BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Onsdag den 12 marts 2014 Start kl: 12:30 Slut kl: 15:00 Medlemmer: Eva Iversen (Formand) Peter Kirchhoff Larsen (HK) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Carsten Povlsen (HK) Lotta Dybdahl Sandsgaard (Ledelse) Helle Steffensen (HK) Karen Skau (Ledelse) Connie Borup Hansen (3F) Kirsten Højgaard (Næstfmd) (DS) Bodil Hiort (TL) Lisbeth Skyum (DS) Jakob Therchilsen (AC) Vakant - (FTF) Grethe Wehner Andersen (AMR) Jytte Skiffard (HK) Morten Elgaard (AMR) Fraværende: Eva Iversen (Formand) Peter Kirchhoff Larsen (HK) Lotta Dybdahl Sandsgaard (Ledelse) Carsten Povlsen (HK) Lisbeth Skyum (DS) Helle Steffensen (HK) Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse Side 1 Godkendelse af referat 1 2 Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold 2 3 Drøftelse af arbejdsskadestatistik for 20133 4 Drøftelse af fraværsstatistik 4 5 Opfølgning på sygefraværsprojekt5 6 Opfølgning på områdeudvalgets arbejdsmiljødag 7 7 Gennemgang af ny arbejdsmiljørapport8 8 Gennemgang af retningslinjer10 9 Omtale af medarbejdere på sociale medier mv12 10 Opfølgning på ombygning af borgerreception13 11 Information fra hovedudvalget 15 12 Information fra ledelsen17 13 Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg 18 14 Information og kommunikation 19 15 Eventuelt 21 Bilagsoversigt22 Norddjurs Kommune
1 Godkendelse af referat Åben sag Godkendelse af referat fra mødet den 4 december 2013 Opfølgning fra mødet den 4 december 2013: Det har været nødvendigt at ændre mødeplanen for 2014, således at mødet i december bliver den 3 december 2014 Områdeudvalgets medlemmer er indkaldt til alle møderne via Outlook-kalenderen Den endelige mødeplan er vedlagt som bilag Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes Bilag: 1 Åben Mødeplan 2014 15273/14 Beslutning i Områdeudvalg den Medarbejdersiden gjorde opmærksom på at der ikke som lovet på december mødet var kommet et punkt på dagsordenen omkring MED-aftalens 6 og 7 vedrørende drøftelse af organisationsændringer Næstformanden og sekretæren beklagede dette og det blev aftalt, at punktet ville komme med på juni mødet Referatet blev godkendt 1
2 Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold 813800A00 13/4701 Åben sag Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger Formanden informerer om status på budgetopfølgningen Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages Beslutning i Områdeudvalg den I formandens fravær informerede sekretariatschefen om, at der ikke på nuværende tidspunkt er noget i budgettet, der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Områdeudvalget modtog informationen 2
3 Drøftelse af arbejdsskadestatistik for 2013 813800A00 13/4713 Åben sag Det fremgår af statistikken, at der i 4 kvartal 2013 på administrationsbygningen i Allingåbro har været 1 arbejdsskade af karakteren andet der har forårsaget 2 sygedage Samlet set for 2013 har det været 6 arbejdsskader, der har medført 2 sygedage Til sammenligning var der i 2012 6 arbejdsskader, der medførte 42 sygedage Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik 4 kvt 2013 33136/14 Beslutning i Områdeudvalg den Statistikken blev drøftet Medarbejdersiden spurgte ind til, hvordan nærved-hændelser registreres Områdeudvalget enedes om at invitere en medarbejder fra direktionssekretariatet med på næste møde til at fortælle omkring hvordan arbejdsskader og nærved-hændelser registreres og anmeldes 3
4 Drøftelse af fraværsstatistik 813800A00 13/4771 Åben sag Der er udarbejdet en ny fraværsstatistik, der vedlægges dagsordenen som bilag Materialet består af en samlet fraværsstatistik, individuelle fraværsstatistikker for de enkelte områdeudvalg samt et faktaark, der beskriver, hvorledes de enkelte elementer i statistikken er fremkommet Hovedudvalget får hele materialet og de enkelte områdeudvalg deres respektive statistikker samt faktaarket Det er planen, at den udviklede skabelon på sigt gøres tilgængelig for samtlige aftaleenheder, således at de statistikker, der trækkes lokalt, følger samme afgrænsninger og har samme udtryk som det overordnede materiale Hovedudvalget beder områdeudvalgt om at forholde sig til tallene og drøfte om de initiativer, der er igangsat, skal revideres Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes Bilag: 1 Åben Fraværsstatistik 2013 33146/14 Beslutning i Områdeudvalg den Medarbejdersiden udtrykte stor tilfredshed med statistikken HR-afdelingen forklarede uddybende omkring opbygningen af statistikken 4
5 Opfølgning på sygefraværsprojekt 813800A00 13/4774 Åben sag Områdeudvalget har bedt alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om 3 gange årligt at udfylde og indsende initiativskema i forbindelse med opfølgningen på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt De udfyldte initiativskemaer er vedlagt som bilag Indstilling Formanden indstiller, at skemaernes indhold drøftes Bilag: 1 Åben Initiativskemaer 33917/14 Beslutning i Områdeudvalg den Det fremgår overordnet af initiativskemaerne at særligt afdelingerne i Allingåbro og til dels nogle afdelinger i Grenaa har været præget af ombygninger 8 afdelinger har et stabilt sygefravær 4 afdelinger har et faldende sygefravær og 4 afdelinger har et stigende sygefravær det fremgår dog, at der i 3 af disse afdelinger kun er tale om en mindre stigning Det er svært at komme med en sammenskrivning eller opsummering ud over det nævnte Da tiltagene i afdelingerne er meget forskelligartede Områdeudvalget opfordrer derfor alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status til at læse alle initiativskemaerne igennem Det har også fra starten været meningen, at skemaerne skulle bruges til videndeling afdelingerne imellem 5
Områdeudvalget drøftede skemaerne og glædede sig over, at der er gjort meget ud af at udfylde skemaerne Det er oplyst at skemaerne mange steder udfyldes på lokaludvalgsmøderne og områdeudvalget sætter stor pris på det arbejde lokaludvalgene lægger i arbejdet med nedbringelse af sygefraværet Områdeudvalget mener, at man nu har fundet et godt niveau for tilbagemeldinger til områdeudvalget og man vil gerne holde fast i 3 årlige tilbagemeldinger med initiativskemaer ud over arbejdsmiljørapporterne, da vi selvom vi er godt på vej ikke er helt i mål endnu 6
6 Opfølgning på områdeudvalgets arbejdsmiljødag 813800A00 13/10801 Åben sag Evaluering af områdeudvalgets arbejdsmiljødag den 14 januar 2014 På arbejdsmiljødagen skulle deltagerne inddelt i grupper komme med forslag til hvordan områdeudvalget skal arbejde med arbejdsmiljøet i 2014 Områdeudvalget skal drøfte forslagene fra arbejdsmiljødagen Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes Bilag: 1 Åben Opsamling fra arbejdsmiljødag 33874/14 Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget drøftede og evaluerede arbejdsmiljødagen Arbejdsmiljødagen skal bruges til at inspirere de lokale arbejdsmiljøgrupper i arbejdsmiljøarbejdet Det er derfor også vigtigt, at områdeudvalget ved hvad de lokale arbejdsmiljøgrupper gerne vil have ud af en arbejdsmiljødag Områdeudvalget vil derfor bede arbejdsmiljøgrupperne om at komme med en tilbagemelding inden 21 maj 2014 til bbn@norddjursdk omkring idéer og forslag til temaer til kommende arbejdsmiljødage Det er vigtigt at områdeudvalget har arbejdsmiljøet på s område for øje når der planlægges arbejdsmiljødag 7
7 Gennemgang af ny arbejdsmiljørapport 813800A00 13/10654 Åben sag Hovedudvalget har udarbejdet en ny guide, der kan støtte områdeudvalgene i forbindelse med udarbejdelse af den årlige arbejdsmiljørapport til hovedudvalget Guiden har fokus på en helhedsbeskrivelse af arbejdsmiljøet således, at hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse kan føres på et nuanceret grundlag Den faste skabelon til den arbejdsmiljørapport som lokaludvalgene sender til områdeudvalgene er i samme omgang blevet opdateret i tråd med ændringerne i guiden til områdeudvalgene Hovedudvalget opfordrer i guiden områdeudvalgene til at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal: Indsamle arbejdsmiljørapporter fra samtlige lokaludvalg indenfor området Analysere og efterfølgende præsentere resultaterne af rapporterne for områdeudvalget Udarbejde endelig arbejdsmiljørapport til hovedudvalget HR-afdelingen vil på mødet redegøre for ændringerne i guiden og skabelonen Områdeudvalget har tidligere selv udarbejdet en vejledning til udfyldelse af arbejdsmiljørapporterne fra lokaludvalg til områdeudvalg Denne vejledning vedlægges som bilag og det må drøftes om det fortsat giver mening at have denne vejledning 8
Indstilling Formanden indstiller, 1 at der nedsættes en arbejdsgruppe 2 at indholdet af guiden og skabelonen drøftes 3 at der tages stilling om det giver mening at områdeudvalget stadig har sin egen vejledning og den evt skal opdateres Bilag: 1 Åben Skabelon til arbejdsmiljørapport fra lokaludvalg til områdeudvalgdoc 33474/14 2 Åben Guide om udarbejdelse af arbejdsmiljørapport fra områdeudvalg til 33477/14 hovedudvalg 3 Åben Vejledning i udfyldelse af arbejdsmiljørapport til områdeudvalg 38890/14 Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget nedsatte en arbejdsmiljøgruppe bestående af Grethe Wehner Andersen, Morten Elgaard, Kirsten Højgaard og Bettina Broen Nielsen Ledersiden vil udpege en repræsentant snarest HR-afdelingen gennemgik den nye skabelon til arbejdsmiljørapport fra lokaludvalg til områdeudvalg og guide til udarbejdelse af arbejdsmiljørapport til hovedudvalget Områdeudvalget enedes om at opdatere områdeudvalgets egen vejledning i forhold til den nye skabelon, så den kan sendes ud til arbejdsmiljøgrupperne snarest, da arbejdsmiljørapporterne skal indsendes senest den 21 maj 2014 til bbn@norddjursdk Den nye vejledning er vedlagt beslutningsreferatet som bilag 9
8 Gennemgang af retningslinjer 813800A00 13/4779 Åben sag Områdeudvalget skal årligt gennemgå retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd, herunder om der er forhold der har ændret sig således at retningslinjen også skal ændres Da flere medarbejdere har været generet af tobaksrøg fra de tidligere anviste udendørs rygepladser, har det været nødvendigt at ændre den lokale rygepolitik, da alle har ret til et røgfrit arbejdsmiljø Der er derfor lavet en ny lokal rygepolitik for rådhuset og administrationsbygningerne som ønskes drøftet Indstilling Formanden indstiller, 1 at retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd drøftes 2 at områdeudvalget drøfter den nye lokale rygepolitik Bilag: 1 Åben Retningslinje grænseoverskridende adfærd 81294/13 2 Åben Lokal rygepolitik for rådhuset og adm bygninger marts 2014 41610/14 10
Beslutning i Områdeudvalg den Retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd blev drøftet og man enedes om at sekretæren til næste møde kommer med et udkast til hvordan retningslinjen kan suppleres med et afsnit omkring hvordan der kommunikeres ud i forbindelse med aktueller episoder Områdeudvalget modtog informationen om den nye lokale rygepolitik Den nye lokale rygepolitik træder ikke i kraft før der bliver sendt en mail ud omkring det 11
9 Omtale af medarbejdere på sociale medier mv 813803G00 14/4661 Åben sag Lokaludvalget i myndighedsafdelingen har på deres møde den 18 februar 2014 drøftet om der skal laves retningslinjer omkring når sager og medarbejdere omtales på sociale medier Lokaludvalget i myndighedsafdelingen anbefalede, at sagen tages op i områdeudvalget for med henblik på at have fælles principper eller retningslinjer overordnet for Når medarbejdere udstilles eller anklages i det offentlige rum eksempelvis på de sociale medier, i dagspressen eller andre steder så har det stor indvirkning på arbejdsmiljøet og medarbejdernes trivsel, som kan gøre medarbejderne usikre på egne evner i udøvelsen af deres hverv Områdeudvalget skal drøfte hvordan man kan håndtere når medarbejdere udstilles eller anklages i det offentlige rum Indstilling Formanden indstiller, at emnet drøftes Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget drøftede emnet som alle var enige om var meget relevant Medarbejdersiden gav udtryk for, at en afledt effekt af eksponering af en sag eller en afdeling på de sociale medier kan være flere klager over afgørelser hvilket medfører en øget arbejdsmængde for medarbejderne Da der er tale om et emne, som kan vedrøre alle medarbejdere i kommunen vil områdeudvalget bede hovedudvalget drøfte emnet 12
10 Opfølgning på ombygning af borgerreception 813803G00 14/4613 Åben sag Nu hvor den nye borgerreception har fungeret i en periode i praksis, ønsker ledelsen en drøftelse, hvilke erfaringer medarbejderne har med den nye funktion Alle erfaringer fra medarbejdere på rådhuset, men særligt også erfaringer fra medarbejdere uden for rådhuset, modtages gerne, således at oplevelsen af borgerreceptionen evt kan gøres endnu bedre Det drøftes, om ombygningen af borgerbetjeningen på rådhuset giver anledning til ændringer i retningslinjen om forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd Indstilling Formanden indstiller, 1 at erfaringerne med borgerreceptionen drøftes 2 at det drøftes, om ombygningen giver anledning til ændring i retningslinjen om forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd 13
Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget drøftede erfaringerne med borgerreceptionen herunder hensynet mellem overholdelse af IT-sikkerhedspolitikken på den ene side og en åben indgang for borgerne med mulighed for diskretion ved henvendelse Der blev tilkendegivet stor tilfredshed med den nye reception Der er kommet mere ro og tryghed for sagsbehandlerne For ansatte, som kommer fra de andre administrative bygninger, fra skoler og institutioner, kan det opleves lidt svært, at skulle afvente at blive afhentet i Borgerreceptionen Borgerguiderne forsøger derfor at handle med sund fornuft, så medarbejdere kan komme hurtigt videre til møder mv Det er hele tiden en balance på den ene side at håndtere IT-sikkerhedspolitikken og på den anden side at medvirke til åbenhed Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen hører gerne fra medarbejdere eller afdelinger omkring erfaringer, uhensigtsmæssigheder eller forslag til ændringer så borgerreceptionen kan gøre endnu bedre 14
11 Information fra hovedudvalget 813800A00 13/4823 Åben sag Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for s dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene Hovedudvalget gør opmærksom på den nye fraværsstatistik og opfordrer til at hvert områdeudvalg medtager den specifikke statistik for det pågældende områdeudvalg med på det kommende møde Områdeudvalgene skal forholde sig til tallene og drøfte om de initiativer, der er igangsat, skal revideres Hovedudvalget henleder også opmærksomheden på, at arbejdet med lægge en fraværsskabelon ud til de enkelte arbejdspladser igangsættes Formålet er, at hvert enkelt lokaludvalg på sigt vil kunne trække en fraværsstatstik for eget aftaleenhed, der er udarbejdet på samme grundlag som de overordnede statistikker, men med højere detaljering Hovedudvalget gør opmærksom på, at der inden længe vil blive udsendt information og nye, tilrettede skabeloner til udarbejdelse af arbejdsmiljørapporter, både fra lokaludvalg til områdeudvalg og fra områdeudvalg til hovedudvalg Dette nye materiale skal bidrage til, at såvel områdeudvalg som hovedudvalg har de bedst mulige forudsætninger for at drøfte arbejdsmiljøet Der er udarbejdet nyt materiale vedr arbejdspladsernes samspil med frivillige, herunder en guide til arbejdspladserne og et faktaark, der redegør for faktuelle forhold vedr samarbejde med frivillige, eks forsikring og tavshedspligt Informationen vil blive sendt ud til alle arbejdspladser Hovedudvalget gør opmærksom på den centrale pulje til understøttelse af det lokale arbejdsmiljøarbejde Der kan bevilges tilskud fra puljen til konkrete arbejdsmiljørelaterede opgaver For at søge om tilskud skal aftaleholderen rette henvendelse til HR-afdelingen 15
Indstilling Formanden indstiller, at informationen fra hovedudvalget drøftes Bilag: 1 Åben Hovedudvalgets guide til samarbejdet med frivillige 168552/13 2 Åben Fakta om frivillige 168533/13 Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget drøftede informationen fra hovedudvalget 16
12 Information fra ledelsen Åben sag Ledelsen informerer om aktuelle emner Beslutning i Områdeudvalg den Intet at behandle 17
13 Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Åben sag Medarbejderne informerer om aktuelle emner Beslutning i Områdeudvalg den Intet at behandle 18
14 Information og kommunikation Åben sag Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalg og personalemøder med MED-status Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener der skal informeres om Beslutning i Områdeudvalg den Sygefraværsprojekt Det er svært at komme med en sammenskrivning eller opsummering af initiativskemaerne, da tiltagene i afdelingerne er meget forskelligartede Områdeudvalget opfordrer derfor alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status til at læse alle initiativskemaerne igennem Det har også fra starten været meningen, at skemaerne skulle bruges til videndeling afdelingerne imellem Områdeudvalget glædede sig over, at der er gjort meget ud af at udfylde skemaerne Det er oplyst at skemaerne mange steder udfyldes på lokaludvalgsmøderne og områdeudvalget sætter stor pris på det arbejde lokaludvalgene lægger i arbejdet med nedbringelse af sygefraværet Opfølgning på områdeudvalgets arbejdsmiljødag Arbejdsmiljødagen skal bruges til at inspirere de lokale arbejdsmiljøgrupper i arbejdsmiljøarbejdet Det er derfor også vigtigt, at områdeudvalget ved hvad de lokale arbejdsmiljøgrupper gerne vil have ud af en arbejdsmiljødag Områdeudvalget vil derfor bede arbejdsmiljøgrupperne om at komme med en tilbagemelding inden 21 maj 2014 til bbn@norddjursdk omkring idéer og forslag til temaer til kommende arbejdsmiljødage 19
Ny arbejdsmiljørapport Hovedudvalget har opdateret skabelonen til arbejdsmiljørapporten fra lokaludvalg til områdeudvalg I den forbindelse har områdeudvalget for lavet en uddybende vejledning for at støtte arbejdsmiljøgrupperne og lokaludvalgene i hvordan rapporten skal udfyldes Der vil blive sendt en mail til alle arbejdsmiljøgrupper og lokaludvalg med skabelonen til rapporten samt den nye vejledning Alle opfordres til at overholde fristen for indsendelse af rapporten inden 21 maj 2014, da områdeudvalgets arbejdsmiljøgruppe skal kunne nå at behandle rapporterne inden områdeudvalgets junimøde Ny lokal rygepolitik Den nye lokale rygepolitik træder ikke i kraft før der bliver sendt en mail ud omkring det Opfølgning på ny borgerreception Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen hører gerne fra medarbejdere eller afdelinger omkring erfaringer, uhensigtsmæssigheder eller forslag til ændringer så borgerreceptionen kan gøre endnu bedre 20
15 Eventuelt Åben sag Beslutning i Områdeudvalg den Intet at behandle 21
Bilagsoversigt 1 Godkendelse af referat 1 Mødeplan 2014 (15273/14) 3 Drøftelse af arbejdsskadestatistik for 2013 1 Arbejdsskadestatistik 4 kvt 2013 (33136/14) 4 Drøftelse af fraværsstatistik 1 Fraværsstatistik 2013 (33146/14) 5 Opfølgning på sygefraværsprojekt 1 Initiativskemaer (33917/14) 6 Opfølgning på områdeudvalgets arbejdsmiljødag 1 Opsamling fra arbejdsmiljødag (33874/14) 7 Gennemgang af ny arbejdsmiljørapport 1 Skabelon til arbejdsmiljørapport fra lokaludvalg til områdeudvalgdoc (33474/14) 2 Guide om udarbejdelse af arbejdsmiljørapport fra områdeudvalg til hovedudvalg (33477/14) 3 Vejledning i udfyldelse af arbejdsmiljørapport til områdeudvalg (38890/14) 8 Gennemgang af retningslinjer 1 Retningslinje grænseoverskridende adfærd (81294/13) 2 Lokal rygepolitik for rådhuset og adm bygninger marts 2014 (41610/14) 11 Information fra hovedudvalget 1 Hovedudvalgets guide til samarbejdet med frivillige (168552/13) 2 Fakta om frivillige (168533/13) 22
Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Lotta Dybdahl Sandsgaard Karen Skau Kirsten Højgaard (Næstfmd) Lisbeth Skyum Vakant - Jytte Skiffard Peter Kirchhoff Larsen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Jakob Therchilsen Grethe Wehner Andersen Morten Elgaard 23