Polyteknisk KollegieSelskab Bestyrelsens beretning 2011
Regnskab Resultatet udviser et overskud t.kr. 588, hvilket skyldes forøget nettoomsætning og mindre administrations- og personaleudgifter end forventet. Egenkapitalen udgør herefter t.kr. 1.037. Der henlægges t.kr. 300 til forretningsudvikling og t.kr. 288 til konsolidering. Detaljer under dagsordenens pkt. 3.
Blanke revisionspåtegninger PKS har fået en blank revisionspåtegning. Kollegiernes regnskaber har ligeledes fået blanke revisionspåtegninger.
Forventet administrationsgebyr Det forventes, at kollegiernes administrationsgebyr kan fastsættes uændret på forårets bestyrelsesmøder.
Udlejningssituationen Der har været fuld udlejning på alle kollegier siden sidste generalforsamling ingen lejetab. P.t. er der dog en vigende ansøgning til TØK. Udlejningsafdelingen gør en ekstraordinær indsats for at mindske lejetab. Beboerne har igen gjort en flot indsats ved at markedsføre kollegierne ved DTU s Åbent Hus arrangementer, senest i november d.å. Der har været en positiv periode, hvad angår salg af andelslejligheder. Der er siden 1. juli solgt 7 lejligheder fordelt på 6 type A lejligheder og 1 type B lejlighed.
Skybrud 2. juli Under skybruddet den 2. juli fik flere kollegier vand i kælderen. Værst gik det ud over G. A. Hagemanns Kollegium (GAHK) og Bikuben Kollegiet i Ørestad (BKØ). På BKØ stod der 30 cm vand i kælderen. Alle beboernes pulterrum og motorstyringen til to elevatorer stod under vand. På GAHK stod der i hele underetagen 240 cm vand (blanding af kloakog overfladevand fra afløb/vej/fortorv).
Forsikringssag på Kampsax I april 2010 blev der konstateret råd og svamp i tagudhænget på Kampsax Kollegiet. Efter en langvarig strid med forsikringsselskabet Gjensidige tilbød de en kulant dækning af skaden, da den ikke blev anerkendt som berettiget til forsikringsdækning. Senest har Gjensidige minimeret deres kulante dækning til ca. 7% af den samlede udbedringsomkostning. Willis forsikringsmæglere, der har assisteret under sagen, har fået mandat til forhandling med forsikringsselskabet.
Renovering på VKR Villum Kann Rasmussen Kollegiet har ansøgt og modtaget en donation fra Villum Fonden på kr. 1.950.000 til renovering af fælleskøkkener samt til glasinddækning af de to trappetårne. Ombygningen af fælleskøkkenerne er tilendebragt, og inddækning af trappetårnene opstartes i det tidlige forår 2012.
Cykelskure på WDK Beboerrepræsentanter på William Demant Kollegiet har søgt og opnået en donation fra Oticon fonden til nye cykelskure med belysning, vandinstallation til cykelvask, samt ny parkbelysning til afløsning af den gamle, der ofte voldte driftsmæssige problemer. Projektet forventes færdigt medio december. Stor ros til de beboere, der har stået for projektet.
PTF salg af telefonnumre PF, der administrerer Polyteknisk Telefoniforening, indkaldte medlemmerne til generalforsamling den 5. oktober d.å. PTF blev nedlagt, og PF og kollegierne bad PKS om at forsøge at sælge de nummerserier, der tilhører kollegierne.
Pilotprojekt på vandbesparelse Gustavsberg har udviklet en ny armaturtype, som firmaet ønsker at afprøve i et pilotprojekt. PKS har fået mulighed for at få en særdeles god rabat på indkøb af armaturerne. Der vil på Kampsax Kollegiet blive målt på vandforbruget, så vi kan få en reference for fremtidig udskiftning af armaturer på andre kollegier.
Klimakampagne på POP, PBK og TØK PKS har stået for opstarten af projektet og deltaget ved de første møder. Ansvaret for projektet ligger nu hos kollegiernes repræsentanter. Der er blevet valgt en række klimaambassadører på de forskellige kollegier. PKS holder fingeren på pulsen mht. udviklingen og fungerer i et vist omfang som kontaktperson mellem NRGi Rådgivning og klimaambassadørerne.
Ansættelse Den 3. januar i år blev Trine Onsby ansat i stillingen som boligkonsulent i udlejningsafdelingen. Hun kom fra boligselskabet FSB og er oprindelig uddannet i boligselskabet KAB. I forbindelse med proceduremæssige omlægninger har Trine allerede kunnet bidrage med sine kompetencer på flere områder.
Forretningsplan for PKS Implementering af Forretningsplan for PKS skrider fortsat fremad med løbende justeringer. Der er blevet fulgt op med konsultationer mellem DFK og PKS bestyrelse på to ordinære samt et ekstraordinært bestyrelsesmøde i PKS.
PKS hjemmeside PKS har i samarbejde med firmaet InCom fået en ny hjemmeside. Hjemmesiden er lagt op på pks.nu og er allerede i sin nuværende udformning væsentligt mere informativ end den gamle hjemmeside var. De resterende moduler så som nyhedsmodul, galleri, FAQ og login for råds- og bestyrelsesmedlemmer lægges løbende ind på hjemmesiden.
Serviceniveau i PKS Efter sommerferien er der blevet rejst kritik af sagsbehandlingen i PKS. Det drejer sig primært om for lange svartider og for upræcis information/kommunikation på visse henvendelser. Der er nu udarbejdet beskrivelser af det serviceniveau, der skal være gældende i sagsbehandlingen. Det er også fastslået, at det er PKS ansvar at vende proaktivt tilbage, såfremt særlige forhold gør en sagsbehandlingstid længere end forventet.
Inspektørordningen PKS har igangsat et arbejde med henblik på at effektivisere inspektørordningen. Det sker på baggrund af, at der på Professor Ostenfeld Kollegiet er overvejelser om at overgå til egen inspektør, og at man på Trørød Kollegiet undersøger muligheden af at tilkøbe inspektørfunktionen ude fra. PKS vil sikre, at et evt. omvalg ikke må skyldes en utilstrækkelig funktion af inspektørordningen.
Fejlmeldingssystem På baggrund af ønskerne om et digitalt fejlmeldingssystem til brug for inspektørordningen har der været nedsat en gruppe med beboerrepræsentation for at komme en løsning nærmere. Pt. afventes tilbud fra InCom på et fejlmeldingssystem integreret med PKS hjemmeside. Når dette er modtaget, vil der blive foretaget en systematisk sammenligning af de indhentede tilbud, hvorefter der vil være møde i fejlmeldingsgruppen.
Nyt indstillingssystem InCom leverer Indstillingssystemet, som baseres på vores administrationsprogram EG-Bolig. Der er lavet en projektplan med datoangivelser og deadlines for de forskellige dele af arbejdet. En ny E-Bolig database er installeret på DTU s sql server. Forbindelsen mellem databasen og webservicen er oprettet og virker som den skal.
Indstillingssamarbejde med PFIU PKS holdt møde med PFIU og foreslået nye procedurer for bl.a. behandling af dispensationsansøgninger. Efterfølgende har vi internt udformet arbejdsgangsbeskrivelse, skemaer, blanketter samt tilpasset standardbreve, så fremtidige dispensationsansøgere får den information de bør have. PKS afventer i øjeblikket PFIU s godkendelse af materialet.
Fokusområder for 2012 PKS vil i 2012 have fokus på implementering af nyt indstillingssystem samt øvrige IT-tiltag. Endvidere vil løbende serviceforbedringer have høj prioritet.