Øvelseshæfte Region Midtjylland Introduktion til SurveyXact

Øvelseshæfte Region Midtjylland Introduktion til SurveyXact Introduktion til SurveyXact

Introduktion til SurveyXact

Indholdsfortegnelse 1. Introduktion 1 2. Log på SurveyXact, opret organisation og ny måling 1 2.1 SurveyXact's opbygning 2 3. Oprettelse af spørgeskema 3 4. Opret spørgeskema i Smart Designer 3 4.1 Rediger spørgeskema 4 5. Færdiggør skema i Avanceret Designer 17 6. Test spørgeskemaet 21 7. Ændre skemalayout for spørgeskemaet 21 7.1 Rediger skemahoved 22 7.2 Indsæt link til hjemmeside 22 8. Notifikationer 23 9. Distribution 25 9.1 Links til MidtEPJ/BookPlan 25 10. Status 26 11. Opret skabelon 26 12. BILAG: Kun relevant for spørgeskemaer udenom Doc2Mail 27 12.1 Rediger baggrundsskema 27 12.2 Dataindsamling Oprettelse af respondenter 28 12.3 Distribution 28 12.4 Tidsplan for dataindsamling 29 12.5 Import af hele besvarelser 29 12.6 Analyse 30 13. Efter i dag 32 Introduktion til SurveyXact

1. Introduktion Velkommen til introduktionskursus i SurveyXact. Kurset tager udgangspunkt i et eksempel på et spørgeskema, som patienter skal udfylde før de kommer til en aftale på et hospital. Formålet med kurset er at vise, hvordan man arbejder med et spørgeskema i SurveyXact. Spørgsmålene i dette hæfte er derfor ikke et eksempel på "det gode spørgeskema", men mere en guideline til hvordan forskellige typer af spørgsmål oprettes. I den virkelige verden skal du altid sørge for at have god tid til at teste dit skema igennem, så du sikrer at alt fungerer efter hensigten. Tekst skrevet med sort skrift er forklaringer. Blå skrift indikerer en øvelse, mens grå tekstbokse er metodiske tips og tricks til undersøgelser i almindelighed. 2. Log på SurveyXact, opret organisation og ny måling Indtast denne adresse i din browser: http://sx.rm.dk Du skulle gerne have modtaget brugernavn og password til at logge ind i SurveyXact. Ellers bedes du henvende dig til underviseren. Du er nu i organisationens kontrolpanel. Her kan du oprette en underorganisation, så der oprettes en struktur over de forskellige målinger: Vælg Opret underorganisation i drop-down menuen, navngiv den og tryk på Enter. For at se den nyoprettede organisation skal du opdatere siden. Det gøres ved at trykke F5 eller klikke på - ikonet øverst til venstre. 1

Du har nu dannet en underorganisation, og skal så oprette en måling: Vælg Opret måling. I dropdown menuen kan du vælge blandt et antal skabeloner. Vi tager nu udgangspunkt i Region Midtjyllands "Skabelon til indkaldelsesskema". Vælg skabelonen "Skabelon til indkaldelsesskema", navngiv målingen og tryk på Enter. Du står nu i undersøgelsens første fane; spørgeskemadesignfanen, hvor du møder en generel vejledningstekst for "Indkaldelsesskema skabelonen". Denne er blot til din information, og kan derfor uden problemer slettes, når du påbegynder oprettelsen af dit spørgeskema. 2.1 SurveyXact's opbygning SurveyXact har tre faner, hvori du kan styre alle faser af en måling: - Spørgeskema - Dataindsamling - Analyse 2

3. Oprettelse af spørgeskema Et spørgeskema består af: Selve spørgeskemaet, som respondenten skal udfylde. Et baggrundsskema, som indeholder oplysninger om respondenten, som er kendt på forhånd (f.eks. navn og e-mail), og som respondenten altså ikke skal svare på. Baggrundsskemaet må ikke forveksles med evt. baggrundsoplysninger, som man ønsker respondenten skal udfylde i spørgeskemaet. Et skemahoved, som kan opfattes som et sidehoved i Word. Dvs. noget der går igen på alle sider i skemaet. Her kan du f.eks. uploade et logo, der identificerer afsenderen af spørgeskemaet. 4. Opret spørgeskema i Smart Designer Vi starter med at oprette spørgeskemaet i Smart Designer. Da det ikke er muligt at lave avancerede aktiveringer, valideringer og referencer til tidligere besvarelser i Smart Designer, skifter vi senere til Avanceret Designer og tilretter spørgeskemaet, hvor det findes nødvendigt. Genvejstaster I Smart Designeren har du mulighed for at anvende genvejstaster for at gøre opsætningen af et spørgeskema hurtigere. Det er op til dig selv om du ønsker at benytte genvejstasterne eller anvende funktionerne i værktøjslinjen øverst i Smart Designeren. De mest alm. genvejstaster er: Indsæt tekst eller billede: Ctrl + T Indsæt spørgsmål: Ctrl + Q Indsæt sideskift: Ctrl + Enter Du kan selv vælge om spørgsmålet skal besvares eller om det skal være valgfrit. Hvis du laver dine spørgsmål valgfri, så kan det være mere vanskeligt at lave analyser, fordi hvert spørgsmål vil have forskellige antal svar. Derfor er et en god ide, at spørgsmål skal besvares, dog skal du være sikker på, at dine spørgsmål er så gode at de også kan besvares. Tekstsvar og kommentarer kan det være en god ide at lave valgfri. 3

4.1 Rediger spørgeskema Under drop-down menuen "Spørgeskemaer" vælges "Rediger i Smart Designer". Du er nu klar til at påbegynde oprettelsen af spørgeskemaet i Smart Designeren. Side 1 Det øverste felt du ser i Smart Designeren, indeholder en expression dvs. noget kode, der definerer teksten på den forside, der kobles til spørgeskemaet, når det sendes ud til respondenten. Dette felt må derfor ikke slettes, men skal blot blive som det er. Det samme gælder den stiplede linje nedenunder, der definerer et sideskifte. Herunder ses et eksempel på hvordan forsiden til spørgeskemaet kommer til at se ud, for de patienter, der modtager spørgeskemaet digitalt: Teksten med overskriften "Indkaldelsesskema skabelon" er blot en information til dig, og må derfor gerne slettes. Det vil sige: 4

Må IKKE ændres Må IKKE ændres Må GERNE slettes Du kan vælge at skrive tekster, spørgsmål og svarmuligheder manuelt, men du har også mulighed for at kopiere tekst ind fra et andet dokument, f.eks. fra Word. Download dette øvelseshæfte fra SurveyXact's hjemmeside: www.surveyxact.dk/kursusskabelon Under "Region Midtjylland" klikkes på: "Ovelseshaefte_RegMidt". TIP Såfremt du vælger at kopiere/indsætte tekst fra et andet dokument ind i Smart Designeren anbefales det at anvende genvejstasterne: Kopier: Ctrl + C Indsæt: Ctrl + V 5

Side 2 Vi skal nu i gang med den første side af selve spørgeskemaet. Start med at markere og slette boksen med "Indkaldelsesskema skabelon"-teksten. Der skal nu oprettes en ny introduktionsside til spørgeskemaet. Marker den stiplede linje. Indsæt tekst ved at klikke på Indsæt og Indsæt tekst/billede (eller Ctrl+T). I første fane kan du vælge opdeling af kolonner for din tekst eller billede. Den mest almindelige mulighed er hvor teksten går hele vejen over siden. Denne er derfor sat som standard. Tryk Næste. I næste fane indsættes den ønskede tekst eller billede. Skrifttype etc. kan tilpasses på samme måde som i Word. Skriv eller kopier denne tekst ind i "Indhold"-vinduet: Velkommen til et kort spørgeskema før din første undersøgelse Formålet med dette spørgeskema er at sikre Dem den bedst mulige undersøgelse og behandling. Det er vigtigt, at De udfylder spørgeskemaet så præcist som muligt. Det vil øge udbyttet af Deres første besøg og bidrage til at De får den rigtige behandling. Du behøver ikke medbringe dit svar til din aftale. Det tager cirka 4 minutter at besvare spørgsmålene. Tilpas teksten, så den står pænt og tryk på "OK". Indsæt herefter et sideskifte ved at klikke på Indsæt og Indsæt sideskift (eller Ctrl+Enter). Et sideskift illustreres ved en stiplet linje. Husk løbende at gemme dit arbejde ved at klikke på. 6

Side 3 Indsæt tekst: Allergi eller overfølsomhed Gør evt. skrifttypen større, så det er tydeligt at det er en overskrift. Næste skridt er at oprette det første spørgsmål, som respondenterne skal besvare. Ved oprettelse af spørgsmål kan man vælge mellem: - Enkelt spørgsmål - Spørgsmål i batteri - Spørgsmål i dobbeltbatteri Hver med svarmulighederne: - Single-choice - Multiple-choice - Tal - Tekst - Kommentarfelt Alle spørgsmål oprettes ved at definere: - Titel - Svarmuligheder - Valideringer Valideringer Du vælger selv om et spørgsmål skal besvares eller om det skal være valgfrit. Hvis du laver dine spørgsmål valgfri, kan det blive mere vanskeligt senere at lave analyser, fordi hvert spørgsmål vil have forskellige antal svar. Derfor er det generelt en god idé at vælge at spørgsmål skal besvares. Besvarelse af åbne tekst- og kommentarfelter er ofte bedst at lave valgfri, da ikke alle har yderligere kommentarer. Bemærk at valideringer kun virker i digitale spørgeskemaer. Vi kan altså ikke på samme måde sikre, at alle spørgsmål besvares af patienter, der får besvarer i papirformat. 7

Indsæt enkeltspørgsmål med single-choice ved at klikke Indsæt og Indsæt spørgsmål (eller Ctrl+Q): 1. Lider du af allergi eller overfølsomhed? Ja Nej Indsæt enkeltspørgsmål med kommentarfelt: 2. Hvis du har svaret 'Ja' til at du lider af allergi eller overfølsomhed, bedes du angive hvilke(n): Indsæt sideskift. Side 4 Indsæt tekst: Sygdomme Indsæt batteri med single-choice: 3. Har du haft nogen af følgende sygdomme/symptomer? Ja Nej Blodprop i hjertet Forhøjet blodtryk Astma eller KOL Åndedrætsbesvær i hvile Sukkersyge Epilepsi Blodprop i hjernen Stofskiftesygdom 8

Indsæt enkeltspørgsmål med single-choice: 4. Har du andre sygdomme, som ikke er nævnt ovenfor? Ja Nej Indsæt enkeltspørgsmål med kommentarfelt: 5. Hvis du har svaret 'Ja' i ovenstående spørgsmål, bedes du angive hvilke(n) sygdom(me) du har haft: Indsæt sideskift. Side 5 Indsæt tekst: Indlæggelse Indsæt enkeltspørgsmål med single-choice: 6. Har du tidligere været indlagt på sygehus? Ja Nej Indsæt enkeltspørgsmål med kommentarfelt: 7. Hvis du har svaret 'Ja' i ovenstående spørgsmål, bedes du angive, hvad du har været indlagt for: Indsæt sideskift. 9

Side 6 Indsæt tekst: Indlæggelse Indsæt spørgsmål i batteri med single-choice: 8. Hvor enig eller uenig er du med følgende udsagn omkring din indlæggelse? Meget uenig Uenig Hverken eller Enig Meget enig Ved ikke Jeg fik god behandling Jeg fik den nødvendige medicin Jeg fik god mad Jeg havde ro på værelset Man kan vælge at underspørgsmålene skal vises i tilfældig rækkefølge for hver respondent. Det gøres ved at sætte flueben i Randomiser underspørgsmålene. Randomisering Randomisering er en metode til at fjerne den systematik, der kan være i rækkefølgen af spørgsmål og svar. Det sikrer dig mere valide svar, fordi effekten af spørgsmålsrækkefølgen er fjernet. Under Svarmuligheder krydses Ved ikke kategorien af som Missing. Missing Besvarelser hvor der er krydset af i Ved ikke, vil ikke længere regnes med i Gennemsnit og Indeks-beregninger i analysen. Når man laver frekvenstabel kan man selv vælge Ved ikke til og fra. Indsæt sideskift. Husk løbende at gemme. 10

Testindtastning Det er altid en god idé løbende at tjekke dit spørgeskema, mens du arbejder. Dermed kan du holde øje med, om dine spørgsmål virker efter hensigten. Det gøres ved at gå ind i spørgeskemasiden i SurveyXact. Nederst på siden vælges Testindtastning i nyt vindue - vælg enten Med baggrundsoplysninger eller Uden baggrundsoplysninger. Når du tester sit spørgeskema og finder en fejl, er det ikke nødvendigt at lukke vinduet. Du kan blot rette fejlen i designeren og gemme skemaet. Derefter går du i testskemaet først en side tilbage og dernæst en side frem. Ændringerne kan nu ses på siden. Side 7 Indsæt tekst: Medicin Indsæt dobbeltbatteri med to tekstfelter: 9. Hvilken medicin tager du, og i hvilken dosis? Medicin Dosis (i mg per dag) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Indsæt sideskift. 11

Side 8 Indsæt tekst: Medicin Indsæt enkeltspørgsmål med multiple-choice: Under Svarmuligheder sættes der flueben i tik-boksen Avanceret nederst til venstre. Herefter indsættes en kolonneoverskrift med teksten "Marker gerne flere svarmuligheder" (evt. i kursiv). Til højre for svarmuligheden Andet indsættes et åbent tekstfelt ved at sætte flueben i Åben svar. På samme måde sættes der ud fra svarmuligheden "Ved ikke" flueben i "Missing". Under 'Valideringer" vil vi gerne sikre, at man ikke kan vælge svarmuligheden "Ved ikke" samtidig med en af de andre svarmuligheder. Det sikres ved at sætte flueben i "Ved ikke" under "Gensidigt udelukkende svarkategorier". 10. Hvilke af følgende piller har du taget indenfor den sidste uge? Marker gerne flere svarmuligheder Amfetamin Panodil Alminox Lactoghurt Andet: Ved ikke Indsæt sideskift. 12

Side 9 Indsæt tekst: Tænder Indsæt enkeltspørgsmål med single-choice: 11. Har du tidligere været bedøvet i forbindelse med et tandlægebesøg? Ja Nej Indsæt enkeltspørgsmål med single-choice: 12. Har du løse tænder, stifttænder eller broer? Ja Nej Indsæt sideskift. Side 10 Indsæt tekst: Rygning Indsæt enkeltspørgsmål med single-choice: 13. Ryger du? Ja Nej, men har tidligere røget Nej 13

Indsæt enkeltspørgsmål med tal: 14. Hvis ja, hvor mange cigaretter ryger du i gennemsnit pr. dag? Før respondenten kan fortsætte til næste side, skal du tjekke, at de angivne tal i spørgsmål 14 er realistiske. Dvs. du skal validere, at der er angivet et tal mellem f.eks. 0 og 100. Husk også at skrive en fejlmeddelelse, så dem der måtte svare noget udenfor valideringsintervallet, forstår hvorfor de ikke kan gå videre. Indsæt sideskift. Side 11 Indsæt tekst: Rygning Indsæt enkeltspørgsmål med single-choice: Under "Svarmuligheder" / "Layout" vælges dropdown som visning. 15. I hvor lang tid har du røget? <1 år 1-3 år 3-5 år 5-7 år 7-9 år >10 år Indsæt sideskift. 14

Side 12 Indsæt tekst: Lidt om dig Indsæt spørgsmål i batteri med tal: 16. Angiv venligst følgende informationer: Din højde (i cm) Din vægt (i kg) Dit telefonnummer Indsæt sideskift. Side 13 Indsæt tekst: Yderligere kommentarer 15

Indsæt enkeltspørgsmål med et kommentarfelt: 17. Har du yderligere kommentarer, der vil være nyttigt at vide inden første aftale på hospitalet er du velkommen til at skrive dem her: Ønskes tekstfeltet større kan bredden og antal linjer ændres under svarmuligheder. Bemærk at respondenten kan skrive uendeligt meget i kommentarfeltet. Feltets størrelse afgør blot hvor meget tekst, der kan ses ad gangen. Indsæt sideskift. Side 14 Indsæt tekst: Mange tak for din besvarelse. Den vil blive anvendt til dit første hospitalsbesøg. Du afslutter spørgeskemaet ved at klikke på X-knappen nede i højre hjørne. Med venlig hilsen Regionshospitalet Randers Husk at gemme. 16

5. Færdiggør skema i Avanceret Designer Avanceret Designer er en smule anderledes end Smart Designer. Spørgsmål er grupperet i tabeller, som er grupperet på sider. Du kan evt. læse mere om Avanceret Designer i kapitel 6 i brugerhåndbogen. Søg for at lukke Smart Designeren inden du åbner Avanceret Designer under Spørgeskemaer og Rediger i Avanceret Designer. Åbn alle sider i spørgeskemaet ved at klikke på mappen Fold alle sider ud/ind. I det følgende arbejder vi særligt med tre funktioner i Avanceret Designer: : Definer aktiveringsregel : Definer valideringsregel : Reference til tidligere besvarelse Information omkring V, A og E Gode validerings- og aktiveringsregler kan spare dig tid i Alle analysefasen. siderne skal De være er med åbnet til at så sikre, vi kan at du forfine får svar skemaet. inden for de rammer, du har defineret. Hvis du f.eks. vil have nogen til at skrive deres alder, er det besværligt hvis du senere opdager, at nogen for sjov har svaret f.eks. 1209 - så kan du være nødt til at slette hele denne besvarelse. Referencer kan ofte være med til at hjælpe respondenten enten ved at minde ham/hende om tidligere svar eller ved at gøre skemaet mere personligt ved f.eks. at referere til en information vi kender fra baggrundsskemaet. Forskel på digital- og papirskemaer Bemærk at valideringer, aktiveringer og referencer kun fungerer i digitale spørgeskemaer. De patienter, der modtager spørgeskemaet i papirformat, vil kunne se alle spørgsmål også dem der evt. ikke er relevante for dem baseret på deres besvarelse i tidligere spørgsmål. Derfor anbefaler vi, at I arbejder med så få valideringer, aktiveringer og referencer i jeres skemaer som muligt, når skemaer skal fungere på begge distributionsmetoder. Forsøg i stedet at formulere spørgsmålene så de fungerer i både digital- og papirformat. 17

Side 6 Gå til side 6 i skemaet, vi skal arbejde med spørgsmål 8. Vi skal nu indsætte en aktivering, så side 6 kun vises, hvis man i spørgsmål 6 har svaret 'Ja' til at man har været indlagt på sygehus. Marker "Side 6" og tryk på i værktøjslinjen. Find spørgsmål 6, svarmulighed 1 i venstre del-vindue. Tryk på variablen den så den fremkommer i højre delvindue. Tryk OK. TIP - Angiv udtryk For at finde den korrekte variabel, kan man holde musen over variabel navnet og se spørgsmålsformuleringen. Herefter trykkes på variablen for at tilføje den til udtrykket. Side 8 Gå til side 8 i skemaet, vi skal arbejde med spørgsmål 10. Vi skal nu indsætte en validering, så vi sikrer at man udfylder tekstfeltet, hvis man i spørgsmål 10 har sat kryds i svarmuligheden "Andet" og omvendt. Marker svarkategorien Andet og tryk på i værktøjslinjen. Gensidig afhængighed af en lukket og en åben svarmulighed i et spørgsmål defineres af udtrykket "checkdepend" efterfulgt af først den lukkede og derefter den åbne svarmulighed. I dette tilfælde vil det sige: 18

Husk også at tilføje en fejlmeddelelse: Marker et som netop er oprettet. Klik på i værktøjslinjen, og skriv: Har du sat kryds i svarmuligheden Andet, bedes du også udfylde tekstfeltet og omvendt". Tryk OK. Side 11 Gå til side 11 i skemaet, vi skal arbejde med spørgsmål 15. Vi skal nu indsætte en aktivering, så side 11 kun vises, hvis man i spørgsmål 13 har svaret 'Ja' til at man ryger. Marker "Side 11" og tryk på i værktøjslinjen. Find spørgsmål 13, svarmulighed 1 i venstre del-vindue. Tryk på variablen den så den fremgår i højre del-vindue. Tryk OK. Inden respondenten skal svare på spørgsmål 15 vil vi gerne hjælpe med at huske, hvad han/hun svarede i spørgsmål 14. Derfor vil vi nu indsætte en reference til den besvarelse han/hun gav i spørgsmål 14. Marker "Side 11". Indsæt tekst ved at klikke på værktøjslinjen: i Du har angivet, at du i gennemsnit ryger antal cigaretter om dagen: Husk at lave et mellemrum efter ":". Teksten fremkommer nu efter selve spørgsmålet, og vi skal derfor have den rykket op. Marker den tekst du lige har indsat. Tryk på "Flyt" og "Flyt element op" i værktøjslinjen. 19

Teksten står nu før spørgsmål 15, og vi er dermed klar til at indsætte referencen. Teksten skal fortsat være markeret. Tryk på i værktøjslinjen, og find den åbne svarmulighed til spørgsmål 14. Gem ændringerne ved at klikke på. Test at både aktiveringer, validering og reference virker efter hensigten. Side 14 Gå til side 14 i skemaet. Til sidst vil vi give respondenterne mulighed for at printe sin besvarelse (selvom det ikke er et krav, at de der besvarer digitalt, medbringer sin besvarelse til sin aftale). Marker teksten Vælg Indsæt og Link til udskrift Du skal ikke inkludere baggrundsskemaet - tryk derfor på Gem uden at sætte flueben i boksen Baggrundsskema Husk at baggrundsskemaet er dine oplysninger om respondenten. Han/hun har ingen interesse i at se dit baggrundsskema og det skal ikke medtages ved print. Du er nu færdig med at oprette spørgeskemaet. Gem og luk Avanceret Designer. 20

6. Test spørgeskemaet Husk altid at gennemteste dit spørgeskema inden det sendes ud til dine respondenter, så du sikrer, at det ser ud og virker efter hensigten. Åben et testvindue (uden baggrundsoplysninger) og test at alle aktiveringer, valideringer og referencer virker efter hensigten. TIP ved testning Det er ikke nødvendigt at lukke vinduet, når du tester sit spørgeskema og finder fejl. Du retter fejlen i designeren og gemmer skemaet. Derefter går du i testskemaet først en side tilbage og dernæst en side frem. Ændringerne kan nu ses på siden. Bemærk, at de spørgsmål hvor du har foretaget ændringer i Avanceret Designer ikke må ændres i Smart Designeren efterfølgende, da man så risikerer at overskrive de ændringer, der er foretaget i Avanceret Designer. Gem og luk begge designere, når alt virker som det skal. 7. Ændre skemalayout for spørgeskemaet I og med, at I oftest vil tage udgangspunkt i en skabelon til jeres skemaer, behøver I ikke at finpudse layoutet på jeres spørgeskemaer. Skulle I alligevel få brug for det, gøres det under Spørgeskemaer og Layout og udseende. Man kan vælge mellem forskellige standard layouts i SurveyXact. Man kan også lave sit helt eget spørgeskemalayout. Det gør man ved at indsætte CSS-koder i boksen Brugerdefineret CSS. 21

Brugerdefineret spørgeskemalayout Der er lavet en guide til spørgeskemalayout, så du kan designe dit spørgeskema med præcis de farver du ønsker fx den røde farve i Region Midtjyllands logo. Skabelonen giver rig mulighed for at udforske mulighederne med CSS koder. Skabelonen er udformet som et spørgeskema, hvor man ved at besvare en række spørgsmål designer et stykke CSS kode, som kan kopieres direkte ind i CSS style sheet editoren i det ønskede spørgeskema. Tryk på -ikonet. Under din underorganisation vælges "Opret måling", vælg "Guide til spørgeskemalayout", og navngiv målingen. Besvar de spørgsmål, du finder relevante, og indsæt den kode, der fremkommer til sidst i Brugerdefineret CSS i den måling du har arbejdet med at oprette gennem øvelseshæftet. 7.1 Rediger skemahoved I situationer hvor du ikke arbejder ud fra en skabelon i din spørgeskemaoprettelse, kan det være en god idé at oprette et skemahoved, der går igen på alle sider i spørgeskemaet. Det gøres ved at: Vælge Rediger skemahoved i drop-down menuen Spørgeskemaer Skriv en tekst eller indsæt et logo Tryk"OK" 7.2 Indsæt link til hjemmeside Til sidst vil vi indsætte et link til Region Midtjyllands hjemmeside, så patienter, der besvarer spørgeskemaet digitalt, videresendes dertil efter de har gennemført spørgeskemaet. Klik på "Avanceret" / "Videresend efter sidste side" Indsæt link, f.eks. http://www.regionmidtjylland.dk/ 22

8. Notifikationer SurveyXact giver mulighed for at opsætte notifikationer omkring de enkelte besvarelser. En notifikation sættes op med kriterier, der bestemmer, hvornår og til hvem den skal sendes. Som standard er Region Midtjyllands skabelon til indkaldelsesskema sat til at udløse en notifikation hver gang en besvarelse er gennemført. Her skal du blot huske at indsætte en e-mail adresse på den person, der skal modtage notifikationen (ellers sendes de til Mogens Engsig-Karup). Det gøres på følgende måde: Under fanen "Spørgeskema" vælges "Avanceret" / "Notifikationer" / "Besvarelse afsluttet" / "Rediger" Under "Modtagere" ændres e-mail adressen til de(n) person(er), der skal have besked, hver gang en ny besvarelse er gennemført 23

Man kan også lave notifikationer ved særlige besvarelser, som kræver ekstra opmærksomhed. F.eks. hvis en patient i spørgsmål 10 har sat kryds ved at han/hun har taget Amfetamin indenfor den sidste uge. Tryk på "Avanceret" / "Notifikationer" / "Opret ny" Under "Beskrivelse" skrives f.eks. "Patient har taget Amfetamin" Under "Send en notifikationsmail, når" vælges "Når respondenten afslutter sin besvarelse og opfylder kriteriet" Klik på blyanten til højre for feltet og find Spørgsmål 10, svarmulighed 1 ([s_10_1].[1]) Tryk "OK" Under "Modtagere" vælges "Anden modtager" og en e-mail tilføjes på den person, der skal gøres opmærksom, hver gang en patient opfylder kriteriet Skriv en forklaring i notifikationsmailen Tryk til sidst "OK" og notifikationen er oprettet VIGTIG INFORMATION VED BRUG AF NOTIFIKATIONER Selvom alle baggrundsvariable ses til højre i notifikationsmailen er det vigtigt IKKE at tilføje personfølsomt data, da e-mails aldrig kan være 100 % sikre. Der må altså ikke tilføjes information, der kan identificere respondenten. 24

9. Distribution Spørgeskemaet distribueres via KMDs Doc2Mail, der afgør hvorvidt spørgeskemaet skal sendes digitalt til respondenten via e-boks eller sendes med posten i papirformat. Information om respondenten vil blive overført efterhånden som de bliver "printet" af Doc2Mail. 9.1 Links til MidtEPJ/BookPlan Når et spørgeskema oprettes ud fra Region Midtjyllands indkaldelsesskabelon genererer SurveyXact automatisk to forskellige distributionslinks: ét for papir- og ét for digital distribution. Disse links skal indsættes i MidtEPJ/BookPlan's brevskabelon, så Doc2Mail kan sammenkoble den rette patient med den rette distributionsform. De to links findes i SurveyXact ved at følge disse skridt: Gå til fanen "Dataindsamling" Vælg Distribution og "Selvoprettelse" Slå selvoprettelse til Vælg "Brevskabelon" Det første felt viser linket til udsendelse på papir. Det andet felt viser linket til digital udsendelse. Prøv at kopiere de to links ind i en browser ét ad gangen for at se, hvordan brevskabelonen vil se ud for patienten. Prøv derefter at klikke på linket i et af brevene og besvar spørgeskemaet. Herefter vil du opleve, at der er oprettet en respondent i fanen "Dataindsamling" i SurveyXact. Klik nu på pilen under E-mail kolonnen ved denne respondent og download besvarelsen. 25

10. Status Du kan løbende følge en status over både svarprocent og resultater. For at se en status for din undersøgelse vælges underfanen Status. 11. Opret skabelon Har du lavet et skema, som andre kan få glæde af, kan du oprette det som en skabelon, der kan spare ressourcer hver gang, der skal laves en ny måling. Man kan godt opbygge en skabelon før en undersøgelse er gennemført. Efter en skabelon er oprettet kan den sagtens kopieres og/eller flyttes til andre underorganisationer. En skabelon vil være tilgængelig for alle underorganisationer. Klik på -ikonet for at komme til adm.-siden Hold musen på pilen til højre for din måling og vælg Gem som skabelon fra drop-down menuen 26

12. BILAG: Kun relevant for spørgeskemaer udenom Doc2Mail Du kan også oprette spørgeskemaer i SurveyXact, der ikke har noget med patientindkaldelse at gøre og derfor ikke tager udgangspunkt i indkaldelsesskabelonen i SurveyXact. Det kunne derfor være en måling, der skal opbygges ud fra en helt tom skabelon, hvor du selv står for skemaoprettelse, layout, distribution og analyse. I sådanne tilfælde er nedenstående muligheder relevante at kende til. 12.1 Rediger baggrundsskema I skemaer der skal bruges udenom Doc2Mail, og hvor man skal kunne koble en respondent sammen med hans/hendes besvarelse, er baggrundsskemaet relevant. I baggrundsskemaet oprettes spørgsmål, hvori man kan indlæse alle de relevante informationer, man kender om sine respondenter på forhånd. Det kan typisk være kontaktoplysninger. I Smart Designeren findes baggrundsskemaet under "Vis" i værktøjslinjen. Oprettelse af baggrundsvariable foregår på fuldstændig samme måde som ved oprettelse af spørgsmål i selve spørgeskemaet. Husk at gemme, når spørgsmål er oprettet i baggrundsskemaet. 27

12.2 Dataindsamling Oprettelse af respondenter Ved brug af indkaldelsesskemaskabelonen vil information omkring patienter (viamidtepj/bookplan) blive koblet sammen med det oprettede spørgeskema i Doc2Mail. Oprettes et spørgeskema udenom Doc2Mail kan du selv indlæse respondentdata i SurveyXact. Det gøres under fanen "Dataindsamling". Vi har lavet en fil med fiktive patienter, som du kan prøve at importere til SurveyXact: Åben et nyt browser-vindue og indtast adressen: www.surveyxact.dk/kursusskabelon Gem filen Patientinfo_ RegMidt på skrivebordet som CSV fil Gå tilbage til SurveyXact: Klik Importer i fanebladet Opret Klik Browse og find filen, du netop har gemt Klik Importer Hvis du får en importfejl, skal du sikre dig at de værdier, du har i din csv fil matcher de muligheder, du har defineret i baggrundsskemaet. Værdierne i csv filen skal derfor tilpasses, så de matcher strukturbeskrivelsen som ses under importknappen i SurveyXact. 12.3 Distribution I målinger udenom Doc2Mail kan du vælge mellem følgende distributionsmuligheder i SurveyXact: Eksportere baggrundsdata til Excel (respondentnøgle til datafabrikken.dk) og brevflet Udskrive spørgeskemaer til papirbesvarelse Brug pop-in på hjemmeside Anvende selvoprettelse via: link, QR-kode, kode 28

12.4 Tidsplan for dataindsamling Du kan lave en tidsplan for dataindsamlingen, så SurveyXact automatisk sender distributions- og rykker e- mails til dine respondenter. Derudover kan du vælge et tidspunkt, hvor di måling automatisk lukkes for besvarelser. Du opretter en tidsplan ved at vælge " Opret tidsplan i højre panel. Her har du mulighed for at tilpasse tre forskellige funktioner: Distributionsmail Rykkermail (og evt. rykkermail 2) Lukke for besvarelser Prøv at oprette en tidsplan for din måling. Du bestemmer selv tidspunkterne. 12.5 Import af hele besvarelser Mens din indsamling er i gang, kan du løbende gå ind under fanebladet Analyse og se de seneste resultater. For at kunne arbejde med de forskellige analysemuligheder, bliver vi nødt til først at indlæse nogle fiktive besvarelser. Import af hele besvarelser foregår på samme måde som import af respondenter. Baseret på baggrundsskema og spørgeskema giver SurveyXact en beskrivelse af, hvorledes datafilen skal være struktureret. Åben et nyt browser-vindue og indtast adressen: www.surveyxact.dk/kursusskabelon Gem filen Besvarelser_ RegMidt på skrivebordet som CSV-fil Under Dataindsamling og Respondenter vælges Opret og Importer hele besvarelser Klik Vælg fil og find filen, du netop har gemt Klik Importer 29

12.6 Analyse Når dataindsamlingsperioden er overstået, lukkes der for besvarelser ved at klikke på "Luk for besvarelser" i højre sidepanel under fanen "Dataindsamling". Du kan nu frit analysere på de samlede resultater under fanen "Analyse". Gå til fanebladet Analyse og eksperimentér med de forskellige analysemuligheder: Rapporter: Opret grupper Publicér rapport til én eller mange Eksporter (word, excel, pdf m.m.) Opdel Analysefaner: Tom analyse Standardrapporter Indstillinger: Variable o Rækkefølge (drag & drop) o Synlige variable o Tekster o Beregnede variable Link adgang Vægtning Datasæt: Eksporter datasæt til SAS, SPSS, csv 30

Tilføj: Frekvens Indeks Gennemsnit Observationsanalyse Kryds (tabulering) Tekst Sideskift Graftyper: Søjlediagram Søjlestak Lagkage Tabel Liste Redigering af resultat: Layout i form af tabeller og grafik Farvevalg Variable Opdel Filter Rediger Kopier visningsindstillinger 31

13. Efter i dag Som SurveyXact bruger har du adgang til omfattende hjælp og support: Online-hjælp: I Smart- og Avanceret Designer findes der i øverste højre hjørne en onlinehjælpefunktion, der forklarer forskellige funktioner i hver af designerne. Brugerhåndbog: Vores omfattende brugerhåndbog kan downloades her: http://www.surveyxact.dk/publikationer/brugerhan dbog Telefon support: Vores telefonsupport er åben på hverdage kl. 8.30 16.30. Ring på 7026 7822. Alle numre af vores brugermagasin SurveyXpert kan downloades fra vores hjemmeside: http://www.surveyxact.dk/videnbank/publikationer 32