UDBUDSBETINGELSER Flytteopgave for Hasseris Boligselskab Afdeling 5, Grønnegården 18. august 2015 Kuben Management
Indhold 1. Indledning... 2 2. Udbudsmaterialet... 2 3. Generel information... 2 4. Ordregiver og kontraktpart... 3 5. Kontaktperson... 3 6. FlytteOpgaven... 3 6.1 Tidsplan... 4 6.2 Oplysninger om fra- og tilflytningsadresser... 4 7. Opgavens omfang... 5 7.1 Minimumsomfang... 5 7.2. Opmagasinering af indbo... 5 7.3. Flyttehjælp, andre opgaver, ned- og udpakning, af- og reinstallation m.v.... 5 7.4. Fremgangsmåde ved de enkelte flytninger... 6 8. Flytteproces... 6 8.1 Beskrivelse af flytteprocessen... 6 8.2 Læsning, transport og aflæsning... 6 9. Generelle vilkår for opgavens løsning... 7 9.1 Hensynet til beboerne... 7 9.2 Mandskab og organisering... 7 9.3 Vejrligsforanstaltninger... 7 9.4 Materiel og materialer... 7 9.5 Arbejdstider... 8 9.6 Mærkningssystem... 8 9.7 Arbejdsklausul ILO nr. 94.... 8 10. Tilbudsgivning... 8 10.1 Besigtigelse... 9 10.2 Spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger... 9 11. Afgivelse af tilbud... 10 12. Tildelingskriterium... 10 13. Omkostninger... 10 14. Vedståelse... 10 15. Forbehold... 11 16. Underretning om resultat... 11 1
1. INDLEDNING Disse udbudsbetingelser gælder for Hasseris Boligselskabs, afd. 5 - Grønnegården, udbud af flytning af indbo i forbindelse med genhusning ved renovering af afdelingens lejligheder. Udbuddet vedrører en aftale, som dækker assistance i forbindelse med genhusning (flytning, nedpakning, opbevaring mm.) Udbuddet gennemføres efter reglerne i Udbudsdirektivet 2004/18/EF. I Hasseris Boligselskabs, afd. 5 skal 492 lejligheder fordelt 2 og 3 plan blokke på 20 etageejendomme renoveres i løbet af 2015-2018. Antallet af lejligheder reduceres efter renoveringen til 447 lejligheder. Byggeperioden strækker sig over ca. 3 år. Der er vedlagt en tidsplan, som bilag C. Opmærksomheden henledes på, at det er meget vigtigt, at tilbudsgivers tilbud er nøje i overensstemmelse med udbudsmaterialets betingelser. I modsat fald er der en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke kan tages i betragtning. Såfremt tilbudsgiver finder at udbudsmaterialet er uklart eller der i øvrigt er spørgsmål, bør dette afklares ved skriftlige spørgsmål til den i pkt. 5 anførte kontaktperson. 2. UDBUDSMATERIALET Foruden nærværende udbudsbetingelser, består udbudsmaterialet af følgende: - Udbudsbekendtgørelse - Bilag A: Tilbudsliste, der skal anvendes ved afgivelse af tilbud - Bilag B: Udkast til kontrakt - Bilag C: Tidsplan Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af udbudsmaterialet at sikre sig, at alt det anførte materiale er modtaget. Tilbudsfristen er den. 5. oktober 2015. 3. GENEREL INFORMATION Det forventes at flyttefirmaet i samarbejde med Boligselskabet deltager i planlægning af flytningen samt tilegner sig kendskab til de eksisterende forhold, inkl. adgangsforhold for at sikre en korrekt flytning. Flyttefirmaet forestår: levering og afhentning af flyttekasser i de enkelte lejligheder udflytning af møbler, tæpper og flyttekasser med boliginventar indflytning og placering af møbler, tæpper og flyttekasser med boliginventar flyttehjælp, inklusiv afmontering, nedpakning, flytning og udpakning af flyttekasser med boliginventar samt evt. montering af inventar m.v. efter aftale med boligselskabet 2
opmagasinering af boliginventar og indbo for den dels vedkommende, at det ikke skal medtages til midlertidig bolig opmagasinering af ejendele fra depotrum i kælderrum. Boligselskabet forestår: stille revideret tidsplan til rådighed for planlægning af flyttearbejde udstedelse af flytteordre forud for hver enkelt flytning organisering af og betaling for affaldscontainere 4. ORDREGIVER OG KONTRAKTPART Ordregivende myndighed og kontraktpart er: Hasseris Boligselskab, afd. 5 Vesterbro 18 9000 Aalborg 5. KONTAKTPERSON Al kontakt i forbindelse med afgivelse af tilbud m.v. skal stiles til: Kuben Management A/S Att.: Rasmus B. Frandsen Skibbrogade 3 9000 Aalborg rbf@kubenman.dk Henvendelser bør videst muligt ske skriftligt og gerne via mail. 6. FLYTTEOPGAVEN Flytning af indbo fra og til op mod 492 lejligheder i bebyggelse i op til 3 etager i forbindelse med renoveringen af Grønnegade, afd. 5. Bebyggelsen er beliggende Stationsmestervej 6-122, Dyrskuevej 13-51, 9200 Aalborg SV. De omhandlede lejligheder består af 1-4 rums boliger med en størrelse fra ca. 32 til 95 m 2. Heraf udgør hovedparten 2-3 rumsboliger. I forbindelse med renoveringen, skal de enkelte hustande genhuses i en periode på ca. 5-6 måneder. Genhusningen vil hovedsageligt ske intern i boligselskabet med en forholdsvis kort flytteafstand, men der vil også forekommer flytninger til eksterne lokaliteter, dog inden for kommunen. Beboerne skal i udgangspunktet selv foretage ned- og udpakning, men fysisk svage beboere, skal ved behov have assistance hertil af flyttefirmaet. Inventar, som ikke flyttes til den midlertidige genhusningslejlighed, skal opmagasineres af flyttefirmaet under genhusningsperioden. 3
Lejlighederne i Grønnegården fordeler sig således: 1- vær.: 1 vær. 32-33 m 2 i alt 72 stk. 1 vær. 49-53 m 2 i alt 9 stk. 2- vær.: 2 vær. 53-63 m 2 i alt 79 stk. 2 vær. 64-70 m 2 i alt 128 stk. 3- vær.: 3 vær. 69 m 2 i alt 2 stk. 3 vær. 80-83 m 2 i alt 60 stk. 3 vær. 87-88 m 2 i alt 96 stk. 4- vær.: 4 vær. 95 m 2 i alt 46 stk. Garager Ca. 10 kvm. Depotrum Ca. 5 kvm. 6.1 Tidsplan Flytningerne vil blive planlagt til udførelse på hverdage og som udgangspunkt indenfor normal arbejdstid i perioden oktober 2015 og frem til 2018. Tidsplanen er vedlagt som bilag C. 6.2 Oplysninger om fra- og tilflytningsadresser Bebyggelsen indeholder i dag 492 boliger, men der skal påregnes en naturlig fraflytning, hvorfor det forventes at nærværende udbud omfatter ca. 350 flytninger. Det endelige antal flytninger er dog ikke fastlagt, da nogle beboere antageligt selv foranlediger genhusning og flytning. Hasseris Boligselskab kan således ikke garantere et bestemt antal flytninger. Der gøres særligt opmærksom på, at kælderrum og garager ikke skal flyttes samtidig med den tilhørende bolig, idet de oftest er placeret i forskellige blokke. Der er kørevej til alle blokke og der kan anvendes lift ifm. flytningen. Afstanden mellem udflytningsadresse og indflytningsadresse for de lejemål, som genhuses inden for afdelingernes afgrænsning overstiger ikke 4 km. Ved genhusning udenfor afdelingerne, skal der angives en tillægspris pr. km. 4
7. OPGAVENS OMFANG 7.1 Minimumsomfang Enhver flytning vil som minimum omfatte: - Besigtigelse af boligen og indbo inklusive det indbo, der opbevares i eget pulterrum. - Levering og afhentning af låneflyttekasser. - Levering af fortrykte mærkater til angivelse af indhold og destination for flyttekasser. - Udlevering af nedpakningsbeskrivelse til omdeling til de berørte lejligheder. - Aftale med den enkelte beboer om, hvad der skal flyttes, og hvad der eventuelt skal bortskaffes. - Flytning af indbo til genhusningsbolig og bortskaffelse af det, der måtte være aftalt bortskaffet. - Medvirke til udarbejdelse af detaljeret tidsplan i respekt for udbudstidsplanen for renoveringen. Der vil ved bebyggelsen være opstillet containere til benyttelse af evt. indbo der skal bortskaffes. Alle flytninger vil ske fra en bolig med adresse på Stationsmestervej 6-122, Dyrskuevej 13-51, 9200 Aalborg SV og vil som altovervejende hovedregel ske til lejligheder internt i boligselskabet. Der kan være tale om enkelte flytninger til eksterne lokaliteter, dog ikke uden for kommunen. Såfremt flytningen mod forventning sker til en anden kommune, vil lejer selv skulle betale evt. difference. Enhver flytning skal ske med størst mulig hensyntagen til det flyttede indbo, og således at skader og slitage minimeres i størst muligt omfang. Der afgives enhedspriser for minimumsydelsen pr. gennemført flytning vedrørende henholdsvis 1, 2, 3, og 4 rums boliger jf. tilbudslisten. 7.2. Opmagasinering af indbo Der skal som udgangspunkt påregnes opmagasinering fra alle fraflytninger i større eller mindre omfang. Eksempelvis påregnes alt inventar fra depotrum i kælder at skulle opmagasineres. Opmagasinering af indbo fra adresser, som ikke genhuses indenfor projektområdet skal ske i lukkede containere eller bedre faciliteter der henstilles i tempererede og tørre lokaler, beregnet for indbo. Opmagasinering af indbo skal foregå indenfor en radius på 20 km fra projektområdet af hensyn til beboere, som mod egenbetaling ønsker adgang til deres indbo. Det er som udgangspunkt ikke muligt for den enkelte beboer, at få adgang til det indbo, som opmagasineres hos flyttefirmaet. På tilbudslisten skal der angives en kvm.-pris for opbevaring af indbo i én måned. 7.3. Flyttehjælp, andre opgaver, ned- og udpakning, af- og reinstallation m.v. Det forudsættes, at beboerne selv nedpakker deres indbo i de udlånte flyttekasser. 5
Der skal på tilbudslisten angives en tilkøbspris for denne ydelse. 7.4. Fremgangsmåde ved de enkelte flytninger Genhusningskonsulent, Marianne Bundgaard Hansen, Hasseris Boligselskab, indgår på vegne af Hasseris Boligselskab aftale med den enkelte beboer om tidspunkt for flytningen og om dennes omfang, herunder i hvilket omfang en del af bohavet skal bortskaffes, ligesom det vurderes om der skal tages særlige hensyn. Med dette udgangspunkt træffes aftale med vindende tilbudsgiver om flytning af den enkelte bolig. Det fakturerede beløb indbetales til flyttefirmaet senest 15 arbejdsdage efter modtagelsen af fakturaen. Aftale om øvrige ydelser på timebasis sker ligeledes ved ovenstående fremgangsmåde. 8. FLYTTEPROCES 8.1 Beskrivelse af flytteprocessen Flytningen planlægges at foregå direkte fra eksisterende adresse til ny adresse. Den enkelte beboer skal pakke indbo ned i flyttekasser. Flyttekasser stilles til rådighed af flyttefirma inkl. beskyttelsesmateriale. Flyttekasser leveres på adressen senest 21 dage før aftalt flytning. Beboere med særlige behov kan få stillet flyttehjælp til rådighed. Flyttehjælp vil foruden pakning af indbo i flyttekasser også indeholde afmontering af inventar som lamper/gardiner og hylder/reoler. Tilbuddet indeholder option med pris på "flyttehjælp" for ud- og indflytning. Flyttefirma skal, hvor det er nødvendigt, aftage tæpper i lejligheder. Det vil være vanskelig for de enkelte beboere selv at gøre det før lejlighed er tømt. Den enkelte beboer nedpakker depotrum i flyttekasser. Flyttekasser håndteres af flyttefirma og sættes i magasin. Flyttefirmaet skal anbringe evt. kasseret indbo i affaldscontainer. Disse containere vil være opstillet på P-pladsen og udgifter til leje og tømning afholdes af boligselskabet efter forbrug. Boligselskabet vil udstede en flytteordre på den enkelte flytning og sende den til flyttefirmaet. Den enkelte beboer skal selv kontakte flyttefirmaet, for at lave aftale om tidspunkt for flytning og levering af flyttekasser. Det skal påregnes, at der skal flyttes 3 lejligheder om dagen i de uger, hvor der flyttes. 8.2 Læsning, transport og aflæsning Transporten med gods må på intet tidspunkt under flytteprocessen stå uden opsyn. Indbo skal placeres i flyttevogn, som aflåses, hvis denne forlades. 6
Flyttefirmaet skal sørge for, at flyttevognene og andet flyttegrej altid er rene og fri for vand. Flyttevognene skal altid køre direkte fra fraflytningsadresserne til indflytningsadressen, uden stop. 9. GENERELLE VILKÅR FOR OPGAVENS LØSNING 9.1 Hensynet til beboerne Flytningen af beboerne skal ske med respekt for den enkelte beboer, og med høj grad af villighed til at udvise fleksibilitet og forståelse for de ønsker og behov, som beboeren må have formuleret i forhold til flytningen. Ved udførelse af flytteopgaven, er det en forudsætning, at flyttefirmaets mandskab kan identificeres med beklædning, hvoraf flyttefirmaets navn tydeligt fremgår. For at sikre let genkendelighed skal personalet bære ens uniformer eller som minimum ens T-shirt og skal kunne legitimere sig. 9.2 Mandskab og organisering Flyttefirmaets projektansvarlige skal have kompetence til at træffe selvstændige beslutninger inden for hele kontrakten, og skal varetage ledelsen af det daglige arbejde. Flyttefirmaet må kun anvende fagligt kvalificeret personale der er organiseret i henhold til gældende dansk overenskomst på området. Tilbudsgiver skal inden flytteopgaven påbegyndes angive en kontaktperson, der er ansvarlig for håndteringen af hele opgaven såvel som de enkelte flytninger. Kontaktpersonen skal kunne tale dansk. Kontaktpersonen skal kunne kontaktes pr. mobiltelefon og mail. Det er et krav, at der i forbindelse med enhver flytteopgave, er mindst én person tilstede, som kan kommunikere med beboerne på dansk og modtage instrukser på dansk. Tilbudsgiver skal sikre sig, at alle ansatte, som tilknyttes løsningen af opgaven, har ren straffeattest. Tilbudsgiver skal på forlangende af ordregiver, kunne fremvise dokumentation herfor. 9.3 Vejrligsforanstaltninger Flyttefirmaet skal sørge for, at arbejdet udføres under hensyntagen til vejret således der ikke opstår risiko for at godset bliver vådt eller på anden måde lider skade. Flyttefirmaet skal have alle omkostninger til vejrligsforanstaltningen med i tilbuddet. 9.4 Materiel og materialer Flyttefirmaet er forpligtet til at stille med det til enhver tid nødvendige materiel til gennemførelse af de omfattede opgaver. Flyttefirmaet stiller det nødvendige antal flyttekasser til rådighed for beboerne og sørger ligeledes for afhentning af tømte kasser. 7
Flyttefirmaet skal stille materiel til rådighed, som sikrer sikker transport af beboernes møbler, billeder og værdigenstande såsom transporttæpper eller lign. Flyttevogne skal være med fast lukket kasse og tætte mod indtrængen af vand og snavs og have et effektivt brandslukningsudstyr. 9.5 Arbejdstider Flyttefirmaets arbejdstidspunkt forudsættes udført inden for alm. arbejdstid mandag-fredag kl. 8.00 til 16.00. Efter nærmere aftale med Boligselskabet kan der træffes aftale om udvidet arbejdstid. Aftales flytning med beboer til at ske uden for normal arbejdstid, betales der kun for overarbejde og helligdagsbetaling såfremt flytning ikke kan foregå på andet tidspunkt, samt at der på forhånd er indgået aftale herom med boligselskabets flyttekoordinator. Pris for overarbejde og arbejde på helligdage skal angives i tilbuddet som en særskilt ydelse indeholdende alle omkostninger og ikke som en tillægspris til ordinær ydelse. 9.6 Mærkningssystem Der anvendes et adresse og rummærkningssystem, som entydigt angiver placering af flyttegods. Aflæsning og placering foretages af flyttefirmaet i henhold til mærkningen og rumplaner aftalt med de enkelte beboere. Der skal være en farvemarkering på flyttekasser, der skal sættes i depot og øvrige placeres i lejlighed. Aftagne tæpper der kan genanvendes udlægges af flyttefirmaet i det omfang, det er ønsket. Beskrivelse af virksomhedens system skal indgå i den vedlagte procesbeskrivelse. 9.7 Arbejdsklausul ILO nr. 94. Opmærksomheden henledes på, at kontrakten indeholder arbejdsklausul iht. ILO nr. 94. Se nærmere vedlagte kontraktudkast jf. bilag B. 10. TILBUDSGIVNING De afgivne priser i tilbuddet skal dække alle opgavens omkostninger, såvel direkte som indirekte, herunder planlægning, udførelse af flytteopgaven og opmagasinering. Kontraktsummen er indeksreguleret, men fast i de første 12 måneder fra kontraktdato, hvorefter der sker en regulering i henhold til lønindeks for den private sektor for transport. Det fremsendte tilbud skal indeholde: A. Virksomhedens navn, CVR. nr, adresse, selskabsform, ejerforhold og én kontaktperson med telefonnummer og mailadresse. B. Tro- og loveerklæring om ubetalt gæld til det offentlige C. Tro- og loveerklæring om at ansøger ikke befinder sig i én af de i udbudsdirektivets art. 45 stk. 1 og stk. 2 anførte situationer. 8
D. Økonomiske nøgletal fra de seneste 3 år regnskabsår. E. Dokumentation for gældende erhvervsansvarsforsikring F. Antal medarbejder for de seneste 3 år. G. Referenceliste med max 10 referencer for de sidste 5 år H. Oplysninger om lagerkapacitet til opmagasinering I. Oplysninger om materiel til brug for løsningen af opgaven J. Procesbeskrivelse K. Tilbudspris i form af udfyldt og underskrevet tilbudsliste jf. bilag A - Desuden skal tilbudsgiver angive, hvorvidt der tages forbehold. Prisen skal angives ekskl. moms og skal opgøres i overensstemmelse med kravspecifikationerne i denne skrivelse. Eventuelle rettelsesblade samt andet supplerende materiale, der måtte blive uploadede før tilbudsgivningen, indgår ligeledes i udbudsmaterialet. Sidste rettelsesbrev uploades den 28.09.15. Det er den bydendes eget ansvar at kontrollere om der er uploadede rettelsesbreve på Kuben Managements udbudsportal under Hasseris Boligselskab, afd. 5 Grønnegården - Udbud af flytning. 10.1 Besigtigelse De bydende opfordres til at besigtige forholdene i forbindelse med tilbudsgivningen. Manglende kendskab til forholdene kan ikke medføre økonomiske krav. Anmodning om besigtigelse vil skulle ske via mail til den i pkt. 5 anførte kontaktperson. Såvel spørgsmål som svar samt andre generelt relevante informationer fra informationsmødet vil i anonymiseret form blive sendt til samtlige deltagere. 10.2 Spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Spørgsmål til udbudsmaterialet og anmodning om supplerende oplysninger kan fremsendes pr. brev eller mail til den i pkt. 5 anførte kontaktperson, hvorefter spørgsmål og svar vil blive uploadede op Kuben Managements udbudsportal (under Hasseris Boligselskab, afd. 5 Grønnegården Udbud af flytning) i anonymiseret form. Spørgsmål skal stilles skriftligt og på dansk. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være Kuben Management A/S i hænde senest den 24. september 2015. Spørgsmål skal under alle omstændigheder være stillet så betids, at udbyder har mulighed for at besvare disse senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Hasseris Boligselskab forbeholder sig ret til at udsende rettelsesblade til udbudsmaterialet. 9
11. AFGIVELSE AF TILBUD Tilbuddet skal sendes/afleveres i lukket kuvert på følgende adresse i 2 trykte eksemplarer: Kuben Management A/S Att.: Rasmus B. Frandsen Skibbrogade 3 9000 Aalborg Mærket: Udbud af flytning af indbo Hasseris Boligselskab, afd. 5 må ikke åbnes af poståbningen. Tilbud der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Fristen for modtagelse af tilbud er 5. oktober 2015 kl. 12.00. Tilbud (inkl. alle bilag) skal være udarbejdet på dansk. Tilbud kan ikke afgives elektronisk. 12. TILDELINGSKRITERIUM Aftalen tildeles den tilbudsgiver, som tilbyder det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet på baggrund af nedennævnte underkriterier. 1. Referencer 20 % 2. Procesbeskrivelse 20 % 3. Antal ansatte, lagerkapacitet, materiel 20 % 4. Pris 40 % Følgende elementer indgår i evalueringen - En gennemsnitlig pris pr. gennemført flytning for boligerne A, B, C, D, E, F og G indenfor det anførte spænd i antal værelser og uanset etage, eller omfanget af indbo i boligen og eventuelt pulterrum, jf. bilag A. 13. OMKOSTNINGER Der ydes ikke betaling for tilbudsgivers evt. omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse. 14. VEDSTÅELSE Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. 10
15. FORBEHOLD Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold, der er væsentlige eller som ikke kan prisfastsættes på en objektiv og entydig måde. Tilbudsgiver løber således en betydelig risiko for at blive afvist, hvis tilbuddet indeholder forbehold. I stedet for forbehold opfordres tilbudsgiver til at tvivlsspørgsmål afklaret ved muligheden for at stille spørgsmål. 16. UNDERRETNING OM RESULTAT Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidigt få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Ordregiver forpligter sig først ved tiltrædelse af kontrakten. Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af endelig kontrakt, vil ordregiver kunne aflyse udbuddet, medmindre aflysningen er usaglig. 11