Domea Randers Afdeling

Domea Randers Afdeling 138-01 Til beboerne Dato 17. juni 2016 Referat af ordinært afdelingsmøde Hermed referat af boligafdelingens ordinære afdelingsmøde, som blev afholdt afholdes Onsdag den 1. juni 2016 kl. 19.00 i Romalt Kultur- og Forsamlingshus, Romalt Boulevard 28, Romalt, Randers SØ, med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent og stemmeudvalg. 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde. 4. Fremlæggelse til orientering, afdelingens regnskab for 1.1.2015 31.12.2015. 5. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens budget for 2017. 6. Indkomne forslag. 7. Tilføjelse til husorden vedr. tørrestativ og cykelskure. 8. Valg af formand for 2 år. (Marianne Schultz er på valg og ønsker genvalg) 9. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem for 2 år (Aase Jensen er på valg og ønsker genvalg) 10. Valg af 2 suppleanter for 1 år. (Jette Terp og Natasha Kristensen er på valg) 11. Valg af 3 medlemmer til repræsentantskabet 12. Eventuelt. I mødet deltog 27 beboere, ejendomsmester Henrik Larsen fra DOMEA Hjørring og driftsleder Lars Færch. Pkt. 1 Valg af dirigent Aase Jensen blev valgt som dirigent. Pkt. 2 Valg af referent og stemmeudvalg Driftsleder Lars Færch blev valg som referent. Jette Terp og Børge Jensen blev valgt som stemmeudvalg. Pkt. 3 Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Formand Marianne Schultz(MS) bød velkommen til de fremmødte beboere og udtrykte, at det var rigtig dejligt at se så mange fremmødte beboere. MS bød også velkommen til Lars Farch, driftleder i DOMEA Nordjylland. MS fortalte lidt om, hvad der er sket siden sidste afdelingsmøde i 2015. Cykelskure & tørrestativer: På afdelingsmødet i 2015 blev det besluttet vi skulle opføre 6 cykelskure og 6 tørrestativer. Det blev gjort af Knudsgaard i august. MS syntes, det er en fornøjelse at se, som cykelskurene bliver brugt rundt omkring og det samme gælder de opsatte tørrestativer. 1

Sølvfisk. På afdelingsmødet i 2015 udtrykte flere beboere frustration omkring invasion af sølvfisk. Da det senere blev påtalt af flere beboere, gik MS rundt til samtlige beboere for at høre, hvem der ville have sprøjtet for sølvfisk. Det blev til 6 beboere der fik sprøjtet af firmaet Mortalin. Alle har meldt tilbage, at sølvfiskene stort set er væk nu. Pasning af de grønne områder 2015. Erland stoppede hos os den 1.maj 2015. Herefter lavede vi en aftale med Anlægsgartner Kurt Boe om at passe de grønne områder. Vi havde fået et tilbud på, hvad firmaet skulle have pr. gang for at ordne hæk udvendig, og pr. gang for at passe alle de grønne områder og selvfølgelig pr. gang for at slå græs. Kurt Boe valgte at ansætte en mand til at passe vores grønne områder, men det kom desværre aldrig rigtig til at fungere. Kurt Boe ville ikke sende regning til os hver måned på de timer hans ansatte havde brugt ude hos os og når vi så endelig fik regningen, så var arbejdsopgaverne ikke udspecificeret, men den lød på et samlet beløb. Da vi flere gange bad ham udspecificere regningen og sende den hver den 1. i stedet for at samle sammen, så endte det med han blev så sur på os i september, at han selv opsagde samarbejdet. Det passede os faktisk fint, for dagen før havde vi selv taget samme beslutning. Vi var så langt henne på sommeren, at græsset ikke behøves at blive slået igen. Ejendomsmester Da Erland stoppede hos os, besluttede bestyrelsen, at vi ikke pt. skal vil ansætte en ny vicevært. Det skyldes, at der ikke er nok arbejde til at beskæftige en vicevært her på Kaskelotten. Det blev derfor besluttet, at vi venter og ser, hvordan situationen ser ud, når vores byggeri på 27 boliger på Falbeparken er færdigt i foråret 2017. Der er en hovedregel, som siger, at der skal 100 lejemål til at beskæftige en ejendomsmester 37 timer om ugen. Med byggeriet på Falbeparken er vi tæt på det antal. Så vi afventer, hvordan situationen ser ud, når byggeriet er færdigt i 2017. Indtil da, skal I fortsat hente filter, batterier, pærer, lysstofrør hos formand Marianne Schultz, Kaskelotten 38 st. tv. Hvis I har noget, der er gået i stykker, en køkkenlåge, problemer med jeres gulvvarme, ventilationsanlæg, så skal I kontakte servicecenteret i Hjørring. MS gjorde opmærksom på, at beboerne bare kan bare komme, så skal hun nok sige til, hvis tidspunktet ikke passer så godt. I den forbindelse vil MS gerne appellere til, at når beboerne kommer og ringer på hos hende, at de så spørger efter MS, og at der bliver holdt en pæn og ordenlig tone. MS vil rigtig gerne hjælpe, men vil også gerne tales pænt til. MS informerede om, at det gør de fleste af beboerne heldigvis også. MS fortæller om en episode, hvor MS havde huset fuld af gæster, da det ringer på døren. MS yngste søn går hen for at åbne døren og med det samme han åbner døren, bliver der råbt ind gennem lejligheden, hvornår fanden får vi noget lys?? Det var dagen efter, vi var overgået fra sommertid til vintertid. MS svarer pænt, at det skal hun nok få kigget på. MS var flov over beboerens opførsel og gæsterne hos MS var chokeret over den opførsel beboeren fremførte. Snerydning Vi kontaktede Solutus for at få et tilbud på saltning og snerydning. Det var et godt tilbud vi fik, som vi sagde ja til. Nu har vi jo ikke haft så meget snevejr, men bestyrelsen syntes det har fungeret rigtig godt og at der har været saltet og sneryddet tilstrækkeligt. Vi fik regningen her i april og den var 5000 kr. under det tillæg på 20.000 kr., som Erland fik for at stå stand by til at rydde sne, så det har været en rigtig god løsning for os. Julehilsen fra bestyrelsen Lige op til jul lavede vi en julehilsen til jer alle om hvad året i DOMEA Randers havde budt på. 2

Velkommen til nye beboere Vi har også i 2015 sagt farvel til et par beboere og fået nye ind, som jeg endnu engang gerne vil byde velkommen her på Kaskelotten. Hvis der er noget I er i tvivl om, kan I altid kontakte mig eller en anden fra bestyrelsen. Rabatkort - Domea Alle beboere har fået et rabatkort i postkassen. Det er en aftale, som Domea har lavet på landsplan og som ikke koster os noget at sige ja til. Derfor valgte vi at få kortene sendt, da det er ret store rabatter der gives og det vil vi selvfølgelig gerne give videre til jer. Grundejerforening I maj måned var Aase og MS til møde i forsamlingshuset vedrørende stiftelse af en grundejerforening. Dagsordenen var stiftelse af grundejerforening og godkendelse af vedtægter samt oprettelse af en bestyrelse. Der har været etableret en arbejdsgruppe bestående af medlemmer fra Okapivej og en enkelt fra Kaskelotten. Arbejdsgruppen har undersøgt med Randers Kommune, hvordan etablering af en grundejerforening finder sted og ifølge lokalplanen hører vores matrikler sammen med Kaskelotten og Okapivej. Arbejdsgruppen havde forsøgt at få oprettet en grundejerforening uden os, men det kan de ikke ifølge lokalplanen. Arbejdsgruppens forslag til vedtægter lød på, at vi skal betale 1200 kr. for hvert lejemål og hvert lejemål har 2 stemmer hver, som jeg som formand møder op med. Dvs. jeg møder op med 96 stemmer. I alt har grundejerforeningen 220 stemmer, når alle grunde er bebygget, hvilket ikke er tilfældet endnu. Når vi (Domea) står med 96 stemmer ud ad de 220, har vi en ret stor magt i grundejerforeningen. Det kom bag på de fremmødte, og gjorde beboerne usikre. MS pointerede flere gange, at vi ikke skal fungere som os og dem, men arbejde sammen og at vi skal arbejde sammen som en grundejerforening, men at det var meget uheldigt, at vi, Domea ikke havde været med i deres arbejdsgruppe. Ud fra vi ikke havde været en del af arbejdsgruppen og ud fra, at Domea`s jurist også anbefalede MS at stemme nej til vedtægterne ud fra vi ikke havde været med i arbejdsgruppen og dermed ikke havde hørt de tanker, der lå bag oprettelsen af grundejerforeningen på nuværende tidspunkt, stemte MS nej til vedtægterne, hvilket gjorde, at mødet måtte ophæves uden en etablering af en grundejerforening og dermed også en bestyrelse. I stedet blev der nedsat en arbejdsgruppe, hvor MS deltager i. MS oplyste, at ifølge Domea.dks` jurist, er det inden for de sidste par år, at kommunerne er begyndt at blande lejere og boligejere i grundejerforeninger. Desværre tager de standard vedtægter, der kan hentes på kommunens hjemmeside ikke højde for, at der både er lejere og ejere. Arbejdsgruppen har efterfølgende afholdt et par møder, hvor forskellige modeller er blevet diskuteret og også en god diskussion omkring, hvornår det rigtige tidspunkt er for oprettelse af en grundejerforening. Det er besluttet, at vi opretter en grundejerforening nu sammen med Okapivej og Kaskelotten. Der vil snarest blive afholdt en stiftende generalforsamling. Legeplads I forbindelse med, at vi snart kommer ind i grundejerforeningen vil bestyrelsen gøre opmærksom på, at beboere fra grundejerforeningen godt må bruge vores legeplads. Bestyrelsen vil gerne henstille til, at I beboere ikke jager bruger af legepladsen væk, selvfølgelig skal de behandle vores legeplads ordentligt, men de må gerne bruge den. Preben Lundgren: Preben har valgt at opsige sin stilling, som driftsleder og er fratrådt her den 1.juni. Han har været sygemeldt her i maj måned. 3

Det betyder for os, at vi pt ikke har en driftsleder, men i stedet har vi fået en fast kontaktperson på kontoret i Hjørring, som hjælper os med at sende rekvisitioner til håndværkere osv. Det fungerer rigtig godt. Driftsleder fra Nordjylland, Lars Færch vil også hjælpe os, hvis det bliver nødvendigt. Indflytning og fraflytnings syn vil blive udført af Henrik, der er ejendomsmester i Hjørring, og som har mange års erfaring. Domea forventer, at der er ansat en ny pr.1.august. 5 års eftersyn I morgen den 2.juni 2016 har vi 5 års eftersyn. Eftersynet skal udføres af P+P arkitekterne, herudover deltager Lars, Ejendomsmester Henrik fra Domea i Hjørring, Aase og jeg. Her vil vi tale med dem om det hvide udtræk og fugt vi har på vores murværk. Aftale om pasning af de grønne områder Efter en vinter, hvor vi var fuldt ud tilfredse med Solutus, valgte vi at få et tilbud fra dem på pasning af de grønne områder, græsslåning. Vi fik et godt tilbud fra dem, som vi sagde ja til. Så det er Solutus der slår græs, passer de grønne områder, tager ukrudt op ved affaldspladserne og på p pladserne, rundt om træerne og klarer hækken udvendigt samt retter kanter af. De er i fuld gang, men skal lige lære området at kende. Vi tror og håber på, at det bliver lige så godt som snerydningen. Udskiftning af batterier i lejlighederne Det er ved at være tid til, at vi skal have skiftet batterier i følere til gulvvarmen og til fjernbetjeningen til ventilationsanlægget. Vi har besluttet, at vi udskifter batterier hos alle i september måned. De af jer, der selv kan gøre det får batterierne udleveret og de af jer, der gerne vil have hjælp til det, gør vi det for. Vi vil fordele lejlighederne imellem os i bestyrelsen. Affaldscontainere Bestyrelsen gør opmærksom på, at affaldscontainerne KUN er til køkkenaffald, og at det ikke er tilladt at komme tørrestativer, topmadrasser, store papkasser og andet større affald deri. De bliver alt for hurtigt fyldt op. Hvis du ikke selv har mulighed for at komme af med dit affald, så spørg en af dine naboer, om de vil tage det med på lossepladsen for dig. Græsslåning Der har desværre været et par steder og er der stadigt, hvor græsset ikke bliver slået og hækken ikke holdt fri for ukrudt. Beboere, der bor i en stuelejlighed skal slå græsset i haven og ude foran samt holde hækken indvendigt. Vi skal hjælpe hinanden med, at området ser pænt ud og det gør vi ved at slå vores græs og holde hækken pæn. Timer på udendørs belysning MS forsøger at justere på timeren, så det passer med solopgang og nedgang og belysningen kun er tændt, når det er nødvendigt. Algerens Det er tilladt at give altanen på 1.sal algerens. Vi opfordre selvfølgelig til, at I viser hensyn overfor jeres underbo. Chikane nævnt på sidste års møde Bestyrelsen kan oplyse jer om, at den chikane, som bestyrelsen fortalte om sidste år på afdelingsmødet ikke har fundet sted siden vores sidste afdelingsmøde og det er vi i bestyrelsen utrolig glade for. 4

Status på nybyggeri: Falbeparken: Vi havde 1.spadestik den 17.marts 2016 og byggeriet er i fuld gang. I forbindelse med indvielsen af Falbeparken udgav vi sammen med Randers Arkitekten en bog om Falbe Parken, som I kan se et eksempel af her i aften. Aase og jeg har været til møde mandag og tirsdag i denne uge sammen med Karin fra Organisationsbestyrelsen, Mikki der er Kundechef, Hanne fra Domea Byg, Brian fra Randers Arkitekten i den her uge, hvor vi tirsdag fik besluttet alt fra køkkenelementer, badeværelseselementer, trægulv, klinker, hårde hvidevarer osv. det har været rigtig spændende. Byggeriet forventes færdigt ca. juni 2017. Munkdrup: Vi har sagt ja til at opføre 57 boliger i bydelen Munkdrup. Et spændende projekt, hvor bonderøven og Randers Regnskov også er med i. Det er et projekt, som kommunen vægter højt, da de gerne vil have beboere der kører til Århus til at bo i Munkdrup, som jo ligger tæt på motorvejen. Der er ikke taget stilling til, hvordan boligerne helt præcis skal se ud endnu. Ungdomsboliger: Der er stor mangel på ungdomsboliger i Randers. Vi har givet tilsagn overfor kommunen om, at vi er interesseret i at opføre ungdomsboliger i Randers. Thors Bakke: Her har vi lidt udfordringer, da kommunen ønsker et højhus med ejerboliger øverst og almene boliger nederst, samt ungdomsboliger ved siden af. Her afventer vi ejeren af grunden bliver enige med Randers kommune om det skal være både almene boliger og ejerboliger. Markedspladsen: Her har der været lidt udfordringer, da der tidligere har ligget en benzinstation på grunden, hvor tankene derfra stadig befinder sig i jorden. DOMEA har meddelt kommunen, at vi kun ønsker at købe grunden, hvis kommunen betaler for at få tankene fjernet og jorden renset, da Domea ikke kan løbe den risiko, at jorden er forurenet. Vi ved ikke, hvor den ender lige nu, men håber på, at kommunen vil betale for rensningen. Kaskelotten/Grinden: I mandags havde organisationsbestyrelsen, som består af Karin Thomsen, tidligere formand for domea.dk bestyrelse, Hanne Flå Stig fra Domea Byg, Aase og jeg - møde med en arkitekt fra Hjørring. Her drøftede vi, hvilke tanker vi har til et nybyggeri her på Kaskelotten/Grinden. Vi havde et rigtig godt møde og er spændt på at se, hvad han vender tilbage med. Vi vil så herefter tage i kommunen og vise dem vores projekt og håbe det er med til, at vi kan få lov til at bygge flere boliger herude. Venteliste: MS oplyser, at der pt. står 79 på ventelisten herude. MS opfordre til sidst beboerne til, at de går til bestyrelsen, hvis der er noget de er utilfredse med eller hvis de har nogle gode ideer, ris eller ros. MS slutter beretningen med at takke for det år, der er gået. Pkt. 4 Fremlæggelse til orientering, afdelingens regnskab for 1.1.2015 31.12.2015 Driftsleder Lars Færch gennemgik afdelingens regnskab og svarede på spørgsmål. Orienteringen blev taget til efterretning. Pkt. 5 Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens budget for 2017. Driftsleder Lars Færch gennemgik afdelingens budget. Afdelingsmødet godkendte budgettet. 5

Pkt. 6 Indkomne forslag Der var indkommet forslag fra bestyrelsen omkring indkøb af 48 nye komfurer med varmluft og induktion. Der blev lavet en skriftlig afstemning, om man ønskede at udskifte komfurer. Her var 46 stemmer for forslaget om at indkøbe nye komfurer og 2 imod. Herefter gennemgik formand Marianne Schultz de 2 indhentede tilbud og informerede om model, specifikationer og pris. Begge tilbud er et komfur med varmluft og induktion. Det forventes, at om få år, har alle et komfur med induktion, derfor blev vi anbefalet at vælge en model med induktion. Mærket er Voss. Til begge tilbud medfølger et sæt fra Raadvad bestående af 3 gryder og 1 pande. Tilbud nr.1 er et komfur med stegetermometer, pop ud knapper, som er lette at rengøre, teleskopudtræk, katalyse selvrens, kølig ovnlåge med 3 lags glaslåge, aktivt kølesystem, ovn rum 72 liter, her medfølger der en professionel bageplade, som skulle give nogle fantastiske boller. Tilbud nr.2 er et komfur med touch knapper til betjening af kogeplader, stegetermometer, udtræksskinner, aktivt kølesystem, ovn rum 72 Liter, display med ur, kølig ovnlåge med 4 lags glaslåge, aktivt kølesystem, pyrolyse selvrens, pop ud knapper, der er lette at rengøre. Der er ca. 1.500 kr. i forskel på prisen på tilbud 1 og tilbud 2. Der var 22 stemmer for tilbud 1 og 26 stemmer for tilbud 2. MS tager kontakt til Bolind, der har afgivet tilbuddet og vil snarest vende tilbage overfor beboerne med en dato for udskiftning af komfurer. Da der var stor interesse for at få den professionelle bageplade med lige som i tilbud nr.1, blev det besluttet at MS skal bestille den med. Pkt. 7 Tilføjelse til husorden vedr. tørrestativ og cykelskure. Cykel skurer: Det er tilladt at parkere sine cykler, cykelanhængere, scootere/knallerter i cykelskurene. Tørrestativer på de grønne arealer: Det er selvfølgelig tilladt at tørre tøj & sengetøj samt at lufte dyner & tæpper. Bestyrelsen opfordrer til, at de beboere der benytter tørrestativerne, viser hensyn over for de øvrige beboere så, at vasketøjet tages ned, når det er tørt, at dyner tages ind om aftenen, så det ikke hænger på tørrestativer i flere dage. Der var ingen kommentarer til tilføjelserne til husorden. Pkt. 8 Valg af formand for 2 år. (Marianne Schultz er på valg og ønsker genvalg) Marianne Schultz blev genvalgt som formand for 2 år. Pkt. 9 Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem for 2 år (Aase Jensen er på valg og ønsker genvalg) Aase Jensen blev genvalgt for 2 år. Pkt. 10 Valg af 2 suppleanter for 1 år. (Jette Terp og Natasha Kristensen er på valg - Jette ønsker genvalg) Jette Terp og Kirsten Schmidt blev valgt som suppleanter for 1 år. Pkt. 11 Valg af 3 medlemmer til repræsentantskabet Formand Marianne Schultz er som formand med i repræsentantskabet. Herudover skal der vælges 3 medlemmer. Aase Jensen, Winnie Christensen og Kirsten Schmidt blev valgt som medlemmer til repræsentantskabet for 1 år. 6

Pkt. 12 Eventuelt En beboer havde indsendt følgende spørgsmål: 1. Hvordan og hvor får man fat i reservedele til lejligheden eks. filter og pærer. kunne det være en mulighed med 1 eller 2 faste dage, hvor man kunne henvende sig i garagen? MS svarede, at man er altid velkommen til at kontakte hende. 2. Hvem er vores nye gartner og hvad er hans opgave? MS svarede, at det er Solotus. De tager sig af de grønne områder, dog ikke mellem græsset mellem skurene og boligerne. Det er vedtaget på tidligere afdelingsmøde, at beboerne selv vedligeholder dette. 3. Hvad har man tænkt sig, at gøre ved alle de løse katte, som går rundt og hører til her i komplekset??? De urinerer alle steder også i vores havemøbler og det lugter A H til. MS svarede, at et godt råd er at kaste vand på kattene, ellers kan der ikke rigtig gøres noget ved kattene. Vi ved jo heller ikke, om det er vores beboeres katte eller om det er katte udefra. 4. Er det meningen, at vores vinduer og terrassedør, skal kunne holde sig, selv når det er åbnet og håndtaget er drejet ned? Vinduer og døre skal egentligt kunne holde sig selv. Det er dog konstateret, at de vinduer og døre der er brugt i vores byggeri ikke kan justeres til at gøre dette. Aase Jensen bad herefter om ordet og gjorde opmærksom på, at hun nu ikke talte som dirigent, men som beboer. Hun bad beboerne om at give MS en hånd for det store arbejde der bliver udført og gjorde opmærksom på, at MS sparer afdelingen for penge. Aase Jensen takkede MS for arbejdsindsatsen. Aase Jensen takkede for god ro og orden og et godt afdelingsmøde. Hjørring, den 17. juni 2016 7