Notat Sags id. 24.10.00-G01-2-15 Den 15. december 2015 oltyj Status for Faaborg-Midtfyns erhvervsservice - Evaluering 2015 og forslag til indsatser 2016 Notatet omhandler alene kommunens lokale erhvervsservice. Statusnotat for turismeservice fremlægges særskilt. De forskellige erhvervssamarbejdsprojekter evaluerings i anden sammenhæng. Baggrund Udviklingsstrategien definerer fire fyrtårnsprojekter som driver for implementering af udviklingsstrategien. Ansvaret for erhvervsfyrtårnet er p.t. placeret i Center for By, Land og Kultur. Erhvervsfyrtårnet kan defineres ved en række aktiviteter hvoraf nogle af disse handler om direkte erhvervsservice i form af besøg og vejledning til virksomheder samt organisationens interne samarbejde om erhvervsservice (sagsbehandling) og erhvervsservicekultur. Desuden handler det om dialog mellem erhvervsliv kommune samt branding af kommunen i erhvervskredse uden for kommunen. Nærværende notat omhandler ovennævnte fire forhold: Erhvervsservice (besøg og vejledning m.m.) Erhvervsservicekultur og internt samarbejde i organisationen Dialog mellem kommune og erhvervet Branding af kommunen Derudover rummer erhvervsfyrtårnet også turismeområdet (evalueres separat) samt en lang række eksterne samarbejdsprojekter som Naturturisme, Udvikling Fyn, Film Fyn, Fremtidsfabrikken II, Havørred Fyn. Samlet skal fyrtårnet støtte erhvervsudvikling, styrke beskæftigelsen i kommunen såvel som kommunes image i resten af samfundet med henblik på øget tiltrækning af bosætning og nye virksomheder. Den lokale erhvervsservice er overtaget fra Udvikling Fyn 1. september 2014, hvor også en erhvervsservicekonsulent blev virksomhedsoverdraget. Udvikling Fyn og Væksthus Syddanmark varetager også erhvervsservice dog med en mere specialiseret tilgang. Udvikling Fyn via klyngearbejde og Væksthus Syddanmark via specialiseret vejledning for vækstvirksomheder inden for f.eks. finansiering af Side 1
udvikling, forberedelse til eksport, udvikling inden for topledelse og bestyrelsesledelse. Derudover er der Regionens WelfareTechInvest (finansiering) og EU-kontoret som kan vejlede mht. internationalt samarbejde og finansiering samt eksport. Den overordnede opgave for den kommunale erhvervsservice er således, at give relevant information og yde vejledning til virksomheder og iværksættere jf. Lov om Erhvervsfremme, såvel som yde en god, korrekt og relevant service i forbindelse med håndtering af sager af mere teknisk og arbejdskraftmæssig karakter. Den kommunale platform til at drive erhvervsservice er defineret i lov om erhvervsfremme. Det fremgår her af 12 og 13: At kommunerne kan gennemføre og finansiere erhvervsserviceaktiviteterne over for en åben kreds af iværksættere og virksomheder og At kommunen kan iværksætte erhvervsudviklingsaktiviteter inden for en lang række områder, herunder iværksætteri, innovation, ny teknologi, kompetenceudvikling og turismeområdet (Se bilag 2 for lovtekst om erhvervsfremme 12 og 13) Endelig ligger der i erhvervsservice også det element, over for virksomhederne, at kunne italesætte værdien af et godt samarbejde og en fælles branding af kommunen som et godt sted at drive virksomhed. Status på erhvervsservice Fokus i ultimo 2014 og i 2015 har været at samle op på en intern struktur for erhvervsservice, sikring af daglig drift og virke af udgående erhvervskonsulent (overtaget fra Udviking Fyn) samt etablere eksterne samarbejdsrelationer. Ved også at fokusere på intern kultur og strukturer for erhvervsservice er målet hele tiden at kunne give den bedste service tilpasset behovet i erhvervet. Erhvervskonsulenten: Erhvervskonsulenten har i 2015 gennemført en lang række virksomhedsbesøg og besøg hos iværksættere med formål at informere og vejlede virksomhederne ud fra deres behov. Der arbejdes ud fra en metode-værkstøjskasse, Væksthjulet, stillet til rådighed af Væksthuset. I årets første 10 måneder er der gennemført vejledning af 88 iværksættere og 124 virksomheder. Vejledning kan være vejledning via telefon og/eller besøg samt opfølgning og formidling af information. Blandt iværksættere har der været en vægt inden for sundhedsvæsen, liberalt erhverv og fremstillingsvirksomhed og til dels inden for kunst/kultur/galleri samt internet handel. Hos etablerede virksomheder er mønstret det samme, dog er særligt mange fremstillingsvirksomheder (26 stk.) blevet vejledt. Også en del fødevarevirksomheder er blevet vejledt. I året første 3 måneder blev særligt fokuseret på besøg hos DI virksomheder. Ud over vejledning af virksomheder bidrager erhvervskonsulenter med sin viden til forskellige projekter m.m. Side 2
Af nedenstående to bokse er kort beskrevet indhold og merværdi af vejledning til etablerede virksomheder henholdsvis iværksættere. Yderligere uddybende information om vejledningen er vedlagt i bilag 3. Boks 1: eksempler på vejledning af virksomheder Vejledning af etablerede virksomheder: Mange virksomheder er vejledt mht. markedsføringsstrategi, afdækning af målgrupper. 26 virksomheder er henvist til rådgivning ved specialist i hjemmesider. Der er hjulpet ved ansøgning til finansiering, f.eks. to til LAG SØM og to til WelfareTechInvest, tre til Væksthuset IP-konsulent (patentering) og en enkelt til specialiseret ledelsesvejledning. Der er en henvist til UdviklingFyn klyngesamarbejde og en er henvist til danske ambassade i Polen samt en til Regionens EU kontor i Bruxelles. Der er vejledt i bestyrelsesarbejde, strategiudvikling, ledelse, ophør af virksomheder (2 stk.) m.v. Endelig er der hjulpet med at etablere kontakt til kommunen eller andre offentlig institutioner med henblik på samarbejde for et par virksomheder, herunder en hollandsk. Henvendelser fra virksomheder der viser interesse for en evt. flytning til Faaborg-Midtfyn Kommune prioriteres højt og får meget hurtig opfølgning. I årets første 10 mdr. har det været 5 virksomheder og 1 potentiel iværksætter I september oktober er afholdt kursus om succes on-line, forbedret synlighed på nettet, i samarbejde med erhvervsministeriet. Knap 20 virksomheder deltog. Boks 2: eksempler på vejledning af iværksættere Vejledning af iværksættere: De fleste får information og vejledning om bl.a. jura og særeje, budgettering, etablering af bank-portfolio, huskeliste ved opstart og evt. branchespecifik skriftlig startvejledning hvor de er udarbejdet. Der tales hjemmeside, markedsføring, salg og PR. Alle iværksættere får tilbud hjælp til udarbejdelse af en forretningsplan. Der findes forskellige tilgange til forretningsplan og behovene er forskellige. Men effekten af at få talt forretningen igennem med iværksætterne gør dem mere afklaret på en lang række private, økonomiske og forretningsmæssige punkter, og de ved hvad de skal arbejde videre med. Der ydes vejledning til: de som skal i banken, vurdering i forhold til ejendomskøb, lokaleleje, byggesager og landzonetilladelser m.m., henvisning til fonde og vejledning i forbindelse med innovationer og opfindelser (hvordan skal man huske at sikre sig rettigheder m.m.). Der er desuden visiteret 11 iværksætter videre til revisor/bogholder. Iværksættere rådes alle til at kontakte deres forsikringsselskab for vejledning såvel som der tales om A-kasse. Der tales om selskabsformer hvor det er relevant. Der er i 2015 ikke visiteret videre til Fremtidsfabrikken da den lukkede ned ultimo 2014. Det nye projekt Medstrøm er startet i efteråret 2015 og der er visiteret to hertil. To iværksætter er visiteret til Væksthus Syddanmark og to til WelfareTechInvest. Endelig er der givet vejledning til to syriske flygtninge som ønske at etablere forretning i Danmark. Ud over vejledning er også gennemført to iværksætterkurser om generel og basal viden for iværksætterne. Kurserne er gennemført i samarbejde med Svendborg kommune. Der har været 8-10 iværksættere for FMK på begge holdene. Side 3
Task-force og erhvervsservicetelefon: Internt i organisationen er etableret en Task-force på tværs af Teknik og Bosætning og Erhverv for hurtig håndtering af komplicerede erhvervssager med relation til flere fagområder. Der er her en målsætning om inden for 48 timer at kunne håndtere en kompliceret sag, således at ansøger kan orienteres om hvorledes kommunen tænker sig at håndterer sagen og en tidsplan herfor. Jobcentrets enhed for rekruttering og virksomhedsservice deltage i udvalgte møder. Der er etableret en erhvervsservicetelefon med fast vagt i dagtimerne. Telefonen benyttes dog ikke meget af virksomhederne. Jobcentret Jobcentret har etableret et lokalt dialogforum med virksomheder for at opnå en tæt dialog med erhvervslivet og jobcentret. Den tætte dialog giver jobcentret mulighed for at tilpasse servicen til de behov som erhvervslivet oplever. Dialogforum skal være en platform, hvor dels de deltagende virksomheder kan profitere af et lokalt netværk og dels en platform hvor jobcentret kan tilpasse og planlægge servicen til virksomhederne. De deltagende virksomheder er udvalgt således de repræsenterer et relativt bredt udsnit af Faaborg-Midtfyn Kommunes erhvervsliv både i forhold til geografi og brancher. Dialogforum kan planlægge og afholde et fyraftensmøde hvis de ønsker. Der er pt. 18 deltagende virksomheder i dialogforum. Der afholdes i 2015 tre dialogmøder og der er planlagt et fyraftensmøde. Jobcenterets virksomhedskonsulenter har i 2015 mere end 700 virksomhedsbesøg, hvoraf en række virksomheder har haft mere end et besøg. Borgmesterbesøg Borgmesteren besøger sammen med kommunaldirektører en række virksomheder hvert år. Her drøftes virksomhedens udviklingsmuligheder, samarbejdet mellem virksomhed og kommune og evt. konkrete sager. Der er i 2015 planlagt mellem 25 og 30 besøg. Primært større virksomheder. Er der konkrete sager eller problemstillinger der skal løses, orienteres erhvervsservice som følger op. Ved disse besøg er der i høj grad tale om imagepleje og branding af Faaborg-Midtfyn som erhvervsområde. Tværgående arbejdsgruppe af nøglemedarbejdere I efteråret 2014 blev etableret en tværgående arbejdsgruppe af nøglemedarbejdere med relation til erhvervsområdet med henblik på at øge samarbejdet mellem fagområder og styrke en fælles servicekultur på tværs af organisationen. Nøglemedarbejderne fremstår som ambassadører for en erhvervsservicekultur samt bistår erhvervsfyrtårnet ved forskellige opgaver. Netværket gennemførte i juni 2015 en intern medarbejderworkshop for cirka 90 medarbejdere med fokus på netop erhvervsservicekultur og samarbejde på tværs af fagområder. Resultatet var en øget forståelse og fokus hos medarbejdere på nødvendigheden af tværfagligt samarbejde som del af en god erhvervsservice. En del af deltagerene havde ikke deltaget i Fremtidsfabrikkens BOOST kursus i 2013 om erhvervsservice. Side 4
Endvidere har medarbejdernetværket taget initiativ til at sende velkomstmail til nye virksomheder med info om de forskellige kontakter på erhvervsserviceområdet. Ligeledes arbejdes på en løsning så alle kan dele relevante information om virksomheder på tværs af kommunens fagområder. Flere af medarbejderne har deltaget i en mini-workshop sammen med kommunikation om et koncept for et nyhedsbrev for erhvervslivet. Formen af nyhedsbrevet skal udvikles yderligere sammen med den nye stab Politik og Strategi. Styregruppe for erhvervsarbejdet For at styrke koblingen og dialogen mellem erhvervsliv og kommunens erhvervsservice arbejde, er der etableret en fælles styregruppe for erhvervssamarbejdet mellem borgmester og formand for erhvervsråd og formand for turistforening. Her deltager også kommunaldirektør. Samarbejdet styrkes desuden ved at kommunen yder de to foreninger bestyrelsesservice i form af sekretær og bogholderi assistance (mod betaling efter kontrakt). Der afholdes møde i styregruppen 3 gange i 2015. Både turistforeningen og erhvervsrådet udtrykte på sommermødet generel tilfredshed med samarbejdet og ydelsen af sekretær og bogholderi-assistance efter nogle indkøringsvaskeligheder i 2014. Økonomi og ressourcer: Der er en ansat en erhvervskonsulent. Desuden er p.t. ansat en fleksjobber ca. 5 timer om ugen til at varetage bogholderi for erhvervsrådet (del af vores erhvervsservice). Endelig bidrager 2-3 medarbejder i By, Land og Kultur til området, herunder den nye kommunikationsmedarbejder, med i omegnen 0,1 årsværk til sammen. Den samlede økonomi for enheden Erhverv og turisme er rammesat ud fra det beløb som aftalen med Udvikling Fyn er reduceret med per 1/9-2014 svarende til 1,152 million årligt samt 850.000 kr. årligt som aftalt ved budget 2015, i alt cirka 2,0 millioner. Heraf er ca. 800.000 kr. afsat til erhvervsservice (primært løn til konsulent) og fra ydelse af bestyrelsesservice til erhvervsrådet er en indtægt på ca. 160.000 kr. Derudover er der mindre indtægter fra iværksætterhuset, men disse indtægter modsvares dog af udgifter til vedligehold og drift af iværksætterhus. Ud over løn, er der udgifter til abonnementer, kontingenter og forsikring, kursusaktiviteter og markedsføringsudgifter (for kurser m.m.). Budget 2016 er stort set lig budget 2015 Refleksioner over 2015 Faaborg-Midtfyn Kommune har en erhvervskonsulent til at følge op på både iværksætter og etablere virksomheder inden for alle branche områder (dog ikke Side 5
landbrug). Desuden benytter erhvervskonsulent 300 timer årligt til at servicere erhvervsrådet som sekretær for deres bestyrelse. Der er således mindre tid til direkte vejledning. Erfaringen fra 2015 viser at det kan være svært at nå hele vejen rundt til alle virksomheder og iværksætter, ligesom vejledningen oftest bliver af mere teknisk karakter. Den mere imageskabende dialog om samarbejde mellem kommune og virksomhed om fælles branding af kommunen står ofte svagt i en-til-en vejledningen. I DI s undersøgelse vægtes overordnet vurdering af kommunens erhvervsvenlighed, dvs. kommunens erhvervsimage, som den enkeltstående vigtigste parameter og den vægtes med 33 %. Kan vi rykke på denne imageparameter, vil det give en stor merværdi og højere score i DI undersøgelsen. Med hensyn til virksomhedernes vurdering af kommunens performance på de øvrige områder, er det vigtigt, at der for alle parameter holdes et stadig fokus på hele tiden at gøre det bedre, være mere fleksibilitet og samarbejde på tværs. Selvom Faaborg-Midtfyn Kommune præstere den 2. hurtigste byggesagsbehandling ud af 98 kommuner, vurderes den kun som nr. 24 ud af 96 kommuner i DI s undersøgelse for 2015. Skal Faaborg-Midtfyn Kommune, med relativt få ressourcer, forbedre sig i DI s erhvervsklimaundersøgelse kræver det en målrettet kommunikationsindsats på et eller flere af de områder, hvor kommunen er rangeret som nr. 50 eller derover (se bilag 4 for en liste). Arbejdet med kommunikation, kommunens image og branding skal derfor søges intensiveres gennem øget fokus på dialog med erhvervet og et fællesskab om fortællingen om Faaborg-Midtfyn kommune. Denne dialog står i dag svagt med den nuværende ordning med en erhvervskonsulent der primært varetager en metodisk, teknisk og procesorienteret vejledning, Som redskab til styrket dialog med erhvervslivet kan overvejes, at benytte DEFs (Dansk ErhvervsFremme) kommunal erhvervsklimaundersøgelse. DEF s koncept består af en spørgeskemaundersøgelse af mindre omfang end DI s undersøgelse men kan spredes ud til alle typer virksomheder og brancher. Således kan man få et kommunalt mere bredt billede af erhvervsklimaet omend knap så dybt som i DI s undersøgelse. På et mere praktisk plan har 2015 vist, at der benyttes både mere tid og ressourcer på at holde et iværksætterhus i Kværndrup i gang (den gamle stationsbygning) end den indtægt der opnås gennem lejemål modsvarer. Der er p.t. 1-2 lejere ud af 6 mulige lejemål. Det anbefales at evaluere formål og merværdi for kommunen ved at opretholde dette iværksætterhus, frem for andre initiativer. Den interne erhvervsservicekultur eksisterer i de fleste afdelinger, men samarbejdet og udveksling af information mellem afdelingerne kan blive bedre. Derfor er en tilbagevendende fokus på erhvervsservicekultur på tværs af faglige søjler nødvendig (nudging). Et tværgående netværk af nøglemedarbejder bliver derfor et vigtigt værktøj ved at lade dem gå foran og agere som ambassadører. Side 6
Forslag til målsætning 2016 Erhvervsfyrtårnet skal overordnet bidrage til et styrket erhvervsliv i kommunen med en øget lokalbeskæftigelse og bosætning til følge. Med implementering af udviklingsstrategi spiller erhvervsfyrtårnet en vigtigt rolle for selve grundlaget for arbejdspladser og bosætning i kommunen. Indsatsen på området skal efter opstart i 2014/2015 nu forankres, udvikles og kvalitetssikres i 2016 i forhold til erhvervets behov. Derudover er der behov for at styrke den mere imageskabende dialog og have mere fokus på brandingeffekter. På den mere tekniske front skal den kommunal erhvervsservice og vejledning leveres hurtigt, kompetent og tilpasset de enkelte virksomheders behov. Den imageskabende dialog skal medinddrages med besøg og vejledning. Der er endvidere brug for et redskab der kan samle op på virksomhedernes oplevelse af service fra kommunen, såvel som give feedback til brug for at tilpasse kvaliteten. Stadigt fokus på at medarbejderne forstår og påtager sig ansvar for, at ingen indgange er forkert hvis virksomhederne skal opleve, at der er en indgang til kommunen. At medarbejderne formår at arbejde tværfagligt om at servicere virksomheder. Det er yderst vigtigt at sikre dette i omdannelsen af organisationen og før den lejre sig i sine nye strukturere. Forslag til indsatser 2016 Kommunes erhvervsservice og vejledning fortsætter minimum med samme ressource som i 2015. Der holdes fokus på hjælp til vækstmuligheder i etablerede virksomheder og støtte/vejledning af iværksættere. Desuden skal sættes fokus på i højere grad at udnytte mulighederne for visitering til andre specialisere tilbud som f.eks. væksthuset og fremtidsfabrikkens tilbud. For at sikre at indhold og kvalitet af vejledning er den rigtige forslås at der iværksættes en form evaluering hos de enkelte virksomheder efter vejledningen (elektronisk spørgeskema) Særlig iværksætterområdet bør underkastes en vurdering af hvorvidt en særlig støtte kan gives til iværksættere der ikke umiddelbart kan tilbydes vejledning og hjælp under Væksthusets og Fremtidsfabrikkens/Medstrøms tilbud. Der er bl.a. brug for et særligt fokus på iværksættere inden for turismeområdet. Kommunes iværksætterhus i Kværndrup (gamle stationsbygning) bør evalueres med hensyn til merværdi for erhverv og i forhold til kommunale omkostninger/indsats til vedligehold og håndtering af bygning. Internt i organisationen fastholdes task-force tilgangen til håndtering af tværgående erhvervssager. Evaluering af erhvervssager med brug af spørgeskema udvides fra Byg og Miljø til andre områder under det nye center By, Land og Kultur. Samarbejdet på tværs af centre og fagområder via netværk af nøglemedarbejdere fortsættes ligeledes med henblik på at styrke den fælles servicekultur. Side 7
I forhold til branding og dialog med erhvervet fortsættes arbejdet med et nyhedsbrev rettet mod erhvervslivet. Samarbejdet med erhvervsrådet og turistforeningen i en styregruppe fortsættes såvel som bestyrelsesservice af erhvervsområdet fastholdes i sin nuværende form (dvs. ydes mod betaling). Øvrige muligheder for imageskabende dialog skal vurderes. Forslag til mål-indikatorer 2016 Erhvervsservice: Der gennemføres løbende besøg hos virksomheder samt vejledning af virksomheder og iværksættere Der arbejdes med kvalitetsudvikling af besøg og vejledning således at den imageskabende dialog inddrages Der arbejdes fremadrette for yderlige at udnytte supplerende specialiserede tilbud for virksomheder og iværksætter (Væksthuset samt Fremtidsfabrikkens tilbud via projekt MEDSTRØM) Der afholdes 1-2 iværksætterkurser (basal iværksætterforhold) i samarbejde med Svendborg kommune Der gennemføres en årlig analyse af DEF (dansk erhvervsfremme) der giver et billede af erhvervsklimaet i kommunen på tværs af en række erhvervsområder/typer virksomheder Der udarbejdes et årshjul for planlægning af særlige tidspunkter for fokusering af forskellige indsatser Der etableres en metode for evaluering af besøgsindsatsen for sikring og tilpasning af kvalitet af indsats Styrket erhvervsservicekultur Der afholdes en intern workshop om samarbejde på tværs i organisationen i relation til erhvervssager ( vi vil være bedre ) Netværk af nøglemedarbejder som ambassadører for styrkelse af det tværgående erhvervsservicearbejde fastholdes med udgangspunkt i et ad hoc samarbejde for håndtering af konkret aktiviteter. Task-force og erhvervstelefonen fortsættes Dialog: Det påbegyndte arbejde med et nyhedsbrev for erhvervslivet videreføres og der udgives min. 2 nyhedsbreve i 2016 Der gennemføres en årlig DEF-analyse (Dansk ErhvervsFremme) blandt alle virksomheder. Analysen danner sammen med DI analysen udgangspunkt for dialog med erhvervet Der afholdes minimum et dialogmøde med erhvervslivet med præsentation af resultater fra DI og DEF analyser. Branding Faaborg-Midtfyn Kommune søger at udbygger sin position i de forskellige erhvervsundersøgelser (DI, Dansk Byggeri) ved at fokusere på at løse/forbedre de forhold som DI og DEF analyserne påpeger bør forbedres. Faaborg-Midtfyn forbedre sin DI score både i absolutte værdi og som placering blandt kommunerne Side 8
Forslag til afrapportering Der gives en status på erhvervsfyrtårnet hver 3. måned til ØU. Side 9