Rådgivervalg og rådgivningskontrakt Senest ajourført den 20. maj 2010
RÅDGIVERVALG OG RÅDGIVNINGSKONTRAKT Alle større byggeopgaver gennemgår en række tekniske projekteringsfaser, som ligger ud over BYG s ressourcer og kompetence. Hertil antages ekstern teknisk rådgivning. Det kan endvidere være nødvendigt også at antage teknisk rådgiver i mindre byggesager (under 2 mio. kr. ekskl. moms). I disse tilfælde indbydes 1-3 firmaer til at afgive pris på opgaven. 1. KOMPETENCE- OG OPGAVEFORDELING I HENHOLD TIL BYGGEREGULATIVET Valg af rådgiver BYG udarbejder forslag til, hvilke rådgivere der indbydes til at give pris på opgaven. Forslaget forelægges driftsområdet til godkendelse. Driftsområdet afgør, om godkendelsesbeføjelsen skal fordeles til staben, den institution byggeopgaven vedrører eller til BYG. Rådgivningskontrakt BYG udarbejder forslag til rådgivningskontrakt: Forslaget forelægges driftsområdet til godkendelse og underskrift. Driftsområdet afgør, om godkendelses- og underskriftsbeføjelsen skal fordeles til staben, til den institution byggeopgaven vedrører eller til BYG. 2. GENERELT OM RÅDGIVNING Rådgivningsydelser i forbindelse med byggeri og planlægning omfatter som regel både arkitektfaglige og ingeniørfaglige ydelser. Rådgiveren varetager de æstetiske og funktionelle aspekter i planlægning og byggeri sammen med arkitektur, økonomi, tid, teknik og miljø. Rådgivningen dækker områder så som programmering og projektering, økonomisk styring, projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn. Rådgiverne får således væsentlig indflydelse på byggeriets kvalitet, brugsværdi og økonomi. 3. RÅDGIVERVALG 3.1 Omfang og art Omfanget og arten af den tekniske rådgivning afhænger af byggeopgavens størrelse og art, af udførte forundersøgelser, af kapacitet ved BYG og pågældende institution og af byggesagens organisation. Forslaget om rådgivervalg vil som hovedregel blive udarbejdet i forbindelse med godkendelse af det af BYG udarbejdede Byggeprogram. Forslaget indeholder indstilling om: Rådgivningsform Udbudsform Forslag til hvem der indbydes Tildelingskriterie 3.2 Rådgivningsform Der kan vælges mellem forskellige rådgivningsformer afhængigt af opgavens karakter: Bygherrerådgivning: Bygherrerådgiveren varetager Regionens interesser såvel overfor de projekterende som overfor de udførende. Rådgivningen kan udføres fra idéoplæg, programmering og/eller gennem hele planlægnings- og udførelsesperioden. Bygherrerådgiv- Side 2
ning anvendes hovedsagelig til særlig styring af processen. Bygherrerådgivning anvendes endvidere ved totalentreprise/projektkonkurrence. Totalrådgivning: Totalrådgiveren forestår rådgivningen i det aftalte sagsforløb. Rådgivningen omfatter både arkitekt- og ingeniørydelser, der skal således kun indgås én rådgivningsaftale. Totalrådgiveren tilknytter de nødvendige underrådgivere og har ansvaret for disses arbejde. Totalrådgiveren udpeger projekteringsleder, som har kontakten til Regionen. Delt rådgivning: Ved delt rådgivning indgår Regionen en særskilt kontrakt med hver (fag)rådgiver. Regionen har således ansvaret for styringen og koordineringen af rådgiverne og samspillet med dem. I praksis overdrages dette ansvar ofte til en projekteringsleder, der udpeges af Regionen i dialog med rådgiverne. Som hovedregel anvendes totalrådgivning. 3.3 Udbudsform Såfremt der ikke tidligere i sagen er taget stilling hertil, skal BYG ved udarbejdelse af forslaget tage stilling til udbudsform for rådgiverydelsen. Udbudet vil normalt være begrænset udbud ( indbudt licitation ) med eller uden prækvalifikation. Såfremt udbuddet vedrører rådgivende ingeniørydelser, kan der indgås rådgiveraftale uden udbud efter de regler, som omtales i nedenstående afsnit 6 vedr. SKI-aftaler. Hvis de samlede rådgiverhonorarer skønnes at overskride tærskelværdien for tjenesteydelser (for 2010 og 2011: 1.438.448 kr. ekskl. moms) skal opgaven i EU-udbud. (Se nedenstående afsnit 5). Såfremt udbuddet vedrører rådgivende ingeniørydelser, kan der indgås rådgiveraftale uden udbud efter de regler, som omtales i nedenstående afsnit 6 vedr. SKI-aftaler. Prækvalifikation kan vælges for på denne måde at lade alle potentielle firmaer tilkendegive deres interesse i opgaven. Der skal i forbindelse med udbud i prækvalifikation fastlægges nogle udvælgelseskriterier, således at udvælgelsen kan ske på et forud fastlagt grundlag. 3.4 Udvælgelse Rådgiverydelsen udbydes som hovedregel til 3-4 rådgivere. Hvis der ikke vælges prækvalifikation, skal udvælgelse sker ud fra BYG s kendskab til opgaven og til de tekniske rådgivere, som skønnes at besidde de nødvendige kompetencer og ressourcer til at løse rådgiveropgaven. Ved udvælgelsen tages der bl.a. hensyn til, om det enkelte firma tidligere med held har løst tilsvarende opgaver for Regionen. Alternativt om firmaet kan fremvise gode referencer fra andre bygherrer. Udvælgelsen sker endvidere efter drøftelse med den institution, byggesagen vedrører. Hvis der vælges prækvalifikation, vil de firmaer, som melder sig interesserede i opgaven, skulle bedømmes ud fra nogle fastlagte udvælgelseskriterier. Blandt de firmaer, som ifølge bedømmelsen vil kunne løse opgaven, sker der en udvælgelse på samme måde som nævnt ovenfor. Såfremt rådgiverydelsen vedrører rådgivende ingeniørarbejder, kan der vælges rådgiver efter de regler, som omtales i nedenstående afsnit 6 vedr. SKI-aftaler. 3.5 Tildelingskriterie BYG indstiller tildelingskriterium, idet der er følgende muligheder: Laveste pris Mest fordelagtigt ud fra et antal fastlagte del-tildelingskriterier Tildelingskriteriet er som hovedregel laveste pris. Side 3
4. RÅDGIVNINGSKONTRAKT I forslaget til rådgivningskontrakt skal BYG anføre de nærmere, konkret ønskede ydelser efter drøftelse med den institution, byggesagen vedrører. Rådgivernes ydelser er grundlæggende beskrevet i: FRI og DANSKE ARK s fælles ydelsesbeskrivelser, Byggeri og Planlægning, december 2009 PAR og FRI s fælles ydelsesbeskrivelser Bygherrerådgivning, december 2003. Ydelsesbeskrivelserne er en oplistning og forklaring af de ydelser, som ifølge rådgivernes organisationer erfaringsmæssigt skal præsteres i de enkelte faser samt forslag til en række supplerende ydelser, som bygherren kan vælge at indgå aftale om. I rådgivningskontrakten skal det præcist beskrives, hvilke ydelser Regionen vælger at gøre brug af i de forskellige faser. Dette kan dels ske med henvisning til punkter i de to ydelsesbeskrivelser, dels ved nærmere beskrivelse af ydelsen, såfremt den ikke er tilstrækkelig beskrevet i en af ydelsesbeskrivelserne. BYG har udarbejdet paradigmaer for: Totalrådgivningsaftale vedr. mindre opgaver Totalrådgivningskontrakt Bygherrerådgivningskontrakt Rådgiverkontrakt om miljø- og sikkerhedskoordination Paradigmaerne er udarbejdet med en vejledende standardtekst, som vil være gældende for de fleste byggeopgaver. Med kursivtekst er der anført vejledning om forhold, som der specielt skal iagttages eller tages stilling til. Fed skrift er brugt, når paradigmaet fraviger bestemmelserne i ABR89 det fremgår af ABR89, punkt 1.0.3 og 2.1.3, at hvis bestemmelserne i ABR89 ønskes fraveget, skal det fremgå tydeligt og udtrykkeligt. Ved brug af paradigmaerne er det forudsat, at der tages stilling til al tekst, eksempelvis om teksten er relevant, om der skal tilføjes noget til teksten eller om en del af teksten kan udelades. Såfremt rådgiverydelsen vedrører rådgivende ingeniørarbejder, kan der vælges rådgiver efter de regler, som omtales i nedenstående afsnit 6 vedr. SKI-aftaler. Såfremt dette vælges, skal de ovennævnte kontrakt- og aftaleparadigmaer ikke anvendes. I stedet anvendes kontrakt/aftale som nærmere omtalt i afsnit 6. 5. EU-UDBUD AF RÅDGIVERYDELSEN For en typisk byggesag, hvor bygherren har valgt begrænset udbud efter direktivet, er reglerne følgende: Bygherren (=BYG, evt. med bistand fra ekstern bygherrerådgiver) udarbejder det udbudsmateriale, der skal danne grundlag for de afgivne tilbud, herunder betingelser for rådgivning, som bl.a. skal indeholde en kravspecifikation for rådgiverens ydelser. Bygherren gennemfører en prækvalifikation, som begynder med annoncering af udbuddet ved en udbudsbekendtgørelse, der indrykkes i Supplement til EF-tidende, og evt. annonceres der på anden måde, fx i de lokale dagblade med henvisning til EF-tidende eller Regionens hjemmeside. Annoncen skal indeholde en liste over de oplysninger, der skal bruges ved udvælgelsen af tilbudsgivere (udvælgelseskriterier), fx benchmarks og nøgletal, og om Side 4
muligt oplysning om hvilke kriterier ordren tildeles efter (tildelingskriterier). Endvidere oplyses det antal rådgivere, der forventes udvalgt (prækvalificeret) til at afgive tilbud. Interesserede rådgivere sender en anmodning om at måtte deltage som tilbudsgiver (fristen skal mindst være 37 kalenderdage). Bygherren gennemgår anmodningerne og vælger ud fra udvælgelseskriterierne de rådgivere, som skal prækvalificeres til at afgive tilbud. Bygherren sender udbudsmaterialet til de prækvalificerede rådgivere. Udbudsmaterialet skal bl.a. indeholde tildelingskriterium og underkriterier samt prioritering af underkriterierne (evt. bedømmelsesmodel). Bygherren skal i sin udbudstidsplan sikre, at der er tid til besvarelse af spørgsmål fra tilbudsgivere og evt. afholde et orienterings- og spørgemøde i tilbudsfasen, hvis der er behov for det (svar på spørgsmål og eventuelle rettelser skal udsendes senest seks kalenderdage før afleveringsfristen). Tilbudsgivere afleverer tilbud senest på det i udbudsmaterialet angivne tidspunkt (fristen skal være mindst 40 kalenderdage fra udsendelse af udbudsmaterialet). Bygherren vurderer de indkomne tilbud herunder om de er konditionsmæssige ud fra tildelingskriteriet og underkriterier samt prioriteringen. Bygherren indgår aftale med den tilbudsgiver, som bedst opfylder kriterierne for tildeling af ordren under hensyntagen til prioriteringen. 6. SKI-AFTALER PÅ RÅDGIVENDE INGENIØRYDELSER Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har i januar 2008 gennemført et EU-udbud på 4 rammeaftaler på rådgivende ingeniørydelser. Rammeudbuddet betyder, at offentlige organisationer kan indgå en rådgiveraftale på over 500.000 kr. (beløbsgrænsen for annonceringspligt) uden selv først at skulle gennemføre et udbud/eu-udbud. Der er tale om 4 rammeaftaler, som dækker planlægning, bygherrerådgivning samt projekter på henholdsvis bygge- og anlægsprojekter. Der er i alt 44 rådgiverfirmaer at vælge imellem inden for de 4 rammeaftaler. Oversigt over aftalerne og rådgiverfirmaerne ligger på www.ski.dk/raadgivning. Rammeaftalerne er gældende fra 1. marts 2008 og løber i 2 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 gange 1 år. Der kan anvendes forskellige priskoncepter ved valg af rådgiver under rammeaftalerne: Fast timepris (det samlede honorar fastsættes inden kontraktindgåelse) Klippekortordning til 150, 450 eller 750 timer, hvor rådgiverfirmaet tilbyder rabat Miniudbud, konkurrencen genåbnes blandt rådgiverfirmaerne på den pågældende rammeaftale, som afgiver et specifikt tilbud på opgaven. Ved anvendelse af SKI-aftalerne skal SKI s Timepriskontrakt om rådgiverbistand eller Leveranceaftale benyttes i stedet for vores eget paradigma for totalrådgivningskontrakt. Endvidere skal de oplysninger, som ligger under enkelte rådgiverfirmaer, anvendes. Det skal særligt bemærkes, at såfremt rådgiveren antager en underrådgiver (fx et arkitektfirma), er 80/20-reglen, jf. EU-udbudsdirektivet, gældende. Det betyder, at underrådgiverens ydelse (delydelse) kun må udgøre 20 % af det samlede honorar og maks. 80.000 Euro (ca. 600.000 kr.). Side 5