21-03- 2 0 1 3 T I L S Y N E T Vedr. aktindsigt Skive Kommune Du har den 26. januar 2012 rettet henvendelse til Stat s- forvaltningen Midtjylland, som i medfør af styrelsesl o- vens 1 47 fører tilsynet med kommunerne i Regio n Midtjylland. Du har anført, at Skive Kommunes afslag på aktindsigt i en række bilag, der stammer fra borgmesterens plads i bestyrelsen for den erhvervsdrivende fond Kulturcenter Limfjord, er lovstridigt. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Skive Kommunes afslag på aktindsigt ikke er i strid med offentlighedsl o- vens 4, stk. 1. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund S T A T S F O R V A L T N I N G E N M I D T J Y L L A N D S T. B L I C H E R S V E J 6 P O S T B O X : 1 5 1 6950 R I N G K Ø B I N G J O U R N A L N R. : 2 0 1 2-6 1 3 / 1 1 1 9 S A G S B E H A N D L E R : T I M M I D D I R E K T E T E L E F O N : 7 2 5 6 8 5 5 0 T E L E F O N : 7 2 5 6 8 5 7 5 T E L E F A X : 9 7 3 2 4 5 1 7 G I R O : 8 8 7 3747 E A N - N R. 5 7 9 8 0 0 0 3 6 2 3 1 4 m i d t j y l l a n d @ s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G : 0 8. 3 0-1 5. 0 0 T I R S D A G - O N S D A G : 0 8. 3 0-1 2. 0 0 T O R S D A G : 1 3. 0 0-1 6. 0 0 F R E D A G : 0 9. 0 0-1 2. 0 0 Det fremgår af din henvendelse til statsforvaltningen, at Skive Kommunes borgmester er medlem af bestyrelsen for Kulturcenter Limfjord. Du er af den opfattelse, at dok u- menter, borgmesteren modtager som medlem af bestyre l- sen, må betragtes som indgået til kommunen og derfor omfattet af reglerne om aktindsigt i offentligheds loven. Du skriver i din henvendelse, at bestyrelsen for Kulturce n- ter Limfjord i november 2011 bortviste kulturcentrets d i- rektør. Årsagen hertil var angiveligt, at der var konstat e- ret økonomiske uregelmæssigheder, og at direktøren ge n- 1 Lovbekendtgørelse nr. 885 af 29. august 2012 - om kommunernes styrelse.
nem et falsk bilag hav de fået overført 62.500,- kr. til sin private konto. Der blev udarbejdet en revisionsrapport, der afslørede fl e- re uregelmæssigheder. Bestyrelsen anmeldte på den ba g- grund direktøren til politiet. Du søgte efterfølgende aktindsigt i sagen. Kommunen meddelte dig den 7. december 2011 at den ikke var i b e- siddelse af de dokumenter, du ønskede aktindsigt i. Du fik dog udleveret en journalliste for sagen vedrørende bor g- mesterens bestyrelsesarbejde i kulturcentret. Den 9. december 2011 stillede du Skive Kommune en række spørgsmål vedrørende den givne aktindsigt. Du anmodede samtidig om aktindsigt i borgmesterens kale n- der for perioden 24. august 9. december 2011 for så vidt angik møder eller arrangementer, der havde med borgmesterens bestyrelsesarbejde i kulturc enteret at gøre. Skive Kommune sendte den 16. december 2011 kopi af borgmesterens kalender fra den 22. august 11. december 2011 til dig. Kommunen beklagede samtidig, at den ikke havde fået journaliseret tre dokumenter på en tidl i- gere fremsendte journalov ersigt. Det drejede sig om et r e- ferat fra mødet i august og dagsorden og referat fra møde i november 2011. Den 19. december 2011 bad du om aktindsigt i sagsakter, der vedrørte borgmesterens møder den 14., 20., 21. og 24. november 2011. Du bad samtidig opl yst, hvorfor kommunen ikke var i besiddelse af de sagsakter, som du bad om aktindsigt i. Skive Kommune sendte dig den 23. december 2011 dag s- orden til mødet den 14. november 2011. Kommunen opl y- ste samtidig, at der ikke var sagsakter vedrørende mødet den 21. og 24. november 2011, mens referater fra mødet den 14. og 20. november 2011 med henvisning til offen t- lighedslovens 12 og 13 var undtaget fra aktindsigt. Skive Kommune har den 23. marts 2012 udtalt sig til statsforvaltningen om sagen. Kommunen har op lyst, at den sammen med Spar Vest Fonden har etableret en e r- hvervsdrivende fond, Kulturcenter Limfjord. Skive Ko m- mune har godkendt fondens vedtægter. Der er ikke tillagt fondens stiftere særlige fordele i forbindelse med stifte l- sen. Formanden for Spar Vest Fonden og Skive Kommunes borgmester er fødte medlemmer af fondens bestyrelse, og de to bestyrelsesmedlemmer udpeger de øvrige tre me d- S I D E 2
lemmer af bestyrelsen. Formand og næstformand vælges blandt de tre udpegede bestyrelsesmedlemmer. Det har ikke været hensigten at sikre den kommunale a d- ministration indblik i virksomheden, med borgmesterens bestyrelsespost. Men man har ønsket at sikre, at borgm e- steren som den øverste repræsentant for kommunen har indflydelse på ledelsen af fonden. Den erhvervsdrivende fon d Kulturcenter Limfjord er oprettet på privatretligt grundlag og skal følge de regler, der gælder for erhvervsdrivende fonde. Fondens bestyrelse er fondens øverste ledelsesorgan, og fonden har ingen ejere, der har krav på åbenhed om for eksempel kapital - og ledelsesforhold, så kommunen har ikke krav på oplysninger om forhold i fondens bestyrelse. Det fremgår af forretningsordenen for fondens bestyrelse, at bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af bes tyrelsesmedlemmer, med mindre der er tale om forhold, der er bestemt til eller ifølge lovgivningen er underlagt ub e- grænset offentlighed. Det oplyses videre, at dagsordner og referater vedrørende bestyrelsesmøder alene sendes til borgmesteren. De se n- des, fordi han er bestyrelsesmedlem, og sendes til bor g- mesterens embedsmail. Ud over borgmesteren har dermed også hans sekretær adgang hertil. Sekretæren har adgang til borgmesterens embedsmail, for at kunne aftale, aflyse og koordinere borgmesterens møder. Det er ikke hensigten, at sekretæren skal foretage administrativ sagsb e- handling af forhold vedrørende arbejdet i bestyrelsen. Journalisering er alene sket, når borgmesteren af hensyn til at kunne opbevare sine oplysninger på en systematisk måde udtrykkeligt h ar bedt derom. Journaliseringen er sket i en sikkerhedsenhed i kommunens ESDH -system, som alene en del af medarbejderne i borgmesterkontoret har adgang til. Af tekniske grunde er der ikke oprettet en sikkerhedsenhed, som alene består af borgmesteren og sekretæren. Kulturforvaltningen varetager hovedparten af den komm u- nale sagsbehandling vedrørende kommunens køb af yde l- ser i kulturcentret, og teknisk forvaltning varetager sag s- behandling vedrørende de kommunale bygninger, der u d- lejes til kulturcentret. De t o forvaltninger har egne sager til denne sagsbehandling, og de har ikke adgang til sagen vedrørende borgmesterens deltagelse i bestyrelsesarbejde i fonden. S I D E 3
Kommunen oplyser, at dagsordner og referater fra møder i bestyrelsen for kulturcentret alene skal være tilgængelige for borgmesteren, ikke for kommunens administration eller organer i øvrigt, og posten er derfor ikke håndteret på samme måde som øvrig post til kommunen. Journalis e- ring er alene sket, når det har været praktisk for borgm e- steren. Materialet indgår ikke i administrativ sagsbehandling. Borgmesteren har efter aftale på bestyrelsesmøder valgt, at særligt fortrolige dele af det modtagne materiale ikke skal opbevares på sædvanlig måde, men opbevares sæ r- skilt, og således at kun borgmesteren har adgang til det. Kommunen anfører, at det er normal praksis i Skive Kommune, at byrådsmedlemmer og administrative meda r- bejder kan afsende og modtage mails af privat karakter på deres embedsmail. Skive Kommune har den 11. marts 2013 oplyst, at den støtter den idrætsmæssige del af kulturcentret. Det er kommunens Kultur og Fritidsudvalg der har besluttet at der skal betales et tilskud. Tilskuddet består dels af et rammebeløb, der i 2013 udgør kr. 3.459.036 + moms, dels et driftstilskud der i 2013 udgør kr. 11.162.940. Der er indgået rammeaftaler med alle de selvejende haller i kommunen, herunder kulturcentret, hvor kommunen giver et aftalt beløb til den pågældende hal mod, at hallen står til rådighed for kommunens skoler og øvrige institutioner fra kl. 8.00 15.00 og fra kl. 15.00 til 22.30 for de fo l- keoplysende foreninger. Driftstilskuddet dækker de øvrige omkostninger til den idrætsmæssige del af kulturcentret. Dette tilskud skal dække el, vand og varme, husleje, f i- nansiering m.m. Kommunen har en aftale med kulturcentrets revisor Pricewaterhouse Coopers om at gennemgå regnskabet hvert år og underskrive en erklæring om, at det kommunale ti l- skud kun er gået til lovlige kommunale formål. Retsgrundlag 4, stk. 1 i lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen bestemmer følgende: 4, stk. 1. Enhver kan med d e undtagelse r, d er e r nævnt i 7-14, fo rlange at blive g j ort b ek endt med d okumenter, d er e r indgået t il eller op ret t et a f en fo r valtningsmyndighed som led i administrativ sagsb ehandling i forbindel se med d ens vir k- somhed. En fo rvaltnings myndighed kan give akt in d sigt i videre om fan g, med mindre andet fø lge r a f r egl er om t avshed spli gt mv. S I D E 4
Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at komm unerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. styrelseslovens 48, stk. 1. Til disse regler hører offentlighedslovens regler om aktindsigt. Efter offentlighedslovens 4, stk. 1, skal der efter a n- modning gives aktindsigt i dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i a d- ministrativ sagsbehandling i forbindelse med dens vir k- somhed. Statsforvaltningen finder ikke, at de dokumenter, som borgmesteren modtager som medlem af bestyrelsen for den erhvervsdrivende fond Kulturcenter Limfjord, må b e- tragtes som indgået til Skive Kommune som led i admin i- strativ sagsbehandling. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at dokume n- terne alene sendes til borgmesteren, fordi han er me dlem af bestyrelsen for kulturcentret. Der er tale om en rent praktisk foranstaltning til lettelse af borgmesteren i ud ø- velsen af bestyrelseshvervet, Det har ikke været formålet med at tildele borgmesteren i Skive Kommune en plads i bestyrelsen, at borgmesteren skulle sikre kommunen som myndighed indblik i kulturcentret. Statsforvaltningen har endelig lagt vægt på, at centret er oprettet og alene a r- bejder på privatretligt grundlag, ikke løser opgaver på kommunens vegne, ikke er finansieret af kommunen i v i- dere omfang end den brugerbetaling, som også andre ha l- ler opnår, og ikke er undergivet kommunens tilsyn. Det forhold, at dokumenterne er sendt til borgmesterens embedsmail og journaliseret af borgmesterens sekretær, ændrer efter statsforvaltningens opfatte lse ikke herpå. Det fremgår også af, at borgmesterens dokumenter fra fondsbestyrelsesarbejdet ikke er håndteret som en del af kommunens almindelige post. Statsforvaltningen finder på den baggrund, at de omhan d- lede dokumenter ikke kan siges at være indgåe t til kommunen som led i administrativ sagsbehandling i forbi n- delse med dens virksomhed, jf. offentlighedslovens 4, stk. 1. Det er herefter statsforvaltningens opfattelse, at Skive Kommunes afslag på aktindsigt ikke er i strid med offentlighedslovens 4, stk. 1. Skive Kommune modtager kopi af dette brev. S I D E 5
Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk. Med venlig hilsen Malene Kleist S I D E 6