Blåt Medlem Vejledning i kontingentopkrævning med e-mail ved brug af Word eller Open Office
Formål... 2 Forskelle... 2 MS Word... 2 Open Office... 2 Kontakt til din mail... 3 Datafilen fra Blåt Medlem... 3 Guiden trinvis brevfletning... 3 Vælg dokumenttype... 4 Vælg udgangsdokument... 4 Vælg modtagere... 5 Skriv e-mail-meddelelsen.... 7 Gennemse e-mail-meddelelse... 8 Afslut brevfletningen.... 9 Kontingentopkrævning med e-mail ved brug af Open Office... 10 Kontakt til din e-mail... 10 Datafilen... 10 Brevfletningsguide... 10 1. Vælg startdokument... 11 2. Vælg dokumenttype... 12 3a. Vælg datafil (adresseliste)... 13 3b. Indsæt tekstfelter (adresseblok)... 15 3c. Udpeg felter... 17 6. Rediger dokument... 18 7. Personliggør dokumenterne.... 21 8. Gem, udskriv eller send... 22 Kontakt til din e-mail... 22 Formål Denne vejledning beskriver mulighed for at sende e-mails til medlemmerne eller pårørende med individuelle kontingentopkrævninger. Det vil sige, at forskellige kontingentsatser, kontingentrestancer og andre skyldige beløb kan håndteres, ganske som ved opkrævning via betalingsservice, Nets (tidl. PBS). Forskelle MS Word Er det letteste. Du kan ikke kopiere til en anden modtager Open Office Er lidt besværligere, men absolut anvendeligt Du kan kopiere til én modtager (f.eks. dig selv) Ulempe (for begge) Du kan ikke regne med, at dine sendte mails kommer med i Sendt-feltet i dit mailprogram. 2
Kontingentopkrævning med e-mail ved brug af Word. Denne vejledning dækker Word 2007 eller nyere Ældre Word-udgaver kan se lidt anderledes ud, men princippet er det samme.. Kontakt til din mail For at du kan sende mails fra Word, skal Office-pakken kende din mail. Det vil typisk ske ved, at du bruger Outlook eller Outlook Express. Hvis du foretrækker at bruge web-mail og ikke Outlook, er der ikke noget i vejen for at sætte Outlook op med din mailadresse men kun bruge den til kontingentopkrævning. Du lader bare være med at trække modtagne mails ind i Outlook. Så vil kun kontingentopkrævningsmails stå dér. Dem vil du sandsynligvis ikke kunne se i din web-mail. Datafilen fra Blåt Medlem Når der er dannet opkrævninger i Blåt Medlem, hentes datafilen. Vælg Download opkrævninger som semikolon-fil. Du kan også hente gamle filer ved at gå ind i Kontingent -> Opkrævninger. Så vælger du Tekst download. I begge tilfælde får du filen Opkrævning.txt. Det kan være stavet Opkrà vning.txt det er somme tider svært med vores danske bogstaver. Det går lettest, hvis du gemmer Opkrævning.txt i mappen datakilder (i dokumenter). Hvis der ligger en i forvejen, så overskriv den. Du kan altid hente den igen i Blåt Medlem. Hvis du åbner Opkrævning.txt, vil du måske synes, at den ikke ligner en datafil for fletning, men den virker faktisk. Lad være med at ændre i den. Guiden trinvis brevfletning Åbn Word Hvis du vil designe din kontingentmail f. eks. med jeres logo eller korpsets logo, så start med at lave et dokument med dette og evt. med startteksten. Den del af teksten, der skal stå direkte sammen med den del af opkrævningen, der varierer fra medlem til medlem, er det lettere at sætte ind senere. Du kan også bruge en skabelon, du har lavet tidligere. Du skal finde datafilen, når du åbner skabelonfilen. Derefter er det lettest at bruge guiden trinvis brevfletning som vist nedenfor, selv om det meste er udfyldt. I Word 2003 skal du vælge Funktioner -> Brevfletning (ikke Guiden Brev) I Word 2007 skal du vælge fanen Forsendelse og klikke på Start brevfletning Vælg Guiden Trinvis brevfletning. 3
Her bliver du guidet igennem de forskellige trin, men nedenfor finder du et par gode råd til brugen af denne guide: Guiden åbner en boks i højre side af skærmen og her vises de forskellige muligheder for de enkelte trin. Vælg dokumenttype Nu vælger du E-mails og klikker Næste. Vælg udgangsdokument 4
Hvis du starter forfra, så brug det aktuelle dokument, altså et tomt dokument eller det, du har startet med logo e.l. Hvis du har gemt et flettet dokument og vil genbruge det, så vælg Start med eksisterende dokument og find det. Derefter Næste: Vælg modtagere Hvis du har valgt et eksisterende dokument, kan du bare acceptere datafilen, og du springer over de næste 2 skærmbilleder til Filkonvertering. Ellers: Find filen Opkrævning.txt 5
Bekræft, at det er Windows standard. Hvis nogen ikke skal have mailen, kan du fjerne fluebenet. 6
Du kan ikke umiddelbart se navnene, men du kan trække feltet ud, så det bliver bredere, og du kan ligesom i et regneark trække kolonnerne sammen med musen. Navnene står i kolonne nr. 12. Tjek den sidste linje. Hvis den ikke er komplet, skal fluebenet fjernes. Ellers vil den forsøge at sende til en modtager uden e-mail, og det kan den ikke. Næste: Skriv e-mail-meddelelsen. Vælg med Flere elementer. De andre muligheder er noget, Microsoft har fundet på for at gøre det lettere, men det fungerer ikke her. Hver gang, du vil have et felt ind i den tekst, du skriver, klikker du på Flere felter og vælger dit felt, klikker Indsæt og Luk. Felter: Tekst: Beløb Dato Navn Betaler Den flerlinjede tekst, som du kunne se i Blåt Medlem under opkrævningen. Den omfatter medlemmets navn, din generelle tekst fra opkrævningen og posteringstekst og beløb for hvert skyldigt beløb. <<Tekst>> skal stå alene på en linje. Det samlede skyldige beløb, altså det, der skal betales. Sidste betalingsdato Medlemmets navn (Det står i forvejen i feltet Tekst). Hvis du i et eller flere medlemmers stamdata har valgt en pårørende som betaler, får du betalers navn (og adresse) her. Ellers vil der stå medlemmets 7
navn en gang til. Betaler-funktionen kan særlig være nyttig for skilte forældre og anbragte børn. Se vejledningen for medlemsdelen. Her er et eksempel: NB! Hvis du gemmer her, kan du bruge filen som skabelon næste gang. Klik Næste: Gennemse e-mail-meddelelse Navnet ved Hej er betalers navn (eller medlemmets navn, hvis der ikke er valgt betaler i stamdata). Vedr. er en del af Tekst-feltet. Navnet er medlemmets navn. 8
Her kan du med pilene << og >> gennemse alle mailene. Du kan ikke ændre i de enkelte mails, men du kan se, om du har flettet rigtigt. Klik Næste: Afslut brevfletningen. Til sidst skal du vælge feltet Betaler_primær_Email som adresse. Sæt også en emnelinje på som sædvanlig i mails. Når du klikker OK, sendes alle mailene. 9
Kontingentopkrævning med e-mail ved brug af Open Office Hjælpefunktionen i Open Office til dette emne er noget mangelfuld, men med denne vejledning kan det sagtens lade sig gøre, selv om det er lidt mere besværligt end med Word.. Kontakt til din e-mail For at kunne sende e-mails er Open Office nødt til at kunne skabe kontakt til din e-mail. Når du er færdig med din første opsætning af e-mails, vil du møde dette skærmbillede. Du må have navn på udgående server og evt. adgangskode parat. Du kan også nå den fra fanebladet Funktioner - Indstillinger OpenOffice.org Writer Brevfletning. Se de sidste sider i denne vejledning. Datafilen Når der er dannet opkrævninger i Blåt Medlem, hentes datafilen. Vælg Download opkrævninger som semikolon-fil. Du kan også hente gamle filer ved at gå ind i Kontingent -> Opkrævninger. Så vælger du Tekst downlolad. I begge tilfælde får du filen Opkrævning.txt. Det kan være stavet Opkrà vning.txt det er somme tider svært med vores danske bogstaver. Det går lettest, hvis du gemmer Opkrævning.txt i mappen datakilder (i dokumenter). Hvis der ligger en i forvejen, så overskriv den. Du kan altid hente den igen i Blåt Medlem. Hvis du åbner Opkrævning.txt, vil du måske synes, at den ikke ligner en datafil for fletning, men den virker faktisk. Lad være med at ændre i den. Brevfletningsguide Vælg Funktioner og Brevfletningsguide. 10
1. Vælg startdokument Hvis du bruger funktionen hver gang, du opkræver kontingent, vil en del af teksten i mailen gå igen fra gang til gang. Det meste af denne tekst kan du have i en fast startdokument (som ikke er helt det samme som en skabelon, men et stykke derhenad.) Åbn et Open Office tekstdokument og skriv noget i retning af: Det er selvfølgelig ikke mere, end det let kan skrives hver gang, men hvorfor ikke gøre det lettest muligt. Gem den et sted, hvor du kan finde den næste gang. Du kan også lægge gruppens og/eller korpsets logo ind. 11
Åbn din fil før du vælger Brevfletningsguide eller vælg Start med et eksisterende dokument. 2. Vælg dokumenttype 12
Vælg Brev som dokumenttype. (Vælger du e-mail-besked her, bliver alle dine e-mails ens, og det kan du jo lige så godt gøre med dit e-mail-program). 3a. Vælg datafil (adresseliste) Vælg anden adresseliste (datafil). Selv om du har kaldt din datafil det samme som sidst og overskrevet den i mappen, kan den ikke genbruges. Der bliver tilføjet et nummer. Hvis du gentager en fletning med samme datafil, f.eks. fordi noget gik galt første gang, og du har været igennem hele punkt 3, fortsætter du bare med den datafil, der står i øverste venstre hjørne, og går direkte til 6. Rediger dokument. 13
Vælg Tilføj og find din datafil. Programmet skal nu kunne forstå filen. Den har semikolon som skilletegn mellem felter, og den har komma som decimaltegn i beløbsangivelser. Dens tegnsæt er Vesteuropa (Windows-1252/WinLatin1). Det er vigtigt, for ellers bliver de danske bogstaver til noget helt andet, og det ser dumt ud! Tekstskilletegnet er, men det står der i forvejen. Klik OK. 14
Den nye fil er mærket med den blå bjælke, og du kan klikke OK. 3b. Indsæt tekstfelter (adresseblok) Hvis du tidligere har indsat tekstfelter og udpeget felter, så gå direkte til 3c. Udpeg felter Vi er desværre nødt til at arbejde med en adresseblok. Det kan være lidt forvirrende, men der er ikke andre muligheder. Til gengæld behøver du kun at sætte den op én gang. Derefter huskes den. Den kan se sådan ud. Klik Flere. 15
Klik Rediger. Du skal have de første 4 felter i venstre ramme til at stå i midterrammen og kun dem. Vælg felter med cursoren (musen). Brug pilene til venstre til at trække felter ud af og ind i midterrammen. Brug pilene til højre til at flytte felterne på plads i midterrammen. Det skal ende sådan: 16
3c. Udpeg felter Dette skal gøres hver gang. 17
Udfyld de første 4 linjer ved at vælge Blåt Medlem felter som vist. Det gør ikke noget, at nogle af de følgende felter er udfyldt (f.eks. land). Du har ikke placeret dem i mailen, så de kommer ikke med. 6. Rediger dokument Gå direkte til Rediger dokument (spring altså over Opret starthilsen og Tilpas layout). 18
Vælg Rediger dokument. 19
Klik på rammen. Cursoren bliver nu et pil-kors, og der kommer små grønne firkanter i rammen. Træk rammen op med den øverste, midterste grønne firkant, så den passer ind i teksten: Venstre side af rammen smutter sikkert ud til papirets kant. Træk den ind til sidens margin. Træk højre side ud, så beløbslinjerne ikke deles. 20
Klik uden for rammen. Så forsvinder pilkorset og de grønne firkanter i rammen. Klik forrest i de felter, hvor der skal skrives tekst foran. Så står cursoren, som er en ikke særligt synlig lodret streg, foran feltet. Du kan skrive din tekst på helt norman måde. Navnet efter Hej er betaler-navn, hvis en pårørende er valgt som betaler i medlemmets stamdata i Blåt Medlem. Ellers er det medlemmets navn. Betaler-funktionen kan være gavnlig til skilsmissebørn og anbragte børn. Se vejledningen om medlemsdelen under stamdata. Navnet i teksten efter Vedr. er medlemmets eget navn. Det indgår automatisk i tekst-feltet. Det kan være praktisk ved flere søskende med betalerfunktion. Så er mailene færdige til afsendelse. Klik Hvis du trækker betalingsguiden ud til højre, kan du med pilene gennemløbe alle dine mails før du sender dem. Kontrollér den sidste mail ved klik på >. Hvis der ikke er persondata på denne mail, så sæt flueben i feltet Udeluk denne modtager. Ellers er der en mail uden mailadresse, og du kan ikke afsende noget. 7. Personliggør dokumenterne. Dine mails ligger nu lige som sider i et dokument, og du kan tilføje meddelelser i enkelte mails, hvis du har behov for det. Med søgefunktionen kan du finde den mail, du har brug for, eller du kan bare klikke Rediger dokument enkeltvist og trille nedad, indtil du når den mail, du har brug for. Klik Næste. 21
8. Gem, udskriv eller send. Vælg Send flettet dokument som e-mail. I Til-feltet skal vælges Betaler primær Email. Emne udfyldes som sædvanligt på en e-mail. Hvis dit e-mailprogram ikke gemmer disse mails, kan du jo gemme dem i en fil. Klik Send dokumenter Kontakt til din e-mail Hvis dette er din første afsendelse af e-mails, får du nu dette spørgsmål: 22
Du er nu i det indtast, som er omtalt i begyndelsen af denne vejledning: (De blå streger er anonymisering) Du kan sætte en anden mailadresse til tilbagesvar, hvis du vil. Udfyld og klik på Servergodkendelse. 23
Udfyld og test indstillingen: Sådan ser det ud, hvis det er OK. Klik Stop, og du kommer tilbage til Brevfletning med e-mail (billedet ovenfor). Lad være med at klikke OK på den, hvis testen ikke er gået godt. Du kan komme tilbage til indstillingen fra fanebladet Funktioner > Indstillinger > OpenOffice.org Writer > Brevfletning e-mail. Denne vejledning er udarbejdet i maj 2012 af Jens Sørensen, Blåt Medlem arbejdsgruppen. 24