Assens Kommune Udbudsbetingelser - Indkøb af 3 stk. 3500 kg ladbiler Marts 2016
Side 2 Indhold Side 1. INDLEDNING... 3 2. TIDSPLAN... 3 3. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 4. OPGAVENS OMFANG... 3 5. UDBUDSMATERIALE... 3 6. PROCEDURE... 4 7. FORMKRAV... 4 8. SPROG... 5 9. EJENDOMSRET... 5 10. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET... 5 11. TILBUDSFRIST... 5 12. VEDSTÅELSESFRIST... 6 13. INDKØBSBETINGELSER OG FORBEHOLD... 7 14. FORTROLIGHED... 7 15. UDVÆLGELSES-/EGNETHEDSKRITERIER... 7 16. TILDELINGSKRITERIER... 7 17. FORSINKELSE... 8 18. TEST AF BILER... 9 19. TJEKLISTE... 9 BILAGSOVERSIGT BILAG 1 BILAG 2 BILAG 3 BILAG 4 TILBUDSLISTE KRAVSPECIFIKATION TRO- OG LOVEERKLÆRING ARBEJDSKLAUSUL
Side 3 1. Indledning Assens Kommunes Entreprenørgård ønsker at indkøbe 3 stk. 3500 kg ladbiler, hvorfor der hermed anmodes om tilbud herpå i henhold til nærmere specificerede kriterier. Udbuddets gennemførelse og kontrakttildeling vil ske i henhold til Danmarks udbudslov (Lov nr. 1564 af 15/12/2015) som tilbudsindhentning. Det er Assens Kommunes vurdering, at indkøbsvolumen for nærværende udbud, ikke er af en størrelse der har grænseoverskridende interesse. 2. Tidsplan Gennemførelsen af nærværende udbud forventes at ske efter følgende tidsplan: Offentliggørelse af udbuddet 29. marts 2016 Frist for modtagelse af spørgsmål 18. april 2016 kl. 12.00 Frist for offentliggørelse af spørgsmål 19. april 2016 Tilbudsfrist 29. april 2016 kl. 12.00 Test af biler 9. maj 2016 Underretning om tildeling 13. maj 2016 3. Den ordregivende myndighed Assens Kommune ("Ordregiver") Indkøb & Udbud Rådhus Allé 5 5610 Assens Kontaktperson: Udbudskonsulent Fatih Tas (fatas@assens.dk) 4. Opgavens omfang Opgaven omfatter indkøb af 3 stk. 3500 kg ladbiler, som skal kunne bruges i det daglige arbejde på Assens kommunes Entreprenørgård. Ladbilerne ønskes leveret indregistreret og klar til ibrugtagning hurtigst muligt. 5. Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbetingelser (nærværende dokument)
Side 4 Kravspecifikation Tilbudsliste Arbejdsklausul i Assens Kommune Paradigme for tro og love erklæring om gæld til det offentlige Tilbudsgiver har pligt til at kontrollere, at have modtaget det ovenfor nævnte materiale i sin helhed. 6. Procedure Proceduren for nærværende udbud vil i henhold til Udbudsloven være som tilbudsindhentning. Det er Assens Kommunes vurdering, at indkøbsvolumen for nærværende udbud, ikke er af en størrelse der har grænseoverskridende interesse. 7. Formkrav Tilbudsgiver opfordres til at fremsende sit samlede tilbud i 1 eksemplar samt på en USB-nøgle. Ved uoverensstemmelser mellem de afleverede eksemplarer har originalen forrang. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Assens Kommune er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger. Alle beløb i tilbuddet skal angives i danske kroner eksklusiv moms. 8. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning.
Side 5 9. Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 10. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser i forhold til udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal fremsendes pr. e-mail til Udbudskonsulent Fatih Tas, fatas@assens.dk, under overskriften Indkøb af 3500 kg ladbiler. Telefonisk korrespondance kan resultere i overtrædelse af det forvaltningsretlige ligebehandlingsprincip. Ordregiver skal derfor opfordre tilbudsgiverne til at afstå fra, at rette telefonisk henvendelse til Ordregiver. Spørgsmål, der modtages af Ordregiver inden mandag den 18. april 2016 kl. 12.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. De stillede spørgsmål samt besvarelsen heraf vil i anonymiseret form blive lagt ud på Assens Kommunes hjemmeside: http://www.assens.dk/om-kommunen/udbud-i-kommunen.aspx, senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. De stillede spørgsmål samt besvarelsen heraf vil ligeledes blive sendt til samtlige tilbudsgivere på en af tilbudsgiver oplyst e-mailadresse. Det er op til tilbudsgiver selv at orientere sig om, spørgsmål svar og eventuelle rettelsesblade der bliver offentliggjort på ovennævnte hjemmeside samt sendt til den e-mailadresse der er oplyst af tilbudsgiver. 11. Tilbudsfrist Tilbud skal afgives skriftligt, enten direkte leveret eller pr. brev (ikke pr. e-mail). Tilbud overbringes eller sendes til:
Side 6 Assens Kommune Indkøb & Udbud Rådhus Allé 5 5610 Assens Att. Udbudskonsulent Fatih Tas Hvis tilbud overbringes, skal dette ske til receptionen i rådhusets stueetage. Tilbud skal overbringes/fremsendes i lukket kuvert og bedes mærket med teksten: "Tilbud må ikke åbnes i posten Indkøb af 3500 kg ladbiler Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse inden: fredag den 29. april 2016 kl. 12.00. Tilbudsgiver bærer selv risikoen for eventuelle forsinkelser i Post Danmarks eller anden befragters levering. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der først modtages efter tilbudsfristens udløb uanset omfanget af overskridelsen. 12. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i indtil 60 dage regnet fra tilbudsfristen. 13. Indkøbsbetingelser og forbehold Udbudsmaterialet indeholder Assens Kommunes generelle indkøbsbetingelser. Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver de vilkår, der følger af indkøbsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold, i tilbuddet. Forbehold i tilbuddet kan medføre, at tilbuddet afvises. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i indkøbsbetingelserne som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet.
Side 7 14. Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver dog med de begrænsninger, som følger af lovgivningen. Hvis der er dele af tilbuddet, som tilbudsgiver mener, er af en sådan karakter, at de skal undtages fra aktindsigt, bedes dette tydeliggjort i tilbuddet. Det skal i givet fald præciseres, hvad der er begrundelsen for, at tilbudsgiver ikke mener, at der skal gives aktindsigt i disse dele. I sidste ende er det dog Ordregiver, der træffer beslutning om hvorvidt, og i hvilket omfang, der skal meddeles aktindsigt i henhold til offentlighedslovens regler. 15. Udvælgelses-/egnethedskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. a) Tro og love erklæring om, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. Formular, der skal benyttes af tilbudsgiver til denne erklæring, indgår som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgivere, der på baggrund af den fremlagte dokumentation, ikke vurderes egnede til at løfte den udbudte opgave, vil ikke komme i betragtning ved tildelingen af kontrakten. 16. Tildelingskriterier Ordren vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Assens Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen. Nr. Delkriterier Vægt I Pris 65 % II Brugsfunktioner 20 % III Leveringstid 15 % Til vurdering af de indkomne tilbud anvendes en pointskala fra 1-5. I. Pris Vurderingen foretages på baggrund af den samlede tilbudte pris, jf. tilbudslisten. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms.
Side 8 Den laveste tilbudte pris vil få 5 point. De øvrige tilbud tildeles point på følgende måde: De efterfølgende tilbud gradueres procentvis lavere end laveste pris. II. Brugsfunktioner Vurdering af brugsfunktioner foretages på baggrund af tilbudsgivers beskrivelse heraf, jf. kravspecifikationen. Til vurderingen lægges vægt på bl.a. førerkomfort og arbejdsmæssige driftsfunktioner. Vurderingen gælder både køretøj og kran. Vurdering af brugsfunktioner foretages på baggrund af en test af de tilbudte ladbiler, jf. pkt. 18 nedenfor. Testen vil indeholde vurderinger og skøn af følgende målepunkter pr. tilbudt ladbil: Ud og indstigning Førersæde komfort Justering af førersæde Udsyn Justering af rat og spejle Kabinestøj Instrumentering III. Leveringstid Leveringen foretages på baggrund af den tilbudte leveringstid, jf. tilbudslisten. Den tilbudsgiver der leverer hurtigst får 5 point. De efterfølgende tilbud gradueres procentvis lavere end hurtigste levering. Tilbudslisten skal benyttes ved besvarelse af ovenstående tildelingskriterier. 17. Forsinkelse I tilfælde af forsinkelse på levering af de tilbudte ladbiler skal tilbudsgiver straks informere Ordregiver om årsagen til forsinkelsen og angive et nyt leveringstidspunkt. Ved forsinkelse er tilbudsgiver endvidere forpligtet til, at betale Ordregiver en bod svarende til 1 % (to procent) af prisen på den pågældende tilbudte ladbil, for hver påbegyndt uge. Den samlede bod kan dog ikke overstige 8 % (otte procent) af den tilbudte pris. Boden skal betales efter påkrav fra Ordregiver.
Side 9 18. Test af ladbiler Der afholdes en testdag, som en del af udbudsforretningen. Tilbudsgivere, som har afleveret egnede tilbud, bedes stille 1 stk. type 1, samt 1 stk. type 2 ladbil jf. tilbudslisten, til rådighed for udvalgt personale i Assens Kommune d. 9. maj 2016 mellem kl. 8.00 og 9.00. Personalet vil foretage test mellem kl. 9.00 16.00 selvsamme dato. Testen er en del af tildelingskriterierne og vil derfor indgå i vurderingen og evalueringen af tilbuddet. Ladbilerne leveres på adressen: Indre Ringvej 15, 5560 Aarup. Ladbilerne skal være fuldt optanket ved levering. Tilbudsgiver afholder selv omkostninger forbundet med levering og afhentning. Assens Kommune betaler selv for brændstofforbrug ud over den første tankfuld. Assens Kommune bærer ansvaret for eventuelt påførte skader på ladbilerne under testen heraf. Eventuelle ikke-egnede tilbudsgivere vil før testen blive orienteret med henblik på ikke at deltage i testen. 19. Tjekliste Tilbudsgiver skal huske følgende i forbindelse med afgivelse af tilbud: Tro- og love erklæring om, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr., jf. punkt 15. Fyldestgørende tilbud i henhold til udbudsmaterialet, herunder: - Udfyldt tilbudsliste i henhold til kravspecifikation. - Husk at underskrive tilbuddet. - Husk at oplyse en e-mail adresse hvortil eventuelle spørgsmål og svar skal sendes til. Forbehold i tilbuddet kan medføre afvisning, jf. punkt 13. Tilbudsmaterialet i 1 eksemplar samt på en USB-nøgle, jf. punkt 7. Mærkning af den lukkede kuvert med teksten "Tilbud må ikke åbnes i posten Indkøb af 3500 kg ladbiler, jf. punkt 11.
Side 10 Korrekt adressering, jf. punkt 11. Rettidig fremsendelse eller overbringelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 11. Dateret og underskrevet arbejdsklausul, jf. Bilag 4. ******