Anmeldt tilsyn Krisecentret Frederiksværk Susanne Ramstedt 18-11-2009 1
1. Indledning...3 1.1. Metode...3 1.2 Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn...3 2. Opfølgning på det uanmeldte besøg...3 2.1. Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst...3 Tilsynet have følgende bemærkninger til det uanmeldte tilsyn:...3 3. Driftsgrundlag, økonomi og mål styring...4 3.1 lederaftale og virksomhedsplan...4 3.2 Styring af budget og løn...4 4. Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler...5 4.1. Uddannelses- og udviklingsmål...5 4.2 Medarbejderudviklingssamtaler...6 5. Samarbejde og information...6 5.1 Eksternt samarbejde...6 5.2 Internt samarbejde...6 6. Arbejdsmiljø...8 6.1 Sikkerhed, APV og trivsel...8 6.2 Sygefravær...8 6.3 Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering...8 7. Vurderinger...8 7.1 Opfølgning af det uanmeldte tilsyn...9 7.2 Driftsgrundlag og styring overordnet...9 7.3 Kompetence, kvalifikationsudvikling og udviklingsperspektiver...9 7.4 Samarbejde, arbejdsmiljø og sygefravær...9 2
1. Indledning Denne rapport er udarbejdet på baggrund af anmeldt besøg på Krisecentret Frederiksværk d. 18. november 2009, med baggrund i aftale imellem Halsnæs Kommune og CareGroup. 1.1. Metode Udgangspunktet for besøget er en spørgeguide, udarbejdet af CareGroup. Der er foretaget samtale med lederen, og efterfølgende samtale med 3 medarbejdere. 1.2 Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn Kommunen skal føre tilsyn med de institutioner der er etableret og drevet af kommunen, med udgangspunkt i Retssikkerhedslovens 15 og 16. Tilsynet omfatter: Et kontrol aspekt - at påse at tilbuddet overholder gældende lovgivning, og at tilbuddet er i overensstemmelse med det grundlag kommunalbestyrelsen har vedtaget vedr. målgruppe og indsats. Et kvalitetsaspekt at påse at kvaliteten i tilbuddet er i overensstemmelse med vedtagne ydelser og servicestandarder Et udviklingsaspekt der igennem dialog skal medvirke til løbende udvikling af tilbuddet i takt med brugernes behov, herunder sikre metode- personale- og organisationsudvikling Formålet med det anmeldte tilsyn er væsentligst et kvalitets- og udviklingsperspektiv. 2. Opfølgning på det uanmeldte besøg 2.1. Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst Tilsynet have følgende bemærkninger til det uanmeldte tilsyn: Det anbefales at det sikres at der indberettes til tilbudsportalen, mhp. også at opfylde Servicelovens 14. Det anbefales at Krisecentret udarbejder en kortfattet virksomhedsplan mhp at give retning i tilbuddet. Lederen fortæller at hun har lavet indberetning til tilbudsportalen. Tilsynet har erfaret, at der er problemer med hjemmesiden, og at mail bliver aflyst Lederen fortæller at der ikke er udarbejdet servicedeklaration, tilsynet henviser til vejledningen. Der er ikke yderligere overvejet om der skal laves en kortfattet virksomhedsplan. 3
Lederen har formidlet rapport fra sidst på et personalemøde, og medarbejderne har efter følgende haft mulighed for at læse den. En medarbejder har en kommentar til rapporten, hvor der står omtalt et børnebeboermøde, fortæller hun at det er der ikek tale om, der er tale om en børnegruppe, hvor formålet er at give børnene mulighed for at høre hinandens historie, få et fællesskab, at der foregår som en fast aktivitet, og afsluttes hver gang, fordi det ikke er sikkert det er de samme børn hver gang. 3. Driftsgrundlag, økonomi og mål styring 3.1 lederaftale og virksomhedsplan Krisecentret er en selvejende institution, og der er ikke, ud over samarbejdsaftalen, og takstgodkendelse, yderligere skriftlige aftaler imellem Krisecentret og kommunen. Lederen har heller ikke med bestyrelsen nogen skriftlig aftale, der angiver retning for Krisecentrets drift og udvikling. Der foreligger ikke virksomhedsplan. 3.2 Styring af budget og løn Lederen fortæller at der er problemer med indtægterne, idet kommune ikke har beregnet/udleveret taksterne for 2009 Krisecentret har fået et brev fra kommune, hvori der det fremgår at takster for 07,08, 09, skal genforhandles, de oplyser at have fået en revisionspåtegning at taksten er forkert, at der er tale om en ulovlig taksfastsættelse. Kommunen kræver 2,6 mio. tilbage. Lederen har selv udregnet taksten for 2009, og sendt den til kommunen mhp. godkendelse, men de er endnu ikke godkendt. Dette giver også problemer med opgivelse af takst til andre kommuner. Og opgivelse af takst på tilbudsportalen. Fra 2007 skal taksten være 100 % takst finansieret for kommunale krisecentre. Private krisecentre skal indgå aftale med beliggendhedskommunen. (vejledning i forbindelse med lovændringen for krisecenterene) Lederen fortæller at der findes en skabelon for hvad der kan indgå i takst beregningen, nemlig de reelle udgifter + overhead, Det beløb kommunen kræver tilbage er taksten for de kvinder der har haft ophold fra andre kommune, og som Halsnæs Kommune har betalt for i 07 og 08. Snak om samarbejdsaftalen drøftes. Kan søge fonde, ellers er Det er takstfinansieringen der eksistensgrundlaget for Krisecentret, så det er en alvorlig situation for Krisecentret. Lederen oplever en god bestyrelsen, der bakker hende op, er lydhøre, drøfter tilgange til hvordan der skal arbejdes på en løsning, og hvordan hun skal agerer i det her. Såfremt taksterne godkendes og udløses for 2009 forventer lederen et overskud for 2009. 4
Medarbejderne siger, at de ved det de skal vide om økonomien, vi ved hvad vi selv har til aktiviteterne, og de oplever at såfremt de skal vide mere, så kan de sprøge, der er ikke noget der er hemmeligt, men de har heller ikke behov for at kende til det hele. 4. Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler 4.1. Uddannelses- og udviklingsmål Lederen fortæller af der i 2009 skal arbejdes på implementering af en ny medarbejder, der netop er ansat. Et udviklingsmål for 2010,er at vi gerne vil arbejde mere med at bevæge kvinderne men hvad er realistisk? Udviklingen skulle ske igennem et personalemæssigt udviklings/kompetenceudviklings aspekt i og i et coachende perspektiv, dvs. udvikle og forfine metoder, der anvendes til at skabe udvikling i forhold til kvinder og børn, fortæller lederen. Der skal også arbejdes videre med at være forskellige steder, have forskellige faglige afsæt, hvordan kan man lære at hinanden, kan man gøre noget sammen og hvordan. 2 medarbejdere skal på videreuddannelse, en fortsætter Kempler, og en skal der findes en uddannelse til vedr. børn og krise. En tredje medarbejder skal måske noget med Dispuk, noget med vold, eller måske noget med mediering. Måske skal der arbejdes med at tilbyde de frivillige undervisning i empowerment Rent fysisk skal huset have ordnet facaden, og lederen forudser at det bliver et stort stykke arbejde at få huset til at fungere imens, bl.a. at sikre sikkerhed (børn og værkstøj) og sikkerhed generelt med håndværkere ud og ind af huset. Den fælles supervision, som lederen vurderer, er rigtig godt, fortsætter også. Medarbejderne fortæller at de i 2010 skal arbejde med APV, servicedeklaration. og videre udvikle vores viden og faglighed, bl.a. videre udvikling af de fælles voksen/barn kontaktsamtaler samtaler begge kontakter personer er med i, generelt få samtalerne udviklet, tydeligere, det er en anden måde at sidde overfor en kvinde på, sammen med en kollega, sikre at der holdes struktur, og at man når hele vejen igennem. Samtalerne er tit praktiske, mor og voksenkontaktpersonen fylder meget, de praktiske emner fylder hos kvinden, og det kan være svært at komme til at tale om børneperspektivet og barnets behov. Medarbejderne siger, at de nye samtaler med 2 kontaktpersoner har god struktur, der laves en fælles handlingsplan, og medarbejderne oplever at lære meget af de andre. Der er Ingen sårbarhed overfor for at udstille sit arbejde, medarbejderne oplever det mere som sikkerhed, tryghed at have en kollega ved siden af. Generelt taler vi rigtig meget om vores arbejde, og hvor vi er. Vi er trygge ved hinanden og evaluerer efterfølgende. 5
Vil gerne arbejde videre med dette, men ved ikke helt hvordan det skal tilrettelægges. Endelig nævner medarbejderne også at de bliver endnu en medarbejder, og der skal bruges til på at få hende kørt ind. 4.2 Medarbejderudviklingssamtaler Lederen har holdt Mus samtaler, med alle medarbejderne. Det har været sjovt, samtalerne er så forskellige, og der noget der ligner. Lederen vurderer, at medarbejderne er rigtig glade for deres arbejde. Samtalerne viser et behov for temadage. Der er derfor planlagt at de skal af sted i næste uge. Programmet bliver APV, væsentligst fysisk arbejdsmiljø, noget om at få den nye medarbejder ind, og forventningsafstemme, praktiske opgaver, snak om at vi er blevet skrivebords generaler men vil gerne være mere tilstede i kvindegruppen i løbet af dagen, de er bedre at være til stede i aftenvagt og weekendvagter. Medarbejderne oplevede udviklingssamtalerne som gode, fint og godt at kunne fortælle hvordan man har det, hvad man godt kunne tænkte sig af uddannelse, eventuel aftale opgaver man gerne vil, og hvad man kan gøre for at opnå det. En medarbejder fortæller at der er emner til forberedelsen, og at det også er et eget ansvar at få taget sig tid til at forberedes sig. Få skrevet noget ned og gå lidt dybere ind i hvad man egentlig vil med sit arbejde. Medarbejderne oplever tillid, og sikkerhed i forhold til samtalerne med lederen de er trygge ved hende. Det opleves ikke svært ved at give udtryk for behov, eller komme af med det der er brug for. 5. Samarbejde og information 5.1 Eksternt samarbejde Lederen fortæller, at samarbejdet med kommune på det individuelle niveau er godt, det har været mere problematiske på det overordnede niveau, altså de overordnende samarbejdsaftaler og senest omkring økonomien. 5.2 Internt samarbejde Samarbejdet imellem lederen og medarbejderne, er overordnet godt, fortæller lederen, hun er bevidst om at hun både er kollega, og også lederen, hun oplever ikke, at det giver problemer, hun oplever at hun går ind og ud af rollen. Lederen tænker, at medarbejderne i øjeblikket har kunnet opleve hende stresset og presset, at de har kunnet se og mærke på hende, at hun er stresset, stressen handler om usikkerhed på, om den økonomiske situation kan løses, og vrede over at bragt i den situation. Medarbejderens samarbejde, er fagligt godt det meste af tiden, lederen vurderer også, at der kan være en sårbarhed overfor fagligheden, ser det kan være svært for andre at høre, 6
at man nogle gange måske har rigeligt i sit eget, specielt i situationer hvor der er meget dårligt fungerende mødre, og der er et forskelligt fagligt niveau. Lederen er også opmærksom på at samarbejdet kan være påvirket af at de to ældste i medarbejdergruppen (lederen og en medarbejder) er en gruppe i gruppen. At de kender hinanden rigtig godt fagligt, og derfor kan virke indforståede. De arbejder på at bryde det, forsøger at arbejde på tværs med hinanden, det er ikke et alvorligt problem, men et udviklingsperspektiv. Den flade struktur, kan give nogle udfordringer i hvordan man kan aflevere opgaver til hinanden, det kan være svært at uddelegere, at bede andre om hjælp, kan man det, hvordan deler man ansvarsområder. De har prøvet at fordele praktiske opgaver, via personalemøder, og det har fungeret i en tid, men det har mest været praktiske opgaver. Medarbejderne fortæller, at det fungerer rigtig godt med Lene chef, samarbejdet er godt. Vi arbejder ud fra Frihed under ansvar, vi har egen indflydelse, og der er en forventning om at vi er selvledende, siger en medarbejder. Medarbejderne oplever at lederen også interesserer sig for mængden og omfanget af arbejdet, og at de øver sig i at bede om hjælp. De opleve lederen troværdig, jeg ved hvor jeg har hende, der er plads til faglig uenighed, som ikke bliver til personlig uenighed. Medarbejderne oplever, at lederen er tydelig i forventninger, og hvad hun forventer fagligt, hun er god at sparre med og altid deltagende. Det formelle samarbejde er tilrettelagt med et personalemøde hver 14. Dag, her drøftes praktiske opgaver og gives orienteringer. Så er der planmøde hvor kvinder og børn drøftes, kontaktpersonerne forbereder sig og fremlægger situationen og udfordringen, herefter supplerer de andre med deres opfattelser og iagttagelser. Der afsluttes med at der laves aftaler for det fremadrettede forløb. Medarbejderne fortæller, at Lene god til at styre igennem og sikre aftaler. De når at drøfte 1-2 kvinder/børn pr. møde, og de prioriterer efter hvad der fylder mest, hvor der er det største behov. Det formelle samarbejde indeholder også supervision, en gang om måneden, i supervisionen er der fokus på personlige ting og udfordringer, fx at være i huset, ved splitting, hvad gør det ved mig, og enkelte gange samarbejdet. Alle er tilfredse med at der nu er fælles gruppe supervision, hvor der før var individuel supervision. De arbejder med en model, hvor en medarbejder fremlæggelse udfordringen, og får supervision, hvor der inddrages reflekterende team. En medarbejder siger at gruppesupervision har den fordel, at det giver større indblik i kollegaers ressourcer, samtidig med at hun fortsat får det jeg har brug for. Det er en god måde at give sig tilkende på, og et spændende rum. 7
6. Arbejdsmiljø 6.1 Sikkerhed, APV og trivsel APV skal laves, forventes t blive lavet på den kommende temadag. Lederen fortæller, at medarbejderen tidligere har været god til at lave sikkerhedsvurderinger, i forhold til det psykiske arbejdsmiljø, der er derfor nu behov for at få kikket på det fysiske arbejdsmiljø, f.eks. fælles kontor. Det psykiske arbejdsmiljø er godt personalemæssigt og samarbejdsmæssigt. Belastningen i forhold til kvinderne, oplevelser der belaster, vurderer medarbejderne også som værende godt. Vi er gode til at bakke op, komme med gode til forslag, løse det i fællesskab fortæller en medarbejder. Beboermøderne kan virke voldsomme, der kan være konflikter på møderne kvinderne imellem, og hvis det bliver for svært kan man fritages for opgaven i en periode. Generelt vurderer både medarbejder og leder at de er gode til at komme konflikter i forkøbet, at lave aftaler for samtaler, viden om hvor sætter man sig i et rum, hvordan man skal forebygge. Med det hænder, at der f.eks. er slagsmål 2 kvinder imellem, eller en mand der ringer og er truende, og i de situationer aftaler de hvordan de skal agere. Der har været meget ubehagelige situationer på krisecentret, som de konkret har taklet ved bl.a. at rådføre sig med politiet, og efterfølgende har fået fællessupervision. En medarbejder fortæller, at nogle af ønskerne til det fysiske arbejdsmiljø f.eks. praktisk hjælp, eget kontor, ikke er realistiske. Generelt oplever medarbejderne ikke at det psykiske arbejdsmiljø er belastende, får det sagt til hinanden, og samtidig er det et arbejdsfelt som det er spændende at være i. Vi taler meget bevidste om det. Jeg er ikke væsentligt belastede af det, og oplever det legalt at komme og sige at nu er jeg fyldt op, det er ok at blive ramt. En medarbejder fortæller, at det også er en hjælp at de generelt tager et ressourceperspektiv i deres arbejde og tilgang til kvinderne o at det også er virksomt når arbejdsmiljøet er hårdt Medarbejderne siger også, at Lene er god til få samlet op få snakket om det, når der er noget der er ramt. Herunder vurderer hvilken hjælp der er brug for. 6.2 Sygefravær Der er et minimalt sygefravær, men flere barns 1. Sygedag, sygefraværet er ikke relateret til arbejdet. 6.3 Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering De to sidst tilkomne har været på arbejdspladen i et år, den nye medarbejder der pt. delvist. 7. Vurderinger 8
7.1 Opfølgning af det uanmeldte tilsyn Krisecentret har valgt kun at følge tilsynets anbefaling om at der skal indberettes til tilbudsportalen. Der er ikke udarbejdet en servicedeklaration, og heller ikke noget retningsgivende for udviklingen af krisecentret. Det anbefales at der udarbejdes den lovpligtige servicedeklaration, som det er anført i den uanmeldte rapport for 2009: Iht. Servicelovens 139 skal der udarbejdes kvalitetsstandarder og servicedeklarationer socialministeren kan i en bekendtgørelse fastsætte regler om at kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning om indhold, omfang og udførsel af tilbud til voksne. Denne bestemmelse er udmøntet i en bekendtgørelse og en vejledning, nemlig Bekendtgørelse om kvalitetsstandard for kvindekrisecentre efter 109 i serviceloven nr. 631 af 15/6 2006, og vejledning om kvalitet, tilsyn, tilskud m.v. nr. 98 af 5/12 2006 7.2 Driftsgrundlag og styring overordnet Der er pt. problemer med samarbejdet med kommune om fastsættelse af takster tilbage fra 2007. Det giver pt. Krisecentret økonomiske problemer, og problemer med takstfastsættelse på tilbudsportalen, og salg af plader til andre kommuner. Såfremt der kommer orden på takstfastsættelsen, forventer lederen et overskud for 2009 Der er ikke andre egentlige styringsredskaber/aftaler, ej heller på udviklingsperspektivet. 7.3 Kompetence, kvalifikationsudvikling og udviklingsperspektiver Det vurderes, at der er rigtige gode kompetencer hos ledelse og medarbejdere, og at der er et udviklingsperspektiv både for arbejdet generelt og personalet specifik. Disse er ikke skrevet ned men formidles mundtligt at både ledere og medarbejdere. Det anbefales fortsat at der arbejdes med at lave en virksomhedsplan for hvor man gerne vil hen, hvordan og hvornår, og at der sikres en sammenhæng imellem den ønskede udvikling for krisecentret og de tilhørende personalekompetencer 7.4 Samarbejde, arbejdsmiljø og sygefravær Det vurderes, at der er et rigtigt godt samarbejde, at der er et godt både fysisk og psykisk arbejdsmiljø, og at der ikke er noget væsentligt sygefravær. Susanne Ramstedt Konsulent 9