Hvor er virksomhederne i forhold til kontraktstyring? Ved partner Ole Nørgaard, Bech-Bruun
2 Emner Hvor er virksomhederne relation til kontraktstyring? Hvordan kommer virksomheden i gang med kontraktstyring? PACTIUS et nyt bud på et Contract Management værktøj
3 Bech-Bruun s survey om kontraktstyring Survey i august 2015 439 spørgeskemabesvarelser 278 private virksomheder (69%) og 124 offentlige virksomheder (31%) Omsætning: Fra op til 50 mio. kr. (ca. 17,5%) til +1 mia. kr. (ca. 32%) Alle typer af brancher: Handel/detail Produktion IT Finansielle virksomheder Rådgivningsvirksomheder Offentlige virksomheder http://www.bechbruun.com/~/media/files/videncenter/brochurer/rapport+kontraktstyring.pdf
4 Hovedkonklusioner Generelle udfordringer og potentielle gevinster 84% 57% 50% 76% Vurderer, at de kan opnå gevinster ved bedre kontraktstyring Har ingen kontraktpolitik Oplever udfordringer ved brugen af kontraktstyringssystemer Planlægger at øge fokus på kontraktstyring Af de 39%, som prioriterer bedre håndtering af kontrakter højere end sidste år: 64% 42% 40% 34% Ønsker bedre compliance Mangler overblik og koordinering Ønsker bedre fornyelsesrater og sikring af prisreguleringer Ønsker at reducere tid og ressourcer brugt på kontraktstyring Kilde: Bech-Bruuns analyse vedrørende kontraktstyring, august 2015, baseret på 439 besvarelser fra danske virksomheder og myndigheder.
5 Hvor er virksomhederne i relation til kontraktstyring? Bech-Bruuns survey: Manuel kontraktstyring Systembaseret kontraktstyring Kompleks kontraktstyring 30% af virksomhederne har ikke konkrete processer eller systemer til kontraktstyring 44% af virksomhederne baserer deres kontraktstyring på systemer, der er fysiske/ikke-digitale eller baseret på Excel-ark Ringbind/regneark Simpelt register, fx statisk Excel, filserver eller lignende Fysisk og/eller logisk opbevaring af kontrakter Opfølgning på vigtige leverancer, rettigheder og forpligtelser Enkelt godkendelsesworkflow Segmentering af adgang Standardklausuler og fælles klausulbibliotek Kontraktgenerering af standardkontrakter Avanceret godkendelses-workflow Integration af kontraktstyringsløsning med andre systemer Analyse- og konciperingsværktøjer
6 Hvordan kommer virksomheden i gang med kontraktstyring? Målsætning hvad vil virksomheden opnå? Eksempler Opbevaring af kontrakter så de nemt kan findes Bedre overblik Mulighed for søge på tværs af alle kontrakter Løbende opfølgning, gerne med automatiske notifikationer Reduktion af tid og ressourcer i forbindelse med styring og administration af kontrakter Bedre compliance, sikring af dokumentation og generel risikostyring Bedre resultater for virksomheden
7 Hvordan kommer virksomheden i gang med kontraktstyring? De centrale spørgsmål: Hvilke af virksomhedens kontrakter skal styres? Hvilke forpligtelser og andre forhold skal overvåges i den enkelte kontrakt? Hvordan vil virksomheden i praksis styre? Svarene vil variere fra virksomhed til virksomhed
8 Hvilke kontrakter? Overvejelser i den enkelte virksomhed Spørgsmål 1: Alle kontrakter eller udvalgte væsentlige kontrakter? Virksomhedens væsentlige kontrakttyper bør som minimum styres/monitoreres Virksomhedens karakter er afgørende for hvilke kontrakter, der kan karakteriseres som væsentlige I nogle virksomheder er leverandøraftalerne altafgørende, mens kundekontrakterne kan være mindre kritiske I andre virksomheder er kundeaftalerne de klart væsentligste aftaler Spørgsmål 2: Hvilke kontraktuelle risici ønsker vi at styre og gerne minimere i vores virksomhed? En besvarelse af dette spørgsmål fordrer et overblik over de med kontrakterne forbundne risici!
9 Hvilke kontrakter hvilke risici En kortlægning af virksomhedens kommercielle kontrakter er påkrævet Hvilke typer af kontrakter gør virksomheden brug af? Hvilke kontrakter er væsentlige og/eller kritiske for virksomheden? Hvilke risici er der i virksomhedens forskellige kontrakter? Hvilke af disse kontraktuelle risici er væsentlige? Hvordan kan vi minimere disse ricisi? Bedre kontrakter standardkontrakter og -vilkår Kontraktpolitikker på alle eller udvalgte kontraktområder Systematisk kontraktstyring Oplæring og uddannelse af medarbejdere Keep it simple! Or as simple as possible!
Hurtig, effektiv og nem kontraktstyring Et Bech-Bruun-produkt www.pactius.com
11 Mange forskellige kontraktstyringssystemer Indkøb (SRM) Udgangspunkt i virksomhedens øvrige indkøbssystemer Administration (ERP) Udgangspunkt i virksomhedens økonomi- og ressourcesystem Uafhængigt kontraktstyringssystem Udgangspunkt i kontraktstyring og uafhængig af andre systemer (PACTIUS) Salg (CRM) Udgangspunkt i virksomhedens øvrige salgssystemer Dokument (ESDH) Udgangspunkt i virksomhedens dokumentarkiv (fx Sharepoint)
12 PACTIUS De ti bud 1. Nemt og enkelt at styre og følge op på alle kontrakter. De bliver tilgængelige og søgbare (også efterfølgende under- og tillægsaftaler). 2. Hurtigt og intuitivt at bruge (kræver blot smartphone/tablet/pc eller Mac og internetadgang). 3. Automatiske notifikationer når en opgave snart skal løses, eller en frist nærmer sig. 4. Differentieret adgang til individuelle forretningsenheder og/eller funktioner. 5. Alle typer af kontrakter (både simple og komplekse) kan håndteres af systemet. 6. Fleksibelt og fuldt skalérbart både funktionsmæssigt, kvantitativt og på antal brugere. 7. Ingen særlige system- eller implementeringskrav og kan integreres til eksisterende it-systemer. 8. Driftsafvikles på den ISO-certificerede Microsoft Azure-platform*. 9. Data opbevares sikkert og fortroligt (i overensstemmelse med EU-persondataregulering). 10. Konkurrencedygtig pris, der afregnes månedligt og inkluderer drift og support.
13 Den grundlæggende struktur i PACTIUS KONTRAKTER FORPLIGTELSER OPGAVER (under hver Forpligtelse)
Kontraktoverblik Med PACTIUS får du en simpel oversigt over alle dine kontrakter med nem mulighed for at søge eller filtrere i kontrakterne. Du kan nemt tilføje, vedligeholde og slette kontrakter med et enkelt klik på oversigtsbilledet eller eksportere oversigten til Excel. 14
Forpligtelser Du kan for hver kontrakt tilføje forpligtelser, der skal opfyldes i kontraktens løbetid. Det kan både være leverandørers og kunders forpligtelser samt virksomhedens egne. Forpligtelser kan være enkeltstående (fx milepæle, leverancer og optioner), periodiske (fx servicemål og årlige audits) eller andet (fx reaktionstider). 15
Opgaver En forpligtelse kan være en tilbagevendende begivenhed, fx en årlig opgave. Med PACTIUS kan du nemt få en oversigt over egne og andres opgaver samt se, om opgaven er løst til tiden eller ej. Du kan desuden vælge, om der skal tilknyttes dokumentation for, at en opgave kan betragtes som opfyldt. 16
Dokumenter Du kan uploade et ubegrænset antal dokumenter til den enkelte kontrakt. Dokumenterne kan inddeles i kategorier, som du selv definerer fx hovedkontrakt, bilag, mailkorrespondance og mødereferater. Du kan markere dokumenter som "vigtige" og søge blandt alle dine kontrakter enten på kategori eller ved en fritekstsøgning på udvalgte ord. 17
18 Kontakt Ole Nørgaard Partner København M&A Corporate T +45 72 27 33 50 M +45 25 26 33 50 E ono@bechbruun.com København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T +45 72 27 00 00 www.bechbruun.com