ODENSE RENOVATION A/S Udbud vedr. indkøb af 2 stk. gaffeltrucks UB Udbudsbetingelser August 2013 Sag J.nr. Udarb. OFD Udg. 01 Kontrol EP Dato 2013-08-22 Godk. Side PAGE 1 af 10
Udbudsbetingelser indkøb af 2 gaffeltrucks INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1. Indledning... 3 2. Tilbuddet... 3 2.1 Tilbuddets indhold... 3 3. Fremsendelse af tilbud... 4 4. Tilbudets gyldighed... 4 5. Tildelingskriterier... 4 6. Afmelding af udbud... 5 7. Tilbudsvilkår... 5 8. Beskrivelse af anskaffelsen... 6 8.1 Typer og antal af gaffeltrucks... 6 8.2 Delbud... 6 8.3 Alternativt tilbud... 6 8.4 Tilbagekøb af to brugte trucks... 6 9. Krav til det leverede materiel... 7 9.1 Generelt... 7 9.2 Reservedelsgaranti... 7 10. Levering... 7 11. Elektronisk bestilling og betaling... 7 12. Kvalitet... 7 13. Økonomi... 7 13.1 Priser... 7 13.2 Betalingsbetingelser... 8 14. Øvrige betingelser... 8 14.1 Fejl og mangler ved leveringen... 8 14.2 Uoverensstemmelser i oplysninger... 8 14.3 Gennemgang af ophaler og udstyr... 8 15. Elementer til kontrakt... 9 15.1 Overdragelse af aftalen... 9 15.2 Misligholdelse, dækningskøb, erstatning og bod... 9 15.4.1Misligholdelse... 9 15.4.2 Dækningskøb og erstatning... 9 Side 2 af 10
15.4.3 Bodsbestemmelser... 9 15.3 Tvistigheder... 10 15.4 Misligholdelse m.v... 10 1. Indledning Odense Renovation A/S udbyder hermed varekøb på 2 stk. gaffeltrucks Udbudet foretages af Odense Renovation A/S, Snapindvej 21, 5200 Odense V i det følgende benævnt OR. Indkøbet udbydes i offentligt EU-udbud i henhold til bestemmelserne i varekøbsdirektivet, Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 med senere ændringer. 2. Tilbuddet 2.1 Tilbuddets indhold Følgende oplysninger skal være med i tilbuddet, for at det kan komme i betragtning: 1. En tro-og-love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt gæld til det offentlige (moms og skat) 2. Reviderede regnskaber for de seneste 2 år 3. Oplysninger til vurdering af sikkerhed, arbejdsmiljø og miljø Beskrivelse af sikkerhedsdetaljer Beskrivelse af betjeningsgreb, instrumentbræt, udsyn, ind- og udstigning Dieselforbrug pr. driftstime 4. Tilbudshæfte TBH med tilhørende bilag 5. Tilbudsliste TBL med enhedspriser (angives excl. moms) Eventuelle spørgsmål til ovenstående kan rettes skriftligt til Erik Pedersen på mail ep@odenserenovation.dk. Side 3 af 10
Alle skemaer og felter både i TBH og TBL skal udfyldes. Hvis der vedlægges bilag, skal det anføres i TBH, hvilket punkt bilagene hører sammen med. 3. Fremsendelse af tilbud Tilbud bedes fremsendt i 1 eksemplar til OR. Tilbudet sendes pr. mail til ep@odenserenovation.dk, og i emne-feltet skrives følgende tekst: Tilbud indkøb af 2 gaffeltrucks 2013 Tilbudet skal fremsendes således, at det er OR i hænde i indbakken senest mandag den 7. oktober 2013 kl. 12.00. Hvis en tilbudsgiver ønsker det, kan denne også fremsende sit tilbud pr. brev. Fristen er da den samme som for tilbud pr. e-mail. Alle tilbud åbnes samlet hos Odense Renovation A/S umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Det bemærkes, at tilbudsgiver eller deres repræsentanter ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om øvrige tilbud. 4. Tilbudets gyldighed Tilbudet skal være gældende minimum 60 dage fra tilbudsfristen. 5. Tildelingskriterier Ordren vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af følgende tildelingskriterier: *) se tilbudshæftet TBH, pkt. 2.3. Pris 60% Sikkerhed 20% Arbejdsmiljø 10% Miljø 10% Side 4 af 10
6. Afmelding af udbud Udbudet skal afmeldes til EF-Tidende, og offentliggørelse sker i supplement S. 7. Tilbudsvilkår Nedenfor nævnte dokumenter danner, sammen med almindelig gældende ret (herunder EU-reglerne for udbud), grundlag for afgivelse af tilbud. Tilbudsgivere skal basere deres tilbud på nedennævnte dokumenter, der tilsammen udgør udbudsmaterialet: a) Nærværende udbudsbetingelser (UB) b) Kravspecifikationer c) Tilbudshæfte (TBH) med tilhørende tilbudsliste (TBL) De nævnte dokumenter kan downloades som PDF-dokumenter fra Odense Renovation A/S hjemmeside http://www.odenserenovation.dk/odense-renovation/udbud-oglicitationer.aspx Hvis der mangler dele af udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver omgående henvende sig til Odense Renovation A/S. De tilbudte enhedspriser skal omfatte samtlige krav og ydelser i dette udbudsmateriale. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Hvis der er uklarheder i dette materiale eller tvivlsspørgsmål hos tilbudsgiverne, er der mulighed for at stille spørgsmål om dette. Spørgsmål besvares kun skriftligt. Spørgsmål skal fremsendes pr. e-mail til Palle N. Andersen på mail ep@odenserenovation.dk senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, og vil blive besvaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Hvis der kommer spørgsmål senere, vil de blive besvaret, hvis det er muligt at svare inden 6 dage før tilbudsfristens udløb. Det afhænger af spørgsmålenes karakter og kompleksitet. Spørgsmål og svar sendes pr. e-mail i anonymiseret form til samtlige aktører, der har anmodet om at få tilsendt udbudsmaterialet. Side 5 af 10
8. Beskrivelse af anskaffelsen 8.1 Typer og antal af gaffeltrucks Leverancen omfatter følgende: - 1 stk. gaffeltruck m. alm. gafler som beskrevet i kravspecifikationen - 1 stk. gaffeltruck m. udskydelige gafler som beskrevet i kravspecifikationen 8.2 Delbud Der kan ikke afgives delbud. Udbuddet af de to gaffeltrucks betragtes som ét samlet køb. 8.3 Alternativt tilbud Alternative bud modtages ikke. 8.4 Tilbagekøb af to brugte trucks Det er en forudsætning for tildeling af ordren, at tilbudsgiver giver en tilbagekøbspris på to brugte gaffeltrucks, som indgår i handelen. Data for gaffeltruck 1: - Model: Nissan, 1,5 l - Årgang: Stel-nr.: pj01-e796775 - Kørt 11.800 timer på gas Data for gaffeltruck 2: - Model: Doosan, 2,5 l med udskydelige gafler - Årgang: 2007 - Kørt 3.300 timer på diesel Inden afgivelse af tilbagekøbspris kan køretøjerne besigtiges hos Odense Renovation A/S på Snapindgården efter aftale med Erik Pedersen. Side 6 af 10
9. Krav til det leverede materiel 9.1 Generelt En detaljeret kravspecifikation på de to gaffeltrucks er vedlagt som bilag. Det er en forudsætning, at køretøjerne hver især leveres som en samlet og funktionsduelig helhed hos OR. 9.2 Reservedelsgaranti OR ønsker garanti for, at tilbudsgiverne kan levere væsentlige reservedele til vedligehold af ophaleren i en årrække. Der skal derfor gives oplysninger om, hvor længe der kan garanteres at kunne leveres yderligere reservedele. Der skal dog mindst kunne garanteres for supplerende leverancer i 8 år fra leveringsdatoen. 10. Levering Levering forventes så hurtigt som det er muligt. Den konkrete leveringsdato aftales ved kontraktens underskrift. Leveringsbetingelserne er frit leveret OR s plads. 11. Elektronisk bestilling og betaling Tilbudet skal indeholde beskrivelse af leverandørens muligheder for at håndtere elektronisk rekvisition og betaling, herunder angive standarder for kommunikationen. 12. Kvalitet Krav til kvalitet fremgår af kravspecifikationen. 13. Økonomi 13.1 Priser Samtlige priser i tilbudsmaterialet skal oplyses i danske kroner eksklusiv moms. Trucksene inkl. evt. udstyr afregnes efter de i tilbudshæftet angivne enhedspriser. Priser skal indføres i tilbudslisten TBL i bilaget. Tilbudslisten kan fremsendes elektronisk på anmodning. Priser anført i tilbudshæftet skal dække den fulde værdi af den vare, der er omfattet af den pågældende post og underpost. De skal omfatte alle Side 7 af 10
forlangte ydelser til den pågældende vare inkl. garantier, gennemgang af truck inkl. udstyr ved levering m.v. I de angivne priser skal være indregnet alle tilbudsgiverens omkostninger og tillæg til f.eks. administration, fortjeneste, transport, generelle risici, møder med ordregiver m.v. 13.2 Betalingsbetingelser Tilbudet skal indeholde tilbudsgivers betalingsbetingelser. Udgangspunktet er betaling af 90% af den samlede sum ved levering. De resterende 10% udbetales efter 1 måned (se pkt. 14.1.). 14. Øvrige betingelser 14.1 Fejl og mangler ved leveringen I forbindelse med leveringen gennemgås gaffeltrucksene sammen med leverandøren for fejl og mangler. Herefter afprøves de i en måned. Hvis der efter leveringen eller testperioden konstateres fejl eller mangler, skal disse rettes af leverandøren inden for 5 arbejdsdage. Udgifter i forbindelse med udbedring af fejl eller mangler er ordregiveren uvedkommende. 14.2 Uoverensstemmelser i oplysninger I tilfælde af uoverensstemmelser mellem de i tilbudslisten angivne oplysninger og oplysninger angivet i andet materiale - herunder elektronisk udgave af tilbudslisten - er oplysningerne i tilbudslisten i papirudgaven gældende. 14.3 Gennemgang af ophaler og udstyr Leverandøren skal i forbindelse med levering af gaffeltrucksene afsætte 1 dag til en gennemgang af disse med ordregiveren. Formålet med gennemgangen er at give ordregiver, truckførere og værkstedet på Snapindgården - kendskab til og viden om, hvordan trucksene betjenes, - kendskab til og viden om, hvordan man bruger trucksene mest økonomisk og miljørigtigt, - kendskab til vedligeholdelse af trucksene. Side 8 af 10
15. Elementer til kontrakt Der tages udgangspunkt i leverandørens standardkontraktvilkår for levering af lastbiler, men nedenstående elementer skal være beskrevet. Hvis tilbudsgiver har forbehold overfor de beskrevne elementer, skal disse anføres udtrykkeligt i tilbudet med forslag til ændret formulering. 15.1 Overdragelse af aftalen Den indgåede aftale må ikke videregives, sælges eller på anden måde overdrages til tredjemand. Dette gælder også en eventuel fakturabelåning. 15.2 Misligholdelse, dækningskøb, erstatning og bod 15.4.1Misligholdelse Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar, mv. Væsentlig misligholdelse, herunder også gentagne krav om bodsbetaling, berettiger til at ophæve aftalen uden varsel. 15.4.2 Dækningskøb og erstatning I tilfælde af forsinkelse er OR berettiget til at skaffe leverancer fra tredjemand efter eget valg, såfremt forsinkelsen overstiger den aftalte leveringstid med mere end 1 måned. OR er berettiget til at kræve erstatning for de meromkostninger, dette påfører kommunen eller selskabet. OR er ligeledes berettiget til at modregne krav i betalingen. 15.4.3 Bodsbestemmelser OR ønsker at fastholde leverandøren på de ydelser, der er aftalt. Såfremt dette ikke opnås, vil OR kunne stille krav om betaling af bod. Bod vil kunne udløses ved overskridelser af og afvigelser fra såvel objektivt målbare forhold som mere subjektive forhold. Bod kan både udløses i enkelte tilfælde og ved gentagne problemer. Side 9 af 10
15.3 Tvistigheder Tvistigheder om forståelsen af kontrakten søges altid løst gennem forhandlinger mellem parterne. Hvis sådanne forhandlinger om tvistigheder i løbet af kontraktperioden slutter resultatløst, skal tvistigheden dernæst forsøges afklaret ved mediation. Såfremt der heller ikke på denne måde opnås et resultat, skal afgørelse træffes ved voldgift efter dansk ret i henhold til den til enhver tid gældende lov om voldgift. Hver af parterne skal være berettiget til at udpege en voldgiftsmand inden 14 dage efter at have modtaget meddelelse om den anden parts valg af voldgiftsmand. Såfremt den ene part ikke udpeger nogen voldgiftsmand udpeges den pågældende parts voldgiftsmand af opmanden. Voldgiftsmændene vælger opmanden, som fastsætter reglerne for sagens behandling. Såfremt der ikke mellem voldgiftsmændene skulle være enighed om valg af opmand, udpeges opmanden af præsidenten for Sø- og Handelsretten i København. Den tabende part bærer udgiften til sagens behandling. 15.4 Misligholdelse m.v. Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar, mv. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af aftalen med tilhørende bilag uden varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet gentagne overskridelser af leveringsfristerne og systematisk mangelfuld kvalitet. Side 10 af 10