Hospitalsenheden Vest Rapport Patientsikkerhedsrunde Reumatologisk Ambulatorium Regionshospitalet Holstebro Den 23. september 2009
Indhold Side Sammenfatning 2 Andet 4 Liste over teamets medlemmer 4 Tidsforbrug 4 Baggrundsmateriale 4 Side 1 af 4
Sammenfatning Denne rapport er udarbejdet som resultat af en patientsikkerhedsrunde i Reumatologisk Ambulatorium RHL den 23. september 2009. Fokusområderne i runden blev formuleret på et formøde i afsnittet den 15. september 2009: 1. Afdelingens fysiske rammer 2. Patientsikkerhedsproblemer relateret til medicinhåndteringen i afdelingen 3. Patientsikkerhedsproblemer relateret til journalhåndteringen 4. Andet Risikoområder Handleplan Tidshorisont Område1: Afdelingens fysiske rammer Remicaderum Da afdelingen gik fra stationær til ambulant behandling, blev der indrettet et såkaldt remicaderum til i/v behandling med biologiske præparater til patienter med gigt og bindevævslidelser. Rummet er indrettet i et tidligere overlægekontor, hvor der p.t. er plads til 3 behandlingsstole. En 4. behandlingstol er på vej. Rummet er meget lille, og der er intet panel med ilt og sug i tilfælde af, at en patient skulle blive dårlig under behandlingen. Der er eksempler på, at en patient har fået lettere symptomer på allergisk reaktion under behandlingen. Rummet er samtidig arbejdsstation for en SOSA assistent, som sidder face to face med patienterne, når der er patientbehandling. Medicinpumper På runden kom det frem, at de medicinpumper, afdelingen benytter sig af, er af ældre dato og usikre. Der er bevilget nye medicinpumper, som der jævnligt er rykket for siden marts 2009. PØJ vil med teknisk chef på et hospitalsledelsesmøde drøfte pladsproblematikken i Reumatologisk afdeling. Det skal overvejes, om der i umiddelbar nærhed af det nuværende ambulatorium kan findes bedre egnede lokaliteter til remicaderum. PØJ tog under runden kontakt til medicoteknisk afdeling mhp. at få levering af medicinpumper fremskyndet. Medicoteknisk chef kontakter afdelingen. Område 2 : Patientsikkerhedsproblemer relateret til medicinhåndteringen i afdelingen Medicinrum Det er ikke muligt at holde en rumtemperatur i medicinrummet, som tilgodeser den medicin, der max må opbevares ved 25 grader. Afdelingen har ført logbog og kan i juli og august alle dage dokumentere en rumtemperatur over 27 grader. Teknisk afdeling har været involveret i sagen. Der er forsøgt skabt mere luft ved at afhøvle døren, uden at det har løst problemet. Problemet drøftes videre sammen med Teknisk afdeling. Klima-anlæg kan evt. komme på tale. Side 2 af 4
Medicinafstemning & MEM Umiddelbart finder lægerne i Reumatologisk afdeling det meget vanskeligt at skulle forholde sig til al den medicin, patienten får, og har derfor undladt at gøre det, jf. kravet i retningslinie for medicinafstemning i DDKM. Afdelingsledelsen har foreløbig friholdt de medicinske ambulatorier fra at været koblet på MEM, hvilket er problematisk ift. at sikre et samlet overblik over patientens medicin både for patienten og for den praktiserende læge. Det forventes, at der i løbet af 2010 er afklaring på, hvornår der indføres et fælles medicinkort i Danmark. Afdelingsledelsen skal undersøge hvilken proces, Nyremedicinsk Ambulatorium havde ifm. ibrugtagning af MEM og sikre, at RHL s øvrige medicinske ambulatorier kobles på MEM. 1. kvartal 2010 Område 3: Patientsikkerhedsproblemer relateret til journalhåndteringen Siden fællesjournalen i Holstebro blev ophævet, har afdelingen opereret med sit eget journalarkiv. Mange patienter har ret store journaler. Hvis disse journaler blev e-scannet mellem konsultationerne, ville lægerne miste overblikket. Ulempen ved det lokale arkiv er, at det befinder sig i uaflåste skuffer i afdelingens åbne konference- og tavleområde. Der er patienttransport forbi området i dagtid, og arkivet er derfor ikke placeret i tilstrækkelig sikre rammer jf. bekendtgørelse om opbevaring af journaler: https://www.retsinformation.dk/forms /R0710.aspx?id=113509 Afdelingen har forsøgt at afskærme området, som er aflåst aften og nat. EPJ Indtil vi har en fuld intergreret EPJ i Region Midtjylland, implementerer vi: elektronisk rekvisitionssvar, medimail, MEM m.v. Problemet er, at systemerne ikke er intergreret. Regionshospitalet Randers tester i øjeblikket en fuld integreret EPJ. Planen er: 1) Første afdeling kører fuld EPJ den 01.02.10. 2) Evaluering sommer 2010. 3) Fuld implementering efterår 2010. HEV står på listen efter Randers. PØJ har understreget de mange EPJ-problematikker overfor Regionen, herunder de noget besværlige lock-on faciliteter og den dårlige performance i MEM. Det skal sikres, at journalerne opbevares forsvarligt efter forskrifterne. Alternativ til nuværende placering skal overvejes. Regionsoverlægerådet bliver snart bedt om at evaluere MEMfunktionaliteten. PØJ anbefaler, at overlægerne benytter sig af denne mulighed. Snarest Når muligheden melder sig Side 3 af 4
Andet På runden blev afdelingens tavlemøder omtalt som meget positivt. Der holdes tavlemøde i et kvarter én gang om ugen med deltagelse af alle. Tavlemøderne har været meget positivt for det tværfaglige teamsamarbejde i afdelingen og er meget befordrende for fremdriften i udviklings-områderne. Det er besluttet, at Medicinsk afdeling vil indføre tavlemøder i alle afsnit som led i akkrediteringsprocessen. Afdelingens store fysiske venterumsarealer blev vist frem. Ventearealerne er gennemgang for patienter til fysioterapi og for personale og patienter til brystscreeningsenheden og patologisk institut. Det ville være meget ønskeligt, om arealerne kunne indrettes mere patientvenlige. Der skal samtidig gøres plads til de touch-skærme, patienterne fremover skal anvende til registrering af smerte- og funktionsniveau forud for en konsultation. Den fysiske plads i sekretariaterne er trang. Afdelingens samlede fysiske rammer skal tænkes med, når hospitalsledelsen drøfter pladsproblematikken med teknisk chef, jf. handleplan til område 1. Deltagerne gav udtryk for at være glade for patientsikkerhedsrunden og satte pris på at drøfte problemstillingerne med en repræsentant fra hospitalsledelsen. Liste over teamets medlemmer Hospitalsledelsen v/cheflæge Per Østergaard Jensen Ledende oversygeplejerske Bodil Overgaard Afdelingssygeplejerske Hanne Skytte Souchef i ambulatoriet Henny Bro Overlæge Frank J. Johansen Lægesekretær Charlotte Emtkjær Madsen Kvalitetskonsulent Anna Marie Fink (sekretær) Tidsforbrug Aktivitet / tidsforbrug Antal personer Tidsforbrug Planlægningsmøde 4 personer á 1 time 4 timer Runde 7 personer á 2 timer 14 timer Rapportskrivning & opfølgning 1 person á 4 timer 4 timer Timer i alt 22 timer Baggrundsmateriale og litteratur 1.2.6.1 Risikostyring - Patientsikkerhedsrunder, Hospitalsenheden Vest http://rkadbfao03/su/haandboeger/hev.nsf/startframe/nr1 Instruks for nødværge - er under revision http://www.vest.rm.dk/fagpersoner/for+ansatte/e-dok Side 4 af 4