Referat leverandørpræsentation med Netcompany 3. juni 2016 9.30-11.30: Deltagere Netcompany: Bastian Bajon, Jette Lund, Martin Havemann, Morten Christensen Kopp, Carsten Andersen Deltagere Væksthusene: Dorte Eg Auerbach, Peter Mark, Jonas Ørts Holm, Janus Nicolai Munthe, Jens Nedergaard, Charlotte Glerup, Kasper Aagaard, Christian Lundegaard Madsen, Jens Peter Bech Eksterne deltagere: Steen Jensen, juridisk rådgiver Agenda: - Velkomst og kort introduktion ved Projektleder Dorte Eg Auerbach - Beskrivelse af proces og rammer ved Ekstern Konsulent Steen Jensen - Leverandør præsentation (Maksimalt 90 minutter) - Spørgsmål til præsentationen (Maksimalt 30 minutter) Steens Jensen satte rammen for mødets gennemførelse, Steen Jensen gjorde opmærksom på at der i udbudsmaterialet er en tvetydighed omkring om der fra ordregivers side stilles spørgsmål i forbindelse med den mundtlige præsentation. På side 6 i udbudsmaterialet fremgår det at der ikke stilles spørgsmål. På side 20 fremgår det af udbudsmaterialet af at der er 30 minutter til spørgsmål i forbindelse med den mundtlige præsentation. På side 6 skulle have stået Ordregiver stiller spørgsmål For at præciserer dette var der indlagt 30 minutter til at ordregiver kunne stille spørgsmål til tilbudsgiver. Det var ikke muligt for tilbudsgiver at stille spørgsmål til ordregiver. Repræsentanterne fra Netcompany accepterede naturligvis fejlen og at ordregiver stillede spørgsmål til præsentationen. Spørgsmålene fra ordregiver til de 3 tilbudsgivere var enslydende og blev delt rundt til alle deltagere inden præsentationen blev påbegyndt. Se nedenfor. Der var ingen spørgsmål fra tilbudsgiver i forhold til Steen Jensens præsentation af rammerne for udbuddet, og det udbudsretlige. Præsentationen fra NetCompany startede kl. 9.35 Præsentation Hovedpunkter fra præsentationen: Carsten Andersen - Præsentation af leverandørens medarbejdere - Præsentation af NetCompany - Præsentation af NetCompanys arbejdsmetoder Hovedpunkter fra præsentationen: Bastian Bajon - Integreret løsning - Fleksible værktøjer
Hovedpunkter fra præsentationen: Martin Havemann - Best-of-breed - Integreret løsning - Integreret løsning Valgte systemer og sammenhænge - Gartners model - Business intelligence - Power BI - Integreret løsning Rammer - Integreret løsning Fleksibelløsning Hovedpunkter fra præsentationen: Jette Lund - Væksthusenes deltagelse o Stor brugerinvolvering o Stærkt samarbejde - Afklaringsfasen - Designfasen - Implementeringsfasen - Uddannelse - Væksthusenes Deltagelse Test og udrulning - Projektværktøjer Hovedpunkter fra præsentationen: Morten Christensen Kopp - Brugerens oplevelse - Grænsefladen, navigation og overblik o Almen navigation o Personligt overblik o Søgninger - Grænsefladen, genkendelighed på tværs af løsninger - Projekter o Opret - Illustration af projektrummet og processtyringen - Ressourcer, planlægning, overblik og tidsregistrering - BI integreret i løsningstilbuddet - Rapporter og Dashboards - Power BI - Almen Office-integration (og mail) - Live demo af system Leverandør præsentation slut 10.58
Spørgsmål: Følgende spørgsmål er blevet fremlagt og besvaret ved præsentationen, og vil blive fremlagt for alle tilbudsgivere. Der er ikke stillet yderligere spørgsmål, end dem som fremgår af listen. Brugerflader - Beskriv hvor mange og hvilke forskellige brugerflader, vi vil komme til at opleve o Dele af GO løsningen kan gøres tilgængelig for eksterne brugere også. - Grænseflade til brugere hvordan ser medarbejdernes arbejdsflade ud (dashboard eller?) hvor mange kan forskellige setup kan man have kan det være individuelt med en tvungen basis? Integrationer - Integrationer uddybning af IT arkitekturen Involvering af VH - Forklar hvilke punkter, VH bidrager til og hvordan - Hvordan forestiller I jer at Væksthuset kan arbejde med at sikre forankringen i Væksthusene hvad kræver det af Jer og hvad kræver det af os? o Besvaret i præsentationen - Hvordan kan I hjælpe os med at sikre ensartede processer på tværs af tre Væksthuse? o Der skal være tekniskforankring på tværs af Væksthusene, som gør at processerne også guider en hen imod en mere standardiseret proces o På udviklingsworkshopsne skal der arbejdes på at lave et fælles produkt o Det skal bestemmes imellem Væksthusene hvordan at man vil arbejde. o Det er vigtigt at der er beslutningstagere med på workshopsne o Der skal kunne tages beslutninger/opnås enighed imellem Væksthusene - Værktøjer, som kan understøtte vores interne information om projektets fremdrift og aktiviteter o Der kommunikeres via vores ambassadører/superbrugere. o Stort fokus på meget kommunikation. o Kan på ugebasis dokumenterer fremdriften for at se hvor vi er i tidsplanen, og så medarbejderne ved hvornår at man når til deres funktion.
- Kompleksitet i forhold til referencerne. Flere Referencer har udtalt at implementeringen var en stor udfordring, selvom der var tale om mindre komplekse løsninger end vores med kun et enkelt system. Hvordan sikrer vi, at komme i mål med smidig implementering og fuld nytte af løsningen. o Det er vigtigt at kommunikerer hvorfor vi gør dette. o Sikre at medarbejderne ikke bliver modarbejdere. o Fokuser på mission og vision. Kommunikation skal komme fra ledelsen. o Ambassadører/superbrugere er en vigtig del af processen, og at man ved hvornår at slutbrugerne skal involveres - Forankring/involvering: Referencer oplever at leverandøren ikke i første omgang forstår/sætter sig ind i forretningen og dermed bliver både analyse og design vanskelig hvordan sikrer I dette? o Besvaret i præsentationen: Gennem afholdelse af en række fælles workshops sikres det, at den nødvendige viden tilføres projektet. Væksthusenes superbrugere og funktionsansvarlige deltager sammen med kompetente konsulenter fra Netcompany for at sikre, at projektet scopes optimalt i forhold til de funktioner og processer, der skal understøttes - Forklar indholdet af kundens involvering - hvor meget uddannelse og hvordan? - Organisering af uddannelse af medarbejdere - Hvordan sikres at superbrugere ikke bare er habile brugere, men også gode undervisere? Kan I hjælpe med at tilrettelægge undervisningen eller i hvert fald give os sparring på, hvordan vi skal organisere det. o Der bliver både trænet i det tekniske, og i evnen til at formidle det undervisningsmateriale som allerede er udarbejdet. o Der understøttes med e-learning og videoundervisning. - Hvordan understøtter I uddannelse af slutbrugere - Sparring på informationsstrategi. - Hvor nemt er det at etablere nye forretningsgange workflows. Tilpasse standard skabeloner for projekter eller lignende. o Det er nemt at oprette workflows som slutbruger. Spørgsmål fra leverandør: - Har vi frigjort vores superbrugere fra deres daglige arbejde. o Det er de ikke på nuværende tidspunkt. Men medarbejderne har været frigivet i forbindelse med udarbejdelsen af kravspecifikationen, og det vil være muligt at gøre dette igen. Det er en ledelsesmæssig beslutning at medarbejderne skal frigives fra deres normale arbejdsopgaver for at kunne deltage som superbrugere.
Slut 11.23. Godkendt NetCompany Godkendt Væksthusene Dato Carsten Andersen, Partner Dato Dorte Eg Auerbach, Projektleder