Version 0,88 1 Projektbeskrivelse - Digital understøttelse af eksamensafvikling 1.0 Formål og afgrænsning Formål Eksamensadministration er en opgave, der i dag indebærer et omfattende manuelt arbejde. Der vil være et stort potentiale for at spare arbejdstid, hvis opgaven kan udleveres digitalt og de studerende kan aflevere deres besvarelser digitalt, og hvis hele den efterfølgende bedømmelsesproces (inkl. karaktergivning) og administrative håndtering, kan fortsætte digitalt. I forhold til gennemførelse af mundtligt prøver, vil det være en administrativ lettelse, hvis censor og eksaminator kan afgive karakterer digitalt ved eksamensbordet. To UC er har på lokalt initiativ påbegyndt afprøvning af to forskellige løsninger til digital eksamensafvikling. På baggrund af en leverandørfremvisning af de to løsninger for samtlige UC er den 5. september 2013 er det i studiechefkredsen vurderingen, at markedet rummer løsninger til digital eksamenshåndtering af en kvalitet og med et effektiviseringspotentiale, der begrunder et sektorinitiativ. Det er i den forbindelse uafklaret om der, ud over de to præsenterede løsninger, er yderligere løsninger af relevans området. Der vil principielt også være mulighed for nyudvikling af løsninger, såfremt nyudvikling kan gennemføres inden for den fastsatte tidsfrist. Formålet med nærværende projekt er at tilvejebringe en sektorløsning til digital understøttelse af eksamen ved professionshøjskolerne. Baggrund Dette projekt er delvist baseret på projektforslaget Digitalisering af eksamensplanlægning og eksamensafvikling (230) i projektkataloget, der omfatter to overordnede funktionaliteter: 1. Digital afvikling af eksamen, herunder alle former for prøver, aflevering af besvarelser, plagiatkontrol af afleverede materialer, distribution af besvarelser til eksaminatorer og censorer, bedømmelse, karakterafgivelse og formidling af karakter 2. Fuldt digitalt work-flow omkring eksamen (med start og afslutning i de studieadministrative systemer (SIS, EASY, STADS) - med fuld integration af data). Løsningen vil skulle omfatte systemunderstøttelse af eksamensplanlægning, herunder censorpåsætning, samt opfølgning/efterbehandling af eksamen, herunder censorafregning. 1 I gældende version er der konkrete udeståender. 1) Konkretisering af tidsplan 2) Konkret tidsestimater og arbejdsfordeling
I projektkataloget er projektet vurderet til at have højt potentialeniveau og mellem investeringsniveau. 2.0 Projektets leverancer og overordnede potentiale Der vil først ske effektivisering af UC ernes drift, når UC erne evt. i forlængelse af dette projekt tager løsninger til digital understøttelse af eksamen i brug. Projektet skal tilvejebringe en sektorløsning til digital understøttelse af eksamensafvikling. Konkret er leverancen: Gennemførelse af udbud og valg af leverandør Implementering af løsningen på de deltagende professionshøjskoler Projektet er defineret som et større it projekt/anskaffelsesprojekt. Der er udarbejdet en business case, jf. afsnit 3.0. 3.0 Tilgang og metode Med økonomisk støtte fra ABT fonden har Aarhus Universitet i perioden 2010-2012 gennemført et projekt vedrørende overgang til digital aflevering og bedømmelse af skriftlig eksamen. I universitetets afrapportering til Moderniseringsstyrelsen af 14. december 2012 opgøres det samlede årlige besparelsespotentiale ved fuld implementering af en digital løsning til 6,2 mio. kr. Besparelsen kan henføres til (1) arbejdsbesparelse på det studieadministrative arbejde, (2) arbejdsbesparelse på distribution og fragt og (3) ressourcebesparelse på driftsomkostninger i form af porto, håndtering og arkivering. Universitetets opgørelse af besparelsespotentialet er bl.a. baseret på konkrete målinger af tidsforbruget i form af nulpunktsmålinger (dvs. før iværksættelse af løsning), midtvejsmålinger og slutmålinger. Metoden er alment anerkendt for at være en mest retvisende for opgørelse af effektiviseringspotentialer. Da regler og praksis ikke afviger væsentligt mellem universiteter og professionshøjskoler med hensyn til afvikling af skriftlig eksamen, er det vurderingen, at det estimerede besparelsespotentiale i et rimeligt omfang at kunne overføres til UC sektoren. Det er vurderingen, at der samlet set i UC sektoren kan opnås et besparelsespotentielle, der som minimum modsvarer det estimerede besparelsespotentiale ved Aarhus Universitet. Vurderingen skal ses i lyset af, at aktiviteten ved UC sektoren (opgjort som teori STÅ) er ca. dobbelt så stor som aktiviteten ved Aarhus Universitet. Usikkerhed til antallet af skriftlige eksaminer pr. studerende/teori STÅ ved UC sektoren set i forhold til Aarhus Universitet kombineret med omkostninger ved iværksættelse af løsningen på 7 professionshøjskoler, bevirker dog, at det effektiviseringspotentialet forsigtigt skønnes til godt 6 mio. kr. Med udgangspunkt i erfaringer fra pilottest ved UCN vurderes en løsning at kunne være fuldt implementeret 2 år efter ibrugtagning. Tidsperspektivet
skal ses i lyset af de mange interessenter, der vil skulle inddrages i implementeringen, herunder bl.a. eksterne censorer. Baseret på markedskendskab skønnes de samlede omkostninger for projektet inkl. et års drift udgør herefter mellem 5 og 7 mio. kr. Løsningen vurderes herefter at kunne være tilbagebetalt på under 2 år. 4.0 Hovedaktiviteter og tidsplan Tidsplanen er udarbejdet under hensyntagen til, at en løsning skal være implementeret til sommereksamen 2014 med beslutning om valg af løsning inden udgangen af 2013. Alternativt vurderes det i sektoren som værende mere rentabelt at iværksætte lokale udviklings-/implementeringsprojekter. Der er udført et minudbud under SKI aftale 17.10 til forberedelse og gennemførelse af udbud af digital eksamensafviklingssystem. Rambøll management var eneste byder og disse blev godkendt af programledelsen til at gå videre med opgaven. Der blev afholdt et indledende møde med Projektejer, projektleder og Rambøll om det videre forløb. Der blev på dette møde aftalt tidsfrister for afklaring af udbudsstrategi og første workshop med deltagelse af UC eksamensmedarbejdere. Rambøll har udarbejdet tidsplan for udbud, som vedlægges denne PID. Der er afholdt første møde med repræsentanter fra UC studieadministration, den 23. oktober, hvor proces for eksamen er beskrevet for Rambøll, der nu arbejder på en kravspecifikation. Der er afholdt første møde mellem Rambøll, jurist Jeppe Olsen, fra Kromann og om udfærdigelse af udbudsstrategi og udbudsmateriale. Der er derfor i oktober 2013 igangsat de næste tre punkter. Afklaring af udbudsstrategi Det skal afklares, hvilken udbudsstrategi der skal arbejdes efter. Konkret beskrivelse af udbudsstrategi. Som led i aktiviteten skal tilknyttes en udbudskonsulent. Udarbejdelse af udbudsmateriale Udarbejdelse af udbudsmateriale; herunder afklaring af scope for løsningen: Hvilke dele af eksamensprocessen ønskes understøttet; hvilken beskrivelse af funktionalitet for studerende, opgavestillere, bedømmere og administration Hvilke eksamensformer, der er omfattet Krav til integration til andre systemer Hvilket system, hvilken driftsform, hvilken samarbejdsaftale Der foreligger et udbudsmateriale
Før endelig valg af leverandør skal de indkommende tilbud sammenlignes med den forventede gevinstsrealiseringer, som ligger til grund for dette projekt. Hvis dette godkendes underskrives det mest fordelagtige tilbud. Gennemførelse af udbud Der skal gennemføres et udbud. Leverandør er valgt. Der indgår en evt. udviklingsplan af løsningen samt en implementeringsplan for løsningen som en del af det valgte tilbud. Der er en forventning om at max. 3 UC,er med X antal uddannelser stiller sig til rådighed som pilotinstitutioner før sommerferien og stiller medarbejdere og øvrige ressource til rådighed for denne pilot. De øvrige UC er der ønsker at deltage i projektet og de resterende uddannelser under pilot UC erne implementeres efter sommerferien 2014, men henblik på fuld implementering på de ønskede UC er til sommereksamen 2015. Der udarbejdes en ny projektbeskrivelse på selve implementeringen og økonomien i forbindelse med udrulning for UC erne. Tilpasning/udvikling af løsning Den valgte løsning tilpasses/udvikles, så den digitalt kan understøtte eksamensafviklingen ved professionshøjskolernes efter de ønsker og behov, der er opstillet i udbuddet. Løsningen er klar til implementering. Tilpasning/udvikling af løsningen og implementering af løsningen kan afhængigt af den valgte samarbejdsform med leverandør foregå parallelt. Implementering Der skal gennemføres en implementering af systemet. Løsningen er implementeret og i drift på de deltagne professionshøjskoler. Tilpasning/udvikling af løsningen og implementering af løsningen kan afhængigt af den valgte samarbejdsform med leverandør foregå parallelt. Følgende datoer skal have særlig fokus: Godkendelse af samlet udbudsmateriale frist den 22. november 2013 Godkendelse af valg af leverandør: frist 30. januar 2013 Kontraktindgåelse: 11.februar 2014 5.0 Økonomi For udbud:
Til gennemførelse af udbud på et digital eksamensafviklingssystem er der afsat 150.000 til konsulentbistand til den valgte leverandør Rambøll. Der er desuden afsat ca. 150.000 kr. til jurist i bistand i forbindelse med udformning af udbudsmateriale og kontraktarbejde. Projektlederens timer afregnes ved effektiviseringsprogrammet. UCer afholder udgifter til medarbejdere inddragelse og dermed også udgifter til transport. Den samlede implementeringsøkonomi forventes at lægge sig op af den skitserede økonomi beskrevet under afsnit 3. Miniudbud vedrørende konsulentydelse til gennemførelse af udbud af løsning. Afklaring af udbudsstrategi Udarbejdelse af udbudsmateriale Gennemførelse af udbud Tilpasning af system i samarbejde med leverandør Implementering I ALT Timer konsulent X Timer konsulent Y Programleder Timer UC (pr. UC) 6.0 Finansiering Projektet finansieres af effektiviseringsprogrammet som en del af indsatsprogrammet for studieadministration. Arbejdstid anvendt af medarbejdere ved de respektive UC ved den konkrete implementering af løsningen afholdes af UC erne. 7.0 Overordnede risici For det beskrevne projekt vurderes risikoen som generelt lav. Projektet erstatter ikke eksisterende digitale løsninger til eksamensafvikling, hvilket bl.a. indebærer, at der kan tilrettelægges fleksible og eventuelt successive implementeringsforløb ved de respektive UC er. Der kan peges på følgende risici for projekt og leverancer:
Manglende enighed i sektoren med hensyn til kravspecifikationens indhold som følge af forskellige behov (vurderes som værende lav, da eksamensafholdelse er reguleret ved statslige regler) Manglende ressourcer til gennemførelse af projektet. Forsinkelser i tidsplan, der måtte medfører at enkelte UC er vælger at overgå til lokalt initierede udviklings-/implementeringsprojekter. 8.0 Organisering og bemanding Indsatsprogramstyregruppen fungerer som styregruppe for projektet. Jakob Jensen, studiechef på UCL er projektejer. er program-/projektleder. Der udpeges ved de respektive UC er en lokal tovholder.
Bilag: Tidsplan for gennemførelse af udbuddet Udbudsplan eksamenssystem (Offentligt EU-udbud) Start Slut Rambøll Kundens opgave Juridisk opgave Udbudsstrategi 8. oktober 2013 21. oktober 2013 Ansvar Bidrage Kommentere Godkende udbudsstrategi 22. oktober 2013 22. oktober 2013 Ansvar Kravspec funktionelle krav 22. oktober 2013 20. november 2013 Ansvar Bidrage Kravspec øvrige krav 22. oktober 2013 20. november 2013 Ansvar Bidrage Bilag tidsplan 28. oktober 2013 20. november 2013 Ansvar Bidrage Bilag Vedligeholdelse og support 28. oktober 2013 20. november 2013 Ansvar Bidrage Bilag servicemål 28. oktober 2013 20. november 2013 Ansvar Bidrage 1. høring af kravspec funktionelle krav 4. november 2013 6. november 2013 Ansvar Kommentere Kontrakt og bilagsstruktur 25. oktober 2013 8. november 2013 Kommentere Ansvar Tildelingskriterier 11. november 2013 18. november 2013 Ansvar Kommentere Kommentere Udbudsbekendtgørelse 18. november 2013 Kommentere Kommentere Ansvar Udbudsvejledning 18. november 2013 Kommentere Kommentere Ansvar Høring/godkendelse af samlet udbudsmateriale 21. november 2013 22. november 2013 Ansvar Ansvar Ansvar Afsluttende justering og samordning 25. november 2013 28. november 2013 Ansvar Bidrage Ansvar Afsendelse af bekendtgørelse (elektronisk) 29. november 2013 Ansvar Tilbudsfase - besvare spørgsmål 30. november 2013 15. januar 2014 Ansvar Ansvar Tilbudsvurdering - konditionsmæssigt 16. januar 2014 18. januar 2014 Ansvar Tilbudsvurdering øvrigt 16. januar 2014 27. januar 2014 Ansvar Bidrage Indstillingsnotat 20. januar 2014 28. januar 2014 Ansvar Ansvar Godkendelse af valg af leverandør 29. januar 2014 30. januar 2014 Ansvar Udarbejdelse af afslags- og tildelingsbreve 28. januar 2014 30. januar 2014 Bidrage Ansvar Stand still periode 1. februar 2014 10. februar 2014 Klargøring af kontrakt 1. februar 2014 10. februar 2014 Ansvar Kontraktindgåelse 11. februar 2014 11. februar 2014 Ansvar