Udviklingsaftale 2016 for Ældre og Handicap

Udviklingsaftale 2016 for Ældre og Handicap 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016 virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af aftaleholder. Direktionen delegerer ledelses-, styrings- og udviklingsopgaver i forhold til den daglige drift til aftaleholder. Aftaleholder har dermed fuld kompetence til at træffe faglige, økonomiske og administrative beslutninger inden for eget aftaleområde. Det er dermed aftaleholders ledelsesopgave at sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016. I forhold til varetagelse af den nævnte ledelsesopgave refererer aftaleholder ældre- og handicapchef Jan Møller Iversen til direktionen ved direktør Lars Kirkegaard. Direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/ løn- og personalechefen. Aftaleholders budget og budgetforudsætninger fremgår af den administrative budgethåndbog. Endvidere delegerer direktionen kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til aftaleholder ældre- og handicapchef Jan Møller Iversen i forhold til kontraktholdere på ældre- og handicapområdet. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder, koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med direktionen og opfølgning på kontraktmål. 2. Udviklingsaftalens mål for 2016 Direktionen har i sit idé og arbejdsgrundlag (DIA) udpeget de indsatsområder, som aftale- og kontraktholdere skal omsætte til udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Aftalemål ud over disse afspejler højt prioriterede udviklingsområder hos aftaleholder selv og/eller det samlede koncernledelse. Set som en helhed beskriver målene aftaleholders samlede udviklingsindsats for 2016. 1

3. Aktiviteter Det er aftaleholder, der tilrettelægger de aktiviteter, der skal sikre, at udviklingsmålene realiseres. Aktiviteterne tilrettelægges og igangsættes løbende, men i det omfang aktiviteterne tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan disse med fordel synliggøres i aftalen. 4. Opfølgning Opfølgning på aftalemål, der omsætter politisk besluttede forandringer, sker via den politikkontrol, som udvalgene varetager på vegne af Byrådet. Opfølgningen på de politisk besluttede forandringer afrapporteres til Byrådet i forbindelse med de tre årlige budgetopfølgninger. Opfølgning på øvrige aftalemål sker løbende og varetages af den relevante direktør. Herudover indgår en dialog om det samlede resultat af indsatsen i forhold til aftalemålene i MUS 2017 med direktionen. I det omfang opfølgningen tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan denne med fordel synliggøres i aftalen. Aftalen er gældende for 2016. 5. Aftaleholders mål A. Understøttelse af det nye ledelsesgrundlag Udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommunen 3.0-tænkningen Med henblik på at forfølge Direktionens bestilling har Chefgruppen på ældre og handicapområdet opstillet et fælles procesmål At kommunen 3.0 tænkes ind i den daglige opgaveløsning og værdigrundlaget, og at kernefagligheden videreudvikles herfra. Fælles delmål i 2016 At der på forskellige niveauer og i forskellige fora udvikles kompetencer til at tænke kommunen 3.0 og til at videreudvikle kernefagligheden. Denne proces starter i chefgruppen på ældre og handicapområdet og udfoldes efterfølgende lokalt hos aftale og kontraktholder i ledergruppe, i LMU og med medarbejdere generelt. Lokalt delmål i 2016 At der i Fagsekretariatet arbejdes aktivt med implementering af Fagsekretariatets Samarbejdsaftale 2015 (Mercuriprojektet). Chefgruppen på ældre og handicaprådet opstarter den fælles drøftelse af kerneopgaven og kernefagligheden under inddragelse af direktøren på området. Drøftelser og refleksioner omkring kernefagligheden og kerneopgaven i relevante fora og med relevante parter i løbet af 2016. Lokal aktivitet i fagsekretariatet: Det sikres, at indsatser mv. i Fagsekretariatets plan for kompetenceudvikling understøtter implementeringen af Samarbejdsaftale 2015. Drøftelser i ledergruppe, i LMU og på teammøder om status for implementering af Samarbejdsaftale 2015. Fagchefen drøfter løbende emnet med Senior- og Handicapråd med henblik på at inddrage borgerperspektivet. I ovenstående drøftelser og dialoger inddrages metoder, aftaler mv. fra Styrket Borgerkontakt og Samarbejdsaftale 2015. I efteråret 2016 Chefgruppen på ældre og handicapområdet og lokalt i chefgruppen i Fagsekretariatet gør status på aktiviteterne er de gennemført, og hvad har udkommet været?

Tilrettelæggelse af den videre proces herunder på justering/revidering af målet for 2017. B. Understøttelse af det nye ledelsesgrundlag Medarbejder Udviklings Samtale til alle. Med henblik på at forfølge Direktionens bestilling har Fagsekretariatet opstillet et resultatmål - Alle medarbejdere og ledere i Fagsekretariatet Ældre og Handicap deltager i en årlig udviklingssamtale (LUS, TUS, MUS). Dette foregår ud fra det koncept for udviklingssamtaler, som er afprøvet og implementeret i forbindelse med organisationsudviklingsprojektet i Fagsekretariatet i 2015. Det er aftalt, at medarbejderudviklingssamtalerne finder sted i sidste kvartal af året. De ledere som skal gennemføre udviklingssamtaler sørger for at tiden til samtalerne afsættes og at samtalerne prioriteres. Ultimo/primo 2017 gøres status i LMU regi med henblik på at afklare, om alle har deltaget i en udviklingssamtale I efteråret tager Fagsekretariatets ledergruppe stilling til, om der skal opstilles et mål for 2017. C. Fælleden Etablering af den samskabende kultur på Fælleden. Der skal sættes udviklingsmål for en aktiv skabelse af en samskabende kultur. Med henblik på at forfølge Direktionens bestilling har Fagsekretariatet Ældre og Handicap opstillet et procesmål: Fagsekretariatet arbejder aktivt med at skabe den samskabende kultur dels via interne processer og dels via samspillet med de øvrige kommunale fagområder, borgere og organisationer. I dette arbejde tages udgangspunkt i de fire kulturforstærkere hav tillid, skab relationer, del resurser og tænk nyt. Den samskabende kultur drøftes løbende gennem året med personalet blandt med henblik på at definere det konkrete indhold, og hvad det betyder for den enkelte. Med henblik på indhentning af ideer og input dagsordenssættes emnet på Fagsekretariatets ledermøder, teammøder og i LMU. Fagsekretariatet bakker op om aktiviteter, som kommer fra trivselsgruppen. Fagsekretariatets ledere og medarbejdere vil tænke metoder og målsætninger fra Styrket Borgerkontakt og Fagsekretariatets Samarbejdsaftale ind i samarbejdet med de andre kommunale fagområder, borgere og organisationer. I efteråret 2016 Fagsekretariatets ledergruppe gør status på aktiviteterne hvilke konkrete aktiviteter er gennemført, og hvad har udkommet været? Fagsekretariatets ledergrupper tager stilling til, om målet skal fastholdes i 2017 og eventuelt justeres/revideres. D. Fælleden Virkeliggørelse af det effektiviseringspotentiale, som er forudsat i forbindelse med samlingen af de administrative funktioner på Fælleden. Effektiviseringen er forudsat udmøntet med 6 mio. i 2017, 9 mio. i 2018 og 12 mio. i 2019 (heraf er de 6 mio. hvert år besparelser på bygningsdrift). Der skal i 2016 sættes udviklingsmål for arbejdet med at udmønte den forudsatte effektivisering.

Med henblik på at forfølge Direktionens bestilling har Fagsekretariatet Ældre og Handicap opstillet et resultatmål: At der i samarbejde med Økonomichefen og Personalechefen fastlægges en proces og mål for arbejdet med den forudsatte effektivisering. Fagsekretariatets chefgruppe drøfter proces og mål med Økonomichefen og Personalechefen. Emnet dagsordenssættes i LMU med henblik på drøftelse af proces og mål. Medio 2016 - midtvejsstatus i Fagsekretariatets chefgruppe med henblik på eventuel justering af processen. Efteråret 2016 endelig status i Fagsekretariatets chefgruppe - er der opstillet proces og mål? Endvidere tages stilling til, om proces og mål skal indgå i aftalen for 2017. E. Nedbringelse af sygefravær Dialog og videndeling. Fremadrettet lægges der fra HR afdelingen vægt på en dialogbaseret opfølgning på sygefraværshåndtering med kontraktholderne/aftaleholderne. Med henblik på at forfølge Direktionens bestilling har Fagsekretariatet Ældre og Handicap opstillet et resultatmål: Alle ledere og medarbejdere i Fagsekretariatet arbejder aktivt med nedbringelse af sygefraværet med henblik på en fraværsprocent på højest 3,75 % ultimo 2016 som en gennemsnitsbetragtning. Igennem aktiv anvendelse af TARGIT, brug af konsulentydelse fra HR ved behov og dialoger i LMU regi og fagsekretariatets ledergruppe bringes fælles redskaber i spil. Fagsekretariatets sygefraværsstatistik sættes på dagsordenen på alle LMU-møder med henblik på orientering samt drøftelse af veje til yderligere reduktion af sygefraværet. Sygefravær drøftes i Fagsekretariatets ledergruppe en gang i kvartalet. Ved eventuelle ændringer drøftes nye tiltag i ledergruppen og i LMU. I efteråret tager Fagsekretariatets Chefgruppe stilling til eventuel videreførelse af målet i aftalen for 2017. Ultimo 2016 gør Fagsekretariatets Chefgruppe status på, om målsætningen omkring en fraværsprocent på højest 3,75 % som en gennemsnitsbetragtning er indfriet. F. Effektivisering i fællesskab Strategisk fokus på effektivisering. Som det væsentligste element i udbygningen af effektiviseringskulturen i Skanderborg Kommune ønsker direktionen at løfte effektiviseringsindsatsen, således at den bliver en central del af de enkelte driftsenheders strategiske fokus. Forventninger til fag- og stabschefer: Som led i at løfte effektiviseringsindsatserne forventes det, at alle fag- og stabschefer tager initiativ til, at effektivisering kommer på dagsordenen i relevante lederfora såvel i strategisk perspektiv, som i forhold til løbende opfølgning. I det strategiske arbejde bør indgå en vurdering af potentialet i forhold til forskellige effektiviseringspakker, således at effektiviseringsindsatser koordineres og får et målrettet fokus. Med henblik på at forfølge Direktionens bestilling har Fagsekretariatet Ældre og Handicap opstillet et procesmål: At der på hele ældre og handicapområdet arbejdes struktureret og målrettet med effektiviseringsindsatsen, som en central del af det strategiske fokus med henblik på at skabe en kultur for løbende effektivisering. Fagsekretariatet medvirker ved deltagelse i effektiviseringsstyregruppen til definering af form og indhold i forhold til tilbagemeldinger til relevante interessenter. Fagsekretariatet følger op på, om alle kontraktholdere senest 1. kvartal har en lokal plan for gennemførslen af effektiviseringer i 2016 Fagsekretariatet følger op på, om der er en vurdering af potentialet i forhold til de enkelte effektiviseringspakker.

Med henblik på løbende opfølgning dagsordenssætter Fagsekretariatet effektiviseringen i de forskellige tværgående lederfora på ældre og handicapområdet en gang i kvartalet. Effektivisering dagsordenssættes på Fagsekretariatets personalemøder. Effektivisering dagsordenssættes på OMU en gang pr. halvår. Effektiviseringen dagsordenssættes i ældre og handicapchefens lederudviklingssamtaler med de enkelte kontraktholdere. Udviklingen følges løbende og i efteråret 2016 gør Fagsekretariatet status er aktiviteterne gennemført og hvad har udkommet været? Endvidere tages stilling til om målet skal fastholdes i 2017 og eventuelt justeres/revideres. G. Implementering af sundhedspolitikken Byrådets arbejde med sundhed, jf. Udviklingsstrategien og Sundhedsplan 2016. Med henblik på at forfølge Direktionens bestilling har Fagsekretariatet Ældre og Handicap opstillet et procesmål: Der arbejdes vedvarende med sundhedsindsatsen på ældre og handicapområdet. Dette sker med et kontinuerligt fokus på forebyggelse og via igangsætning af konkrete sundhedsinitiativer. Udgangspunktet for dette er gældende sundhedspolitik og sundhedsplan. Fagsekretariatet bidrager via deltagelse i Sundhedsstyregruppen og de hertil knyttede aktiviteter til opstilling og fastlæggelse af målene i Sundhedsplan 2016. Der tages stilling til, hvordan sundhedspolitikken og sundhedsplanen kan udmøntes sammen med relevante samarbejdspartnere, på tværs af de kommunale fagområder, på tværs af ældre og handicapområdet og lokalt hos aftaleholder hvilke tiltag er i gang og skal fortsætte, og hvilke nye tiltag skal sættes i gang. Fagsekretariatet understøtter de konkrete projekter og tilknyttede aktiviteter via planlægning og facilitering. Fagsekretariatet sikrer, at der følges op og meldes tilbage til de relevante interessenter i det administrative og politiske system. Løbende opfølgning på igangsatte tiltag i styregrupper, på ledermøder på ældre og handicapområdet og fast i forbindelse med de 2 årlige opfølgninger på Sundhedsplanen. I efteråret 2016 gør Fagsekretariatet status er aktiviteterne gennemført og hvad har udkommet været? Endvidere tages stilling til om målet skal fastholdes i 2017 og eventuelt justeres/revideres. H. Modtagelse og integration af flygtninge og familiesammenførte til flygtninge Modtagelse og integration af flygtninge og familiesammenførte til flygtninge. Med henblik på forfølgelse af Direktionens bestilling har Fagsekretariatet opstillet et aktivitetsmål: Fagsekretariatet Ældre og Handicap vil samarbejde aktivt med øvrige fagsekretariater/stabe om den gode modtagelse og integration af flygtninge. Samarbejde omkring boligtilbud til flygtninge Skabe kontakt til frivillige som specielt har deres virke på ældre- og handicapområdet. Opfølgning og status via Integrationsstyregruppen herunder opfølgningen på integrationsplanen. I efteråret 2016 gør Fagsekretariatet status er aktiviteterne gennemført og hvad har udkommet været? Endvidere tages stilling til, om målene skal fastholdes i 2017 og eventuelt justeres/revideres. I. Implementering af Socialpolitikken Implementering af strategisporene: Ældreområdet, handicapområdet og socialpsykiatrien. Efter vedtagelse af strategisporene: Ældreområdet, Handicapområdet og Socialpsykiatrien - skal der administrativt arbejdes med en implementering af disse. Implementeringen skal tage afsæt i strategisporenes fokusområder.

Med henblik på implementering af Socialpolitikken har Fagsekretariatet i 2016 opstillet følgende aktivitetsmål: 1. At ældre og handicapområdets strategi for rehabilitering implementeres og udmøntes på ældre, handicap og socialpsykiatriområdet. 2. At Skanderborg Kommunes Plejeboligplan udfoldes og konkretiseres med henblik på at omsætte planen til en overordnet strategi og koncept for fremtidens plejeboliger i Skanderborg Kommune. Dette vil fordre inddragelse af blandt andet beboere, pårørende, medarbejdere og de kommunale råd. 3. Udarbejde strategi for kapaciteten på Handicap og Socialpsykiatriområdet og plan for udmøntningen af denne. 4. At fokusområderne konkretiseres og udmøntes i handleplaner, indsatser og aktiviteter. Ad 1. I forhold til ældre og handicapområdets strategi for rehabilitering vil fagsekretariatet i samarbejde med kontraktholderne på ældre og handicapområdet igennem styregruppen for rehabilitering: Arbejde med udvikling af dialogbaseret visitation Arbejde med indførsel og afprøvning af velfærdsteknologi Sætte fokus på evaluering og effektmåling. Sætte fokus på og arbejde med udvikling af dokumentation. Ad 2. I forhold til plejeboligplanen vil fagsekretariatet: Sikre proces og fremdrift via planlægning, facilitering og løbende opfølgning. Medvirke til internt og eksternt kendskab til plejeboligplanen via løbende kommunikation. Ad 3. I forhold til strategi for kapaciteten på Handicap og Socialpsykiatrien og plan for denne vil Fagsekretariatet Æ&H i samarbejde med fagsekretariatet B&S: Følge udviklingen og behovet for boliger på handicapområdet internt i Skanderborg kommune og blandt øvrige kommuner. Lave tiltag der gør det muligt at tilpasse kapaciteten til udviklingen på området. Ad 4. I forhold til konkretisering og udmøntning af fokusområderne i handleplaner, indsatser og aktiviteter vil Fagsekretariatet: Etablere organisering herunder en eller flere styregrupper som kan sikre planlægning, koordinering, fremdrift og opfølgning. At fokusområderne konkretiseres, og at allerede eksisterende planer, projekter, indsatser mv. tænkes ind i denne konkretisering. Løbende opfølgning på igangsatte tiltag i styregrupper, i ledergrupperne på ældre og handicapområdet og i de relevante lokale fora. I efteråret 2016 gør Fagsekretariatet status er aktiviteterne gennemført og hvad har udkommet været? Endvidere tages stilling til om målene skal fastholdes i 2017 og eventuelt justeres/revideres. J. Konsolidering af den daglige drift i Fagsekretariatet Ældre og Handicap Målet er et flerårigt mål formuleret lokalt i Fagsekretariatet. Det er videreført og justeret i forhold til indsatsen i 2015. Fagsekretariatet Ældre og Handicap har gennem de seneste år oplevet markante forandringer. Der er foretaget både organisatoriske og styringsmæssige ændringer, der har været forandringer i ledelsen og derudover er der i 2014 og 2015 udarbejdet retningsgivende udviklingskontrakter med ambitiøse målsætninger samt en række tydelige politikker for området. Forandringerne har stillet store krav til, at Fagsekretariatets ledere og medarbejdere bliver endnu dygtigere til at løse kerneopgaven, som er, at vi i samarbejde med borgerne og deres netværk skaber de bedst mulige rammer for, at den enkelte borger kan klare sig længst muligt i eget liv. De mange krav nødvendiggør, at ressourceforbruget optimeres, at de mulige synergier udnyttes og at der i opgaveløsningen samarbejdes stadig mere på tværs af fagområder og funktioner. For at opnå de ønskede resultater er der skabt en tværfaglig organisering, der skaber rammerne for, at borgeren kan sættes i centrum, og som understøtter en høj og ensartet kvalitet i den service, som borgerne tilbydes. For at understøtte arbejdet i de nye rammer igangsattes i foråret 2014 en udviklingsproces, som havde følgende formål: At udvikle kulturen i Fagsekretariatet med udgangspunkt i Skanderborg Kommunes værdier.

At borgere, brugere og pårørende i praksis oplever at blive møde på den måde, som politikker og kvalitetsstandarder på området foreskriver. At samarbejdsparterne oplever, at Fagsekretariatet understøtter og udfordrer dem i at levere de resultater og den service, som de forventes at levere. Udviklingsprocessen er mundet ud i et samarbejdsgrundlag, som tydeliggør retningen for arbejdet i Fagsekretariatet det beskriver de gensidige forventninger og sætter et tydeligt ambitionsniveau for, hvordan vi ønsker at arbejde og samarbejde i Fagsekretariatet samt med borgere, borgernes netværk og samarbejdspartnere. Med udgangspunkt i dette er der i 2016 opstillet følgende mål: At arbejde aktivt for en stabil og sikker daglig drift med henblik på at blive dygtigere til at løse kerneopgaven til gavn for borgere i samspil med borgernes netværk og med samarbejdspartnere dette sker med udgangspunkt i Fagsekretariatets Samarbejdsaftale. I 2016 vil der efter aftale i LMU blive arbejdet aktivt med: Tydelig ansvars-/rollefordeling Lærings- og evalueringskultur vi lærer af vores successer og fejl Begrænsning og prioritering af mål og opgaver I forhold til stabil og sikker daglig drift vil der være følgende aktiviteter - Løbende arbejde med at skabe klare rammer for opgaveløsningen. Ledelsen arbejder med at skabe overblik, sortere og prioritere Fagsekretariatets indsatser samt ved at sikre udarbejdelse af procedurebeskrivelser, vejledninger, standarder mv. Medarbejderne er med til at skabe rammer og retning for samarbejdet i de konkrete sager, understøtter en lærings- og evalueringskultur, inddrager kolleger og leder i forhold til prioritering af opgaver også når det er svært. Alle i Fagsekretariatet fra fagchef til medarbejdere arbejder aktivt på at sikre en tydelig ansvars- og rollefordeling. Dette sker ved klare udmeldinger fra ledelsen og ved at alle sætter ord på forventninger til både kolleger og nærmeste leder også når der er brug for hjælp. Udarbejdelse af en plan for kompetenceudviklingen i Fagsekretariatet. Implementering af flere IT systemer herunder udvikling af sags og arbejdsgange i forhold til dokumentation. Implementering af ny telefonbetjening med deltagelse af næsten alle i Fagsekretariatet. Arbejdet med rammerne for opgaveløsningen samt ansvars- og rollefordelingen evalueres i LMU og i Fagsekretariatets ledergruppe i efteråret 2016. Her vil der blandet andet blive taget udgangspunkt i tilbagemeldinger fra MUS, TUS, LUS og drøftelser i de respektive teams omkring de opstillede mål o Er der tydelighed omkring ansvars og rollefordeling. o Er der tydelig omkring, mål og rammer og arbejdsgange og procedurer? o Oplever ledere og medarbejdere, at der er implementeret en lærings- og evalueringskultur, hvor vi lærer af vores successer og fejl. I forhold til telefonbetjening er der udarbejdet servicebeskrivelse, der danner grundlag for løbende opfølgning via statistik og måltal. I efteråret 2016 tages der stilling til drift på fælleden. 6. Underskrifter Skanderborg, den 14. december 2015. Pva. direktionen Lars Kirkegaard Direktør Jan Møller Iversen Ældre- og handicapchef