Analyse af hændelser Gør et godt samarbejde bedre

Hospitalsenheden Vest Rapport Analyse af hændelser Gør et godt samarbejde bedre. Gør et godt samarbejde bedre Hospitalsenheden Vest Lægårdvej 12 7500 Holstebro April 2008

Indhold Side Gør et godt samarbejde bedre 2 Indlæggelse 2 Udskrivning og Udskrivningskonference 3 Varslingsfrister 4 Kommunikation 4 Funktionsniveau 4 Hjælpemidler 5 Hospital/kommune/roller 5 Konklusion 6 Ad-hoc gruppen Gør et godt samarbejde bedre 6 Analyse af hændelser, Gør et godt samarbejde bedre.. - udarbejdet af: kvalitetskonsulent Else Hjortbak og specialkonsulent for samarbejde mellem Hospitalsenhed Vest, kommunerne og sygesikringsområdet Ulla Rasmussen Hospitalsenheden Vest, april 2008. Kan rekvireres ved henvendelse til Kvalitet og Udvikling Regionshospitalet Holstebro, 7500 Holstebro tlf.. 9912 6969, mail: kikle@ringamt.dk Kvalitet og Udvikling Side 1

Gør et godt samarbejde bedre. Formålet med Gør et godt samarbejde bedre er at: samarbejde om utilsigtede hændelser sektorerne imellem, således at personalet drager læring af hændelserne. bruge hændelser, der gik godt som det gode eksempel og drage læring af dem. have respekt for og anvende værdier for det gode samarbejde mellem kommuner og hospitaler til gavn for det gode patient-/borgerforløb. Samarbejdspartnere i Vestklyngen, som består af Hospitalsenheden Vest, de seks kommuner og praksissektoren har lokalt udarbejdet værdier for det gode samarbejde imellem sektorer. Region Midtjylland har udarbejdet værdier for samarbejdet på regionalt plan. Værdierne lægger op til konstruktivt samarbejde imellem parterne med respekt for hinanden. Der er nedsat en ad-hoc gruppe Gør et godt samarbejde bedre i regi af faglig følgegruppe for sundhedsaftaler i Vestklyngen. Denne gruppe har udarbejdet et skema til brug for indrapporteringer af utilsigtede hændelser. Proceduren ved indsendelse af indrapporteringer til Gør et godt samarbejde bedre er, at de udfyldte skemaer indsendes af det personale, som har oplevet hændelsen. Indrapporteringerne fremlægges herefter i gruppen Gør et godt samarbejde bedre Der handles lokalt på indrapporteringerne ved at repræsentanterne i gruppen Gør et godt samarbejde bedre tager problematikkerne med tilbage til de respektive arbejdspladser. I Vestklyngen er der foretaget en samlet analyse af ca. 50 indrapporteringer med det formål at få et overblik over hvilke problemområder/erkendelser, der viser sig ved gennemgangen af flere indrapporteringerne. Gennemgangen peger på en række problemområder/erkendelser. Derfra gives der forslag til handlinger generelt og lokalt. Der er ikke forslag til handlinger til alle problemområder/ erkendelser. Der er ca. lige mange indrapporteringer fra hospital og kommune og kun en enkelt fra praksissektoren. Analysen er foretaget af ad-hoc gruppen Gør et godt samarbejde bedre Ved analysen tegner der sig et billede af følgende temaer: Indlæggelse Udskrivning og udskrivningskonferencer Varslingsfrister Kommunikation Funktionsniveau Hjælpemidler Hospital/kommune/roller. Temaerne er analyseret ud fra hvad er problemet. Gruppen kommer med forslag til handling. Indlæggelse Information ved indlæggelse er i nogle tilfælde meget mangelfuld. Udeladelse af information ved indlæggelse, hvor kommunen har kendskab til den aktuelle borger, kan komplicere udskrivelsen. Den, der har borgeren, har opgaven. Kontakt mellem afdeling og hjemmepleje inden for 24 timer, hvis patient er kendt af hjemmepleje. Kvalitet og Udvikling Side 2

Modtageren ved akutindlæggelse på hospitalet skal have oplysninger så som medicinstatus, funktionsniveau og andet. Ved manglende oplysninger ligger ansvaret hos den medarbejder, der mangler oplysninger. Hvis hospital mangler information - kontakt kommunen straks - hvis kontakt ikke opnås, så følg op ved nærmeste leder efterfølgende. Der kan kommunikeres direkte fra afdeling til kommune og omvendt og her gerne via elektronisk kommunikation. Det vil være godt at have formaliseret hvem, der har forpligtigelsen til at få/give informationer, så den ene part ikke tror, at det er den anden part. Der skal være kontaktperson både i kommune og på hospital. Information skal være relevant og forståelig skriftligt såvel som mundtligt. Klar tjekliste på, hvad der som minimum skal være oplysning om ved indlæggelse evt. forskellig i forhold til afdelingernes forskelligheder. Fax o Fremme proceduren med anvendelsen af fax-indlæggelsesinformation ved indlæggelse på hospital. o Fremme brug af fax-minibesked. o Forslag til supplering af fax-minibesked: krydsfelt til markering af om borgeren er o indlagt, og krydsfelt til markering af om der mangler besked. På sundhedsaftaler e-dok kan der beskrives et eksempel på udfyldelse af en minibesked. Kommuner vil gerne have ind- og ud-advis fra hospitalet. Borgeren har en opdateret borgerbog med ved indlæggelsen. Hvis borger ikke kan klare det eller ikke kan svare for sig: skal pårørende eller medarbejder fra kommunen deltage, så der er tæt kontakt til kommunen. Udskrivning og Udskrivningskonference Mangelfuld udskrivning kan oftest begrundes i manglende dialog mellem hospitalspersonale og hjemmepleje og mellem visitator og udfører. - manglende information til primær sektor. - mangel på fagligt overblik over patientens samlede situation fra udskrivende personale. Uforberedt udskrivelse pga. manglende sygeplejerapport, medicinliste m.v. Involvering af unødigt mange personer så det bliver en tidsrøver for alle. Der er for kort tid mellem udskrivningskonference og udskrivning, og der er forskellige forventninger til behov for udskrivningskonference. Mødekulturer i de to sektorer er forskellige. Hospitalspersonale tænker udskrivelse ved indlæggelse. Dialog mellem hospital og kommune om udskrivningskonferencer. Afdelingen på hospitalet skal være forberedt til udskrivningskonference og skal have viden om patienten/borger. Der er behov for at personalet kender planen for patienten/borger. Læring, udvikling og evaluering af udskrivningskonference: - Forum Teater - Kurser om udskrivningskonferencer - Evaluering af konferencer (audit/spørgeskema). Kvalitet og Udvikling Side 3

Varslingsfrister Varslingsfrister er ikke kendt af personalet på hospital og i kommuner. Varslingsfrister bliver ikke overholdt. Udskrivning rykkes frem, og konsekvensen kan blive, at patienten genindlægges. Udskrivningsdato er aftalt, og alligevel er der for kort varsel i forhold til hjemmebesøg og dermed bestilling af hjælpemidler, således at hjælpemidlet ikke er til stede ved patientens hjemkomst. Sygeplejerske ser ikke patientens behov fordi patienten er indlagt ganske kort tid i afsnittet. Der er uenighed mellem sygeplejerskerne i sekundær og primær sektor om patienternes behov for pleje. Der er behov for fælles forståelse af varslingsfrister og mere ensartet håndtering af varslingsfristerne. Større overensstemmelse i beskrivelse af funktionsniveau ved varsling. Der er behov for overholdelse af aftalte datoer. Visitationen skal være fleksibel. Behov for fleksibilitet i forhold til møder og telefonaftaler Kommunikation Problemområder/ erkendelser Mundtlig og skriftlig kommunikation kan skabe modsatrettede forventninger imellem parterne Den mundtlige kommunikation: kan skabe uhensigtsmæssige ordvekslinger, hvor parterne bevæger sig bort fra hinanden i stedet for at fokusere på opgaven. kan give anledning til frustrationer ved manglende anerkendelse af hinandens opgaver og hverdag, herunder myndighedsfunktioner. Der er forskel i dialogen mellem store og små kommuner. Der er usikkerhed i forhold til, hvordan de eksisterende kommunikationsmidler anvendes, og der er stor usikkerhed i, om kommunerne ser de indkomne fax, og hvor ofte faxen bliver kontrolleret. Tillid, lydhørhed og dialog er grundforudsætninger for god kommunikation. Husk værdierne i kommunikationen - fordi det gode forløb er båret af værdierne. Der er behov for relevant, respektfuld dialog mellem hospitalspersonalet og hjemmeplejen. Der er behov for mere ensretning i træffetider i kommunerne. Anvendelse af Sundhedsaftaler e-dok vil styrke kommunikationen. Husk at informere/inddrage pårørende forud for patientens udskrivelse. I kommunerne er der behov for præcis oplysning om: - hvor ligger patienten på sygehuset(afsnit/gruppe/kontaktperson). På hospitalet er der behov for præcis oplysning om: - hvorfra kommer patienten i kommunen (distrikt). Funktionsniveau Telefontider hos terapeuter i kommuner er for korte. Det er et problem, når der er uenighed om funktionsniveau ved udskrivning, eller der mangler beskrivelse af patientens funktionsniveau ved overførsel til primær sektor. Manglende afklaring af patientens funktionsniveau ved udskrivelse og stillingtagen til genoptræningsbehov ved udskrivelse. Kvalitet og Udvikling Side 4

Terminale patienter bliver udskrevet uden genoptræningsplaner. Større overensstemmelse i beskrivelse af funktionsniveau (fælles sprog/icf). Behov for beskrivelse af funktionsniveau i forhold til varslinger. Vurder patientens funktionsniveau forud for udskrivelsen og gerne allerede ved indlæggelse med hensyn til udarbejdelse af genoptræningsplan. Formidling af aktuel funktionsstatus i forhold til hjemmebesøg. Hjælpemidler Der er behov for passende tid inden udskrivelse eller mellem hjemmebesøg og udskrivelse, så hjælpemidler kan fremskaffes rettidigt, og det gælder for personer, der skal hjem til eget hjem, plejehjem eller aflastning. Forskellig vurdering af hvilket hjælpemiddel personen skal have. Som eksempel kan nævnes, at der kan være uenighed om, patienten skal have et gang-hjælpemiddel eller en kørestol. Skadestuen giver patienterne de nødvendige hjælpemidler med hjem. Eventuel mere skriftlig vejledning til borger/patient om hjælpemidler. Behov for mere information/viden i de enkelte afsnit om permanente hjælpemidler og hjælpemidler i forhold til behandling. Restriktioner om materiale. Klar afgrænsning af, hvem der skal foretage afpasning/tilpasning af hjælpemidler. Kontaktpersoner i primær/sekundærsektor, som skal tage ansvar for hjælpemiddelbehov og fremskaffelse. Det er vigtigt at afklare ansvar i forhold til: - permanente hjælpemidler. - hjælpemidler i forhold til behandling. Hurtige tilbagemeldinger ved udskrivning i forhold til: - afklaring. - udsendelse. - opfølgning. Hospital, kommune og roller Manglende samarbejde internt på hospitalet mellem afsnit/afdelinger i hospitalsregi ved interne overflytninger. Dette kan betyde at helhedsbilledet af patientens situation ikke fremstår klart og påvirker det sammenhængende patientforløb. Der er stor forskel på, hvordan kommuner har organiseret sig, og organiseringen er ikke altid gennemskuelig for andre. Det kan være svært at få et overblik over, hvor informationerne skal sendes hen i en kommune. Det er en intern opgave i kommunen at få meddelelserne det rigtige sted hen. Det er ikke altid, at de indbyrdes roller i hospital og kommuner er krystalklare. Kendskab til hinandens roller og vilkår på hospital og kommune er mangelfuld, og det kan medføre, at rollerne er uklare. Der er eksempler på udskrivningskonferencer, hvor den enkelte deltager ikke har været klar på mandat og mødets formål, hvilket har afstedkommet oplevelser af frustration og spild af tid". Optimere kendskab/brug af Sundhedsaftaler e-dok både på hospital og i kommune. Afklaring af rolle, ansvar og kompetencer i forbindelse med samarbejde omkring borgeren. Kvalitet og Udvikling Side 5

Kende opgaven og have fælles fokus. Kende egne kompetencer og se muligheder og tage ansvar. Kendskab til hinandens vilkår ved fx at deltage i teammøder, lave netværksdannelse og rotation i job. Gensidige besøg hos hinanden i de forskellige sektorer. Videndeling Hvad laver vi i kommunen? Hvad laver vi på hospitalet? Dette kunne fx belyses ved at arbejde med en case. Hospital: overblik samles af kontaktperson. Primær: sikring af visitator i forbindelse med samarbejdet Behov for mere gennemskuelighed i forhold til kommunernes organisering. Det medfører forståelse og accept ved fx Én vej ind i kommunen. Forberedelse af fx ind- og udskrivning øges ved fælles møder om borger/klienter. Team-/pårørendemøder med færre deltagere til møderne og med fokus på patienten. Forslag til gennemførelse af audit på borger/patientforløb mellem hospital og kommuner for at afdække problematikker i overgange. Forslag om en temadag om varsling. Konklusion Analyse af 50 indrapporteringer dokumenterer, at der er behov for løbende at udvikle og evaluere på samarbejdet mellem parterne. Resultatet af analysen peger på udviklingsområder indenfor temaerne Indlæggelse / Udskrivning og udskrivningskonferencer/ varslingsfrister / kommunikation / funktionsniveau / Hjælpemidler / hospital/kommune/roller. Beskrivelse af temaerne og forslag til handling bliver inddraget i det daglige samarbejde mellem parterne, i instrukser eller vejledninger på arbejdspladserne, tages op i faglig følgegruppe/ ad-hoc grupper og bliver emnet på temadag. Ad-hoc gruppen gør et godt samarbejde bedre Henriette Haase Fischer, fuldmægtig, Struer Kommune Elsebeth Overgaard, visitator, Herning Kommune Grete Bækgaard, sundhedschef, Lemvig Kommune Dorthe Biehl, teamleder, Holstebro Kommune Hanne Larsen, koordinator Ringkøbing-Skjern Kommune Gitte Kjær Nielsen, ledende oversygeplejerske, Neurologisk Afdeling Regionshospitalet, Holstebro Lone Lundager, ledende terapeut Regionshospitalet Holstebro Mette Bruun Pedersen, oversygeplejerske Medicinsk Afdeling, Regionshospitalet Herning-Ringkøbing Birthe Nyhus, Praksiskonsulent, Medicinsk Afdeling, Regionshospitalet Herning Ulla Rasmussen, Specialkonsulent, Regionshospitalet Herning Else Rose Hjortbak, Kvalitetskonsulent, Kvalitet og Udvikling, Regionshospitalet Herning Kvalitet og Udvikling Side 6