Introduktion til Outlook Outlook kan bruges til styring af kommunikation, journalisering og planlægning. Samtidig kan det på Pc erne fungere som erstatning for både computerens skrivebord og stifinderen i Windows. For at det skal virke efter hensigten, må du imidlertid indarbejde Outlooks journaliserings- og opgaverutiner i dit daglige arbejde på samme måde som med papirbaseret planlægning. Bemærk at Outlook på Mac ser en smule anderledes ud i brugerfladen og har knap så mange funktioner som Outlook på PC. Denne vejledning tager udgangspunkt i Pcudgaven, men bør kunne hjælpe Mac-brugeren langt hen ad vejen. Det er anført i vejledningen, hvis funktionen ikke findes på Mac, eller hvis opsætningen er meget anderledes. Outlook til Mac findes kun i en engelsk udgave, og udsigterne til en dansk version er lange. Outlook-vinduet Outlook-vinduet indeholder Genvejsgrupper, Mapper og Emner. Til venstre i vinduet ses Outlook-panelet, der indeholder de mapper, du oftest bruger. Du kan her skifte mellem de forskellige informationsenheder i Outlook. Oplysningsfremviseren til højre i vinduet viser informationsenhederne i den valgte mappe. På Mac-siden findes genveje-knapperne ikke. Her kan du kun se Outlook-panelet. Outlook som postprogram Den væsentligste funktion i Outlook vil for de fleste være at sende og modtage e-mail. Du kan sende/modtage meddelelser over Internettet eller over det lokale netværk, hvis det er forbundet med en Exchange-server. Se meddelelser Når du modtager post lægges den i Indbakken. Sådan gør du, hvis du vil læse din post:
1. Start Outlook-programmet. 2. Klik på Outlook-genveje-knappen i panelet til venstre. 3. I ruden til højre vises en liste over de meddelelser, du har liggende i Indbakken. I den nederste del af ruden kan du læse et udsnit af den meddelelse, der er markeret. 4. Dobbeltklik på den meddelelse, du vil læse. 5. Nu åbnes Meddelelsesformularen i et vindue for sig Meddelelsesformularen Øverst i meddelelsesformularen kan du se, hvem meddelelsen er fra, og hvem der har modtaget den foruden dig selv. Du kan desuden se, hvornår meddelelsen er afsendt. Hvis du vil besvare eller videresende en meddelelse gøres det v.h.a. de tre første knapper i standard-værktøjslinien. Du lukker en meddelelse ved at vælge Filer > Luk eller klikke på Luk-knappen i vinduets øverste, højre hjørne.
Send en ny meddelelse Sådan gør du: 1. Klik på Ny > postmeddelelse i Standardværktøjslinien. Du kan også vælge Filer > Ny > postmeddelelse eller trykke Ctrl.+N. Nu åbnes en blank meddelelses-formular. 2. Skriv modtagerens e-mailadresse i Til-feltet og skriv en overskrift i Emne-feltet. Det er også muligt at trykke på knappen Til og få en liste over personerne i den aktuelle adresseliste. Du kan vælge mellem de forskellige adresselister i feltet Vis navne fra i øverste højre hjørne af boksen Vælg navne. 3. Skriv beskeden i Meddelelsesformularens nederste del.
4. Når du er færdig med at skrive din meddelelse klikker du på Send-knappen øverst til venstre i Standardværktøjslinien. Send til flere på én gang Du kan sende til flere e-mailadresser samtidig enten ved at vælge navnet på en distributionsliste (gruppe), ved at tilføje flere navne fra adressekartoteket eller simpelthen ved at skrive flere e-mail adresser i Til-feltet. Sådan gør du: 1. Klik på Ny > postmeddelelse i Standardværktøjslinien. Nu åbnes en blank meddelelses-formular. 2. Indtast e-mail adresserne i Til-feltet adskilt af semikolon. Du kan også klikke på Til-knappen og vælge flere modtagere i Vælg navne-dialogboksen.
3. Skriv og send meddelelsen på vanlig vis. Send en kopi af brevet De e-mail adresser der skrives i Cc-feltet (Carbon copy) får tilsendt en kopi af meddelelsen. E-mailens øvrige modtagere kan ved denne fremgangmåde se hvem, der har fået en kopi på en Til-liste. Hvis du vil sende en kopi til en eller flere skjulte modtagere, kan du gøre det med Bcc, der er en forkortelse af Blind carbon copy. Vedhæft en fil Du kan vedhæfte næsten alle filtyper under 10 MB til din e-mail (*.exe, *.com, *.vbs undtaget). Sådan gør du: 1. Åbn Meddelelsesformularen og klik på Indsæt fil-knappen i Standardværktøjslinien. 2. Find den mappe, filen er placeret i og markér den fil der skal vedhæftes. Holdes Ctrl-tasten nede, kan du markere flere filer og vedhæfte dem samtidig.
3. Klik på Indsæt-knappen. Den/de vedhæftede filer ses nu nederst i vinduet. 4. Skriv meddelelsen og send den som vanligt.
Informationsstyring Kalender Outlooks elektroniske kalender ligner meget en papirkalender. Fordelen ved Outlook er imidlertid, at du hurtigt kan finde frem til de oplysninger, du søger. Kalenderen kan holde styr på aftaler, møder og opgaver. Du skal klikke på Kalender-ikonet i Outlook-genveje-gruppen for at få vist kalenderen i ruden til højre. Kalenderen er som regel opdelt i tre dele. Til venstre ses et timeinddelt skema over dagen. Her kan du skrive tidsbestemte aftaler og opgaver. Øverst til højre i kalenderen ses en oversigt over indeværende og næste måned. Nederst til højre ses Opgaveblokken, der indeholder en liste over de opgaver, du skal nå i løbet af dagen. Tilføj en aftale 1. Dobbeltklik i venstre side af kalenderen ud for det tidspunkt, hvor aftale skal finde sted. Nu åbnes Aftale-formularen.
Her kan du indtaste en beskrivelse, et sted samt en kommentar til mødet. Starttidspunktet er angivet til det klokkeslæt du klikkede på i kalenderen. Du kan angive sluttidspunktet ved at klikke på Pil ned-tatsen til højre i tidsfeltet ud for sluttidspunkt. 2. Når du er færdig med at indtaste oplysninger, klikker du på Gem og luk-knappen i Standardværktøjslinien. Nu vises aftalen ud for det valgte starttidspunkt. En blå streg til venstre for aftalebeskrivelsen viser mødets varighed. Ret en aftale 1. Dobbeltklik på aftalen. Nu åbner Aftale-formularen igen og du kan skrive dine rettelser. 2. Når du er færdig, klikker du på Gem og luk-knappen.
Påmindelse Ud for aftalebeskrivelsen i kalenderen er der en lille klokke. Den betyder, at du bliver mindet om aftalen et kvarter, før den begynder. Du kan vælge ikke at blive påmindet eller at få en længere frist for påmindelsen. 1. Dobbeltklik på aftalen for at åbne Aftale-formularen. 2. Fjern markeringen i Påmindelses-feltet eller klik på listepilen og vælge en anden frist. Gør en aftale tilbagevendende Du kan f.eks. skrive et ugentligt mandagsmøde ind i din kalender, så langt ud i fremtiden, som du ønsker. 1. Åbn den aftale, du vil gøre tilbagevendende. 2. Klik på menuen Handlinger > Gentagelse. Nu åbner dialogboksen Tilbagevendende aftale. 3. Klik på Ugentlig-feltet i Gentagelse-gruppen og markér mandag. Vælg hvornår aftalen skal være gentagende fra ved at klikke på listepilen ved Start-feltet i Gentagelsesperiode-gruppen. Afslut ved at klikke OK-knappen. 4. Nu vises Aftale-formularen igen. Klik på Gem og luk-knappen. Deling af kalenderen Hvis du er koblet op mod en Exchange-server og du har adgang til andres kalendere kan du i Deltagernes tidsplaner se om de er optagede, så du kan placere dit møde på et tidspunkt, hvor alle kan. Du kan invitere deltagere ved at trykke på Inviter deltagere i værktøjslinien. Ved tryk på knappen Kontaktpersoner kan du angive hvilke personer, der er ansvarlige for mødet. Du kan give mødet en kategori med knappen Kategorier. Som udgangspunkt har andre rettigheder til at se din kalender. For at ændre indstillingerne højreklikker du på Kalender-ikonet i Outlookpanelet og vælger Egenskaber. Derefter vælger du fanebladet tilladelser, hvor du kan fjerne eller tilføje personer. De vælges fra den globale adresseliste, som består af de brugere, der er koblet op mod den samme Exchange-server. Mac-brugere får adgang til denne funktionen ved at vælge Edit > Preferences og herefter klikke på punktet Sharing.
Hvis du har private aftaler, som andre ikke må se indholdet af, skal du huske af vinge af i feltet Privat i nederste højre hjørne af Aftale-formularen. Andre vil da kun kunne se, at du er optaget i det pågældende tidsrum, men ikke af hvad. Hvis du vil åbne en anden brugers kalender, klikker du på Filer > Åbn > Anden brugers mappe. Herefter vælger du et navn fra listen. Tilføj en opgave 1. Åbn Kalender-mappen. 2. Dobbeltklik på feltet Klik her for at tilføje en/et ny(t) Opgave øverst i opgaveblokken. 3. Opgave-fomularen åbnes. Skriv en overskrift for opgaven og bestem et start- og et sluttidspunkt. Du kan også bestemme, om du vil mindes om opgaven. Endelig er der plads til en længere beskrivelse af opgaven i tekstfeltet nederst i Opgaveformularen.
4. Når du er færdig med at indtaste oplysninger, klikker du på Gem og luk-knappen i Standardværktøjslinien. Kontaktpersoner I Kontaktpersoner-mappen kan du samle oplysninger om alle de mennesker, du har med at gøre både på arbejdet og privat. Oplysningerne i Kontaktpersoner-mappen kan også ses i Adressekartoteket, der åbnes ved at klikke på Adressekartotek-knappen i Standardværktøjslinien. Eller vælge menuen Funktioner > Adressekartotek. Opret en ny kontaktperson 1. Åbn Kontaktpersoner-mappen. 2. Klik på Ny-knappen i værktøjslinien. Et tomt vindue vises, hvor kontaktpersonens data kan indtastes.
3. Udfyldte de felter, du finder relevante. 4. Tryk på Gem og luk-knappen. Rediger en kontaktperson Hvis du vil ændre oplysningerne for en kontaktperson, kan du i Kontaktpersoner-mappen dobbeltklikke på vedkommendes navn, indtaste de nye oplysninger og trykke på Gem og luk-knappen. Du kan gøre det samme ved at dobbeltklikke på en kontaktperson i Adressekartoteket. Slet en kontaktperson 1. Åbn Kontaktpersoner-mappen eller Adressekartoteket. 2. Markér den pågældende person og klik på Slet-knappen i værktøjslinien eller Delete-tasten. 3. Klik Ja for at bekræfte at, du gerne vil slette kontaktpersonen. Distributionslister Du kan inddele din kontaktpersoner i distributionslister, hvis du ofte skal skrive enslydende meddelelser til flere modtagere. 1. Åbn Kontaktpersoner-mappen. 2. Vælg Filer-menuen > Ny > Distributionsliste.
3. I Ikke-navngivet Distributionsliste-dialogboksen giver du distributionslisten et navn i Navn-feltet og klikker på Vælg medlemmer-knappen. 4. Markér de kontaktpersoner, der skal på distributionslisten, og klik på Tilføj-knappen i Vælg gruppemedlemmer-dialogboksen.
5. Klik på OK-knappen. 6. Luk Distributionsliste-vinduet ved at klikke på Gem og luk-knappen. Journal (kun PC) I Journal-mappen kan du journalisere alle informationsemner fra Outlook samt holde styr på de filer, du har oprettet i programmerne Word, Excel, Access og PowerPoint. I journalen vises alle filer med navn og stien til deres placering på harddisken. Outlook kan automatisk journalisere oprettede dokumenter, e-mail, mødeindkaldelser og opgaver. 1. Vælg Funktioner-menuen > Indstillinger for at åbne Indstillinger-dialogboksen.
2. Klik på Journalindstillinger-knappen. 3. Markér de emner, personer og programmer, som Outlook skal journalisere automatisk. 4. Klik på OK-knappen for at lukke Journalindstillinger-dialogboksen og igen for at lukke Indstillinger-dialogboksen. Du kan slå automatisk journalisering fra igen ved at fjerne markeringen ud for kontaktpersonerne i Journalindstillinger-dialogboksen. Noter I Noter-mappen kan du oprette små elektroniske Post-it-sedler, som du kan placere på computerens skrivebord eller i Noter-mappen. 1. Åbn Noter-mappen ved at klikke på Noter-ikonet i Outlookpanelet.
2. Klik på Ny note-knappen på Standardværktøjslinien. 3. Outlook viser en blank, gul note. 4. Du kan skrive en besked i Notatfeltet. Når du er færdig lukkes noten ved at klikke på Luk-knappen i notens øverste højre hjørne. Derefter vises noten som et Noteikon i Noter-mappen. Hvis du skal huske en vigtig besked, kan du flytte en note ud på Skrivebordet. 1. Klik på Gendan-knappen, så programvinduet ikke fylder hele skærmen. 2. Klik på den note, der skal flyttes og hold venstre musetast nede. 3. Træk noten ud på Skrivebordet og slip venstre musetast. Du har nu placeret en kopi af noten på Skrivebordet.
Når du klikker på Note-ikonet i notens øverste højre hjørne åbnes Note-genvejsmenuen. Her kan du bl.a. skifte farve på noten.