KOMBIT Byg g Miljø Sagsbehandler i Byg g Miljø Versin 1.4 7. april 2014 ROJ
Indhld Indhld... 2 Om denne vejledning... 3 Sagsbehandleradgang i Byg g Miljø... 4 Mdtagelse af ansøgninger hs myndigheden... 4 Sag g indsendelse... 4 Oversigt ver indsendelser... 5 Søgning, filtrering g srtering... 5 Handlinger... 6 Sagsplysninger g kmmunikatin... 7 Sagens infrmatiner... 8 Besvar... 9 Mulighed fr medbetjening... 13 2
Om denne vejledning Denne vejledning henvender sig til bygge-, miljø- g kultursagsbehandlere, der skal arbejde med ansøgninger i Byg g Miljø. Vejledningen gennemgår de funktiner, der findes til mdtagelse af ansøgninger i kmmunen g Kulturstyrelsen. Denne vejledning frudsætter et grundlæggende kendskab til Byg g Miljøs frmål g grundbegreber. Det kan du få i vejledningen: Begreber g sammenhænge i Byg g Miljø. Byg g Miljø kan integreres med kmmunens fag- eller ESDH-system. Det betyder at ansøgninger, bilag g tilhørende data autmatisk verføres hertil, g at sagsbehandleren gennem det pågældende fag- eller ESDH-system vil kunne kmmunikere med ansøgeren. Hvis der er etableret en integratin, vil det ikke være nødvendigt at bruge Byg g Miljøs sagsbehandleradgang. 3
Sagsbehandleradgang i Byg g Miljø Byg g Miljø mfatter t sites: Byg g Miljø på www.byggmilje.dk, hvr ansøgere kan søge m tilladelse i alle byggeg fredningssager samt ngle miljøsager. Man lgger på med NemID. Sagsbehandleradgang på https://sag.byggmilje.dk til medarbejdere i kmmunerne g Kulturstyrelsen med lgin via Danmarks Miljøprtal. Mdtagelse af ansøgninger hs myndigheden På Sagsbehandleradgang kan myndigheden se indsendte ansøgninger g supplerende dkumentatin samt kmmunikere med ansøgeren. Myndigheden har desuden mulighed fr at angive, hvilken status sagen har, samt m det er ansøgeren eller sagsbehandleren, der har initiativet til at tage næste skridt. Byg g Miljø håndterer dg ikke sagsbehandling g kan ikke varetage kmmunens jurnalfrpligtelser. Myndigheden kan med frdel integrere systemet med det ESDH- eller fagsystem, man anvender. Sag g indsendelse En sag i Byg g Miljø er sagen, sm ansøgeren ser den. Ansøgerens sag pstår før myndighedens sag. Opdelingen efter enkeltsagsprincippet sker allerede under ansøgerens frberedende arbejde med sit prjekt. Først når ansøgeren første gang har indsendt ansøgningen, dvs. ved den første indsendelse, kan sagen ses af myndigheden. Ansøgerens sag g myndighedens sag er dg stadig kun asscierede gennem indsendelsen. Det står ansøger frit at lave ændringer i sit prjekt g sine sager, g det er først, når der fremsendes en ny indsendelse, at myndigheden får kendskab til disse ændringer. Myndigheden kan besvare ansøgningen i Sagsbehandleradgang g sætte en række værdier fr sagen. Alle besvarelser vil herefter kunne ses af ansøgeren sm kmmunikatin fra myndigheden vedrørende sagen. 4
Oversigt ver indsendelser Sagsbehandleradgang viser sm udgangspunkt en liste ver de indsendelser, kmmunen har mdtaget, dvs. ansøgninger g senere indsendelser i en given sag. Klik på Opdater fr at se kmmunens sager. Man skal altid pdatere denne side fr at få vist de nyeste indsendelser. Ansøgningslisten indehlder følgende klnner: Sagstype Sagsnummer Status Sagen afventer Indsendt Sted Søgning, filtrering g srtering Listen er sm udgangspunkt vist i mvendt datrden efter indsendelsesdat. Ansøgningslisten giver mulighed fr at søge g filtrere på specifikke kriterier. Kriterierne angives øverst på siden, g du kan kmbinere de frskellige. Der er følgende muligheder: 5
Søgning på sagsnummer Man kan vælge udelukkende at få vist ansøgninger uden sagsnummer: Sæt flueben i Vis kun ansøgninger uden sagsnummer. Man kan vælge udelukkende at få vist ansøger, hvr en frist er udløbet: Sæt flueben i Vis kun ansøgninger med udløbet frist. Søgning på ansøgninger mdtaget i bestemt datinterval Filtrering på sagsmråde Filtrering på sagstype Indsendelse af bilag til en ansøgning kan ske ad flere mgange, g ansøgningslisten viser sm udgangspunkt de enkelte indsendelser hver fr sig. Man kan vælge at gruppere listen på sager, så de frskellige indsendelser på samme sag vises samlet. Grupperingen sker efter matrikelnummer/sagsnummer. Sæt flueben i Gruppér på sag. Man kan markere en indsendelse sm læst: Sæt flueben i klnnen Læst. Derefter kan man vælge udelukkende at få vist ulæste indsendelser: Sæt flueben i Vis kun ulæste ansøgninger. Hvis en ansøgning har t indsendelser, hvr man kun har markeret den ældste sm læst, g man derefter grupperer de t indsendelser på sag, vil ansøgningen ikke blive markeret sm læst. Hvis man har markeret begge eller kun den nyeste indsendelse sm læst, vil ansøgningen blive markeret sm læst, gså efter de er grupperet på sag. En visning med søgninger, filtrering g srtering kan gemmes ved at kpiere g gemme URL en sm bgmærke. Handlinger Der er tre muligheder fr at kmme videre med de enkelte indsendelser: Klik på Besvar fr at redigere sagsplysningerne g sende besked til ansøger. Klik på Detaljer fr at se ansøgning g eventuelle bilag uden at redigere. Fra detaljebilledet er der gså mulighed fr at kmme videre til at besvare. Klik på Dwnlad Zip fr at hente ansøgning, knfliktrapprt g eventuelle bilag. 6
Sagsplysninger g kmmunikatin Myndigheden kan besvare indsendelsen. Man kan sende én eller flere besvarelser g hver besvarelse kan indehlde én eller flere infrmatiner m sagen. Besvarelser behøver ikke at veksle med indsendelser fra ansøgeren. Man kan sende flere besvarelser uden mellemliggende indsendelser fra ansøgeren, g ansøgeren kan fretage flere indsendelser uden mellemliggende besvarelser fra myndigheden. Infrmatiner m sagsstatus, -fase, initiativpligt, frist, sagsbehandler g sagsnummer styres udelukkende af myndigheden, g det er myndighedens ansvar at pdatere disse plysninger. Når du redigerer plysningerne, vil det blive vist fr ansøgeren sm kmmunikatin i sagen. Derfr skal du altid udfylde feltet Titel, når du ændrer i sagsplysningerne. Ved Besvar har du desuden mulighed fr bl.a. at skrive en besked til mdtageren, samt vedhæfte en skrivelse eller bilag. 7
Sagens infrmatiner Den enkelte indsendelse indehlder følgende plysninger fra ansøgningen: Ansøgningen i pdf-frmat. Ansøgningen er autmatisk genereret ud fra ansøgerens valg g dkumentatin i Byg g Miljø. Ansøgningen fra den seneste indsendelse indehlder desuden plysninger m ændringer siden frrige indsendelse samt en liste ver alle tidligere indsendelser i sagen med link til disse. Ansøgningen indehlder desuden links til vedhæftede filbilag. Alle filer samlet i en zip-fil, herunder Ansøgningen, pdf Eventuelle indsendte bilag Knfliktrapprt, pdf. En autmatisk genereret søgning efter frhld, regler g begrænsninger, der gælder fr de matrikler, ansøgningen mfatter (knfliktsøgning). Denne søgning mfatter alle de kilder, der er søgt på, g er det eneste dkument, der udelukkende vises fr sagsbehandleren, idet myndigheden skal have sikkerhed fr, hvilke bestemmelser g frhld der er undersøgt. (Fr ansøgeren vises udelukkende de bestemmelser g frhld, der kan have indflydelse på sagen, dvs. hvr der faktisk er fundet nget.) Alle filer skal dwnlades fr at blive gemt hs myndigheden. Myndigheden kan vælge at dwnlade dkumenterne med det samme eller vente til senere. Dkumenterne bliver liggende på URL en indtil 12 måneder efter sagens afslutning, men Byg g Miljø er ikke jurnal eller arkiv fr dkumenterne. Det er myndighedernes ansvar at dwnlade g jurnalisere alle vedhæftede dkumenter. Sagen indehlder desuden en række plysninger, sm myndigheden kan redigere efterhånden sm sagen behandles. Klik på Besvar fr at redigere i disse plysninger. 8
Besvar Besvarelsen skal altid indehlde en titel. Titlen er den tekst, der bliver vist i histrikversigten. Du har mulighed fr at sende følgende til ansøgeren i en besvarelse: Skrivelse: Opdatér sagsstatus: Man kan skrive en krt meddelelse til ansøgeren eller vedhæfte et dkument med et standardbrev, hvis man har et sådant. Der kan vedhæftes bilag til besvarelsen. Hvis skrivelsen er en afgørelse, kan man eksempelvis vedhæfte en klagevejledning her. 9
Status kan sættes til: Ansøgningen er indsendt (sættes autmatisk ved ansøgerens første indsendelse) Ansøgningen er mdtaget Ansøgningen er afvist, ikke fyldestgørende materiale Venter på yderligere plysninger/materiale Fuldt plyst med fyldestgørende materiale Sagen er i høring Sagen er under plitisk behandling Sagen behandles af anden myndighed Sagen er afgjrt Sagen er afslået Arbejdet er påbegyndt Arbejdet er færdigmeldt Sagen afsluttet Sagen er annulleret Sagen behandles i andet system Sagsfase styrer faseversigten på sagen i ansøgerens prjekt. Sagsfasen er desuden styrende fr de aktuelle dkumentatinskrav. Faserne kan sættes til: Ansøgning (sættes autmatisk ved ansøgerens første indsendelse) Myndighedens behandling Afventer start Under arbejdet Arbejdet afsluttet Sag afsluttet Frist. Her kan myndigheden angive en dat sm frist fr ansøgeren. Fristen kan knyttes p på en fruddefineret fristprfil. Fristprfilen angiver, hvr mange ntifikatiner, der bliver sendt til ansøger inden fristens udløb. Fristprfilen sættes p af centraladministratr, dvs. KOMBIT. Sagen afventer henviser til, hvem der har ansvar fr det næste skridt i sagen. Værdierne kan sættes til Myndighed (sættes autmatisk ved ansøgerens første indsendelse) Ansøger Kmmentar. Kmmentaren vil i ansøgerens prjekt blive vist umiddelbart efter status, sagsfase, sagen afventer g frist. 10
Opdatér sagsbehandler Angiv navn g evt. kntaktplysninger (e-mail g telefn) på sagsbehandleren. Hvis der er skrevet en e-mailadresse, vil sagsbehandleren blive ntificeret via e-mail, hvis der kmmer nye indsendelser til sagen. Opdatér sagsnummer: Sagsnummer. Når blt én af indsendelserne i en sag har fået tildelt sagsnummer, gælder dette autmatisk fr de øvrige indsendelser i samme sag. Sagen skal altså kun have tildelt sagsnummer én gang. Opdatér dkumentatinskrav: Sagsbehandleren kan tilføje supplerende dkumentatinskrav til en sag. Dkumentatinstype. Her vælger man det dkumentatinskrav, man ønsker at tilføje. Kravstyrke. Man kan angive, m kravet skal være frivilligt eller bligatrisk fr ansøgeren at udfylde. Man kan gså fjerne eksisterende dkumentatinskrav fra sagen. Tilknyttet fase. Her vælger man, hvilken fase dkumentatinskravet skal tilknyttes. Man skal være pmærksm på at vælge den nuværende eller en 11
fremtidig fase. Hvis man vælger en fase, der er verstået, vil ansøger ikke kunne se kravet. Alle venstående besvarelser er frivillige g kan frit kmbineres. Vær pmærksm på, at ansøger kan se alle ændringer der sker i sagen. Hver gang man ændrer i detaljerne m sagen, bliver der autmatisk sendt en besked til ansøgeren. 12
Mulighed fr medbetjening Ansøger har mulighed fr at benytte funktinen Tilknyttede ansøgere, hvis han/hun ønsker at invitere andre med til at deltage i sit prjekt, fx med henblik på at udfylde dkumentatinskrav. Det kunne fx være en klakmester, arkitekt eller en øvrig rådgiver. Denne funktin kan gså bruges, hvis ansøger ønsker hjælp fra sagsbehandleren til at udarbejde g indsende en ansøgning. Der er 4 frskellige rettigheder, ansøger kan tildele en tilknyttet ansøger: Kan kun læse prjektets indhld Kan udfylde dkumentatin, men ikke indsende ansøgningen Kan ansøge på dine vegne Ejerskab af prjektet (denne mulighed kmmer først, når persnen har fået tildelt en de andre rettigheder g har accepteret invitatinen) Hvis ansøgeren ønsker hjælp af sagsbehandleren, udfylder ansøgeren navn g e-mailadresse på sagsbehandleren g tildeler denne læserettigheder. Når ansøgeren klikker på Send invitatin, vil sagsbehandleren mdtage en e- mail med et link til Byg g Miljø. Her skal sagsbehandleren lgge på med sit medarbejder-id (NemID), g kan herefter se ansøgerens prjekt g vejlede ud fra det. 13