UDBUDSMATERIALE Offentligt udbud nr. 2007/S 207-251432 Udbud af affaldsbeholdere og kanylebokse til
Indholdsfortegnelse 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 3 1.1 Indledning... 3 1.2 Udbyder... 3 1.3 Kontaktafdeling og person... 3 1.4 Udbudsmateriale... 3 1.5 Fortrolighed... 4 1.6 Tidsplan... 5 1.7 Vareprøver... 5 1.8 Eventuel afprøvning af den tilbudte leverance... 6 1.9 Spørgsmål... 6 1.10 Minimumsbetingelser... 6 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 7 1.12 Aflevering af tilbud... 7 1.13 Vedståelsesfrist... 8 1.14 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 8 1.15 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 9 1.16 Forbehold og alternative tilbud... 9 1.17 Tildelingskriterium med underkriterier... 10 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 11 1.19 Oplysninger om kontraktindgåelse... 11 1.20 Udbyders forbehold... 11 1.21 Ejendomsret til udbudsmaterialet... 12 2 KRAVSPECIFIKATION, BAGGRUNDSOPLYSNINGER, AFGRÆNSNING OG OMFANG 13 2.1... 13 2.2 Leveranceomfang... 13 2.3 Detaljeret beskrivelse af krav til de udbudte anskaffelser... 14 3 DISPOSITION FOR TILBUD... 15 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud... 15 3.2 Generelle oplysninger... 15 3.3 Minimumsbetingelser... 15 3.4 Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse)... 15 3.5 Tilbudspris... 15 3.6 Vareprøver... 16 3.7 Dokumentations- og brochuremateriale... 16 3.8 Tilbuds-Bilag - Oversigt... 16 4 KONTRAKT... 17 1 Køberens rettigheder... 19 2 Leverandørens leveringsforpligtelser... 19 3 Ændringer ved markedsføring af nye produkter... 19 4 Sortimentsændring... 20 5 Kontakt og samarbejde mellem parterne... 20 6 Levering... 20 7 Leveringsbetingelser... 21 8 Leveringssikkerhed... 21 9 Service / Uddannelse... 21 10 Underleverandører... 21 11 Pris... 21 12 Prisregulering... 22 13 Bestilling / Fakturering... 23 14 Betalingsbetingelser... 23 15 Myndighedskrav... 23 16 Mangler... 23 17 Reklamation / Omlevering... 23 18 Forsinkelse... 24 19 Ophævelse... 24
Indholdsfortegnelse 2 20 Erstatning... 25 21 Force majeure... 25 22 Kontraktperiode og ekstraordinær opsigelse... 26 23 Optioner... 26 24 Statistik... 26 25 Tavshedspligt... 26 26 Overdragelse og ændringer... 27 28 Tvist... 27 29 Underskrift... 28 Kontrakt-Bilag 1 E-handel... 29 Kontrakt-Bilag 2 Kravspecifikation for Affaldsbeholdere og kanylebokse... 33 Kontrakt-Bilag 3 Oversigt over leveringssteder under... 34 5 TILBUDS-BILAG... 36 Tilbud-Bilag 1 Generelle oplysninger... 37 Tilbud-Bilag 2 Soliditetserklæring... 38 Tilbud-Bilag 3 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c... 39 Tilbud-Bilag 4 Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres... 40 Tilbud-Bilag 5 Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse)... 41 Tilbud-Bilag 6 Tilbudsskema (prisbilag)... 46 Tilbud-Bilag 7 Fortegnelse over vareprøver... 47 Tilbud-Bilag 8 Dokumentation/Brochuremateriale... 48
Udbudsbetingelser 3 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Nærværende udbudsmateriale offentliggøres på udbyders hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2007/S 207-251432 af 26.10.2007. Udbudet gennemføres som offentligt udbud af et varekøb i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 1.2 Udbyder Udbyder af nærværende udbud er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.3 Kontaktafdeling og person Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Karsten Kirkegaard Tlf.: (+45) 76 63 10 00 E-mail: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af Affaldsbeholdere og kanylebokse til, Sagsnr. 07/11113" Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Udbudsmateriale Nærværende udbudsmateriale består af: Afsnit 1 Udbudsbetingelser indeholdende en beskrivelse af hvilke vilkår tilbudsgiver afgiver sit tilbud under
Udbudsbetingelser 4 Afsnit 2 Afsnit 3 Afsnit 4 Afsnit 5 Kravspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang indeholdende en beskrivelse af den udbudte leverance Disposition for tilbud hjælpeværktøj til udformning af tilbud Kontrakt med bilag indeholdende de vilkår som regulerer aftaleforholdet med Leverandøren i kontraktperioden Tilbuds-Bilag indeholdende 8 bilag Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt, i alt 48 sider. Udbudsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se pkt. 1.6). Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på udbyders hjemmeside, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på udbyders hjemmeside forrang. 1.5 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men udbyders fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter udbyder til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.4. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Udbudsbetingelser 5 1.6 Tidsplan 25.10.2007 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse 26.10.2007 Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU- Tidende og på udbyders hjemmeside: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 26.10.2007 Dato for udbudsmaterialets offentliggørelse på udbyders hjemmeside: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 27.11.2007 kl. 14.00 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 06.12.2007 Frem til denne dato kan der ske offentliggørelse af yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar på: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 12.12.2007 kl. 14.00 Frist for modtagelse af tilbud 19.12.2007 kl. 14.00 Frist for modtagelse af vareprøver Uge 50-52/2007 Uge 02/2008 Uge 02-10/2008 Uge 11/2008 Gennemgang af tilbud Eventuel levering af yderligere vareprøver til afprøvning Eventuel afprøvningsperiode Forventet valg af leverandør(er) Uge 11/2008 Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt(er) henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på stand still-perioden) Uge 14/2008 Forventet kontraktindgåelse 01.05.2008 Forventet levering / kontraktstart 31.07.2008 Vedståelsesfrist 1.7 Vareprøver Til brug for vurderingen af de indkomne tilbud skal Udbyder modtage vareprøver fra tilbyder. Vareprøverne ønskes i 6 eksemplarer af hvert af de tilbudte produkter. Fortegnelse over fremsendte vareprøver anføres i Tilbuds-Bilag 7. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at vareprøverne i en vis grad vil blive anvendt i bedømmelsen af underkriteriet kvalitet i forbindelse med tilbudsevalueringen. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte. Vareprøverne ses gerne modtaget sammen med det fremsendte tilbud. Vareprøverne skal dog senest være modtaget en uge efter fristen for modtagelse af tilbud.
Udbudsbetingelser 6 1.8 Eventuel afprøvning af den tilbudte leverance For nogle produkter vil en afprøvning af de tilbudte produkter være nødvendig med henblik på vurdering af kvalitet. Udbyder forbeholder sig ret til at afprøve den tilbudte leverance på et eller flere af købers brugssteder i perioden fra tilbudsfristens udløb til forventet svar til tilbudsgiverne. Udbyder afholder udgifterne til en eventuel afprøvning af den tilbudte leverance fra leverandøren. 1.9 Spørgsmål Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet opfordres tilbudsgiver særligt til at stille spørgsmål herom, og udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer for at rette i udbudsmaterialet. Den i udbudsmaterialet indeholdte kontrakt vil være gældende for den udbudte anskaffelse. Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet som spørgsmålet vedrører Spørgsmål sendes til udbyders kontaktperson, gerne pr. e-mail., jf. pkt. 1.3. Spørgsmål der er udbyder i hænde senest den 27.11.2007 kl. 14.00 vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende og senest 06.12.2007 blive offentliggjort i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 1.10 Minimumsbetingelser Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumenter, som anført i udbudsbekendtgørelsen:
Udbudsbetingelser 7 1.10.1 Soliditetserklæring Positiv erklæring om tilbudsgivers soliditet (fx bankerklæring, soliditetserklæring eller lignende). Erklæringen skal være underskrevet af udsteder, som kan være et anerkendt pengeinstitut, en bank eller lignende. Erklæringen kan ikke udstedes af tilbudsgiver. Soliditetserklæring eller tilsvarende vedlægges som Tilbuds-Bilag 2. 1.10.2 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som Tilbuds-Bilag 3 i udfyldt og underskrevet stand. 1.10.3 Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted hvor ydelsen skal præsteres. Erklæringen kan vedlægges som Tilbuds-Bilag 4 i udfyldt og underskrevet stand. 1.10.4 Såfremt tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge den i pkt. 1.10 krævede dokumentation, kan tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert dokument, som udbyder finder egnet. 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det at krævede erklæringer i henhold til pkt. 1.10 er på engelsk. Endvidere accepteres det såfremt dokumentation er på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud i øvrigt henvises til afsnit 3, Disposition for tilbud. Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver, herunder vareprøver. 1.12 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét eksemplar. Udbyder ser gerne, at tilbudet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: En CD-Rom mærket 'Original' indeholdende det samlede tilbud med bilag 8 papir-eksemplarer mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. En CD-rom mærket 'Kopi af Tilbuds-bilag i WORD- og EXCEL-formater indeholdende kopier af tilbudsbilag 1, 6 og 7' i Word- og Excel-formater.
Udbudsbetingelser 8 Det anbefales, at tilbud afleveres i lukket emballage og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom mm.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende Udbud af Affaldsbeholdere og kanylebokse til Att.: Sagsnr. 07/11113 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 12.12.2007 kl. 14.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Dette gælder dog ikke tilbudsskemaet jvf. ovenfor. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 1.13 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den 31.07.2008. 1.14 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: a) Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: www.skat.dk b) Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: www.mst.dk c) Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk
Udbudsbetingelser 9 1.15 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for udbyder, at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter at tilbudet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at udbyder har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har udbyderen ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at udbyderen ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at udbyderen heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning. Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed er det i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 og i pkt. 1.10 Minimumsbetingelser ovenfor anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil udbyder være forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud 1.16 Forbehold og alternative tilbud 1.16.1 Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. 1.16.2 Mindstekrav er anført med fed skrift i kravspecifikation i Kontrakt-Bilag 2 og i Tilbuds-Bilag 5. 1.16.3 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt. 1.15. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, herunder bl.a. tilbud med forbehold overfor udbudets grundlæggende elementer, kontrakten eller mindstekrav. 1.16.4 Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne generelle/standard salgs- og leveringsbetingelser, vil disse ikke blive taget i betragtning, og vil ikke indgå i en eventuel kontrakt med pågældende. 1.16.5 Udbyder opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. 1.16.6 Udbyder ser gerne, at eventuelle forbehold angives ved, at tilbudsgiver skriftligt og tydeligt på listeform for hvert forbehold anfører stedet (punktet) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt anfører den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. 1.16.7 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.
Udbudsbetingelser 10 1.17 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning Økonomi 40 % Kvalitet 25 % Logistik og service 15 % Miljø og arbejdsmiljø 20 % Hvert positionsnummer vil blive vurderet for sig. Som udgangspunkt ønskes der valgt en leverandør for hvert positionsnummer. For udbudte produkter hvor den accepterede størrelsesvariation (angivet i Tilbuds-Bilag 6), skaber overlap mellem et eller flere positionsnumre forbeholder udbudsgiver sig dog ret til kun at vælge en leverandør for de positionsnumre, der overlapper hinanden størrelsesmæssigt. Således vil udbudsgiver for kanylebokse udbudt i størrelserne 5 liter (± 1liter) og 4 liter (± 1liter) eksempelvis have ret til kun at vælge en kanyleboks i størrelsen 5 liter eller 4,6 liter eller 4 liter, da den valgte kanyleboks i alle tre tilfælde størrelsesmæssigt vil ligge inden for det overlap, der er mellem de udbudte kanylebokse i størrelserne 5 liter (± 1liter) og 4 liter (± 1liter). Tilbudsgivers tilbud på et positionsnummer kan ikke betinges af, at tilbudsgiveren ligeledes tildeles andre positionsnumre, som tilbudsgiveren har afgivet tilbud på. Såfremt der på et eller flere positionsnumre kun opnås tilbud der, grundet tekniske eller praktiske forhold, ikke kan bruges på samtlige af regionens sygehuse, forbeholder udbudsgiver sig dog endvidere ret til at dele leverancen mellem to eller flere leverandører, blandt tilbudsgiverne. 1.17.1 Økonomi 1.17.2 Kvalitet Forstået som: Udbudsgivers anskaffelsespris Udbudsgivers følgeomkostninger og transaktionsomkostninger (driftsomkostninger) Udbudsgivers bortskaffelsesomkostninger Vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 6. Forstået som: Sikkerheden for personale ved produktets anvendelse Produktets renhed forstået som rene produkter og ren emballage Produktets emballage forstået som mindst mulig emballage til bortskaffelse Vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 5 og på baggrund af de fremsendte vareprøver (jf. Tilbuds-Bilag 7) og evt. gennemførte afprøvninger.
Udbudsbetingelser 11 1.17.3 Logistik og service Forstået som: Leverandørens leveringstid og -sikkerhed Leverandørens leveringsfleksibilitet forstået som leverandørens evne til at tilbyde forbrugstilpassede leveringsløsninger Produktets opbevarings- og håndteringsvenlighed logistisk Vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 5 og på baggrund af de fremsendte vareprøver (jf. Tilbuds-Bilag 7) og evt. gennemførte afprøvninger. 1.17.4 Miljø og arbejdsmiljø Forstået som: Produktets negative miljø- og/eller sundhedspåvirkning Produktets håndteringsvenlighed og ergonomi for personalet Vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 5 og på baggrund af de fremsendte vareprøver (jf. Tilbuds-Bilag 7) og evt. gennemførte afprøvninger. 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om hvilken tilbudsgiver / hvilke tilbudsgivere udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets bekendtgørelse nr. 558 af 12. juni 2006. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver / de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/- tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 1.19 Oplysninger om kontraktindgåelse Efter indgåelse af kontrakt(er), er udbyder i henhold til Udbudsdirektivet pligtig at offentliggøre dette i EU-Tidende. Kontraktsummen vil ikke blive offentliggjort i EU-Tidende. 1.20 Udbyders forbehold Udbyder forbeholder sig ret til at annullere udbudet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en saglig grund. Udbyder forbeholder sig ret til at annullere udbudet for så vidt hvad angår enkelte positionsnumre, hvis der ikke kommer bud på disse. Såfremt der på et eller flere af de udbudte positionsnumre kun opnås tilbud der, grundet tekniske eller praktiske forhold, ikke kan bruges på samtlige af regionens sygehuse,
Udbudsbetingelser 12 forbeholder udbyder sig ret til at dele leverancen mellem to eller flere leverandører, blandt tilbudsgivere. 1.21 Ejendomsret til udbudsmaterialet Udbyder har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbudsforretningen.
Kravsspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang 13 2 KRAVSPECIFIKATION, BAGGRUNDSOPLYSNINGER, AFGRÆNSNING OG OMFANG 2.1 strækker sig geografisk fra Langeland i øst til Fanø i vest og fra grænsen til Tyskland i syd til ca. 40 km. nord for Vejle. er dermed broen mellem Øst- og Vestdanmark og porten til det europæiske kontinent. Regionen har ca. 1.2 mio. indbyggere. s hovedopgaver er primært inden for sundhed, social- og psykiatriomådet samt regional udvikling. Inden for sundhed driver regionen seks sygehusenheder med i alt 18 sygehuse. På det sociale og psykiatriske område sørger i samarbejde med regionens 22 kommuner for botilbud, behandling og specialundervisning. Gennem regional udvikling arbejder Region Syddanmark på at sikre vækst, som giver gode vilkår for borgere og erhvervsliv. Det sker i et tæt samarbejde med kommuner, erhvervsliv, arbejdsmarkedsparter og videninstitutioner. styres af et regionsråd, der består af 41 folkevalgte, der er valgt for fire år. Nuværende valgperiode udløber den 31. december 2009. Foruden at udgøre en geografisk enhed er også en koncern med ca. 26.000 ansatte. Dermed er regionens største virksomhed. Det årlige budget for er på ca. 19 mia. kr. har hovedadresse i Vejle, hvor regionshuset ligger. For yderligere oplysninger om se www.regionsyddanmark.dk. 2.2 Leveranceomfang Indeværende udbud omfatter forbrug til alle sygehusenheder i. s samlede forbrug er anslået til 22 mio. DKK. årligt. Leverancen vil blive opdelt i delaftaler betegnet Delaftale A, Delaftale B, Delaftale C etc., hvor hver delaftale vil indeholde et eller flere positionsnumre. Det forventede forbrug pr. positionsnummer fremgår af Tilbudsskemaet i Tilbuds-Bilag 6. Der bydes på hvert positionsnummer. Der kan ikke afgives kombinationstilbud. Tilbudsgivers tilbud på en delaftale kan således ikke betinges af, at tilbudsgiveren ligeledes tildeles andre delaftaler, som tilbudsgiveren har afgivet tilbud på
Kravsspecifikation, baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang 14 2.3 Detaljeret beskrivelse af krav til de udbudte anskaffelser 2.3.1 Definitioner: Mindstekrav og ønsker: Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring mindstekrav og ønsker: Et mindstekrav er i udbudsretlig terminologi et krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen. Såfremt blot ét mindstekrav til et positionsnummer ikke er opfyldt, er tilbudet på dette positionsnummer ikke konditionsmæssigt. Et ønske vil i udbudsretlig terminologi være lig med et krav, som ikke skal opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et ønske kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke uden at tilbudet på dette positionsnummer bliver ukonditionsmæssigt. Generelle og specifikke mindstekrav/ønsker: Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring generelle og specifikke krav og ønsker: Et generelt mindstekrav eller ønske retter sig mod alle positionsnumre. Et specifikt mindstekrav eller ønske retter sig alene det specifikke positionsnummer, hvor den er anført. 2.3.2 Generelle mindstekrav De generelle mindstekrav fremgår af Tilbuds-Bilag 5. 2.3.3 Generelle ønsker De generelle ønsker fremgår af Tilbuds-Bilag 5. 2.3.4 Specifikke mindstekrav og ønsker De specifikke mindstekrav og ønsker fremgår af Kontrakt-Bilag 2. Det anførte specifikke krav i Kontrakt-Bilag 2 er, at anse som mindstekrav, medmindre det klart fremgår, at der alene er tale om et ønske. Mindstekravene er markeret med fed skrift.
Disposition for tilbud 15 3 DISPOSITION FOR TILBUD 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud 3.1.1 Disposition for tilbud er et værktøj, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelse af det materiale, som tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med tilbudsgivningen. Disposition for tilbud opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt. Disposition for tilbud henviser til 8 bilag, benævnt Tilbuds-Bilag 1 til 8. Disse bilag er udarbejdet med henblik på at sikre en ligeværdig vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver sammenligningen af de indkomne tilbud lettere og mere gennemsigtig. Udbyder ser gerne, at disposition for tilbud følges. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge disposition for tilbud, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation m.v. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet henvises til Udbudsbetingelsernes pkt. 1.15. 3.2 Generelle oplysninger Generelle oplysninger afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 1. 3.3 Minimumsbetingelser Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende den i Udbudsbetingelserne 1.10 anførte dokumentation, der anbefales vedlagt som: Tilbuds-Bilag 2: Soliditetserklæring Tilbuds-Bilag 3: Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Tilbuds-Bilag 4:Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt 3.4 Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) 3.4.1 Uddybende beskrivelse af den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) indeholdende oplysninger om standarder, certificeringer m.m. samt oplysninger vedrørende krav og ønsker til det udbudte afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 5, som gerne ses vedlagt i udfyldt stand. 3.5 Tilbudspris 3.5.1 Priser afgives ved at udfylde tilbudsskema i Excel-format. Print af udfyldt tilbudsskema vedlægges som Tilbuds-Bilag 6, i underskrevet stand. Udbudsgiver ser gerne at det udfyldte tilbudsskema vedlægges i elektronisk Excel-format (se nærmere herom i vejledningen). 3.5.2 Opmærksomheden henledes på, at der under henvisning til udbudsreglerne ikke må forhandles pris før, under og efter, at tilbud er afgivet. Det er således af største vigtighed, at den pris, der afgives, er tilbudsgivers endelige pris.
Disposition for tilbud 16 3.6 Vareprøver Fortegnelse over fremsendte vareprøver anbefales anført i Tilbuds-Bilag 7. 3.7 Dokumentations- og brochuremateriale Dokumentation og brochuremateriale anbefales vedlagt som Tilbuds-Bilag 8. 3.8 Tilbuds-Bilag - Oversigt Tilbuds-Bilag 1: Tilbuds-Bilag 2: Tilbuds-Bilag 3: Tilbuds-Bilag 4: Tilbuds-Bilag 5: Tilbuds-Bilag 6: Tilbuds-Bilag 7: Tilbuds-Bilag 8: Generelle oplysninger Soliditetserklæring Erklæring på tror og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) Tilbudsskema/prisbilag Vareprøver Dokumentations- og brochuremateriale Ovennævnte bilag findes i Word-version til brug for indtastning af tilbudsgivers besvarelser på hjemmesiden www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal.
Kontrakt 17 4 KONTRAKT Dette afsnit indeholder den kontrakt, som vil blive indgået med den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere. De med blå markerede steder vil blive udfyldt i forbindelse med indgåelse af kontrakt. Følgende bilag forventes at skulle indgå som en integreret del af kontrakten: Kontrakt-Bilag 1 Kontrakt-Bilag 2 Kontrakt-Bilag 3 E-handel Kravspecifikation for Affaldsbeholdere og kanylebokse og Redegørelse for den tilbudte leverance (Tilbuds-Bilag 5) Oversigt over leveringssteder Kontrakt-Bilag 4 Tilbudsskema (Tilbuds-Bilag 6) Kontrakt-Bilag 5 Spørgsmål og svar af relevans for kontrakten
Kontrakt 18 Kontrakt nr. 07/11113-01 vedr. Affaldsbeholdere og kanylebokse til vedr. delaftale # XX Nærværende kontrakt er indgået mellem undertegnede Damhaven 12 DK-7100 Vejle (i det følgende benævnt Køberen) og medundertegnede XXX (virksomhedens navn, adresse og CVR.nr.) (i det følgende benævnt Leverandøren)
Kontrakt 19 Præambel Efter forudgående EU-udbud har parterne indgået denne kontrakt vedrørende affaldsbeholdere og kanylebokse til. Ved institution forstås i kontrakten Institutioner under, jf. Kontrakt-bilag 3. Enhver henvisning til Køberen eller parterne i kontrakten er tillige en henvisning til de af kontrakten til enhver tid omfattede Institutioner, dog ikke for så vidt angår adgangen til at opsige leverancer og forpligtelser, jf. 1; at ophæve kontrakten, jf. 19; at forlænge kontrakten, jf. 24; samt at være part i tvister 28. Køberen har samtidig med indgåelsen af Kontrakten indgået kontrakter med XX andre leverandører om leverancer af andre affaldsbeholdere og kanylebokse, som ikke er omfattet af Kontrakten 1 Køberens rettigheder og kontraktens omfang Kontrakten giver Institutionerne ret til i kontraktens løbetid, at købe de af kontrakten omfattede produkter på de vilkår der er fastsat i kontrakten. Køberen tager forbehold for ændringer i det årlige forbrug i såvel opadgående som nedadgående retning. Eventuelle ændringer i forbrug giver ikke grundlag for regulering af prisen. Ved eventuelle ændringer i lovgivning eller strukturelle ændringer i organisationen af regionens sygehuse og/eller institutioner, herunder til- henholdsvis afgang af produktions-/forbrugssteder, som træder i kraft efter kontrakten indgåelse, og som medfører væsentlige ændringer i produktion, produktsammensætning eller Køberens behov for leverancer i henhold til kontrakten i øvrigt, forbeholder Køberen sig retten til at opsige leverancer og forpligtelser på de berørte områder med et 3 måneders skriftligt varsel indeholdende dokumentation for det/de indtrufne forhold. 2 Leverandørens forpligtelser Leverandørens skal levere de produkter, som er specificeret i Kontrakt-bilag 2. Leverandøren garanterer til en hver tid at produkterne, opfylder de krav til kvalitet, ergonomi, service, økonomi, pakning, levering m.m., som fremgår af Kontrakt-bilag 2. 3 Ændringer ved markedsføring af nye produkter Såfremt Leverandøren indleder markedsføring i Danmark af nye produkter af tilsvarende art som af kontrakten omfattede påhviler det Leverandøren at underrette Køberen. Indledes markedsføringen i kontraktperioden kan Køberen forlange det/de nye produkt/produkter leveret i stedet. Et sådant forlangende skal fremsættes af Køberen i rimelig tid efter, at det er kommet til Køberens kundskab, at en sådan markedsføring har fundet sted/vil finde sted. Dette giver ikke Leverandøren ret til ændring af pris eller andre aftalevilkår i øvrigt..