Marts Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Marts 2016 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Udbudsbetingelser 4 2.1. Udbudsform 4 2.2. Ordregiver 4 2.3. Oplysning om Syddjurs Kommune 4 2.4. Aftaleperiode 5 2.5. Tilbudsgivers forbehold 5 2.6. Kontraktvilkår 5 3. Formkrav til indhold 7 3.1. Åbning af tilbud 7 3.2. Andre forhold omkring tilbuddet 7 3.3. Spørgsmål til udbudsmaterialet 8 3.4. Ejendomsret til udbudsmaterialet 8 4. Beslutnings-procedurer 9 4.1. Tidsplan 9 5. Likviditet 10 5.1. Cash flow-oversigt daglige bankforretninger 10 6. Investeringsrammer 11 7. Bankforretninger 12 7.1. Minimumskrav 12 7.2. Tildelingskriterier 13 7.3. Tilbuddets samlede økonomi (50%) 14 7.4. It-løsninger (20%) 15 7.5. Kvalitet og service (30%) 16 8. Kapitalforvaltning 18 8.1. Minimumskrav 18 8.2. Tildelingskriterier 19 8.3. Samlet omkostning (30%) 19 8.4. Kvalitet (65%) 20 8.5. Risikovurdering (5%) 21 9. Kontraktforhold 22 10. Bilag 23

1. Indledning Syddjurs Kommune udbyder hermed håndtering af kommunens bankforretninger og kapitalforvaltning. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvor 2 delaftaler udbydes: Delaftale 1: De daglige bankforretninger + kapitalforvaltningsmandat på 30 mio. kr. Delaftale 2: Kapitalforvaltningsmandat på 110 mio. kr. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på begge delaftaler. Det skal tydeligt fremgå af tilbuddet, hvilken delaftale tilbudsgiver byder på. Hver delaftale evalueres selvstændigt som angivet i udbudsmaterialet. Kontrakten på delaftale 1 tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og evalueringen foretages som angivet i udbudsmaterialets afsnit 9. Kontrakten på delaftale 2 tildeles ligeledes det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og evalueringen foretages som angivet i udbudsmaterialets afsnit 10. Hvis en tilbudsgiver byder ind på begge delaftaler, og begge tilbud opnår flest point inden for hver deres delaftale, vil den vindende tilbudsgiver være den samme. 3 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

2. Udbudsbetingelser 2.1. Udbudsform Syddjurs Kommune udbyder hermed bankforretninger og kapitalforvaltning. Udbuddet foretages som et offentligt udbud i henhold til EU s Udbudsdirektiv 2014/24/EU og som implementeret ved udbudsloven 1564 af 15. december 2015. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i 2 faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen vurderes den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Udvælgelsen sker på baggrund af minimumskravene. I tildelingsfasen vurderes de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakterne. Tildelingerne vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier. Hver delopgave vil blive tildelt ud fra kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 2.2. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Syddjurs Kommune Udbuddet gennemføres i samarbejde med og med assistance fra Syddjurs Kommunes rådgiver i dette udbud: Deloitte Financial Advisory Weidekampsgade 6 2300 København S 2.3. Oplysning om Syddjurs Kommune Kommunen dækker et areal på knapt 700 kvadratkilometer og har et befolkningstal på 41.652 (januar 2015), fordelt på ca. 17.000 husstande. 4 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Syddjurs Kommune har ca. 3.200 fast ansatte medarbejdere. 2.4. Aftaleperiode Aftalen om kapitalforvaltning forventes at gælde fra august 2016 og bankforretninger januar 2017 og at løbe i 4 år. Syddjurs Kommune har herefter option til at forlænge aftalen med 2 gange 12 måneder med den valgte kapitalforvalter på uændrede vilkår. Etableringen og den eventuelle overflytning af kapitaldepotet til en anden kapitalforvalter aftales efter kontraktindgåelse. 2.5. Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Sådanne tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører de grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres denne til at stille begrundede spørgsmål, jf. pkt. 3.3. 2.6. Kontraktvilkår Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen, Onsdag den 27. april 2016. 2.6.1. Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse, der eksempelvis kan omfatte men ikke er begrænset til overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers telekommunikationssystem, skal Syddjurs Kommune kompenseres for direkte tab, herunder kompensation til tredjemand baseret på dansk rets almindelige principper. Tilbudsgiver kan også ophæve aftalen ved misligholdelse uden varsel. Hvis Syddjurs Kommune ophæver aftalen som følge af tilbudsgivers misligholdelse, er tilbudsgiver forpligtet til at erstatte Syddjurs Kommune de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder bl.a. merudgifter eller manglende indtægter, der knytter sig til samarbejde med en anden kapitalforvalter i den resterende del af aftaleperioden. Kravet afgøres i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. 2.6.2. Tvister Eventuelle tvister om forståelsen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse heraf skal, hvis enighed ikke opnås, afgøres endeligt ved 5 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

voldgift i overensstemmelse med reglerne i lov nr. 553 af 24. juni 2005 om voldgift med senere ændringer. 2.6.3. Opsigelse Syddjurs Kommune kan under aftaleperioden opsige engagementet med øjeblikkelig varsel ved væsentlig misligholdelse fra tilbudsgivers side. I relation til kapitalforvaltningen står det endvidere Syddjurs Kommune frit for at ændre i kapitalfordelingen mellem kapitalforvaltere. Aftalen kan opsiges af begge parter med 6 måneders varsel til den 1. i en måned. 2.6.4. Overdragelse De udbudte opgaver kan ikke uden Syddjurs Kommunes skriftlige samtykke overdrages helt eller delvist til andre. 6 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

3. Formkrav til indhold Syddjurs Kommune har indgået aftale med Deloitte om assistance med at gennemføre dette tilbud. Tilbuddet skal derfor være Deloitte i hænde senest: Onsdag den 27. april 2016, kl. 12.00 Tilbud, der kommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbuddet, mærket: Udbud Kapitalforvaltning Syddjurs Kommune eller Udbud Bankforretninger Syddjurs Kommune skal sendes eller afleveres til: Deloitte Financial Advisory Assistant Director Frederik Hansen Weidekampsgade 6 2300 København S Tilbuddet skal afleveres i 2 eksemplarer i hardcopy, heraf 1 originalt underskrevet eksempel med 1 kopi samt 1 elektronisk udgave (USB-stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke sendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Er der uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave (USB-stik), gælder det originale underskrevne eksemplar. Tilbud, der indleveres på andre af vores kontorer, anses ikke for rettidigt afleveret og vil ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på baggrund af samtlige krav, ønsker og bestemmelser til den del af udbuddet, der bydes på. Det skal fremgå tydeligt, hvilke ydelser der afgives tilbud på. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, kontaktperson og e-mailadresse på tilbudsgiver. 3.1. Åbning af tilbud Der er ikke mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 3.2. Andre forhold omkring tilbuddet Syddjurs Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk. Syddjurs Kommune forventer, at al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid vil foregå på dansk. Syddjurs Kommune forventer, at kommunikation med kapitalforvalteren sker med en fast udpeget person 7 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

hos kapitalforvalteren. Syddjurs Kommune kan afvise tilbud, der ikke opfylder tilbudskravene. Alle omkostninger, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med udformningen og afgivelse af tilbuddet, er Syddjurs Kommune uvedkommende. 3.3. Spørgsmål til udbudsmaterialet Er der spørgsmål til udbudsmaterialet, kan disse stilles pr. e-mail til: Deloitte Financial Advisory Assistant Director Frederik Hansen frhansen@deloitte.dk Mærket: Spørgsmål Udbud Kapitalforvaltning Syddjurs Kommune eller Udbud Bankforretninger Syddjurs Kommune Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere ens. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme oplysninger under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive sendt ud til alle tilbudsgivere. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 3.4. Ejendomsret til udbudsmaterialet Alle tilbud og de tilhørende bilag betragtes som Syddjurs Kommunes ejendom og returneres ikke. 8 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

4. Beslutningsprocedurer Efter modtagelse og gennemgang af tilbuddene vil der blive afholdt teknisk afklaring med udvalgte dvs. ikke nødvendigvis alle tilbudsgivere af ca. 1 times varighed på Rådhuset i Ebeltoft. Ved disse møder vil tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere den tilbudte løsning og serviceteamet. Udvalgte tilbudsgivere vil modtage en mødeindkaldelse med dato og klokkeslæt. Herefter besluttes det, hvilke tilbudsgivere der indstilles til Økonomiudvalget i Syddjurs Kommune som værende fremtidige samarbejdspartnere. Efter Økonomiudvalgets møde får samtlige tilbudsgivere besked om udfaldet af udbuddet. Dette vil ske pr. e-mail. Herefter vil Syddjurs Kommunes kommende samarbejdspartner blive indkaldt til møde hos Syddjurs Kommune for at gennemgå og planlægge det videre arbejde. 4.1. Tidsplan Forventet tidsplan for gennemførelse af dette udbud: 16. marts Udsendelse af udbudsmateriale 27. april Tilbudsfrist Primo uge 20 Uge 21 Uge 23 Uge 25 Primo juli Planlagt teknisk afklaring Indstilling til Økonomiudvalget Orientering af tilbudsgivere om udfaldet pr. e-mail Kontraktindgåelse og planlagt møde mellem leverandør og Syddjurs Kommune Ikrafttræden ny kapitalforvaltningsaftale 1.1.2017 Ikrafttræden ny bankaftale 9 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

5. Likviditet 5.1. Cash flow-oversigt daglige bankforretninger Syddjurs Kommunes hovedbanklikviditet for 2013-2016 ekskl. obligationer 400.000.000,00 300.000.000,00 Valørdato 31.12.2013-25.01.2016 200.000.000,00 100.000.000,00 Saldo 0,00 30-12-2013-100.000.000,00 30-12-2014 30-12-2015 10 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

6. Investeringsrammer Den kommunale styrelseslov 44 tillader kommuner at anbringe overskudslikviditet inden for følgende rammer: Konti i pengeinstitutter eller postgirokonti. Sådanne obligationer og investeringsforeningsbeviser, i hvilke fondes midler kan anbringes. Anbringelsesbekendtgørelsen for fonde specificerer dette som: Rentebærende obligationer, handlet på et reguleret marked udstedt af lande inden for EU/EØS-samarbejdet. Højst halvdelen af midlerne kan placeres i 1. erhvervsobligationer og konvertible obligationer, 2. udbyttegivende UCITS eller afdelinger af sådanne, 3. sparekassers beviser for garantikapital og andelskassers beviser for andelskapital, og 4. aktier. Vi henviser til den fulde tekst i bekendtgørelse om anbringelse og bestyrelse af fondes midler, bekendtgørelse nr. 957 af 10/07/2013 med senere ændringer. Syddjurs Kommune har en gennemsnitslig korrigeret varighed på maks. 3. For porteføljeplejen gælder disse investeringsrammer: Risikomodel, værdipapirbeholdningen Andel Kontant 0-2% Danske stats- og realkreditobligationer 80-100% Kreditobligationer (Investment Grade og High Yield) 0-15% Aktier i udbyttegivende investeringsforeninger (Globale, Europæiske, Danske) 0-15% 11 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

7. Bankforretninger 7.1. Minimumskrav For læsevenlighedens skyld anbefaler vi tilbudsgiver at anvende samme opbygning og rækkefølge ved besvarelsen som i dette udbudsmateriale. Til vurderingen af tilbudsgivers egnethed skal vedlægges en række oplysninger. Tilbud der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger kan forkastes som ikke-konditionsmæssige tilbud. 7.1.1. Økonomisk og finansiel kapacitet Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring Det seneste regnskab (må gerne vedlægges på USB-stik) Tilbudsgiver skal endvidere dokumentere, at tilbudsgiver overholder alle finanstilsynets punkter i tilsynsdiamanten. 7.1.2. De økonomiske aktørers personlige forhold Tilbudsgiver skal erklære på tro og love, i hvilket omfang de har ubetalt gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.03.1997. 7.1.3. Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession Tilbudsgiver skal dokumentere at være optaget på Finanstilsynets liste over pengeinstitutter, der er godkendt til at udøve pengeinstitutvirksomhed i Danmark. 7.1.4. Leverede ydelser Tilbudsgiver skal tilbyde en trækningsret på 200 mio.kr. 7.1.5. Kontakt Syddjurs Kommune ønsker en overordnet kundeansvarlig ( one point of entry ) 7.1.6. Implementeringsplan Tilbudsgiver skal fremvise en deltaljeret implementeringsplan i forbindelse med eventuelt bankskifte. 12 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

7.1.7. Kontanthåndtering Kommunen ønsker at tilbudsgiver skal komme med en løsning på kontanthåndtering, jf. bilag 3 7.1.8. Borgerkonto Intentionerne med at indføre NemKonto-ordningen i Danmark er at begrænse kontant- og checkudbetalingerne til borgere mest muligt. Dette bevirker, at alle borgere skal have en konto til rådighed i en bank. Tilbudsgiver skal derfor forpligte sig til at oprette en konto til borgere, der ikke ellers vil kunne få oprettet en konto i et pengeinstitut. Kontiene skal oprettes efter opfordring fra Syddjurs Kommune og skal, når det drejer sig om sociale udbetalinger, være undtaget fra kreditorforfølgelse. Hvis en borger har udvist voldelig adfærd over for det pågældende pengeinstitut, har banken ret til ikke fysisk at modtage personen i pengeinstituttet. Kommunen ønsker en beskrivelse af rentevilkår til udsatte borgere på kommunalt garanterede boligindskudslån. 7.1.9. Driftskonti Vi gør tilbudsgiver opmærksom på, at det står Syddjurs Kommune frit for at have mindre driftskonti hos alternative pengeinstitutter, hvis disse fx har en geografisk fordelagtig placering i forhold til afdelingen eller til brug for elektroniske betalingsmidler. 7.1.10. Generelt Alle omkostninger i forbindelse med varetagelse af overdragelsesforretningen skal oplyses i skemaform. Skemaet skal være udtømmende. Yderligere minimumskrav til kapitalforvaltningsmandatet 7.1.11. Krav vedr. kapitalforvaltning Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring om, at denne lever op til samtlige 2010 GIPS-krav (Global Investment Performance Standards). Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne overholder FN s principper for ansvarlige investeringer, også kendt som UN PRI og Global Compact. Tilbudsgiver skal redegøre for, hvilke screeningsmetoder der anvendes for at sikre overholdelse af UN PRI og Global Compact. Tilbudsgiver skal erklære, at reglerne for Best Execution overholdes og efterleves. Tilbudsgiver skal specifikt erklære, at denne ikke foretager nogen form for kursskæring på dennes diskretionære kapitalforvaltningsmandater. 7.2. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på økonomi, it-løsninger samt kvalitet og service. Vurdering af hvert underkriterium sker som en samlet vurdering. 13 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Af hensyn til beregning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det vigtigt for Syddjurs Kommune at kende alle omkostninger og eventuelle gebyrer, der vil blive opkrævet ved håndteringen af de ovenfor nævnte deludbud. Tilbudsgiver bedes derfor oplyse, hvilke serviceydelser der er gebyr- eller omkostningsfri, samt hvilke der skal betales for, og hvor meget denne betaling vil udgøre. Der lægges betydelig vægt på, at oplysningerne er udtømmende i forhold til aftalen. Der vil ikke være adgang for tilbudsgiver i aftalens løbetid til at opkræve andre gebyrer i forbindelse med udførelse af opgaven, ud over dem der fremgår af tilbudsgivers tilbud. Indholdet af, og krav til, de enkelte tildelingskriterier er beskrevet under de enkelte punkter nedenfor i udbudsmaterialet. Tilbuddets samlede økonomi (50%) It-løsninger (20%) Kvalitet og service (30%) 7.3. Tilbuddets samlede økonomi (50%) 7.3.1. Kontoformer Som udgangspunkt opererer Syddjurs Kommune med ca. 50 bankkonti til at håndtere alle de daglige bankforretninger. Dette er den nuværende løsning, men kommunen er åben over for alternative løsninger. Tilbuddene ønskes udformet således, at kommunen modtager samme rentesats for alle bankkonti. Kommunen fraskriver sig ikke retten til at disponere over likviditet til aftaleindlån, men forventer, at denne aktivitet vil være meget begrænset, da der ikke forventes at være et forretningsmæssigt grundlag for denne aktivitet. 7.3.2. Rentevilkår Rentetilskrivning bør primært finde sted via rentenetting med en topkonto. Der er dog visse kontoformer, hvor det ikke vil være hensigtsmæssigt, men vi forventer, at rentevilkårene er ens for alle konti. Renteberegning bør ske ved daglig forrentning af nettosaldoen for alle konti, der hører under hovedkontoen. Tilbudsgiver skal for de ovennævnte bankkonti anføre, hvordan renteberegning på kontoen finder sted, herunder: 14 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Principper for fastlæggelse af rente. Oplysningerne skal have en sådan detaljeringsgrad, at de kan danne grundlag for en beregning af forventet renteindtægt på en antaget modellikviditet. Tilbudsgiver skal anføre, hvilken rentesats (365/366 dage) i forhold til tillæg/fradrag for Cita alternativt Nationalbankens Indskudsbevisrente kommunen vil opnå af inde- og udestående på sine konti ved rentetilskrivning månedligt bagud. Renten skal være opgjort således, at det er tydeligt at se, hvad marginalen er i forhold til indlån/udlån og ved negativ, neutral og positiv indskudsbevisrente. Er renten afhængig af størrelsen på ind- og udeståender, skal rentesatserne opgives i saldointervaller. Det skønnes, at trækningsretten kun i ganske få tilfælde vil blive udnyttet fuldt ud. Er renten afhængig af niveauet af trækket, skal dette opgives i tilbudsmaterialet. 7.3.3. Kapitalforvaltning Ved vurderingen af den samlede økonomi vil der blive lagt vægt på den samlede omkostning forbundet med forvaltningen af kommunens midler, jf. bilag 1. Hvad er omkostningen ud fra de fastlagte investeringsrammer? 7.3.4. Betaling for transaktioner Tilbudsgiver skal vise en tydelig angivelse af, hvilke gebyrer der skal betales i form for overførsler, fx interne transaktioner og overførsel til anden bank. 7.3.5. Kredit- og hævekort Syddjurs Kommune har i dag 17 MasterCards, som de ønsker at beholde. Kortene bruges primært i forbindelse med rejseaktiviteter m.m. Tilbudsgiver bedes oplyse om gebyrer i forhold til dette. 7.3.6. Depoter etablering og varetagelse af depoter Der ønskes en oversigt over prisstrukturen for depoter. 7.4. It-løsninger (20%) 7.4.1. Netbank og systemkrav Kommunen anvender KMD Opus Tilbudsgiver skal stille en netbankløsning til rådighed for kommunen. Banksystemet skal være baseret på anvendelse af internetbrowser fra Microsoft. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorvidt der skal foretages en særlig opsætning af browser eller installeres supplerende programmer på de computere, der skal anvende systemet. 15 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Derudover er der følgende forventninger til systemet: Vi ønsker, at systemet opleves som brugervenligt. Dette kan ske ved, at følgende kan udføres enkelt og nemt: a) Give mulighed for gruppering af konti og mulighed for at lægge en konto ind som favorit, så den er nem at udpege. b) Kommunen ønsker fri adgang til at trække oversigter i excel der udviser daglige saldo med historik uden omkostninger. c) Give mulighed for at søge på et beløbsinterval og/eller en tekststreng i en nærmere angivet periode. d) Kunne vise de daglige posteringer/kontoudtog med kontoens løbende saldo pr. postering. e) Kunne overføre filer/daglige/historiske posteringer/kontoudtog direkte til Excel. Dette gælder såvel almindelige bevægelser som for kortart 71 og 73. f) Give onlineadgang til at søge på posteringer/kontoudtog minimum 1 år tilbage. g) Give mulighed for at søge og slette/tilbageføre endnu ikke-effektuerede udbetalinger fra Syddjurs Kommunes udbetalingssystem. Tilbudsgiver skal beskrive muligheden. h) Give mulighed for at hente filer til indlæsning i Excel eller i et afstemningsmodul. Dette bør kunne ske i én arbejdsgang. i) Give mulighed for at danne betalinger til udenlandske konti. j) Give mulighed for, at nogle brugere kun har forespørgselsadgang. k) Betalinger bør altid kunne ske af indlægger og godkender. l) Give mulighed for, at Syddjurs Kommunes administratorer af systemet kan oprette, ændre og slette fuldmagtsforhold. Det skal kunne ske pr. konto og for samtlige konti. Altid 2 i forening. m) Tilbudsgivers cut-off-tid bedes beskrevet for henholdsvis inden- og udenlandske overførsler. 7.5. Kvalitet og service (30%) 7.5.1. Kontanthåndtering Der ønskes en klar beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil håndtere kontanthåndtering, jf. bilag 3 7.5.2. Rådgivning om daglige transaktioner Kommunen ønsker rådgivning om effektivisering af pengestrømme, der indebærer minimalt rentetab, og arbejdsgange internt i kommunen. 16 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

7.5.3. Aftalekonti Kommunen står frit i valget af placering af sin likviditet på aftalekonti i et andet pengeinstitut. Kommunen forventer at anvende aftalekonti i mindre omfang. Hvis tilbudsgiver kommer med et attraktivt tilbud på forrentning af samtlige løbende konti, vil anvendelsen af aftalekonti blive minimeret. 7.5.4. Servicering i implementeringsfasen Kommunen lægger vægt på og forventer at det valgte pengeinstitut påtager sig arbejdet med at gennemføre et eventuelt skifte af finansiel samarbejdspartner. Det er vigtigt, at et eventuelt skifte forløber let og glidende uden omkostninger for kommunen. Dette gælder specifikt for eventuelt skifte af netbanksystem. Her forventes det, at den valgte tilbudsgiver er ansvarlig for hele konverteringen af netbanksystem og stiller med et team af kompetente medarbejdere, der gennemfører alle opgaver forbundet med konverteringen, herunder datakonvertering, eventuel implementering af hardware, uddannelse, overvågning og tests mv. Der forventes en detaljeret implementeringsplan fra tilbudsgiver. 7.5.5. Generel servicering og rådgivning Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan denne vil servicere kommunen på daglig basis, herunder kontaktpersoner, hvordan kommunen vil blive informeret og rådgivet om nye tiltag og ændringer inden for fx informationsteknologi, betalingsservice, bankoverførsler og andre områder af interesse. I tilbuddet bør det fremgå, i hvilket omfang kommunen kan søge råd og vejledning om kortvarig placering af overskudslikviditet for at undgå indestående på bankkontoen. 17 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

8. Kapitalforvaltning 8.1. Minimumskrav For læsevenlighedens skyld anbefaler vi tilbudsgiver at anvende samme opbygning og rækkefølge ved besvarelsen som i dette udbudsmateriale. Til vurderingen af tilbudsgivers egnethed skal vedlægges en række oplysninger. Tilbud der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger kan forkastes som ikke-konditionsmæssige tilbud. 8.1.1. Økonomisk og finansiel kapacitet Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring Det seneste regnskab (må gerne vedlægges på USB-stik) Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2, skal tilbudsgiver godtgøre, at denne råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende Hvis tilbudsgiver er et datterselskab i en finanskoncern dags dato, skal moderselskabet/koncernhovedselskabet garantere for tilbudsgiver, herunder for eventuelle tab som følge af fejl begået af tilbudsgiver 8.1.2. De økonomiske aktørers personlige forhold Tilbudsgiver skal erklære på tro og love, at denne ikke har ubetalt gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.03.1997. 8.1.3. Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne er optaget på Finanstilsynets liste over fondsmæglere, der er godkendt til at udøve fondsmæglervirksomhed eller drive værdipapirhandel i Danmark. 8.1.4. Organisationen Tilbudsgiver skal vedlægge cv på de medarbejdere, der skal betjene Syddjurs Kommune. Kommunen lægger vægt på, at såvel pengeinstituttet som helhed som medarbejderne har erfaring med at betjene kunder af denne type og størrelse. 8.1.5. Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne gennem minimum de seneste 3 år har forvaltet en portefølje omfattende de i investeringspolitikken angiv- 18 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

ne typer af investeringsaktiver og rammer for investeringsomfang. Dette skal dokumenteres i form af en vedlagt composite-rapport, inklusive noter. Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne gennem minimum de seneste 3 år har erfaring med kapitalforvaltning af minimum et enkeltmandat på minimum 100 mio.kr. Angiv benchmark for den pågældende portefølje. Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne pr. 31. december 2015 havde minimum 4 mia.kr. under forvaltning. 8.1.6. Erklæring om, at tilbudsgiver lever op til GIPS Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring om, at denne lever op til samtlige 2010 GIPS (Global Investment Performance Standards) krav. 8.1.7. Ansvarlige investeringer Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne overholder FN s principper for ansvarlige investeringer, også kendt som UN PRI og Global Compact. 8.1.8. Best Execution Tilbudsgiver skal erklære, at reglerne for Best Execution overholdes og efterleves. Tilbudsgiver skal specifikt erklære, at denne ikke foretager nogen form for kursskæring på dennes diskretionære kapitalforvaltningsmandater 8.2. Tildelingskriterier Tildeling vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Samlet omkostning 30% Kvalitet 65% Risikovurdering 5% Underkriterierne er ikke angivet i prioriteret rækkefølge. Til bedømmelsen vil kriterierne blive vægtet inden for de fastsatte rammer, som anført ovenfor. Ved tildeling af kontrakter vedrørende forvaltning vil følgende underkriterier blive lagt til grund: 8.3. Samlet omkostning (30%) Ved vurderingen af kriteriet vil der blive lagt vægt på den samlede omkostning forbundet med forvaltningen af kommunens midler, jf. bilag 1. Besvarelsen skal tage udgangspunkt i den samlede maksimale årlige omkostning for kunden. Derfor skal følgende omkostninger indgå. 19 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Alle omkostninger til anlæggelse af porteføljen fra start, herunder også spread af omkostninger Alle årlige omkostninger til forvaltningen af porteføljen opdelt på omkostninger til management fee og omkostninger til den årlige rebalancering af porteføljen Alle øvrige omkostninger, der måtte blive pålagt Syddjurs Kommune Det er særdeles vigtigt, at kommunen kan se, hvad det maksimalt kan koste for den samlede forvaltning af sine midler ved den dyreste allokering. Vi er opmærksomme på, at denne allokering ikke nødvendigvis afspejler tilbudsgivers nuværende allokering, men den dyreste allokering giver et identisk sammenligningsgrundlag på tværs af alle tilbudsgivere. Tilbudsgiver opfordres til nøje at gennemlæse og udfylde skemaet i bilag 1. Der ønskes ikke tilbud med performance-afhængigt gebyr. 8.4. Kvalitet (65%) Ved vurderingen af dette kriterium vil der blive lagt vægt på: 1. Den af tilbudsgiver anvendte investeringsproces og -strategi(er). Der vil her blive lagt vægt på argumentationen for anvendelsen af investeringsprocesser og -strategier i forhold til risiko-/afkastprofilen på den portefølje, som tilbudsgiver foreslår i sit tilbud. 2. Eventuelle ændringer i investeringsstrategi i de seneste 5 år bedes. 3. Hvilken værdi forventes de valgte investeringsstrategier at skabe for Syddjurs Kommune, herunder tilbudsgivers forventninger til afkast på den af tilbudsgiver angivne portefølje på 1 og 2 års sigt. 4. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvilke personalemæssige ændringer på ledelses-/beslutningsniveau der er sket i de seneste 3 år. 5. Tilbudsgiver bedes dokumentere værdien af de anvendte investeringsprocesser og -strategier i form af dokumentation af historiske afkast på årlig basis, som en tilsvarende portefølje har genereret gennem de seneste 5 år. Med en tilsvarende portefølje forstås en portefølje, der anvender samme aktivklasse og samme fordeling som Syddjurs Kommune. Der vil endvidere blive lagt vægt på, hvordan tilbudsgiver har håndteret perioder med eventuelle negative afkast. Dokumentationen ønskes i form af en Excel-oversigt med månedlige afkast på den pågældende portefølje og månedlige afkast på det tilhørende benchmark. Bilag 2 bedes anvendt til dette formål. 6. Tilbudsgiver bedes dokumentere performance for de seneste 5 år i form af composite-rapporter, der dækker, eller tilnærmelsesvis dækker, den samme aktivfordeling og aktivklasser, som foreslås. 7. Den af tilbudsgiver foreslåede porteføljesammensætning og relevante benchmark. Der vil her blive lagt vægt på argumentationen for den fore- 20 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

slåede porteføljesammensætning. Der lægges betydelig vægt på, at benchmark afspejler porteføljens sammensætning. 8. Ved vurderingen bliver der lagt vægt på det/den historiske årlige procentuelle handelsomfang/omsætning i de seneste 5 år på årlig basis for en tilsvarende portefølje og en beskrivelse af de væsentligste bevæggrunde for denne omsætningshastighed. 9. Angiv Information Ratio (baseret på 36 observationer) på en portefølje, der indeholder de i investeringspolitikken angivne typer af investeringsaktiver og rammer for investeringsomfang. 10. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvorvidt de modtager "kick-back", kontant vederlag mv. fra deres forskellige samarbejdspartnere. Oplysningen skal indeholde navn på de pågældende samarbejdspartnere og den procentvise størrelse af "kick-back", kontant vederlag mv. 8.5. Risikovurdering (5%) Tilbudsgiver bedes beskrive risk management- og compliance-procedurer for de områder, der er relevante for dette mandat. Der vil blive lagt vægt på, hvordan tilbudsgiver ved brug af relevante metoder og modeller måler og styrer risiko i forbindelse med porteføljeplejen og de i forlængelse heraf anvendte backup-procedurer. 21 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

9. Kontraktforhold Syddjurs Kommune forventer, at tilbudsgiverne sammen med tilbuddet vedlægger udkast til kontrakt. 22 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

10. Bilag Bilag 1: Økonomiskema Bilag 2: Månedligt afkast Bilag 3: Oversigt over kontanthåndtering Bilag 4: Finansiel Strategi 23 Udbud af bankforretninger og kapitalforvaltning for Syddjurs Kommune

Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 182.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2016 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited