Kommunikationspolitik
Indledning Et godt sted at bo, leve og arbejde Det er den overordnede vision for Mariagerfjord Kommune Med kommunikationspolitikken ønsker byrådet, at kommunens kommunikation på alle niveauer understøtter visionen Kommunikationspolitikken skal endvidere sikre, at al intern og ekstern kommunikation i Mariagerfjord Kommune foregår efter et fælles værdisæt, der også indgår som en del af ledelses- og medarbejderværdierne Kommunikationspolitikken hviler på værdierne troværdig, professionel og respekt Vores kommunikation skal være troværdig i betydningen sand og fyldestgørende Vores kommunikation skal være professionel i betydningen klar og tydelig Vores kommunikation skal udvise respekt for modtagernes forskellighed Det er ledelsens ansvar, at kommunikationspolitikken bliver efterlevet Desuden spiller ledelsen en aktiv rolle i kommunikationen, for de ansattes foretrukne kilde til information er nærmeste leder Kommunikationspolitikken står ikke alene På de kommunikative hovedområder - internt, borgere, hjemmeside og presse - udarbejder kommunikationsafdelingen med afsæt i værdierne strategier, der beskriver status, udfordringer, indsatsområder og mål Også krisekommunikation bliver formuleret som en selvstændig strategi, men den går på tværs af de fire hovedområder Kommunikationspolitikken kan sammenlignes med at lægge kursen på et skib Med politikken ved vi i hvilken retning, vi bevæger os Byrådet december 2009
Borgerne har krav på klar kommunikation Vi skal som afsender sikre, at informationerne har en høj kvalitet, og at de præsenteres i et sprog, som modtageren kan forstå og eksponeres et sted, hvor modtageren ser det Hver gang vi kommunikerer, skal vi sætte os i modtagerens sted og overveje hvilket sprog og hvilken kanal, der er bedst egnet til at ramme modtageren Vær meget opmærksom på dit sprog Brug fx ikke fremmedord og fagudtryk Forklar, hvad de betyder, hvis du ikke kan undgå dem Hent inspiration i guiden Om godt sprog Du skal formulere dig anderledes, når du henvender dig til en sygeplejerske end til en ufaglært Overvej gennem hvilken kanal, du bedst får fat i din målgruppe Er det via hjemmesiden, en avisannonce eller en pjece? Eller måske en kombination
Vi er alle ambassadører Alle ansatte er ambassadører for Mariagerfjord Kommune, og kommunikation bør indgå som element i alle aktiviteter Derfor har alle ansatte et ansvar overfor kommunikationspolitikken Medarbejdere i Mariagerfjord Kommune har ret til at udtale sig om forhold, de ved noget om Hver gang du som medarbejder ved Mariagerfjord Kommune henvender dig til en borger, er du med til at skabe et billede af kommunen Kan modtageren ikke forstå dit brev, får vedkommende det indtryk, at hele kommunen er uforståelig Du kan læse om at tale med pressen i guiden Råd, vejledning og rettigheder om Mariagerfjord Kommune og pressen
Al kommunikation er målrettet, gennemarbejdet og har et tydeligt formål Vi skal i videst muligt omfang tilpasse kommunikationen til en snæver målgruppe Jo mere specialiseret informationen er, jo bedre kan modtageren identificere sig med den, og jo større gennemslagskraft har den Vores kommunikation skal være gennemarbejdet Den skal være fri for stavefejl og entydig i både udtryk og indhold Vi vil noget med vores kommunikation Den skal enten hæve et generelt vidensniveau, ændre en adfærd eller svare på et specifikt spørgsmål Kommunikation er et middel, ikke et mål En del af kommunens kommunikation har en meget bred målgruppe I sådanne tilfælde kan du ikke forvente at ramme alle modtagere Af og til vil enkelte i målgruppen ikke få eller forstå informationen Er din målgruppe smal fx alle 10 klasseelever skal du bruge tid på at undersøge hvilket sprog og hvilken kanal, der har størst effekt Stav korrekt Er du i tvivl, så slå det op Retskrivningsordbogen er gratis tilgængelig på wwwretskrivningsordbogendk Generel viden kan være, at kommunen har ansvaret for sygdomsforebyggelse En adfærdsændring kan være at få borgerne til at benytte en selvbetjeningsløsning Et specifikt spørgsmål kan være: Kan jeg få hjemmehjælp?
Der tages stilling til kommunikation ved enhver aktivitet eller beslutning Hver gang vi beslutter en aktivitet, hvad enten det er motionsdag, temamøde eller ansættelse af ny medarbejder, bør kommunikation tænkes ind Hvad vi gør, skal være synligt Beslutninger vedrører altid noget eller nogen Der skal informeres om enhver aktivitet, uanset om det er en motionsdag, et temamøde eller ansættelse af en ny medarbejder Find historien i daglige og ordinære hændelser Det er sandsynligt, at pressen og offentligheden er interesserede i at høre den
Intern kommunikation er en forudsætning for ekstern kommunikation Medarbejdere skal have adgang til de informationer, der er nødvendige for at yde service til og kommunikere med borgerne Derfor skal ledelse og medarbejdere prioritere intern kommunikation og videndeling Det du ikke ved, kan du ikke fortælle andre om Medarbejdere foretrækker at få vigtig information direkte fra nærmeste leder
Al relevant information skal være tilgængelig Det skal altid være muligt for borgere, ansatte og presse at få den relevante information, de har brug for Det er ikke nok, at informationen er tilgængelig Borgene skal også vide, at den er tilgængelig, og hvor de kan finde den Overvej hvilken kanal, der er bedst Skal informationen kun ligge på hjemmesiden, eller skal borgeren også kunne hente et trykt eksemplar på biblioteket? Det er ikke sikkert, det er hensigtsmæssigt at lægge alle rapporter og notater ud på hjemmesiden
Det visuelle udtryk følger designguiden Et ensartet design sikrer en høj grad af genkendelighed hos borgerne Det understøtter billedet af kommunen som en troværdig og kompetent myndighed, der løser sine opgaver professionelt Information fra Mariagerfjord Kommune skal være visuelt genkendeligt Det visuelle udtryk er det første, modtageren møder og er afgørende for, hvordan vi opfattes Et rodet layout giver indtryk af en rodet kommune
Pressen er en samarbejdspartner Samarbejdet med pressen foregår åbent og professionelt Både med de gode historier og de mindre gode Pressen skal opfattes som en professionel samarbejdspartner, der hjælper os med at komme i kontakt med borgerne Fortæller du historien til pressen, før pressen spørger dig, får du lettere indflydelse på historiens vinkel Vi har brug for pressen, og pressen har brug for os Du skal ikke være bange for journalister de er mennesker som vi andre
Medarbejderne får vigtig information før medierne Medarbejdere skal ikke læse om organisatoriske ændringer eller alvorlige hændelser i avisen Information, der berører medarbejderne, skal formuleres direkte til medarbejderne
Hvis kommunikationen slår fejl, er det altid afsenderens ansvar