implementere nye integrationer i CMS et og det skal sikres, at det sker på baggrund af fællesoffentlige standarder. Data skal i videst muligt omfang opdateres og vedligeholdes ved kilden. Syddjurs Kommune har fået udviklet en lang række webportaler, der ikke er udviklet i det nuværende CMS. Det er et ønske, at der ved fremtidige behov for webportaler tages udgangspunkt i det nye CMS og de funktioner dette indeholder. 8.2. Integration En vigtig forudsætning for at opnå rationelle arbejdsgange er, at både de interne og de eksterne it-systemer kan tale sammen. Det er målet at opnå den bedst mulige integration såvel internt som eksternt. Som eksempel på intern integration kan nævnes sammenhæng mellem hjemmesiden og kommunens ESDH-system Acadre CM, kommende intranet og GIS-system. Ekstern integration kunne eksempelvis være sammenhæng mellem hjemmesiden og borger.dk, virk.dk, sundhed.dk og UNI-C. Af hensyn til overholdelse af arkivlovens bestemmelser ønskes en tæt integration mellem ESDH-systemet, hjemmesiden og det kommende intranet, således at dokumenter principielt altid lagres i ESDH-systemet. 8.2.1. Integration til dokumentproducerende systemer Det er et krav, at der er integration til Syddjurs Kommunes ESDH-system. Integrationen skal baseres på åbne standarder for sag og dokument. Integrationen skal udelukkende ske ved udtræk af dokumenter og metadata fra ESDHsystemet. Side 11 af 16

Integrationen skal både kunne publicere politiske dagsordner fra Acadre MM, samt håndtere push- og pull-publicering fra Acadre CM. Traen A/S, som er leverandør af Acadre CM og MM, stiller dokumenterede API er til rådighed. I visning af byrådsdagsordner fra Acadre MM på hjemmesiden, ønskes desuden integration til video fra byrådsmøderne fra Qbrick. Bemærk at Ballerup Kommune har fået udviklet en løsning der kan publicere fra deres ESDH-system. Mindstekrav: Der skal være et bud på pull- og push-visning af dokumenter og dagsordner fra Acadre CM og Acadre MM på hjemmesiden. 8.2.2. Integration: Genbrug af tekster Løsningen skal kunne importere tekster fra andre løsninger, der stiller disse til rådighed og indlejre dem i sider med indhold, der vedligeholdes af egne webedaktører. I Borger.dk findes en række standard tekster. Disse ønskes indlejret på forskellige sider i CMS et, således at dele af hjemmesidens tekster vedligeholdes fra Borger.dk. Til dette formål kan anvendes funktionen Artikeleksport fra Borger.dk med mulighed for at tilføje lokalt indhold for Syddjurs Kommune. KMD Kontaktcenter er en vidensdatabase, der indeholder lovmedholdig information. Løsningen kan både tilgås af borgere via kommunens hjemmeside og af kommunens medarbejdere. Teksterne ønskes indlejret på forskellige sider i CMS et, således at dele af hjemmesidens tekster vedligeholdes fra KMD Kontaktcenter. Til dette formål vil der i løbet af 1Q 2012 blive udviklet en dokumenteret API af KMD. Når der indlejres tekst f.eks. fra Borger.dk og KMD Kontaktcenter skal der anvendes den samme formatering af tekst osv., som på den øvrige del af hjemmesiden. Teksten skal også være søgbar. Bemærk at Ballerup Kommune har fået udviklet en løsning der kan integrere tekst fra Borger.dk. Mindstekrav: Der skal være et bud integration af tekst fra Borger.dk på hjemmesiden. Side 12 af 16

8.2.3. Integration: Stillingsannoncer Der ønskes at kommunens stillingsannoncer ligger på hjemmesiden. En arbejdssøgende går ind på hjemmesiden, for at lede efter arbejde. Han ønsker at joblisten er let at finde, og at den er hurtig at bladre igennem. OFIR-integration kan være via OFIRs API, så man kan undgå iframe-løsning. 8.2.4. Integration: Stedfæstelse af data Syddjurs Kommune lægger stor vægt på stedet som indgang til information. Det er derfor et krav, at vores fremtidige CMS-løsning skal indgå i denne målsætning. Syddjurs Kommune forventer derfor at CMS-løsningen understøtter forskellige offentlige geodataservices, herunder f.eks. opslag i Geokeys V4 services hos KMS: http://kmswww4.kms.dk/geowebservicedocumentation/functions.htm Det forventes også, at f.eks. Rejseplanen kan kaldes som service fra CMS: http://www.rejseplanen.as/microsite.html Al kortintegration skal foregå mod Syddjurs Kommunes Webgis-system Spatial- Map, der kan integreres på forskellige måder, bl.a. ved brug af det tilhørende API: http://demo251en.cbkort.dk/modules/mapajaxdemo/mapajax1.0.pdf og http://distribution.spatialsuite.com/spatialmap/latest/examples/map.html Tilbudsgiver bedes beskrive moduler, funktionalitet m.m. hvor stedfæstelse af data inddrages i den tilbudte CMS-løsning. Mindstekrav: Der skal være integration til Syddjurs Kommunes Webgis-system SpatialMap. 8.5. Taksonomi: Løsningen skal muliggøre automatisk opmærkning med FORM-taksonomien. Dette kunne f.eks. være ved brug af applikationen Formmaker: http://formmaker.dk/, ved brug af FORM-widget værktøjet: http://digitaliser.dk/resource/556695 eller andre løsninger. Bemærk at Ballerup Kommune har fået udviklet en løsning der kan integrere FORM-taksonomien i deres Drupal CMS. Mindstekrav: CMS-løsningen skal muliggøre automatisk opmærkning med FORM-taksonomien. 8.6. Kommunikationskanaler Nye webbaserede kommunikationskanaler giver mulighed for at supplere de traditionelle kanaler på en ny og spændende måde, og ligger desuden i tråd med Side 13 af 16

nationale anbefalinger på området. Med afsæt i konkrete projekter afprøves de nye kommunikationskanalers evne til at understøtte organisationens budskaber. Kommunen vil i stigende grad arbejde med lyd, video, digitale dialogværktøjer og elektroniske abonnementsordninger, ligesom det er vigtigt at sikre adgang til informationer via mobile enheder. Syddjurs Kommune ønsker i version 1 at afprøve de nye kommunikationskanaler. Det er derfor vigtigt, at den tilbudte løsning er fleksibel og giver mulighed for at understøtte forskellige digitale medier og mobil adgang. Ønsker kunne være tilmeldingsmodul, billetmodul og nyhedsbrevsmodul koblet til ændringer på specifikke sider eller dagsordner (evt. via rss). 8.7. Tilpasning til mobile platforme CMS-løsningen skal kunne afgøre om den besøgende kommer via en mobil platform, eller en traditionel platform. Kommer vedkommende via den mobile platform, skal brugeren dirigeres hen til en anden side på websitet, der i størrelse og layout er tilpasset den mobile platform. Der ønskes fokus på mobile handlinger, simpel navigation og simpelt design. Det ønskes at CMS-løsningen understøtter brug af QR-koder. Mindstekrav: Hjemmesiden skal kunne tilpasses til mobile platforme. 8.8. Sprog Relevante sider skal være oversat til engelsk af hensyn til de udenlandske brugere, der søger oplysninger om kommunen og egnen på hjemmesiden. Der skal være mulighed for sprogversionering. 8.9. Personalisering På dette område ønske Syddjurs Kommune at læne sig op ad borger.dk. På den nationale Min side på borger.dk vil borgerne frem mod 2015 i stigende omfang kunne finde oplysninger, der er relevante for den enkelte borger. Det skal dog være muligt at oprette lukkede fora på kommunens hjemmeside efter behov. Dette kunne eksempelvis være forældrefora på børnehavernes sider. Mindstekrav: NEM-login skal kunne bruges på hjemmesiden til diverse fora. 9. Tilbud på CMS-løsning samt præsentation Vi forventer at jeres tilbud indeholder følgende: 9.1. Mindstekrav og ønsker Gennemgang i prosa af løsningens muligheder for at opfylde kravene og ønsker- Side 14 af 16

ne i afsnit 7 og 8. Det er en fordel at vise konkrete eksempler på hvordan lignende opgaver er løst ved andre kunder. Besvarelsen må gerne indeholde URL er og screendumps. Vi forventer, at I ligeledes redegør for følgende i jeres svarmateriale: Hvordan lever jeres løsningsforslag op til de nævnte krav og ønsker? Er der bedre måder at opfylde nogle af kravene på? Hvilke målsætninger og krav kan opfyldes i eksisterende Drupal-moduler, og hvilke kræver udvikling? Vil opfyldelsen af målsætninger og krav kræve, at der tages ekstraordinære hensyn i forbindelse med implementeringen? En beskrivelse af, hvordan leverandøren vil løse hver af delelementerne i afsnit 7.1. samt overslag over antal timer per delelement og omkostninger. Beskrivelse af krav til hardware og software for server og klient, herunder licenser til tredjeparts-produkter. Forslag til projekt- og tidsplan. Forslag til lokal udvikling og kompetenceudvikling af Syddjurs Kommunes interne web-kompetencer. Det bedes oplyst, om leverandøren selv kan/vil stå for implementeringen af løsningen, herunder udarbejdelse af skabeloner, den tekniske konfigurering samt eventuelle tilretninger, eller om denne opgave normalt varetages af en anden leverandør. 9.2. Prisscenarier Leverandøren skal udarbejde prisscenarier for teknisk implementering af løsningen hos Syddjurs Kommune. Hvis implementeringen skal foretages med en samarbejdspartner, skal dette oplyses. Vedlæg detaljeret prisinformation om: Fast pris, eller overslag over antal timer og omkostninger, for det samlede projekt. Fast pris, eller overslag over antal timer og omkostninger, for de enkelte delelementer listet i afsnit 7.1. Realistisk estimat på implementeringen baseret på tilbudsmaterialet. Realistisk estimat på specialudviklede moduler. Support og vedligehold. 10. Tilbudsafgivning og tildeling Det skriftlige materiale skal består af løsningsbeskrivelse som beskrevet i afsnit 9.1, prisscenarier som beskrevet i afsnit 9.2 og Bilag 3 vedr. mindstekrav (udfyldt),. Tilbuddet skal afleveres senest den 16. dec. 2011 kl. 12.00. Præsentation og demonstration af foreslået løsning er den 19., 20. eller 21. december 2011. Side 15 af 16

Syddjurs Kommune vil vælge leverandør og løsning baseret på samlet set økonomiske mest fordelagtige tilbud. I vores udvælgelse af leverandør lægger vi vægt på følgende parametre (i prioriteret rækkefølge): Funktionaliteter og kvaliteten af disse Generel kvalitet af besvarelsen og forståelse for målet med Syddjurs Kommunes nye hjemmeside Oplæg til navigation og mock ups Oplæg til lokal udvikling og kompetenceudvikling af Syddjurs Kommunes interne web-kompetencer. Oplæg til integration til dokumentproducerende systemer, dagsordenssystem og Borger.dk. Pris Brugervenlighed for administratorer og webradaktører Den udvalgte leverandør kan forvente at få besked senest d. 22. december 2011. Side 16 af 16