Danske Funktionærers Boligselskab Referat af dialogmøde mellem boligorganisation (BO) og Frederikssund Kommune Mandag den 12. november 2018, kl. 13.00, i mødelokale F6 MØDEDELTAGERE Jannie Bratfeldt, Politik og Jura Johannes Køhler, Økonomi Heidi Ellitsgaard, Borgercentret (afbud) Louise Velin, Borgercentret Jan Thygesen, Aktiv indsats og integration (afbud) John Adelsteen, formand for organisationsbestyrelsen DFB Bente Nees, medlem i organisationsbestyrelsen, DFB Carsten Pedersen, kundechef i DFB Referent: Sif Osterkrüger Stang, Politik og Jura Referat Sag nr. 1 Meddelelser Evaluering af sidste års styringsdialogmøde BO fandt sidste års styringsdialogmøde tilfredsstillende. Andet OBS: BO skal være opmærksom på, at styringsrapporten skal være indberettet senest 7 måneder efter regnskabsårets afslutning. Der er i 2014 indgået aftale mellem KL, BL og regeringen om effektivisering af de almene boliger, hvilket blandt andet betyder, at materialet til styringsdialogen er ændret. Der indgår nu bl.a. en benchmarking af boligorganisationernes afdelingers effektiviseringer. De nye værktøjer blev taget i brug pr. 15. september 2017. Årets (2017/2018) tilsynstema er røde afdelinger, dvs. afdelinger, der har en beregnet effektivitet på under 70 %. BO har ændret samarbejdet med Domea, således at BO nu har fået egen kundechef. 1/5
Sag nr. 2 Gennemgang af dokumentationspakke Drøftelse af ændringer til dokumentationspakken, herunder drøftelse af Vejledning om egenkontrol i almene boligorganisationer samt pjece fra Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Sådan bruger du tilsynstema og effektivitetstal. Administrationsbidrag: Fint (under middel) Byggesagshonorar: Ligger i den høje ende (gul markering) Dispositionsfonden: OK Arbejdskapital: OK Henlæggelser: Overordnet OK Dog lave henlæggelser i afd. Klostergården I og II, både hvad angår periodens henlæggelser samt de opsparede henlæggelser. BO vil have fokus på dette fremadrettet. Effektivitetstal: Alle 9 afdelinger er gule. BO oplyser, at BO siden 2015 har haft et stort fokus på effektiviseringer og besparelser. Administrationsbidraget er sænket markant de seneste år. Domea har påbegyndt et nyt digitaliseringsstrategiprojekt, som har fokus på en øget digitalisering af alle forretnings- og arbejdsområder til en styrkelse af effektiviteten og produktiviteten. Herudover har BO bl.a. koncentreret indsatsen omkring dels en fortsat etablering af afdelinger til lokale servicecentre for at effektivisere driften af renholdelse og vedligeholdelse, dels en fortsat gennemførelse af fysiske og sociale helhedsplaner. BO har i 2016/17 gennemført nyt forsikringsudbud, hvilket har medført besparelser. Sag nr. 3 Sag nr. 4 Oplæg til nye aftaler Intet. Gennemgang samt evaluering af eksisterende aftaler Aftale om udlejning efter 51a i almenboligloven Afdeling 93-99 Klostergården Ny aftale om udlejning trådte i kraft 1/7 2017. Der har p.t. endnu ikke været ledige boliger, hvorfor det er for tidligt at evaluere aftalen. Anvisningsaftale Afdeling Kongensgade Aftalen trådte i kraft i 2013. 7 ud af 16 ungdomsboliger stilles til rådighed for kommunen til anvisning af flygtninge og kontanthjælpsmodtagere. 2/5
Kommunen oplever, grundet den lave integrationsydelse samt kontanthjælpsloftet, at have svært ved at anvise lejere til boligerne. Borgercentret tager aftalen op til revision. Sag nr. 5 Sag nr. 6 Nyt støttet byggeri Intet i Frederikssund. BO vil dog generelt gerne udvide i områder, hvor BO i forvejen har afdelinger. Renoveringssager Afdeling Morelhaven Skema A er godkendt 25. maj 2017. Kommunen afventer indberetning af skema B mv. Kommunen har givet fristforlængelse for indberetning til den 1. maj 2019. Afdeling Kongensgade Der har tidligere været afholdt særskilt møde mellem BO, Domea og kommunen vedrørende afdeling Kongensgades fremtid. Kommunens Borgercenter ønskede på daværende tidspunkt generelt at bevare små almene boliger. Hvorvidt det stadig er kommunens ønske, følger Borgercentret op på. Landsbyggefonden har besigtiget afdelingen og har tilkendegivet, at de vil yde støtte til afdelingen. LBF har foreløbigt beregnet kapitaltilførsel samt afsat beløb til støttede lån. Fonden skønner pt., at afdelingen kan få tilsagn i 2021 eller senere. BO oplyser, som tidligere, at området ikke ser indbydende ud længere, men mere ligner en ghetto, og at de ønsker, at boligerne på Kongensgade omdannes til familieboliger og sammenlægges med en anden afdeling. Der afholdes nyt særskilt møde vedrørende afd. Kongensgade og kommunens behov for boliger. Louise Velin følger op med afdelingsleder for Borgercentret, Heidi Ellitsgaard, og kommunen kontakter Carsten Pedersen cpe@domea.dk for aftale om møde. Sag nr. 7 Sag nr. 8 Godkendelser Kommunen afventer skema B vedrørende afd. Morelhaven. Kommunens anvisningsret Fungerer som udgangspunkt efter hensigten. BO opfordres til at tage kontakt til kommunen i tilfælde af udfordringer med/spørgsmål vedrørende kommunalt anviste beboere. Kontakt: Kommunens hovednummer, 47 35 10 00, og bed om boliganvisningen. Kommunen har et udkørende team, der håndterer eventuelle udfordringer. Sag nr. 9 Flygtninge og integration Teamet for Aktiv indsats og integration afholder 1-2 uger efter indflytning et møde med boligplacerede flygtninge, hvor 3/5
ejendomsfunktionæren i afdelingen også inviteres. På mødet gennemgås praktiske emner såsom affaldshåndtering, udluftning mv. Vedrørende afd. Kongensgade oplever BO, at de anviste lejere kan være hårde ved boligerne, og at der kan forekomme interne stridigheder, udfordringer med psykiske problemer, opførsel m.v. BO opfordres til straks at tage kontakt til kommunen i tilfælde af udfordringer med/spørgsmål vedrørende flygtninge eller andre anviste. Kontakt: Kommunens hovednummer, 47 35 10 00, og bed om boliganvisningen eller teamet for Aktiv indsats og integration. Der er iværksat en procedure, hvor boliganvisningen i Borgercentret tager hånd om disse henvendelser samt tager kontakt til Aktiv indsats og integration ved udfordringer med flygtninge. Sag nr. 10 Emner til Det årlige fælles dialogmøde med politikere 2019 Boligorganisationens ønsker til generelle og overordnede emner, der kan drøftes på det årlige fællesmøde Det fælles dialogmøde forventes at blive afholdt ultimo 1. kvartal - primo 2. kvartal 2019. BO har p.t. ingen ønsker til emner til fællesmødet. Sag nr. 11 Andre emner Overdragelse af afd. Sølvkær og Rosenhaven Afd. 93/19 Sølvkær og afd. 93/18 Rosenhaven er (for at kunne opnå en mere effektiv samdrift) overgået til Jægerspris Boligselskab pr. 1. oktober 2018. Afd. Klostergården II I forhold til de udfordringer, der blev drøftet på sidste års møde vedrørende vedligeholdelse af kommunale naboarealer, har kommunen fulgt op på dette, hvilket BO er meget tilfreds med. BO oplyser, at der også er opsat lampe/lysmast, som de tidligere har ønsket. Afdeling Morelhaven udfordringer med stiforbindelse BO skrev i sidste års rapport: Morelhaven har de seneste mange år gjort Frederikssund Kommune opmærksom på, at den stiforbindelse, der går gennem afdelingen, er så nedslidt, at der er store huller i asfalten med stor fare for tilskadekomst. Stien og den trappe, der fører op til Lystrupvej, er meget mørk, og der ønskes mere belysning, dels for sikkerheden, dels for trygheden. Både sti og trappe er offentlig. Ved sidste års møde blev det aftalt, at kommunens afdeling, Vej og Trafik, ville tage sagen op og vende tilbage til BO. Dette er dog endnu ikke sket. 4/5
Anmodning vedrørende opfølgning vil blive videreformidlet til kommunens afdeling for Vej og Trafik. BO oplyser, at det er driftsleder, Carsten Urban Christensen, ejdcuc@domea.dk, der skal kontaktes i den forbindelse. 5/5