Introduktion til Client Version 9.0

Introduktion til Client Version 9.0 Spørgeskema Web interview Rapport

Indholdsfortegnelse Gennemførelse af en webbaseret spørgeskemaundersøgelse... 1 Sådan kommer du i gang... 1 Projektoversigt... 2 Opret ny undersøgelse... 2 Lektion 1: Opret spørgeskema... 3 Opret/rediger spørgeskema... 3 Introduktions- og afslutningstekster... 4 Indsæt Single Spørgsmål... 4 Indsæt Multipelt Spørgsmål... 6 Se spørgeskemaet... 7 Web layout... 8 Lektion 2: Flere funktioner... 8 Svargrupper og deres funktion... 8 Blokke... 10 Matriceblokke... 12 Indsæt åbent svaralternativ og multimedie fil... 13 OBS: Der kan indsættes billedfiler, lydfiler eller videoklip på både spørgsmål, blokke og matricer.... 15 Importer spørgsmål... 16 Rutestyring hop, betingelser, undtagelser... 17 Test Hop og Betingelser i Spørgeskemaet... 19 Lektion 3: Udsendelse af spørgeskema... 19 Anonymt link... 19 Besvarelser fra respondenter... 20 Unikt link... 21 Kontaktgruppe... 21 Kontaktgruppe med e-mail adresser... 21 Udsendelse af e-mails til kontaktgrupper... 24 Udsendelse af reminder-mails... 27 Log-in link... 27 Kontaktgruppe med brugernavn og adgangskode... 28 Lektion 4 Rapportering med OfficeReports... 29 Kryds-graf... 32 Lektion 5 Øvrige funktioner... 33 Spørgsmål... 33 Indsæt... 34 Importer spørgsmål... 34 Opret nye spørgsmål i Standardbiblioteket:... 35 Rediger... 36 Tekst... 37 Optioner... 37 Test... 38 Svaralternativer... 38

Interview og Output... 44 Output... 45 Øvrige muligheder for Output af data... 45 Output af Spørgeskemaer... 49 Hjælp... 49 Teknikken bag... 50 Afslutning... 50

Gennemførelse af en webbaseret spørgeskemaundersøgelse Ved hjælp af denne manual guides du trin for trin igennem de hyppigst benyttede funktioner i det at designe og gennemføre en ukompliceret webbaseret spørgeskemaundersøgelse i TricTrac 9 FreeWeb. Vi ønsker dig god fornøjelse! For mere avanceret brug henviser vi til referencemanualen. Denne ligger også i TricTracs hjælpmenu, og åbnes under Hjælp. Her skal man dog være opmærksom på, at den udvidede manual dækker alle forskellige versioner af TricTrac, hvorfor nogle af skærmbillederne måtte afvige markant fra netop den version af TricTrac du sidder i. Sådan kommer du i gang Først skal du oprette din egen bruger. Dette gøres via TricTracs hjemmeside www.trictrac.com. Når du har oprettet din bruger, bedes du installere TricTrac Client 9 FreeWeb på din pc. Når dette er gjort, vil TricTrac klient placeres som en genvej på dit skrivebord: Via denne genvej logger du på din konto med den e-mailadresse og det password du har oprettet din konto med. Klient-løsningen betyder at du kan få adgang til alle dine undersøgelser fra en hvilken som helst pc, såfremt der er installeret en klient på denne. Hvis du ønsker at have adgang til dine undersøgelser fra en bestemt pc hvor du ikke har installeret TricTrac Client, kan du altid downloade klienten fra vores hjemmeside, og derefter logge ind som normalt. På denne måde er du sikker på altid at have dine undersøgelser til rådighed, samtidig med at du arbejder i en hurtig og fleksibel brugergrænseflade. 1

Projektoversigt Når du åbner TricTrac, har du straks adgang til en række eksempler på undersøgelser, som er organiseret i mapper som fx Eksempler på undersøgelser : Opret ny undersøgelse Tryk på ikonet, og der kommer et vindue Opret Undersøgelse op. Giv din undersøgelse et navn fx Min første undersøgelse. Placér undersøgelsen i en eksisterende mappe, eller opret en ny mappe ved at klikke på ikonet, fx Mine egne projekter. Din nye undersøgelse tilføjes i Oversigten over undersøgelser. 2

Dobbeltklik på undersøgelsen Min første undersøgelse eller vælg. Du er nu parat til at oprette, gennemføre og rapportere din første undersøgelse i TricTrac. Lektion 1: Opret spørgeskema I følgende afsnit vil vi kort introducere dig til, hvordan du opretter et lille og enkelt spørgeskema, hvordan du gør det tilgængeligt på web, og hvordan du får svarene frem til rapportering. Du får nu en ny menu frem med funktioner til at oprette, gennemføre og rapportere undersøgelsen: Tilbage til oversigt over øvrige undersøgelser Oprettelse og redigering af spørgeskemaer, kontaktgrupper mv. Layout og synkronisering af skemaer, e-mail distribution mv. Dataanalyse, rapportering og dataeksport Opret/rediger spørgeskema Oprettelse af en spørgeskemaundersøgelse foregår via menupunkterne, som du ser til venstre nedenfor: I vinduet under menuer ser du starten på et spørgeskema indtil videre uden spørgsmål i! Det ser således ud: 3

Hvis du følger denne manual og opretter alle de spørgsmål mv., som her gennemgås, så udvides vinduet, som ses lige ovenfor, til et spørgeskema vist i en træstruktur, og det er denne vi arbejder hen imod: Introduktions- og afslutningstekster I dit blanke spørgeskema, ses funktionen <Introduktion>. Når du dobbeltklikker på denne, får du et vindue frem, hvori der kan indsættes en introduktions- eller velkomsttekst. Respondenterne vil møde introduktionsteksten som det første, når de åbner undersøgelsen. Tilsvarende kan der indsættes en afslutningstekst. Dobbeltklik på blokken <Interview Afsluttet> og indsæt en tak for hjælpen tekst. Indsæt Single Spørgsmål - Det første spørgsmål, du skal oprette hedder: Sp. 1: Har De bil? Ja 4

Nej Spørgsmål 1 er et såkaldt Single Spørgsmål, idet vi kun ønsker at vores respondent skal afgive et enkelt svar, her altså enten ja, eller nej. Derfor trykker du på ikonet, hvorefter der kommer følgende vindue frem. I tekstboksen til venstre skriver du din spørgsmålstekst, Har De bil? : Til højre skal du nu indsætte de to svaralternativer ja og nej. Begge er såkaldte Lukkede Svaralternativer, i modsætning til Numeriske- og Åbne- Svaralternativer. Tryk nu på ikonet og indtast i vinduet svaralternativet ja og afslut: Tilsvarende oprettes svaralternativet nej. 5

Efter at spørgsmålet er oprettet, vil skematræet udformes således, at spørgsmålet ligger til venstre, under introteksten. Når spørgsmålet er markeret, vil du kunne se svargruppen med de tilhørende svaralternativer mod højre: Indsæt Multipelt Spørgsmål - Næste spørgsmål lyder: Sp. 2: overveje? Hvis De skulle skifte bil i dag, hvilke af følgende mærker ville De da Fiat Ford Peugeot Toyota Volkswagen Ingen af disse På dette spørgsmål kan afgives flere svar, og det oprettes derfor som multipelt. Klik på Spørgsmål 1. og opret Spørgsmålstekst og Svargruppe, på samme led som ved Det sidste svaralternativ Ingen af disse er et lukket svaralternativ. Selv om spørgsmålet er multipelt, ønskes ikke, at respondenterne kan svare Ingen af disse i kombination med de øvrige svaralternativer. Derfor skal du klikke Næste i det vindue du opretter Svaralternativet. Her får nu mulighed for at aktivere funktionen Udeluk andre : Nu ser spørgeskemaet således ud. Det bemærkes, at Ingen af disse står i en blå tekst, fordi funktionen Udeluk andre er aktiveret på dette svaralternativ: 6

Se spørgeskemaet Nu har du oprettet et kort spørgeskema i TricTrac. For at se resultatet, klik da på Interview Links og test spørgeskemaet på nettet, som det vil se ud for respondenten. De næste sider ser ud som denne først spørgsmål 1: Hvis det ikke allerede er sket skal du huske at trykke på Aktivér Indsamling da du ellers ikke kan generere et aktivt link. 7

Web layout Til TricTrac FreeWeb er spørgeskemaets layout på forhånd defineret. I TricTrac Web versionen er det muligt at definere sit eget layout til spørgeskemaet. Under fanebladet Generelt skal du blot klikke på Layout i båndet Interview, som også ses i figuren lige ovenfor. Lektion 2: Flere funktioner Efter den helt korte gennemgang vil vi i denne lektion udvide spørgeskemaet med nogle væsentlige funktioner, som du typisk vil have behov for i oprettelsen af dit spørgeskema. Vi vil i dette afsnit blandt andet fortælle om: Svargrupper og deres funktion Blokke og matriceblokke Rutestyring Svargrupper og deres funktion - Genbrug svaralternativer på flere spørgsmål: Vi skal nu oprette endnu et spørgsmål: Sp. 3: Hvilke af disse bilmærker har De allerede prøvet? Fiat Ford Peugeot Toyota Volkswagen Ingen af disse Bemærk, at der er tale om samme svaralternativer som i spørgsmål 2. Ved oprettelsen af det nye spørgsmål genbruges svargruppen fra spørgsmål 2. Ved oprettelsen af spørgsmål 3 vælger du at benytte Svargruppe-2: 8

Der er tilknyttet en Svargruppe til alle Spørgsmål. Svargruppen kan benyttes på flere spørgsmål. Du kan for de enkelte Spørgsmål vælge, at kun et udvalg af Svaralternativerne i Svargruppen skal benyttes. Dvs. at selv om flere spørgsmål benytter samme svargruppe, behøver de ikke alle at anvende alle svaralternativer i svargruppen. Under oprettelse af spørgsmål 3, trykker du på knappen, hvor du får mulighed for at markere, at der i dette spørgsmål ikke skal benyttes alle svaralternativer: Tryk igen. Du får nu et vindue frem, hvor du i venstre side vil se alle de spørgsmål, som deler svargruppe med det spørgsmål du er ved at oprette. Her kan du markere spørgsmål 2 ved at dobbeltklikke, så der kommer et flueben, sådan at der for spørgsmål 3 kun vises de svaralternativer for respondenten, som denne har valgt i spørgsmål 2: Tilsvarende kan du i højre side dobbeltklikke på de enkelte svaralternativer for at sikre, at udvalgte svaralternativer enten altid eller aldrig vises i spørgsmål 3, uanset hvad der er svaret i spørgsmål 2. I den konkrete situation ønsker du altid at medtage 9

svaralternativet Ingen af disse i spørgsmål 3. Dobbeltklik derfor på svaralternativet, så det markeres med et flueben: Herefter afsluttes, og spørgeskemaet ser nu således ud: Blokke Man kan organisere sine spørgsmål i såkaldte Blokke, som kan være med til at give en logisk træstruktur i et spørgeskema. Vi kan fx vælge at lægge de 3 bil-relaterede spørgsmål i en Blok, der omhandler biler: Markér <Introduktion>, og klik herefter på ikonet navnet Biler :. Giv blokken 10

Tryk på Afslut, og flyt nu hver af de 3 spørgsmål ind under blokken Biler. Dette gøres ved først at markere Spørgsmål 1, og derpå trykke på ikonet og derefter tilsvarende for Spørgsmål 2 og 3. Når de 3 spørgsmål er flyttet op under blokken, ser skemaet således ud: Hvis du igen tester, så vil spørgsmål 2 og 3 manifestere sig således: Spørgsmål 2 11

Spørgsmål 3 Matriceblokke Efter spørgsmål 3 kan du nu oprette en blok med 4 såkaldte skalaspørgsmål vist samlet i en Matrice. Her ønsker du at få respondenternes vurdering af forskellige parametre i det at vælge bil, på en skala fra Meget vigtigt til Ikke vigtigt. Indsæt en matriceblok ved at klikke på. Giv blokken navnet Vigtigt ved bilkøb. Indsæt en introducerende tekst til de efterfølgende spørgsmål. Opret en ny svargruppe med skalasvaralternativer. Resultatet skal se således ud: Matriceblokken indeholder følgende 4 spørgsmål, som du opretter. De anvender alle svaralternativer fra Svargruppe-3: 12

Sp. 4: Sp. 5: Sp. 6: Sp. 7: Pris Gensalgsværdi Sikkerhed Køreegenskaber Dit skema skal nu gerne se således ud: Matricen med vurderingen kan se således ud på Web: Indsæt åbent svaralternativ og multimedie fil Du skal nu oprette endnu et single spørgsmål: Sp. 8: Hvad hedder bilmærket som De ser på dette billede? Noter Ved ikke På det første svaralternativ Noter giver du respondenten mulighed for selv at skrive sit svar i en tekstboks. Derfor oprettes dette som et åbent svaralternativ:. I tekstfeltet skriver du fx Noter eller Noter bilmærke. Det sidste svaralternativ Ved ikke er et lukket svaralternativ, og oprettes som tidligere. 13

Du skal nu indsætte et billede af en bil i din undersøgelse, så respondenten kan forholde sig til spørgsmålet. Tryk og vælg Indsæt multimedie fil. Med denne funktion kan du tilføje billeder, lydklip og videoklip til din undersøgelse. Tryk på ikonet og du får nu følgende vindue at se. 14

Tryk på ikonet og find så det billede eller klip i dine dokumenter, som du ønsker at tilføje dit spørgsmål. Alt afhængig af filen, vil dit spørgsmål se sådan ud: OBS: Der kan indsættes billedfiler, lydfiler eller videoklip på både spørgsmål, blokke og matricer. 15

Bemærk også, at det i gratisversionen kun er muligt, at tilføje multimediefiler af en størrelse på op til 200 kb. I øvrige versioner er muligt at tilføje multimediefiler på op til 500 kb. Ønskes der yderligere kapacitet kontakt da contact@trictrac.com. Importer spørgsmål Alle spørgsmål og blokke er indtil videre oprettet manuelt. Du kan også importere spørgsmål fra Andre Undersøgelser eller fra Standardbiblioteket, som du kan lade indeholde alle de spørgsmål, du jævnligt benytter i dine undersøgelser. Det kan fx være kriteriespørgsmål som Køn, Alder, Uddannelse og Branche. Funktionen til at importere spørgsmål fra andre projekter findes i fanebladet Spørgsmål øverst: I båndet Importer Spørgsmål Fra kan du nu søge i både Word-dokumenter, Anden Undersøgelse og Standardbibliotek. Her kan du markere de spørgsmål og blokke, som du gerne vil importere: Dit spørgeskematræ skal nu se således ud: 16

Rutestyring hop, betingelser, undtagelser Spørgeskemaer kan designes med rutestyring, således at spørgsmål kun optræder på betingelse af bestemte svar og svarkombinationer tidligere i spørgeskemaet. TricTrac kan håndtere selv de mest avancerede kombinationer af rutestyringer. I dette dokument vil vi blot fokusere på simple eksempler på rutestyring. Kompleks rutestyring kan der læses mere om i TricTrac s referencemanual. Hop I det konkrete spørgeskema lyder første spørgsmål: Har du bil? Måske ønsker du, at alle efterfølgende bil-relaterede spørgsmål skal springes over for de respondenter, der svarer Nej på spørgsmålet. Fx Nej i spørgsmål 1 skal udløse et hop til blokken med Kriterie-spørgsmål. Markér således spørgsmål 1 og klik på ikonet (eller brug genvej: Højreklik, mens spørgsmålet er markeret). Vælg typen Hop. Vælg et hop til blokken <Kriterier>: 17

Vælg, at dit Hop skal være betinget af, at respondenten i spørgsmål 1 har svaret Nej : Tryk OK, og du vil nu i dit skema kunne se, at der under Spørgsmål 4 er vist endnu en Rutestyring i dit spørgeskema: Betingelser Matriceblokken <Vigtigt ved bilkøb> og de indeholdte spørgsmål 4, 5, 6 og 7 skal kun stilles til respondenter, der i spørgsmål 2 har svaret mindst ét af mærkerne Ford, Peugeot, Toyota og Volkswagen. 18

Markér matriceblokken <Vigtigt ved bilkøb> og klik på ikonet Vælg typen Betingelse. Vælg det spørgsmål og de svaralternativer, der har indflydelse på, om blokken - inklusiv de indeholdte spørgsmål - skal præsenteres for respondenten: Test Hop og Betingelser i Spørgeskemaet Nu kan du prøve at teste, hvordan skemaet udtrykker sig forskelligt afhængigt af, hvilke svar respondenten giver. Lektion 3: Udsendelse af spørgeskema Når et spørgeskema med spørgsmål, rutestyring og layout er testet og godkendt, er det tid til at gøre spørgeskemaet tilgængeligt for den kontaktgruppe som skal besvare skemaet. Dette sker ved at give dem et link til skemaet. Der er her 3 muligheder: Et generelt anonymt link kan benyttes af alle Et unikt link respondenter identificeres direkte via et individuelt link på baggrund af en kontaktgruppe vi har importeret fra et Excel-ark Et generelt log-in link respondenter identificeres via brugernavn og adgangskode Fordelen ved det anonyme link er, at du let kommer i dialog med fx besøgende på din hjemmeside, uden en masse registreringsarbejde. En ulempe kan være, at det er vanskeligt at sikre sig mod at én person afgiver flere besvarelser, samt at respondenter ikke kan afbryde, og senere genoptage besvarelsen af skemaet. Det generelle anonyme link benyttes typisk i situationer, hvor man ønsker at give en anonym gruppe af personer mulighed for at besvare et skema, mens log-in link og unikke links typisk benyttes i forhold til en kendt gruppe af personer fx medarbejdere, kontaktpersoner hos kunder, medlemmer af forening/panel etc. Anonymt link Så snart du har synkroniseret det endelige spørgeskema, kan du klikke på hvorved du får nedenstående vindue frem: 19

(Bemærk, at åbner du en prædefineret undersøgelse, vil undersøgelsen have status som Ikke Aktiv, og det vil være nødvendigt at klikke, for at kunne generere et aktivt link til test) Du kan nu kopiere det anonyme link, og derpå offentliggøre det i forhold til den kontaktgruppe du ønsker skal besvare skemaet. Dvs. at du kan tilknytte linket i e-mail, på en hjemmeside etc. Besvarelser fra respondenter Du kan løbende i interviewfasen se de afgivne besvarelser. Du skal markere <Kontaktgrupper>, så funktionen under din oversigt over kontaktgrupper. bliver synligt til højre i TricTrac, Når du klikker på denne, vil besvarelserne blive opdateret. Ved at klikke Refresh, lægges alle interview, som er gennemført på det anonyme link, automatisk i en kontaktgruppe, som standard har navnet Anonymous Web-interviews. Besvarelserne fra respondenter som er tilknyttet en kontaktgruppe (se unikke links og log-in links), vil lægge sig under den tilhørende kontaktgruppe. 20

Efter opdatering af besvarelserne, kan du se hvor mange interview der er gennemført, når du markerer de enkelte kontaktgrupper: Bemærk: når du har testet dit skema, at disse testsbesvarelser også vil lægge sig i denne kontaktgruppe og at de vil figurere i din rapportering. For at undgå dette, er det vigtigt du sletter denne kontaktgruppe før du går i gang med at indsamle svar. IDE: Refresh efter en passende tid besvarelserne, som respondenterne har afgivet, og udsend en reminder e-mail til dem, som endnu ikke har svaret. Når du har hentet dine besvarelser og når du er tilfreds med antallet, kan du eksportere data og begynde at analysere dem. Se lektion 4. Unikt link I TricTrac har du mulighed for at udsende e-mails med unikke links til de kontakter du har e-mail adresser på. Dette kræver at man tilføjer en kontaktgruppe med information som navne, e-mail adresser etc. Når dette er gjort, kan man med TricTrac sende mails med unikke links. I afsnittet nedenfor gennemgås hvordan man opretter kontaktgrupper og udsender e-mails til respondenter. Kontaktgruppe En kontaktgruppe opretter du på baggrund af et Excel-ark, som du importerer til TricTrac. I dette Excel-ark skal du enten have informationer som navn og e-mail adresse, eller informationer som individuelt brugernavn og password, som den enkelte respondent skal tildeles og bruge til log-in på et generelt log-in link, for at få adgang til undersøgelsen. I følgende afsnit vil vi gennemgå hvordan en kontaktgruppe oprettes, og hvordan man udsender e-mails med unikke links. Kontaktgruppe med e-mail adresser Du skal hente din informationer om din kontaktgruppe fra Excel. Informationer som henholdsvis navn, e-mail adresse, brugernavn og password, skal i Excel have hver sin kolonne, altså i en struktur som vist nedenfor. På den led er det enkelt at indlæse informationerne til TricTrac og derefter udsende e-mails med link til din undersøgelse: 21

BEMÆRK: Hvis du sidder i Office 2007, noter da, at arket skal være gemt i en Excel version fra perioden 97-2003. Dette format kan gøres ved at vælge gem som i dit Excel ark, og derpå vælge at gemme som en Excel 97-2003 projektmappe. Når du har dit Excel-ark klar, kan du oprette en ny kontaktgruppe. Klik på 2008., og navngiv herefter den nye kontaktgruppe. Fx Kunder-Danmark- Nederst i vinduet klikker du på og vælger nu dit Excel-ark. Hvis du tidligere har brugt den kontaktgruppe du ønsker at importere, markerer du blot denne og trykker på Vælg. Hvis det er en ny fil, tryk da på Find, og du kan gennemse din computer. Bemærk, hvis du har lavet ændringer i dit Excel-ark skal du vælge Find for at indføre den opdaterede version. 22

Du får et vindue frem, hvori du ser dit kundekartotek opdelt i kolonner, som du kobler sammen med den korrekte kategori. Markér <Name> med musen og hold din venstre musetast inde, mens du trækker denne op til kolonnen med navne fra filen med kundedata. Slip musetasten, og bemærk at kolonnen får overskriften Name. Tilsvarende relaterer du feltet <E-mail> med e-mail kolonnen på kontaktgruppen. Bemærk at der øverst i vinduet er mulighed for, at angive om første linje i kolonnerne indeholder overskrifter. Tryk derefter på i nederste højre hjørne af vinduet, og TricTrac fortæller, hvor mange emner, der indlæses: 23

Sig Ja til at importere og tryk derefter OK. Under <Kontaktgrupper> er der nu oprettet en ny kontaktgruppe: IDÉ: Der kan oprettes en række kontaktgrupper til en spørgeskemaundersøgelse. Fx kan det være, at du vil oprette en gruppe Kunder-Sverige-2008, eller at du næste år vil oprette en gruppe Kunder-Danmark-2009. På denne måde kan du samle mange del-undersøgelser i én, og efterfølgende vil du let kunne sammenligne resultater. Læg mærke til muligheden for at vælge at den første linje i dit excel-ark. Udsendelse af e-mails til kontaktgrupper Tryk på vindue op: for at forberede udsendelse af e-mails. Du får nu dette Vælg. Her ligger standard en email-skabelon som du kan bruge som udgangspunkt for sine egne e-mail skabeloner: 24

Her navngiver du din email-skabelon Den tekst som modtageren vil se i sin oversigt over e-mails Dynamiske tekster indsættes ved at klikke på Indsæt dynamisk tekst. Vælg fx @name i listen der kommer frem. Nu flettes navn på den enkelte respondent ind i hver enkelt e-mail, så at Kære @name bliver til fx Kære Peter Teksten til et link til spørge-skemaet vælges i Indsæt dynamisk tekst: @link I din mail skabelon kan du ligeledes angive om teksten skal sendes som HTML og/eller almindelig tekst. Dette er relevant hvis man vil sikre sig at alle respondenter skal kunne læse mailen uanset mail- og sikkerhedsindstillinger. I fanebladet Egenskaber kan du foretage en række valg: 25

Indsæt dit afsendernavn TricTrac FreeWeb har låst afsenderadresse. Til professionel brug bør denne adresse altid ændres til egen mail adresse. Svaradressen, som eventuelle e-mails fra respondenter skal sendes til. Evt. vedhæftet materiale som fx skal læses igennem inden besvarelse af spørgeskema Fx hvis man vil benytte mail-varianter til forskellige kontaktgrupper. Hvis man vil basere sin udsendelse på andre betingelser. Når skabelonen er på plads, trykkes på OK, og du er nu parat til at masseproducere e-mails til kontaktpersonerne ved at klikke på: Herefter udarbejdes der en e-mail til hver af de kontakter, som er oprettet og tilknyttet denne e-mail skabelon. Du er herefter parat til at udsende disse fra : Indstillinger til brug for fx at vælge at udsende reminder-mails kun til dem, som ikke har svaret endnu 26

Klik på og alle e-mails udsendes nu med individuelle links til undersøgelsen. Det er dog altid en god idé også at teste e-mail udsendelse inden da, ved fx at oprette sig selv som en del af kontaktgruppen, markere ens mailadresse, og sige. Således vil du nu modtage en mail, og du kan teste at mailen ser ud som ønsket, og selvfølgelig at linket til undersøgelsen fungerer som ønsket. Udsendelse af reminder-mails Læg mærke til, at hvis du ønsker at udsende en reminder til dem, der endnu ikke har svaret skal du oprette en ny skabelon til dette. Hvis der bare vælges Generér mails på den tidligere skabelon vil der kun blive udsendt reminder til de evt. nyligt tilføjede kontakter, men ikke til dem, der ikke har besvaret den første mail. Du kan hente dine besvarelser løbende (se afsnittet Besvarelser fra respondenter s. 20), og efterfølgende kan de samlede data eksporteres og analyseres (se lektion 4). Log-in link Kontakter du ikke har e-mail adresser på, kan du give respondenter adgang til din undersøgelse via et Log-in link, hvor de skal indtaste et brugernavn og adgangskode svarende til brugernavne og adgangskoder, som inden er indlæst i kontaktgrupper. 27

Kontaktgruppe med brugernavn og adgangskode Når du skal udsende et generelt Login-link, skal du importere en kontaktgruppe som i Excel-arket har en kolonne for både brugernavn og adgangskode. Disse informationer importeres ind på felterne <Username> og <Password>: Brugernavne og Adgangskoder kan vælges frit, blot skal kombinationen af de to være unik for hver respondent. Bemærk: hvis der ikke tilføjes e-mail adresser i kontaktgruppen, er det vigtigt at tilknytte et unikt løbenummer til de enkelte login. Dette gøres under kategorien <Nr. (Phone)>. Du kan enten tilføje tlf. numre eller unikke løbenumre (personnummer, abonnementsnummer, medarbejdernummer el.lign.). Når alle ønskede informationer er tilknyttet, trykker du led som for kontaktgrupper med e-mail adresser tilknyttet., på præcis samme Herefter skal du oplyse dine respondenter om deres log-in (det brugernavn og password du har givet den enkelte), samt det link de skal logge ind på. Dette link finder du ved at vælge at være Login:, og ændre linket fra at være Anonym, til 28

Herefter kan du vælge ønskede sammenhæng., hvorefter linket kan publiceres i den Du kan hente dine besvarelser løbende (se afsnittet Besvarelser fra respondenter s. 20), og efterfølgende kan de samlede data eksporteres og analyseres. Lektion 4 Rapportering med OfficeReports Midtvejs eller ved afslutning af dataindsamlingen vil der typisk være brug for at udarbejde en rapport, hvori resultaterne af undersøgelsen formidles i form af tabeller og grafer samt listning af indsamlede data. Vi anbefaler, at du benytter det integrerede rapporterings- og præsentationsværktøj OfficeReports, der giver mulighed for at rapportere direkte i Word eller PowerPoint, med alle tabeller og grafer i Excel-format alt sammen i en brugergrænseflade lige så enkel som i TricTrac! OfficeReports er en Add-in til Office-pakken, og giver dig mulighed for at rapportere din undersøgelse straks og direkte, i enten Word eller PowerPoint. OfficeReports omsætter dine data til Excel-tabeller og - grafer integreret direkte i Word-rapporter og 29

PowerPoint præsentationer idet OfficeReports funktioner ganske enkelt figurerer som et menupunkt i Word og PowerPoint: Hvis du ikke har installeret OfficeReports skal du blot klikke på ikonet Herfra kommer du til en hjemmeside, hvor du dels kan downloade en manual til OfficeReports, og dels kan du med få museklik installere basisversionen af OfficeReports på din pc. Efter installationen ligger OfficeReports ikke som et særskilt program, men blot som et nyt menupunkt i din Word og PowerPoint. Basisversionen af OfficeReports er lige som TricTrac FreeWeb gratis at anvende. For at kunne anvende OfficeReports kræves det, at du har installeret Microsoft Office i version 2003/XP eller nyere. I denne manual vil alle skærmbilleder relatere sig til brugergrænsefladen, som den kendes fra Microsoft Office 2007. Når du har downloadet OfficeReports er du klar til at rapportere dine data. Klik på ikonet og vælg i vinduet, du får op, om du vil rapportere dine data i Word eller PowerPoint. Vælg navn og destination for filen: Herefter vil et Word eller PowerPoint-vindue åbne, alt efter hvilket program du har valgt til at præsentere dine data i. Menupunktet OfficeReports vil automatisk åbne i programmet, og du er med det samme klar til at definere tabeller og grafikker direkte i Word og PowerPoint. Dine data bliver gemt i Office-filen, så næste gang du åbner 30

henholdsvis Word eller PowerPoint, fortsætter du bare med at indsætte nye eller redigere eksisterende tabeller og grafikker. Dem du sender filen til, kan arbejde videre med de indeholdte data, hvis de har installeret OfficeReports. For at komme videre herfra og benytte OfficeReports gives i de følgende punkter en gennemgang af de mest basale funktioner, så det er nemt at komme videre fra undersøgelse i TricTrac til et brugbart produkt i OfficeReports. (For mere avancerede funktioner henviser vi til den komplette manual til OfficeReports som er tilgængelig på www.officereports.com) Efter du har foretaget eksport af data fra TricTrac til enten Word eller Power point vises der med det samme en oversigt over de eksporterede data. (Der arbejdes videre med eksemplet anvendt ovenfor.) For at anvende disse data, lukker du oversigtsvinduet og markerer det sted du vil indsætte dit grafiske materiale. Nedenfor gives eksempler på udvalgte muligheder: Tabeller o Frekvenstabeller (Viser data for én variabel) Grafer o Krydsgrafik (Viser data for to variable) (Gennemgangen afgrænser sig til variable indeholdende faste svarkategorier. Rapportering af numerisk og tekstbaseret data gennemgås i den komplette manual.) 1. Fra OfficeReports i båndet Tabel vælger du Add Table: 2. I Define Table-vinduet vælger du Ejer bil som Primær Variabel i drop-down listen: 31

3. Ejer bil er en kategori-variabel, med svarkategorierne Ja og Nej. Valget af denne variabel udløser straks en beregning og en visning i Excel, hvor Excel åbner op med en tabel for hvem der Ejer bil. Dette kaldes en endimensionel tabel, eller en frekvenstabel: Du kan vælge, og din tabel indsættes straks i dit Word-/PowerPoint-dokument Kryds-graf En kryds-graf udarbejdes efter følgende arbejdstrin: 1. fortsæt fra trin 4, Frekvenstabeller. I Define Chart-vinduet vælges 'Køn som baggrundsvariabel: 32

2. Straks ændres Excel-grafen til en krydsgrafik: 3. Du kan nu indsætte din kryds-graf i rapporten. Disse funktioner giver et indtryk af hvor enkelt det er, at komme fra statistisk materiale til grafiske modeller, hvilket netop er det primære fokus i OfficeReports. Naturligvis rummer programmet mange yderligere funktioner, som kan findes i den komplette manual. Alt efter kompleksiteten af det anvendte data kan OfficeReports tilpasses så det passer til behovet, men altid med udgangspunkt i en overskuelig brugerflade og let tilgængelige værktøjer. De funktioner der indtil nu er blevet præsenteret, er som oftest de mest nødvendige for at gennemføre en enkel spørgeskemaundersøgelse. I det følgende kapitel vil der være en kort introduktion til de øvrige funktioner, til brug ved mere komplicerede undersøgelser. For yderligere information ang. disse funktioner anbefaler vi at bruge vores referencemanual, som kan rekvireres ved at kontakte os på info@trictrac.com Lektion 5 Øvrige funktioner I den ovenstående gennemgang af forskellige funktioner til oprettelsen af en spørgeskemaundersøgelse har vi udelukkende forholdt os til funktioner, som er tilgængelige under fanebladet. De basale funktioner til gennemførelse af en undersøgelse er samlet under dette faneblad. I denne lektion vil vi kort opridse de mange TricTrac-funktioner, som du finder under de øvrige faneblade. Spørgsmål 33

I fanebladet Spørgsmål ligger en række uddybende funktioner, der knytter sig til oprettelse og test af et spørgeskema: Indsæt I forhold til fanebladet Generelt er her indeholdt lidt flere, men specielle funktioner: En Loop Blok er en avanceret funktion, der muliggør, at du gentager de spørgsmål, der er indeholdt i en blok. Gentagelsen sker i forhold til en Svargruppe. Hvis du har en blok af spørgsmål, der indeholder spørgsmål om fx Tilfredshed Dimension 1 - Tilfredshed Dimension 5, vil du kunne gentage denne blok af spørgsmål for hver af mærkerne Fiat - Volkswagen, hvis disse mærker er oprettet i en Svargruppe. Det er muligt at styre, at spørgsmålene i Loop Blokken kun skal stilles for et udsnit af den Svargruppe, der skal loopes over, fx de mærker, som respondenten i et tidligere spørgsmål har nævnt, at han/hun kender. Importer spørgsmål Du kan - ud over at oprette spørgeskemaer manuelt - importere hele eller dele af spørgeskemaer fra andre kilder: Hvis du i en undersøgelse vil importere spørgsmål fra standardbiblioteket, så skal du i din undersøgelse markere den blok eller det spørgsmål, som spørgsmål fra standardbiblioteket skal sættes ind efter. Herefter åbner du standardbiblioteket og klikker på de spørgsmål, du vil importere: 34

Opret nye spørgsmål i Standardbiblioteket: Du kan oprette spørgsmål, som du ønsker at bruge på tværs af dine undersøgelser, ved at dobbeltklikke på standardbiblioteket øverst i oversigten over dine undersøgelser: På samme måde som du kan importere spørgsmål fra Standardbiblioteket, kan du importere spørgsmål fra de øvrige projekter, som du har oprettet i TricTrac: Marker de spørgsmål eller den blok i din undersøgelse, hvor der skal tilføjes spørgsmål fra et andet spørgeskema. Klik på og vælg den undersøgelse, du vil importere spørgsmål fra. Klik på de blokke og spørgsmål, som du vil importere til dit projekt. OBS: Ved importen tabes rutestyring samt særlige indstillinger på blokke og spørgsmål, idet det ikke er givet, at disse skal benyttes i den nye undersøgelse, som du importerer til. Hvis du har et spørgeskema liggende i Word eller tekstformat, kan TricTrac indlæse dette, så dobbeltarbejdet ved at indtaste skemaet på ny spares. Det kræver dog, at skemaet i Word-/tekstformat organiseres i en struktur, som TricTrac kan indlæse fx: SP: Har Du bil? SV: Ja SV: Nej SP: Hvis Du skulle skifte bil i dag, hvilke mærker ville De overveje? SV: Fiat SV: Ford SV: Peugeot SV: Toyota SV: Volkswagen SV: Ingen af disse 35

Marker de spørgsmål eller den blok i din undersøgelse, efter hvilke(n) der skal tilføjes spørgsmål fra et andet spørgeskema. Klik på og vælg det Word- eller tekstdokument, du vil importere fra Sørg for, at du har en struktur på spørgsmål og svaralternativer, som beskrevet ovenfor, og markér i vinduet, hvordan henholdsvis spørgsmål og svar skal genkendes: Marker den del af teksten i dokumentet, som skal importeres og tryk på: De markerede spørgsmål og svar importeres nu til dit spørgeskema. Rediger Når du markerer en blok, et spørgsmål eller en kontaktgruppe og trykker Enter, så åbnes det pågældende element, som herefter kan redigeres. Når du markerer en Blok, et Spørgsmål eller en Kontaktgruppe og trykker på Slet knappen kan du deaktivere/slette dette. OBS: Et aktivt spørgsmål kan ikke slettes, men deaktiveres. Kun et deaktiveret spørgsmål kan slettes. For at gøre dette vælg Vis Deaktiverede under fanebladet Spørgsmål, og marker derefter det spørgsmål du ønsker at slette permanent og vælg Slet. Dette er ofte relevant hvis du har brug for at holde dig under de 30 spørgsmål som FreeWeb tillader og derfor har svært ved at Uploade dit skema da der kan ligge en række deaktiverede skjulte spørgsmål. Du kan desuden bruge denne knap til at slette kontaktgrupper, eksempelvis Anonyme Web Interviews hvilket ofte er nødvendigt efter test og inden udsendelse. 36

Tekst Med denne funktion kan du nemt søge ord, der optræder i spørgeskemaets spørgsmål og svaralternativer fx for at foretage en erstatning. Ét TricTrac-projekt kan ligge i mange sprog- og tekstvarianter. Det betyder, at du inden for samme projekt kan have et spørgeskema liggende i fx både en dansk, tysk og engelsk sprogversion, således at danske respondenter får et dansk skema, engelske respondenter et engelsk skema, tyske et tysk osv. I oversættelsesmodulet ser du et todelt vindue, hvor du øverst finder teksten i det sprog, som du oversætter fra, og nederst skriver teksten i det sprog, som du oversætter til. Der vises ét spørgsmål/svaralternativ/blok ad gangen, som så kan oversættes. OBS: Et projekt, der foreligger i flere sprogvarianter fx dansk og engelsk giver mulighed for at rapportere danske og engelske interview samlet i én rapport med enten danske eller engelske tekster! Optioner Alle spørgsmål, som oprettes i TricTrac, er som udgangspunkt aktive, men de kan deaktiveres med funktionen. Hvis du markerer Vis Deaktiverede, så vil du som gråtonet tekst kunne se de spørgsmål, der er deaktiverede - ex sp. 3 herunder: Et deaktiveret spørgsmål kan aktiveres ved at dobbeltklikke på spørgsmålet, eller det kan slettes ved at bruge funktionen. 37

Som Free-Web bruger er det vigtigt at være opmærksom på denne funktion, da man kun kan synkronisere op til 30 spørgsmål og deaktiverede spørgsmål også tæller med her. Det kan derfor være muligt at man skal slette sine deaktiverede spørgsmål helt før man kan synkronisere sin undersøgelse. Alle rutedefinitioner, som oprettes, vises som udgangspunkt i spørgeskematræet. Hvis rutestyringen bliver meget omfattende, kan det gå ud over overblikket over spørgsmål. Derfor kan du deaktivere denne visning, så du kun ser træstrukturen over Blokke og Spørgsmål. Svaralternativer I fanebladet Svaralternativer åbnes for en række uddybende funktioner, der knytter sig til oprettelse af svaralternativer. Bemærk, at du ved skiftet til dette faneblad flytter fra et overblik over alle spørgsmål i et spørgeskematræ til et overblik over alle oprettede svargrupper, og svaralternativer, der bliver benyttet i spørgeskemaet: Du redigerer en svargruppe eller svaralternativ ved at markere denne og klikke på. Du sletter en svargruppe eller svaralternativ ved at markere denne og klikke på. Normalt vil du lade TricTrac oprette svargrupper automatisk i forbindelse med, at du opretter spørgsmål. TricTrac vil her give svargrupperne navne; Svargruppe-1, Svargruppe-2 osv. Du kan også oprette/redigere svargrupperne under fanebladet Svaralternativer. Du vil her få flere uddybende egenskaber tilgængelige for svargruppen: 38

Hvis du i din undersøgelse ønsker at bede om to vurderinger for en række forskellige produkter, fx pris og kvalitet for forskellige bilmærker, kan spørgsmålet stilles op i en dobbeltmatrice. Det betyder at respondenten skal forholde sig til pris og kvalitet for et produkt samtidig, da pris og kvalitet vises i én matrice i stedet for i to forskellige, som eksemplet nedenfor. Du skal først oprette to svargrupper, en der hedder Pris og en der hedder Kvalitet. Dette gør du i båndet Svaralternativer, hvor du vælger ikonet, navngiver og trykker Afslut. 39

Du har nu to svargrupper, begge uden svaralternativer. Markér først den ene svargruppe Pris og vælg så at oprette et. Du taster nu svaralternativet Meget høj og vælger Afslut. Du gentager dette, så du får svaralternativerne Meget høj Meget lav. Markér så svargruppen Kvalitet og opret ligeledes svaralternativerne Meget god Meget dårlig. Dine svargrupper bør nu ligge som vist: Du skal nu oprette en dobbeltmatrice-svargruppe, som kan sammenfatte dine to svargrupper, Pris og Kvalitet, til én. Det gør du ved igen at klikke på og navngive Pris Kvalitet. I samme vindue vælger du at oprette en og trykker OK. For at kunne lægge de svargrupper ind under dobbeltmatrice-svargruppen, skal du se de to svargrupper Pris og Kvalitet som to svaralternativer til dobbeltmatricesvargruppen. Markér derfor svargruppen Pris Kvalitet, og vælg. Vælg nu overskrift for den første svargruppe Pris : Vælg og vælg så svargruppen Pris og tryk Afslut 40

På samme led lægger du også svargruppen Kvalitet ind som svaralternativ og strukturen på dine svargrupper vil nu se ud som vist: Du går nu tilbage i båndet Spørgeskema og opretter en matrice som normalt ved ikonet. Indtast spørgsmål og bloknavn, og vælg svargruppen Pris Kvalitet : 41

Dobbeltmatriceblokken indeholder følgende 4 spørgsmål, som du opretter. De anvender alle svaralternativer fra Svargruppen Pris - Kvalitet : Sp. 1: Sp. 3: Sp. 5: Sp. 7: Sp. 9: Fiat Ford Peugeot Toyota Volkswagen Dit skema skal nu gerne se således ud: På web skulle resultatet gerne være som vi først ønskede: 42

En funktionalitet specifikt til telefoninterview. Såfremt du sætter kryds, vil du på de enkelte svaralternativer som efterfølgende lægges ind, kunne tilføje en billedfil typisk i gif- eller jpeg-format. Hvis du krydser af, vil du på de svaralternativer, du lægger ind, kunne foretage en fuld formatering: 43

Denne funktion indebærer en tilfældig visning af svaralternativer på Web for de spørgsmål, der benytter gruppen. Hvis svargruppen benyttes på flere spørgsmål, vil samme tilfældige rækkefølge benyttes på alle spørgsmål. Interview og Output Her fremgår de forskellige dialog- og dataindsamlingsformer som TricTrac, afhængig af version og licensaftale, kan håndtere. Ud over Web-baserede interview gælder det: Telefon-interview (CATI) Personlige interview med anvendelse af bærbare pc ere (CAPI) Invitation og gennemførelse af undersøgelser ved hjælp af SMS. Key-in program til indtastning af papirbaserede spørgeskemaer Indlæsning af datafiler fra softwarepakker til indscanning af data Da denne manual omhandler web-interview, fokuserer vi her på funktioner relateret til Web: Ofte vil man have afsat en given tid til gennemførelse af en undersøgelse, hvorefter undersøgelsen lukkes. Herefter vil man slette undersøgelsen fra Web-serveren for bl.a. ikke at spilde respondenternes tid på et arbejde, som man alligevel ikke vil gøre brug af. I den situation stopper man indsamlingen. Det er i den forbindelse væsentligt at huske: I sit under fanebladet Generelt bør man have formuleret en tekst til de respondenter, som forsøger at deltage i undersøgelsen efter deadline fx: 44

Inden du sletter undersøgelsen fra Web-serveren, skal du huske at downloade besvarelser. Output TricTrac har en dyb integration med rapporteringsværktøjet, som giver unikke muligheder for dynamisk at opbygge rapporter direkte i Microsoft Officepakken. Der henvises til OfficeReports manualen for en grundlæggende gennemgang. Her vil vi summarisk gennemgå en række af de øvrige muligheder for at rapportere og outputte data, spørgeskemaer mv. fra TricTrac: Øvrige muligheder for Output af data 45

Tekstbesvarelser kan læses direkte ud i Word-dokument. I vinduet, som ses nedenfor, vises alle spørgsmål, der indeholder tekstbesvarelser. I vinduet markeres de spørgsmål, som man ønsker listet de åbne svar for: Output til Tekst er et specielt output-format, hvor der er fokus på at vise svarene for de enkelte respondenter. Dvs. fokus ligger på at se svarfordelingen for den enkelte respondent. Man kan her vælge output for alle spørgsmål eller for et udvalg af spørgsmål, og man kan lægge et filter ind for at få dette output for alle respondenter, der opfylder givne betingelser, som defineres: 46

TricTrac kan lægge data ud i Excel-format. Man får mulighed for i nedenstående brugergrænseflade at vælge om al data skal ud, eller om man skal have et udsnit fx: Et udsnit af spørgsmål Gennemførte interviews/alle data Et datasæt, filtreret ved hjælp af rutestyringen i spørgeskemaet Et datasæt, filtreret med udgangspunkt i et individuelt filter Et datasæt, indeholdende specifikke respondenter Alle ovenstående filtreringsmuligheder kan kombineres 47

TricTrac kan lægge data ud i SPSS i en SAV-fil, der indeholder labels til alle variabler. Man får mulighed for i nedenstående brugergrænseflade at vælge, om alt data skal ud, eller om man skal have et udsnit fx: Et udsnit af spørgsmål Gennemførte interview/alle data Et datasæt, filtreret ved hjælp af rutestyringen i spørgeskemaet Et datasæt, filtreret med udgangspunkt i et individuelt filter Et datasæt, indeholdende specifikke respondenter Alle ovenstående filtreringsmuligheder kan kombineres TricTrac kan generere output til Quanvert i et kort- og kolonne baseret format. TricTrac kan generere output til Cfmc i et kort- og kolonne baseret format. TricTrac kan generere output til et generelt kort- og kolonne baseret format. 48

TricTrac kan generere output til Trible-S, der er et standard kort- og kolonne format, som især en række analyseinstitutter benytter i forbindelse med udveksling af data. Output af Spørgeskemaer TricTrac kan udskrive et spørgeskema direkte i Word-format. Skemaet udskrives med spørgsmål, svaralternativer, blok-tekster og rutestyring. Hjælp Selv om brugergrænseflader og tekstunderstøttelse er udbygget grundigt i TricTrac, kan der være behov for hjælp via manualer, cases og direkte support. I dette afsnit skal vi blot kort berøre mulighederne: Netviewer er et indbygget supportværktøj, som benyttes sammen med en supportaftale på TricTrac. Med dette værktøj kan du give os lov til at yde remotesupport direkte på din pc samtidig med, at vi på telefon er i dialog om løsningsmuligheder og vejledning. Dette er den mest effektive og hurtige hjælp, vi kan give. Arbejdsformen byder på effektiv kompetenceoverførsel. Denne service kan vi tilbyde brugere, der har indgået en supportaftale. Denne (nærværende) manual gennemgår ikke alle funktioner i TricTrac, men den giver en overskuelig og praktisk indsigt i, hvordan hovedlinjerne i værktøjet og arbejdsprocedurerne er. Grundlæggende er TricTrac ét system med en række moduler, der supporterer gennemførelse og rapportering af dine Spørgeskemaundersøgelser. TricTrac dækker: 49