1 of 5 Syddjurs Kommune 20. maj 2014. Administrativ organisation. Økonomiudvalget har i forbindelse med budgetlægningen for 2015 ønsket at der i forlængelse af den generelle nøgletalsanalyse foretages en nærmere analyse af udgifterne til administrativ organisation. Udgifterne til administrativ organisation udgjorde netto 227,6 mio. kr. i regnskab 2013, hvoraf 156,2 mio. kr. eller cirka 69 procent var lønudgifter. Af udgifter der kan sidestilles med personaleudgifter eller som er direkte personalerelaterede blev der brugt 1,0 mio. kr. på vikarer på jobcenter og det specialiserede børneområde, 4,7 mio. kr. blev brugt på ekstern rådgivning til jobcenteret. Til uddannelse og kurser samt kørselsgodtgørelse for samtlige medarbejdere blev der brugt 5,8 mio. kr. Samlet netto 167,7 mio. kr. eller cirka 74 procent af budgettet. I de resterende netto 59,9 mio. kr. indgår indtægter på 12,4 mio. kr. fra blandt andet husleje, statstilskud, byggesagsgebyrer og andre takster og gebyrer. Bruttoudgiften er således 72,3 mio. kr. Det beløb fordeler sig som det fremgår herunder: 7,2 mio. kr. til el, vand, varme og bygningsvedligeholdelse på administrationsbygninger 5,9 mio. kr. til Udbetaling Danmark 1,2 mio. kr. til tilskud og betalinger til andre myndigheder 4,0 mio. kr. til lægeerklæringer og lægekonsulent 1,3 mio. kr. til modtagelse af flygtninge, herunder tolkebistand 41,2 mio. kr. til IT og telefoni 1,4 mio. kr. til kontingent til KL 2,9 mio. kr. til revision, advokatudgifter og rådgivning i øvrigt 1,1 mio. kr. til porto og fragt 0,9 mio. kr. til annoncer, herunder stillingsannoncer 1,3 mio. kr. til forsikringer 3,9 mio. kr. til øvrigt kontorhold, kontormøbler og inventar, kantinedrift m.v. I forbindelse med strukturreformen og statens tanker om effektivisering har der været stor fokus på kommunernes administrative udgifter. De første forsøg på at lave konklusioner stødte imidlertid på udfordringer i forhold til sammenligneligheden mellem kommunernes registreringer. Der er derfor fra 2013 oprettet en ny kontoplan med en ny opdeling af administrative udgifter. Herunder en registrering af de administrative udgifter der i nogle kommuner afholdes på institutionerne, og i andre kommuner afholdes i administrationsbygningen. Da der endnu ikke findes tilgængelige regnskabstal for et år med den nye kontoplan, er det stadig vanskeligt at sammenligne mellem kommuner. I forhold til administrationsudgifterne på institutionsområdet har KORA i deres nøgletal set på personaleoplysninger i 2013. Deres resultat fremgår af tabel 1. Man skal være opmærksom på, at der er en væsentlig usikkerhed i datagrundlaget, da oplysningerne beror på kommunernes fortolkninger og registreringer i lønsystemerne. Side 1 af 5
2 of 5 Tabel 1. Administrative medarbejdere i 2013. FULDTIDSBESKÆFTIGEDE PR. 10000 INDBYGGERE Syddjurs Smnl. Hele (ekskl. ekstraordinært ansatte, fleksjob og elever) Kommune gruppen landet Hovedkonto 6 (centralt ansatte) Administrative stillinger 73,4 74,6 72,8 Øvrige stillinger 9,8 19,0 19,6 Fuldtidsbeskæftigede i alt HK 6 83,1 93,6 92,4 Hovedkonto 0-5 (decentralt ansatte) Administrative stillinger 23,3 25,2 33,7 Decentrale ledere 33,5 31,6 31,9 Øvrige stillinger 430,8 504,0 496,4 Fuldtidsbeskæftigede i alt HK 0-5 487,6 560,8 562,1 For de centralt ansatte i administrative stillinger ser det ud til, at Syddjurs Kommune ligner antallet i sammenlignelige kommuner og i landet som helhed. For de decentralt ansatte er der relativt set flere administrative stillinger og decentrale ledere end i de sammenlignelige kommuner og i hele landet. Med forbehold for at data er korrekte kan det skyldes, at Syddjurs Kommunes har flere og mindre institutioner end de kommuner der sammenlignes med. Følgende nøgletal indgik som en del af den generelle nøgletalsanalyse. Tabel 2. Nøgletal for budget 2014 Alle udgifter er beregnet i kr. pr. indbygger Syddjurs Smnl. Hele Kommune gruppen landet 6.45.50 Administrationsbygninger 192 177 209 6.45.51 Sekretariat og forvaltninger 2112 2573 2674 6.45.52 Fælles IT og telefoni 1197 828 712 6.45.53 Jobcentre 561 635 631 6.45.54 Naturbeskyttelse 139 92 40 6.45.55 Miljøbeskyttelse 112 143 90 6.45.56 Byggesagsbehandling -2 40 14 6.45.57 Voksen-, ældre- og handicapområdet 330 285 296 6.45.58 Det specialiserede børneområde 424 294 287 6.45.59 Adm.bidrag til Udbetaling Danmark 144 131 135 I alt kr. pr. indbygger 5210 5198 5089 Sammenligningskommunerne er især geografisk udstrakte jyske kommuner. Nogle af kommunerne som Jammerbugt, Mariagerfjord, Rebild og Vesthimmerland er også uden en markant hovedby. De øvrige kommuner er Lemvig, Thisted, Vejen, Haderslev, Frederikshavn, Sønderborg, Næstved, Aabenraa og Struer, der må formodes at have en mere centraliseret infrastruktur i forhold til administration. Som nævnt i den generelle nøgletalsanalyse bør man f.eks. se sekretariat og forvaltninger og fælles IT og telefoni under et, da merudgifterne på fælles IT og telefoni kan skyldes en mere konsekvent budgetlægning på denne funktion end i andre kommuner. På samme måde bør man se naturbeskyttelse og miljøbeskyttelse under et, da forskellene her også kan skyldes forskellig brug af funktioner mellem kommunerne. Side 2 af 5
3 of 5 Natur og miljøbeskyttelse Syddjurs Kommune ser ud til at have højere udgifter på natur- og miljøområdet sammenlignet med de andre kommuner. Syddjurs Kommune har store 3-, habitats- og fredningsbeskyttede områder og cirka 7 procent af kommunens areal har fredningsinteresser. Arealet af naturtypen tørt overdrev, der er karakteristisk for Syddjurs Kommune, og som er meget omkostningstung at pleje, er stort i Syddjurs Kommune op til en faktor 3 i forhold til andre sammenlignelige kommuner. Syddjurs Kommune har også et stort antal offentlige vandløb. Samlet set vil der derfor alt andet lige være en relativt større udgift i Syddjurs Kommune til administration af natur- og miljøområdet. Det specialiserede børneområde Det kan se ud til, at det specialiserede børneområde ligger højt i Syddjurs Kommune. Man skal være opmærksom på, at nøgletallet på 424 kr. er beregnet på baggrund af oprindeligt budget. Siden vedtagelsen af budget 2014 er der sket nogle ændringer. Familieområdet har afleveret 0,45 mio. kr. som del af konto 6 besparelsen som blev vedtaget med budget 2014. Familieområdet har afleveret 0,58 mio. kr. til voksenområdet på grund af personalerokeringer. Budgettet til Integration og modtagelsesopgaven er placeret på funktionen for det specialiserede børneområde. En opgave med budget på 0,71 mio. kr. der ikke har noget med området at gøre og som sandsynligvis vil være budgetlagt på andre funktioner i andre kommuner Der er i forbindelse med ændring af tilsynsopgaven (oprettelse af Socialtilsyn Midt) flyttet 0,70 mio. kr. til driften til delvis dækning af den objektive finansiering på plejefamilieområdet. Desuden mangler der en omplacering af teknisk overhead på forventet 0,7 mio. kr. I alt er budgettet reduceret med 3,14 mio. kr. Korrigeret for det ville nøgletallet for 2014 have været 349 kr. pr. indbygger i stedet for de 424 kr. pr. indbygger. Der ser således ud til at være en merudgift på familieområdet, men den er ikke så stor som vist i tabellen. IT og telefoni Det ser ud til at udgifterne til IT og telefoni ligger højere end i sammenlignelige kommuner. Blandt forklaringerne kan være, at Syddjurs Kommune: Ønsker at profilere sig på it-området for at være klar til fremtidens arbejdsplads. Har valgt at centralisere it-drift og udvikling for at udnytte ressourcerne bedst muligt Har valgt at placere stort set alle medarbejdere indenfor it og digitalisering på fælles it og telefoni fremfor under øvrig administration Har brugt andre konteringsprincipper i forhold til fagsystemer og afregninger af ydelser med decentrale enheder Syddjurs Kommune står stærkt på it-området ved at kunne præstere tidssvarende løsninger på hele paletten. På mange områder er vi også førende f.eks. på systemer der understøtter fleksibilitet og mobilitet. F. eks. Syddjurs Web-login, der muliggør brug af webbaserede fagsystemer. Og åben indsigt der muliggør online aktindsigt for borgere og sagsbehandlere i nuværende og tidligere sager. Det er der få andre kommuner, der har. For at udnytte ressourcer og kapacitet bedst muligt har Syddjurs kommune valgt at centralisere it-drift og udvikling. Således er stort set alle udgifter til software, backbone, Side 3 af 5
4 of 5 servere, mobility, fagsystemer, virksomhedssystemer, hardware mm. er centraliseret hos IT og Digitalisering modsat en del andre kommuner, hvor fagområder selv skal finansierer nye indkøb af f. eks. Fagsystemer. Alle KMD-fagsystemer er placeret på IT og Digitalisering s funktionsområde, da de er i 3 store aftaler og vanskeligt lader sig udskille konteringsmæssigt. Stort set alle medarbejdere indenfor it og digitalisering er placeret under fælles it og telefoni. Kun to medarbejdere fra digitalisering er flyttet til området øvrig administration. Der er ved at ske en tilretning, så konteringen bliver mere sammenlignelig med øvrige kommuner, hvor man har placeret digitaliseringsindsatsen under øvrig administration. Der er også ved at ske en tilretning af nogle fagsystemers kontering. I 2013 blev der investeret i omfattende udskiftning af it-platformen f.eks. Drupal, Lokal BI, XenMobile. Det er proceduren, at der investeres i ny IT platform hver 4. år, da stabilitet og oppetid prioriteres meget højt. 1 times nedetid er 300.000 kr. i tabt arbejdstid. I 2013 blev der desuden investeret i kontaktcenterløsning til Syddjurs Kommune, som i dag også anvendes i det tværkommunale samarbejde blandt alle 19 kommuner i Region Midt Den digitale hotline hvor Syddjurs Kommune er ansvarlig for driften. Fra og med 2013 er der afsat 1,5 mio. kr. årligt til fiberudrulning i Syddjurs Kommune. IT og digitalisering er fra 2013 til 2014 er blevet beskåret med 2,7 mio. kr., hvilket blev fordelt med 1,2 mio. kr. på systemer (primært KMD) og 1,5 mio. kr. på medarbejdere. Forsikringer Syddjurs Kommune blev selvforsikret på arbejdsskadeområdet pr. 1. januar 2007. Ordningen administreres centralt i forsikringsafdelingen. For 2014 er der afsat et samlet budget til dækning af skader og til opsparing på 3,8 mio. kr. Budgettet er fordelt på et antal funktionsområder svarende til de områder, hvor der er personale ansat. Det afsatte budget er ikke tilstrækkeligt til at dække udgifterne på området, hvorfor der løbende sker et forbrug af den oparbejdede pulje. Der skal i de kommende år afsættes cirka 6 mio. kr. årligt, for at dække de løbende udgifter, samt betalinger til mén og tabt arbejdsfortjeneste. Tabel 3. Arbejdsskadeforsikring. År 2011 2012 2013 Indtægt 3.035.987 3.667.951 3.708.299 Opkrævet præmie hos institutionen 3.035.987 3.667.951 3.708.299 Udgifter 4.154.088 3.309.076 5.545.668 Præmie Katastrofedækning 171.360 164.968 167.558 Administrationsgebyr/renter bidrag for anlæggelse 437.299 528.713 294.300 Afregning af udlæg samt varigt mén (beh.udg/briller/vaccine) 2.379.020 2.615.395 4.053.400 AES 1.166.409 538.430 1.030.410 I alt underskud/overskud -1.118.101 358.875-1.837.369 Hvert år beregnes en præmie ud fra antal ansatte helårspersoner pr.1. august i det givne regnskabsår. Præmien udgiftsføres på de relevante funktionsområder. Præmien indtægtsføres på en intern forsikringspulje til arbejdsskader. Her afholdes også udgifterne Side 4 af 5
5 of 5 vedr. arbejdsskadeforsikring. F.eks. udbetalinger til skadelidte, AER-bidrag, udgifter til forsikringsselskabs administration af bestemte sager m.v. Årets resultat overføres ved regnskabsårets afslutning til en pulje til arbejdsskader, som på længere sigt skal hvile i sig selv. I henhold til den udarbejde aktuarberegning skal der hensættes 43,7 mio. kr. i regnskabet. Der er oparbejdet en pulje på 11,7 mio. kr. til imødegåelse af udgifter til nye arbejdsskader, hvor der tilkendes store erstatninger til mén og tab af arbejdsevne. Puljen nedskrives med 2 mio. kr. i 2014. Det er kendetegnende når en kommune starter med selvforsikring at udgifterne er stigende over en længere årrække indtil der sker en afgang af personer, der får løbende udbetalinger. Generelt siges det at 2% af skaderne står for 90% af udgifterne. Det tager typisk flere år før der træffes endelig afgørelse omkring arbejdsskader, hvorfor en lang række af de skader, der er opstået i den tid Syddjurs Kommune har været selvforsikret ikke er endelig afgjort endnu. Konklusion Hvis det forudsættes, at budgettet for 2014 er repræsentativt for kommunens udgifter, så bruger Syddjurs Kommune ikke færre udgifter på det administrative område end sammenlignelige kommuner. Kommunen har derudover et udgiftspres omkring natur og miljø og det specialiserede børneområde. Derudover satses der på at være på forkant med udviklingen indenfor IT og digitalisering, ligesom det overvejes at bruge en investeringsstrategi på beskæftigelsesområdet. I budget 2014 er der fra sommeren 2015 indregnet en besparelse på 3 mio. kr. i helårsvirkning med baggrund i samlingen af administrationen i to bygninger. Derudover arbejdes der i budget 2015 med en 1 procents effektivisering på 2,5 mio. kr. Side 5 af 5