Giv feedback Dette er et værktøj for dig, som vil skabe målrettet læring hos din medarbejder blive mere tydelig i din ledelseskommunikation gøre dit lederskab mere synligt og nærværende arbejde med feedback som et ledelsesredskab indarbejde en feedbackkultur i virksomheden Værktøjet henvender sig til dig, som i dagligdagen har et lederansvar. Du får en let og overskuelig model for, hvordan feedback kan gribes an. Modellen er enkel at arbejde med og let at huske. Som nyudnævnt leder får du en overskuelig model for, hvordan du kan give feedback. Som erfaren leder kan du lade dig inspirere af tjeklister, tips og gode råd til egen feedbackpraksis. Dette værktøj indeholder Beskrivelse af fire grundsten til at give god feedback Beskrivelse af fire grundsten til at modtage feedback Feedback-modellen: 4 trin til god feedback Herunder et arbejdspapir, der indeholder Forberedelsesskema til feedback Tjekliste til at give feedback Lær din medarbejder at kende Feedbackskema Handlingsplan PowerPoint-præsentation Sidst opdateret 20-10-2008 1
Hvad er feedback? Analyser af ledelseskommunikation peger på, at medarbejdere efterspørger konstruktiv feedback fra deres leder. De ønsker bl.a. at vide, hvad der forventes af dem, og hvordan de udfører deres arbejde. Feedback betyder kort og godt tilbagemelding. Dette værktøj hjælper dig med at give feedback, så dine medarbejdere kan lære at udvikle sig. Det kan bruges hver dag, og det behøver ikke at tage mere end 10-15 minutter. Værktøjet hjælper dig og din medarbejder med at sætte rammerne for, hvordan feedback kan foregå på en god måde. Dermed har værktøjet også til opgave at hjælpe dig med at opbygge en kultur, hvor feedback er en naturlig del af hverdagen i din afdeling. En vigtig forudsætning er, at du gør dig klar, hvad du vil med feedback. Feedback giver dine medarbejdere mulighed for at lære Feedback foregår altid i mødet mellem mennesker, idet vi automatisk reagerer på hinanden. Den måde, vi reagerer på, opstår mere eller mindre spontant og mere eller mindre bevidst. For at feedback skal give din medarbejder mulighed for at lære i hverdagen, må den derfor gives mere struktureret og på baggrund af dine konkrete observationer. God feedback skaber forståelse for hvilken adfærd, der lever op til/ikke lever op til det, der forventes. Den medarbejder, som får feedback, bliver klar over, om det, han/hun gør, er i overensstemmelse med det forventede, og om der er muligheder for forbedring. Hvis feedbacken er konstruktiv, hjælper den medarbejderne med at gribe disse muligheder. Nedenfor beskrives de grundsten, som danner grundlaget for, at feedbacken skaber værdi. Fire grundsten til at give feedback 1. Feedback på adfærd, ikke på personlighed Giv kun feedback på det, din medarbejder gør, ikke på, hvad han er. Den feedback, du giver, bør derfor gives i forhold til den adfærd, du har observeret det, du har set og hørt. Det er vigtigt at tale ud fra din egen synsvinkel som leder, så der ikke er tvivl om, hvem der er afsender af budskabet. Brug formuleringer som, jeg har observeret..., eller jeg oplever.... 2. Ægte opmærksomhed og berettiget kritik Opmærksomhed og anerkendelse kan flytte bjerge, men den feedback, du giver, skal være ærlig og berettiget. Ellers mister den sin kraft, og i værste fald kan den virke manipulerende. Sidst opdateret 20-10-2008 2
3. Respekt for hinandens synspunkter Det er vigtigt at indgå en dialog i øjenhøjde, hvor der er respekt for hinandens synspunkter. Hvis din medarbejder er uenig i dine synspunkter, så respektér det og hold også fast i dine egne. Husk dog på, at vurderinger skal tage udgangspunkt i noget, du har observeret. 4. Vær rettidig og konkret Vurderinger skal være konstruktive og baseret på konkrete eksempler. Desuden bør feedback være rettidig således, at den kan relateres til den konkrete observerede handling. Jo længere tid, der går, desto mere uklart bliver billedet. Fire grundsten i at modtage feedback (som du skal huske at instruere medarbejderen i) 1. Altid mulighed for at sige fra Hvis du er i tvivl om, hvad hensigten er med feedbacken, ikke føler dig oplagt til at modtage feedback eller på anden måde ikke føler dig godt tilpas med situationen, så har du altid mulighed for at sige fra. 2. Aktiv lytning og åbenhed At modtage feedback handler om, at du skal lytte til den, der giver den. Du skal være nærværende og vise oprigtig åbenhed overfor det, der siges. Lyt aktivt til den, der giver dig feedback, indtil han er helt færdig, så du får hele billedet af, hvad der siges/menes. Du behøver ikke at være enig i feedbacken, men indtil seancen er slut, er det vigtigt, at du parkerer din egen opfattelse. 3. Afklarende spørgsmål Når du er færdig med at lytte, kan du stille afklarende spørgsmål: Forstår jeg det rigtigt, når... eller Har du et mere konkret eksempel på.... 4. Observationer er ikke til diskussion Feedback gives på baggrund af nogle konkrete observationer, som den, der giver feedbacken, har observeret. De er ikke til diskussion. Observationerne er naturligvis et udtryk for hans opfattelse af situationen. Som leder skal man dog altid tydeliggøre over for medarbejderen, at feedback tager sit afsæt i virksomhedens værdigrundlag med afdelingens strategier og mål for øje. Sidst opdateret 20-10-2008 3
Sådan gør du! De fire trin i feedbackmodellen giver dig opskriften på, hvordan du let kan give din medarbejder feedback. Arbejdspapiret lægger op til, at du forbereder dig grundigt på din feedback. Når du er mere trænet i det, vil det sikkert ligge på rygraden, og du kan nøjes med at blive inspireret af modellen og i stedet bruge tjeklisterne. Fire trin til god feedback 4. Afslut med opsummering og evt. aftaler om opfølgning 1. Gør din hensigt klar - skab god kontakt, og aftal rammerne 3. Beslut handlingstrin 2. Tre positive ting - og én til forbedring 1. Gør din hensigt klar - skab god kontakt og aftal rammerne Før du går i gang med din feedback, er det vigtigt, at du gør din hensigt klar med samtalen. Forbered dig Medarbejderen skulle gerne lære noget af din feedback. Derfor er det vigtigt, du er til stede i samtalen og skaber god kontakt ved først og fremmest at stille ind på din medarbejder. Hvordan foretrækker han at få feedback? Skriv svaret i arbejdspapiret under Forberedelsesskema til feedback i feltet 1.1 Du kan i øvrigt hente inspiration i Lær din medarbejder at kende i arbejdspapiret. Sidst opdateret 20-10-2008 4
Åben samtalen med åbne spørgsmål Det er en god idé at begynde din feedback med at give medarbejderen mulighed for selv at fortælle, hvad han oplever. Stil åbne hv-spørgsmål (hvad, hvem, hvor, hvordan), som lægger op til, at han ikke kan nøjes med at svare ja/nej. Overvej eksempler på gode åbningsspørgsmål og skriv dem ind i arbejdspapiret i Forberedelsesskema til feedback under feltet 1.2 Enighed om rammerne Det er vigtigt at aftale rammerne for feedbacken. Medarbejderen skal være enig i, at du skal give feedback og i forlængelse heraf være parat til at modtage den. Du kan evt. beskrive de fire grundsten i at give feedback og de fire grundsten i at modtage feedback og på baggrund heraf afstemme forventningerne til fremtidens feedback. Gå til arbejdspapiret under Forberedelsesskema til feedback og udarbejd en forventningsafstemning under feltet 1.4 2. Tre positive ting og én ting til forbedring Beskriv tre positive ting, du har observeret: 1. Jeg har observeret, at... 2. Og, at... 3. Og, at... Gå til arbejdspapiret under afsnit 2 og skriv det i feltet 2.1 Beskriv én ting til forbedring: Og som forbedring vil jeg foreslå, at... (Hvis det går rigtig godt med det hele, skal du ikke nødvendigvis lede efter en ting til forbedring) Gå til arbejdspapiret under afsnit 2 og skriv det i feltet 2.2 Beskriv en generel ting: Og generelt synes jeg, at... Gå til arbejdspapiret under afsnit 2 og skriv det ind i feltet 2.3 Du binder dine iagttagelser og dit forslag til forbedring sammen med ordet OG. Dermed understreger du, at du vægter, det du siger lige højt. Sidst opdateret 20-10-2008 5
3. Beslut handlingstrin Afgør først og fremmest om feedbacken giver anledning til, at noget skal ændres. Hvis din feedback giver anledning til, at der er noget der skal ændres, er det vigtigt at overveje, hvad der giver mest mening. Tal med medarbejderen om, hvad det næste skridt kunne være og prioriter det forslag, du tror, giver størst effekt. Initiativer skal være så konkrete som muligt - og samtidig skal de være realistiske at opnå for medarbejderen. Gå til afsnit 3 i arbejdspapiret og skriv gode spørgsmål, som kan få dialogen i gang om konkrete handlingstrin i feltet 3.1 Skriv handlingstrin ind i afsnit 3 Beslut handlingstrin som findes i arbejdspapiret 4. Afslut med opsummering og evt. aftaler om opfølgning Måden, du går til feedback på, tager sit udspring i en forståelse af, at hvis du kan få din medarbejder til at føle, at han/hun anerkendes for sit arbejde, så er der lagt et langt mere gunstigt fundament for at lære, da det skærper oplevelsen af egne ressourcer. Derfor afslutter du din feedback med at opsummere samtalen og aftale, hvornår I snakker sammen igen. Sidst opdateret 20-10-2008 6