17. NOV. 2015 SUPERBRUGERROLLEN I EN IMPLEMENTERINGSPROCES FÆLLES IDEUDVIKLING
FORMÅL MED WORKSHOP Efter workshoppen går I hjem med: Inspiration og gode ideer til: Superbrugerrollen i de forskellige implementeringsfaser og gode løsninger og værktøjer til det videre arbejde med at implementere ICS. Del 1 (40 min.) Værktøjer til at: Håndtere forskellige reaktioner (fx modstand) på det at arbejde på en ny måde med ICS Gennemføre gode socialfaglige møder Arbejde med ICS-redskaber Del 2 (40 min.) Igangsætte aktiviteter, der bringer jer videre i arbejdet med ICS alt efter, hvor langt I er. 2
DEL 1 SUPERBRUGERROLLEN I EN IMPLEMENTERING AF ICS 3
PROCES OG OUTPUT AF DEL 1 Proces: Kort oplæg om implementeringsfaserne Dialog om, hvor I er i implementeringsprocessen Gruppedrøftelse: hvad er de vigtigste egenskaber hos superbrugerne i en implementeringsproces? Hvad er de gode aktiviteter i den valgte fase, som styrker implementeringen af ICS? Fremlæggelse af gode pointer og ideer Output: Inspiration og gode ideer til egenskaber hos en superbruger Konkrete aktiviteter, I kan sætte i værk i egen kommune, som vil styrke implementeringen af ICS. 4
HVAD ER IMPLEMENTERING? OG HVORFOR ER DET RELEVANT? For at opnå værdi af et tiltag ICS kræver det implementering. At få noget til at virke En række konkrete aktiviteter, der har til formål at understøtte og iværksætte en specifik indsats (ICS) 5
FOKUS PÅ IMPLEMENTERING NYTTER KILDE: FIXEN, BLASE, TIMBERS AND WOLF 2001 Fokus 3 år 80% Ikke fokus 17 år 14% 6
TYPISK UDFORDRING NÅR NYE TILTAG SKAL IMPLEMENTERES Den ønskede adfærd udebliver eller sker med forsinkelse: Manglende ledelsesmæssig fokus Implementering tager tid og skal konstant understøttes med aktiviteter Fokus på, hvor kommunen og afdelingen er i implementeringsprocessen Fokus på, hvad I som superbrugere kan gøre for at fremme implementeringen af ICS. Udfordringen er ikke at komme i gang, men at fortsætte efter den første entusiasme har fortaget sig Ovretveit (2003) Making temporary Quality improvement continuous 7
FASERNE I IMPLEMENTERING AF ICS Beslutning 1-3 måneder Klar parat start 8 måneder I gang 1 år Forankring efter 1 år og fremefter 8
KLAR, PARAT - START Superbrugerne er med til at afklare og kommunikere ICS betydning for organisationen: Hvor og hvordan skal vi arbejde med ICS? Kan vi bygge ICS ind i eksisterende procedurer/mødestrukturer? Arbejdsgange revideres ICS tænkes ind Hvor i sagsprocessen tages ICS først i brug? Øvrige kendetegn, I som superbrugere er med til at påvirke: Undervisning i gang Begyndende erfaring med at anvende trekanten og begreber i forhold til sagsdrøftelser og i mødet med borgeren ICS redskaberne tages i brug Udbygge/justere rollebeskrivelse. 9
KLAR, PARAT - START Målsætning: Fælles forståelse for baggrunden for ICS Fælles vision og konkrete mål for, hvor ICS skal bringe organisationen hen, er kommunikeret Interesserede og engagerede medarbejdere og ledere Etablering af projektorganisationen (roller, ansvar og kompetencer) Kommunikationsstrategi er udarbejdet. 10
I GANG Kendetegn, I som superbrugere er med til at påvirke : Kvalitetsstandard er udviklet: Hvad er en god børnefaglig undersøgelse/handleplan i vores kommune? Hvor omfattende skal den være? Hvordan kan en god analyse tilrettelægges? Klare beskrivelser af arbejdsgange: alt er nedskrevet og klart formidlet ICS fokus integreret i ledelsestilsyn evt. MUS Det fremgår i stillingsopslag, at der arbejdes med ICS ICS tænkes ind i flere dele af sagsprocessen Børnefaglige undersøgelser, handleplaner og opfølgninger udarbejdes efter ICS. 11
I GANG Målsætning: Aktiviteterne i implementeringsplanen er gennemført Der er løbende fulgt op og eventuelt justeret på implementeringen ICS er implementeret og anvendes i familieafdelingen Superbrugere støtter kolleger i anvendelse af ICS, herunder brug af DUBU Gode oplevelser og succeshistorier er identificeret og fejres Kommunikation til eksterne interessenter om anvendelsen af ICS. 12
FORANKRING Kendetegn, I som superbrugere er med til at påvirke : Alle rådgivere og samarbejdspartnere er fortrolige med metoden Nye projekter og udviklingstiltag relateres til ICS Plan for, hvordan nye medarbejdere oplæres i ICS Opmærksomhed på videnshuller og behov for opkvalificering ICS er metoden i alle dele af sagsprocessen: fra risikovurdering til lukning af sag. Målsætning: Løbende refleksionsmøder i organisationen Opfølgning på, hvordan ICS giver mening i jeres daglige praksis Vedvarende ledelsesfokus Udvikling af best practice for senere forandringsforløb Belønning for gode resultater. 13
JERES ROLLE SOM SUPERBRUGER I EN IMPLEMENTERING AF ICS - AT HÅNDTERE DE KOMMUNIKATIVE OG PSYKOLOGISKE UDFORDRINGER Sensemaker Bidrage til at skabe mening om beslutninger og kommunikation fra topledelsen i egen afdeling Spåmand/kvinde Bidrage til at skabe sandsynlige fremtidsscenarier ud fra læsning af tendenser Storyteller Sammen med lederen fortælle historien/metaforen om forandringen Vi er på en rejse sammen Fagligt fyrtårn - Sikre at medarbejderne er bedst muligt klædt på til at bestride de fremtidige stillinger Implementeringsagent - Være nærværende og reagere på medarbejdernes bekymringer og reaktioner. Øge oplevelsen af kontrol, mening og klarhed om fremtiden. Budbringer - Holde lederne opdateret om stemningen i organisationen og reaktionerne blandt medarbejdere. 14
KORTLÆGNING: HVOR ER I, I IMPLEMENTERINGEN AF ICS? Kortlægning af hvor jeres kommune er i implementeringsprocessen: Hver deltager svarer på følgende: 1. Hvilken fase er I i? Deltageren sætter en lille post-it på fasen 2. Hvilken rolle spiller du som superbruger i fasen? Noteres på ark 3. Hvilket råderum har du som superbruger? Hvor mange timer er bevilget til rollen? Egen beslutningskompetence eller skal alt via en leder? Noteres på ark 4. Hvad er de 3 vigtigste ting/aktiviteter I har gjort i fasen med henblik på at implementere ICS? Noteres på ark 15
GRUPPEDRØFTELSE: EGENSKABER OG HANDLINGER Superbrugere fra samme fase går sammen i gruppe: 1. Superbrugerrollen drøftes, og gruppen kommer frem til de vigtigste egenskaber og handlinger, en superbruger skal have og gøre i den pågældende fase i forhold til: Ledere Andre superbrugere Kollegaer Samarbejdspartnere. 2. De vigtigste aktiviteter kommunerne har iværksat drøftes, og gruppen kommer frem til de 5 vigtigste aktiviteter, en kommune kan iværksætte, som vil styrke implementeringen af ICS. 16
FREMLÆGNING Grupperne fremlægger og drøfter både superbrugerrollen og de vigtigste aktiviteter til hver fase. 17
PAUSE 18
DEL 2 VÆRKTØJER TIL EN IMPLEMENTERING AF ICS 19
PROCES OG OUTPUT AF DEL 2 Proces Kort oplæg om temaer i forhold til implementering af ICS Gruppedrøftelse af temaer Præsentation af de vigtigste konklusioner og ideer. Output Ideer til at arbejde med temaerne.?? Gennemføre socialfaglige møder med fokus på læring Håndtere forskellige reaktioner på det at arbejde på en ny måde med ICS Arbejde med ICS-redskaber 20
LÆRINGSMØDER Integreres i nuværende mødeformer Afholdes hver anden måned Varer max 2 timer Fokus på systematisk opfølgning på erfaringerne og resultaterne med at anvende ICS i sagsarbejdet: proces og redskaber Stramt styret af mødeleder/facilitator. 21
TEAMMØDER MED FOKUS PÅ LÆRING OG FAGLIG UDVIKLING Dagsorden for møde: Refleksion over erfaringer/udfordringer vedr. ICS-redskaber og -proces Hvordan kan vi forklare de høstede erfaringer (gode og mindre gode)? Løsningsforslag til udfordringer Forslag til, hvordan vi spreder og forankrer de gode erfaringer 1. Hvad er de tre bedste erfaringer/resultater du har oplevet/opnået med ICS? 2. Hvilke to ting har været svært/har du undret dig over i brugen af ICS? 3. Hvad skal gøres anderledes til næste gang vi følger op? Beslutning om konkrete handlinger, og hvem gør hvad Hvornår og hvordan følger vi op? 22
ROLLEN SOM FACILITATOR Styre læringsmødet: tid, indhold (dagsorden) og proces Fremhæve formålet med læring: at forbedre praksis (og ikke dunke hinanden i hovedet eller forsvare fortidige præstationer) Sikre at alt kommer frem: ordet på bordet Sikre at alle kommer til orde Skabe en god ånd i gruppen eventuelt ved hjælp af spilleregler Opsummere og følge op, så det er tydeligt, hvad der skal gøres fremover. 23
PRAKSIS-EFTERSYN : SÆT LÆRING I SYSTEM VIA ÅRSHJUL Teammøde med fokus på læring: 2 timer Teammøde med fokus på læring: 2 timer Teammøde med fokus på læring: 2 timer Løbende sparring på udfordringer vedr. ICS-redskaber og - proces Teammøde med fokus på læring: 2 timer Teammøde med fokus på læring: 2 timer Teammøde med fokus på læring: 2 timer 24
GENNEMFØRE SOCIALFAGLIGE MØDER Følgende spørgsmål kan drøftes i gruppe: Hvad kendetegner det gode socialfaglige møde? Hvad skal der til for at mødet bliver godt? Hvilken rolle har man som superbruger på mødet? 25
HÅNDTERING AF REAKTIONER PÅ FORANDRING Et vigtigt element i indførelsen af nye tiltag som ICS er at være i stand til at identificere modstand, når den opstår, afkode den, og håndtere den. 26
ADFÆRD I FORANDRINGSSITUATIONER Accept: Entusiastisk samarbejde og støtte Samarbejde Samarbejde under pres fra ledelsen Accept Ligegyldighed Passiv resignation Apati Gør kun hvad man får besked på Passiv modstand: Reagerer ikke på opfordringer Aktiv modstand: Protester, sætter tempoet ned, begår fejl, m.fl. Kilde: Bakka & Fivelsdal - Organisationsteori 27
MODSTAND MOD FORANDRING En systemisk forståelse af modstand Modstand er udtryk for, at nogen har mod til at tage et standpunkt for noget, som er vigtigt for dem. At nogen har noget vigtigt at sige, som endnu ikke er blevet hørt. Hermed erstattes krigsmetaforen modstand med en dialogisk logik, som åbner op for samskabelse. Et mangefacetteret syndrom Forsvar for ens identitet Usikkerhed og angst for det nye Forsvar af interesser Personafhængige faktorer Alle vil forandring, ingen vil forandres Kierkegaard 28
KOMMUNIKÉR OM FORANDRINGEN Kommuniker formålet og gevinsterne med ICS hvad får disse ud af det: Borgerne Kollegaer Samarbejdspartnere. Kommunikation skal gå begge veje en væsentlig forudsætning for et godt resultat er, at alle føler sig set, hørt og forstået Lav regelmæssige temperaturmålinger, der afdækker, hvordan overgangen til arbejdet med ICS opleves og justér implementeringsplanen hvis nødvendigt. 29
HÅNDTERING AF REAKTIONER PÅ FORANDRING Følgende spørgsmål kan drøftes i gruppe: Oplever I modstand fra sagsbehandlere i forhold til ICS og hvordan håndterer I dette? Hvordan skal I klæde sagsbehandlerne på til at arbejde med ICS i mødet med: Kollegaer Borgere Samarbejdspartnere. Hvilke risici kan I se og hvordan vil I tackle dem? Hvilke gevinster kan I få øje på? 30
ARBEJDET MED ICS-REDSKABER Følgende spørgmål kan drøftes i gruppe: Hvilke redskaber anvendes og hvornår? Hvad er de gode erfaringer i forhold til at anvende redskaberne? Hvad skal der til? Hvad skal man være opmærksom på/passe på med? Hvordan kan man i højere grad anvende redskaberne? 31