Bestyrelsesmøde Mødereferat nr. 03/2010 Tid Mandag den 1. marts 2010 kl. 19:30 Deltagere Camilla Antonsen (CA) Peder Nyborg Madsen (PNM) Helle Dahl (HD) Tommy Kok Annfeldt (TKA) Torsten Hasle Nielsen (THN) Fraværende Ingen Kopi Deltagerne, fraværende og hjemmeside Referent THN Næste møde Formøde før GF afholdes den 19. marts 2010. Ordinært møde ej aftalt Dagsorden og referat 1) Dagsorden blev godkendt, der blev anvendt sidste mødereferat som grundlag, der er opbygget efter bestyrelsesmedlemmernes interne ansvarsområder. 2) Sidste mødereferat blev godkendt efter indarbejdelse af fremsendte og de på mødet afgivet bemærkning. Det lægges på hjemmesiden. 3) Der afholdes ordinær generalforsamling den 24. marts 2010 kl. 19:00 i henhold til den udsendte indkaldelse. 4) Bestyrelsen indstiller, at de nuværende CIBOR6 lån sikres med både fastrente (af ca. 27 mio. dkk) og renteloft (af 16 mio. dkk) samt uden afdrag, således at den nuværende risiko reduceres. Det fremlægges på GF. Nykredit deltager i den ordinære generalforsamling. Efterfølgende figur blev gennemgået på mødet. 1/5
Ny rentesikring Emdrup Have A/B 3.800.000 3.600.000 3.400.000 Årlig ydelse [DKK] 3.200.000 3.000.000 2.800.000 2.600.000 1,7% 3,1% 3,5% 4,0% 4,8% 2.400.000 2.200.000 1,5% 2,0% 2,5% 3,0% 3,5% 4,0% 4,5% 5,0% Rente Nuværende Fastrente Renteloft Loft og Fast Budget2011 5) Bestyrelsen ønsker at lejer skal have mulighed for at købe deres lejligheder dog med modregning af indskud. Dan-E kontaktes herom. 6) Der kan ikke umiddelbart opkræves et ekstra gebyr ved for sen boligafgift/leje betaling. 7) Parkeringsafgiften hæves for 2011 pga. inflation. Desuden ændres ordningen til et abonnement som skal opsiges. Der afventes Dan-E herom. 8) Der er modtaget nyt tilbud fra Wormslev NRGi - et forbrugerejet energiselskab - vedrørende Energimærkning samt flere andre energitekniske ydelser. TKA overtager fra OR og ser på tilbuddet herunder om vi med fordel kan overdrage andre påkrævet abonnementer fx DDC. Foreningen mangler fortsat lovpligtig Energimærkning af hele ejendommen. 9) Det undersøges, hvad DDC udfører for den store betaling de får for behandling af varmeaflæsningsdata. Der afventes pt. svar. Opgaven kan måske overdrages til Wormslev se foregående punkt. Det er Thinggaard Ejendoms Service s (TES) opgave at aflæse målerne på ejendommen. 10) Bestyrelsen ønsker at afholde møde med TES primo 2010 om opgaver ved TKA og PNM. Nødvendig og påkrævet aflæsning af måler (El, gas og vand) er overdraget til TES. 11) Henvendelse til TES sker ved anmeldelsessedler til vicevært. TES kontaktoplysninger er fremsendt til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Der er opsat en mobiltelefon i viceværtrummet for udgående opkald, hvilket er modtaget positivt. Desuden indkøbes supplerende håndværktøj, da det tidligere indkøbt er bortkommet primært ved tyveri. 2/5
12) Der udarbejdes en oversigt over stjålet værktøj mv., som sendes til Dan-E. 13) Udskiftning af døre til skralderum med lette gitterdøre er gennemført. 14) Alle døre med indgang til ejendommen er blevet gennemgået, om nødvendigt er de blevet istandsat fx ved udskiftning af slutblik. 15) Der skal skiftes 3 udvendige døre, hvoraf to betales af forsikring. Desuden er det nødvendigt at skifte to indvendige døre. 16) Der afventes tilbud for påsætning af trådgitter på kælderdøre samt vinduer, der ikke ligger til have. 17) Foreningens nøglesystems forhold undersøges hos nyt selskab. Dan-E har koder til nøglesystem. 18) Rengøring omkring vinduesplader mv. som ekstra ydelse afventer, at det bliver frostfrit. 19) Tre lejelejligheder er ved at blive solgt som andelslejligheder: a. Pragtstjernevej 27 stuen th. er i ringe vedligeholdt, der må påregnes nedslag herfor ved salg som andelslejlighed. Er i tomgang der gives et nedslag på 10.000 DKK. b. Emdrupvej 173, 2. tv er ligeledes ringe vedligeholdt, der må påregnes nedslag herfor ved salg som andelslejlighed. Vedrørende altandør, er det ikke kun altandøren den er gal med. Er i tomgang der gives et nedslag på 10.000 DKK c. Emdrupvej 173, 2. th. er ved at blive solgt. 20) Mødereferaterne vil igen blive lagt på hjemmesiden snarest. 21) Priserne for vaske er blevet forhøjet. Der opsættes orienteringsskrivelse op herom i vaskeriet. 22) Der blev underskrevet: Anmodning om frigivelse af bankgaranti tagerenovation underskrevet. Godkendt den 2010 Camilla Antonsen Formand Peder Nyborg Madsen Næstformand 3/5
Tommy Kok Annfeldt Helle Dahl Torsten Hasle Nielsen 4/5
Udestående fra tidligere møder Aktion Udarbejde forretningsorden for bestyrelsen Udarbejde procedure for salg af andelslejligheder til hjemmesiden Status Udkast foreligger. Skal i høring Udkast foreligger. Afventer hjemmesiden, og skal i høring i bestyrelsen Værktøjsliste udarbejdes til ophængning i viceværtens rum. Fra 1. juli 2009 er der krav om energimærkning ved overdragelse af andele. Reglerne gælder, når bygningen der udlejes eller overdrages, er 60 m 2 eller derover. Det er andelsforeningen, der er ansvarlig for at stille en gyldig energimærkning til rådighed. Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplan. Revideret tilbud med afdragsordning gennemgås On Hold Igangsættelse af cykeloprydning i kældrene. Vedtægterne opdateres og renskrives efter GF 2010 Istandsættelsen af bestyrelseslokaler mv. gennemføres fortsat som et gårdprojekt i foråret. THN HD Fordeling af arbejdsopgaver: 1. Formand (CA): - Holder overblikket - Sørger for, at vi overholder vedtægterne - Daglig kontakt til administrator 2. Sekretariatet (THN): - Fungerer som referent - Føre mødeprotokol - Ad hoc økonomiopgaver 3. Drifts- og vedligeholdelse (NN): - Kontakt til vicevært - Håndtere spørgsmål vedrørende vedligeholdelse og nybyg - Opfølgning på drifts- og vedligeholdelsesplan 4. Lejlighedsadministration (TKA): - Ventelister - Vurdering og fremvisning af lejligheder - Salg af lejligheder 5. IT og vaskeri (PNM): - Nye vaskekort - Kontakt til Elektrolux - Priser på vask - Opdaterer websiden - Håndtere spørgsmål vedr. web siden 6. Gård- og aktivitetsudvalg (HD): - Ad hoc projekter - Trappevask - Arbejdsweekender 5/5