Årsafslutning 2010 sådan gør du!
Indholdsfortegnelse Baggrund...1 1 3 faser du skal igennem...2 1.1 Fase 1 før sidste lønkørsel...2 1.2 Fase 2 sidste lønkørsel...2 1.3 Fase 3 efter sidste lønkørsel...3 2 Ændringer fra SKAT 2010...4 3 Seneste version af Epos Løn...5 4 Afstemning eindkomst...5 4.1 Parametre opsætning (eindkomst)...6 5 Sidste lønkørsel styrekort...9 5.1 i Årskørsel advarsel...10 5.2 Lønperioder i styrekortet...11 6 Prøveberegning sidste lønkørsel...11 7 Lønarter som skal overføres til næste år...13 8 Overfør ultimo-saldi til nyt år årskørsel...17 9 Kalender for år 2011...21 9.1 Helligdage...21 9.2 Opdater / Opret kalendere...22 10 Nye skattekort for 2011...24 10.1 Import af skattekort...24 11 Epos Portal - årsafslutning...27 11.1 Kalendere...27 11.2 Saldoperioder...28 11.3 Indlæse nye feriesaldi...28 12 Vigtige links...29 13 Kontakt os, hvis der er problemer...30 November 2010 Side 0
Baggrund Tiden omkring årsskiftet er alle lønbogholderes og regnskabsmedarbejderes travle tid. Det har vi, som leverandør af dit lønsystem, stor forståelse for og vi vil gerne gøre det så let som muligt for dig. Det er vores ønske, at du med denne vejledning får mere mod på at give dig i kast med opgaverne. Vejledningen indeholder beskrivelse af de rutiner, der skal gennemføres for at foretage en årsafslutning i Epos Løn. Indledningsvis finder du en køreplan, der henviser til hvert punkt her i vejledningen. Under hvert punkt er der gjort plads til dine egne bemærkninger. Generelt kan vi henvise til SKATs hjemmeside, www.skat.dk, for informationer om de mange love og regler, der findes omkring årsafslutning specifikt og lønudbetaling generelt. November 2010 Side 1
1 3 faser du skal igennem Årsafslutningen med Epos Løn håndteres i 3 faser: 1. Før sidste lønkørsel 2. Sidste lønkørsel 3. Efter sidste lønkørsel (før første lønkørsel vedrørende 2011) Læs om hver enkelt fase i nedenstående skemaer og de tilhørende punkter. I nedenstående skemaer, kan du se hvilket afsnit du skal gå til, for at læse mere om det enkelte punkt. 1.1 Fase 1 før sidste lønkørsel Punkt Aktivitet Afsnit Udført Tjek om der er ændringer fra SKAT 2 1. vedrørende 2010 2. 3. 4. Tjek om I har seneste version af Epos Løn og indlæs eventuelt denne Afstemning af eindkomst og parameteropsætning Andre afstemninger mellem løn- og økonomisystem, eksempelvis feriepenge, fritvalg m.m. 3 4 1.2 Fase 2 sidste lønkørsel Punkt Aktivitet Afsnit Udført HUSK at sætte flueben for årskørsel 5 1. på styrekortet på fanebladet lønoplysninger 6 2. Prøveberegn sidste lønkørsel 3. Tjek at de saldi, der skal overføres til næste år, er korrekt afrundet 4. Kør sidste lønkørsel 5. Luk styrekortet 6. Indberet eindkomst 6 November 2010 Side 2
1.3 Fase 3 efter sidste lønkørsel Punkt Aktivitet Afsnit Udført Sikre jer at eindkomsten stemmer 4 1. til løn- og økonomisystemet. Afstem samtlige felter Andre afstemninger mellem løn- og 2. økonomisystem, eksempelvis feriepenge, fritvalg m.m. Kontroller lønarter der skal overføres til næste 7 3. år 4. Kør årskørsel 5. Udskriv eventuelt feriekort 8 6. Ret satser til 2011 7. Lav eventuelt statistik til DA, DI eller DS 8. Kalendere ajourføres 9. 10. Tjek om der er ændringer fra SKAT vedrørende 2011 Tjek om der er ændringer til statistikker vedrørende 2011 11. Indlæs skattekort for 2011 12. Kør prøveberegning af første lønkørsel. Tjek saldi, nye satser m.m. 13. Nye saldi i Epos Portal 9 10 11 November 2010 Side 3
2 Ændringer fra SKAT 2010 Reglerne vedrørende felt 11 er ændret således, at der nu også skal indsættes flueben i eindk. Felt 11 på fanebladet Løn på medarbejderen, når medarbejderen har fri bil eller er blevet fritstillet. Dette gælder også for elever/lærlinge på skole- eller praktikophold. Undersøg selv om der er andre ændringer fra SKAT, som er aktuelle for jer. Er du i tvivl om personalegoder, bør du kontakte SKAT, der kan vejlede og give bindende svar. Egne bemærkninger: November 2010 Side 4
3 Seneste version af Epos Løn Undersøg om I har den seneste version af Epos Løn. Gå ind på www.pbj.dk. Vælg- Kundeområde Versioner Versioner Epos Løn. Her får du vist de seneste versioner af Epos Løn samt highlights, der beskriver de væsentligste nyheder i versionerne. Noter nummeret på seneste version. Gå derefter ind i Epos Løn Hjælp Om Epos. Sammenlign dette nummer med det du har noteret. 4 Afstemning eindkomst Hvis I ikke foretager løbende afstemning af eindkomst, anbefaler vi, at I sikrer jer, at eindkomsten stemmer til løn- og økonomisystemet forud for sidste lønkørsel, idet det vil lette afstemningen, hvis der eventuelt skulle opstå en difference i sidste lønkørsel. Hvis ikke alle jeres felter (13-248) er med i udtrækket fra SKATs hjemmeside, kan dette skyldes manglende parameteropsætning (se afsnit 4.1). Beløbene i felterne skal afstemmes mellem SKAT og Epos. Her kan I med fordel benytte PBJs afstemningsregneark Afstem-eIndkomst-Epossaldi. Har du ikke allerede dette regneark, kan du kontakte din konsulent for køb og installation. November 2010 Side 5
4.1 Opsætning af parametre (eindkomst) Oplysningerne dannes automatisk af Epos på baggrund af den beregnede løn. Bemærk, at kun lukkede styrekort vil blive indberettet til eindkomst. For at Epos kan vide, hvad der skal indberettes, er der nogle opsætninger, der skal foretages. Vælg Løn eindkomst eindkomstindberetning højreklik og vælg Parameterdefinition. Nedenstående parameterdefinition er standardopsætning i Epos 2010. Det er meget vigtigt, at I er opmærksomme på, at I ikke nødvendigvis har alle disse lønarter, og omvendt at I også kan have andre lønarter, som er udarbejdet specielt til jer. Er I i tvivl, bør I kontakte jeres konsulent. Firma Sekvens nr. Værdi 1 Værdi 2 Værdi 3 Værdi 3(tekst) Værdi 4 Værdi 5 Fortegn Tekstværdi 13 99913 Positiv 14 8160 3 Positiv 14 8160 Negativ 14 8161 3 Positiv 14 8161 Negativ 14 8871 3 Positiv 14 8871 Negativ 14 8872 3 Positiv 14 8872 Negativ 14 99914 Positiv November 2010 Side 6
15 99915 Negativ 16 99916 Negativ 17 99917 Negativ 19 99919 6061 Positiv 20 99920 Positiv 21 99921 Positiv 36 99936 Positiv 38 99938 Positiv 40 8201 1 Positiv 40 8202 1 Positiv 40 8203 1 50 Positiv 40 8204 1 52 Positiv 40 99940 Positiv 46 99946 Negativ 48 99948 Positiv 50 99950 6061 Positiv 51 99951 6061 Positiv 52 99952 6061 Positiv 53 99953 Positiv 55 99955 Positiv 63 99963 Positiv 66 99966 Positiv 69 99969 Positiv 70 99970 Negativ 71 99971 Positiv 200 99999 Positiv 201 8910 Positiv 201 9607 Positiv 201 9637 Positiv 201 9667 Positiv 248 8687 Positiv 500 999972 6750000005 Positiv 10040 8201 1 Positiv 10040 8202 1 Positiv 10200 8750 1 Positiv Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Hædersgave i form af naturalieydelse Sekvens nr. Angiver det feltnummer, der skal indberettes. I formularen Feltnummer (eindkomst) kan man se samtlige feltnumre, som det er muligt at indberette Værdi 1 Indeholder den lønart, som skal indberettes i ovenstående feltnr. Hvis der er flere lønarter, der skal indberettes i samme feltnummer, oprettes flere linjer med samme sekvensnummer - og dertil de forskellige lønarter på hver linje. November 2010 Side 7
Værdi 2 Angiver om det er beløb eller antal i Epos, der skal benyttes. Værdien 0 (eller blank) betyder beløb, og værdien 1 er lig med antal. Værdi 3 Angiver værdien til felt 68-kode, som lønarten er tilknyttet. Forskellige oplysninger kan være grupperet på forskellige felt 68-koder. Det kan eksempelvis dreje sig om felt 14 vedrørende dagpenge og g-dage. Vedrørende kode 60 og 61 til personalegoder til henholdsvis direktør eller hovedaktionær, så benytter man værdien 6061 til at angive, at der er tale om enten kode 60 eller 61. Det kræver, at feltet "Årsopgørelseskode" på medarbejderen er sat til enten direktør eller hovedaktionær. Under eindkomst Opsætning eindkomst Kode 68 (eindkomst) kan man se samtlige feltnumre, som det er muligt at indberette. Værdi 4 Angiver man koden, som skal indberettes. Dette benyttes kun til feltnumre, der skal indberettes som koder. På nuværende tidspunkt drejer det sig kun om feltnr. 500, hvor man skal indberette den lovbaserede barselsfond. Tekstværdi Her kan man angive en tekst, der skal indberettes som et fritekstfelt. Benyttes kun til fritekstfeltnummer. Fortegn Angiver om der skal vendes fortegn på beløbet eller antallet, inden det indberettes. Man skal vælge "negativ", hvis der skal vendes fortegn, og "positiv", hvis det skal indberettes, som det er. Egne bemærkninger: November 2010 Side 8
5 Sidste lønkørsel styrekort (husk flueben ) I forbindelse med sidste lønkørsel for indeværende indkomstår skal man huske for hvert styrekort at sætte flueben i feltet Årskørsel. Dette gøres på styrekortet under fanebladet Lønoplysninger. Vær specielt opmærksom på at forudlønnedes styrekort skal have denne markering sat i forbindelse med lønkørslen for december, ultimo november. Vær også opmærksom på at alle medarbejdere, også fratrådte, vil blive behandlet, såfremt disse har haft bevægelser i indeværende år. Markeringen vil medføre, at eksempelvis afregning af SH-overskud, afrunding af feriedage m.m. vil blive foretaget i lønberegningen. Styrekort: Evt. tekst til medarbejderne Flueben i Årskørsel November 2010 Side 9
5.1 i Årskørsel advarsel I forbindelse med oprettelse og ændring af styrekort ultimo skatteåret giver Epos automatisk en meddelelse om, at man skal huske at sætte i årskørsel, hvis ikke er sat. Nedenfor har vi specificeret tænkte muligheder for de forskellige kombinationer af lønperioder. Lønperiodens årstal skal være samme årstal som årstallet i dispositionsdatoen, undtagen forudlønnede. Advarslen vil kun være en meddelelse, som brugeren svarer OK til, og den gives i følgende situationer: Udgangspunkt 2010 Disp dato Lønperiodenr Lønperiode Indkomstår Forudlønnede - månedsløn Nov 2010 2010xx 01/12/10 31/12/10 2010 Giv advarsel Forudlønnede - månedsløn Dec 2010 2011xx 01/01/11 31/01/11 2011 Giv ej advarsel Bagudlønnede - månedsløn Dec 2010 2010xx 01/12/10 31/12/10 2010 Giv advarsel Timelønnede - 14 dages løn Dec 2010 2010xx 06/12/10 19/12/10 2010 Giv advarsel Timelønnede - 14 dages løn Dec 2010 2010xx +1 20/12/10 02/01/11 2010 Giv advarsel Timelønnede - 14 dages løn Jan 2011 2011xx 20/12/10 02/01/11 2011 Giv ej advarsel Daglønnede - dagligt Dec 2010 2010xx 01/12/10 01/12/10 2010 Giv advarsel * * Er som timelønnede - men med fare for at få meddelelsen 31 gange! Advarslen ses her: November 2010 Side 10
5.2 Lønperioder i styrekortet I forbindelse med oprettelse af styrekort kontrolleres det, at årstallet i dispositionsdatoen ikke er forkert i forhold til lønperioden. Nedenstående eksempler: Afregningsform Disp dato Lønperiodenr Indkomstår Bagud Jan 2011 2010xx 2011 Giv advarsel Bagud Jan 2011 2011xx 2011 Giv ej advarsel Forud Dec 2010 2011xx 2011 Giv ej advarsel Forud Dec 2010 2010xx 2011 Giv advarsel Nedenstående fejlmeddelelse kommer på styrekortet 201053 med start den 27-12-2010, slut den 09-01-2011 og dispositionsdato 13-01-2011 (dette styrekort skal hedde 201101). 6 Prøveberegning sidste lønkørsel Vær opmærksom på udbetalinger der skal aktiveres i den sidste lønkørsel, såsom SH-rest, SH-portioner eller fritvalg m.m. Tjek at saldi, der skal afrundes, herunder eksempelvis ferie, er korrekt afrundet. Er du nystartet kunde på Epos i kalenderåret 2010? Se her: Som nystartet kunde på Epos i kalenderåret 2010 skal du være opmærksom, hvis du har: Timelønnede medarbejdere, der har fået overført saldi, vedrørende SH eller fritvalg, og som er fratrådt inden den første lønkørsel (der er ikke beregnet løn på dem i Epos Løn). Det kan være nødvendigt at foretage en speciel sidste kørsel, der sikrer, at ikke-afregnede SH-penge og fritvalg bliver beskattet. Kontakt jeres konsulent, hvis I mener, at det er aktuelt. Egne bemærkninger: November 2010 Side 11
November 2010 Side 12
7 Lønarter som skal overføres til næste år For at sikre at ultimo-saldi kan overføres til primo-saldi, skal man efter sidste kørsel i indeværende indkomstår kontrollere, at blandt andet nedennævnte ferielønarter er opsat korrekt, så de kan overføres til næste år. Vær opmærksom på at der kan være nye lønarter, der er lavet i løbet af året, som også skal sættes op, eksempelvis afspadsering. Overvej jeres egne lønarter, hvilke saldi der skal overføres til næste år og tjek disse. Her kan I med fordel benytte PBJs udtræk Årslønarter. Dette kan hentes på PBJs hjemmeside efter den 9. december Kundeområdet Kurser Vejledninger Årsafslutning. Lønarterne skal kontrolleres under Løn Opsætning-Løn Lønart faneblad Årskørsel. Lønart: November 2010 Side 13
Følgende ferielønarter er de mest gængse, men der kan findes flere varianter: Lønart Tekst Funktion Til lønart Tekst 8311 Udbetalt ferietillæg /+ 8312 Udbetalt ferietillæg sidste år 8670 Ferieberettige løn /+ 9630 Ferieberettiget løn sidste år 8820 Ferietillæg (opsparing) /+ 8941 Ferietillæg optjent sidste år 8821 Opsparing af feriedage/feriepenge +/+ 8951 Feriepenge optjent sidste år 8917 Nettoferiepenge +/+ 8971 Feriepenge optjent sidste år (KUN VED FERIEKORT) 8951 Feriepenge optjent sidste år +/+ 8952 Feriepenge optjent forrige år 8953 Feriepenge afholdt sidste år +/+ 8954 Feriepenge afholdt forrige år 8955 Overført ferie forrige år +/+ 8957 Overført ferie f-forrige år 8956 Afholdt overført ferie forrige år +/+ 8966 Afholdt overført ferie f-forrige år 8971 Feriepenge optjent sidste år +/+ 8972 Feriepenge optjent forrige år 8973 Feriedage/penge udbetalt sidste år +/+ 8974 Feriedage/penge udbetalt forrige år 8975 Feriedage/penge afholdt sidste år +/+ 8976 Feriedage/penge afholdt forrige år 8981 Feriepenge, feriekort sidste år +/+ 8974 Feriedage/penge udbetalt forrige år 8983 Feriepenge, feriekort indeværende +/+ 8973 Feriedage/penge udbetalt sidste år år 9602 Feriepenge optjent indeværende år -/- 8951 Feriepenge optjent sidste år 9604 Ferietillæg optjent indeværende år -/- 8941 Ferietillæg optjent sidste år 9626 Nettoferiepenge indeværende år +/+ 9656 Nettoferiepenge sidste år 9627 Udbetalt fra feriekort indeværende +/+ 9657 Udbetalt fra feriekort sidste år år 9630 Ferieberettiget løn sidste år /+ 9660 Ferieberettiget løn forrige år 9632 Feriepenge optjent sidste år -/- 8952 Feriepenge optjent forrige år 9656 Nettoferiepenge sidste år +/+ 9686 Nettoferiepenge forrige år 9657 Udbetalt fra feriekort sidste år +/+ 9687 Udbetalt fra feriekort forrige år 9990 Manglende træk +/+ 9990 Manglende træk Funktion er fortegn, hvor + er positiv og er negativ. Tegnet før / skal sættes i fortegn antal, og tegnet efter / skal sættes i fortegn beløb. Lønarter i kolonnen Til lønart behandles i antal eller beløb, som fortegnet angiver. November 2010 Side 14
Egne bemærkninger: Der er gennem tiden udviklet flere varianter af lønarter for feriefri. Nedenfor vises de nyeste standardlønarter, som anvendes af vores brugere. Der kan også være anvendt andre end de herunder beskrevne. Lønart Tekst Funktion Til lønart Tekst 8602 Feriefri ny saldo +/+ 8601 Feriefri gammel saldo Nyeste 8604 Afholdt feriefri ny saldo +/+ 8603 Afholdt feriefri gammel saldo 8608 Afregning feriefri ny saldo +/+ 8606 Afregning feriefri gammel saldo Flere overenskomster har indført fritvalg. Nedenstående er vores standardlønarter. Lønart Tekst Funktion Til lønart Tekst 8675 Fritvalgskonto opsparing +/+ 8675 Fritvalgskonto opsparing 8676 Fritvalg udbetaling -/- 8675 Fritvalgskonto opsparing Vær opmærksom på, at jeres lønarter måske har andre numre, end dem vi har nævnt ovenfor. Kontrollér at jeres lønarter behandles som ovenstående eksempel. Egne bemærkninger: November 2010 Side 15
November 2010 Side 16
8 Overfør ultimo-saldi til nyt år årskørsel Vigtigt: Overførsel af ultimo saldi skal være kørt inden 1. lønkørsel i nyt indkomstår. Også vigtigt tjek hvornår der sidst er taget backup af din database. Hvis du har lavet mange ændringer siden sidste backup, så få lavet en ny i din it-afdeling. Backuppen kører typisk hver nat, så hvis du kan vente med at overføre saldi til i morgen, behøver du ikke forstyrre din it-afdeling. Du ser dato og tidspunkt for den sidste backup her Når afstemningerne for indeværende indkomstår stemmer, kan årskørslen udføres. Årskørslen flytter ultimo-saldi til primo-saldi næste år. Årskørsel for en afregningsform skal foretages inden den første lønkørsel for afregningsformen i det nye år, ellers mangler saldi på lønsedlen og eventuelt afholdt ferie kan danne løntræk. Under årskørslen kan eventuelle tillæg/træk blive nulstillet afhængig af koderne på det enkelte tillæg/træk. November 2010 Side 17
Egne bemærkninger: November 2010 Side 18
Kørsler-løn: Årskørsel: Angiv år Evt. afregningsform Bemærk: Hvis du ikke vælger afregningsform, vil alle medarbejdere blive medtaget! Årskørslen må kun udføres én gang for hver afregningsform, idet det testes, om der findes primo-saldi for den/de valgte afregningskategori(er), der er omfattet af kørslen. Hvis der findes primo-saldi for den/de valgte afregningskategori(er), afvises kørslen med en fejlmeddelelse. Når kørslen er gennemført, kan der tages stikprøvekontrol på primo-saldi, eksempelvis feriedage, feriepenge, ferietillæg, afspadsering etc. I de meget få tilfælde, hvor der går noget galt i forbindelse med årskørsel, findes der et program, hvor det er muligt at fortryde årskørsel og herefter køre en ny. Vi vil dog foreslå, at du kontakter PBJ i dette tilfælde. Egne bemærkninger: November 2010 Side 19
November 2010 Side 20
9 Kalender for år 2011 For at Epos sikre rettidig overførsel af penge via PBS eller banken, er det vigtigt, at der findes en opdateret kalender der hedder BANK. For yderligere at sikre korrekt afregning af ATP skal datoerne minimum gå til og med 29.02.2012,. De øvrige kalendere er vigtige, hvis du anvender fraværsregistrering, da du ellers risikerer fejlagtig udregning af fraværsperioder, herunder eksempelvis orlov, ferie m.m. Man kan på den enkelte medarbejder registrere fravær og årsag. I dette tilfælde skal du oprette kalenderen for alle de forskellige grupperinger, der kan opstå. Derefter går du ind på hver enkelt medarbejder og tilknytter medarbejderen til kalenderen. Det er vigtigt, at kalenderne der benyttes til orlov ikke opdateres med helligdage. Der kan i din opsætning findes specielle kalendere, som benyttes til lønberegningen, som jeres konsulent har sat op i forbindelse med implementeringen. Er I i tvivl om, hvordan disse kalendere skal opdateres, bør I kontakte jeres konsulent. 9.1 Helligdage De kalendere, der ikke indeholder orlov opdateres helligdage fra formularen helligdag, opsættes under Løn Opsætning-Løn Helligdag. Her kan man oprette de dage, som er kendte, og manuelt indsætte specielle dage/måneder for virksomheden. November 2010 Side 21
9.2 Opdater/Opret kalendere Når du har sikret dig, at helligdage er oprettet, skal du sørge for, at alle dine kalendere er opdateret minimum frem til og med 29.02.2012. Kalenderen findes under Løn Opsætning-Løn Kalender. Vælg den kalender du ønsker at opdatere. Ovenstående er et eksempel på kalendere og du har sikkert ikke de samme kalendere. Du skal ikke oprette kalenderne fra eksemplet. Højreklik Detailoplysning Kalenderdage. Hvis du har behov for flere kalendere, end du har nu, opretter du en ny ved at benytte genvejstasterne CTRL+N, hvorefter du indtaster Navn i kalender og tekst. For at oprette kalenderdage højreklik Opret kalenderdage. Indtast fra og til dato eksempelvis 01.01.2011 29.02.2012. Indtast eventuelt Start og Sluttid Indtast Timer. Sæt i Opdatér helligdage (Dette skal blandt andet ikke sættes i orlovskalenderne). November 2010 Side 22
I kalenderen BANK skal du herefter fjerne fredagen efter Kristi himmelfartsdag og grundlovsdag, da disse er bankhelligdage. Egne bemærkninger: November 2010 Side 23
10 Nye skattekort for 2011 10.1 Import af skattekort De nye skattekort for det nye indkomstår skal importeres. Filen skal eksempelvis placeres under Transfer, og navnet skal angives som vist på billedet. Importér eskattekort: Kørslen gemmer skattekortoplysningen direkte i detailoplysningen Skattekort Under medarbejderen. Frikortsbeløb indlæses ikke, hvis "Bestil altid bikort" er afkrydset. Bemærk Hvis fluebenet er sat i bikort på medarbejderen, er det dét, der altid modtages fra SKAT. Vil du ændre dette, skal fluebenet fjernes, og skattekortet skal genrekvireres. Dette sker under eindkomst Rekvirer skattekort. Hvis man på det eksisterende skattekort har angivet en frivillig ekstra trækprocent, vil den automatisk blive overført til det nye skattekort i indeværende år. Dette skal meddeles i logfilen. Ved det første skattekort i et nyt skatteår (2011) vil den frivillige ekstra trækprocent dog ikke blive overført og skal indtastes på ny. November 2010 Side 24
Skattekort: November 2010 Side 25
Egne bemærkninger: November 2010 Side 26
11 Epos Portal - årsafslutning Når vi nærmer os årsafslutningen, er der også nogle ting, der skal gøres i forhold til Epos Portal. Følgende bør gøres inden årsskiftet: Kalendere forlænge kalendere Saldoperioder oprette nye saldoperioder Og dette efter årsafslutningen: Feriesaldi indlæse feriesaldi for det nye ferieår 11.1 Kalendere I god tid inden det nye år forlænges kalenderne, så registrering af ferie i det nye år også viser det rigtige antal dage og timer. Åben Administration / Rediger og vælg Kalender. Herefter åbnes kalenderne én efter én. I hver kalender trykkes på knappen Udvid. Det anbefales, at I udvider kalenderen til og med 29. februar 2012 (får skuddagen med). Vælg knappen Udvid, angiv ny udløbsdato tast timer pr. dag. Til slut trykkes på knappen Udvid, og kalenderen opdateres. Inden kalenderen lukkes sættes flueben i Fjern helligdage tryk på Gem og luk. November 2010 Side 27
11.2 Saldoperioder Den nye ferie kan ikke vises, før der er oprettet saldoperioder for det nye ferieår. Saldoperioderne skal oprettes for alle ferie-/fri-lønarter, der tæller dage. Vælg og åben Lønarten Tryk på knappen Saldoperioder. Herefter oprettes en ny saldoperiode ved tryk på Ny saldoperiode. Når saldoperioderne er oprettet, kan de nye saldi indlæses. 11.3 Indlæse nye feriesaldi De nye feriesaldi er klar, når årsafslutningen er foretaget, og kan herefter indlæses i portalen. Erfaringsmæssigt har det vist sig at være en god ide at indlæse saldi i god tid, før det nye ferieår træder i kraft. Det er så muligt for medarbejderne at planlægge ferie og se antallet af feriedage, der er til rest. Når ferien for april er indlæst, kan feriesaldi opdateres med overført ferie, og feriefri og andre fridage, der dannes ved april- eller majlønnen, kan herefter også indlæses. Feriedage dannes ved kørslen Epos Portal ferie sidste år, tjek filen og indlæs den herefter ved brug af programmet Paycheck and balance administration, som findes i Start Programmer Vælg fanebladet Import af fraværssaldokorrektioner udfyld felterne og tryk på Importer. November 2010 Side 28
Ferie overført fra året før indlæses med datoen 1/5-2011 og lægger sig sammen med ferie, og medarbejderne kan således se det fulde antal feriedage, de har til rådighed. Feriefri og anden fri dannes fra Epos Løn og indlæses på samme måde i Epos Portal. I den nye version af Epos Portal er der et filter, der viser det aktuelle ferieår. Det vil derfor ikke som tidligere år være nødvendigt at nulstille de gamle saldi for alle medarbejdere. For de medarbejdere, der får overført restferie, vil vi anbefale at justere fraværssaldi med det antal dage, der er overført. På den måde kan en medarbejder altid følge forløbet i feriedagene og nøje se, om dagene er overført eller fortsat står tilbage. Justeringen tager udgangspunkt i den fil, der er dannet til indlæsning af restferiedagene. Når de dage er indlæst reduceres antallet af dage i filen til restdagene, der oftest vil være nul. Filen indlæses herefter under fanebladet Justering af fraværssaldi. 12 Vigtige links Tekst PBJ A/S Link http://www.pbj.dk TastSelv Erhverv Vejledning til de enkelte felter i eindkomst indberetning http://www.skat.dk http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=79741 November 2010 Side 29
Tekst Danmarks Statistik ATP Link http://www.ds.dk http://www.atp.dk 13 Kontakt os Oplever du problemer med årskørslen eller har du spørgsmål i almindelighed er du altid velkommen til at kontakte os via: Kundeservicesystemet PBJ Service http://helpdesk.pbj.dk Kundeservice-telefon: 43 62 74 74 Med venlig hilsen Kundeservice November 2010 Side 30