Indholdsfortegnelse Kort om Interbook.roskilde.dk.... 3 Brugernavn og kodeord... 3 Hjælpefunktion... 3 Startsiden... 4 Nyheder... 4 Søg ledige tider enkelt søgning... 4 Ad. En bestemt aktivitet... 4 Ad. Et bestemt sted... 5 Eksempel på at søge flere tider på en gang i én forespørgsel... 7 Søg ledige tider - sæsonbooking... 9 A. Booke tid i en bestemt facilitet på et bestemt tidspunkt i en tidsperiode... 10 B. Booke tid i en bestemt facilitet i en bestemt periode på flere ugedage... 12 Specielt for lokaler på Kildegården reservering af udstyr i lokale... 17 Igangværende aktiviteter... 18 Søg anlæg... 18 Skemaer og Retningslinjer... 18 Foreningsregister... 18 Foreningsoplysninger... 20 Forening... 20 Kontakter... 20 Øvrige oplysninger... 22 Vis bookinger... 22 Bookinger... 22 Slette en booking... 23 Forespørgsler... 23 Spørgsmål til brugen af Interbook, kontaktoplysninger... 24 2
Kort om Interbook.roskilde.dk. Interbook.roskilde.dk er Roskilde Kommunes elektroniske lokalebookingssystem og foreningsregister. Lokaleboking I lokalebookingssystemet kan foreninger søge ledige tider til enkeltarrangementer i lokaler og idrætsanlæg, foretage sæsonbookinger, se bookingforespørgsler og bookinger. Hvor kan der søges ledige tider? I Roskilde Kongres- og Idrætscenter (derunder Himmelevhallen, Vor Frue Sognegård), Kildegården, Snoldelev Sognegård, Vibyhallen, folkeskolerne, gymnasierne og udendørsanlæg. Foreningsregister Her registerer og vedligeholder foreninger deres foreningsoplysninger, f.eks. foreningsmail, kontaktoplysninger og link til hjemmeside. Borgere kan søge oplysninger om foreninger ud fra en ønsket aktivitet, i lokalområdet m.v. Brugernavn og kodeord Alle godkendte foreninger i Roskilde Kommune har fået tilsendt et brugernavn og kodeord. Brugernavn er foreningsnr. og kodeord er abc1234. Hvis I har glemt Brugernavn og kodeord så klik Kontakt os og Kultur og Idræt sender login. Har I, forgæves, forsøgt at logge på mere end fem gange så låses login. Anvend Kontakt os nederst i menuen. Hjælpefunktion Interbook har en hjælpefunktion med information til hver side det vises med? Tryk på? og hjælpeteksten dukker op. 3
Startsiden Når du er logget på http://interbook.roskilde.dk ses menuen i venstre side på startbilledet. Når du er logget på kommer dit foreningsnavn frem nederst i menuen til venstre. Nyheder Til højre på startsiden vises nyheder fra Kultur og Idræt. Søg ledige tider enkelt søgning Du kan altid se om der er ledige tider uanset om du er logget på eller ej. Som forening SKAL I være logget på, når I vil booke et lokale (sender en forespørgsel). Du sender en forespørgsel på det anlæg, som du ønsker at booke. Forespørgslen behandles i Kultur og Idræt. Enkelt søgning Søg enten på: Et bestemt aktivitetssted via rullepanelet En bestemt aktivitetstype via rullepanelet Vælg ønsket dato Ad. En bestemt aktivitet Ønsker du f.eks. at spille håndbold et sted i Roskilde vælg aktivitetstypen: håndbold, vælg Dato, Tryk Søg. En oversigt over de faciliteter i kommunen, der er velegnet til håndbold, ses. Du kan bruge piletasterne for at ledige tider i ugerne frem. 4
Ad. Et bestemt sted Ønsker du f.eks. at benytte en festsal på en bestemt skole og vil se hvornår der er en ledig tid. Vælg aktivitetststed: f.eks. Sct. Jørgens skole, vælg Dato, Tryk Søg. En oversigt over de forskellige anlæg på skolen ses. Vælg festsalen og brug piletasterne til at se hvor der er ledig tid i ugerne frem. I nedenstående eksempel er søgt på Absalon Skole den 10. marts 2011 og alle lokaler vises. Brug rullepanel yderst til højre, hvis der er flere lokaler end der kan vises på en gang. 5
Til venstre for hvert lokale er et ikon, der informerer om lokalet, f.eks. antal personer lokalet er beregnet til. Vælg bestemt lokale ved at klikke på den markede linie og en ugeoversigt fremkommer. Eksempel med fysiklokale på Absalon Skole Ugeoversigten viser status for brug af lokalet hele ugen. Rød farve: lukket. Tiden er enten udenfor åbningstiden eller lukket på grund af f. eks skoleferie. Blå farve: optaget. Tiden er optaget. Klik på et optaget tidspunkt og se hvilken foreninger, der benytter tiden, der er også kontaktoplysninger til foreningen. Gul farve: En forespørgsel der venter at blive godkendt. Grøn farve: ledig tid. Vil du booke en af de ledige tider, klik på det tidpunkt, du ønsker, og der kommer nu et bestillingsbillede. (se eksempel næste side) Ved at bruge piletasterne til at gå frem i tiden, kan I se, hvor der er ledige tider. De kan også bruges til at se om en periode er ledig. 6
Eksempel på hvordan du bestiller en tid Udfyld felterne. Angiv det tidsrum du ønsker at booke øverst til højre *Fra tid *Til tid. (Tiden i parenteser viser i hvilket sammenhængende tidsrum lokalet er ledigt.) Hvis du ikke er bookingansvarlig men ønsker at modtage en bookingbekræftigelse, SKAL du udfylde feltet *E-mail Tryk Gem og bookingforespørgslen sendes af sted til Kultur og Idræt. Du modtager en kvittering på forespørgslen. Tryk på Afslut nederst på siden, og du kommer tilbage til startsiden. Eksempel på at søge flere tider på en gang i én forespørgsel Tryk på indkøbskurv nederst i højre hjørne, når du har udfyldt den første ønskede tid. Øverst på siden fremkommer nu en liste med de forespørgsler du har i indkøbskurven. 7
Tryk på Søg ny tid, hvis du ønsker at søge om flere tider i en forespørgsel. Du kan søge både andre tider og lokaler. Brug samme fremgangsmåde som tidligere og føj forespørgslen til listen ved at trykke på Indkøbskurven. 8
Ønsker du ikke at søge flere tider, så tryk på Gem. Mailen sendes til Kultur og Idræt med en forespørgsler om de ønskede tider, som ligger i din indkøbskurv. (Du kan altid slette i tiderne i indkøbskurven på krydset). En kvittering på forespørgslerne kommer, og du kan se kvittering på de enkelte forespørgsler på listen ved at markere lokalet. Tryk på Afslut nederst på siden, og du kommer tilbage til startsiden. Kultur og Idræt behandler forespørgslen og du modtager svar på forespørgslen. Søg ledige tider - sæsonbooking Du SKAL være logget på som forening, når du forespørger om faciliteter til en hel sæson. Avanceret søgning Søg ledige tider i menuen til venstre på Interbooks startside. Klik på fanebladet Avanceret søgning. På de næste sider gennemgåes fem eksempler. Ønsker du at forespørge om at: A. booke tid i et bestemt lokale/idrætsanlæg/udendørsanlæg og på et bestemt tidspunkt 9
B. booke tid i et bestemt lokale/idrætsanlæg/udendørsanlæg, i et bestemt tidsrum og på flere ugedage C. booke samme tidspunkt og sted som sidste sæson (ved ny sæson) D. booke tid til en bestemt aktivitet, hvor man ikke kender et egnet lokale E. booke flere tider på en gang i en forespørgsel via indkøbskurv. NB! Eksempel E. kan bruges ved både eksempel A, B, C og D A. Booke tid i en bestemt facilitet på et bestemt tidspunkt i en tidsperiode Eksemplet viser at du er i Avanceret søgning. Du søger tider på hallen i Hedegårdenes Skole i tidsrummet kl. 16 17 hver mandag fra august til december 2010. Udfyld felterne: Facilitet Type af booking (hyppighed) Ønsket tidsrum Startdato for sæsonbooking (uge og dato) (vælg på kalenderen eller udfyld Datofeltet.) Slutdato for sæsonbooking (uge og dato) Ugedag 10
En oversigt med de ønskede datoer og uger dukker op. I firkanterne til venstre, der IKKE har flueben, er tiden IKKE ledig. Eks. i uge 42 er skolen lukket pga efterårsferie. I kan fjerne flueben, ved de tider/datoer I ikke ønsker at bruge, f.eks. en bestemt dato. Tryk Gå videre nederst i højre hjørne. Tryk Booke valgte tider nederst i højre hjørne, hvis du ikke har ændringer. Et booking-skærmbillede kommer og felterne med * skal udfyldes. Er du ikke bookingansvarlig, men ønsker at modtage en bekræftelse på forespørgslen, skal du udfylde E-mail med din egen mailadresse. Så får du og den bookingansvarlige en mail. Tryk Gem og der sendes en forespørgslen til behandling i Kultur og Idræt. Tryk Afslut. Svar på forespørgslen sendes til den bookingansvarliges mailadresse. 11
B. Booke tid i en bestemt facilitet i en bestemt periode på flere ugedage Eksemplet viser at du er i Avanceret søgning. Du søger tider på Absalon Skole i klasselokale 20 i tidsrummet kl. 20.00 21.00 hver onsdag og torsdag i fra januar til februar 2011. Udfyld: Facilitet Type af booking (hyppighed) Ønsket tidsrum Startdato for sæsonbooking (uge og dato) (vælg på kalenderen eller udfyld Datofeltet.) Slutdato for sæsonbooking (uge og dato) Ugedage Tryk Søg En oversigt over de ønskede datoer og uger ses. Du kan fjerne flueben, ved de tider/datoer I ikke ønsker at bruge, f.eks. en bestemt dato. Tryk Gå videre nederst i højre hjørne. Tryk Booke valgte tider nederst i højre hjørne, hvis du ikke har ændringer. 12
Et booking-skærmbillede kommer og felterne med * skal udfyldes. Er du ikke bookingansvarlig, men ønsker at modtage en bekræftelse på forespørgslen, skal du udfylde E-mail med din egen mailadresse. Så får du og den bookingansvarlige en mail. Tryk Gem og der sendes en forespørgslen til behandling i Kultur og Idræt. Tryk Afslut. Svar på forespørgslen sendes til den bookingansvarliges mailadresse. C. Booke samme facilitet og tidspunkt som sidste sæson (ved ny sæson) Vælg Vis bookinger i menuen til venstre og et billede af foreningens bookinger vil fremkomme. Tryk på S ud for det lokale og tidspunkt du ønsker at booke igen for den kommende sæson. Du kommer derefter automatisk til et skærmbillede, hvor lokaliteten og tidspunktet er oplyst fra det tidligere år. Du skal blot ændre datoen for den sæson du ønsker at booke, ved at trykke på de ønskede datoer i kalenderne (Dato fra) og (Dato til). 13
D. Booke tid til en bestemt aktivitet, hvor man ikke kender et egnet lokale Eksemplet viser at du er i Avanceret søgning. Du vil booke tid til at spille basketball i tidsrummet kl. 16 17 hver mandag i sæsonen 2010/11, og søger samtidig efter sted, hvor der er ledigt. Udfyld: Type af booking (hyppighed) Ønsket tidsrum Mindst tilgængelig tid Aktivitet her basketball Antal deltagere Startdato for sæsonbooking (uge og dato) Slutdato for sæsonbooking (uge og dato) Ugedag Afslutter med at trykke Søg. 14
Klik på det ønskede anlæg, så det bliver markeret. Læs mere om anlæggene ved at klikke på til venstre i menuen. Tryk Gå videre nederst i højre hjørne. På næste skærmbillede tryk Booke valgte tider hvis du ikke har ændringer. Et booking-skærmbillede forekommer og felterne med * skal udfyldes. Tryk Gem og der sendes en forespørgslen til behandling i Kultur og Idræt. Tryk Afslut. Svar på forespørgslen sendes til den bookingansvarliges mailadresse. 15
E. Booke flere tider på en gang i en forespørgsel via indkøbskurv (kan bruges ved eksempel A, B, C og D) Tryk Indkøbskurv nederst i højre hjørne, når du har udfyldt den første ønskede forespørgsel. Tryk Søg ny tid, hvis du ønsker at søge om flere tider i en forespørgsel. Du kan søge både andre tider og lokaler. Brug samme fremgangsmåde som tidligere og føj forespørgslen til listen ved at trykke på Indkøbskurven. (se eksempel nedenfor) Tryk på Gem nederst i højre hjørne, når du er færdig med at fylde i indkøbskurven. Derefter sendes en mail til den lokaleansvarlige i Kultur og Idræt med en forespørgsler på de ønskede tider, som du havde lagt i indkøbskurv. (Du sletter eventuelle tider i indkøbskurven ved at trykke på krydset.) Du får herefter en kvittering på forespørgslerne. For at se kvittering på de enkelte forespørgsler på listen, skal du markere lokalet på listen. Tryk på Afslut nederst på siden, og du kommer tilbage til startsiden. Når den lokaleansvarlige i Kultur og Idræt har behandlet forespørgslen sendes svar om godkendelse eller afslag til den bookingansvarliges mailadresse. 16
Specielt for lokaler på Kildegården reservering af udstyr i lokale I kan reservere udstyr til det lokale, som I ønsker at booke (enkelt og sæson). Tryk på Tilbehør knappen nederst i højre hjørne. Udfyld det ønskede tilbehør/udstyr med antal og tryk Gem tilbehør 17
Igangværende aktiviteter Her kan du se hvilke aktiviteter der er i gang på et givet anlæg i en bestemt tidsperiode. Vælg et anlæg. Vælg tidperiode. (Dags dato er automatisk valgt i begge kalendere.) Klik derefter på knappen Vis aktivitetsliste. En liste vises med resultatet som modsvarer søgevilkårene. Her kan du se hvilke steder en bestemt aktivtet udøves. Vælg en aktivetet i stedet for anlæg og gør som ovenstående. Søg anlæg Oversigt hvor du kan søge efter anlæg og kunne se igangværende aktiviteter på anlæg. Der kan søges på anlæg, lokaletype, distrikt og aktivitet. En liste vises med anlæg ud fra de angive vilkår. Hver kolonnerubrik kan sorteres ved at klikke på rubrikkens navn, ved klik på kolonnerubrikken vises hvilken kolonne der er sorteret på, og om det er i stigende eller faldende orden. Til venstre på linerne i listen er der et billede med et. Når et markeres, åbnes et nyt vindue som viser information om anlæg/objekt. Kontaktdata på serviceleder fremkommer bl.a.. Til højre på linien i listen vises et link Igangværende aktiviteter. Markeres dette link, vises en ny side med disse aktiviteter på det valgte anlæg/objekt. Skemaer og Retningslinjer Skemaer og Retningslinjer kan hentes her. Foreningsregister Foreningsregistret viser oplysninger om alle foreninger i Roskilde Kommune. Foreningsregistret er offentlig tilgængelig. 18
Der er forskellige søgemuligheder: Søg på foreningens navn - helt eller delvist? Skriv dele af foreningens navn eller hele navnet, hvis det er bekendt Vælg i rullepanelet mellem Begynder med, Indeholder og Præcis Tryk på Søg Søg på en bestemt aktivitet Vælg aktiviteten i rullepanelet Aktivitet til højre Tryk på Søg Søg på foreninger i et bestemt område eller på et bestemt aktivitetssted Vælg området i rullepanelet Bydel til højre Tryk på Søg Denne funktion er under opbygning. Søger alle foreninger indenfor bestemte kategorier Vælg kategorien i rullepanelet Foreningstype til højre Tryk på Søg Oversigt over alle registrerede foreninger i Roskilde Kommune Alle felter skal være tomme Tryk på Søg Se eksempler på søgning, hvor der søges på alle foreninger med aktiviteten badminton 19
Yderligere oplysninger om en forening: Vil du sende en mail til foreningen? Tryk på den viste mailadresse og dit mailprogram åbnes i et andet vindue. Vil du se foreningens hjemmeside? Tryk på linket til foreningens hjemmesideadresse. Vil du se flere registrerede oplysninger på en bestemt forening? Tryk på foreningens navn, og et nyt skærmbillede viser foreningsoplysningerne. Foreningsoplysninger Foreningsoplysninger vises kun for den forening, der er logget på. Klik Foreningsoplysninger i menuen og tre faneblade fremkommer: Forening, Kontakter og Øvrige oplysninger. Forening Her vises foreningens officielle adresse, foreningens e-mail, hjemmesideadresse med mere. Har foreningen valgt at være offentlig på http://interbook.roskilde.dk vises disse oplysninger i foreningsregistret. Ønsker du at ændre i oplysninger: Skriv rettelserne direkte i felterne Ønsker du en tilbagemelding på om rettelserne er godkendt, bedes du skrive mailadresse og eventuelle kommentarer. Tryk Gem nederst i højre hjørne. Et lille skærmbillede med teksten vil du gemme?... dukker op Tryk OK Rettelserne er Gemt til behandling. Ændringen sendes til Kultur og Idræt til godkendelse. Når rettelserne er godkendt vil de være ajourført næste gang, der logges på. Der kan ikke foretages rettelser i felterne CVR-nr og EAN-nr. Kontakter Kontakter vises de registrerede oplysninger på foreningens kontaktpersoner, f.eks. formand, bookingansvarlig, kasserer m.fl. 20
Ret i kontaktoplysninger: Klik på linien for den kontaktperson, som du ønsker at rette oplysninger på Rettelserne skrives direkte ind i de pågældende felter. Tryk på Gem. Et felt med Vil du gemme? dukker op - Tryk OK til det. Tryk godkend eller annuller til om du ønsker at få webpubliceret ændringerne. Kultur og Idræt vil behandle din anmodning om ændring. Det er kun hvis du ønsker at ændre email-adresse og type kontaktperson, at ændringen skal godkendes af Kultur og Idræt. Ønsker du at tilføje en ny kontaktperson: Vælg kontantpersontypen under type af kontaktperson Udfyld de pågældende felter (navn, adresse, e-mail m.v. ) Skriv den mailadresse, du ønsker tilbagemelding på, når ændringerne er foretaget. Tryk Gem. Et felt med Vil du gemme? dukker op - Tryk OK til det. o Et felt med vil du udskrive et grundlag for webpulicering? dukker op Tryk OK eller annuller. Det er valgfrit, om I vil have jeres foreningskontaktoplysninger publiceret på Web eller ej. Anmodningen skal godkendes i Kultur og Idræt, hvorefter du modtager besked på mail. Hvis I ønsker at få jeres kontaktoplysninger publiceret til web, skal I udskrive og underskrive en samtykkeerklæring. 21
Når I har foretaget ændringen og der trykkes på Gem, dukker en samtykkeerklæring op til udskrift. Kontaktoplysningerne vil først blive offentliggjort, når Kultur og Idræt har modtaget erklæringen. NB! vær opmærksom på at samtykkeerklæringerne skal underskrives personligt. Øvrige oplysninger Øvrige oplysninger indeholder forskellige oplysninger som foreningstype, foreningens aktiviteter og geografisk tilhørsforhold. Disse oplysninger vises i foreningsregistret på Interbook.roskilde. Ønsker du at rette i oplysningerne, skal du vælge via rullepanel og derefter trykke Opret. Ændringen sendes herefter til godkendelse i Kultur og Idræt. Mangler der en aktivitetstype eller andet, så send en mail vedrørende dette til Kultur og Idræt. Benyt Kontakt os nederst til venstre på siden. Vis bookinger Denne funktion kan kun anvendes, når foreningen er logget på. Foreningen kan se deres bookinger indenfor en valgt periode. Bookinger Under Bookninger kan man få vist alle bookinger i en angiven periode. Vælg startdato og en eventuel slutdato. (Det er ikke nødvendigt at udfylde en slutdato. Det er også muligt at se bookinger, som ligger tilbage i tiden.) Fra venstre vises en oversigt over: Aktivitetssted, lokale, dato, tidsrum, bookingsnummer og arrangementstype (E=enkeltarrangementer, S=sæsonbookinger). 22
Til venstre på hver bookinglinie er et icon med en, klik og du kan se bookingbesked. Der er information om: - hvornår er lokalet åbnet og/eller lukket i den angivne tidsperiode - pris for lån af lokalet i den ønskede tidsperiode - servicelederens kontaktoplysninger. Ved oplysninger til lokaleudlån i Kultur og Idræt, bedes I oplyse bookingsnr. Iconet viser en bookinginformation, hvor man under bookingtype kan se de tider I har fået. Slette en booking Ønsker I at slette en booking, skal I klikke på krydset yderst til højre ved den bestemte booking. Bookingen er afbooket. Husk at aflysninger skal ske mindst 14 dage før aktiviteten. Ved sæsonbooking tryk på den tidsperiode du ønsker at slette. Sæt flueben ved den tid/tider, som du vil afbooke, og klik derefter på Afbook. Du kan afbooke hele perioden ved at sætte flueben i Afbook alle bookinger. Forespørgsler I fanebladet ses hvilke bookingforespørgsel (reservationer), der ligger til behandling i Kultur og Idræt. 23
Spørgsmål til brugen af Interbook, kontaktoplysninger Regina Laursen, reginal@roskilde.dk, 4631 4041 (bookingansvarlig) Lene Correll, lenec@roskilde.dk, 4631 4038 Opdateret af Kultur og Idræt, august 2011. 24